Программа документооборота что это

ЭДО (электронный документооборот)

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства.

Принципы электронного документооборота

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС.

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы – это, например, электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый — заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.

Второй вариант — организовать электронный документооборот через спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• создание справочников и работа с ними;
• контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
• создание и редактирование реквизитов документов;
• формирование отчетов по документообороту предприятия;
• импорт документов из файловой системы и Интернета;
• создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
• электронное распространение документов;
• работа с документами в папках;
• получение документов посредством сканирования и распознавания.
• уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

• централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;
• сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;
• единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);
• сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;
• быстроту подписания документов;
• возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;
• быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

• разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
• назначить ответственных за его ведение;
• организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
• прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.

• Машиночитаемая доверенность (МЧД)
• Электронно-цифровая подпись (ЭЦП)

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

. новый процесс, внедрение и использование ЭДО обрастает мифами, легендами и . новый процесс, внедрение и использование ЭДО обрастает мифами, легендами и . ), нажать на верхней панели кнопку «ЭДО – Отправить приглашения» . Не переживайте, . наличия закрывающих документов. Внедрение «1С-ЭДО» – это разовая инвестиция небольшого количества . контрагентами, работающими с другими операторами ЭДО, нужно регистрироваться в их . куплена вами впервые. «1С-ЭДО» экономит время бухгалтера благодаря правильно .

. чеки постепенно заменяют бумажные, а ЭДО в ближайшее время станет обязательным . чеки постепенно заменяют бумажные, а ЭДО в ближайшее время станет обязательным . менее 100 человек. Готовят обязательный ЭДО для маркированных товаров Уже в . электронные накладные, а также через ЭДО передавать сведения о движении товаров .

. как организовать кадровый электронный документооборот (ЭДО) с помощью программ «1С». . как организовать кадровый электронный документооборот (ЭДО) с помощью программ «1С». . документ Вот основные этапы кадрового ЭДО: Пользователь программного продукта «1С . для качественной цифровизации кадрового ЭДО. Специалист выгружает документ в . сотрудники были полноценными участниками кадрового ЭДО, воспользуйтесь сервисом «1С:Кабинет . Кадровик в форме « Документы кадрового ЭДО » проверяет подписал ли сотрудник .

. . Как облегчить переход на ЭДО в государственных учреждениях разберем вместе . бухгалтерского учета. Этапы внедрения ЭДО Чтобы облегчить процесс перехода на . информационной системе для работы с ЭДО; дополнить ролевое расписание обновленными . оборудование к внедрению программных продуктов ЭДО. При необходимости обновить технические . определенные сложности. «Реализация внутреннего ЭДО в «1С:БГУ» версии . уведомить руководство необходимости перехода на ЭДО; провести заблаговременную оценку перехода .

. года работодатели могут внедрять кадровый ЭДО в свой бизнес. Однако . Кто может перейти на кадровый ЭДО? Воспользоваться преимуществами электронного документооборота могут . ними соответствующих документов; сроки введения ЭДО; случаи применения бумажного документооборота. Какие . участвовал в эксперименте, связанным с ЭДО, то воспользоваться платформой «Работа . о переходе на ЭДО; Положение о порядке ведения ЭДО : здесь указываются . оформление согласия на переход к ЭДО или, наоборот, заявления об отказе .

. отношений. Переход на кадровый ЭДО осуществлялся по усмотрению руководителей фирм . регламентировал бы переход на кадровый ЭДО внутри экономического субъекта; утверждение . участниками эксперимента по внедрению кадрового ЭДО, а после решили использовать . следующие действия: утвердить порядок кадрового ЭДО; обязательно уведомить всех работников . их согласие; внедрить систему кадрового ЭДО; обеспечить всех лиц, задействованных . с налаживанием системы кадрового ЭДО обеспечиваются за счет средств предприятия .

. считается дата направления покупателю оператором ЭДО выставленного счета-фактуры продавца, указанная . которых предусмотрено Порядком, обеспечивается участниками ЭДО с учетом сроков хранения архивных . соответствующее подтверждение продавцу и оператору ЭДО покупателя (либо только продавцу, если . адрес покупателя через оператора (операторов) ЭДО продавцу следует направить покупателю бумажный . электронных счетов-фактур (через операторов ЭДО, соответствующих установленным требованиям), который вступит .

. товарами по умолчанию становится участником ЭДО. Малый бизнес и система . других регионов, использование ЭДО позволяет сэкономить. Чаще всего ЭДО используют компании по . К отраслям, меньше всего применяющим ЭДО, относятся общепит, гостиничный бизнес, строительство . Малый бизнес постепенно адаптируется к ЭДО. Только медленнее, чем крупные . необходимых данных создан бесплатный сервис «ЭДО Лайт»; понимая запрос малого . и сервисы, облегчающие работу с ЭДО. Например, приложения, позволяющие заказать .

. как и зачем переходить на ЭДО уже сейчас. Компании массово . переходят на ЭДО. Это связано с сокращением . нашим подсчётам, использование «1С-ЭДО» для отправки 10 000 исходящих . 2024 года перевести документооборот на ЭДО. Важно уже сейчас выбрать . первичных документов в «1С-ЭДО» Когда вы переходите на электронный . первички становится проще. Сервис «1С-ЭДО» является частью вашей программы « . может допустить ошибку. «1С-ЭДО» позволяет автоматически создавать номенклатуру по .

. электронный кадровый документооборот Переход на ЭДО уже не вопрос выбора, это . в среде крупных организаций. Кадровый ЭДО – для чего Электронный кадровый документооборот . перейти на кадровый ЭДО Для перехода на кадровый ЭДО работодатель составляет и . определять: информационную систему для ведения ЭДО; порядок доступа к информационной системе . сотрудников, по которым будет вестись ЭДО; сроки уведомления сотрудников о переходе . не оформить через кадровый ЭДО Через кадровый ЭДО нельзя оформлять (ч. 3 .

. является внедрение внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в учреждениях госсектора. Применение электронных . является внедрение внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в учреждениях госсектора. Применение электронных . областях ведомственного «облака») Система ЭДО в программах имеет функциональные отличия . организационную работу перед внедрением внутреннего ЭДО, а именно: Определить ответственных . организации на вкладке «Настройки внутреннего ЭДО (БГУ)» каждому документу присваивается .

. специфику выставления счетов-фактур в ЭДО. Со второго полугодия 2021 года . специфику выставления счетов-фактур в ЭДО. С чего все началось? Летом . с любым из лицензированных операторов ЭДО: список рекомендованных операторов представлен на . шагом к полноценному переходу на ЭДО и отказу от привычных бумажных .

. текущую документацию, полностью перейти на ЭДО, организовать работу с отчетностью и . текущую документацию, полностью перейти на ЭДО, организовать работу с отчетностью и . документами, поэтому компания должна подключить ЭДО, наладить работу электронного архива, а . для мониторинга самостоятельно, через оператора ЭДО. По истечении этого срока бизнесу . , через аналитическую витрину или оператора ЭДО. Основной этап – это отправка . критериям, не перешла на ЭДО или не организовала систему внутреннего .

. закон. 2. Мне не нужен ЭДО Электронный документооборот – для крупных компаний . малого бизнеса в глобальную систему ЭДО. Обмениваться универсальными передаточными документами в . бумаге. Так или иначе, а ЭДО будет нужен всем. И лучше .

. в электронном виде через оператора ЭДО уведомление об остатках, чтобы партии . в налоговую инспекцию через оператора ЭДО уведомление о ввозе прослеживаемых товаров . в электронной форме через операторов ЭДО с применением усиленной квалифицированной электронной . между продавцом и покупателем. Без ЭДО теперь нельзя ни продать, ни . кассовый чек. Покупатель принимает по ЭДО счёт-фактуру или УПД и . прослеживаемым товарам должен проходить по ЭДО с применением электронной подписи. Без .

Источник: www.audit-it.ru

Что такое электронный документооборот и как к нему подключиться

Обмен бумажными документами замедляет бизнес-процессы, уменьшает эффективность работы сотрудников. Электронный документооборот (ЭДО) ускоряет взаимодействие с контрагентами и с государственными ведомствами, упрощает обмен информацией внутри компании. Мы расскажем, как устроен электронный документооборот, и что делать для перевода организации на ЭДО.

Принципы электронного документооборота

Файл, заверенный электронной подписью, равен по юридической силе бумажному документу. Не нужно распечатывать его, чтобы поставить подпись и печать организации, либо заверить документ у нотариуса.

Схема электронного обмена документами:

1. Отправитель создает новый файл и заполняет бланк по шаблону.
2. Отправитель подписывает новый документ электронной подписью (ЭП).
3. Партнер получает документ в электронном виде.
4. Партнер принимает решение: подписать или отклонить файл.
5. В случае положительного решения отправитель получает подписанную копию файла.
6. При отказе отправитель может отредактировать исходный текст или создать новый файл.

Если получатель документа не подключен к ЭДО, он получит по электронной почте приглашение присоединиться. Система электронного документооборота позволяет обмениваться договорами, счетами-фактурами, накладными, актами, квитанциями и другими документами.

Подписанный документ сохраняется в архиве в личном кабинете. Найти файл можно с помощью встроенной функции поиска. В архиве хранятся не только подписанные документы, но и исходные версии бланков, и история переписки с контрагентами.

Выбор формата файлов

Счета-фактуры, универсальные передаточные документы и корректировки передаются в формате XML по требованиям ФНС. Те файлы, которые не соответствуют указанному формату, не имеют юридической силы.

Для оформления других типов документов может быть выбран произвольный формат: PDF, DOC, DOCX, XLSX или даже JPG. Подписанные файлы имеют юридическую силу, вне зависимости от выбранного формата.

Зачем и кому нужен электронный документооборот?

Внедрение ЭДО сэкономит сотни тысяч рублей в год крупным компаниям. Организации, где за год создаются тысячи документов, оценят достоинства электронного документооборота. При переходе сотрудники смогут быстрее создавать и подписывать документы. Работа с электронными файлами уменьшает вероятность ошибок, потери бланков, получения штрафов от налоговой.

Для малого и среднего бизнеса важно быстро получать деньги за товары или услуги. Переход на ЭДО позволяет согласовывать документы в день оформления . Чем быстрее контрагент подпишет договор, тем быстрее организация получит оплату. Подключение ЭДО дает возможность работать с предприятиями, которые оформляют сделки только в электронном виде.

Некоторые из бизнесменов совмещают бумажный и электронный документооборот. Это решение удобно для переходного периода и для работы с контрагентами, которые не пользуются ЭДО. Но в таком случае увеличивается нагрузка на сотрудников. Тогда приходится вести учет и бумажных, и электронных документов.

Для организации двойного учета удобно использовать QR-коды. На бумажных документах следует печатать QR, при сканировании которого открывается ссылка на электронную копию. Этот метод позволяет быстро находить информацию в базе данных.

Как подключить ЭДО и начать работать с партнерами

Внедрение ЭДО включает 3 этапа. Нужно оформить ЭП, выбрать оператора для обмена файлами, внедрить систему в практику. Рассмотрим, что нужно учитывать при прохождении каждого этапа.

Оформление ЭП

Для подписания электронных документов подходит только квалифицированная ЭП. В чем состоит разница между категориями ЭП, показано в таблице:

Простая	Неквалифицированная	Квалифицированная
Где получить ЭП	Заказать в интернете	В любом центре сертификации	В аккредитованном центре сертификации
Юридическая значимость	Требуется соглашение о признании электронной подписи		Равна личной подписи
Тип носителя	Не имеет значения		Рутокен или eToken
Цена оформления	Бесплатно	от 200 рублей	от 2 500 рублей
Основная сфера применения	Подтверждение личности физлица	Внутренний документооборот	Электронный документооборот

Квалифицированная ЭП подходит не только для ЭДО . Можно использовать ее для регистрации в системе «Честный ЗНАК» (для продажи маркированных товаров). Квалифицированная ЭП служит для регистрации онлайн-кассы в ФНС, для дистанционной сдачи отчетности, для отправки исков в суд, для подписания трудовых договоров и других бланков.

Выбор оператора

При выборе сервиса учитывайте следующие критерии:

1. Возможность удобного поиска по архиву документов.
2. Разграничение права доступа для разных категорий сотрудников.
3. Возможность адаптации сервиса с учетом потребностей компании.
4. Возможность интеграции с другими сервисами: CRM-системой, товароучетной программой, банковским приложением и т.д.
5. Наличие доступа к архиву с документами с мобильных устройств.
6. Помощь в процессе внедрения системы. Проведение обучения для сотрудников.

В число популярных операторов ЭДО, которые соответствуют перечисленным критериям, входят: «Контур Диадок», СБИС, ELMA, Synerdocs, E-invoicing от Сбербанка, DocSpace, ДЕЛО, «Логика», ЕВФРАТ .

Внедрение программы

Система электронного документооборота — это программа для работы с документами компании. Программное обеспечение поддерживает одновременную работу нескольких сотрудников. Доступ в личный кабинет выполняется по логину и паролю или по сертификату электронной подписи. Все действия пользователей записываются в журнал событий, доступ к которому есть у руководства.

Чтобы начать взаимодействие с контрагентами, понадобится установить и настроить программу для ЭДО. В настройку входит создание шаблонов с учетом специфики фирмы, создание учетных записей для сотрудников.

После установки и настройки системы нужно провести обучение персонала. На этапе внедрения можно пригласить контрагентов присоединиться к ЭДО, чтобы не вести двойной документооборот.

Возможности сервиса

Сервис ЭДО выполняет часть функций CRM-системы. Он показывает сотрудникам уведомления о входящих документах и новых поручениях от руководителя. Программа напоминает работникам о сроках подписания документов и сроках выполнения поручений.

Если задача длительное время не выполняется, руководитель видит факт задержки и сотрудника, который допустил просрочку. Руководство получает эффективный инструмент для анализа работы сотрудников и подразделений.

Роуминг с партнерами

Для взаимодействия с контрагентами не потребуется подключение к одному оператору. Передача данных между операторами проводится с помощью роуминга. В автоматическом роуминге можно направить приглашение на ЭДО напрямую партнеру. Когда предложения будет принято, компания автоматически подключится к сервису.

Если автоматическое подключение недоступно, роуминг выполняется по требованию клиента. Для этого следует отправить заявку оператору. Представитель оператора позвонит вашему партнеру, чтобы получить согласие на подключение. Настройку роуминга после согласия выполняется также оператором.

Стоимость подключения услуги

В 2021 году квалифицированная электронная подпись стоит от 2500 до 4500 рублей. В стоимость входит не только оформление ЭП, но и запись на носитель (рутокен или eToken). Большинство центров сертификации выдают ЭП со сроком действия 1 год.

После оформления ЭП понадобится оплатить подключение к оператору. Цена тарифа зависит от доступного количества документов. Средняя цена отправки документа составляет 3-10 рублей.

Чем больше документов включено в тариф, тем ниже цена отправки файла. Например, оператор может предлагать пакет на 10 файлов за 500 рублей или пакет на 6750 файлов за 2500 рублей. Лимит по тарифу учитывает только исходящие документы. За прием входящих документов оплата не взимается.

Заключение

Подключение к ЭДО сначала кажется сложным и затратным мероприятием. Но на самом деле эта процедура не требует много времени и денег. С каждым годом все больше бизнесменов выбирает электронный документооборот, чтобы оптимизировать учет документов.

Подключение и настройка ЭДО занимает около часа, если процессом управляют специалисты. На обучение сотрудников понадобится немногим больше времени.

Источник: mertech.ru

Система электронного документооборота — что это и зачем нужно?

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

• 1 Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?
• 2 Преимущества и недостатки ЭДО

• 2.1 Основные преимущества
• 2.2 Основные недостатки

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является «диадок электронный документооборот». Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

• Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
• Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
• Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
• Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
• Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
• Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
• Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
• Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как проверить контрагента на сайте налоговой по ИНН

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

• Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
• После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
• Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
• Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
• В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
• В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
• Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

• Работать с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
• Организовывать потоки документооборота — определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
• Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

• Регистрации всех проходящих документов — входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
• Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
• Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
• Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
• Разграничивать доступ к документам;
• Использовать стандартные формы для всех документов;
• Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
• Формировать отчетность — аналитическую, статистическую и т. д.;
• Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Онлайн калькулятор расчета отпускных

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

• Не все контрагенты пользуются ЭДО;
• На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

Какие существуют программы ЭДО?

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

Система	Особенности	Стоимость
Дело	Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования.	От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
Логика	Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя	От 4900 до 5900 за одно место.
Евфрат	Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн	От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:Архив	Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио.	От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUM	Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными.	От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-WorkFlow	Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы.	От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Калькулятор фиксированных платежей ИП за себя

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы — счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными — электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ — 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

Источник: ip-on-line.ru

Автоматизация документооборота: как ускорить работу с документами до 10 раз

По опросам сервиса «МойСклад» и Ofd.ru, почти 75% российских компаний пользуются системами электронного документооборота для расчетов с контрагентами, а некоторые виды отчетности налоговая уже не принимает на бумажных носителях. Рассказываем, почему бизнес чаще переходит на цифровизацию и как это помогает экономить деньги.

Зачем нужна автоматизация документооборота

Внедрение системы автоматизированного документооборота помогает упорядочить работу, быстро согласовывать и подписывать документы, экономить время на рутинных процессах. Применяя технологии автоматизации документооборота, компания решает несколько проблем, которые возникают в связи с использованием бумажных документов:

• Со временем документов становится слишком много, их сложно упорядочить и категоризировать, а для хранения нужно выделять место.
• Не всегда удается обеспечить конфиденциальность документов: недобросовестный сотрудник может получить доступ к архиву и узнать информацию, которая ему не предназначалась.
• Если срочно понадобился тот или иной договор, его бывает трудно найти в общей картотеке. Хуже, когда нужны одновременно несколько договоров, счетов или актов — процессы в компании останавливаются.
• Чтобы согласовать договор, часто приходится распечатывать файл и нести его в соседний отдел, либо сканировать уже распечатанный документ и отправлять по электронной почте. Также возникают сложности, когда разные люди одновременно комментируют один документ и это приводит к конфликтующим правкам.
• Приходится следить за тем, чтобы в офисе было достаточно бумаги и принтерных картриджей для печати документов.

В некоторых случаях использование электронных систем — это требование закона. Например, если компания работает с маркированными товарами или платит налог на добавленную стоимость.

Также среди популярных причин внедрения цифровизации работы с документами компании называют вынужденный переход на удаленную работу в связи с пандемией, экономию на расходниках и заботу об экологии.

Система электронного документооборота эффективна в компаниях любого масштаба, даже если это микробизнес со штатом 5−10 человек. Чем больше сотрудников заняты на предприятии, тем выше результат от перехода на цифровой документооборот. Однако по исследованию компании «БухСофт», около 31% небольших компаний считают, что постоянно платить за специализированные системы электронного документооборота — слишком накладно, поэтому автоматизация скорее подойдет среднему и крупному бизнесу.

Почта России, МТС, Сбербанк и Абсолют Банк уже автоматизировали работу с документами.

Как именно автоматизация помогает бизнесу

Экономия времени. С системой электронного документооборота больше не приходится постоянно выполнять одни и те же рутинные задачи. Квалифицированные сотрудники могут поручить простую работу компьютеру и заняться более важными интеллектуальными задачами, которые способствуют профессиональному росту и приносят компании больше пользы.

Быстрое согласование. Внести правки в электронный документ проще, чем работать на бумажном носителе, а документ не придется относить обратно и ждать, пока его отредактируют. Также бумажные документы могут затеряться на рабочем столе руководителя.

Простая отчетность. В системе электронного документооборота легко собрать отчет по подписанным договорам, выставленным счетам или заключенным сделкам. Система сама подсчитает, сколько сделок было совершено за период, и покажет точное число, а в некоторых программах можно сразу представить данные в виде графиков и диаграмм.

Безграничный архив. Количество документов в цифровом виде не ограничено, поэтому не нужно тратить деньги на аренду архивных помещений и шкафов для хранения бумажных документов.

Безопасное хранение. Благодаря системам резервного копирования, электронные документы не могут пострадать от пожара, случайной утери или умышленной порчи.

Упорядочивание. Документы, которые хранятся в цифровом виде, доступны с любого устройства, подключенного к интернету, и их проще найти по названию, автору или содержимому.

Полный список преимуществ, которые можно получить от внедрения системы цифровизированного документооборота, зависит от поставщика. Например, если обратиться в компанию, которая специализируется только на автоматизации работы с документами, обычно преимуществ будет больше.

Как выбрать систему автоматизации документооборота

На рынке систем цифровизации работы с документами несколько десятков российских и зарубежных решений. Какое из них подойдет именно вашей компании — зависит от исходных условий и задач.

Глобально системы делятся на пять типов:

• автоматизация делопроизводства,
• управление бизнес-процессами,
• организация архивов документов,
• технологии управления ресурсами предприятия (ERP-системы),
• системы электронного документооборота (СЭД).

По исследованию TAdviser, самые популярные СЭД в России: Directum, Docsvision, «Дело» и «Тезис».

Некоторые системы работают только в облачном формате, что может противоречить правилам безопасности в вашей компании. Особенно часто такое бывает на крупных предприятиях, которые работают в закрытом контуре.

Самый очевидный вариант подобрать подходящее решение — выписать список задач, которые предстоит решить с помощью цифровизации документооборота, и обратиться к нескольким поставщикам за консультацией. Однако можно запутаться в различных решениях и технических особенностях, поэтому вы можете обратиться к консультантам по цифровой трансформации, а также заказать аудит документооборота. Аудит документооборота поможет выявить «узкие» места и наметить этапы цифровой трансформации.

При переходе на цифровой документооборот необязательно выбирать самый дорогой и функциональный продукт, но нужно учитывать возможность масштабирования на случай, если в компании появятся новые, более сложные задачи, связанные с документами. Однако чем сложнее система электронного документооборота, тем больше времени придется потратить на обучение персонала, а новичкам будет сложнее приступить к работе.

Как Doczilla Pro экономит время на работе с документами в 3−10 раз

Doczilla Pro — это платформа, которая специализируется на автоматизации подготовки и согласования документов. Цель платформы — избавить персонал от монотонных операций с документами и высвободить их время на решение сложных задач. Наши клиенты экономят до 10 раз на работе с договорами и другими документами, потому что это улучшает производительность всех отделов предприятия.

Цифровизация документов. Не нужно пересылать файлы и долго искать их на рабочем столе, в папках, различных базах, CRM и ERP-системах. Всё хранится в единой базе Doczilla Pro, к которой имеют доступ ответственные сотрудники. Интерфейс интуитивно понятный, а в руководстве пользователя содержатся ответы на все популярные вопросы, поэтому разберется даже новичок. Чтобы было проще разобраться с платформой, мы сделали серию коротких обучающих роликов: Doczilla Academy .

Исключение человеческого фактора. Пользователь создает документы без ошибок за несколько кликов, потому что не работает с текстом напрямую, а просто отвечает на вопросы анкеты. Файл автоматически генерируется на основе ответов — достаточно вписать существенные условия и нажать одну кнопку, ошибок не будет. Составленный договор можно скачать в формате docx или pdf , а также отправить в используемую в компании систему электронного документооборота.

Интеграция с СЭД, CRM, ERP-системами и внутренними базами данных. Doczilla Pro интегрируется с различными системами электронного документооборота и вашими базами данных, что позволяет использовать данные из таких систем автоматически, исключая рутинный ручной перенос данных.

Посмотрите, как Doczilla Pro помогает оптимизировать документооборот за счет интеграции с системами электронного документооборота.

Интерактивные шаблоны. Они заменяют несколько типовых форм: вам не нужно параллельно вести типовые договоры, в которых различаются несколько условий — вы можете работать в одном интерактивном шаблоне. Если внести в него изменения, то все формы обновятся автоматически. Полезно, если в вашей компании изменился бизнес-процесс и теперь нужно быстро отредактировать несколько типовых форм за один раз.

Библиотека знаний. Библиотека — это модуль с популярными формулировками. Сотрудник начинает ввод формулировки и получает уже проверенный вариант, который добавляется в договор за один клик. С библиотекой работают пользователи-эксперты, которые создают интерактивные шаблоны и сложные уникальные договоры. В библиотеку можно добавить любые типовые формулировки.

Легкая интеграция. Doczilla Pro можно интегрировать в закрытый контур. Этим занимаются наши специалисты совместно со службой безопасности вашей компании. Пока идет интеграция, бизнес-процессы не простаивают: все могут работать в обычном режиме. После интеграции мы обучим персонал и разработаем справочные материалы специально для вашего бизнеса.

Сохранение стилей. Если вы оформляете документы в едином корпоративном стиле, то при копировании текста в редактор Doczilla Pro текст сохраняет внешний вид: начертание шрифта, кегль, интерлиньяж, цвета и отступы. Таблицы, иллюстрации, абзацы и другие элементы текста переносятся корректно, ничего не придется править.

Работа в едином пространстве. Сотрудники могут одновременно работать над одним и тем же файлом и ставить друг другу задачи, а также отслеживать статусы выполнения операций и выполнять правки. Руководитель отдела может в любой момент выбрать нужную версию файла, проверить историю изменений и отслеживать каждое действие.

Аналитика эффективности сотрудников. Платформа наглядно показывает, сколько договоров создают ваши работники и как часто они работают с платформой. Это помогает выявить наименее активных и самых результативных сотрудников.

Профессиональная служба заботы о клиентах. Каждому клиенту мы выделяем персональный канал поддержки с менеджерами, которым не нужно объяснять вашу задачу с нуля при обращениях. Мы на связи по любым вопросам: техническая поддержка, консультации и обучение работе с платформой.

Чтобы подключить Doczilla Pro, оставьте заявку и мы перезвоним в течение 15 минут для уточнения деталей.

Применение Doczilla: Недвижимость Юридические фирмы, адвокатские бюро Банки Страховые компании Лизинговые компании Ритейл Промышленные компании Девелопмент и строительство Запросить демо

Применение Doczilla:

Недвижимость Юридические фирмы, адвокатские бюро Банки Страховые компании

Лизинговые компании Ритейл Промышленные компании Девелопмент и строительство

Источник: doczilla.pro