Программа для путевок авто

Путевые листы ― это важный документ для любой организации, в которой есть хотя бы один автомобиль. В этой статье мы рассмотрим острые вопросы, которые возникают при работе с этим документом. Объясним, как организации избежать штрафов и повысить эффективность работы с помощью программы для путевых листов.

• Путевой лист на предприятиях и организациях
• Регламент оформления путевых листов на предприятии
• Кто проверяет путевые листы у организации
• Программа учета путевых листов
• Штраф без путевого листа на организацию

Путевой лист: для чего нужен в организации

Путевой лист в организации нужен как один из основных и самых необходимых документов, в соответствии с которым:

• Начисляется зарплата водителей;
• Контролируется использование корпоративного автотранспорта;
• Учитывается расход средств (ГСМ, денег на ремонт, техосмотр и сопутствующие расходы);
• Ведутся проверки контролирующими органами и налоговой службой.

Для учета транспортных средств в компании путевой лист является незаменимым документом. Доступ к нему предоставляется сотрудникам кадрового отдела, бухгалтерии, операторам, механикам и другим ответственным лицам, но к реальной работе с «путевками» допущены немногие.

Оформление путевого листа

Кто заполняет путевой лист в организации

Путевой лист в организации заполняют либо диспетчеры, либо бухгалтерия, либо менеджер транспортного отдела. Обязанности по заполнению путевых листов распределяются в каждой компании по-своему, в соответствии с должностной инструкцией.

Чтобы назначить сотрудника, который выписывает путевые листы водителям на предприятии, необходимо составить приказ, содержащий:

1. Наименование компании;
2. Должность и ФИО работника;
3. Дата назначения сотрудника ответственным за заполнение «путевок»;
4. Нормативные документы по организации – часы работы, должностная инструкция и т.д.

Пример приказа о назначении ответственного за путевые листы

Вот пример должностной инструкции для ответственного за эксплуатацию автотранспорта. Вы можете скачать ее и заполнить в соответствии с требованиями вашей компании.

Кто выдает путевые листы водителям в организации

Вот интересная новость: выдавать путевые листы водителям в организации может не только ответственный сотрудник, но и самый обычный электронный терминал. Работать с таким достаточно просто и легко. Все, что нужно водителю – подойти к терминалу перед началом рабочей смены, ввести личный ID и заполнить «путевку» самостоятельно, после чего только получить все необходимые подписи.

Такие терминалы обычно стоят при входе на работу

Если терминала в компании нет, путевые листы водителям выдает назначенный сотрудник.

Порядок выдачи путевых листов на предприятии

В каждой компании есть свои правила выдачи путевых листов, которые зависят от внутренних норм работы. Обычно этот процесс начинается с того, что диспетчер заполняет документ, затем медик и механик ставят свои отметки. После этого водитель берет путевой лист и выходит на работу. В конце дня водитель делает отметки о показателях одометра и ДУТа, вписывает их в путевой лист и ставит свою подпись. Затем механик и медик снова подписывают путевой лист, после чего он сдаётся диспетчеру.

Нужна ли печать организации на путевом листе

Нет, в настоящее время это необязательное требование. Достаточно трех подписей, о которых мы говорим ниже.

Данные, которые необходимы в путевом листе в 2023 году

Кто может подписывать путевые листы в организации

На каждом путевом листе должны стоять три подписи:

1. Ответственного сотрудника, о котором мы говорили ранее;
2. Механика транспортного отдела, который подтверждает, что автомобиль перед рейсом прошел техосмотр и готов к поездке;
3. Медработника организации. Этот сотрудник может работать как непосредственно в компании, так и удаленно, если на предприятии действует система ЭСМО. Медик осматривает водителя и допускает его к работе.

Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

85% компаний совершают эти 7 ошибок по управлению автопарком.
Узнайте, есть ли они у вас

Кто проверяет путевые листы у организации

Проверяют путевые листы у организации:

• ФНС (Федеральная налоговая служба) – расходы на топливо должны быть отражены, в том числе, и в путевых листах. Просматриваются путевые листы при плановых или внеплановых проверках.
• Трудовая инспекция – по запросу от водителей, если поступят жалобы о неправильном начислении зарплаты и несоблюдении прав на отдых.
• ГИБДД – если возникнет подозрение, что автомобилем управляет «левый» сотрудник или вовсе человек не от компании.

Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

Срок хранения путевых листов в организации

Путевые листы в организации должны храниться пять лет в электронном или бумажном виде. Тем не менее, без регулярных проверок трудовой инспекции срок хранения путевых листов может быть продлен.

Порядок оформления путевого листа в 2023 году

Как утилизировать путевые листы

В связи с упомянутой выше неопределенностью законов, рекомендуется хранить документы не менее 7 лет и только после этого назначать процедуру утилизации. Для утилизации старых путевых листов необходимо организовать комиссию и оформить акт. Путевые листы можно сжечь или уничтожить в шредере.

Программа учета путевых листов

Проще и надежнее всего работать с программой учета путевых листов. Хранить путевые листы на бумажных носителях – это не только прошлый век, но и попросту неудобно, особенно потому, что хранить надо в определенных условиях, в специальном журнале формы No 8 и в течение 5 лет.

Электронный учет путевых листов проще, поскольку:

• Водитель может самостоятельно заполнить «путевку» через терминал – и документ сразу сохранится в базе данных на сервере;
• Механик, медработник и ответственный менеджер могут поставить на путевом листе электронную подпись;
• В начале и в конце смены вся информация о здоровье сотрудника, показаниях одометра и состоянии автомобиля также сохранятся автоматически;
• Все данные можно синхронизировать с программой бухгалтерского учета без перенесения их вручную.

Использование электронных программ позволяет ускорить процесс заполнения путевых листов, избежать ошибок и увеличить эффективность рабочих процессов в организации.

Готовый распечатанный бланк

Программа учета ГСМ и путевых листов «ТМ: Корпоративные поездки»

Чтобы не заниматься внесением и актуализацией информации вручную, рекомендуется использовать систему «ТМ: Корпоративные поездки», которая:

Объединяет все этапы работы с путевыми листами в одном интерфейсе.

Позволяет планировать график работы водителей, заполнять путевые листы и собирать информацию о заявках и поездках.

Автоматически переносит информацию в бухгалтерские системы учета с готовыми бланками путевых листов для разных видов транспорта.

Выдает путевой лист по шаблону с уже заполненными данными каждого водителя, когда он входит в систему.

Отображает график работы всех водителей.

Бессрочно хранит данные и может восстановить информацию даже при сбое в бухгалтерской системе учета.

Отслеживает планируемый и фактический маршрут, количество заказов, время выполнения поездки, всю переписку между водителем и диспетчером, все действия и нажатые кнопки, записи разговоров и информацию о пробеге машины.

Система «ТМ: Корпоративные поездки» может быть интегрирована с другими программами через открытый API, позволяющий обмениваться данными между разными системами. Мы интегрируем программный комплекс таким образом, чтобы информация об автопарке была собрана в едином месте, и пользователю не требовалось работать с несколькими программами и переносить данные между ними вручную.

Существует возможность интеграции системы с другими программами, включая:

• «1С:Предприятие» (собирает данные о заявках, фактическом графике работы водителей, километраже и т.д.)
• «АвтоГРАФ» или Wialon (собирает данные о передвижении водителей и маршрутах);
• ГЛОНАСС или GPS (точное отображение маршрута).

Электронный журнал учета путевых листов

Существует журнал учета, который используется для отслеживания движения путевых листов. Раньше этот журнал мог заполняться только по форме No8, но начиная с января 2013 года стали действовать более гибкие правила. Сейчас компании могут разработать свою форму журнала учета, но она должна содержать определенные данные, такие как номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, а также подписи диспетчера и бухгалтера. Ведение журнала в электронном виде также допускается, но только при условии, что его можно будет распечатать в любой момент.

Пример, как данные из «ТМ: Корпоративные поездки» попадают в журнал учета системы 1С

Штраф без путевого листа на организацию

Если у водителя отсутствует путевой лист, то компания может быть оштрафована.

• Инспектор ГИБДД имеет право наложить штраф в размере 500 рублей и отправить автомобиль на штрафную стоянку.
• Более крупные штрафы могут быть наложены, если водитель не прошел медосмотр — 3000 рублей, а руководитель — 5000 рублей.
• Компания может быть оштрафована на 30 000 рублей и более, если медосмотры не проводятся вообще.

Источник: tmcorp.pro

Путевые листы и журналы по безопасности дорожного движения

Все нужные подписи автоматически подставляются в документы. Очень удобная функция для создания копий журналов! Остается их только распечатать и заверить!

Экспорт в Excel для редактирования и печати

Любой журнал по БДД можно выгрузить в Excel и перед выводом на печать внести все необходимые корректировки. Таким образом шанс ошибки сводится к минимуму

Получить тестовый доступ

Какие журналы должны быть в организации

Какие журналы должны быть на предприятии? Какие журналы ведет механик, а какие ответственный за БДД? В системе по умолчанию предустановлены и настроены все обязательные журналы по безопасности дорожного движения.

Поэтому ведение журналов организации с помощью программы TaxiAgent поможет избежать больших штрафов, эвакуации автомобилей на штрафстоянку и более серьезных санкций со стороны ГИБДД, МАДИ и Ространснадзора.

Источник: taxiagent.ru

Путевые листы для 1С

Конфигурация с возможностями интеграции

Подсистема для встраивания в типовые конфигурации

Формы соответствуют приказам Министерства транспорта РФ № 390 от 28.09.2022 г., № 368 от 11.09.2020 г., № 467 от 21.12.2018 г., № 296 от 08.03.2018 г.,№ 476 от 07.11.2017 г.,№17 от 18.01.2017 г.,№152 от 18.09.2008 г.,

РОССИЙСКОЕ ПО (REESTR.DIGITAL.GOV.RU)
ЗАПИСЬ В РЕЕСТРЕ № 10710 ОТ 08.06.2021

ФГУ ФИПС (РОСПАТЕНТ)
СВИДЕТЕЛЬСТВО № 2016610456

Учет путевых листов и гсм в 1С

Формы путевых листов №: 6, 6-спец., 4-C, 4-П, 4-М, 3, 3-спец., ЭСМ-2, ЭСМ-3, ЭСМ-7, 412-АПК, 411-АПК, Кран, ПА-1, ПГ-1, ПЛ-1. Учет ГСМ, нормирование ГСМ по формулам приказа Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008, экспорт проводок в бухгалтерию, импорт контрагентов и сотрудников, планирование перевозок, открытый исходный код.

Количество пользователей в одной локальной сети не ограничено. Дополнительные лицензии на пользователя не требуются (используются ваши пользовательские лицензии 1С).

Основные функции

• Создание и печать путевых листов
• Автоматическое заполнение остатков топлива при выезде данными предыдущего листа
• Автоматическое заполнение спидометра при выезде данными предыдущего листа
• Автоматическое заполнение пробега с помощью он-лайн сервиса
• Автоматическое заполнение пробега на основе сохраненных данных
• Учет расхода ГСМ (км, час, моточас, тех.операции)
• Учет заправок (простой и расширенный: пластиковые карты, талоны, наличные, АЗС, поставщик, склад)
• Учет и планирование затрат на ТС (шины, ТО, ОСАГО, запчасти, масло, топливо и др.)
• Контроль наступления сроков замены: по дням, пробегу, моточасам (шины, ТО, ОСАГО, запчасти, масло и др.)
• Возможность указания норм расхода для зимы/лета и установка периода зимы/лета по организациям и подразделениям
• Расчет зарплаты (час, км, т.км, т, тех.операции)
• Печать путевых листов (в том числе двухсторонняя, групповая, без данных возврата, без данных выезда и возврата, печать с приложением)
• Сквозная нумерация
• Отчеты

Дополнительные функции

• Массовое создание путевых листов и заполнение по шаблонам
• Автоматический расчет нормативного расхода топлива по формулам Минтранса № АМ-23-р
• Продвинутый механизм работы с поправочными коэффициентами
• Возможность ведения учета нескольких видов топлива или их смеси для одного транспортного средства
• Автоматический пересчет путевого листа при копировании
• Экспорт проводок на списание топлива в Бухгалтерию предприятия 2.0 и 3.0
• Импорт контрагентов и сотрудников из типовых конфигураций
• Возможность исправления путевых листов задним числом, с пересчетом последовательности
• Восстановление последовательности сквозной нумерации с выбранного документа
• Возможность организации сквозной нумерации по: организации, подразделению, транспортному средству, виду, марке
• QR Code на печатных формах путевых листов

Скриншоты

Вы сами выбираете уровень интеграции*

• Путевые листы для 1С (Конфигурация) — отдельная база
• Путевые листы для 1С (Подсистема) – для встраивания в типовые конфигурации (кроме базовых версий)
• Подробнее об интеграции
• Системные требования

*Укажите при покупке Конфигурация или Подсистема

Как долго этот программный продукт на рынке?

Первый релиз программы вышел в марте 2014 года и быстро попал «Топ продаж Инфостарт».

Каждый новый покупатель — это новые идеи и развитие разработки. Мы постоянно улучшаем функционал и делаем рассылки с обновлениями.

Кто уже использует программу?

ООО «Уренгоймонтажспецстрой», ООО «Лесопарк-СК», МП «Инфраструктура и сервис», ООО «ТРАНСМАГИСТРАЛЬХОЛДИНГ», ООО «Строительные технологии», ООО «Энергострой», ООО «АвтоТрансРесурс»,ОАО «Агроплемкомбинат Мир», ООО «ЭЛИТ-СТРОЙ», ООО «Транспортная Компания «ЮграТрансСервис», ООО «ТрансАгроСервис», ООО «Юг-Транс», ООО «Оренбургвторчермет» и другие компании…

Путевой лист в 1С, из чего состоит программный продукт?

Документы

• Путевой лист автобуса (форма №6)
• Путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6-спец.)
• Путевой лист автомобильного (стрелового самоходного) крана
• Путевой лист грузового автомобиля (форма 4-C)
• Путевой лист грузового автомобиля (форма 4-П)
• Путевой лист грузового автомобиля (форма 4-М)
• Путевой лист легкового автомобиля (форма №3)
• Путевой лист специального автомобиля (форма 3-спец.)
• Путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2)
• Рапорт о работе строительной машины (форма ЭСМ-3)
• Справка (форма ЭСМ-7)
• Путевой лист трактора (форма 412-АПК)
• Учетный лист тракториста-машиниста (форма 411-АПК)
• Маршрутный лист подвижного состава
• Путевые листы Индивидуального предпринимателя (формы ПА-1, ПГ-1, ПЛ-1)
• Заправочная ведомость
• Ввод начальных данных по пробегу и остатку топлива
• ТН, CMR

Отчеты

• Журнал учета путевых листов (форма №8)
• Журнал предрейсового медицинского осмотра водителей
• Журнал предрейсового осмотра транспортных средств
• Карточка работы транспортного средства
• Остатки и оборот топлива по видам, машинам, документам
• Расход топлива по сотрудникам
• Ведомость поступления топлива
• Ведомость списания топлива
• Заработная плата
• Фактические затраты
• Планируемые затраты
• Реестр Заявок
• Прочие вспомогательные отчеты

Справочники

• Грузы, Должности, Контрагенты, Шаблоны адресов контрагентов, Маршруты, Транспортные средства, Прицепы, Поправочные коэффициенты и другие…

Обработка перерасчета пробега и топлива

• Пересчитывает пробег и топливо в документах в случае исправлений задним числом

Обработка перенумерации

Восстановление последовательности сквозной нумерации документов в случаях, когда это необходимо

Обработка экспорта проводок в конфигурации: БП, БСО, ERP, КА, УПП

• Создает документы на списание топлива. Счета и аналитика настраиваются.

Обработка Импорта контрагентов из типовых конфигураций

• Бухгалтерия предприятия 3.0
• Бухгалтерия предприятия 2.0
• Бухгалтерия строительной организации
• Управление торговлей
• Управление небольшой фирмой
• Управление производственным предприятием
• ERP Управление предприятием
• Комплексная автоматизация

Обработка Импорта сотрудников из типовых конфигураций

• Бухгалтерия предприятия 3.0
• Бухгалтерия предприятия 2.0
• Бухгалтерия строительной организации
• Управление производственным предприятием
• ERP Управление предприятием
• Комплексная автоматизация

Планирование перевозок

Заявка -> Маршрутный лист -> Путевой лист

Удобное визуальное планирование с отображением точек погрузки/разгрузки на карте. Подробнее…

1С:Библиотека стандартных подсистем 8 (БСП)

• Применяется в версии «Конфигурация», для обеспечения базовой функциональности.

Интеграция с системами мониторинга: Wialon, FortMonitor, ГЛОНАССSoft, Автоскан

• Загрузка данных:

• расход ГСМ
• пробег
• моточасы
• выдано ГСМ
• маршрут (адреса откуда-куда, пробег)

Отчет

Сравнение данных по путевым листам с данными системы мониторинга

Особенности учета

• Учет нормативного расхода топлива реализован согласно Распоряжению Министерства Транспорта Российской Федерации от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р о введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Автобусы, Грузовые бортовые автомобили, Тягачи, фургоны, легковые автомобили, самосвалы, Специальные и специализированные автомобили, выполняющие работы в период стоянки, Специальные и специализированные автомобили, выполняющие работы в процессе передвижения).
• Возможен учет ГСМ по путевым листам с использованием нескольких видов топлива или смеси топлив для одного транспортного средства. Например, транспортное средство использует бензин и газ, или в один бак заправляют 95 и 92 бензин.

Системные требования

• Компьютер с установленной платформой 1С:Предприятие 8 не базовых версий.
• Пользовательские лицензии 1С (стандартные лицензии 1С, дополнительные лицензии для использования подсистемы и конфигурации не требуются).
• Для возможности обмена данными с типовыми конфигурациями, установленными на сервере Linux, необходим один компьютер с операционной системой Windows.
• Подробнее…

Отзывы

Множество различных отчетов, автоматизированный расчет нормы топлива, многообразие форм путевых листов. Очень большая экономия времени при расчете нормы топлива, до этого все делали вручную. Оперативность, контакт с клиентом, тех.поддержка.

ООО «Юнилайн» Мололкина В.С.

Понравилась возможность интеграции с системой мониторинга. Получили ценный опыт взаимодействия с техподдержкой по доработке конфигурации под наши условия по приспособлению 1с для учета путевых листов карьерных самосвалов. В результате имеется возможность использовать дифференцированные нормы расхода топлива по «объектам» (маршруты), а также дифференцированный тариф сдельной заработной платы водителям по «технологическим операциям».

ООО «Жирновский щебеночный завод» Гришин Д.Ю.

Настоящим письмом благодарим Вас за сотрудничество, оперативность во взаимодействии по модернизации программы. Отдельно хотим отметить в программе, простой и удобный интерфейс, в программе удобно вести учет без сложных формул и лишних операций.

ООО «ТехноТрак» Каган Д.А.

Часто задаваемые вопросы

ВОПРОС: В какие конфигурации можно внедрить подсистему?

ОТВЕТ: Подсистему можно внедрить в типовые конфигурации 1С с интерфейсом на управляемых формах или Такси (например Бухгалтерия 3.0). В базовые версии конфигураций (например «1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия») внедрить подсистему нельзя, так как фирма 1С запрещает внесение любых изменений в эти конфигурации. Пожалуйста используйте ПРОФ версии (например «1C:Бухгалтерия 8 ПРОФ» или «1С:Бухгалтерия 8. Комплект на 5 пользователей» и др.).

ВОПРОС: На какой версии платформы 1С может работать конфигурация?

ОТВЕТ: Для работы конфигурации необходима платформа 1С:Предприятие 8.3 (приобретается отдельно). Обратите внимание! — базовая версия типовой конфигураций 1С, поставляемая с программной лицензией, позволяет запускать только базовую версию конфигурации. Например, если вы приобретаете «1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия», то вы сможете запускать только конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия». Поэтому, для работы конфигурации необходима «не базовая» лицензия на платформу 1С. Такая лицензия поставляется с ПРОФ версиями типовых конфигураций 1С (например «1C:Бухгалтерия 8 ПРОФ», «1С:Бухгалтерия 8. Комплект на 5 пользователей» и др.) или с поставкой платформы «1С:Предприятие 8. Технологическая поставка».

ВОПРОС: Как мне получить обновление?

ОТВЕТ: Обновления рассылаются на e-mail указанный при покупке.

ВОПРОС: Затрагивает ли подсистема основную конфигурацию Бухгалтерия предприятия(БП) 3.0? (случай внедрения в типовую конфигурацию)

ОТВЕТ: Не затрагивает. Более того все объекты имеют префикс, это гарантирует, что они никогда не пересекутся с объектами типовой конфигурации.

ВОПРОС: Будет возможность без дополнительных сложностей производить обновление БП 3.0?

ОТВЕТ: Обновление будет происходить типовым образом, в режиме конфигуратор или в режиме предприятия. Никаких сложностей с типовым обновлением от 1с нет.

ВОПРОС: Есть необходимость в обновлениях вашей поставки?

ОТВЕТ: Функционал подсистемы постоянно расширяется, но если у вас нет необходимости в новых функциях, то можно не обновлять.

ВОПРОС: Сколько стоит подписка на обновление и тех. поддержку?

ОТВЕТ: Первый год после покупки вы получаете все обновления и тех. поддержку бесплатно. Далее годовая подписка составит 30% от текущей стоимости программного продукта.

ВОПРОС: Сколько пользователей может работать с программой. Нужно ли покупать лицензии для пользователей?

ОТВЕТ: Количество пользователей программного продукта ограничено лишь количеством пользовательских лицензий 1С. Докупать дополнительные лицензии ненужно.

ВОПРОС: Я покупаю как юридическое лицо, мне предоставят документы?

ОТВЕТ: Предоставляется комплект документов (лицензионный договор, счет на оплату, акт передачи прав) на почтовый адрес, указанный при заказе.

Организуйте учет путевых листов в 1С за 1 день!

★ Бесплатно 12 месяцев обновлений.
★ Бесплатно 12 месяцев технической поддержки разработчика.
★ Количество пользователей не ограничено.

Источник: pobedasoft.ru