Комплексная система управления гостиницей Эдельвейс начала создаваться 7 лет назад по заказу цепочки швейцарских отелей. Разработка велась под руководством западных специалистов, работающих в области оказания информационно-консалтинговых услуг в сфере гостиничного бизнеса. На сегодняшний день на зарубежном рынке система распространяется под торговыми марками WinnLodge и Medallion и имеет более 400 установок в Западной Европе, Австралии и Канаде. В 1998 году было принято решение о продвижении системы на российский рынок под торговой маркой Эдельвейс. Изучение требований отечественного рынка и законодательства РФ выявило ряд существенных отличий российского и зарубежного подходов к ведению гостиничного бизнеса, которые препятствовали распространению системы на российском рынке в «неадаптированном» виде.
В российских гостиницах широко распространена практика поселения по местам, которая чаще всего используется совместно с классическим поселением в номер. Это предъявляет к системе особые требования по контролю загрузки гостиницы, поиску свободных номеров и/или мест, учету телефонных переговоров из номеров продаваемых местами. Учет номерного фонда и его загрузки должен вестись в койко-сутках.
АСУ Эдельвейс: Модуль Горничные
Во многих отечественных гостиницах используется система обязательной полной предоплаты проживания и жесткого контроля должников (зачатую контроль осуществляется на почасовой основе).
В РФ существуют жестко регламентированные процедуры денежных расчетов с клиентами. При реализации интерфейса с контрольно-кассовыми машинами к системе предъявляются дополнительные требования.
Российская система бухгалтерского учета существенно отличается от зарубежной. Например, для корректного предоставления данных в бухгалтерию система должна учитывать не только факты оплаты и предоставления услуг, но и отслеживать связь между ними, т.е. отвечать на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена.
Отечественная система налогообложения также имеет ряд уникальных особенностей. В качестве примера можно привести налог с продаж, при начислении которого необходимо учитывать не только наименования товаров и/или услуг, но и способ их оплаты.
Гостиничная система, распространяемая на российском рынке, должна содержать набор обязательных отчетов, предназначенных для предоставления в налоговые органы, ОВИР, Госкомстат. Приказом Минфина РФ № 121 от 13 декабря 1993 года утверждены формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации.
На сегодняшний день Эдельвейс — это динамично развивающаяся система, в соответствии с требованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и пожеланий заказчиков. Новые версии системы поставляются клиентам по мере их выпуска производителем в соответствии с лицензионными соглашениями.
Установки АСУ гостиницы Эдельвейс на территории Российской Федерации
Установки АСУ гостиницы Эдельвейс на территории Российской Федерации (выход на российский рынок в 1999 году):
Бронирование и работа с гостями
- 1. Гостиница «Юность» (Кириши, Лен. область) 4* — 100 номеров. Реализовано комплексное решение Эдельвейс — Барсум — АТС Alcatel (настроено управление станцией) — ресторан Компас (Инкомсофт , г. Москва) 2. Гостиница «Университетская» (Москва) 2* — 400 номеров. Эдельвейс — Барсум (планируется) — АТС Meridian (настроено управление станцией) 3. Гостиница «Калининград» (г. Калининград) 3*- 260 номеров. Эдельвейс-Барсум 4. Гостиницы «Арктика» (г. Салехард) 2* — 95 номеров.Эдельвейс-Барсум 5. Гостиница в Новосибирске (ведомственная) — 20 номеров. Эдельвейс 6. Гостиница «Скандинавия» (г. Санкт-Петербург, Сестрорецк) 4* — 65 номеров. Эдельвейс — Барсум — АТС Definity — ресторан R-keeper (UCS , Москва)- СКД Timelox 7. Пансионат «Черноморье» (г. Сочи) 5* — 50 номеров. Эдельвейс — Барсум — АТС Meridian (настроено управление станцией)- ресторан TillyPad (Комплит, СПб) (планируется)
- 8. Гостиница «Черепаха» VIP — 11 номеров. Эдельвейс-Барсум 9. Гостиница «Ямал» (г. Салехард) 3* — 75 номеров. Эдельвейс — Барсум 10. Гостиница «Виктория Палас Отель» (г. Астрахань) 4* — 65 номеров. Эдельвейс — Барсум — АТС INDEX — СКД CISA — ресторан (планируется) 11. Гостиница «Версаль» (г. Хабаровск) 4* — 100 номеров. Эдельвейс — Барсум 12. Гостиница «Ока» (г. Н. Новгород) 3* — 220 номеров. www.oka.2n.ru Эдельвейс — Барсум — АТС Ericsson (настроено управление станцией) 13. Пансионат «Шексна» (г. Сочи) 3* — 330 номеров. Эдельвейс 14. Гостиница «Светлица» (г. Тверь) 3* — 100 номеров. Эдельвейс — Барсум — АТС-Телеста 15. Гостиница «Левант» (г. Ялта, Украина) 4* — 65 номеров. Эдельвейс — СКД TESA 16. Клубный отель «Алголь» (Московская обл., г. Кимры) VIP — 20 номеров. Эдельвейс — ресторан TillyPad (Комплит, СПб) — СКД (планируется) 17. Гостиница «Москва» (г.Калининград) 3* — 130 номеров. Эдельвейс- Барсум 18. ОАО «Турцентр» (г. Суздаль) 2-3* — 350 номеров. Эдельвейс (внедрение)- ресторан TillyPad (Комплит, СПб) (планируется) 19. ООО «Луна» (г. Екатеринбург) 4* — 48 номеров. Эдельвейс — Барсум — АТС Samsung Euro DCS- ресторан/клуб/боулинг TillyPad 20. Отель «Бестау» (г. Аксай, Казахстан) 4* — 110 номеров. Эдельвейс — Барсум — АТС LG-162 — ресторан/клуб/боулинг TillyPad (внедрение). 21. Гостиница «Гельвеция» (г. Санкт-Петербург) — апарт-отель. Эдельвейс — Барсум (внедрение). TillyPad — планируется. 22. Гостиница «Югра» (г. Ханты-Мансийск) — 3* 122 номера. www.admhmao.ru/capital/Hotel/ugra.htm Эдельвейс — Барсум — ресторан Компас (внедрение)
Что представляет собой Эдельвейс
Эдельвейс — это система автоматизации работы службы приема и размещения гостей.
Эдельвейс — это источник получения актуальной, достоверной и оперативной информации о состоянии дел в отеле.
Эдельвейс — это средство повышения качества обслуживания гостей отеля.
Эдельвейс — это инструмент постоянного контроля за действиями персонала отеля.
Эдельвейс — это возможность быстрого реагирования на непрерывно меняющуюся конъюнктуру рынка гостиничных услуг.
Эдельвейс — это ядро информационного комплекса всего отеля.
Гостиничная система Эдельвейс — это стандартный продукт, легко адаптируемый под конкретную гостиницу (номерной фонд, услуги, тарифы и т.п.), требующий минимального сопровождения), понятный в обучении и удобный в работе.
Эдельвейс оптимально подходит для любых организаций в сфере гостеприимства, к которым можно отнести отели, гостиницы, дома отдыха, пансионаты и санатории.
Многолетний опыт присутствия Эдельвейс/Medallion на российском рынке и реализованные за это время проекты позволили нам накопить огромный практический опыт, который сегодня мы можем предложить нашим клиентам.
Наконец, Эдельвейс это 32-разрядное клиент-серверное Win-dows-приложение, что позволяет одновременно удовлетворить требования надежности, наглядности и удобства пользования. Основной элемент системы План резервирований практически повторяет традиционную гостиничную шахматку. Однако новое не обязательно отменяет старое, многие функции в системе (например, ввод данных о госте) можно выполнять и без мышки.
Ценовая политика продукта весьма гибко учитывает потребности конкретного клиента. Оптимизация рабочих мест и конкретного набора функций, необходимых тому или иному отелю, рассрочка платежа вот лишь некоторые инструменты из арсенала отдела продаж. По сочетанию цена/качество Эдельвейс на данный момент занимает ведущие позиции не только на российском, но и на европейском рынке гостиничных АСУ.
АСУ Эдельвейс может поставляться (и поддерживаться) как напрямую компанией Рексофт, так и одним из авторизованных дилеров системы, расположенном в вашем регионе. Тем не менее, во всех случаях удаленная поддержка и консультации совершенно бесплатны. Гостиницы также имеют право бесплатно получать обновленные версии системы.
Что Эдельвейс даёт пользователю
Любая гостиница — это единый организм, слаженное функционирование которого требует комплексной автоматизации. АСУ Эдельвейс — это программа, которая позволяет координировать бизнес-процессы отеля. Основой PMS-системы является автоматизация процессов бронирования номеров, приема и размещения гостей, расчетов с ними, а также контроль за состоянием номерного фонда. Развитие АСУ Эдельвейс начиналось именно с такого функционала. Сегодня Эдельвейс — это современная система, помимо описанных функций , включает такие возможности , как расчеты с контрагентами, управление взаимоотношениями с туристическими агентствами, ведение маркетинговых программ для клиентов и т.п.
Отличия Эдельвейс от других продуктов начинаются с истории его создания — созданный российской компанией для западного рынка, Эдельвейс, как никакой другой продукт, сочетает в себе соответствие западным стандартам качества с учётом российских особенностей. Изначально расчитанный на средние и небольшие отели, он отличается простотой использования и привлекательной даже по российским меркам ценой. На сегодняшний день Эдельвейс является уникальным предложением на российском рынке по соотношению функциональность/качество/цена.
Вот лишь некоторые преимущества Эдельвейс/Medallion:
Соответствие западным стандартам качества
Дружелюбный пользовательский интерфейс
Гибкая настройка под специфические требования отеля
Мультиязычность и мультивалютность
Более 50 интерфейсов со смежными системами
Безопасность (разграничение прав доступа)
Оптимальное соотношение функциональность/качество/цена
Гостиничная АСУ «Эдельвейс» — ядро комплекса.
Основная задача АСУ «Эдельвейс» — автоматизация служб бронирования и размещения (Портье) , коммерческого отдела и бухгалтерии проживания. Вместе с тем «Эдельвейс» является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся:
бухгалтерская система гостиницы;
телефонная станция (через тарификатор переговоров);
система контроля доступа (электронные замки);
система удаленного бронирования и др.
Функциональность системы «Эдельвейс»:
Полнофункциональный план номеров
Резервирование по категориям номеров и мест
Ранний заезд, поздний выезд, почасовая оплата
Гибкая система тарифов/скидок, тарифы по дням недели, использование разных валют
Предоставление различных видов услуг
Сводные данные о номерном фонде и загрузке на любой период
Быстрое создание и поселение группового бронирования
Корректное разделение оплаты гость-фирма
Опоздания, досрочные выезды, отделение и присоединение к группе
Наличная и безналичная оплата, кредитные карты, зачет по договору
Формирование единого счета за проживание, питание, услуги и т.д.
Оперативные поиск и печать счета гостя
Контроль оплаты услуг, в т.ч. автоматический
Стандартные и индивидуальные отчетные формы
POS-терминалы Аккорд, фискальные регистраторы Спарк 617Ф, Меркурий 114-1Ф, Штрих ФР-Ф, Mstar-Ф
3-уровневый статус номера
Автоматическое изменение статуса с телефона в номере
Блокировка комнат, лист уборок
Хранение информации о гостях/фирмах/турагентствах
Статистика незаездов, отказов, черный список
Статистика по обороту по гостям/фирмам/агентствам
Полный контроль над действиями персонала, работающего в системе
Фиксация предоставления услуг и проведения оплаты
Источник: studwood.net
ЭДЕЛЬВЕЙС. МЕТОДИЧКА
ОГЛАВЛЕНИЕ I. Общие принципы работы АСУ «Эдельвейс» 1.1. Краткая информация об АСУ «Эдельвейс» и компании-разработчике системы………………………………………………………………………1 1.2. Гостиничная АСУ «Эдельвейс» как ядро системы комплексной автоматизации гостиницы……………………………………………….….1 1.3. Технические требования к аппаратному обеспечению…………………. 6 II.
Основные понятия АСУ «Эдельвейс» 2.1. Регистрация в системе……………………………………………………….7 2.2. Выход из системы……………………………………………………………7 2.3. Блокировка системы…………………………………………………………8 2.4. Принцип построения системы………………………………………………8 2.5. Модуль План…………………………………………………………………8 2.5.1.
План комнат………………………………………………………………..9 2.5.2.Таблица резервирований…………………………………………………..16 2.5.3. План типов комнат………………………………………………………..18 2.5.4. Самостоятельная работа………………………………………………….18 III. Регистрация заявок. Резервирование номеров. Операции с резервированиями. Блокировка комнат.
3.1. Работа с индивидуальными заявками……………………………………..19 3.1.1. Регистрация заявок………………………………………………………..19 3.1.2. Резервирование номеров………………………………………………….20 3.1.3. Перенос резервирования………………………………………………….30 3.1.4. Деление резервирования на периоды……………………………………31 3.1.5.
Увеличение или уменьшение продолжительности планируемого пребывания в гостинице………………………………………………………. 31 3.1.6. Копирование карточки гостя……………………………………………..31 3.1.7.Изменение статуса резервирования………………………………………32 3.1.8. Аннулирование бронирования…………………………………………. 33 3.1.9.
Самостоятельная работа………………………………………………….34 3.2. Работа с групповыми заявками…………………………………………….34 3.2.1. Регистрация заявок………………………………………………………..34 3.2.2. Резервирование номеров………………………………………………….40 3.2.3. Аннулирование бронирования…………………………………………. 43 3.2.4.
Самостоятельная работа………………………………………………….43 3.3.1.Блокировка комнат………………………………………………………. 43 3.3.2. Самостоятельная работа………………………………………………….45
IV. Поселение гостей и оплата счетов за проживание 4.1. Поселение гостей по индивидуальным заявкам…………………………..46 4.1.1. Оформление заезда………………………………………………………..46
4.1.2. Свободное поселение……………………………………………………..52 4.1.3. Поселение гостя, внесшего аванс………………………………………..52 4.1.4. Самостоятельная работа………………………………………………….54 4.2. Поселение гостей по групповым заявкам…………………………………54 4.2.1. Поселение всей группы одновременно………………………………….54 4.2.2.
Поселение членов группы по отдельности……………………………. 58 4.2.3. Самостоятельная работа………………………………………………….63 V. Проживание гостей 5.1. Передача сообщений для гостей…………………………………………..64 5.2.1. Заказ и оплата дополнительных услуг индивидуальными гостями…………………………………………………………………………. 65 5.2.2.
Заказ и оплата дополнительных услуг группой и ее членами…………70 5.2.3. Самостоятельная работа………………………………………………… 72 5.3.1. Переселение гостя из одного номера в другой…………………………72 5.3.2. Самостоятельная работа………………………………………………… 74 5.4.1. Подселение гостя в номер………………………………………………. 74 5.4.2. Самостоятельная работа………………………………………………… 76 5.5.1.
Изменение времени проживания гостя в отеле…………………………76 5.5.2. Самостоятельная работа………………………………………………… 76 VI. Выезд гостей 6.1.1. Выезд индивидуальных гостей…………………………………………. 77 6.1.2. Самостоятельная работа………………………………………………… 78 6.2.1. Выезд группы……………………………………………………………. 78 6.2.2.
Самостоятельная работа………………………………………………… 80 VII. Возврат денег 7.1.1. Возврат денег за невостребованное проживание……………………… 81 7.1.2. Самостоятельная работа………………………………………………… 82 7.2.1. Возврат денег при переселении в другой номер………………………. 82 7.2.2. Самостоятельная работа………………………………………………… 83 7.3.1.
Возврат части авансового платежа………………………………………84 7.3.2. Самостоятельная работа………………………………………………….84 7.4.1. Возврат денег за не предоставленные отелем дополнительные услуги …………………………………………………………………………………… 85 7.4.2. Самостоятельная работа………………………………………………… 85 VIII. Закрытие смены. Закрытие бизнес-дня.
Внутренние счета отеля . 8.1.1. Закрытие смены………………………………………………………….. 86 8.1.2. Закрытие бизнес-дня……………………………………………………. 87 8.1.3. Передача сообщений между пользователями системы………………. 90 8.1.4.
Самостоятельная работа………………………………………………… 92 8.2. Внутренние счета отеля…………………………………………………… 92
8.2.1. Внутренние счета типа «торговая точка»……………………………… 92 8.2.2. Самостоятельная работа………………………………………………… 94 8.2.3. Внутренние счета типа «внутренний счет»……………………………. 94 8.2.4. Самостоятельная работа………………………………………………….98
1 I. Общие принципы работы АСУ «Эдельвейс» 1.1. Краткая информация об АСУ «Эдельвейс» и компанииразработчике системы Компания Рексофт ( www.reksoft.ru ), основанная в 1991 г. в СанктПетербурге, является одним из ведущих российских разработчиков информационных систем.
На протяжении многих лет одним из основных направлений деятельности компании является разработка информационных систем для предприятий индустрии гостеприимства. Комплексная система управления гостиницей Эдельвейс начала создаваться 7 лет назад по заказу цепочки швейцарских отелей.
Разработка велась под руководством западных специалистов, работающих в области оказания информационно-консалтинговых услуг в сфере гостиничного бизнеса. На сегодняшний день на зарубежном рынке система распространяется под торговыми марками WinnLodge и Medallion и имеет 596 установок в Западной Европе, Австралии и Канаде (на 01.01.2004 г.).
В 1998 г. было принято решение о продвижении системы на российский рынок под торговой маркой Эдельвейс. Изучение требований отечественного рынка и законодательства РФ выявило ряд существенных отличий российского и зарубежного подходов к ведению гостиничного бизнеса, которые препятствовали распространению системы на российском рынке в «неадаптированном» виде. Приведение системы в соответствие с требованиями российского рынка и законодательства способствовало успешному внедрению системы в более чем 30 гостиницах на территории России, Украины, Казахстана (на 01.01.2004 г.). 1.2. Гостиничная АСУ «Эдельвейс» как ядро системы комплексной автоматизации гостиницы Основная задача АСУ «Эдельвейс» — автоматизация служб приема и размещения гостей, бронирования мест и номерного фонда, а также автоматизация таких функций гостиниц и других предприятий индустрии гостеприимства, как ведение счетов гостей, архива, составления статистических отчетов, относящихся к службам, указанным выше. Одновременно «Эдельвейс» является неким концентратором информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных отделов (систем ) . К ним относятся: • бухгалтерская система гостиницы; • АСУ ресторана; • телефонная станция (через тарификатор переговоров); • система контроля доступа (электронные замки);
2 • система удаленного бронирования и др. На схеме, приведенной ниже, показаны основные отделы гостиничной структуры, связанные с системой «Эдельвейс». Система построена на архитектуре клиент-сервер. В центре схемы находится центральный сервер системы, на котором хранится вся информация, когда-либо занесенная в систему (срок хранения ограничен только размером жесткого диска).
По периметру располагаются рабочие места пользователей. На схеме они сопоставлены конкретным отделам, а количество рабочих мест в каждом отделе показано приблизительно. Стрелками показаны основные информационные потоки, протекающие между рабочими станциями и сервером. Отдел Бухгалтерия бронирования Отдел маркетинга
| 15 | 14 | |||
| 17 | 13 | |||
| 18 | 12 | |||
| По | Эдельвейс | 11 | По | ||
| рть | 1 | слу эта | |||
| е | 2 | (сервер ) | 10 | жб жн | |
| 3 | а ая | ||||
| 4 | 9 | ||||
| 5 | 6 | 8 | |||
| Рес | |||||
| тор | Биллинг | Магазины ) | |||
| ан | |||||
| киоски | |||||
| 5 | 7 | ( | |||
| Телефонная | |||||
| станция | |||||
| — терминал Эдельвейс | — кассовый терминал | ||||
| Информационные потоки | |||||
| № стрелки | Передаваемая информация | ||||
информация о предстоящих заездах и выездах; 1 информация о наличии мест в гостинице; информация о состоянии счетов гостей.
3
| ввод данных о заездах (check-in, check-out); | |||||
| 2 | размещение гостей; | ||||
| текущая работа с клиентом (внесение информации о | |||||
| пользовании услугами, переселение из номера в номер, | |||||
| прием и отправка сообщений для клиентов и т.п.). | |||||
| 3 | информация о количестве и типе заказанных пансионов на | ||||
| ближайшие дни | |||||
| 4 | информация об изменении стоимости тех или иных | ||||
| стандартных типов или блюд, либо других услуг, | |||||
| предоставляемых рестораном | |||||
| 5 | информация об открытии/закрытии определенного класса | ||||
| телефонного доступа в номере | |||||
| 6 | полная информация о совершенных звонках и их стоимости | ||||
| с одновременным включением итоговой суммы в счет | |||||
| клиента | |||||
| 7 | нетарифицированная информация о звонке от телефонной | ||||
| станции | |||||
| 8 | информация о предоставленных киосками услугах, об их | ||||
| стоимости и оплате | |||||
| 9 | информация о | запросе клиентом | тех или | иных услуг | |
| (напитки, экскурсии, и т.п.) | |||||
| 10 | информация о состоянии номера (должна поддерживаться | ||||
| телефонной станцией) | |||||
| информация о заезде и выезде; | |||||
| 11 | передача сообщений для клиентов; | ||||
| сервисные функции (побудка, запись телефонных звонков и | |||||
| т.п.) | |||||
| статистическая информация с возможностью анализа по | |||||
| различным | критериям | или | группе | критериев | |
| 12 | (национальность, социальный статус, предпочитаемые виды | ||||
| услуг, стандартные пакеты, номера, цель поездки и т.п.); | |||||
| доступ к архиву. | |||||
| изменение цен, | видов услуг, | предоставление скидок для тех | |||
| 13 | или иных туроператоров, групп или индивидуалов, | ||||
| категорий туристов, установление квот по загрузке и | |||||
| порядка поселения при овербукинге и т.д. | |||||
| 14 | информация о текущей загрузке и количестве брони на | ||||
| будущее, автоматическая печать подтверждений по брони. | |||||
| резервирование с указанием количества и типа заказываемых | |||||
| номеров, информации о группе (тип, пол, возраст и др.), | |||||
| 15 | время заезда и выезда, возможных заказанных услуг и др.; | ||||
| информация о внесении авансовых платежей. | |||||
| 4 | |
| печать и выставление счетов клиентам; | |
| 16 | изменение (совместно с отделом маркетинга) расценок на те |
| или иные гостиничные услуги; | |
| изменение различных коэффициентов, процентных ставок и | |
| т.п. | |
| информация обо всех платежах (вид платежа, кто, когда, от | |
| кого и за что принял), полученных всеми службами; | |
| 17 | сведение бухгалтерских проводок за отчетный период |
| (смена, бизнес-день, неделя, месяц и т.д.) и печать | |
| стандартных отчетов; | |
| доступ к архиву гостей / групп; | |
| доступ к журналу событий / проводок. |
При комплексной автоматизации гостиницы функции разных подразделений выполняют смежные программные продукты или системы. Компания Рексофт реализует «стыковку» АСУ «Эдельвейс» с целым рядом смежных программно-аппаратных комплексов.
При их выборе Рексофт исходит из их популярности, надежности в работе, использовании современного информационного инструментария и уровня сервисной поддержки. Приводимый ниже список программных продуктов в той или иной мере удовлетворяет этим требованиям. Бухгалтерская система Пока выбор остановлен на 1С: Бухгалтерия (версия 7.7).
Возможна реализация стыковки с другими бухгалтерскими программами (Парус, Бест). АСУ ресторана . Реализуется стыковка с отечественными ресторанными продуктами: TillyPad (компания Комплит, СПб); Магия (компания ИВС, Москва), Компас (компания Инкомсофт, Москва), R-keeper (компания UCS, Москва). Реализуется выдача отчетов о заказанном стандартном питании.
Возможна организация учета питания гостей за наличный расчет, а также питания в кредит с контролем задолженности за оказанные услуги ресторана или бара. Телефонный тарификатор (биллинг) . В качестве интерфейса с АТС выступает программа Барсум Про — собственный продукт компании Рексофт (гостиничная версия). Барсум осуществляет немедленную (on-line) тарификацию любых звонков, прошедших через АТС по установленным гостиничным тарифам с одновременной проводкой соответствующих сумм на счет клиента в АСУ «Эдельвейс». Одновременно звонки тарифицируются по тарифам соответствующего оператора связи. Возможна организация работы по депозитной схеме: гость оставляет некоторую сумму предоплаты, затем соответствующие суммы за его
5 переговоры автоматически вычитаются системой из депозита и, при достижении определенного порога, портье получает сигнал о потенциальном должнике. При наличии в АТС специального программного обеспечения рабочее место портье может быть настроено на выполнение ряда сервисных функций: автоматическое включение/выключение телефона в номере по условию (например, перерасход депозита за телефонные переговоры), выставление побудки, передача сообщения в номер, перевод номера в состояние «убран» с помощью набора кода горничными на аппарате в номере и др.
Системы удаленного бронирования . Возможна реализация автоматического приема заявок от систем удаленного бронирования (GDS или Интернет-сайтов). Конкретный вариант стыковки целиком зависит от условий контракта между гостиницей и системой бронирования. Система контроля доступа (электронные замки).
Из наиболее известных систем, присутствующих на рынке, можно назвать американскую VingCard, шведскую Timelox, испанскую TESA или итальянскую CISA. Эдельвейс обеспечивает автоматическое создание ключа-карты на рабочем месте службы приема и размещения с указанием определенных параметров (номер комнаты гостя, ФИО гостя, номер лицевого счета, срок действия ключа-карточки, зона ограничения доступа и т.д.).
Существует возможность использования ключа-карточки в качестве внутригостиничной клубной карты. Осуществляется идентификация гостя в службе приема и размещения, ресторанах, барах, кафе, точках продаж. Платное телевидение. Предоставляется возможность просмотра гостем платных каналов.
При этом производится автоматическое начисление стоимости просмотра платных каналов на лицевой счет гостя в АСУ Эдельвейс. Существует возможность просмотра гостем своего лицевого счета на экране телевизора. Основные известные системы платного TV — General Satellite, GuestLink. Фискальные регистраторы.
Интерфейсы: СПАРК-617Ф, СПАРК – 617ТФ, Меркурий 114-1Ф, ШТРИХ ФР-Ф, MSTAR – Ф. Интерфейс позволяет осуществить автоматическую регистрацию фискальных платежей, сделанных службой приема и размещения с печатью фискального чека, автоматическую печать фискального отчета конца дня. Система внутреннего кредита. Клубные карты. Для реализации безналичных взаиморасчетов с гостями на территории отеля может быть развернута система внутреннего кредита. Она позволяет
6 упростить процессы оплаты гостем различных услуг (ресторан, бар, сауна, фитнесс-центр, бассейн, автостоянка), максимально сократить движение наличных средств внутри отеля, а также вести более подробный и своевременный учет предоставляемых услуг и контроль их оплаты. При заезде гость вносит депозит, в рамках которого он может воспользоваться теми или иными услугами в отеле.
При заказе услуг, например, в ресторане, происходит запрос информации о госте в систему размещения, которая выдает информацию о госте и остатке внесенного депозита. После этого сумма ресторанных услуг переносится на счет клиента. Аналогичная схема работы может быть задействована и с другими точками платных услуг в отеле.
Возможен вариант расчета с гостем по выезду (без внесения предварительного депозита). В качестве идентификатора гостя могут быть использованы те или иные электронные носители (магнитные, чиповые карты). В этом случае торговые точки оборудуются соответствующими считывателями. Зачастую используются карты системы контроля доступа (электронные замки).
Эти же карты могут выполнять роль так называемых «клубных», используемых для работы с частыми гостями отеля. Им могут быть предоставлены особые цены, дополнительные скидки и условия внутреннего кредитования (кредитные лимиты), которые могут быть завязаны на накопленный гостем (фирмой) оборот по услугам за календарный период. 1.3.Технические требования к аппаратному обеспечению Выделенный сервер базы данных , имеющий следующую конфигурацию: Процессор: Pentium III-IV от 500 и выше MHz Оперативная память: 256 — 512 MB Жесткий диск: рекомендуется SCSI, не менее 300 MB свободного дискового пространства Операционная система: Windows 2000 Server или Windows NT 4.0 SP5+ Клиентские компьютеры , имеющие следующую конфигурацию: Процессор: от 500 MHz Оперативная память: 128 MB Жесткий диск: не менее 200 MB свободного дискового пространства Монитор: 15″-17″, экранное разрешение: не хуже 800×600, желательно 1024х768 Манипулятор мышь Операционная система: рекомендуется Windows 2000 или Windows NT 4.0 SP5+, Windows 98.
Источник: studfile.net
Программа «Эдельвейс»
Программа эдельвейс содержит архив данных всех гостей, посетивших отель хотя бы один раз. Этот программный продукт может предоставить информацию по обороту гостя, числу раз, которые клиент посещал отель, напоминает о предпочтениях гостя и его индивидуальных особенностях.
Также программа «Эдельвейс» непосредственная связана с кассовым аппаратом, банковским терминалом для чтения карточек и программой 1С. Это позволяет формировать счета, производить расчет гостя, вести оперативную бухгалтерскую документацию. Кроме того, в программе «Эдельвейс» формируются всевозможные отчеты:
— по количеству гостей, повторных гостей, незаехавших гостей, иностранцев;
— по проценту загрузки, его отклонению от необходимой нормы;
— по выручки, объему дополнительных услуг, по каждой отдельной услуге;
— по дебиторской и кредиторской задолженности;
— по различным видам оплаты и т.д.
Также для программы «Эдельвейс» существует связь и с телефонной линией, за счет чего возможен подсчет поступивших за день звонков и ведение ежемесячной статистики по бронированию номеров.
С помощью программы «Эдельвейс» руководитель может отслеживать и работу каждого сотрудника (сколько номеров забронировал и обслужил каждый администратор, сколько номеров убрала горничная, на сколько человек был приготовлен завтрак поваром и т.д.). Программа показывает, какие операции выполнял конкретный сотрудник, а, следовательно, позволяет вести контроль, находить и исправлять ошибки. Также программа «Эдельвейс» позволяет проследить стадии заключения корпоративных договоров, дает возможность руководителю вмешаться в процесс. В базе данных программы содержится подробная информация о всех компаниях, с которыми работает отель «Ока». И это только основные функции программы.
Стоит отметить, что для успешного функционирования любой гостиницы и для реализации индивидуального подхода к клиенту (CRM) данного программного обеспечения вполне достаточно. Кроме того, и программа 1С способствует более эффективному его развитию, так как кроме потребителей и персонала она дает информацию еще и о работе с поставщиками. Также 1С позволит получить подробные сведения о составе товарно-материальных ценностей, о продуктах, о перемещении материалов и товаров, а также даст информацию о тех работниках, кто производил данные операции.
В качестве усовершенствования системы информационных технологий, возможного предложить более сложные программные продукты для грамотного и оперативного обеспечения CRM. Например, эффективным будет использование современной программы Monitor 3.0 CRM, которая объединяет в себе множество функций, полезных для деятельности руководства, отделов продаж и закупок, отдела маркетинга и т.д. Именно эта программа даст руководителю возможность не только эффективно реализовывать индивидуальный подход, но также позволит непрерывно следить за деятельностью организации вцелом и каждого сотрудника в отдельности, позволит контролировать все деловые процессы и вовремя вносить необходимые корректировки. Использование Monitor 3.0 CRM в будущем, несомненно, будет огромным шагом вперед, так как данный программный продукт оптимизирует все процессы, происходящие в организации, и в значительной степени облегчает и совершенствует систему контроля. Данная программа особенно полезна для организаций больших размеров, к которым и относится гостиница «Ока».
Источник: studopedia.ru