Основа BPM-платформы Sensei — это конструктор бизнес-процессов. Конструктор представляет собой визуальный редактор, в котором вы можете создать бизнес-процесс компании в виде наглядной блок-схемы: добавлять задачи, направлять процесс в нужное русло в зависимости от разных условий, настраивать поля, которые должны заполнить сотрудники по ходу процесса, и многое-многое другое.
В начале работы с новым процессом на доске будет стартовый элемент и кнопка для добавления следующего шага.
При клике на пустой элемент откроется модальное окно, в котором вы можете выбрать нужный элемент из трёх групп. В группе «Основное» находятся элементы Sensei, в группе «amoCRM» — возможности для интеграции с amoCRM, а в разделе «Виджеты» — наши дополнительные инструменты или интеграции с другими сервисами.
Как строить блок-схемы и рисовать бизнес-процессы [для начинающих]
После выбора нужного элемента в правой панели развернутся его настройки. После сохранения настроек элемент появится на доске. Вы можете добавить к нему подпись (она появится на конструкторе под блоком элемента), а во вкладке «Чат» — обсудить его с коллегами.
Слева в рабочей области есть инструментарий. По умолчанию выбран обычный курсор, с его помощью можно захватывать и перемещать элементы, либо раскрывать их настройки.
Следующий инструмент позволяет добавить элемент между двумя другими, не разрывая при этом связь. Просто кликните на линию связи: на ней появится пустой элемент и сразу откроется панель с выбором элементов.
С помощью инструмента «Ножницы» вы можете разрезать связь между элементами. Сам конструктор бизнес-процессов сразу перестроится так, чтобы связанные со стартом элементы шли без разрывов, а отрезанная часть ветви сместится на ближайшее свободное место вправо — так, чтобы не пересекаться с другими элементами. Эту часть можно захватывать за любой элемент и перемещать по конструктору на свободное место. Если соединить пустой элемент с такой ветвью, она сразу подтянется и станет продолжением процесса.
Инструмент множественного выделения позволяет выбрать сразу несколько объектов и перемещать их вправо или влево, если позволяет место. Вы также можете выбрать сразу несколько групп элементов, для этого надо просто зажать клавишу Ctrl при выделении.
Моделирование бизнес процессов: гайд от начала до конца
Правила построения бизнес-процессов
Есть несколько простых правил в построении процесса. Они уже заложены в конструктор и выполняются автоматически:
- Процесс идёт и читается слева направо и сверху вниз.
- Вы можете создавать циклы или связи между разными ветвями бизнес-процесса. Для этого нужно перетянуть пустой элемент на тот, с которым связываем ветвь. Чтобы такие связи не мешали восприятию процесса, они сворачиваются в «микроэлемент» — уменьшенную копию связанного элемента из другой ветви.
- Элементы можно двигать вправо и влево, но нельзя надвигать друг на друга. Поэтому в конструкторе бизнес процессов заложено минимальное расстояние между двумя блоками.
- Вы можете улучшить читаемость процесса, расположив разветвления от элементов с несколькими вариантами сверху вниз в нужном порядке. Например, самая верхняя ветвь — это позитивный ход процесса, ниже — нейтральный и последняя ветвь — негативный. Если какой-то вариант добавится позднее, это не проблема — просто возьмите за первый дочерний элемент новой ветви и, двигая его вверх или вниз, меняйте ветви местами.
Закончив работу с одним процессом, вы можете перейти к другому, кликнув на название процесса в верхней панели. В списке процессов есть поиск, который применяется и к названию процесса, и к группам. В этом же разделе можно добавить новый процесс.
По клику на шестерёнку вы развернёте настройки текущего процесса. В первой вкладке можно отредактировать название процесса, включить его или выключить (при выключении запущенные процессы в сделках остановятся), выбрать группу процесса и открыть к нему доступ по ссылке.
Во вкладке «Параметры» вы можете добавить глобальные параметры, которые заполняются единым значением для всех процессов во всех сделках, или локальные, которые будут относиться только к текущему процессу в рамках одной сделки. Параметры используются в элементах, с их помощью можно хранить и передавать информацию как между связанных сущностей, так и глобально между всеми процессами Sensei.
В разделе «Действия» можно одним кликом скачать процесс в PNG, создать копию процесса или экспортировать его для загрузки в другой аккаунт.
Следующий инструмент верхней панели — это переключение между версиями и публикация процесса.
По умолчанию новый процесс находится в режиме черновика. В этом режиме вы можете вносить любые изменения, разрывать связи, перестраивать процесс, не боясь, что это отразится на той версии, которая работает в сделках. После клика на кнопку «Опубликовать» версия процесса со всеми последними изменениями отгружается в ваш аккаунт в amoCRM, и процесс начинает работать уже по-новому.
Вы можете переключаться между версиями, сравнивать их, проверять, кто и когда выполнял публикацию. Если прошлая версия процесса показала себя более удачно, одним кликом по кнопке «Опубликовать» вы можете вернуть её в работу. Подробнее про инструмент «Версионность» читайте в отдельной статье.
Если в опубликованную версию начать вносить изменения, тут же создатся новый черновик, работа будет вестись в нём и не повлияет на запущенные в сделках процессы. В аккаунте может быть один черновик, то есть без публикации обновлений можно отредактировать только одну ранее опубликованную версию.
Последний блок в верхней панели — это блок коммуникаций. Здесь вы видите пользователей, которые сейчас вместе с вами просматривают процесс. Правее иконок пользователей есть кнопка чата, по клику на неё раскрывается лента сообщений.
В ленте вы видите общие сообщения и можете обсуждать с коллегами построение процесса, а также последние сообщения, которые относятся к конкретным элементам. По клику на такое сообщение можно перейти в раздел «Чат» самого элемента и просмотреть переписку по нему подробнее.
Если вы закончили работу с конструктором, то можете быстро перейти в любой раздел Sensei в amoCRM. По клику на логотип развернётся список разделов, а выбранный откроется в новой вкладке.
Источник: sensei.plus
Fox Manager Бизнес Процессы
Fox Manager Бизнес Процессы — это полезная программа. Fox Manager Бизнес Процессы – удобный и эффективный инструмент для построения процессной модели предприятия.
Для моделирования бизнес процессов в программе используется простая и понятная нотация Basic Flow Chart. Встроенные средства автоматизации позволяют автоматически генерировать схемы взаимодействия и процессы верхнего уровня. Все графические схемы бизнес процессов могут быть экспортированы в текстовый редактор и распечатаны.
Также Вы сможете сгенерировать отчёты по функциям, процессам, взаимодействиям и использованию документов. Генерируемый отчёт по ответственности персонала может быть использован как аналог должностной инструкции. Интегрированная система распределения доступа по категориям бизнес процессов позволяет настроить программу для использования в сетевом режиме.
Программа также имеет встроенные средства для резервного копирования баз данных и проверки орфографии на русском, украинском и английском языках.
Fox Manager — это программа для тех, кто дорожит своим временем и ищет современный эффективный инструмент для быстрого и грамотного построения структуры и процессной модели предприятия.
Программа помогает руководителю быстро создать функциональную модель управления предприятием и исключить все возможные ошибки при создании такой модели. Fox Manager — это сетевая программа, в которой может работать несколько пользователей одновременно.
Еще одно достоинство программы это реализованное распределение доступа. В Fox Manager ФМ, в частности в разделе процессы, Вы можете получить доступ к каждой группе процессов отдельно. Это значит что каждый руководитель направления может строить свою процессную модель абсолютно самостоятельно.
Источник: freesoft.ru
Пример формирования схемы процесса с использованием инструмента bpmn
Практически каждому из нас в работе когда-нибудь приходилось описывать какие-либо процессы, включающие в себя взаимодействие нескольких участников со специфическими ролями, находящихся в разных подразделениях или на разных территориях, использующих разнообразные способы коммуникации и передачи данных, документов и других артефактов. Если процесс достаточно простой, его можно описать в текстовом виде, разделяя по пунктам.
Но если процесс сложный, с большим количеством участников, промежуточных задач и подпроцессов, имеющий разные варианты прохождения (ветвления), то для его понимания требуется дополнительная визуализация, т. е. построение схемы. Как правило, под схемой процесса мы подразумеваем блок-схему. При этом схема должна быть интуитивно понятной неподготовленному человеку.
Для этой цели необходимо наличие стандартизованного набора условных обозначений, понятных всем пользователям: аналитикам, менеджерам, техническим специалистам и др. На сегодняшний день существует несколько стандартов спецификаций для моделирования бизнес-процессов. Одним из них является BPMN (Business Process Model and Notation) — модель и нотация(описание) бизнес-процесса. Стандарт BPMN получил широкое распространение благодаря нескольким факторам:
— Наличие небольшого перечня интуитивно понятных условных обозначений, позволяющих описывать широкий спектр сложных процессов.
— Переносимость схемы. BPMN-схема, созданная в одном редакторе, может быть загружена и обработана в любом другой редакторе или системе, поддерживающей BPMN стандарт.
— Так как концепция BPMN предъявляет строгие требования к XML-описанию модели, BPMN может быть интегрирована с разными BPM — системами (Business Process Management System), позволяющими управлять и анализировать созданные модели и даже автоматически создавать исполняемые приложения.
Существует множество редакторов и приложений, в которых можно создавать BPMN-схему или иначе: BPMN-диаграмму. В этой статье я пошагово покажу, как я создала необходимую мне схему через бесплатный on-line ресурс https://storm.bpmn2.ru/. Несмотря на то, что BPMN-схема предназначена для описания бизнес-процессов, например, таких, как оплата бронирования билетов картой, заказ пиццы в интернет-магазине, обработка и отгрузка заказа, я использовала этот инструмент для описания взаимодействия процессов внутри программного обеспечения. Действительно, не имеет значения, являются ли участниками процесса люди с определенными ролями (менеджер, кладовщик и т д) или сервисы.
Итак, мне необходимо описать задачу формирования и отправки уведомлений клиентам о состоянии их депозитов.
Краткое описание процесса: по заданному расписанию происходит запуск сервиса нотификации клиентов из базы данных либо о состоянии всех их депозитов, либо о депозитах с истекающим и/или завершенным сроком.
Начнем создание BPMN — диаграммы.
Сначала определим список участников процесса. В моем случае – это 3 сервиса:
- Job-ы запуска задач по расписанию
- Сервис отправки уведомлений клиентам
- Сервис формирования сообщений
Участники (роли) указываются на диаграмме Пулами и Дорожками. Создаю пул задачи, перетаскивая соответствующий значок из набора инструментов, и делю его на 3 дорожки по числу участников. Подписываю дорожки (для входа в режим подписи – двойной клик на области подписи дорожки).
Определю начальные события, в моем случаи их два. На диаграмме начальное событие отображается окружностью с тонкой границей. Начальные события у меня работают по расписанию, т. е. являются таймером, что можно отобразить на диаграмме. Для этого в контекстном меню объекта — начального события нажимаем на иконку с гаечным ключом и выбираем нужный тип начального события – таймер.
Подписываю эти события (помните? -Дабл-клик на объекте).
Задачи-таймеры запускают Сервис отправки уведомлений, поэтому создаю еще одно начальное событие на 2-ой дорожке. Меняю его тип на «Промежуточное событие-иницииатор», и затем на тип «Промежуточное событие-обработка таймера». Устанавливаю связи между событиями – это совсем просто: выбираю возле объекта значок со стрелками и протягиваю его к связанному объекту. Выравниваю стрелки, как мне нравится. В итоге у меня получилась следующая картинка:
Продолжаю создание диаграммы. Добавляю задачу – «Считать данные администратора сервиса отправки». В обучающих роликах и документации по BPMN рекомендуется называть задачи с использованием глагола в неопределенной форме + существительное, т. е. «Получить отчет…», «Сформировать заказ…» и т. д.
Моя задача «Считать данные администратора…» может закончиться неудачно, этот вариант тоже надо указать на диаграмме, для чего создаю промежуточное прикрепленное событие – круг с двойной границей – и располагаю его на контуре задачи. Меняю тип прикрепленной задачи на «Прикрепленное событие – ошибка» (напомню: выбор нового типа инициируется нажатием на значок гаечного ключа).
Добавляю завершающее событие в случае ошибки – круг с толстой границей. Подписываю его. Также добавляю комментарий к задаче выбором соответствующего значка из контекстного меню.
Следующий шаг – создаю новую задачу и использую еще один элемент – артефакт – значок Базы данных, показывающий, откуда беру данные. Аналогично предыдущему шагу протягиваю стрелки – связи от БД к нужным объектам.
А вот следующим шагом мне надо добавить большой повторяющийся блок действий, т.е. подпроцесс, в котором будут задействованы два участника (2 сервиса). Выбираю на панели инструментов значок подпроцесса, растягиваю его на обе дорожки. Чтобы показать, что процесс повторяющийся, в контекстном меню можно выбрать несколько вариантов:
- параллельное выполнение действия несколько раз
- последовательное выполнение действия несколько раз
- цикличное выполнение действия, пока верно некоторое условие
Выбираю вариант цикличного действия, т.к. мне необходимо повторять обработку данных каждого клиента из считанного списка. Начинаю заполнение диаграммы подпроцесса. Добавляю стартовое событие для подпроцесса. В данном случае выбираю для него тип – «начальное событие по условию» и подписываю это условие: «считанный клиент не является администратором», т.е. если считали данные администратора, подпроцесс обработки данных не запустится, а перейдет к следующей итерации цикла, т.е. к обработке следующей записи из списка.
Далее добавляю ветвление, для этого выбираю соответствующий элемент с панели инструментов – значок ромба, для которого существует несколько типов: ветвление «и», «и/или», «исключающее И». В данном случае выбираю вариант «и», т.к. в моем алгоритме должны обязательно выполниться две задачи. При выборе такого условия, ветки должны сходиться в такой же значок ветвления – шлюз, т.е. значки ветвления «и» всегда идут парным шлюзом, при этом нужно соблюдать условие: сколько ветвей вышло из первого шлюза, столько же должно прийти в закрывающий шлюз.
Заполняю диаграмму подпроцесса уже знакомыми элементами: задачами и объектами ветвления. На следующих шагах мне понадобились обычные операторы ветвления «или, исключающее и». Обратите внимание, что этот оператор не требует парного шлюза.
-добавила артефакты – документы, т.е. данные, которые передаются между задачами.
— в последнем ветвлении указала ветку по умолчанию, т.е. процесс, соответствующий основному сценарию. Выбирается как обычно из контекстного меню нажатием на гаечный ключ.
— в последней задаче выбрала тип – Отправка сообщения, и на задаче появилась соответствующая метка — значок конверта.
Обратите внимание: задачи и объекты расположены на разных дорожках в соответствии с тем, какой процесс исполняет тот или иной этап процесса или подпроцесса.
Добавила штрихи – подписи, сноски-комменатарии, завершающее событие. В завершающем событии после ошибки поменяла тип на «Завершающее событие-останов». И вот, вроде бы, моя диаграмма завершена.
Хотелось бы понять, насколько она корректна с точки зрения концепции BPMN. Для этого на сайте https://storm.bpmn2.ru/, где я создала свою BPMN – диаграмму, есть удобная «фича»: проверка корректности диаграммы. Для этого на верхней панели надо нажать на «галочку»:
Нажимаю и получаю результат – 7,4 балла из 10. Приемлемым считается 8 баллов из 10. Получилось не так уж плохо (самая первая моя попытка была оценена в 0 баллов из 10). Ошибки подсвечиваются разными цветами, определяющими их критичность:
- Красные — серьезные формальные ошибки.
- Желтые — рекомендуется исправить.
- Синие — желательно исправить для улучшения читаемости диаграммы.
Попытаюсь улучшить результат. Первой, конечно, исправляю ошибку, подсвеченную красным: добавляю завершающее событие для подпроцесса. Баллы в результате увеличились, но появилось новое предупреждающее (желтое) сообщение о том, что процесс должен идти слева направо, а не сверху вниз.
Это просто поправить: располагаю завершающее событие подпроцесса справа, а не снизу от задачи. Теперь результат еще ближе к отличному:
Улучшу еще чуть-чуть, исправляю замечание, указанное голубым цветом: «много входящих потоков в задаче». Это уже из области красоты диаграммы, а не функциональности. Добавляю шлюз, и получаю уже 9,4 из 10 баллов.
Важное замечание об отсутствии потока по умолчанию в ветвлении исправлять не буду: мои потоки (ветки) равнозначны, и выбор ветки зависит от переданного параметра.
Пожалуй, оставлю вою диаграмму в таком виде. Остальные непринципиальные замечания исправлять не буду (наличие нескольких стартовых событий и предложение не использовать дорожки).
Скачиваю и сохраняю свою диаграмму в разных форматах, нажав на соответствующий значок из панели в верхнем левом углу:
Можно сохранить схему как картинку в растровом (.jpeg) или векторном (.svg) формате, а также в формате. bpmn
Теперь у меня есть диаграмма, которую я могу использовать, как мне удобно: вставлять в презентацию или другие приложения, пересылать по почте, а при необходимости ее можно будет закачать и отредактировать в любом редакторе, работающем с BPMN.
Источник: newtechaudit.ru