Программа документооборота какие есть

Система электронного документооборота в организации: достоинства и преимущество, операторы, стоимость

Субъект бизнеса может строить отношения с большим кругом лиц, как юридических, так и физических. При этом партнеры могут располагаться не только в том же самом городе, но и совершенно другом регионе. Бумажный обмен значимыми документами, в этом случае, может занимать существенное время. Система электронного документооборота станет выходом из данной проблемы и позволит существенно ускорить имеющиеся деловые процессы.

Система электронного документооборота (ЭДО) — что это такое

Современная система электронного документооборота представляет собой процедуру по обмену юридически значимыми документами в электронном виде. В настоящее время большинство бухгалтерских и кадровых программных продуктов позволяют создавать электронные документы заранее разработанного формата.

Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24

Однако просто отправить другой стороне бизнес-отношений файл нельзя. Для придания ему юридической силы, этот документ должен содержать в себе специальную электронную подпись.

ЭДО может осуществляться на двух уровнях — он может осуществляться внутри самой компании между отдельными работниками и подразделениями, так и внешне между отдельными организациями. При этом данные уровни могут функционировать отдельно друг от друга, либо объединены в единую систему документооборота.

Если администрация субъекта бизнеса принимает решение о внедрении ЭДО внутри самой организации, они должны быть готовы к несению определенных материальных затрат, как на приобретение компьютерного оборудования (сервер для системы, сетевое оборудование и т. д.), так и на приобретение самой программы документооборота.

Внимание: если обмен документами строится между разными компаниями, то должно присутствовать еще одно звено — оператор электронного документооборота. Закон на него возлагает обязанность по обеспечению обмена документами, их хранению, проверке подлинности электронной подписи.

Одним из таких операторов в настоящее время является диадок электронный документооборот. Документы, которыми обмениваются партнеры через оператора являются юридически значимыми, поскольку на них автоматически ставится отметка ЭЦП каждой из сторон.

С кем можно обмениваться электронными документами

Документооборот, в зависимости от его уровня, может осуществляться как внутри одной компании между ее работниками, так и между внешними получателями.

К последним относятся партнеры по ведению бизнеса, госорганы, другие граждане и т. д. Также электронный документооборот может осуществляться с торговыми площадками при заключении госконтрактов, с провайдерами и регистраторами доменов и т. д.

Внимание: закон не ограничивает возможности обмена электронными документами — запрета с кем можно вести такие отношения, а с кем нет, не существует. Главное, чтобы у сторон документооборота были электронные цифровые подписи и заключенные соглашения с операторами ЭДО.

Преимущества и недостатки ЭДО

Преимущества

В числе основных преимуществ при использовании электронного документооборота можно выделить:

1. Происходит упорядочивание делопроизводства — каждому документу присваивается уникальный номер, в результате нельзя двум разным документам присвоить одно и то же значение;
2. Отслеживать движение любого документа можно на каждом этапе его исполнения в любое удобное время. При этом сам документ нельзя испортить, потерять, удалить. Любой удаленный из системы документ можно восстановить.
3. Скорость обмена документами — бумажный документ необходимо передать в руки получателя, что занимает не только значительное время, но и может требовать финансовых затрат. Электронный документ поступает к получателю мгновенно.
4. Круглосуточная работа — система позволяет работать в ней удаленно 24 часа в сутки из любой точки Земли.
5. Доступно планирование исполнения документа — поскольку у каждого документа могут быть фиксированные даты исполнения, можно планировать их движение и исполнение, а также контролировать исполнение плана;
6. Удобный поиск документов — система строго упорядочена, и в ней можно легко организовать поиск необходимого документа по каким-либо фразам и словам.
7. Экономия бумаги — электронная система позволяет не распечатывать документы на бумаге, а это приводит к ее экономии.

Недостатки

Несмотря на большое количество достоинств перевода на электронный обмен документами, электронный документооборот программы могут содержать и некоторые недостатки:

• Требуются существенные материальные затраты на внедрение системы, которые, в зависимости от количества пользователей, могут варьироваться от 100 тысяч рублей и выше;
• После приобретения системы, требуется время на ее внедрение и настройку;
• Требуется обучение пользователей, которые будут использовать указанную систему;
• Требуется обеспечить безопасность данных — системы должна быть защищена от несанкционированного доступа как изнутри предприятия, так и из внешних источников;
• Необходимо иметь ответственное лицо, которое будет контролировать работу системы и исправлять выявленные ошибки и проблемы;
• Необходимо делать резервные копии для обеспечения сохранности данных;
• Если партнеры не используют ЭДО, то все равно необходимо будет задействовать бумажный документооборот.

Функционал электронного документооборота

Электронный документооборот в организации должен обеспечивать выполнение следующих действий:

• Работать с документами — создавать их, регистрировать, обрабатывать, контролировать исполнение и т. д.
• Формировать маршрут внутри организации — устанавливать маршрут, по которому будет двигаться документ внутри компании, присваивать права доступа для разных пользователей;
• Содержать архив документов с возможностью поиска внутри него.

Внимание: фактически, после введения электронной системы, пользователь должен получать все те же возможности, как если бы он пользовался бумажными документами.

Большинство современных систем предоставляют следующие возможности:

1. Регистрировать в системе любые документы — входящие, исходящие, внутренние, а также определять пути их дальнейшего движения;
2. В каждом из подразделений установить единые правила по обработке документов;
3. Давать работать с документом не только отдельному работнику, но и группе лиц;
4. Разграничивать возможность доступа к документу как между отдельными работниками, так и подразделениями;
5. Для всех документов применять единые стандарты;
6. Контролировать исполнение документов в строго заданный срок;
7. Формировать отчеты по использованию и исполнению документов;
8. Осуществлять архивное хранение документов, фиксировать дату и личные данные работника, который обращался к нему последним.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным

Важно помнить, что сразу перейти на систему электронного документооборота с полным отказом от применения бумажных документов не получиться.

Причинами этого служит следующее:

• Часть партнеров компании не используют систему электронного документооборота.
• Предприятие располагает большим количеством текущей документации, которая используется пользователями в данный момент.

Внимание: нужно понимать, что при использовании систем документооборота в бумажном и электронном виде существуют некоторые различия.

Для бумажного бланка характерна сначала его распечатка, а потом направление на подписание. Для электронного этого делать не надо, достаточно его сформировать, подписать ЭЦП и направить по системе ЭДО.

Бумажные документы могут затеряться на почте или в другом месте. За доставкой электронного документа следит сама система, которая и контролирует все этапы прохождения его.

Главное отличие документов в бумажном и электронном виде является способ их хранения. Электронный бланк можно сразу загрузить в систему, а после этого использовать. Для бумажного требуется создание архива.

В настоящее время очень часто, бумажные бланки сканируются, после чего подгружаются в систему для хранения. Далее все желающие получают к ним доступ. То есть оригинал находиться у ответственного лица, например у секретаря, а все остальные пользуются копией бланка.

Внимание: если у партнером предприятия отсутствует система ЭДО, то с ним следует работать, обмениваясь документами на бумаге. Некоторые операторы позволяют решить данную проблему.

Например, Тензор позволяет отправлять документы в электронном виде как ссылку. Получателю, чтобы получить этот документ и подписать его, достаточно перейти по ней.

Операторы электронного документооборота в 2018 году

Сегодня рынок электронного документооборота представлен широким спектром программ и операторов ЭДО. У каждого из них есть преимущества и отрицательные стороны. Рассмотрим подробнее их.

Система эдо	Характерные особенности	Размер стоимости приобретения
«Дело»	Наиболее крупная на рынке программа по электронному документообороту. Она проста в использовании, при этом обладая многофункциональностью	Стоимость рабочего места составляет 11000-13500 руб.
«Логика»	Возможно применение ее на предприятиях различного размера. Ее можно настраивать по свои персональные требования, легка в изучении.	Стоимость рабочего места составляет 4900-5900 руб.
«Евфрат»	Считается наиболее продвинутым программным комплексом. Имеет простой для обучения интерфейс и возможность построить собственную систему работы с базой данных.	Стоимость рабочего места составляет 5000 руб. при развертывании на оборудовании организации, 10000 руб. если развертывание производиться на оборудовании ее продавца.
«1С:Архив»	Легко взаимодействует с любыми системами 1С. Может производить обмет графическими, звуковыми, видео файлами.	Стоимость полного комплект составляет от 17000 до 50000 руб
«DIRECTUM»	Считается наиболее оптимальной системой для предприятий среднего и малого бизнеса. Существует возможность совмещения документооборота в бумажном и электронном виде.	Стоимость права пользования варьируется от 7 000 руб. до 2 000000 руб.
«OPTIMA-WorkFlow»	Сравнительно новая система электронного документооборота. Имеет уникальный функционал при ее использовании. В настоящее время развивается активно и модифицируется.	Стоимость права пользования варьируется от 55000 — 75000 руб.

Группа популярных операторов ЭДО построила роуминговый центр, который позволяет компаниям производить обмен данными, находящимися в разных системах.

Оператор ЭДО	Характерные особенности	Размер затрат на установку и использование
«Диадок»	Данную систему создал крупнейший разработчик интернет-сервисов СКБ «Контур». Может использоваться при обороте документов как внутри в системе, так и с контрагентами.	Входящие документы — бесплатно, а исходящие от 9 руб.
«Сфера» (Корус Консалтинг)	Создатель системы ЭДО, применяемой в хозяйственной деятельности. Она применяется большинством крупных торговых сетей магазинов (Магнит, Ашан, Леруа Мерлен и т.д.)	Входящие документы — бесплатно, а исходящие от 8 руб. 26 коп.
«Тензор»	Создатель системы электронного документооборота СБИС по передачи отчетности в налоговую, ПФР, ФСС и т.д. Обмен может строиться как внутри субъекта хозяйствования, так и с партнерами.	Нужно оплачивать пакеты документов за каждый квартал. Стоимость составляет от 6000 руб. за пакет
«Такском»	Данная компания не только разработала систему документооборота, но ее активно ее внедряет. Взаимодействие с программными комплексами 1С производятся на автоматическом уровне.	Стоимость пакета, включающего 150 документов, измеряется от 1800 руб. Входящие документы — бесплатно.

Взаимодействие электронного документа с другими программами

В настоящее время при принятии решения о том, какая система электронного документооборота будет использоваться в организации, важное значение придается ее способности включиться в уже существующий комплекс программ и приложений на предприятии.

То есть она должна легко взаимодействовать с ними. К примеру, такое взаимодействие должно быть с программами по ведению бухгалтерскому учету, чтобы можно было формировать и отправлять электронные счета, счет-фактуры, накладные и т. д.

Согласованность между программами должна быть на высоком уровне, чтобы они все работали с одними и теми же данными. Чаще всего такая работа выражается в применение в системе тех же справочников, которые применяются на предприятии уже достаточно длительное время, а также возможность одновременного обновления их.

Внимание: важным моментом при выборе системы эдо является возможность взаимодействия с почтовыми серверами, электронной постой, сайтами, площадками и т. д., а также на поддержку ее уже имеющимися приложениями.

Наиболее популярные и известные системы электронного документа работают с поддержанием таких программных комплексов как 1С, Парус, Oracle и другие.

Примером такого взаимодействия является возможность в программах 1С формировать бухгалтерские и налоговые документы, а также отправлять их сразу же в электронном формате, производя подписание бланков ЭЦП.

Источник: litebuh.ru

Популярные модули и программы электронного документооборота

Документооборот — неотъемлемая часть ведения бизнеса. Работа с бумажными документами отнимала много времени и сопровождалась ошибками, пока на смену бумаге не пришел электронный документооборот (ЭДО). В статье разберём, для чего переходят на новую систему, когда достаточно отдельных модулей, какие специальные программы есть на рынке.

Зачем вообще нужны такие программы

Удобство электронного документа, подписанного ЭЦП, очевидно: его можно сразу отправить по электронной почте, а для сдачи отчетности использовать сервисы того или иного контролирующего органа. Однако при увеличении документооборота и числа контрагентов этот способ коммуникации становится не столь удобен, поэтому на помощь приходит программа системы электронного документооборота (СЭД).

Возможности программ для ЭДО

Обеспечивать безопасность

С помощью электронной цифровой подписи информация, содержащаяся в документе, шифруется, поэтому она доступна для адресата, имеющего ключ. В обмене документами участвует оператор ЭДО, который выполняет проверку участников обмена, что исключает мошеннические действия.

Контролировать персонал и бизнес-процессы

Актуальный статус документа может быть определен пользователем в любой момент. Во внутреннем документообороте система помогает руководителю отслеживать работу подчиненных над документом.

Организовывать поток документов и их хранение

Система может быть настроена соответствующим образом, чтобы документы направлялись сразу определенному специалисту. Поиск по заданным параметрам дает возможность находить нужные документы в архиве, что намного удобнее, чем использование корпоративной электронной почты.

Торговать товарами с маркировкой

Благодаря маркировке можно отследить движение товара от производителя к покупателю. Для передачи информации используют универсальный передаточный документ (УПД), содержащий коды маркировки каждой единицы товара или упаковки. Приемка товара осуществляется в электронном виде после считывания кодов получателем груза, а данные передаются в систему «Честный Знак».

Работать с онлайн-кассой

Данные о продажах в онлайн-режиме передаются в Налоговую, а кассовая техника в свою очередь интегрирована в том числе с программой СЭД.

Участвовать в электронных торгах

Чтобы принять участие в тендере, необходимо подготовить документы в электронном виде с ЭЦП ответственного лица.

Отправлять отчетность

Система позволяет отправлять отчеты в контролирующие органы, подключенные к ней. При этом отпадает необходимость осуществлять вход на сайт и хранить в памяти пароли от личных кабинетов. При возникновении вопросов или ошибки техническая поддержка поможет решить проблемы.

Что и как выбрать?

В первую очередь скажем, что не во всех случаях понадобятся отдельные специальные программы. Отвечает Алексей Гладилин, ритейл-эксперт ПОРТ по автоматизации, ЭДО и 1С.

— Клиент собирается переходить на электронный документооборот. Какие модули и программы ему смотреть?

— Мы всегда начинаем с того, какая товароучетная система уже стоит, если это действующий бизнес, или вскоре будет стоять, что актуально в случае с новыми магазинами, куда только покупают технику. Вот какие возможны варианты.

А. Если бизнес пользуется смарт-терминалами АТОЛ Sigma, то достаточно поставить специальный модуль маркировки, разработанный специально под ПО Сигма.
Б. Если в торговых точках установлены терминалы Эвотор, тоже хватит приложения Маркировка, которое скачивают из магазина приложений этой платформы.
В. Для владельцев 1С разработано много отдельных специальных решений. Чаще всего мы отдаём предпочтение 1С ЭДО либо Калуга-Астрал.

Популярные программы для электронного документооборота

Возможности разных систем электронного документооборота примерно одинаковые. Однако каждая из них обладает ведущей функцией и имеет определенные преимущества перед другими.

«Астрал.ЭДО»

• Организация внутреннего документооборота.
• Обмен юридически значимыми документами.
• Возможность перевода бумажных архивов в электронные.
• Вход осуществляется с любого устройства.

«Контур Диадок»

Эта система дает возможность дистанционно работать с документами и организовывать рабочие процессы, не выходя из кабинета. Электронные документы заверяются ЭЦП, поэтому имеют такую же силу, что и бумажный вариант.

Преимущества:

• Возможность взаимодействия с 1С.
• Интеграция с различными информационными системами.
• Доступ к расширенному функционалу.
• Нет необходимости в дублировании информации.
• Возможен вход в программу с любого устройства.
• Наличие собственного хранилища данных.
• Построение собственного маршрута документов.
• Взаимодействие с аналогичными программами.
• Контроль за действиями над документами.

СБИС

Платформа обеспечивает возможность использования в разных режимах, причем каждый из них способен взаимодействовать с другими. Наибольшей популярностью у пользователей пользуется режим ЭДО.

Преимущества:

• Возможность осуществлять проверку контрагентов.
• Формирование и отправка отчетности в контролирующие органы.
• Помощь в поиске тендеров.
• Аналитика закупок.
• Работа с бухгалтерскими, складскими и кадровыми документами.
• Управление бизнес-процессами.
• Внедрение CRM.

Synerdocs

Система становится все более популярной у российских пользователей. Это объясняется ее функциональностью и удобством.

Преимущества:

• Работа с документами контрагентов и государственных органов.
• Возможность интеграции с 1С, DIRECTUM, SAP.
• Составление актов сверки.

«Контур.Экстерн»

Сервис специально предназначен для формирования и отправки бухгалтерской и налоговой отчетности. Если предприятие не нуждается в ЭДО с полным функционалом, то этот программный продукт — наиболее оптимальное решение.

Преимущества:

• Наличие интерактивного календаря с оповещением.
• Проверка отчетности на наличие ошибок.
• Возможность интеграции с 1С.
• Проверка контрагентов.
• Получение выписок.
• Формирование актов сверок.
• Доступ к базе правовых знаний.

«ДЕЛО»

Универсальная система, которая подходит как для крупных, так и малых предприятий. С ее помощью можно наладить электронный документооборот и автоматизировать бизнес-процессы.

Преимущества:

• Работа с договорами.
• Постановка задач и контроль их выполнения.
• Участие в закупках.
• Стабильная работа системы.

«Логика»

Продукт пользуется устойчивым спросом у различных предприятий и организаций. Ребрендинг не отразился на его качестве и эффективности.

Преимущества:

• Высокий уровень безопасности.
• Построение сложных схем согласования документов.
• Простота использования.

«ЕВФРАТ»

У этого программного продукта заявлены возможности, которых нет у аналогов.

Преимущества:

• Поставляется в комплекте с СУБД «Ника», поэтому не придётся приобретать дополнительное ПО.
• Дружелюбный интерфейс.
• Наличие механизма управления правами доступа.

1С-ЭДО

Безусловным лидером признана ECM-система 1С-ЭДО, с помощью которой можно не только организовать электронный документооборот, но и работу компании в целом. Она может быть интегрирована с любым решением на базе «1С: Предприятие 8».

Преимущества:

• Возможность обмена любыми документами.
• Документы могут быть подписаны ЭЦП с любым сертификатом.
• Формирование, подписание и отправка документов осуществляется одним кликом.
• Гибкая система фильтров.
• Архив электронных документов.
• Разграничение доступа.
• Автоматическое формирование входящих документов.
• Сопоставление номенклатур происходит автоматически.

Рекомендации по использованию дополнительных сервисов

Иногда полезно привлечь дополнительные сервисы среды 1С:

1С-Отчетность
С помощью интернета формируются любые отчеты в любой контролирующий орган.

Позволяет осуществлять быстрый обмен электронными юридически значимыми документами между партнерами и контрагентами.

Выполняет проверку в автоматическом режиме и не требует участия пользователя. Может быть использована для ведения текущего учета.

1С: Лекторий

Позволяет следить за изменениями в законодательстве и оперативно реагировать на новые требования законов. Кроме этого, всегда можно найти ответ на вопросы у специалистов по смежным темам, таким как бухгалтерский, налоговый и кадровый учет.

Итоги

Электронный документооборот давно стал способом упростить и ускорить обмен документами, используя все плюсы сети интернет, доступной везде и распространенной повсюду.

Одни компании самостоятельно решили работать по-новому, оценив преимущества ЭДО, другие вынуждены были освоить систему, поскольку такой документооборот стал обязательным при торговле товарами, подлежащими обязательной маркировке.

В любом случае специальные программы призваны сделать процесс более простым и удобным. А рынок дает возможность выбрать оптимальный продукт для организации ЭДО, опираясь на задачи и бюджет компании.

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош.

Если у вас есть вопросы, касающиеся ЭДО, автоматизации и маркировки, пишите в комментариях к материалу и в соцсетях.

Источник: portkkm.ru