История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает немногим более десяти лет, но налицо огромный прогресс в этой области программного обеспечения. Поэтому возможности продукта, претендующего на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, должны быть выше, по крайней мере, на порядок по сравнению с первыми программами такого рода.
Работа содержит 1 файл
Муниципальное образовательное учреждение Козульская средняя общеобразовательная школа №2
Реферат на тему
«Электронные таблицы»
ученица 9 «А» класса
Список источников информации………………………………………….12
История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает немногим более десяти лет, но налицо огромный прогресс в этой области программного обеспечения. Поэтому возможности продукта, претендующего на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, должны быть выше, по крайней мере, на порядок по сравнению с первыми программами такого рода.
ЕН.02 Информатика. Технология создания и обработки числовой информации. Электронные таблицы.
В данном реферате для меня было важным раскрыть понятие электронных таблиц, что, как я считаю, удалось. Информация, представленная в нем, будет увлекательна каждому, кто интересуется в составлении каких либо списков и т.п.
Актуальность представленной темы состоит в том, что электронные таблицы являются основой при автоматизации любых расчетов: от простых арифметических операций до создания сложных математических систем интеллектуального анализа данных, которые находят применение в системах управления качеством продукции промышленных предприятий и используются крупными торговыми фирмами при анализе рынков сбыта.
Именно табличным процессорам и будет уделено особое внимание в процессе разработки данной дипломной работы.
Объект исследования – табличные процессоры.
Предмет исследования – основные характеристики и возможности табличных процессоров.
Цель выпускной квалификационной работы – исследование, анализ и оценка возможностей и особенностей табличных процессоров.
На мой взгляд, проблема состоит в том, что люди всегда стремились какие-либо данные изобразить проще, нагляднее, а с электронными таблицами это можно осуществить. Но не все люди знают что такое электронные таблицы, или просто не знают как пользоваться ими.
Ознакомиться с понятием электронной таблицы.
- Изучить историю электронных таблиц;
- Освоить основные приёмы заполнения и редактирования электронных таблиц;
- Определить назначение электронных таблиц.
Из истории электронных таблиц
Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский учёный австрийского происхождения Рихард Маттезих, опубликовав в 1961 г. исследование под названием «Budgeting Models and System Simulation». Концепцию дополнили в 1970 г. Пардо и Ландау, подавшие заявку на соответствующий патент. Патентное ведомство отклонило заявку, но авторы через суд добились отмены этого решения.
Информатика 9 класс : Интерфейс электронных таблиц
Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как отдельного класса ПО является Дэн Бриклин, который совместно с Бобом Фрэнкстоном разработал программу VisiCalc в 1979 г. Эта электронная таблица для компьютера Apple IIстала очень популярной, превратив персональный компьютер из игрушки для технофилов в массовый инструмент для бизнеса.
Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц — появление в 1982 г. на рынке программных средств Lotus 1-2-3, Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных.
Следующий шаг — появление в 1987 г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы, как правило, ведет к усложнению работы с программой.
Разработчикам Excel удалось найти золотую середину, максимально облегчив пользователю освоение программы и работу с ней. Благодаря этому Excel быстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей. В настоящее время, несмотря на выпуск компанией Lotus новой версии электронной таблицы, в которой использована трехмерная таблица с улучшенными возможностями, Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.
Электронные таблицы и их назначение
Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.
Электронные таблицы — компьютерная программа, поддерживающая представление данных в виде таблиц, состоящих из строк и граф, на пересечении которых располагаются клетки (ячейки таблицы). Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.
При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.
Электронные таблицы применяются везде, где встречаются данные в виде таблиц и вычисления над данными, представленными в табличном виде.
Это могут быть всевозможные отчёты, списки сотрудников, товаров, расчёты зарплат, налогов, стоимостей и тому подобное. В виде таблиц можно вести домашние расходы, успеваемость учеников, наблюдения за погодой, котировки валют, словари иностранных слов и так далее, и так далее.
Работа с электронными таблицами
Построение таблицы выполняется в рабочем листе. Вы уже знаете, рабочий лист разделен на строки и столбцы, при этом пересечения строк и столбцов образуют ячейки, в которых, собственно, и содержится информация, представленная в рабочем листе.
Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде прямоугольника, разделенного на строки и столбцы. Строки нумеруются сверху вниз. Столбцы обозначаются слева направо. На экране виден не весь документ, а только часть его.
Документ в полном объеме хранится в оперативной памяти, а экран можно считать окном, через которое пользователь имеет возможность просматривать таблицу. Для работы с таблицей используется табличный курсор, — выделенный прямоугольник, который можно поместить в ту или иную клетку.
Минимальным элементом электронной таблицы, над которым можно выполнять те или иные операции, является такая клетка, которую чаще называют ячейкой. Каждая ячейка имеет уникальное имя (идентификатор) , которое составляется из номеров столбца и строки, на пересечении которых располагается ячейка. Нумерация столбцов обычно осуществляется с помощью латинских букв (поскольку их всего 26, а столбцов значительно больше, то далее идёт такая нумерация — AA, AB, . AZ, BA, BB, BC, . ), а строк — с помощью десятичных чисел, начиная с единицы. Таким образом, возможны имена (или адреса) ячеек B2, C265, AD11 и т.д.
Следующий объект в таблице — диапазон ячеек. Его можно выделить из подряд идущих ячеек в строке, столбце или прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший — ячейка. Примеры диапазонов — A1:A100; B12:AZ12; B2:K40.
Если диапазон содержит числовые величины, то они могут быть просуммированы, вычислено среднее значение, найдено минимальное или максимальное значение и т.д.
Иногда электронная таблица может быть составной частью листа, листы, в свою очередь, объединяются в книгу (такая организация используется в Microsoft Excel).
Ячейки в электронных таблицах могут содержать числа (целые и действительные), символьные и строковые величины, логические величины, формулы ( алгебраические, логические, содержащие условие).
В формулах при обращении к ячейкам используется два способа адресации — абсолютная и относительная адресации. При использовании относительной адресации копирование, перемещение формулы, вставка или удаление строки (столбца) с изменением местоположения формулы приводят к перестраиванию формулы относительно её нового местоположения.
В силу этого сохраняется правильность расчётов при любых указанных выше действиями над ячейками с формулами. В некоторых же случаях необходимо, чтобы при изменении местоположения формулы адрес ячейки (или ячеек), используемой в формуле, не изменялся. В таких случаях используется абсолютная адресация. В приведенных выше примерах адресов ячеек и диапазонов ячеек адресация является относительной. Примеры абсолютной адресации (в Microsoft Excel): $A$10; $B$5:$D$12; $M10; K$12 (в предпоследнем примере фиксирован только столбец, а строка может изменяться, в последнем — фиксирована строка, столбец может изменяться).
Управление работой электронной таблицы осуществляется посредством меню команд.
Можно выделить следующие режимы работы табличного процессора:
- формирование электронной таблицы;
- управление вычислениями;
- режим отображения формул;
- графический режим;
- работа электронной таблицы как базы данных.
При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).
Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, — выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.
Источник: www.stud24.ru
Табличные редакторы
Табличный редактор —прикладная программа для
решения вычислительных задач (экономических,
бухгалтерских, инженерных, статистических) на
больших массивах данных, представляемых в
табличной форме. Наиболее известны табличные
редакторы Excel фирмы Microsoft, Lotus 1,2,3 и
Quattro Pro фирмы Novell, Equate фирмы Holostost,
QuickFigure Pro фирмы Pelican Ware, Лексикон XL 5.0
фирмы Арсенал.
3.
Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать
исключительно двухмерные таблицы с числовыми данными, но затем
появились продукты, которые могли работать с текстом,
графическими и другие мультимедийными элементами.
Инструментарий электронных таблиц включает математические
функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые
расчеты. Идею электронных таблиц впервые сформулировал
американский ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 году
исследование Budgeting Models and System Simulation. Концепция
дополнили в 1970 году Пардо и Ландау, подавшие заявку на
получение патента (U.S. Patent no. 4,398,249). Патентное ведомство
отклонило заявку, но авторы через суд добились отмены этого
решения. В 1979 году Дэн Бриклин и Боб Френкстон разработали
программу VisiCalc. Этот табличный редактор для компьютера Apple II
превратил персональный компьютер из игрушки в массовый
инструмент для бизнеса.
4.
Табличные процессоры – это специальный комплекс программ для
управления электронной таблицей. Электронная таблица (ЭТ) –
компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой
записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.
Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда:
числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи,
можно расположить в виде таблицы, т. е. в строках и графах;
числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или
графах и предполагается использование математических вычислений над
данными таблицы;
предполагается статистическая обработка данных; возможно частое
изменение информации; отслеживается большое число показателей;
предполагается изготовление нужного числа копий табличных
документов.
5.
Microsoft Excel — это программа, которая входит в пакет
Microsoft Office и предназначена для подготовки и
обработки электронных таблиц под управлением Windows.
Табличный процессор Excel предназначен для
ввода, хранения, обсчета и выдачи больших
объемов данных в виде, удобном для анализа и
восприятия информации. Все данные хранятся и
обрабатываются в виде «рабочей книги», в этом
случае таблицы называются рабочими
листами отдельных или связанных таблиц. Одна
или несколько таблиц составляет книги. Листы
можно удалять, добавлять или перемещать из
одной рабочей книги с расширением «xls».
6.
Сохранение и присвоение имени рабочей книге
При сохранении рабочей книги в Excel открывается окно
диалога «Сохранение документа». В этом окне необходимо
указать: имя файла, тип файла, выбрать диск и папку, в
которой будет храниться рабочая книга. Таким образом,
книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется в
папке на диске в виде отдельного файла с уникальным
именем.
7.
Открытие рабочей книги в Excel
Для открытия рабочей книги в Excel, надо выбрать
команду Файл «Открыть» или щелкнуть на кнопке
«Открыть» на стандартной панели инструментов. Excel
выведет окно диалога «Открытие документа» в нем можно
выделить требуемый файл и щелкнуть на кнопке Открыть.
8.
Закрытие рабочей книги и выход из Excel.
Для того, чтобы закрыть рабочую книгу в Excel, выберите
команду Файл «Закрыть», в результате чего закроется
рабочая книга. Для выхода из Excel необходимо выбрать
команду Файл «Выход» или щелкнуть на кнопку закрыть в
правой части строки заголовка окна приложения.
9.
Формула в электронных таблицах – это
совокупность арифметических операций,
адресов клеток и обращений к функциям.
Формула имеет свой признак ( = ). Ввод
формулы начинается с признака.
10.
Знаки арифметических операций:
+ — сложение
— — вычитание
* — умножение
/ — деление
^ — возведение в степень
( ) — повышение приоритета операции
Дробные числа записываются через -( ,)
11.
Основными понятиями табличного
процессора являются: книга, рабочий лист,
электронная таблица.
Книга в Excel представляет собой файл (с расширением по умолчанию
xls), используемый для обработки и хранения данных.
Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном
файле можно поместить разнообразные сведения (прямоугольные
таблицы данных («электронные таблицы»), внедренные или связанные
объекты, пользовательские элементы интерфейса, диаграммы и др.) и
установить между ними необходимые связи.
12.
Рабочий лист – основной документ, используемый в Microsoft Excel для
хранения и обработки данных.
Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и
изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять
вычисления на основе данных из нескольких листов.
Отдельный лист с диаграммой называют листом диаграмм, все прочие
листы называют рабочими листами.
Рабочий лист Excel состоит из совокупности ячеек.
Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки.
Строки и столбцы идентифицируются следующим образом – каждому
столбцу присваивается имя, состоящее из латинских букв, а каждой
строке присваивается номер. Размер таблицы фиксирован. Она состоит из
256 столбцов с именами от A до IV и 65 536 строк, нумерация которых
начинается с единицы
13.
Каждая ячейка имеет адрес, формат, отображение, содержимое.
Кроме понятия ячейки, в Excel используется понятие диапазона ячеек –
набора из двух или более ячеек рабочего листа.
При вычислениях на данные диапазона можно ссылаться как на единое
целое. Если диапазон представляет собой прямоугольную область
смежных ячеек, то его называют связным, а в противном случае –
несвязным.
Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для
перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую
вкладку.
14.
По умолчанию рабочая книга содержит три рабочих листа. Для изменения числа листов в
рабочей книге необходимо выбрать команду Параметры из меню Сервис и на вкладке
Общие в счетчике Листов в новой книге установить необходимое количество листов.
Над листами в книге можно выполнять следующие операции: вставлять, удалять,
переименовывать, перемещать, копировать, присваивать имена, объединять в группу.
Вставка листа.
Чтобы добавить один лист в рабочую книгу, необходимо активизировать лист, перед
которым нужно вставить новый, а затем использовать команду Лист в меню Вставка или
команду Добавить из контекстного меню ярлычка листа. Можно также воспользоваться
сочетанием клавиш Shift+ F11.
Для одновременной вставки нескольких листов следует выделить необходимое
количество ярлычков листов, удерживая нажатой клавишу SHIFT, а затем выполнить
команду Лист из меню Вставка.
Удаление листа. Для удаления листа из рабочей книги необходимо активизировать
удаляемый лист, затем из меню Правка или из контекстного меню ярлычка листа выбрать
соответствующую команду. Переименование листа. По умолчанию Excel присваивает
листам рабочей книги стандартные имена Лист1, Лист2 и т.д. Однако такие имена ничего
не говорят о содержимом рабочего листа. Поэтому лучше использовать информативные
имена. Имя листа не может содержать более 31 символа, включая пробелы. Для
переименования листа выбирают соответствующую команду из контекстного меню
ярлычка листа или из меню Формат (Формат – Лист). Можно также выполнить двойной
щелчок мыши на нужном ярлычке листа и ввести новое имя поверх старого. Копирование
и перемещение листов. Excel позволяет перемещать и копировать рабочие листы в
пределах рабочей книги или в другую рабочую книгу
15.
Адресация ячеек таблицы
Имя столбца и номер строки в совокупности однозначно определяют адрес
ячейки (используется также термин «ссылка»).
Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа и передает в Microsoft
Excel сведения о расположении значений или данных, которые требуется
использовать в формуле.
При помощи ссылок можно использовать в одной формуле данные,
находящиеся в разных частях листа, а также использовать в нескольких
формулах значение одной ячейки. Кроме того, можно задавать ссылки на
ячейки других листов той же или другой книги, а также на данные других
приложений.
Ссылки на ячейки других книг называются внешними. Ссылки на данные
других приложений называются удаленными. Excel поддерживает два вида
стилей ссылок: стиль ссылок A1 (используется по умолчанию) и R1C1 (R – Row,
строка, C – Column, столбец), который используется крайне редко. При
использовании стиля ссылок А1 для ссылки на ячейку следует ввести имя
столбца, а затем номер строки, которым одновременно принадлежит ячейка.
16.
В зависимости от выполняемых задач в Excel можно использовать
относительные ссылки, определяющие положение ячейки относительно
положения ячейки с формулой, или абсолютные ссылки, которые всегда
указывают на конкретные ячейки.
Относительные ссылки автоматически корректируются при их
копировании, а абсолютные ссылки – нет. Если перед буквой или номером
стоит знак $, например, $A$1, то ссылка является абсолютной, в
противном случае – относительной.
Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить знак $
перед той частью ссылки, которая не должна изменяться при
копировании. Для этого в строке формул следует выделить ссылку,
которую необходимо изменить, и нажать F4. Каждое нажатие F4
переключает тип ссылки в следующей последовательности: абсолютный
столбец и абсолютная строка (например, $C$1); относительный столбец и
абсолютная строка (C$1); абсолютный столбец и относительная строка
($C1); относительный столбец и относительная строка (C1). Например,
если в формуле выбран адрес $A$1 и нажата F4, ссылка становится A$1.
Нажав F4 еще раз, получаем $A1 и т.д.
17.
Мастер функций, его назначение и возможности Функции –
заранее определенные формулы, которые выполняют
вычисления по заданным величинам, называемым
аргументами, и в указанном порядке.
Список аргументов функции может состоять из чисел, текста, логических
величин (например, ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, значений ошибок
(например, #Н/Д) или ссылок. Необходимо следить за соответствием
типов аргументов. Кроме того, аргументы могут быть как константами, так
и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие
функции.
Структура функции начинается с указания имени функции, затем вводится
открывающая скобка, указываются аргументы, отделяющиеся точками с
запятыми, а затем – закрывающая скобка.
18.
Для вставки функции в ячейку необходимо:
выделить ячейку для формулы;
вызывать Мастер функций с помощью команды Функция меню Вставка или
кнопки ;
в диалоговом окне Мастер функций выбрать тип функции в поле
Категория, затем функцию в списке Выберите функцию и нажать кнопку
ОК;
в полях следующего диалога ввести аргументы функции – числовые
значения или ссылки на ячейки (чтобы указать ссылки на ячейки, можно
нажать кнопку, находящуюся справа от поля, и выделить мышью ячейки,
содержащие аргументы функции; для выхода из этого режима следует
повторно щелкнуть кнопку, которая находится справа от поля). Затем
следует нажать ОК.
19.
Примеры некоторых функций Excel
МИН(число1;число2; . ) Возвращает наименьшее значение в списке
аргументов.
СРЗНАЧ(число1; число2; . ) Возвращает среднее (арифметическое) своих
аргументов.
СЧЁТ(значение1; значение2; . ) Подсчитывает количество чисел в списке
аргументов. Функция СЧЁТ используется для получения количества
числовых ячеек в интервалах или массивах ячеек.
СЧЁТЕСЛИ(диапазон;критерий) Подсчитывает количество ячеек внутри
диапазона, удовлетворяющих заданному критерию.
ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)
Возвращает одно значение, если заданное условие при проверке дает
значение ИСТИНА, и другое значение, если ЛОЖЬ. Функция ЕСЛИ
используется при проверке условий для значений и формул.
20.
Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Excel
выводит в ячейку сообщение об ошибке. Если формула содержит
ссылку на ячейку, которая содержит значения ошибки, то вместо
этой формулы также будет выводиться сообщение об ошибке.
Значение сообщений об ошибках следующее:
#### – ширина ячейки не позволяет отобразить число в заданном формате;
#ИМЯ? – Excel не распознал имя, использованное в формуле;
#ДЕЛ/0! – делается попытка деления на нуль;
#ЧИСЛО! – нарушены правила задания операторов, принятые в
математике;
#Н/Д – такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента
задана ссылка на пустую ячейку;
#ПУСТО! – задано пересечение двух областей, которые в
действительности не имеют общих ячеек;
#ССЫЛКА! – задана ссылка на несуществующую ячейку;
#ЗНАЧ! – использован недопустимый тип аргумента.
21.
Стандартные числовые форматы:
Числовой – если нужно задать конкретные детали отображения чисел (число
десятичных знаков, разделитель групп разрядов или способ отображения
отрицательных чисел).
Денежный или Финансовый – для отображения денежных сумм (разница
между этими форматами в том, что формат Денежный позволяет отображать
отрицательные суммы, например, другим цветом и без знака минус, а
формат Финансовый используется для выравнивания денежных величин по
разделителю целой и дробной части).
Процентный – для отображения чисел в виде процентов.
Экспоненциальный – для отображения числа в виде произведения двух
составляющих – числа, находящегося в пределах от 1 до 10, и степени числа
10. Например, число 789 при использовании формата Экспоненциальный
будет иметь вид 7,89Е+02.
Дробный – для отображения чисел (долей) в виде обыкновенной дроби.
Дата и Время – для отображения дат и времени, представленных числами
(Excel хранит даты и время в виде чисел).
22.
Изменение параметров шрифта
Вкладка Шрифт позволяет выбрать шрифт и установить дополнительные
параметры отображения.
В списке Шрифт можно выбрать имя шрифта. Список Начертание служит
для установки наклона и толщины.
Размер может быть выбран или введен с помощью клавиатуры. Кроме
того, на этой вкладке можно устанавливать различные виды
подчеркивания, цвет шрифта и видоизменение.
Обратите внимание на то, что Excel позволяет просматривать, как будет
выглядеть шрифт.
Изменение фона, узора и обрамления ячеек Для изменения или установки
фона и узора выделенной ячейки или группы ячеек можно использовать
вкладку Вид диалогового окна Формат ячеек
Для изменения обрамления выделенной ячейки или группы ячеек можно
использовать вкладку Граница диалогового окна Формат ячеек/
Так же можно форматировать строки и столбцы.
Источник: ppt-online.org
Билет № 18
1. Технология обработки информации в электронных таблицах (ЭТ). Структура электронной таблицы. Типы данных: числа, формулы, текст. Правила записи формул. Основные встроенные функции. Абсолютные и относительные ссылки.
Графическое представление данных.
При работе с документами в офисе приходится сталкиваться с таблицами. Работать с таблицами можно и в текстовом редакторе, но они не позволяют производить расширенную сортировку, устанавливать связи между ячейками и многое другое, необходимое при работе с числовыми табличными данными. Для этой цели служит специальный редактор, предназначенный для работы с табличной информацией – программа — электронная таблица.
Электронные таблицы – это программа для создания и использования документов с автоматическим расчетом вносимых данных.
На сегодняшний день самыми мощными программами, предназначенными для работы с электронными таблицами, являются Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc. Они обладают множеством функций, которые окажут вам существенную помощь в повседневной работе.
Окно OpenOffice.org Calc 2.2
Окно Microsoft Excel 2007
Одним из важнейших особенностей электронных таблиц является способность связывать ячейки друг с другом с помощью формул, причем, программа позволяет работать с разными форматами отображения чисел – денежными, целыми, датой, временем, процентами и многими другими.
Обратите внимание на следующую особенность электронной таблицы: в ней есть ячейки, значения которых вычисляются через значения других ячеек.
При запуске программы ЭТ открывается окно, содержащее новую рабочую книгу. Рабочая книга — это многостраничный документ ЭТ, каждая страница которого называется рабочим листом. В окне документа отображается активная страница. По умолчанию книга содержит три рабочих листа с именами Лист1, Лист2 и ЛистЗ.
Пользователь может вставить в книгу дополнительные листы (максимально возможное их количество в Excel — 255). На левом конце горизонтальной полосы прокрутки находятся ярлычки листов и кнопки прокрутки для их просмотра.
Таблицы в программе ЭТ создаются на рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. В ячейки вводится содержимое таблицы. По умолчанию строки нумеруются, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквами.
Каждая ячейка имеет собственный адрес, он определяется именем столбца и номером строки, которым принадлежит ячейка. Например, ячейка в левом верхнем углу рабочего листа с содержащимся в ней текстом «Наименование» имеет адрес А1. Хотя создается впечатление, что часть текста переходит в ячейку В1 следующего столбца, на самом деле весь текст расположен в ячейке А1.
Активная ячейка А1 на рисунке окружена рамкой, которая называется рамкой активной ячейки, а заголовки столбца и строки этой ячейки подсвечиваются. В каждый момент времени активной является только одна ячейка, и данные можно вводить лишь в нее. Для выбора ячейки щелкните на ней кнопкой мыши, при этом ячейка становится активной (текущей).
В ячейки рабочего листа могут быть введены данные трех типов: числа , формулы и текст . Числа (к ним мы будем относить также значения даты и времени) представляют собой величины, использующиеся в вычислениях, скажем для определения количества дней, на которое просрочен возврат видеокассеты или для расчета начисленных процентов на депозит за определенный период времени. Формулами называются инструкции, вводимые в ячейки, в соответствии с которыми производятся вычисления. Текст — это информация, не являющаяся ни числом, ни формулой. Текст обрабатывается как последовательность символов, даже если он представляет собой набор цифр.
Данные могут вводиться только в активную ячейку — либо непосредственно, либо с использованием строки формул, которая расположена под панелью инструментов в верхней части экрана. Выберите нужную ячейку, а затем начинайте ввод данных. В ячейке немедленно появится курсор, а вводимые символы отобразятся как в ячейке, так и в строке формул; при этом станут доступными кнопки управления строки формул.
Если при вводе данных произошла ошибка, щелкните в строке формул на кнопке Отмена с изображением крестика красного цвета. Отменяется ввод и посредством нажатия клавиши [Esc] на клавиатуре. Нажмите кнопку Ввод (на ней изображена галочка зеленого цвета), чтобы закончить ввод данных, — кнопки строки формул исчезнут. Для завершения ввода и перехода к другой ячейке воспользуйтесь клавишей [Enter]. В случае, когда введенные числовые значения не помещаются в ячейку из-за недостаточной ширины столбца, вместо них на экране отображается несколько символов диеза (#).
Существует множество приемов создания формул. К примеру, в рабочем листе требуется умножить цену на количество и определить стоимость товара. Чтобы получить в ячейке С2 размер определить стоимость товара, следует активизировать эту ячейку, ввести знак равенства, а затем — адреса ячеек A2 и B3, соединенных знаком умножения (*). Введенная в ячейку формула должна иметь следующий вид: = A2* B3
Ввод формулы завершается нажатием клавиши [Enter], после чего в ячейке появляется результат вычислений. Однако фактическим содержимым ячейки по-прежнему будет формула, которая отображается в строке формул при активизации ячейки, а также в режиме редактирования содержимого данной ячейки (установить этот режим позволяет функциональная клавиша [F2]).
Недостаток этого способа состоит в том, что при составлении сложных формул часто допускаются ошибки и неточности, например можно неверно указать адрес ячейки. Когда на рабочем листе находятся тысячи чисел, вероятность ошибок существенно возрастает.
В основу другого способа положен более надежный метод — наведи и щелкни. Этот прием является традиционным для всех программ управления электронными таблицами. Для того чтобы вставить в формулу адрес ячейки достаточно вместо ввода его с клавиатуры щелкнуть мышью по этой ячейке.
При любом способе создания формул для контроля ввода можно пользоваться строкой формул, которая активизируется нажатием клавиши [=].
Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции (Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т.д.) и знаки математических: операций. Например, формула «=А1+В2» обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В2, а формула «=А1*5» — умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.
ЭТ располагает множеством специальных функций, которые можно использовать в вычислениях. Наличие большого количества стандартных функций позволяет не только автоматизировать процесс вычислений, но и сэкономить время. С их помощью выполняются как простые, так и довольно сложные операции.
Относительные и абсолютные ссылки
Для того чтобы в формуле использовать значение, находящееся в какой-либо ячейке, необходимо сослаться на эту ячейку, указав ее адрес. Ссылка на ячейку может быть относительной , абсолютной и смешанной .
Относительные ссылки, фактически, задают смещение ячейки, на которую производится ссылка, относительно ячейки, в которой данная ссылка указывается. По этой причине при копировании формулы адрес ячейки, на которую производится ссылка, изменяется так, что смещение остается прежним. Относительные ссылки создаются по умолчанию.
Абсолютная ссылка указывает на конкретную ячейку. При перемещении или копировании формулы такая ссылка не изменяется, поскольку она задает фиксированную позицию на рабочем листе. Признаком абсолютной ссылки является наличие двух знаков доллара ($) — перед именем столбца и перед номером строки. В смешанных ссылках содержится один знак доллара. Например, если он стоит перед именем столбца, то мы имеем абсолютную ссылку на столбец и относительную — на строку.
Абсолютные ссылки в исходной формуле можно задавать вводя с клавиатуры перед соответствующими адресами строк и столбцов символ $. Однако если вы не собираетесь заполнять формулу или копировать ее в другие ячейки, в указании абсолютных ссылок нет никакой необходимости. Кроме того, можно задавать абсолютные ссылки в Excel, пользуясь клавишей [F4]. Клавиша [F4] действует как переключатель. При первом нажатии она преобразует относительную ссылку в абсолютную, при втором в смешанную типа A$1, при третьем – в смешанную типа $A1, а при четвертом нажатии смешанная ссылка вновь будет преобразована в относительную. Если вам нужно, чтобы в результате копирования формулы изменялся один компонент адреса, используйте смешанные ссылки.
Анализ данных с помощью диаграмм
Значение диаграмм как графической формы представления числовых данных трудно переоценить. Они не только улучшают наглядность излагаемого материала, но и позволяют отобразить соотношение различных значений или динамику изменения показателей.
В зависимости от способа графического представления данных различают следующие основные типы диаграмм: линейчатая диаграмма, гистограмма, круговая диаграмма, график, диаграмма с областями, точечная диаграмма.
Диаграммы создаются на основе содержимого столбцов и строк диапазона. По умолчанию значения строки образуют ряд данных, а значения столбца — категории. Эти установки можно изменить, в результате чего ряд данных составит значения столбца, а категории — значения строки. Для многих типов диаграмм можно задавать несколько рядов данных.
При этом каждый из них выделяется определенным цветом или узором. Названия рядов указаны в легенде, которая содержит информацию об условных обозначениях, используемых в диаграмме. Значение каждой ячейки строки называется точкой данных и отображается на диаграмме в виде маркера (маркером может быть точка, сектор круга, столбик и т. д.).
Пользователи могут встраивать в документы диаграммы различных типов и по-разному их форматировать. Выбирая формат, вы задаете способ отображения диаграммы. Когда на диаграмме представлен один ряд данных, все маркеры данных имеют одинаковый цвет. Если же рядов данных несколько, маркеры разных Рядов выделяются различными цветами. Формат созданной диаграммы в дальнейшем можно изменять.
Круговая диаграмма представляет собой круг, разбитый на несколько секторов, каждый из которых соответствует определенному значению, входящему в суммарный показатель. При этом сумма всех значений принимается за 100 %.
Например, для наглядного отображения того, какой товар пользуется наибольшим спросом можно построить следующую диаграмму. Исходные данные для этих диаграмм извлекаются из диапазонов А3:А7 и D3:D7. Первый диапазон содержит название продуктов, второй название продаж каждого продукта. Из диаграммы видно, что наибольшим спросом пользуется йогурт.
Гистограмма и линейная диаграмма
В этом случае определенным значениям соответствуют либо вертикальные столбики, либо горизонтальные полоски различной длины.
Самый простой способ создания диаграммы состоит в использовании мастера диаграмм. Работу с мастером начните с выделения диапазона данных, на основе которых будет строиться диаграмма. Все установки параметров и внесенные изменения отображаются в области предварительного просмотра. По завершении установки параметров щелкните на кнопке Далее, чтобы продолжить создание диаграммы.
Послед вставки диаграммы ее можно переместить или изменить ее размеры таким образом, чтобы она не перекрывала часть данных и красиво отображалась. Размер и форма диаграммы изменяются посредством маркеров выделения.
Так же вставленную диаграмму можно отредактировать и отформатировать, т.е. добавить или удалить ряды данных, изменить тип или вид диаграммы, добавить или удалить подписи, изменить цветовое оформление и т.д.
Источник: www.klyaksa.net