Готовые решения для автоматизации вашего бизнеса в вашей 1С
CRM, KPI, бизнес-процессы для 1С
Готовые решения для автоматизации вашего бизнеса в вашей 1С
Организующая схема – карта вашего бизнеса. Как использовать для автоматизации. Новый релиз «Простые Регламенты»
«У нас всего один бизнес-процесс, от размещения рекламы до отгрузки клиенту» – так иногда говорят те, кто начинает заниматься автоматизацией бизнес-процессов. И, действительно, в первом приближении все правильно – сначала привлекли клиента, затем работаем с ним, совершаем продажу, закупаем товар, отгружаем, доставляем… Получается огромный процесс из 999 блоков. Закрадываются первые сомнения, что этим будет трудно управлять, ну да ладно. В ходе работы выяснятся, что:
- Заказы клиентов мы иногда обрабатываем по схеме закупки, но, бывает, отгружаем из запасов. Нужно поменять схему. Точнее, ее часть – вот тут, тут, тут и тут… Главное, ничего не забыть!
- Бизнес-процесс есть, но вот ответственным за него никто становится не хочет – ни маркетолог, ни закупщик. Отбрыкиваются и переводят стрелки друг на друга.
- Говорят, что в процессе нужно мерить какие-то показатели. У нас их получается примерно 30-40 – и «скорость выполнения задач», и «количество задач в работе», и «просроченные задачи» и т.д. Причем, общая статистика по задачам довольно спорная – количество просроченных задач «Разместить рекламу» в сумме с просроченными задачами «Позвонить клиенту» дают какое-то значение сомнительной полезности.
Это не совсем еще ужастик про «Автоматизированный хаос», но близко к нему. Разбираемся, как не допустить состояния «выглядит круто, но по факту бесполезно»
Как создать организующую схему в компании. Оргсхема Александр Высоцкий. Высоцкий Консалтинг
Из этой ситуации можно вывести несколько эффектов, которые мы хотим получить от автоматизации процессов:
- Процесс должно быть можно изменить без особых последствий
- Бизнес-процессом кто-то должен управлять (и это не только генеральный директор)
- Процесс должно быть можно в чем-то измерить и этот показатель должен дать объективную оценку
Не будем изобретать велосипед
В этом случае как всегда не нужно придумывать велосипед, достаточно сначала расставить бизнес-процессы по карте вашей компании. И вот если процесс никуда в схеме не влезает, значит, будут проблемы с его управлением. Для такой «правильной» расстановки уже давно придумали интересный инструмент, который называется «Организующая схема». Это такой элемент админтехнологий, который примерно лет 50 существует и доступен для использования.
Общий порядок применения оргсхемы для определения бизнес-процессов следующий:
- Ваша компания производит продукт, за который клиент вам платит – нужно сформулировать этот продукт и внести его на схему. Это ответственность генерального директора.
- Производимый продукт – сложный. Он состоит из подпродуктов. Эти продукты – результат деятельности подразделений (отделов, офисов) вашей компании
- Продукт каждого отделения генерируется вашими сотрудниками. Генерация продукта происходит с помощью определённых инструкций – регламентов и бизнес-процессов.
- Каждый регламент обладает какими-либо показателями. Эти показатели и есть то, что вы требуете от ваших сотрудников на каждом участке бизнес-процессов
Сама по себе оргсхема немного сложнее в использовании и применении, но мы же с вами учимся, поэтому не будем усложнять сразу.
Рассмотрим на примере
Есть компания, которая производит окна и устанавливает их клиентам. Ее конечный продукт – клиент, которому поставили качественное окно в оговорённый срок с соблюдением условий сделки. Мы собираемся описать регламент «Поставка товаров клиенту» для этой компании. В нем участвуют:
- Менеджеры по продажам – оформляют сделку и контролируют оплату
- Кураторы по производству – общаются с цехами по выпуску товара
- Логисты – обеспечивают доставку до клиента
- Отдел сервиса – отвечают за установку
Нам в этом процессе важно:
- Вовремя оплаченные счета – долг клиента должен быть минимальным
- Сроки производства должны быть выполнены – дней просрочек быть не должно
- Сроки установки должны быть выполнены
- Окно должно быть установлено по технологии производителя
Вот мы создали довольно массивный регламент и пытаемся его в оргсхему втиснуть. Так-с, результат этого процесса – как раз качественно установленное клиенту окно. Тогда логично, что за этот результат будет ответственным руководитель службы сервиса, чьи сотрудники и выполняют установку. Размещаем в отдел сервиса этот процесс и смотрим на схему. У нас получается, что если этот процесс в ведомстве сервиса, то:
- Руководитель отдела сервиса отвечает за оплаченные счета, сроки поставки, сроки установки, качество сборки
- Для производства продукта отдела сервиса задействованы сотрудники других отделений
- Руководитель отдела сервиса может изменять всю схему процесса (даже часть с оплатами и циклом производства) так, как он считает нужным – он ведь ответственный за результат процесса.
Скорее всего, ваш руководитель отдела сервиса не выполняет таких функций и отвечает только за свою часть процесса. Контролировать прочих у него нет ни полномочий, ни желания. Даже если вы уговорите его отвечать за весь процесс, то, скорее всего, руководитель отдела продаж будет против изменения «продажной» части схемы процесса другими сотрудниками, а такие полномочия у владельца (главный по сервису в этом примере) процесса всегда есть.
Получается ситуация – «регламент процесса как бы есть на бумаге, но за него в жизни никто ответственность не несет».
Итого
Чтобы процесс был не только на бумаге, а еще и работал, нужно, чтобы у него:
- Был владелец – ответственный за результат
- Были показатели, по которым можно судить о результате процесса
Эти условия будут соблюдаться, только если процесс ограничен одним отделением вашей компании. Для контроля такого ограничения прекрасно подходит инструмент «Организующая схема» – она наглядно покажет слабые места в распределении ответственности.
Настройка оргсхемы уже несколько релизов есть в «Простых процессах», а теперь мы добавили ее и в бесплатные «Простые регламенты» (оставьте новую заявку – система вам пришлет свежий релиз). Скачивайте, настраивайте и пользуйтесь – начинайте автоматизацию бизнес-процессов правильно.
Источник: easy-1c.ru
Модуль «Оргсхема»
В одном приложении — все ваши сотрудники, отделы и ответственные. Одна простая схема — невероятная польза!
Поддерживаемые платформы
Занесите все данные по сотрудникам вашей Компании в одно приложение.
Забыли, кто несет ответственность за какой-то вопрос? Получите ответ в 2 клика!
Легко распечатать!
Создали Оргсхему? Распечатайте ее и повесьте на самое видное место в офисе!
Красиво, эстетично и информативно!
Для кого будет полезно
Оргсхема будет полезна для тех сотрудников, у кого есть подчинённые: руководителей компаний, директоров отделов, менеджеров проектов.
Видеообзор
Возможности
- Отображение схемы не только компаний, но и отдельных проектов
- Назначение должностей в несколько кликов
- Сохранение текущей версии Оргсхемы в формате PDF
- Печать Оргсхемы
Новые версии
Новые версии программы «Оргсхема» вы получите бесплатно!
Покупка для нескольких человек
Если вы хотите, чтобы ваши коллеги и подчинённые тоже использовали Оргсхему, – купите лицензию для нужного количества пользователей.
Оплатить можно карточкой, а также по безналичному расчёту. Чтобы запросить счёт на оплату, свяжитесь с нами.
Программы маркета не синхронизируются между устройствами. Информация хранится только на одном устройстве.
Источник: www.leadertask.ru
Модуль «Оргсхема»
Модуль «Оргсхема» от Октобит24 предназначен для построения компании без зон, которые остаются вне видимости владельца. Разработка создана на основе административной технологии. С ее помощью очень просто создать понятную и упорядоченную структуру бизнеса. Для этого достаточно просто знать его конечный продукт и грамотно распределить функции между коллегами.
«Оргсхема»: как наконец-то разобраться в собственном бизнесе?
Преимущества модуля «Оргсхема» от Октобит 24
• Является единственным решением для оргсхемы по административной технологии.
• Помогает в создании бизнес-процессов и процессов согласования.
• Позволяет размещать сотрудников на нескольких постах.
• Закрепляет за каждым ответственным его уникальный продукт.
• Хранит ссылки на все важные для вас документы.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Модуль подходит только для коробочной версии Битрикс 24!
Основы работы модуля «Оргсхема компании»
Стандартная структура компании от Битрикс24 позволяет разместить на ней всех сотрудников и создать иерархию, но не отражает процесса производства продукта компании, который важен для порядка в бизнесе. Кроме того, в попытке описать своё же дело владелец сталкивается несколькими проблемами:
• Сотрудники совмещают несколько постов с разными руководителями и зонами ответственности.
• Трудно найти, кто отвечает за важные для компании результаты, тем более, если они неприятные.
• Некоторые подчиненные с виду загружены, но до конца неясно, чем они занимаются.
• Приходится тратить много времени на улаживание конфликтов из-за непонимания подчиненности.
При создании модуля «Оргсхема» сотрудники Октобит24 прошли через эти же этапы. Поэтому в нем реализована классическая оргсхема компании: 7 отделений, 21 отдел и нижестоящие подразделения в любом количестве.
Так у владельца бизнеса появляется возможность разработать оргсхему по своему усмотрению, оставаясь в рамках, которые важны для порядка в деле.
Почему именно организующая схема?
Выстраивайте согласование по разным цепочкам
В зависимости от места сотрудника на организующей схеме вы можете построить полноценные бизнес-процессы на корпоративном портале Битрикс24 с согласованиями запросов по подходящим командным линиям. Это главное отличие от функционала на портале, которое находится там по умолчанию.
Формулируйте результаты, которых ожидаете
Поле, которое называется «Ценный конечный продукт», нужно на оргсхеме компании, чтобы каждый сотрудник понял свою область ответственности и ожидаемый от него результат приложения сил. Это движение к осознанности и пониманию своей роли в общем потоке производства.
Закрепляйте за каждым сотрудником отдельный список обязанностей
Чтобы подчиненные понимали, какие действия приведут к получению ожидаемого продукта, снабдите его кратким списком обязанностей. У каждой ячейки он может быть уникальным и позволит разработать оргсхему, уникальную до мелочей.
Храните важные документы в ячейках на оргсхеме
Чтобы у сотрудников был доступ к общим для всех и должностным документам, настроить его можно прямо из структуры компании. Достаточно просто разместить документы в хранилище и разместить на схеме ссылку на них.
Создавайте сложную структуру компании со вложенными схемами
Если ваша компания велика, в ней есть управляющее крыло и структура филиалов, то это также можно отобразить на оргсхеме. В таком случае каждое подразделение будет самостоятельным, с собственными линиями согласования внутри.
Прогнозируемые результаты установки «Оргсхемы»
1. Уточнение всех функций в компании.
Вы получаете понятную схему из 7 отделений и 21 отдела, которая содержит всю нужную для работы компании информацию. Наполнять ее можно по желанию, добавляя и убирая функции в подразделения.
2. Найденные ответственные за ВСЕ важные процессы
Оргсхема позволяет расставить сотрудника на посты неограниченное количество раз, четко обозначив вопросы, которые входят в его ответственность.
3. Понятная структура и возможности роста для компании и сотрудников.
С четко составленной оргсхемой в компании сразу становятся ясны возможности для развития, открытые участки, которые можно усилить дополнительным персоналом, загруженность ответственных. Бизнес обретает прозрачность как для владельца, так и для любого линейного сотрудника.
4. Активизация работы над структурой и документами.
Установка модуля позволит понять, куда двигаться дальше в развитии компании и сотрудников, ясно даст понять, какие материалы для сотрудников есть в наличии, какие посты еще предстоит описать.
Модуль «Оргсхема» станет помощником в создании правильной структуры компании, которая наведет порядок в функциях сотрудников и сделает любые процессы прозрачными. Решитесь на свою личную организующую схему, и пусть ваш бизнес растет!
В дополнение к модулю подходит средство для помощи в отчетности на корпоративном портале — модуль«Рабочие отчеты».
Источник: oktobit24.ru