Коллеги, сегодня это интервью посвящается системе Документолог, поговорим о новых процессах реализованных в данной системе, какие работы были проведены, какие работы будут сделаны в ближайшем будущем.
Целью публикации данного интервью послужила колоссальная работа проделанная работниками HR блока: с какими сложностями столкнулись в период реализации, и конечно, же результаты работы всей команды.
Кайрат Туменбаев, начальник проектной группы автоматизации HR-процессов
Расскажите, почему возникла потребность в автоматизированных процессах НR?
— Первое, что я хотел бы отметить – это потребность в обслуживании большого количества персонала в большой компании и риски, которые могли предшествовать этому без внедрения автоматизации.
— Второе, отсутствие единой системы HR, что приводило к расхождению данных, отсутствие полноценной и актуальной базы работников.
— Третье, сократить многозадачность операций, обеспечить прозрачность процессов и, соответственно, эффективно управлять ими.
Обучение от специалистов Documentolog 11.11.2021
Понимая, что Казпочта, это 23 000 работников и каждый филиал, кадровый работник имел доступ редактировать, вносить изменения на свое усмотрение при оформлении тех же самым форм приказов, договоров и т д, тем самым искажался сам стандарт-шаблон выходных документов.
Должен был появится единый стандарт шаблонов документов, без возможности изменения базового стандарта, только с внесением ключевых полей, подлежащих к редактированию.
Что было в начале:
— Это была система COLVIR с различными записями, в которых были «нечистые данные». В конце прошлого года в Общесте запустили систему SAP HCM, с помощью которого можно было вести точный учет в рамках операционной деятельности.
Для автоматизации HR процессов нам нужно было решение, которое служило бы платформой для того, чтобы обслуживаться всем работникам Казпочты. Чтобы каждый работник компании мог на своем рабочем месте подавать заявки и при этом всеми этими процессами можно было легко управлять.
В первую очередь, мы поставили в приоритет чистку всех данных и в последующем внедрение электронного документооборота в HR процессах.
На сегодняшний день все процессы осуществляются в электронном виде, мы залили шаблоны в систему Документолог, тем самым минимизировали печатный документооборот и его подписание на бумажном носителе.
Теперь когда в Документологе вводятся данные они просто «садятся» в выходные формы, например, приказа на соответствующие поля и потом соответственно выгружаются.
Еще одним плюсом служит мобильная версия Документолога. То есть удаленная работа в любой точки мира. Это очень удобно, когда у тебя непрерывный процесс.
Таким образом, мы произвели интеграцию между системами Документолог и SAP. Сегодня это 23 HR процесса и 115 подпроцессов, то есть 115 шаблонов всех видов документов.
В текущей работе наша основная задача научить каждого работника уметь пользоваться системой, знать основные азы HR, как оформлять заявку на отпуск, командирование, что ему необходимо делать и.т.д. В конечном счете, чтобы каждый работник стал более компетентным в части HR, его права и обязанности согласно трудового кодекса. Чтобы у каждого работника сформировалась культура работы в системе.
Обучающий видеоролик для регистраторов
Обучение мы проводим с каждым РУПС/ГУПС индивидуально, пошагово показываем процесс, пишем ролики обучающие, отвечаем на все вытекающие вопросы. Конечно, это занимает очень много времени и сил, трудозатратно.
Но, когда работники видят все плюсы данной системы, начинают вовлекаться и участвовать в процессах, людям нравиться, они благодарят, более того, мы сейчас тестируем 7 процессов, работники сами ждут, когда он будет реализован, и это, конечно, очень радует).
Расскажите, о реализованном процессе графика отпусков?
— Что касается процесса отпусков, у нас есть хорошая «фишка», которая есть не во многих компаниях. Когда начинается пора отпусков, каждый работник задается вопросом: сколько дней у него есть, за какой период, сколько использовал, начинают звонить кадровикам и запрашивать у них.
Сейчас мы реализовали в таком формате процесс: на этапе создания графика отпуска работником при вводе ФИО, автоматически с системы SAP подтягиваются необходимы данные работника: сколько ему положено дней, сколько осталось и на основе этих данных работник может планировать правильно свой график без каких-либо затрат во времени и участников. За 14 дней Вам система выдает напоминание. Форма уже на 80% заполнена вам остаётся только подтвердить свое согласие подписав ЭЦП. Далее он автоматом поступает к вашему непосредственному руководителю для дальнейшего выпуска приказа на отпуск.
Программа документолог как она работает
Все ответы на самые часто задаваемые вопросы Вы найдете на этой странице.
Возможности системы
Возможности системы
Documentolog обеспечивает полный жизненный цикл всей электронной документации в рамках текущих бизнес-процессов компании. Автоматизация бизнес-процессов любой организации в соответствии с внутренними регламентами организации и утвержденными нормами Республики Казахстан достигается посредством целого ряда функциональных возможностей Documentolog, описанных ниже.
Конструктор отчетов
Гибкий конструктор отчетов, который позволяет строить графические отчеты различной сложности в виде графиков, диаграмм и т.д. А также, доступны преднастроенные 20 видов отчетов.
Архив представляет собой дополнительный модуль для архивирования и длительного хранения любых используемых в системе документов. Настройка условий архивирования документов проводится отдельно для каждого типа документов согласно номенклатуры дел компании.
Конфигурирование бизнес процессов осуществляется без программирования. Нотация BPMN 2.0
Мобильное приложение
Разработаны мобильные приложения для платформ Android и iOS с поддержкой ЭЦП и поддерживающие все функциональные возможности системы.
Поддержка ЭЦП
Система электронного документооборота Documentolog работает с официальными удостоверяющими центрами Республики Казахстан и распознает все утвержденные виды ЭЦП: НУЦ РК и УЦ ГО.
Интеграция с Active Directory/Ldap
Интеграция с Active Directory/Ldap позволяет создать одностороннюю или двустороннюю интеграцию системы Documentolog с внутренней доменной структурой компании.
Интеграция с внешними ИС
Mодуль предлагает возможность реализовать интеграцию с любыми информационными системами посредством веб-сервисов, поддерживающих протокол SOAP. Имеется возможность интеграции с веб-сервисами, сайтом организации и другими системами, например: 1C, ЕСЭДО, SAP.
Регистрация
Доступна регистрация любых типов документов. А также, все бумажные и/или электронные носители заносятся в систему и проходят процедуру регистрации.
Контроль документов
Настройка и установка контроля за процессом исполнения документа и его определенных этапов (вручную и автоматически), что позволяет повысить контроль исполнительской дисциплины сотрудников в несколько раз.
Аудит прав доступа