Программа документооборот что это

Электронный документооборот (ЭДО) все больше набирает популярность в связи с повсеместным внедрением цифровой маркировки товаров. ЭДО упрощает ведение документооборота: оформление и подписание, обмен между организациями, корректировки, сокращает бумажный обмен. Гораздо проще создать, подписать и отправить электронный документ, чем бумажный.

Значительно ускоряется передача информации контрагентам. Неоспоримым плюсом является, то, что такие электронные документы всегда под рукой и их невозможно потерять, при этом они имеют точно такую же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. В организации использующей СЭД гораздо проще вести учет документооборота, товарный и складской учет, собирать и систематизировать данные.

Электронный документооборот: что такое, как работает и чем полезен

Подключение организации к ЭДО

Оперативное подключение к электронному документообороту вашей организации (ИП). Большой выбор операторов. Выгодные цены.

Оглавление

• Что такое электронный документооборот
• Как работает ЭДО
• Функции электронного документооборота
• Преимущества ЭДО
• Недостатки электронного документооборота
• ЭДО для маркировки Честный Знак
• Внедрение ЭДО
• Как выбрать оператора ЭДО
• Программы электронного документооборота
• Что включает СЭД

Что такое электронный документооборот

Электронный документ — задокументированная информация в электронном виде, подписанная цифровой электронной подписью владельца, которая предназначена для использования исключительно на компьютерах и других средствах обработки информации.

Электронный документ приобретает юридическую силу только после подписания электронной подписью.

Электронный документооборот — это автоматизированный обмен электронными документами между организациями при помощи специализированного программного обеспечения, бесперебойное и безошибочное функционирование которого обеспечивает оператор электронного документооборота.

*Подробнее о понятии электронного документооборота читайте в ст.2 ФЗ №149 «Об информации» от 27.07.2006 года.

Система электронного документооборота — это значительная подмога бизнесу, помогающая снизить затраты на бумажный документооборот и сократить множественные риски такие, как ошибки в данных, потеря документов, нарушения сроков и др. Сегодня большинство организаций уже работает с электронным документооборотом. Внедрение обязательной маркировки Честный Знак также требует использование ЭДО, что повышает распространенность решения.

Итак, что же такое электронный документооборот (ЭДО)? Это обмен электронными документами в программе. Программа может устанавливаться на компьютер, а может быть представлена в виде электронного сервиса (приложения в браузере). В ней уже есть типовые форматы документов. Это упрощает внесение данных, сокращает ошибки при заполнении.

Чтобы подписать и отправить документ нужно нажать всего пару кнопок. Для поиска нужных документов есть удобный поиск. Программа ЭДО существенно экономит время и средства, особенно в больших компаниях.

Как работает электронный документооборот

Участники электронного документооборота:

• Организации (хозяйствующие субъекты),
• Индивидуальные предприниматели (хозяйствующие субъекты),
• Сотрудники организаций,
• Операторы электронного документооборота.

Электронный документооборот — это не просто обмен документами или программа. Система ЭДО имеет оператора для безопасной передачи данных. Ведь обмен важными документами должен быть безопасным.

Операторы ЭДО — организации, которые имеют необходимую программную и техническую базу для обеспечения защищенной передачи данных. Операторы обеспечивают шифрование, чтобы третьи лица не могли получить конфиденциальную информацию. Все операторы ЭДО в России примерно одинаковы по цене, скорости передачи данных, надежности и соответствии стандартам безопасности. Отличительные моменты могут наблюдаться в скорости ответа техподдержки, возможностях интеграции и наличии специалистов, готовых помочь.

Помимо стандартных услуг по обмену документами, оператор:

• дает знать Налоговой службе о том, что та или иная организация или ИП подключились к ЭДО
• предоставляет защиту данных использую защищенные каналы связи
• соблюдает нормы и требования закона
• проверяет на подлинность ЭП клиентов

Электронный документооборот между организациями выглядит следующим образом:

• Отправитель создает электронный документ (например, заявление или письмо)
• Отправитель подписывает документ электронной подписью
• Отправитель направляет документ контрагенту (ели организация-получатель не имеет ЭДО, то на ее e-mail придет приглашения для регистрации)
• Получатель на своем компьютере получает электронный документ
• Получатель принимает или отклоняет его с указанием причины
• Подписанный получателем документ отправляется отправителю
• Отправитель получает уведомление
• Отправитель выполняет поправки (если нужно) или создает новый документ

Функции электронного документооборота

Электронный документооборот предприятия позволяет не только экономить на бумажных ресурсах, но и позволяет максимально эффективно автоматизировать процессы организации связанные с оформлением различных документов, подачей отчетности в контролирующие органы. Внедрение ЭДО дает возможность создать эффективную среду управления.

Внедрение системы электронного документооборота в организации действительно дает массу возможностей. Перечислим основные функции СЭД:

• Создание документов в соответствии с разработанными шаблонами,
• Автоматизация ввода данных,
• Редактирование и корректировка документов,
• Устранение человеческого фактора (ошибок),
• Регистрация документов,
• Подпись документов,
• Экспертиза документов и согласование,
• Хранение документов,
• Увеличение скорости оформления документов, а следовательно работы организации,
• Отправка контрагентам,
• Сокращение сроков взаимодействия между организациями,
• Устранение риска потери важных документов,
• Систематизация и удобный поиск.

Система электронного документооборота (СЭД) помимо базовых задач помогает:

1. 1. Достигнуть повышения качества управления организацией — ЭДО помогает создать единую базу данных и позволяет разграничить права доступа, чтобы к важным данным не мог попасть посторонний. Можно отслеживать движение документов, сроки обработки, затраченное сотрудниками время.
2. 2. Повышение качества работы организации — увеличение скорости работы организации, сокращение сроков оформления документов позволяет быстрее оформлять отгрузки, заказы и др. Внедрение ЭДО позволяет автоматизировать ввод данных типовых документов тем самым сокращая саму возможность совершения ошибки пользователем программы.
3. 3. Автоматизация процессов взаимодействия — организации и контрагенты в разы быстрее обмениваются информацией и документами. Внесение исправлений и корректировок занимают меньше времени. Все процессы отлаживаются и функционируют без сбоев. Улучшается взаимодействие сотрудников внутри фирмы.

Преимущества ЭДО

Электронный документооборот в компании имеет массу уникальных преимуществ:

Недостатки электронного документооборота

Подключение к ЭДО помимо преимуществ имеет и ряд недостатков:

• Затраты на подключение и интеграцию, затраты на оборот
• Трата времени на внедрение, отладку рабочих процессов, настройку программы и разграничение прав доступа
• Затраты на обучение сотрудников
• Затраты на оформление электронных подписей для сотрудников
• Необходимость нанять сотрудника для обслуживания работы программы (если организация достаточно крупная)

Когда нужен электронный документооборот

Рассмотрим случаи, когда ЭДО использовать действительно необходимо:

1. 1. Взаимодействие с государственными органами и системами — с каждым годом количество электронной отчетности становится все больше, это и электронные больничные, и работа с электронными ВСД в Меркурий, и алкогольные декларации в ЕГАИС и многое другое. Такой подход упрощает работу с документами и подачу отчетности, экономит бумагу и бережет экологию.
2. 2. Работа с маркировкой Честный знак — все участники оборота маркированных товаров обязаны работать с электронными накладными с кодами маркировки (УПД), поэтому установка ЭДО строго обязательна.
3. 3. Участие в торгах — для того, чтобы продать или купить товар на аукционных и иных торговых площадках нужна электронная подпись и электронный документооборот.
4. 4. Управление дебиторской задолженностью — все организации работающие по схеме созвон-оплата по электронному счету-отправка документов почтой и возвращение подписанных экземпляров, так или иначе имеют дело с кассовыми разрывами и дебиторской задолженностью. ЭДО в таком случае существенно упрощает жизнь и сокращает сроки оформления документов.
5. 5. Документооборот торговых сетей — помимо обмена документами с ГИС, существенная часть документооборота связана с логистикой, счетами, оформлением заказов, погрузкой/отгрузкой и др. Здесь ЭДО позволяет автоматизировать важные бизнес процессы, без него работа попросту встанет или затянется, а предприятие потерпит убытки.

ЭДО для маркировки Честный Знак

Подключение к ЭДО — обязательное требование при работе с цифровой маркировкой Честный Знак и торговле маркированным товаром. Электронный документ для маркировки можно подключить двумя способами:

• напрямую у оператора ЭДО,
• через посредников (сервисные центры),
• ЭДО в составе товароучетного сервиса.

Если нужно подключить ЭДО для работы с маркировкой и это первоочередная задача, то лучше всего выбрать программу, которая не только позволяет вести документооборот, но и помогает работать с маркировкой, в также вести товарный учет. Сейчас на рынке множество инструментов, которые помогают централизовать решение задач (работу с ЭДО, онлайн-кассами, маркировкой, ведение товарного учета и др.):

• Контур.Маркет
• СБИС
• 1С:Розница
• МТС Касса и др.

Для малого бизнеса можно использовать бесплатный электронный документооборот от оператора маркировки ЦРПТ ЭДО Лайт.

Внедрение ЭДО

Организация электронного документооборота в организации выполняется в несколько последовательных этапов:

1. 1. Разработайте учетную политику работы с электронными документами и электронными подписями.
2. 2. Обрисуйте схему и порядок документооборота в организации. После интеграции с ЭДО работа должна продолжиться в том же порядке и по той же схеме, что и раньше, только бумажные документы заменятся электронными.
3. 3. Выберите нужный вам тип программы ЭДО: компьютерная программа (требует интеграции с уже существующими программами и системами) или веб-версия (подходит небольшому бизнесу, когда работа с документами ведется не ежедневно). Обычно электронный документооборот (СЭД) устанавливают на сервер организации и интегрируют с учетной программой. Полученное таким образом решение позволит использовать привычный интерфейс программы.
4. 4. Оформите электронную подпись на владельца организации и всех сотрудников, которые будут работать с ЭДО. Чтобы получить ЭЦП нужно обратиться в удостоверяющий центр. ЭЦП — сертификат электронной подписи, который записан на носитель (защищенный от изменений). ЭЦП используется с программой криптопровайдера, который обеспечивает защиту (шифрование). Бывают также облачные электронные подписи. Их файлы хранятся на серверах удостоверяющего центра и их можно использовать при наличии интернета когда и где угодно.
5. 5. Выберите оператора ЭДО и подключитесь (нужно заключить договор).
6. 6. Получите идентификатор участника ЭДО (это код по вашей организации)
7. 7. Если требуется работа с маркировкой, то нужно заключить дополнительное соглашение (использование УПД).
8. 8. Для начала работы отправьте приглашения организациям-партнерам, с которыми вы работаете.

Обычно подключение к ЭДО занимает не больше двух недель.

Как выбрать оператора ЭДО

Как мы уже говорили ранее, большинство операторов электронного документооборота предоставляют одни и те же услуги по одним и тем же ценам. Конечно отличаются тарифные планы и условия предоставления услуг. Как выбрать оператора, на что обратить внимание в первую очередь:

• стоимость и перечень услуг
• наличие соглашение об уровне качества (SLA)
• поддержка работы с цифровой маркировкой
• совместимость с учетной системой вашей фирмы и возможность интеграции
• наличие роуминга при отправке документов в организации, которые являются клиентами других операторов ЭДО
• наличие демо-режима для оценки удобства работы личного кабинета и его функциональных возможностей

Программы электронного документооборота

Обеспечением электронного документооборота занимаются программы ЭДО. Все программы можно разделить на несколько групп:

• Коробочные варианты — универсальные решения с набором стандартных функций. Минусом такой программы является ее ограниченность в возможностях и невозможность адаптации под конкретный бизнес. Плюсами являются: относительная дешевизна, простота интеграции и работы. Большое количество плюсов делает коробочные решения наиболее популярными среди программ ЭДО.
• Индивидуальные проекты — программные продукты, адаптированные под конкретную организацию. Такие программы требуют интеграции, обучения сотрудников и стоят довольно дорого. Такие решения рекомендуются крупным организациям и фирмам с особой узконаправленной спецификой работы.
• Совмещенные варианты — готовая программа, которая позволяет вносить индивидуальные настройки. Цена итоговой программы может быть невысокой. Внедрение и разработка продукта потребует меньше средств, чем создание индивидуального решения.

Популярные программы ЭДО:

Что включает система электронного документооборота

Использование системы электронного документооборота (СЭД) предполагает работу с такими юридически важными документами как:

• Документы в произвольном виде
• Универсальный передаточный документ (УПД)
• Универсальный корректировочный документ (УКД)
• Документ на передачу товаров
• Документ на передачу результатов работ
• Акт передачи прав
• Акт оказания услуг
• Заказ товара
• Ответ на заказ
• Отчет о продажах/списаниях комиссионных товаров
• Прайс-лист
• Соглашение по изменению цены
• Счета на оплату

Как работать с УПД

Ведение электронного документооборота так или иначе связано с работой с УПД. УПД разработан Налоговой службой для упрощения документооборота. Он заменяет собой накладную на отгрузку или акт выполненных работ (услуг) и счет-фактуру. На основе универсального передаточного документа отражаются операции бухгалтерского и налогового учета, а также принимается к вычету налог на добавленную стоимость.

Можно сформировать следующие виды УПД:

• счет-фактура
• счет-фактура и передаточный документ (как счет-фактура и первичный учетный документ)
• передаточный документ (как первичный учетный документ для УСН)

Как пользоваться ЭДО

Работа с ЭДО в зависимости от выбранного оператора и программы может сильно отличаться. В любом случае все сводится с созданию, подписанию и отправке документов, просмотру и корректировке документов, согласованию или аннулированию документов, их получению и работе с контрагентами.

Ниже вы можете найти и скачать инструкции как работать с ЭДО:

Эксперт

Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания.

Нужна помощь в подключении ЭДО?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем выбрать и подключить ЭДО.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования

Источник: kassaofd.ru

Обзор сервисов электронного документооборота

Автоматизация бизнес-процессов и упрощение уже существующих процедур сегодня являются ключевыми факторами успешного развития современного бизнеса. Чем меньше рутины, волокиты и бюрократии, тем больше времени остаётся на развитие.

Именно поэтому крупными IT-компаниями создано множество программных продуктов и онлайн-сервисов, направленных на упрощение типовых процессов.

Одним из ключевых направлений оптимизации бизнеса является документооборот, осуществляемый как внутри фирмы, так и вне нее (другими контрагентами и государственными органами). Согласитесь, что бегать с «бумажками» и хранить информацию в громадных бумажных архивах – отголоски прошлого. Стремительное развитие информационных технологий позволяет снгодня осуществлять обмен документами в электронном виде.

Электронный документооборот выгоден для предприятия не только из-за сокращения расходов на бумагу и заправку принтеров, он нужен для увеличения скорости обмена информацией, придания большей прозрачности, повышения уровня защищенности и конфиденциальности. Унификация и внедрение собственных шаблонов позволяет упростить делопроизводство на предприятии, оптимально сократить количество сотрудников, участвующих в данном процессе.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет модернизировать фактически все направления, связанные с ведением бизнеса:

• управление кадрами;
• архивирование;
• бухгалтерия;
• сдача отчётности в государственные органы («ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат» и прочие);
• экономика и финансы;
• склады;
• управление;
• взаимодействие с контрагентами;
• участие в государственных закупках и тендерах и т. д.

От того, какое направление бизнеса необходимо упростить и улучшить, зависит выбор соответствующего программного обеспечения и сервиса ЭДО.

При выборе той или иной системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на следующие критерии:

• текущие тарифы и стоимость;
• наличие пробной версии или демонстрационного продукта для наглядного ознакомления со всеми возможностями;
• возможность интеграции с другими программами и сервисами (в частности, с «1С»);
• наличие мобильного редактора (приложение, позволяющее производить операции по работе с электронным оборотом документов в режиме реального времени при помощи смартфона с подключенным интернетом);
• учет российской специфики (многие иностранные продукты непригодны для работы на территории России);
• информационная безопасность, контроль доступа, криптозащита.

Итак, давайте рассмотрим лучшие системы электронного документооборота (ЭДО).

«СБИС»

Популярный в РФ сервис ЭДО, позволяющий вести обмен документами внутри компании, с партнерами, клиентами и государственными органами. Доступны следующие возможности:

• проверка контрагентов;
• подготовка, контроль и отправка отчетов в «ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат»;
• поиск тендеров, сбор информации со всех площадок, расширенная аналитика закупок;
• дистанционный сбор фискальных отчётов и сведений с онлайн-касс;
• ведение бухгалтерского, складского и кадрового учётов;
• внутренняя корпоративная социальная сеть, позволяющая не только вести переписку и обмениваться информацией, но и осуществлять видеосвязь;
• управление бизнес-процессами;
• CRM-система для отдела активных продаж.

Кроме того, «СБИС» предоставляет готовые программные решения для электронного документооборота ресторанов и кафе, салонов красоты, супермаркетов, ЖКХ, интернет-магазинов и аптек.

Имеется бесплатная версия, предоставляющая доступ к приему документов от контрагентов, работе с первичными бухгалтерскими документами, созданию отчетов в государственные органы. Для удобства работы предусмотрена возможность установки мобильного приложения для смартфона, работающего на операционной системе «iOS» и «Android».

В бесплатной версии «СБИС» нельзя осуществлять отправку электронных документов адресантам (в том числе в государственные органы и контрагентам). Для этого потребуется подключить минимальный пакет, стоимость которого составляет 500 рублей в год.

За эти деньги Вы получаете одну электронно-цифровую подпись (ЭЦП), возможность отправки нулевой отчётности, 200 исходящих «пакетов»/год (по 50 за квартал), доступ к внутреннему мессенджеру и использование видеосвязи. Один «пакет» соответствует 1 отправке комплекта документов. Если Вам этого мало, есть возможность докупать данную опцию. Цена 7 рублей/пакет. За отдельную плату можно подключить уведомления по СМС или «Viber».

Если у Вас ненулевая отчётность и вы не хотите тратить время на поездки в государственные органы для её сдачи, потребуется дополнительно подключить тариф «Легкий» из раздела «Отчетность и бухгалтерия». Стоимость составляет 1700 рублей/год для «ИП», 2600 руб./год для «ООО» на упрощенной системе налогообложения (УСН) или «вменёнке» (ЕНВД). Данная опция позволит осуществлять отправку отчётов в «ПФР», «ФСС» и «ФНС», а также откроет доступ к оформлению больничных в электронном виде.

Для организаций, находящихся на основной системе налогообложения (ОСН), стоимость «Легкого» тарифа составит 3600 рублей/год, что обусловлено увеличением количества сдаваемых документов. За дополнительную плату можно подключить опцию по отправке отчетов в «Росприроднадзор», «Росалкоголерегулирование», «МВД», «ЦБ РФ».

В целом, сервис электронного документооборота «СБИС» предоставляет большую гибкость в настройках. Можно легко настроить систему под текущие потребности бизнеса. Более подробно о стоимости ведения управленческого учёта, анализа тендерных площадок, использовании CRM-системы, интеграции с онлайн-кассами и другими решениями «SBIS» Вы можете прочитать на их официальном сайте.

«Контур.Диадок»

Ещё один популярный в России сервис электронного документооборота. Позволяет:

• формировать и отправлять бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ);
• автоматически контролировать и проверять документы перед отправкой;
• распределять входящую документальную корреспонденцию по подразделениям и конкретным сотрудникам;
• хранить документы в единой базе данных;
• отправлять отчёты в государственные органы;
• сверять взаиморасчёты с контрагентами;
• вести международный ЭДО;
• интегрировать документооборот с системой «1С».

Так же, как и у «СБИС», имеется бесплатная версия, позволяющая получать входящие документы. А вот для их подписания придётся приобрести ЭЦП, стоимостью от 1 до 3 тысяч рублей.

Все тарифы привязаны к количеству исходящих документов. Для малого бизнеса предусмотрен пакет «Минимальный», рассчитанный на 100 исходящих документов. Стоимость 900 рублей в год. Каждый «пакет» свыше установленного лимита обойдется в 9 рублей.

Наибольший интерес для пользователей продукта «Контур.Диадок» представляет интеграция с «1С». Если у вас типовая конфигурация и версия 7.7, 8.1, 8.2, 8.3, то права на использование модуля будет стоить 11800 рублей/год. Отдельно может понадобиться услуга по установке, настройке и обучению сотрудников работе с модульным программным решением для «1С», что обойдётся в 2300 рублей.

Интеграция «Контур.Диадок» и «1C» позволяет:

• отправлять и принимать документы в электронном виде непосредственно в системе учета;
• вести автоматизированную сверку взаиморасчётов с контрагентами.

Таким образом, после установки и настройки модуля практически всю работу по ЭДО можно будет производить в «1С».

Для владельцев нестандартной версии учётной системы (не только продукта «1С», но и «Oracle», «SAP», «Docsvision», «DIRECTUM», «MS Sharepoint») интеграция будет стоить значительно дороже, а конечная стоимость рассчитывается индивидуально для конкретного случая. Аналогичное можно сказать и про взаимодействие с информационными системами ERP-уровня, позволяющие полностью автоматизировать управление всеми ресурсами на предприятии.

У ЭДО «Контур.Диадок» имеется мобильное приложение для смартфонов на «iOS» и «Android», позволяющее просматривать и подписывать документы.

«Synerdocs»

Ещё один продукт, постепенно набирающий популярность в России. В целом, возможности идентичны ЭДО от «Контур.Диадок»:

• создание, редактирование и отправка электронных документов контрагентам и государственным надзорным органам;
• интеграция с учетными системами «1С», «DIRECTUM», «SAP»;
• ведение сверки по взаиморасчетам с контрагентами.

Стоимость ЭЦП – 1600 рублей. Минимальный тариф — 2050 рублей/год из расчёта 300 отправок документов в течение всего периода. Явно проглядывается стремление компании уйти из ниши микробизнеса в сторону малого, среднего и крупного.

Если Вы хотите произвести интеграцию с системой «1С», то самый легкий способ — выбрать тарифы, начинающиеся от 1000 исходящих документов, что обойдется вам в сумму от 6300 руб./год и далее. При этом, интеграция с данной учётной системой будет осуществляться бесплатно.

Электронные документы свыше тарифного лимита оплачиваются из расчёта 7 рублей/пакет.

«Контур.Экстерн»

Ещё один программный продукт от «Контура». В отличие от «Диадока», сервис акцентирован только на отправку бухгалтерской и налоговой отчётности в «ФНС», «ФСС», «ПФР», «Росстат», «Росприроднадзор», «Росалкоголерегулирование».

Если вашему бизнесу не нужен полноценный электронный документооборот и достаточно будет отправлять только вышеуказанные отчёты, данный продукт — именно то, что вам нужно. Сервис оснащен интерактивным календарем, напоминающим о сроках подачи документов, модулями проверки отчетности на наличие ошибок и передачи в «ФСС» больничных листов в электронном виде.

Можно производить сверку счетов-фактур с контрагентами по НДС. Дополнительной опцией служит возможность интеграции с системой учёта «1С».

Минимальный тариф обойдется в 1200 руб./год и включает в себя только отправку отчетности в «ФНС» и «ПФР». Если хотите задействовать ещё и «Росстат» с «ФСС», то придётся обратиться к другому тарифному плану, цена которого значительно выше: 7680 рублей/год. Помимо отчётов добавятся «приятные» опции по проверке контрагентов, сверкам, финансовому анализу, получению/отправке запросов и выпискам. Кроме того, откроется доступ к видеоурокам для бухгалтеров и материалов по правовой базе.

Отчётность в «Росприроднадзор» + 3000 рублей/год, «Росалкоголерегулирование» +2500 рублей/год.

Базовым модулем интеграции с «1С», позволяющим работать с небольшим количеством отчётов, можно пользоваться бесплатно. Имеется наглядная инструкция, демонстрирующая, какие действия необходимо совершить для подключения и последующей настройки. «Расширенная версия» позволяет осуществлять многопоточную многопользовательскую работу с массовыми документооборотом. Но опция будет стоить от 2000 руб./год.

«DocSpace».

Платформа для ведения электронного документооборота. Программа работает на базе «MicrosoftSharePoint» и позволяет:

• организовать управленческий документооборот с чётко выстроенной иерархией и уровнями доступа;
• формировать внутренние распорядительные документы, приказы, служебные и объяснительные записки;
• вести автоматизированную регистрацию всей входящей и исходящей документальной корреспонденции;
• просматривать сквозную документальную бизнес-аналитику;
• устанавливать шаблоны документов;
• упрощать юридическое сопровождение договоров;
• выстраивать маршруты движения документальной корреспонденции;
• выполнять потоковое сканирование, ускоряющее процесс перевода бумажных документов в электронный формат.

Несложно заметить, что программа заточена под управленческий ЭДО. Что касается тарифов, то их сложно сравнивать с предыдущими продуктами ввиду специфики. В «DocSpace» имеется возможность интеграции с учетной системой «1С», а также СЭД «Контур.Диадок». Отдельно можно установить модуль для просмотра «CAD-файлов» непосредственно в системе.

Продукт распространяется не по принципу регулярной годовой оплаты, а лицензии на одно рабочее место. Сама сервер-система с «DocSpace» на 50 клиентских доступов будет стоить 450000 рублей. Отдельно можно докупать права из расчёта 1200 руб./рабочее место. Далее можно доставлять модули, исходя из потребностей и степени развития бизнеса:

• многопоточное сканирование (180000 р.);
• CRM-система (75000 р.);
• просмотрщик CAD-файлов (75000 р.);
• интеграция с «1С» (70000 р.) и «Диадок» (75000 р.);
• корпоративный портал (150000 р.);
• Project-сервера (установка и синхронизация с «DocSpace» для совместной работы команды над трудоемкими проектами).

Целевая аудитория продукта – это крупный серьезный бизнес уровня крупных застройщиков, машиностроения, энергетических компаний и логистических комплексов.

Сравнение сервисов электронного документооборота

Для более наглядной демонстрации систематизируем всю информацию в виде таблицы:

Критерий/Продукт	«СБИС»	«Контур.Диадок»	«Synerdocs»	«Контур.Экстерн»
Минимальный тариф, руб./год	500	900	2050	1200
Кол-во документов в тарифе	200	100	300	Неограниченно, но только гос. органы
Возможность дистанционной сдачи отчётности в «ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат»	Есть, но не при минимальном тарифе (+1700 р.)	Есть	Есть	Есть
Демо-режим	Есть	Есть	Есть	Есть
Интеграция с «1С» и стоимость, руб./год	Есть, бесплатно при тарифе от 6000	Есть, 11800 модуль + 2300 настройка	Есть, бесплатно при тарифе от 6300	Есть, бесплатно, но только включает работу с отчетностью
Мобильное приложение	Есть	Есть	Есть	Есть
Готовые решения для конкретных видов деятельности	Есть	Нет	Нет	Нет

Программный продукт «DocSpace» не был рассмотрен в данной таблице, т.к. относится к бизнесу с высоким уровнем развития и характеризуется наибольшей степенью автоматизации, необходимостью более детальной персонализированной настройки. Стоимость внедрения может достигать миллионов рублей, что делает решение недоступным для малых предприятий.

С точки зрения доступного функционала и дальнейшего развития бизнеса в будущем, то наибольший интерес из сервисов вызывает «СБИС». Если необходима минимизация затрат, выбирайте «Контур.Диадок» или «Synerdocs». Хотите ограничиться отправкой отчетности? Тогда есть смысл более детально изучить «Контур.Экстерн»

Источник: akiwa.ru

Электронный документооборот в организации

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Вам помогут документы и бланки:

• Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

• Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами
• Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения
• Этап 3. Разработка регламента работы системы
• Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей
• Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

• 1. Обеспечить защиту персональных данных
• 2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи
• 3. Разграничить кадровые документы
• 4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов
• 5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

• 1. Координировать процесс согласования договоров
• 2. Эффективно работать с претензиями и исками
• 3. Оперативно обрабатывать запросы

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

• утеря документов;
• их излишнее дублирование;
• длительное время согласования;
• затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

• удобный механизм поиска;
• оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
• возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

• входной и выходной регистрационный контроль документов;
• перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
• обмен документами между структурными единицами компании;
• классификацию документов по группам;
• оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
• создание резервных и архивных копий;
• возможность управления правами доступа;
• решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

• создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
• контролировать исполнителей по срокам;
• протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

• закрепляются основные правила работы системы;
• определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
• утверждаются их шаблоны и форматы;
• описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
• детализируются правила доступа к документам;
• расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

• указывается дата начала работы системы;
• закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
• утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
• детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
• расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на ЭДО подготовили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Форму документа. Это бесплатно.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Образец положения об электронном документообороте составили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Образец.

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

• масштаб и структура организации;
• специфика ее деятельности;
• географическая разрозненность структурных подразделений;
• текучка кадров;
• иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

• закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить:

• безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
• сохранность носителей персональных данных;
• доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
• использование средств защиты информации;
• выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

1. Формируемые в электронном виде.
2. Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

Как перейти на электронный кадровый документооборот, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Электронные трудовые книжки уже действуют повсеместно.

Как с 2023 года заполнять форму ЕФС-1, мы писали здесь.

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

• учитывается рабочее время;
• работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
• информируют о начале отпуска;
• оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

• формировать список лиц для согласования;
• контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
• решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

• все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
• шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
• была реализована возможность внесения корректировок;
• все этапы работы с документом можно было проследить;
• отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

• когда запрос получен исполнителем;
• сколько есть времени на его исполнение;
• дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

ВАЖНО! С 01.01.2022 года вступил в силу новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Данный стандарт прописывает в том числе и порядок работы с электронными документами.

Итоги

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).

Источник: nalog-nalog.ru