«Короче, давай по делу»: девять важных правил эффективного совещания
Совещания – один из незыблемых элементов современной корпоративной культуры. И один из самых нелюбимых сотрудниками форматов коммуникации. Особенно не везёт тем, чьи руководители любят проводить мучительные многочасовые совещания. О том, как сделать рабочие встречи более конструктивными и результативными, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал соуправляющий партнёр юридической фирмы Lurye, Chumakov Partners . Окончил юридический факультет Алтайского государственного университета. Стаж работы в юридической сфере – более 20 лет. В 2016 году ушёл из компании «большой четвёрки» Ernst Partners.
У каждого совещания должна быть конкретная цель
Звучит как рекомендация Капитана Очевидность, но на самом деле отсутствие цели – одна из главных причин неэффективных и нерезультативных совещаний. Без чёткой и озвученной всем участникам цели совещание с большой долей вероятности может превратиться в пустое бестолковое мероприятие. И в итоге на выходе вы получите не план решения какой-либо задачи или пакет ценных идей и предложений, а несистемный набор абстрактных мнений.
Как проводить СОВЕЩАНИЯ правильно? Правила и лайфхаки проведения совещаний для руководителей
Поэтому целесообразно заранее определите цель встречи, обозначить её в рассылке или приглашении, напомнить в начале совещания – и, конечно, придерживаться этой цели во время самого мероприятия.
Совещание должно быть подготовленным
Чтобы совещание не было пустой говорильней, целесообразно также заранее сообщить участникам встречи не только цель мероприятия, но и его формат (обсуждение идей, составление плана работы по проекту, подведение итогов и т.д.), план и тайминг.
Если для совещания требуется обсудить какие-то показатели – лучше заранее их разослать. Если планируется собрать мнения и идеи по какому-либо вопросу – об этом также нужно предупредить заранее, чтобы каждый участник пришёл на встречу подготовленным, а не мучительно генерировал какие-то мысли в обстановке цейтнота.
Хорошее совещание – короткое совещание
Плюс-минус все руководители знают, что совещание должно быть динамичным и коротким – например, в бизнес-школах не рекомендуют тратить на это больше 30 минут. Но при этом многие руководители (в том числе и те, которые обучались в этих самых бизнес-школах) до сих пор не избавились от привычки проводить изнуряющие многочасовые совещания, к середине которых большинство участников уже напрочь перестают понимать, зачем они вообще собрались.
Конечно, есть вопросы, для решения которых требуется больше времени. Но для таких случаев можно разработать особый регламент – с перерывами, сменой форматов обсуждения, тщательной подготовкой всех вопросов. А обычные рядовые еженедельные летучки или брейнстормы по конкретному вопросу вполне возможно уложить в классические полчаса.
Совещание не должно быть внезапным
Ваши лучшие менеджеры, цвет команды, приходят на работу, включают ноутбуки, наливают кофе, готовятся продуктивно решить важную задачу – и тут, бац, им прилетает оповещение срочно собраться в переговорке или выйти на онлайн-встречу в зум. В итоге – распланированный день летит к чертям, задачи подвисают, эмоциональное состояние нестабильное, внимание расконцентрировалось.
Эффективное совещание: Технология Promeet (productive meeting)
Чтобы этого не происходило, желательно все рабочие совещания планировать заранее – минимум за один-два дня, а лучше – за неделю.
Конечно, есть внезапно возникающие «горячие» проблемы, в этом случае «пожарный» порядок совещания оправдан. Но в большинстве других случаев – нет.
Чем меньше участников – тем совещание продуктивней
Один из лучших способов сделать совещание неэффективным – пригласить на него не только лиц, непосредственно причастных к теме обсуждения, но и кучу разного другого народа («пусть Лена послушает и расскажет в бухгалтерии», «у Ивана бывают светлые мысли», «позовём Мишу – вдруг потребуется озвучить пару цифр по логистике») и т.д.
Я придерживаюсь правила, что количество участников совещания должно быть на минимально возможном уровне. А если для встречи необходимы какие-то данные от других подразделений – их нужно запросить заранее и разослать участникам до совещания.
В какой-то из книг я прочитал о «правиле двух пицц» главы Amazon Джеффа Безоса: по его мнению на совещание нужно приглашать строго то количество людей, которое можно накормить двумя пиццами, то есть не больше восьми человек. Это для больших компаний. А для малого бизнеса я бы даже советовал секвестировать количество пицц вдвое!
Выработайте общие правила для совещаний – и следите за их соблюдением
Общие правила, которые знают все (и которые целесообразно каждый раз озвучивать или напоминать о них в оповещении), значительно повышают эффективность совещаний и сокращают их тайминг.
Например, можно установить следующие правила: не использовать смартфоны, планшеты и ноутбуки во время встречи; не перебивать выступающего коллегу; при оппонировании следовать принципу «отвергаешь – предлагай»; не обсуждать вопросы, не имеющие отношения к теме совещания; не высказывать оценочных мнений и т.д.
За соблюдением правил должен строго следить ведущий совещания – и оперативно пресекать любые нарушения, особенно те, которые могут «подогреть» эмоции и стать основой конфликта.
По итогам совещания составляйте оперативный отчёт
Даже если участники совещания делали пометки в рабочем блокноте, высока вероятность, что многое из того, о чём говорили на встрече, будет не сделано. Кто-то не так понял задачу, кто-то забыл написать сроки, кто-то пропустил важный нюанс – и пошла цепная реакция недоработок.
Чтобы этого не произошло, по итогам совещания целесообразно составлять небольшой отчёт, например, это можно сделать в свободной форме на половинке листа А4 или в виде небольшой таблицы: какой вопрос обсуждали, что решили, кто что должен сделать, в какие сроки, дополнительная информация, необходимые ресурсы, контрольные точки и т.д.
Фиксировать происходящее может или секретарь или кто-то из участников встречи, назначенный руководителем.
Ну и, конечно, в компании должна быть предусмотрена система контроля выполнения задач по совещаниям.
Если совещание можно не проводить – его не нужно проводить
Совещание – дорогостоящий инструмент, время руководителя и всех участников встречи можно потратить с куда большим эффектом, чем для очной встречи и обсуждения каких-то вопросов второго эшелона.
Поэтому одно из главных правил эффективного совещания – проводить совещание только в том случае, если без него решить вопрос невозможно. Во всех остальных случаях можно выбрать другой инструмент решения задачи.
Если участники не подготовлены – совещание нужно отменить
Не очень частая, но всё же возможная история – ключевые участники встречи, от которых зависит успешное выполнение задачи, по каким-то причинам (возможно даже уважительным) пришли на совещание не подготовленными.
Многие руководители в этом случае принимают решение совещание провести («ну раз всё равно все собрались, может сгенерим что-то полезное»). Но, на мой взгляд, целесообразно такое совещание отменить, назначить новую дату встречи – и, конечно, дать понять проштрафившимся участникам, что такая ситуация – это факап, и что она не должна повторяться.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал , страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен» .
biz360
Источник: biz360.ru
Эффективные совещания
Тренинг по проведению эффективных совещаний разработан специально для ТОП-менеджеров и руководителей, которые ежегодно тратят на обсуждение проблемных задач до 75% рабочего времени. Превратить пустые переговоры в эффективный инструмент для принятия серьезных деловых решений – основная цель предложенного обучения.
В ходе тренинга при помощи симуляций, моделирования сложных ситуаций и реальных бизнес-задач, корпоративные руководители повысят свои коммуникативные навыки, а значит научатся проводить действительно эффективные совещания. Тренинг направит управленческую деятельность участников в новое русло, которое приведет к положительным изменениям в развитии компании.
Проведение собраний и совещаний станет источником новых идей и предложений, после того как участники обучения освоят навыки конструктивного отстаивания деловых интересов, научатся вырабатывать концепции, поймут весомость группового обсуждения и мозгового штурма.
Источник: asales.ru
Что такое эффективное совещание?
Порой кажется, что уж что — что, а проводить совещания умеют все. Однако почему же совещания проходят так долго, а решения, даже если они приняты, уже на следующий день многим участникам совещания кажутся ошибочными? И почему верные решения — не выполняются?
Потому, что проведение и подготовка совещания — это тоже наука. И чтобы ею овладеть, надо знать несколько законов, например — 7 этапов проведения совещания.
I. Подготовительный этап.
Если руководитель организации решил собрать совещание, то первое, о чем он должен позаботиться — о формулировке повестки дня. И здесь очень важно помнить, что от того, как сформулирована повестка дня впрямую зависит и то, что будет получено в финале. Как говорится у русского народа, «что посеешь — то и пожнешь».
На этом этапе также очень важно обозначить, что ожидается в качестве продукта совещания, то есть — что должно быть итогом совещания как такового, причем не только в предметном плане, но и в отношенческом: список предложений? Сетевой план мероприятий? Концепция новой системы продаж? Определение продукта совещания — обозначение ориентиров, критериев достижения цели.
II. Этап установления контакта
И вот люди собираются в одном помещении. Совещание еще впереди, а взаимодействие, имеющее влияние на результаты, уже началось. Ррезультативность совещания зависит даже от того, где проходит совещание, от формы — круглый или Т — образный — стола, где сидит руководитель. Всё — кто садится рядом, а кто — напротив, какие звучат приветственные фразы, какие выражения лиц, позы и жесты — будет говорить о том, как люди настроены (и настроены ли) взаимодействовать.
Этот этап завершается согласованием регламента и обозначением ролей, например, руководитель передает функции ведущего кому — то из участников.
III. Этап выявления видений ситуации
Этот этап — ключ к успеху совещания, и если его «проскочить», то в процессе обсуждения выявится множество подводных камней. Потому, что и проблема, и причины ее возникновения, не говоря уже о способах решения, видятся всеми участниками по — разному. Эти расхождения, если их сразу не выявить и не обсудить, способны превратить совещание в «разговор глухих».
Золотое правило любого делового взаимодействия: прежде чем договариваться, следует договориться, о чем договариваться!
Следовательно, в процессе совещания важно, чтобы проблемы и интересы каждого участника (подразделения) были услышаны всеми участниками — тогда все почувствуют, что их проблемы и интересы будут учтены при принятии решений. При этом не надо бояться того, что в этих интересы может не быть единства.
Второе золотое правило делового взаимодействия: согласие в том, что мы не согласны, порой есть самое ценное согласие!
Такая идеальная динамика процесса, которая позволяет формулировать проблему и выявлять интересы участников совещания, возможна только тогда, когда правильно распределены роли участников и последовательность их высказываний. Поэтому третье золотое правило относится к Инициатору обсуждения: «Умей вовремя передать инициативу, слушать и слышать!»
IV. Выбор приоритетов
V. Этап перевода проблем в задачи
При хорошо сформулированных проблемах часто быстро становится очевидным, что, как и кому, нужно делать — тогда далее идет речь о деталях и оформлении решения.
Но если очевидности нет, то для поиска решений нередко используются известные процедуры типа мозгового штурма. Здесь необходимо обеспечить активность и включенность каждого участника в процесс выработки решения. Если все включены — все ответственны и причастны! В процессе обсуждения необходимо скорректировать форму, в которой будет представлен продукт совещания — приказ, распоряжение, план — график.
VI. Этап принятия решений и распределение ответственности.
Если к этому моменту уже не осталось сложностей с выбором решения из всех возможных, то совещание, считайте, удалось. Если же есть несколько альтернативных решений, то неизбежен один из трех вариантов: единоличное решение лидера, большинство голосов или консенсус.
Единоличное решение отлично работает в условиях форс — мажора или высокой степени неопределенности ситуации. Если руководитель в рискованной ситуации берет на себя ответственность, проговорив, почему он это делает, то это, как правило, принимается и даже поддерживается участниками.
Принцип большинства голосов. Голосование может стать причиной раскола команды, если в результате обозначатся «явно проигравшие». Поэтому в ситуации неопределенности, повышенного риска, конфликта интересов участников голосование как способ утверждения решения не рекомендуется.
Самым демократичным является консенсус. Достичь его можно только на основе компромисса. При всех своих сложностях, если консенсус достигнут по основным позициям, даже разногласия в деталях его не испортят. Если же консенсус достигается по незначимым вопросам, он только «спрячет» реальные противоречия.
Для того, чтобы решить, как именно поступить в каждой конкретной ситуации, лидер совещания должен взвесить все «за» и «против».
Какой бы вариант принятия решений ни выбрали участники, после принятия решения очень полезно провести «фиксацию сомнений»: предложить участникам поделиться мнениями, которые остались или появились по поводу решения. Слово «сомнение» позволяет проговорить опасения и недовольства. Все высказывания фиксируются — и это становится описанием зон риска. С ними можно работать, например, договориться о разработке резервного плана. Завершиться этот этап должен подведением итогов, чтобы все участники осознали взятые на себя обязательства — это будет гарантия их ответственности.
VII. Завершение совещания
Этот этап крайне важен: если во взаимодействии не поставлена точка, оно производит впечатление незавершенности, а значит, возникает иллюзия неокончательности принятия решения.
Конечно, все это — сухая теория, а древо жизни гораздо живее, а значит — сложнее и непредсказуемее. Но теперь наверняка каждый человек поймет, что УСПЕШНОЕ совещание — вещь очень непростая. И в идеале, если есть такая возможность, этой сложной науке стоит посвятить некоторое время.
Источник: hr-portal.ru
Эффективное совещание
«Эффективное совещание» — курс групповых онлайн-тренингов для руководителей, которые хотят прокачать навыки подготовки и проведения совещаний, научиться использовать их как инструмент управления подчиненными.
Занятия проходят онлайн на платформе ТренингСпэйс под руководством опытных тренеров и включают в себя теорию, практику и домашние задания.
Источник: www.trainingspace.online