Программа документы от поставщика

Работа бухгалтера зачастую связана с большим количеством информации и огромным потоком первичных документов, таких как приходные и расходные накладные, прайс-листы, а также справочники и многое многое другое. В 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0 есть возможность облегчить рутинную работу, с помощью загрузки некоторых документов из файла в формате Excel.

В данной статье мы рассмотрим пошаговый механизм загрузки печатной формы Товарная накладная (ТОРГ-12) , полученной от поставщика в формате Excel в документ Поступление (акты, накладные).

Поставщик прислал бумажный документ Товарная накладная (ТОРГ-12 ), и в нем более 100 позиций номенклатуры. Заносить такой документ в программу руками очень трудоемко и рискованно (сильно возрастает человеческий фактор), поэтому мы просим поставщика прислать данный документ в формате Excel .

Если поставщик работает в 1С , сделать печатную форму Товарная накладная (ТОРГ-12) в 1С в формате Excel очень просто — на основании документа Реализация (акты, накладные) выводит печатную форму ТОРГ-12 и нажимает Файл — Сохранить как.

Загрузка документов от поставщика по электронной почте в 1С:Бухгалтерии 8

Выбирает тип файла и место куда сохранить.

И присылает нам по электронной почте или в мессенджер (а можно и прямо из 1С:Бухгалтерии).

Чтобы загрузить полученный документ нам в программу необходимо зайти в журнал документов Поступление (акты, накладные) в панели инструментов нажимаем кнопку Загрузить и выбираем Из файла .

В открывшемся окне выбираем, полученный от поставщика файл.

Источник: dzen.ru

Документооборот в отделе снабжения

Документооборот является основной составляющей организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Он помогает вести наблюдение за хозяйственной деятельностью организации. Исключением не является и направление снабжения и закупок, где все внутренние процессы и внешние сделки с поставщиками строятся на документарном принципе.

Электронный документооборот поглощает сферу закупок медленно, но верно. Для автоматизации и построения сквозного бизнес-процесса закупочной процедуры в компаниях себя ЕСМ-система 1С:Документооборот.

Практически на каждом предприятии существует отдел снабжения. Его функция заключается в поддержании достаточного товарного запаса на предприятии. Сотрудники отдела занимаются определением потребностей организации в материалах, товарах и технических ресурсах. В процессе снабжения организовывают хранение, выдачу и контроль за использованием материально-технических ресурсов.

Отдел снабжения изучает и учитывает:

• спрос на потребляемые материальные ресурс;
• анализирует уровень колебания цен;
• осуществляет поиск наиболее экономически выгодного варианта движения товара.

Основной функцией снабжения является обеспечение производства соответствующими материальными ресурсами подходящего качества и комплектности.

Документы за поставщика

Без хорошо организованного документооборота не способно работать ни одно предприятие. Даже оплата налогов может оказаться сложной и непосильной задачей. Основанием для проведения операций в системе складского учета является каждый первичный документ, составленный представителями всех заинтересованных сторон в соответствии с типовой формой, одобренной на государственном уровне. Такой документ является законной основой для создания учетной записи.

Первичные документы – это обязательное условие для бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. В связи с тем, что на смену бумажному документообороту приходит электронный, составление первичных документов в бумажной форме совсем необязательно, достаточно электронной.

Основные этапы документооборота в практике закупок

Процесс внедрения в структуру компании некой системы, упрощающей ведение всех бизнес-процессов, называется автоматизацией документооборота. Время на работу с документами и их обработку сокращается, число сотрудников, необходимых для их обработки, уменьшается. Автоматизация документооборота предполагает, в первую очередь, внедрение и переход на электронный документооборот, а также упрощение всех этапов делопроизводства.

Электронный документооборот коснулся и сферы закупок. В деятельности поставщика постоянного потока документов не избежать. Поставщику поступают счета-оферты по заявкам на закупку от электронных торговых площадок (ЭТП), поставщик в свою очередь должен отправить заказчику акты о приемке. Ведение бумажного документооборота при закупке потребует следующих трудозатрат:

• Подготовка, составление и заполнение необходимой документации вручную;
• Распечатка бумажной формы документа;
• Передача документов ответственным лицам на подпись;
• Доставка документов курьером или экспресс почтой до места назначения.

ЭДО упрощает все этапы делопроизводства, дает возможность поставщику обмениваться электронными документами в специальной системе и не тратить время на обработку бумажной документации. Электронный документооборот в закупках позволяет поставщику принимать от операторов ЭТП закрывающие документы и отправлять сформированные документы о приемке заказчику.

Преимущества электронного документооборота в сфере закупок

Электронный документооборот поможет упростить и ускорить делопроизводство. Обладает следующими преимуществами перед бумажным документооборотом:

• документ, подписанный электронной подписьюневозможно изменить или скорректировать. Это избавляет от риска подлога документа;
• электронные документы хранятся на сервере и не требуют места (помещения) для хранения и архивирования;
• поиск документа в электронном архиве не составит труда и потребует всего лишь пару кликов;
• через систему ЭДО конечный получатель мгновенно получает документ. Риск потери или порчи документа в пути отсутствует;
• юридическую силу электронный документ получает за счет использования квалифицированной электронной подписи. По своей юридической силе она приравнивается к “живой” подписи и дает возможность обмениваться документами с контрагентами без дополнительных соглашений;
• доступ к отслеживанию этапов рассмотрения и изменения статуса электронного документа есть у каждого участника ЭДО. При изменении статуса документа приходит уведомление;
• система ЭДО помогает сократить число ошибок, опечаток, некорректно введенных ИНН и р/с при заполнении электронного документа, оказывает помощь при заполнении, в автоматическом режиме проверяет, заполнены ли все обязательные поля.

В будущем планируется добавить в систему электронного документооборота данные бухгалтерского учета участников. Благодаря этому сведения о товаре из ЕИС будут подгружаться автоматически. После подписания акта о приемке, система будет блокировать средства на р/с заказчика. Электронный документооборот поглощает сферу закупок медленно, но верно.

Электронная торговая площадка

Закрывающие документы поставщик получает через электронную торговую площадку. К таким документам относятся акты, счета-фактуры и УПД (универсальный передаточный документ). Поставщик принимает решение об использовании ЭДО в управлении закупками или бумажный документооборот. Некоторые площадки уже полностью перевелись на электронную форму документооборота.

Для подключения к ЭДО одной или нескольких площадок, направляется заявление выбранному оператору. Специалисты произведут подключение и все необходимые настройки. На сайте ФНС имеется полный перечень операторов, отвечающих за электронный документооборот между ЭТП и поставщиком.

Документооборот специалиста по закупкам

Деятельность специалиста по закупкам связана с связанной с аукционами, котировками, торгами и оформлением соответствующей документации. В его обязанности входит все, что с этим связано. Специалист по закупкам самостоятельно подготавливает документы, позволяющие разместить заказ организации в интернет-ресурсе, следит за соблюдением всех конкурсных процедур, оформляет контракты.

Человек, знающий всю суть и процесс организации тендерных мероприятий, необходим как исполнителю, так и заказчику. Обязанности специалиста по закупкам зависят от того, кто и с какой целью нанял его.

В государственной структуре специалисту по закупкам предстоит занимается следующим:

• подготовка пакета документов для закупки;
• контроль каждого этапа процесса;
• анализировать анализ и оценка расходов;
• ведение базы заказов;
• аннулирование торгов ввиду отсутствия участников;
• анализ, прием и отклонение заявок на участие;
• проведение процедуры возврата залога участникам.

В обязанности специалиста по закупкам со стороны поставщика входит:

• поиск закупок;
• подготовка и сбор необходимых документов;
• составление предложений с ценами;
• подача документов в установленные сроки;
• полное соблюдение всех условий процедуры.

Квалификация специалистов по закупкам и закупочная деятельность в целом, регулируется 44-ФЗ. В нем указаны сферы работы специалиста по организации закупок. Его обязанности заключаются в следующем:

• составление плана закупок на определенный период;
• контроль всех конкурсные конкурсных процедуры;
• документальное сопровождение каждого этапа закупки;
• определение победителя и работа с поставщиками в дальнейшем;
• мониторинг цены на товары и услуги по профилю организации.

Весь перечень обязанностей специалиста по закупкам должен быть прописан в должностной инструкции. Действия специалиста должны быть в рамках своих обязанностей и с соблюдением требований работодателя.

Источник: wiseadvice-it.ru

Отчет для контроля наличия оригиналов первичных документов в “1С:Бухгалтерии 8”

Для контроля наличия первичных учетных документов, полученных от поставщика, в программе “1С:Бухгалтерия 8” (ред. 3.0) в документах поступления предусмотрено поле “Оригинал”, в котором при получении оригинала документа следует установить флажок “получен”. В документах поступления с видом операций “Товары, услуги, комиссия”, “Материалы в переработку”, “Оборудование” и “Объекты строительства” поле “Оригинал” расположено на закладке “Дополнительно”.

Для контроля за наличием или отсутствием оригиналов первичных документов (накладные, акты, УПД) можно сформировать отчет в виде “реестра документов” (рис. 1 – 2) или в виде “списка документов” (рис. 3 – 4).

1. Формирование отчета “Реестр документов” (рис. 1 – 2).

1. Раздел: Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
2. По кнопке “Печать” выберите “Реестр документов” (рис. 1). В сформированном реестре нажмите кнопку “Показать настройки” и перейдите на закладку “Оформление”. По умолчанию в стандартных настройках установлены флажки у основных полей (“Дата”, “Документ”, Номер” и т. д.). Установите флажок у поля “Оригинал”, при необходимости установите флажки у других полей. По кнопке “Сформировать” переформируйте отчет для отображения колонки “Оригинал” с информацией о наличии (“да”) или отсутствии (“нет”) оригинала первичного документа (рис. 2). Реестр можно сформировать с отбором по значению в этой колонке, чтобы в отчет попали только документы с оригиналами или без них (кнопка “Показать настройки”, закладка “Отбор”, добавьте поле отбора “Оригинал” и укажите для него вид сравнения “равно” и значение “для отбора”). Чтобы сформировать отчет по определенному контрагенту, установите отбор по значению в поле “Контрагент” (кнопка “Показать настройки”, закладка “Отбор”, установите флажок у поля “Контрагент”, укажите вид сравнения “равно” и значение “для отбора”).

2. Формирование отчета “Список документов” (рис. 3 – 4).

1. Раздел: Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
2. По кнопке “Еще” выберите “Вывести список” (рис. 3). В открывшейся форме при необходимости снимите / установите флажки у колонок, которые нужно отобразить в отчете. Проверьте, что флажком отмечена колонка “Оригинал”. Флажок “Только выделенные” (под списком колонок) устанавливается, если в отчет нужно вывести только выделенные строки из списка документов. По кнопке “ОК” сформируйте отчет. В колонке “Оригинал” будет отображена информация о наличии (“да”) или отсутствии (“нет”) оригинала первичного документа (рис. 4).
3. Чтобы сформировать отчет только по определенному контрагенту, перед созданием отчета в списке документов в поле “Контрагент” выберите соответствующего контрагента из справочника (флажок отбора по контрагенту будет установлен автоматически), затем по кнопке “Еще” выберите “Вывести список” и сформируйте отчет, как указано выше в п. 2. Для формирования отчета за определенный период необходимо перед созданием отчета по кнопке “Еще” выбрать “Установить период” и указать соответствующий период.

Источник: gkreshenie.ru