Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.
Что такое тайм-менеджмент
Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.
Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.
12. Составление плана действий
Практики включают обширный спектр действий:
- постановка целей;
- планирование рабочего дня;
- распределение личного времени;
- приоритизация задач;
- управление ресурсами;
- разработка действенных стратегий;
- формирование списков;
- делегирование (перепоручение) задач;
- определение, фиксирование, анализ временных затрат.
На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».
Закон тайм-менеджмента
Преимущества применения тайм-менеджмента
Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:
- развивается в разных сферах деятельности;
- правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
- продуктивно работает в любых ситуациях;
- четко выделяет цели в порядке приоритетности;
- избегает ненужных ошибок;
- не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
- выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
- справляется с делами в минимальные сроки;
- менее других подвержен стресс-факторам;
- поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
- уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.
Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.
Как составить План действий?
Реальные «убийцы» времени
На уроках освещаются следующие темы:
- Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
- Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
- Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
- Системы управления временным ресурсом.
- Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.
Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.
Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:
- прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
- перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.
Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.
Высказывание Сенеки о планировании времени
Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.
Главные принципы управления временем
Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:
- Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
- Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
- Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
- Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
- Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
- Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
- Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.
Правила тайм-менеджмента
Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.
Эффективные методы планирования
От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.
Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:
- Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
- Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
- Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
- Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.
Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.
Матрица Эйзенхауэра
ABCDE
16 сервисов для организации и планирования
Хотите максимально эффективно использовать своё время и ресурсы? В таком случае, обратите внимание на подготовленный нами список полезных инструментов.
В зависимости от рода деятельности, личных предпочтений и психологических особенностей, каждому из нас будут удобны различные типы органайзеров с теми, или иными функциями.
Сделали подборку не очень распространенных (лично для нас), но хороших сервисов. 55й раз писать о достоинствах и недостатках битрикса, эверноута, амо и тд не стали. Возможно Вам пригодится, а если что-то поможет в достижении поставленных целей, мы будем рады, что внесли в этот процесс маленькую песчинку.
1. Todoist — todoist.com
Упрощённый в пользу понятности планировщик. Подойдёт для тех, кто достаточно хорошо знает английский язык.
2. Trello — trello.com
Бесплатный веб-ресурс, удобный для корректировки работы малых групп. Использует парадигму канбан с карточками, метками и прочими прелестями это системы.
3. Any.do — ru.any.do
Трэк-лист, дающий возможность синхронизировать персональные задачи и проекты с дополнительными возможностями.
4. Remember The Milk. rememberthemilk.com
Тэги, спсики, напоминания через мессенджеры, оффлайновые задачи на смартфоне, синхронизация с другими сервисами, привязка к гуглокартам, в общем – натуральный комбайн.
5. Миниплан. miniplan.ru
Личный сетевой планировщик. Позволяет хранить задачи, понимает речь, оформляет календарь и вообще не даёт опоздать туда, куда надо.
6. Memos. www.memos.ru
Бесплатный онлайновый ассистент. Органайзер, события напоминалочки по датам, бухгалтерия и прочие радости.
7. 42goals. 42goals.com
Ресурс на английском языке предназначенный для мониторинга повседневных задач и привычек. Интерфейс максимально визуализирован за счёт использования картинок, так что понятен будет даже без особых познаний в языке. Основной функционал бесплатен.
8. EasyFinance. easyfinance.ru
Бесплатный онлайновый сервис на русском языке помогающий с ведением домашней бухгалтерии.
9. Workzilla. workzilla.ru
Ресурс для делегирования работ. Любые задачи за доступные деньги.
Ещё одна бесплатная программка для почты на домене gmail. Даёт возможность упорядочивать сообщения с почты и вносить её в список заданий. Понадобится знание английского.
11. X-Mind. xmind.net
Удобное и простое приложение для построения карточек памяти. Благодаря простоте и интуитивно понятному интерфейсу отлично подойдёт для построения иерархий и панорамного просмотра задач.
Сервис для постановки задач с контролем их достижения.
13. Lightshot. http://prnt.sc/
Программа для захвата экрана, работает на Win и Mac платформах. Есть возможности для редактирования изображений и публикации в интернете.
Приложение, позволяющее вести учёт личных средств. Удобный и простой интерфейс, графики и подробная статистика.
15. LiveBinders. livebinders.com
Сервис, дающий возможность хранить и работать с документами на облачном хранилище. Есть возможность хранения ссылок и синхронизации онлайн-аккаунта на ПК, или мобильном гаджете.
16. Utopic . utopic.me
Браузерное расширение, предназначенное для быстрого сохранения ссылок и синхронизации их на разных устройствах. Есть возможность поиска материалов по ключевым запросам.
Источник: spark.ru
Time Management: 10 программ для эффективного управления временем
Процесс подготовки мероприятия состоит из десятков задач, звонков, поездок и встреч. Чтобы все успевать, необходимо контролировать время и правильно его распределять, уметь выделять приоритетные задачи и не отвлекаться на менее важные дела. В этом поможет не только знание основных приемов тайм-менеджмента, но и специальные программы, созданные для эффективного контроля и планирования времени.
Предлагаем на выбор 10 удобных программ, с помощью которых вы сможете лучше организовать и проконтролировать выполнение ежедневных задач.
ЛидерТаск
ЛидерТаск — это российский планировщик задач, который подойдет как для личного планирования, так и для работы в команде. Внутри программы есть все необходимые инструменты для составления списков задач, работы с проектами, планирования своего расписания, а также контроля личного и рабочего времени.
Приложение может поддерживать работу офлайн и не требует постоянного подключения к Интернету. В бесплатной версии можно создавать до 3 проектов и 3 канбан-досок. Стоимость платного тарифа варьируется от 217 до 499 рублей в месяц.
ЛидерТаск доступен на ПК, смартфонах и синхронизирует данные между всеми устройствами. Вы можете скачать и установить приложение или воспользоваться web-версией.
.slider__item’ data-cycle-timeout=’0′ data-cycle-speed=’300′ data-cycle-swipe=’true’ data-cycle-swipe-fx=’scrollHorz’ data-cycle-fx=’fade’ data-cycle-pause-on-hover=’.slider__item’ data-cycle-caption=’.slider__count-21′ data-cycle-caption-template='<> / >’ data-cycle-prev=’.slider__prev-21′ data-cycle-next=’.slider__next-21, .slide-21′>
Источник: event.ru