Из мировой практике известно, что во многих развитых странах документооборот ведется преимущественно в электронном виде, в том числе и в нотариальных конторах. Республика Казахстан в этом плане пока существенно отстает от них.
В настоящее время на рынке специализированного программного обеспечения существует множество программных продуктов, способных перевести нотариальное делопроизводство на качественно новый уровень.
Предлагаю рассмотреть 3 программы электронного нотариального делопроизводства, обладающих наиболее широким спектром возможностей:
3. АРМ «Электронный нотариат».
Рассмотрим возможности каждой из перечисленных программ подробней.
Основной целью создания системы «ФАУСТ» является построение и организация надежной и полной информационной сети, автоматизация основных процессов нотариальной деятельности, определяющих порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых подразделений, автоматизация системы принятия оперативных и стратегических решений и контроль их исполнения, предоставление удобного управления знаниями, документами, бизнес-процессами, персоналом.
Курс 1. ПО Timex. Установка, лицензирование, поддержка
Назначение ПО «ФАУСТ»:
— ведение электронного реестра;
— создание электронного архива документов;
— подготовка нотариальных документов по шаблонам в системе MS Word.
— Финансовое, административное управление и статистический учёт нотариальной деятельности.
Любой созданный нотариальный или административный документ заносится в базу данных. Существует возможность быстрого доступа к любым документам, выданным нотариусом, к любым сведениям и возможность загрузки в базу данных архива документов предыдущих лет, созданного до появления системы «ФАУСТ».
Реализован полнотекстовый поиск документов по ключевым словам внутри документа.
Ведется протокол работы исполнителей с документами: учет создания, регистрации, редактирования и удаления документов.
Существует возможность поиска и просмотра созданных документов за любой период времени, просмотра количества сделанных документов, как группой сотрудников, так и отдельным работником за любой период времени. Все это позволяет рассчитать эффективность работы персонала и перераспределить обязанности в случае необходимости.
В системе осуществлена возможность подсчета тарифов нотариуса, стоимости технической работы, расходов и доходов, создания ежедневных отчетов и расчета эффективности работы за любой период времени любого количества персонала по отдельным реестрам.
Гибкая система прав доступа позволяет разрешить или запретить доступ сотруднику к той или иной информации.
Общие характеристики ПО «ФАУСТ»:
— обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничение доступа персонала к информационным ресурсам;
— документы конкретного исполнителя сохраняются также в архиве его локального компьютера, что дает возможность продолжить работу при выходе из строя сети;
— поддержка распределенной обработки информации, возможность одновременного доступа к базе данных различными сотрудниками;
Как пользоваться Express Scribe
— модульный принцип построения из оперативно независимых функциональных блоков позволяет настроить систему на любую технологию работы, сложившуюся в конторе;
— модульный принцип построения позволяет добавление новых модулей в уже рабочую конфигурацию.
Преимущества ПО «ФАУСТ»:
— Освобождение нотариуса от технической работы и отчетности по ней.
— возможность хранения всех документов (включая административные, кадровые, хозяйственные и прочие) и быстрота нахождения любого из них;
— возможность использования уже существующих шаблонов документов и отсутствие необходимости повторного набора аналогичного документа;
— отражение текущего состояния документа и возможность проверки отменялся конкретный документ или нет ;
— полное соответствие электронных реестров бумажным реестрам, возможность просмотра актов об ошибках (пропуск или повтор номера), просмотра информации об аннулировании или отмене документа;
— удобное администрирование и гибкое распределение прав доступа к системе базы данных. Каждый сотрудник получает возможности, соответствующие его профилю;
— возможность разделения функциональных обязанностей сотрудников, что существенно ускоряет прохождение документов, сокращает время ожидания клиента;
— возможность разграничения обязанностей сотрудников по выполнению одного нотариального;
— документа, что позволяет контролировать все ошибки и недобросовестность сотрудников;
— моментальное получение финансовой и статистической информации за любой период;
— эргономичность (минимальные условия работы, не требующие больших затрат);
— для подготовки документов достаточно умения работать в MS Word;
— технологичность, универсальность и эффективность.
Модули, входящие в базовую конфигурацию ПО «ФАУСТ»:
— запись в БД — надстройка MS Word, позволяющая отправлять документы в базу данных;
— документы — предназначен для хранения и отображения документов в базе документов, ведения финансового учёта и статистики, поиска документов (в т.ч. полнотекстового), работы с документами;
— регистрация — предназначен для регистрации в электронных реестрах документов, подготовленных в системе, и работы с записями в реестрах (отмена документа, аннулирование, пропуск и повтор номера, учёт долгов и безналичный расчёт);
— касса — предназначен для учета поступления наличных денег;
— подготовка документов по шаблонам — предназначен для подготовки документов по шаблонам;
— администрирование — ведение справочников системы: настройка параметров системы, распределение доступа к данным и функциям. Управление документами, реестрами и персоналом.
Все модули, входящие в базовую конфигурацию, эксплуатируются в течение пяти лет.
Рисунок 1 — Схема взаимодействия ПО «ФАУСТ» и ЕНИС
Проверка паспортных данных по базе «Ограничения по лицам» (база содержит информацию по несовершеннолетним, недееспособным лицам, а также лицам, разыскиваемым правоохранительными органами).
В случае если лицо действует по доверенности, проверка инструментом «Комплексная проверка» (включает в себя проверку по базам «Нотариусы», «Утраченные бланки», «Отменённые доверенности», «Выданные бланки»).
— проверка по базе «Аресты и запрещения» (база содержит сведения о различных запретах, в основном на имущество и фирмы);
— в случае юридического лица, получение выписки из реестра;
— в случае наследственного дела проверка завещания по базе «Розыск завещаний»;
— в случае порчи бланка занесение его в базу «Недействительные бланки».
— менеджер электронного реестра;
— занесение бланка в БД «Выданные бланки. Учёт бланков нотариусом»;
— в случае завещания, занесение документа в базу «Розыск завещаний. Собственная база данных»;
— в случае порчи бланка занесение его в базу «Недействительные бланки».
Технические характеристики ПО ФАУСТ:
Программа для нотариусов реализована на системе программирования Embarcadero C++ Builder 2010 c использованием библиотек компонентов EhLib, TMS Component Pack, FastReport, а также VBA на MS Word. СУБД — MS SQL Server 2008 Express with Advanced Services. Она может функционировать как в сети с доменной структурой , в одноранговой сети, так и на отдельном компьютере под управлением OC Windows XP/Windows 7.
Функционально программа состоит из 5-ти независимых модулей и главного модуля, запускающего их.
Рисунок 2 — Укрупненная схема базы данных приведена Программного обеспечения ФАУСТ
Все документы (в настоящее время кроме копий) хранятся в архиве документов, который представляет собой таблицу с полями типа “image”.
Электронный реестр — это таблицы в которые помещается информация обо всех документах нотариуса (в настоящее время кроме подробной информации о клиенте и документе).
Документы и тарифы — набор справочников описывающих все виды документов и тарифы.
Сотрудники — справочники описывающие всех работников нотариуса с разрешениями на выполнение функций и доступом к различным документам.
Шаблоны — набор таблиц для создания шаблонов и создания документов по этим шаблонам.
Касса и Доходы и расходы — набор справочников и таблиц для ведения финансов.
2. ПО «Экспресс». [47]
Система «Экспресс» разработана специально для нотариусов и включает в себя генератор документов и удобный текстовый редактор.
При подготовке документа необходимо:
— выбрать нужный документ;
— ответить на задаваемые системой вопросы.
— При подготовке документа система «Экспресс»:
— расставляет введенные данные в документ в требуемых падежах и формирует связанные с ними слова и окончания;
— расписывает прописью введенные даты, суммы, доли, площади и т.д.;
— проверяет аресты и запрещения по фамилии владельца имущества;
— проверяет номерные доверенности в базе данных утраченных бланков;
— формирует текст документа и удостоверительную надпись;
— выравнивает границы текста документа, центрирует заголовки, выделяет ключевые слова;
— разбивает документ на страницы и обеспечивает равномерное заполнение страниц;
— сохраняет документ в архиве;
— печатает требуемое число подлинников и заданное число копий документа;
— по мере самообучения программа подсказывает ответы на задаваемые вопросы.
Такой подход позволяет готовить абсолютно корректные документы без напряжения внимания и с минимальными затратами времени.
Поставляемая с системой «Экспресс» библиотека содержит основные виды документов, встречающихся в нотариальной практике и может быть дополнена и модифицирована как самим пользователем, так и по его заказу.
Для каждого пользователя системы «Экспресс» может быть разработан свой индивидуальный фирменный стиль оформления документов, в результате чего документы будут легко узнаваемы и дополнительно защищены от подделки.
В случае необходимости в документах могут быть учтены особенности нотариальной практики конкретного региона. Формируемый системой архив документов позволяет легко найти любой подготовленный нотариусом документ по его дате, реестровому номеру и ключевым словам.
При использовании локальной вычислительной сети система «Экспресс» обеспечивает формирование единого архива документов, доступного всем компьютерам, входящим в состав сети.
Для обеспечения тайны нотариальных действий подготовленные в системе «Экспресс» документы защищены от несанкционированного доступа с помощью программных и аппаратных средств.
Последняя версия для Windows имеет такие принципиально новые возможности, как:
— одновременная работа с несколькими документами;
— ведение точной электронной копии реестра;
— ведение нескольких реестров;
— формирование статистического и финансового отчета;
— документ на экране выглядит точно так же, как он будет напечатан;
— быстрый поиск документа в библиотеке;
— более гибкое редактирование текста документа;
— использование любых шрифтов Windows;
— возможность цветной печати;
— улучшенный диалоговый интерфейс.
3. АРМ «Электронный нотариат». [48]
Программа «АРМ Электронный нотариат» прошла всестороннюю проверку в Комитете по Правам и Интеллектуальной Собственности, Министерства Юстиции РК, о чем выдано Свидетельство о государственной регистрации объекта интеллектуальной собственности № 1346, от 6 августа 2010 года.
Цель создания системы АРМ «Электронный нотариат» — построение и организация надежного программного продукта, который поднимет деятельность нотариальной конторы на новый уровень организации работы, повышая ее эффективность и качество обслуживания клиентов:
— сокращается время обслуживания каждого обращения;
— автоматически формируется и систематизируется база данных;
— автоматически генерируется необходимый документ из выбранного шаблона;
— упрощается и ускоряется поиск необходимых документов;
— появляется возможность обслуживания множественных процессов.
Функциональные возможности программы «АРМ Электронный нотариат»:
— ведение электронного реестра;
— создание электронного архива документов;
— подготовка нотариальных документов по встроенным шаблонам. Шаблоны утверждены и рекомендованы Республиканской нотариальной палатой;
— создание базы данных с возможностью заполнения и поиска в автоматическом режиме. В программе любой созданный нотариальный или административный документ заносится в базу данных;
— имеется возможность быстрого доступа к любым документам, когда-либо выданным нотариусом, к любым сведениям и возможность загрузки в базу данных архива документов предыдущих лет;
— реализован полнотекстовый поиск документов по ключевым словам внутри документа, а также по диапазону дат;
— ведется протокол работы с документами: учет создания, регистрации, редактирования и удаления документов;
— освобождение нотариуса от рутинной бумажной и технической работы. Возможность использования уже существующих и встроенных шаблонов документов и отсутствие необходимости повторного набора повторяющихся документов;
— полное соответствие электронного реестра программы бумажному реестру, возможность просмотра актов об ошибках (пропуск или повтор номера), просмотр информации об аннулировании или отмене документа;
— возможность разделения функциональных обязанностей сотрудников нотариальной конторы, что существенно ускоряет прохождение документов, сокращает время ожидания клиента;
— разграничение обязанностей сотрудников по выполнению одного нотариального документа, что позволяет контролировать все ошибки и недобросовестность сотрудников;
— формирование статистических отчетов за любой период;
— продуманный легкий интерфейс (с возможностью установки в программу своего логотипа);
— эргономичность (минимальные условия работы, не требующие больших затрат и больших вычислительных мощностей);
— в программе реализована многопользовательская работа с единым реестром и документами, в режиме он-лайн (при наличии нескольких компьютеров объединенных в локальную сеть) и в режиме офф-лайн (синхронизация данных на всех компьютерах, в конце рабочего дня). Количество одновременно работающих с реестром пользователей — не ограничено;
— программа имеет интуитивно понятный интерфейс и рассчитана на пользователя с минимальным уровнем навыков работы на компьютере;
— для удобства работы программа имеет в своем составе полную версию Гражданского Кодекса РК, а также Закон о Нотариате РК на казахском и русском языках. Законы обновляются при подключении к Интернету.
Рисунок 3 — Блок-схема программы «АРМ Электронный нотариат»
Технические характеристики «АРМ Электронный нотариат»:
Программа «АРМ Электронный нотариат» реализована в среде разработки CodeGear RAD Studio 2009. СУБД — MS Access 2007. Программа успешно функционирует как в сети с доменной структурой, так и на отдельном компьютере под управлением OC Windows XP/Vista/7.
Как видно из приведенных характеристик и функциональных возможностей программ электронного нотариального делопроизводства, каждая из них обладает функционалом, способным существенно сократить время создания и обработки нотариальных документов, при этом ощутимо сократив затраты на канцелярские товары, аренду помещений под нотариальные архивы и т.д. Еще одним важным преимуществом замены традиционного нотариального делопроизводства, такими электронными системами, является снижение вероятности подделки нотариальных документов, незаконного изъятия документов их нарядов и архивов.
Исходя из перечисленных достоинств, считаю необходимым рекомендовать внедрение в нотариальную практику, нотариусов РК, подобных систем.
Источник: studbooks.net
ПОРЯДОК РАБОТЫ В СИСТЕМЕ АСУ “ЭКСПРЕСС” С ПРИМЕНЕНИЕМ КЛЮЧЕЙ И ВИДОВ РАБОТ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ПРОЕЗДНЫХ ДОКУМЕНТОВ КАТЕГОРИЯМ ГРАЖДАН, ИМЕЮЩИХ ЛЬГОТУ
Работа кассира в системе “Экспресс” осуществляется в виде диалога между терминаломHOST-ЭВМ.
Формирование текста запроса должно осуществляться в соответствии с требованиями языка общения кассира с HOST-ЭВМ, принятым в системе “Экспресс”.
Язык общения оператора с HOST-ЭВМ предусматривает использование так называемых ключей информации.
Для обозначения ключей информации используются буквы латинского алфавита.
Билетный кассир должен выдать бесплатный или льготный проездной документ с кодом льготности, соответствующим предъявленному документу на право получения льгот.
В определённых случаях билетный кассир должен отчитаться талонами, предъявленными пассажиром. Талон, полученный от пассажира, остается в кассе, приклеивается на вспомогательный документ и прикладывается к отчету. Рядом с талоном кассир указывает номер льготного проездного документа выданного пассажиру. Если был оформлен льготный проездной документ на основании двух талонов с 50 % — ной скидкой, то на бланк вспомогательный документ приклеиваются рядом друг с другом.
Оформить льготный проездной документ на имя Парамонова Дениса Андреевича (ВУ 11ЕАО 248745), в плацкартном вагоне пассажирского поезда, отправлением 11 октября до станции Лихая поездом № 311С.
P10 – вид работы;
N000А– номер поезда;
D0000 –дата отправления поезда;
C,С – станции отправления и назначения;
BА — тип вагона;
X01 – вид документа.
ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ И ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ БИЛЕТНЫМ КАССИРОМ
Перед началом работы кассир должен:
— проверить состояние рабочего места, которое должно быть чистым и хорошо освещенным. Мебель (кресло, стул, рабочий стол) должна быть в исправном состоянии;
— убедиться в исправности оборудования;
— проверить исправность запоров и замков дверей и наличие (где это предусмотрено) решеток на окнах;
— надеть полагающуюся ему форменную одежду, которая должна быть исправна и не сковывать движения;
— форменную одежду кассир не должен снимать в течение всего рабочего времени;
Во время работы кассир должен:
— обеспечить тщательный бережное обращение с оборудованием, содержать его в чистоте и порядке;
— при любых случаях сбоя в работе технического оборудования или программного обеспечения прекратить работу и вызвать специалиста по техническому обслуживанию;
— при удалении пыли с поверхности технического оборудования пользоваться сухой тряпкой.
— эксплуатировать неисправное оборудование;
— работать при режиме непрерывного включения ленты;
— загромождать рабочее место, верхние панели оборудования бумагами и посторонними предметами в целях недопущения накапливания органической пыли;
— запрещается употреблять растворители для удаления пыли и грязи с лакокрасочных покрытий.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, при составлении расписания отправление дальних поездов с начальных пунктов назначают, как правило, в вечернее время, а прибытие на конечные пункты — в утреннее. Расписание местных и пригородных поездов стремятся сделать удобным для основной категории пассажиров, согласовывая его с часами работы предприятий и учреждений. В некоторых случаях при возникновении больших пассажиропотоков помимо обычных могут быть сформированы пассажирские поезда длинно-составные, повышенной длины и соединенные. В первом случае длина поезда превышает установленную схемой его формирования, во втором случае в состав пассажирского поезда входят 20 вагонов и более.На дорогах стали функционировать дирекции по обслуживанию пассажиров в дальнем следовании и создаются дирекции по обслуживанию пригородных пассажиров.
Росту пассажирских перевозок в значительной мере способствует увеличение скорости движения поездов благодаря вводу в эксплуатацию скоростных электропоездов, вагонов и локомотивов нового поколения.
Однако в нашей стране, как и за рубежом, пассажирские перевозки, особенно пригородные, всегда были и остаются убыточными. Для покрытия этих убытков принимаются меры по снижению эксплуатационных затрат, повышению уровня комфортности и сервиса. Особое значение приобретает роль региональных администраций в приобретении нового подвижного состава, выделении средств на развитие устройств для обслуживания пассажирских перевозок.
Карта маршрута следования по железной дороге
Приложение Б
Источник: studopedia.net
Презентация на тему Автоматизированное рабочее место нотариуса. Задачи и решения
Если не удалось найти и скачать презентацию, Вы можете заказать его на нашем сайте. Мы постараемся найти нужный Вам материал и отправим по электронной почте. Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникли вопросы или пожелания:
Что такое ThePresentation.ru?
Это сайт презентаций, докладов, проектов, шаблонов в формате PowerPoint. Мы помогаем школьникам, студентам, учителям, преподавателям хранить и обмениваться учебными материалами с другими пользователями.
Источник: thepresentation.ru