Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.
Что вы узнаете
- Кому подходит
- Схема работы
- Преимущества ЭДО
- Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
- Как понять, что пора переходить на ЭДО
- Как начать работу с ЭДО
- Какую ЭП использовать
- Частые вопросы
Кому подходит
Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.
ЭДО | Электронный документооборот
Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.
Схема работы
Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.
- 1. Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.
Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться. - 2. Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
- 3. Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.
Преимущества ЭДО
Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.
Как понять, что пора переходить на ЭДО
Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.
Принципы электронного документооборота
- В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
- Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
- Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
- По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.
На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:
- возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
- разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
- персональные доработки СЭД под потребности компании;
- интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
- доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.
Подключить ЭДО в СБИС
Как начать работу с ЭДО
Для обмена электронными файлами участники процесса должны:
- 1. купить электронную подпись;
- 2. подключиться к оператору данных;
- 3. внедрить систему электронного документооборота.
С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.
Какую ЭП использовать
Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.
Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.
Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.
Отличия электронных подписей
| Способ выдачи | Самостоятельно, при регистрации на сайте | В любом УЦ | В аккредитованном УЦ |
| Защита документа от подделкиё | Не защищает | Защищает | Защищает |
| Юридическая значимость | Требует соглашения о признании | Требует соглашения о признании | Равна собственноручной подписи |
| Носитель | Любой | Любой | Защищенный (Рутокен, eToken) |
| Стоимость | Бесплатно | Бесплатно или от 200 рублей | От 500 рублей |
Источник: sbis.ru
Программа эдо что такое
ПО ЗАКОНУ
7 МИН
Как устроен электронный документооборот
Зачем нужна система ЭДО
Электронный документооборот позволяет перевести в «цифру» делопроизводство внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).
Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не регулирует, только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные от руки.
Как перейти на ЭДО
Переход на электронный документооборот необходимо зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».
Ст. 8 402-ФЗ
П. 6, ст. 8 402-ФЗ
Cт. 5 63-ФЗ
Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают трёх видов:
1
Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в смс и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет.
Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление в полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.
2
Усиленная неквалифицированная подпись (УНП) зашифрована и имеет закрытый и открытый ключи. При помощи первого создаётся подпись, второй помогает адресату проверить её подлинность и обнаружить изменения в документе после подписания. Ключи хранятся на флешке или USB-токене. Такой подписью обычно заверяют документы, не требующие печати, например некоторые виды договоров, бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации. Получить УНП и подтверждающий сертификат можно в электронном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в удостоверяющем центре в своём городе.
3
Усиленная квалифицированная подпись (УКП) защищена шифром, одобренным ФСБ. Подпись и сертификат ключа выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Список есть на сайте ведомства. УКП подходит для работы с порталом госуслуг, Системой межведомственного электронного взаимодействия, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.
Одной ЭЦП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждая бумага заверяется отдельно.
Создать электронный документ можно в любом привычном формате, например DOC или PDF.
Источник: www.sberbank.ru
Будущее за ЭДО. Что это такое и как работает
Что такое ЭДО ? Электронный документооборот, или сокращённо ЭДО, — это обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами по защищённым каналам связи без применения бумажных носителей.
Как работает система ЭДО
ЭДО: как работает
Для начала нужно понять, что электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать. Он признаётся юридически значимым оригиналом.
В системе ЭДО есть два важных звена:
- оператор ЭДО,
- электронная подпись .
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это уникальная комбинация знаков, которая служит эквивалентом обычной подписи на бумаге. ЭЦП бывает простой, неквалифицированной и квалифицированной. Каждый вид электронной подписи отличается уровнем защиты и юридической значимостью, из-за чего применяется в разных ситуациях.
Как происходит обмен электронными документами?
- Оба контрагента заключают договор с оператором ЭДО и настраивают систему.
- Одна сторона создаёт (или загружает готовый) документ в системе.
- Подписывает электронную бумагу электронной подписью и отправляет второй стороне. Этот процесс очень похож на пересылку по email.
- Вторая сторона моментально получает документ в личном кабинете системы.
- Если второго контрагента устраивает документ, он подписывает его своей ЭП.
- Отправитель получает подписанный документ.
В программе видны все передвижения документа, просматривался ли он, какие правки вносились. Через систему ЭДО можно передавать разнообразные документы: договоры, акты, счёт-фактуры, отчёты, приказы, заявления и многое другое.
Виды электронных документов
Если разделить электронные документы на крупные категории, получится два вида:
К внутренним электронным документам относятся бумаги, которыми обмениваются только внутри компании. Это могут быть служебные записки, приказы, заявления, инструкции и другие. Например, каждый год по несколько раз работники пишут заявление на отпуск. Почему бы не настроить электронный обмен внутренними бумагами, чтобы каждый сотрудник прямо с рабочего места отправлял заявление?
Небольшой факт. Наша компания не так давно тоже перешла на электронные внутренние документы. Теперь сотрудники не привязаны к определённому городу. Во времена вынужденной удалённой работы этот инструмент позволил почти полностью перевести людей на удалённую работу.
Внутренние документы слабо регламентируются законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила. Организовать ЭДО такого вида проще, чем внешний. Для внутренних документов достаточно простой электронной подписи (ПЭП). ПЭП просто выпускается и стоит недорого.
Также электронный обмен внутренними документами делает процесс работы прозрачнее. Отправитель всегда может посмотреть, увидел ли его запрос адресат или нет. Делал он что-то с документом или нет. Руководство, в свою очередь, может отслеживать эффективность сотрудников: много ли он времени тратит на обработку документов, требуются ли правки после проверки его документов и какого рода эти правки.
К внешним ЭДО относятся электронные документы, которые предназначены только для контрагентов. Для большей части таких документов есть стандартизированные шаблоны. Так как эти документы едины для всех компаний, можно настроить систему так, чтобы те или иные документы получали специализированные отделы (бухгалтеры получали только финансовые документы, юристы – судебные запросы). Для использования внешнего ЭДО нужно, чтобы обе стороны использовали одну систему электронного документооборота.
Положительные и отрицательные стороны использования ЭДО для бизнеса
- Экономия. Конечно же, это самый первый и очевидный плюс электронного документооборота. Для традиционных документов нужны бумага, принтер, печати, степлеры, файлы, папки, дыроколы. Кажется, что это всё – мелочи, но если посчитать, сколько на эти мелочи тратит компания, получится кругленькая сумма. Электронные версии документов тоже требуют своих затрат, но это в разы меньше, чем бумажные носители.
- Занимают меньше места. Этот пункт связан с первым. Не секрет, что многие документы компании обязаны хранить 3, 5 и более лет. Чтобы хранить такой объём бумаг, организации снимают помещения, которые могут занимать не один этаж. Электронные документы хранятся на серверах, которые тоже занимают место, но оно в разы меньше.
- Надёжность хранения и поиска. Бумага не самый долговечный материал, он может выцвести, сгореть, порваться. Также из-за постоянной транспортировки между кабинетами некоторые листы могут потеряться, перепутаться. Бумажные носители слишком сильно зависят от человеческого фактора. У электронных хранилищ есть резервные копии, которые не дадут потерять данные. Искать бумажные носители тоже непросто. Нужно надеяться, что Зинаида Петровна из бухгалтерии понятно подписала ту или иную папку с материалами и положила их на ту полку, которая соответствует теме. В противном случае на поиск документов потребуется много времени. В электронных архивах есть функция поиска, которая поможет найти документ.
- Ускоренный процесс обработки документов между сотрудниками. Если сотруднику нужен бумажный документ, ему придётся идти туда, где он хранится. Если компания маленькая, это может показаться не очень долго. Однако у крупных компаний есть архивы или стеллажи в кабинетах, куда придётся идти и искать бумагу. За электронным документом никуда идти не нужно. Он есть на компьютере любого сотрудника. Также виртуальные документы не нужно носить на подписание. Достаточно просто отправить и подождать ответа.
- Скорость работы с клиентами. Клиентам могут быть нужны не только чеки, но и акты выполненных работ, налоговые документы и многое другое. Клиент будет рад, если у него будет возможность получить необходимые документы в короткие сроки и не вставая с дивана.
- Безопасность. Представим, что один документ понадобился сразу нескольким людям. В век технологий можно отсканировать его и разослать всем нуждающимся, но так у этого документа будет много копий. Чтобы ни одна копия с коммерческой или другой тайной не утекла в сеть, нужно потратить много сил и средств на защиту всех пересылок. ЭДО ― это единая сеть, в которой один документ могут просматривать сразу несколько сотрудников без лишней пересылки.
- Можно следить за эффективностью работников. Электронные документы могут хранить историю изменения документа: когда и кому он поступил, сколько понадобилось времени на его обработку. Если какая-то работа не была выполнена в срок, сразу будет видно слабое звено. Один сотрудник не сможет оклеветать другого, так как все действия зафиксированы.
Без минусов здесь тоже не обошлось, но их намного меньше, чем плюсов.
- Трудность и дороговизна внедрения. Несмотря на то, что сама система экономит много денег, для её внедрения нужно много средств. Нужно приобрести и настроить ПО, купить электронные подписи для всего персонала, обучить сотрудников работе с программой, также перевести все существующие документы в электронный вид. Всё это недёшево и долго.
- Потребуется администратор. Даже если вы будете использовать систему, которую предлагает оператор, вам всё равно нужно будет кастомизировать некоторые настройки под нужды компании и поддерживать работоспособность системы.
- Контрагент тоже должен быть подключён к ЭДО. Нельзя рандомно отправлять официальные документы. Физическое или юридическое лицо, с которым вы хотите обменяться документами, тоже должно быть зарегистрировано в системе ЭДО. Если же у контрагента нет ЭДО, вам придётся вести смешанный документооборот (бумажно-электронный) для таких партнёров.
Мифы электронного документооборота
Электронные документы не принимают в госорганах
Это самое частое заблуждение. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» подтверждает, что документы с электронной подписью юридически значимы и приравниваются к бумажным оригиналам. Такие документы можно предоставлять в суде и госорганах.
Маленьким компаниям ЭДО не нужно
«У меня не такая большая компания и не так много контрагентов, чтобы тратить время и деньги на переход на ЭДО», ― может сказать владелец небольшой компании. Если вы хотите остаться в рамках небольшой организации, вам, действительно, можно не тратиться на ЭДО. Но если вы хотя бы немного допускаете, что вы хотели в будущем расшириться, переходить на электронные бумаги нужно как раз в тот момент, когда ваша компания маленькая. У вас ещё не так много документов, которые нужно будет переносить в электронный формат и пока не так много клиентов, которых нужно будет уведомлять о нововведениях. Также, если ваша организация будет идти в ногу со временем, новые клиенты это оценят, что поспособствует росту вашего бизнеса.
Контрагенты не могут подписывать документы электронной подписью разных удостоверяющих центров
Для электронной подписи важно, чтобы она была выпущена удостоверяющим центром, который входит в список аккредитованных центров. Какой конкретный удостоверяющий центр выдал подпись вашей организации или контрагентам, не имеет значения. Они все равны.
Электронный документ легко украсть
Боятся кражи не только со стороны хакеров, но и со стороны операторов системы ЭДО. Системы работают по защищённым протоколам, а клиенты получают доступ к системе только с помощью индивидуального логина и пароля, либо по сертификату квалифицированной электронной подписи. Пароли пользователей хранятся в закодированном виде, для этого используют защищённые облачные хранилища. Ключи сертификатов для доступа есть только у пользователей. Всё это доказывает защищённость системы.
Что касается кражи со стороны оператора, то это исключено. Оператор обязан обеспечить сохранность персональных данных . При утечке оператору нужно будет предстать перед законом. А учитывая важность уровня безопасности в таком деле, участь безответственного оператора будет предрешена. Новые клиенты не смогут ему доверять. Именно поэтому системы ЭДО постоянно проверяют инфраструктуру на возможности взлома, чтобы исключить даже самые маленькие лазейки.
Как подключить ЭДО
Как установить ЭДО
Как работать с ЭДО ? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.
После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.
После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.
Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.
ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства . Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.
Источник: 2domains.ru