Программа для аптек алгоритм с отзывы

Содержание

Очень интересный материал взят с одного их фармацевтических форумов. Мы не могли «пройти мимо», так как абсолютно согласны с автором и хотели бы донести данную информацию до наших потенциальных клиентов. Некоторые моменты для лучшего понимания дополнили примерами.

На сегодняшний день существование аптек и аптечных сетей без автоматизированного контроля и учета не представляется возможным. Все большие требования предъявляют к аптечному бизнесу как руководители (для максимальной оптимизации процесса и, соответственно, получения наибольшей прибыли), так и структуры, контролирующие фармацевтический бизнес. Реализовать эти требования может только автоматизированная аптека.

При выборе программного обеспечения все без исключения пытаются подобрать продукт, который бы максимально устраивал их по всем параметрам – от цены покупки программы до функционала. На сегодняшний день трудно представить программу, где нет электронных накладных, автоматической расценки, финансовой отчетности, сопряжения с прайсами поставщиков, выгрузки в справочные службы. Не стесняйтесь! Задавайте разработчикам помимо стандартных следующие важные вопросы.

Отзыв сотрудника на АПТЕКУ АПРЕЛЬ | Сильный съест слабого | Планы СТМ.

Лицензирована ли программа?

Правильный ответ: да! Более того, докупать дополнительное ПО не нужно (некоторые программы для формирования отчетности обязательно требуют установки Word, Excel, а это дополнительные расходы).

Нужна ли периодическая чистка базы?

Правильный ответ: нет! Чистка чаще, чем раз в 5-10 лет говорит о плохой оптимизации хранения данных и прочих недоработках; каждые год-два придется планировать остановку работы аптеки, испытывать неудобство переходного периода при формировании отчетности и, как правило, оплачивать чистку нужно отдельно.

На чьей стороне хранится база аптеки?

Правильный ответ: НА СТОРОНЕ ЗАКАЗЧИКА. Если ваши данные находятся на стороне разработчика, то вы попадаете к ним в зависимость: в случае чего, ваши данные вам могут просто не вернуть, объяснив это каким-либо сбоем. Без вашего ведома, чтобы там ни говорили, данные будут участвовать в статистике различных аналитических служб , гео-информационных систем и так далее, так как продавать эти данные выгодно, причем оптом дороже, чем в розницу (чем больше в базе аптек, тем дороже каждая аптека в этой базе). Потребителями подобной информации являются фарм-производители, поставщики и крупные федеральные аптечные сети. Не исключено следующее развитие подобной ситуации:

Некая сеть хочет открыть аптеку, но не где-нибудь, а в экономически выгодном месте, покупает полную информацию о продажах, ценах, наценках, гео-локациях и открывает аптеку через дверь от вашей, если место экономически выгодно.
Более того, для получения информации могут быть запущены вирусы.
Так же если вам ставят тонкий клиент (база в этом случае находится на web-server), то это 100% зависимость от интернета: нет интернета на одной из сторон, программа не работает или «тормозит»).

Платная или бесплатная техническая поддержка?

Правильный ответ: ПЛАТНАЯ. Если кто-то обещает бесплатное сопровождение на веки-вечные, то скорее всего вы при обращении будете слышать одну и ту же фразу: «Сейчас все операторы заняты, ваш звонок очень важен для нас, не кладите трубку…» У всего есть своя цена, и вы должны понимать, что ни одна компания не сможет содержать достаточный штат сотрудников для оказания квалифицированной технической поддержки, получая деньги только за программное обеспечение.

ПК Аптека. Расходный чек, обучающее видео

Или плата эта будет намеренно завышена и содержать оплату техподдержки на несколько лет вперед. В общем, если предлагают что-то бесплатное, за это всегда платит кто-то другой, и плата рикошетом к вам вернется в любом случае. Если за вас платит поставщик, вы от него зависите, выполняете его требования, а он в свою очередь видит ваши данные и выдавливает конкурентов. Товар этого поставщика постепенно начинает занимать львиную долю вашего остатка.

Ниже попробую описать некоторые схемы работы «Добрых» фирм:

Получая ваши данные, «Добрая» фирма подстраивается под цены конкурентов, тем самым сокращая товарооборот других фирм и увеличивая свой. Другие фирмы будут поднимать цены вашего прайса, так как объемы упали и вы им стали менее интересны. Вслед за этим «Добрая» фирма тоже поднимает цены и получает свою сверхприбыль, которая многократно перекрывает стоимость программы и обслуживания , но и тут трудно что-либо узнать, так как цены у «Доброй» фирмы всегда кажутся дешевле.
Товарный кредит под реализацию. «Добрейшая» фирма, помимо программы, дает товар под реализацию в любом количестве. На первоначальном этапе цены рыночные, но со временем повышаются… Отказаться будет очень сложно и дорого, так как при разрыве отношений «Добрая» фирма пришлет ревизора чтобы забрать свой товар (на этот момент он будет занимать 60-80% всего вашего ассортимента). В этом случае еще и инвентаризацию внеплановую делать придется.
Махинации в программах анализа рынка. В сети есть предложения «Бесплатные программы анализа фармрынка», которые делают следующее на стороне клиента (в аптеке): при получении данных изменяют цены в прайсе «Доброй» фирмы. Выглядит это так:

3.1 Цена в «Доброй» фирме 10 рублей, цена другого поставщика 15 рублей. Программа повышает прайс «Добрых» до 14 рублей. Таким образом, при честной конкуренции вы купили бы товар за 10 рублей, при нечестной купите за 14.

3.2 Цена в «Доброй» фирме 11 рублей, цена другого постащика 10 рублей. Программа понижает прайс до 9,99 рублей. То есть «Добрая» фирма выдавливает конкурентов из вашего товарооборота, компенсируя все потери (пункт 3.1) и происходит то же самое, что и в пунктах 1 и 2.

Напрашивается вывод: лучше всего работать с независимыми компаниями, платить деньги им, это многократно дешевле, чем попасть на различные «бесплатные» схемы.

Если складскую программу или программу анализа рынка настойчиво продвигают какие-либо поставщики или она совершенно «бесплатная», лучше даже не ставить демо-версию.

Входит ли обучение в стоимость?

Правильный ответ: да, с указанием конкретного количество часов обучения (примерно 10 часов на протяжении 3х дней по 3 часа в день). За один день все выучить невозможно и инструкции тут не помогут. Поэтому обучение проходит поэтапно:

1 этап – все ежедневные операции;

2 этап – заказ и часть отчетности;

3 этап – финансовая и аналитическая отчетности.

3 дня обучения могут быть не подряд, а как удобно Заказчику. Допускается удаленное обучение, более того, будет отлично, если компания-разработчик программного обеспечения не взимает оплату за техническую поддержку в первый месяц после установки программы.

Входят ли в стоимость пусконаладочные работы?

Правильный ответ: да. Все работы по установке программы разработчики берут на себя, заказчику нужно купить компьютерную и фискальную технику. Бывает так – берете “программу” за 3000 рублей, a это просто коробка с диском. Остальное придется делать самостоятельно или за все отдельно платить. Выходит довольно крупная сумма, а отказаться уже нельзя или очень не хочется, так как часть денег уже вложена и их не вернуть.

Должен ли у заказчика быть выбор версии по функционалу (лайт, опора, премиум, ВИП, ентерпрайс, и так далее)?

Правильный ответ: нет. Как правило, у разработчиков всего 2 версии: для сетей аптек и для аптек, причем вторая – дочерняя версия первой. Таким образом, программа устанавливается со всем функционалом сразу, только некоторые из основных функций отключают на месте, чтобы в будущем «раскрутить» клиента доплатить еще. Порядочные разработчики ставят весь функционал сразу, а лишние функции отключают по согласованию с клиентом.

Насколько гибко подстраивается интерфейс (внешний вид) программы под заказчика?

Правильный ответ: ДОЛЖЕН ПОДСТРАИВАТЬСЯ. Эргономика интерфейса очень важна, так как вы работаете с программой целый день. Когда вам показывают интерфейс программы, обращайте внимание как расположены данные, можно ли их передвинуть, изменить цвет, размер шрифта и прочее.

Пример: допустим, в некоторых интерфейсах в расценке следующий порядок колонок: наименование, производитель, кол-во, цена прихода, сумма прихода, серия, срок годности, цена прошлой партии, признак ЖВ, процент наценки, цена розничная. То есть нужно постоянно переводить взгляд с одного края экрана на другой, и к вечеру глаза точно будут болеть. Для расценки (минимально) нужно 4 колонки: наименование, цена прихода, процент, цена розничная. Все остальные колонки должны быть по краям, чтобы в случае необходимости была возможность передвинуть любую из них в удобное поле зрения.

Как правило, программы разрабатываются с единым интерфейсом для большого круга пользователей, и при вводе данных нужно вводить много ненужной информации. Например, при заполнении «шапки» приходной накладной для средней аптеки достаточно следующих полей: номер накладной, дата, поставщик.

Но, приобретая программу, аптека вынуждена вводить номер, дату, грузоотправителя, грузополучателя, плательщика, поставщика, операцию, номер, договор поставки, ФИО приемщика и так далее. Каждый раз! Также, если в интерфейсе поля ввода или кнопки разного размера или расположены в совершенно неожиданных местах, присутствуют грамматические ошибки и опечатки, то скорее всего программу дописывали в маршрутке по дороге к вам или разработчики очень неряшливы, и такая программа будет «тупить», вываливать ошибки, терять данные и т. д. Обратите внимание на поиск чего-либо: он должен быть по вхождению, по вхождению нескольких слов, контекстный, с начала строки, то есть все варианты должны быть доступны, так как каждый зависит от задачи. В общем, правильный интерфейс, выполненный в едином стиле, имеет гибкие настройки, широкие возможности поиска и сортировки.

Существует ли сопряжение с прайсами поставщиков либо с региональной службой анализа прайс-листов (Склит, Фарм СМ и так далее)?

Правильный ответ: да. Подобные технологии значительно ускоряют процесс заказа, вплоть до автозаказа. Расписывать преимущества нет смысла, тут все понятно.

Возможна ли защита от «дурака» или саботажа?

Правильный ответ: да. Это одна из наиболее важных частей в функционале программы. Данный механизм от всего, конечно, не убережет, но от всякого рода тайных махинаций или просто от случайных действий по незнанию поможет справиться. Достигается это, как правило, паролями на каждого пользователя, аудитом действий пользователей, защитой целостности данных. То есть нужно видеть, кто и что делает, не пускать всех и каждого, например, в расценку товара.

Есть ли дополнительные справочники по допродажам, аналогам, заменам, с полным описанием товара и возможностью распечатки его для покупателя?

Правильный ответ: да. Очень важные справочники помогают поднять средний чек, минимизировать отказы, переориентировать покупателя на товар с большей наценкой. Распечатка описания обязательна. Если вы продаете делимый товар, то обязаны дать человеку инструкцию (хоть это и не всегда делается, но показать проверяющим, чтобы отстали, не помешает). Разработчиками предоставляются, как правило, 2 варианта: либо аптека ведет эти справочники сама, причем при установке ставится «скелет», который содержит 70% связей всего ассортимента (пустой справочник не берите, все равно не будете им заниматься), либо вы подключаетесь к центральному справочнику и ежемесячно его оплачиваете.

Ведутся ли различные журналы в электроном виде (ЛФЖ, ИБЖ, сроки, минимальный ассортимент, дефектурный и другие)?

Правильный ответ: да.

Существуют ли выгрузки в 1С: Бухгалтерию, в справочные и надзорные службы?

Правильный ответ: да, или возможна доработка, если такой выгрузки нет.

Слушать ли тех, кто плохо говорит о конкурентах, распускает слух и прочее?

Правильный ответ: нет. Как правило, никто не знает, что на самом деле творится у конкурента в отделе разработки, техподдержке и прочем. Поэтому слова, что у конкурентов программа «сырая», медленная, старая, плохая и т. д. не воспринимайте как правду. Более-менее правдиво разработчики могут рассказать про свою программу, но и здесь все достоинства нужно поделить примерно на 2.

В заключение хочется сказать, что на 100% никто не идеален, но если на большинство вопросов, представленных выше, вы получили от той или иной компании, разрабатывающей программное обеспечение для аптек, правильные ответы – поздравляем! Вы нашли того, с кем ваше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгодным!

Источник: algoritm-s.ru

Программа автоматизации аптеки: цена вопроса

Сегодня существует большое количество программ по автоматизации аптек, и это многообразие зачастую приводит в замешательство — разные цены, разные возможности. Проявив определенное упорство, можно найти предложения «на любой вкус» — от бесплатных до измеряющихся в десятках и даже сотнях тысяч рублей. В чем же разница и как найти то, что необходимо именно вам? Давайте разбираться.

Валерий Коситов, директор ООО «Ай-Ти_Аптека», канд.техн. наук

Типы программ автоматизации аптек

При всем разнообразии вариантов программ для автоматизации аптек их можно условно разбить на три группы: специализированные, программы учета товаров, сводные прайс-листы. Специализированные программы автоматизации аптек Программы данного типа имеют достаточно полный набор функций.

Их выбор определяется как возможностями самой программы, так и другими важными показателями: стоимость, личные предпочтения руководителя, набор и качество услуг у той организации, которая внедряет данное программное обеспечение. «Обычные» бухгалтерские программы учета товаров Дают возможность вести учет товаров, но не имеют таких функций, как работа с электронными накладными, контроль цен на ЖНВЛП, контроль фальсификатов, выгрузка в Росздравнадзор и т.д.

Программы типа «Сводный прайс-лист» Данные программы не являются программами учета товаров, а предназначены в основном для составления заказов и передачи их поставщикам. Они пришли на смену программам заказов товаров у поставщиков и позволяют выбирать товар, сравнивая цены.

Поскольку наиболее распространенными являются именно специализированные учетные аптечные программы, дальнейший анализ стоимости будет происходить именно на их примере. Необходимо учитывать не только собственно цену лицензии программы автоматизации, но также стоимость услуг по ее внедрению и сопровождению, ведь эта сумма в течение всего цикла эксплуатации программы может быть гораздо больше, чем цена самой программы. Необходимо учесть и стоимость оборудования: компьютеры, сканеры штрихкодов, принтеры этикеток. Стоимость полного комплекта оборудования для аптеки на два рабочих места (касса и место заведующей) составляет примерно 100 тыс. руб.

Стоимость лицензии

Принимать электронные накладные.
Настраивать различные ценовые стратегии.
Автоматически расценивать товар во время прихода электронной накладной.
Автоматически контролировать цены на ЖНВЛП.
Автоматически контролировать наличие забракованных серий товаров.
Автоматически рассчитывать дефектуру для заказов поставщикам.
Автоматически выбирать оптимального поставщика.
Автоматически формировать управленческую информацию для руководителей разных уровней.
Давать первостольнику удобный инструмент работы.
Давать удобный инструмент для продажи взаимодополняемых или взаимозаменяемых товаров, организации маркетинговых акций.
Поддерживать централизованные и децентрализованные схемы управления.

Большинство программ организованы по модульному принципу, необходимый набор функций формируется «под заказчика». Что из этого необходимо — решать вам.

Базовые конфигурации

Стоимость лицензий специализированных программ из ТОР5 в так называемом базовом варианте практически одинакова. Это маркетинговый ход. Низкая цена призвана привлечь клиентов, но это чревато скрытыми дополнительными затратами. Нужно учитывать, что разные поставщики включают в понятие «базовый комплект» разный набор функций.

Например, функционал «Система заказов», который позволяет формировать заказы поставщикам непосредственно в программе, может быть включен в «базовую» конфигурацию, а может поставляться в виде дополнительного модуля за дополнительную плату. Поэтому важно сравнить программы в «равных» наборах функциональных возможностей. Сделать это не всегда просто.

Комплектации с «ограниченным» функционалом

При определении необходимого набора функций важно учитывать не только текущую потребность, но и перспективную. Часто, пытаясь привлечь покупателей, поставщики формируют так называемые минимальные комплекты с ограниченным функционалом по низкой цене. При этом в большинстве случаев расширение функциональных возможностей в будущем обойдется очень дорого.

«Бесплатные» программы

Некоторые дистрибьюторы лекарственных препаратов предлагают программы автоматизации «бесплатно» в обмен на обязательство закупать ежемесячно определенный объем продукции. При оценке стоимости таких «бесплатных» программ нужно учитывать следующее:

При невыполнении плана согласованных объемов закупок включаются штрафные санкции и стоимость ежемесячных платежей за программу может возрасти до 5—10 тыс. руб. в месяц.
Чаще всего такая программа остается собственностью дистрибьютора.
Скорее всего (но не всегда), отпускная цена товара в рамках такого сотрудничества будет выше, чем в обычных условиях.
Для выполнения плана может оказаться необходимым закупать ненужный товар и при этом, возможно, по более высокой, чем у других дистрибьюторов, цене, что является фактически скрытой платой за программу.

Стоимость услуг по внедрению программы

А можно ли самостоятельно установить программу? Этот вопрос аптеки задают очень часто, пытаясь добиться экономии на внедрении. В большинстве случаев целесообразно воспользоваться услугами поставщика, и вот почему. Высокая функциональность специализированных программ имеет и обратную сторону.

Для того чтобы ее правильно настроить, необходимо обладать опытом, знаниями самой программы, а также профессиональными отраслевыми знаниями. Хорошая программа меняет многие бизнес-процессы в аптеке. Поставщик программы в ходе ее внедрения фактически выступает в роли бизнес-консультанта. Поэтому важно выбирать не только программу, но и того, кто ее будет устанавливать.

Более того, при правильном выборе поставщика вы сможете получить бесплатные консультации, которые реально стоят десятки тысяч рублей. На практике ни одна из специализированных программ не может быть запущена пользователем самостоятельно. Обещания со стороны поставщиков программного обеспечения «бесплатной» или «самостоятельной» установки, а также возможности самообучения — это, в большинстве случаев, будущие потенциальные затраты или недополученная прибыль для аптеки.

Примеры потерь при «самостоятельном» внедрении:

Недополученная наценка при неправильно настроенном ценообразовании.
Штрафы при некорректном контроле цен на ЖНВЛП, продаже забракованных серий товаров.
Увеличенный простой аптеки при внедрении.
«Плохие» товарные запасы, возникающие по причине дублирующихся остатков, неоптимального алгоритма формирования потребности и т.д.

Что требовать от поставщика

Помощь в подборе оборудования

Самостоятельная покупка оборудования грозит проблемами при внедрении и эксплуатации. Разумно воспользоваться помощью поставщика, тем более что она в большинстве случаев бесплатна.

Помощь в переносе данных из старой программы в новую

На практике используют два варианта:

Приход в программу через инвентаризацию. В среднем это занимает 2—3 дня и требует закрытия аптеки.
Автоматический перенос остатков. В среднем это занимает 2—3 часа и не требует закрытия аптеки.

У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Например, первый способ гарантирует корректность остатков, но приводит к потерям от простоя аптеки. Второй — «спасает от потерь при простое», но переносит в новую программу все проблемы с остатками.

Обучение персонала

Внедрение любой программы — это стресс для персонала. Хорошо организованное обучение позволяет минимизировать потери от «неуверенной работы».

Настройка программы под требования аптеки

При всей кажущейся однотипности у каждой аптеки есть своя специфика. Это отражается в ценовой политике, схеме работы с ассортиментом, схеме управления, распределении полномочий и т.д. Все это требует предварительного согласования и последующего отражения в настройках. От качества этих настроек зависит эффективность работы.

Настройка обмена данными с поставщиками: электронные накладные, прайс-листы, заказы

Как уже говорилось ранее, многие специализированные программы включают в себя функционал по формированию заказов поставщикам. Для этого необходимо обеспечить загрузку в программу прайс-листов поставщиков и выгрузку заказов. Часть компаний берут на себя работу по достижению договоренностей с поставщиками, а часть — оставляют это вам. С кем работать — ответ очевиден.

Контроль и отладка новых бизнес-процессов в течение стартового периода

Нужно отдавать себе отчет, что внедрение новой программы не заканчивается ее установкой у вас в аптеках. Этот процесс требует как первоначальной настройки всех новых операций, так и доводки их в соответствии с нюансами, открывшимися в ходе эксплуатации. Этот процесс обычно занимает 2—3 месяца и требует плотного взаимодействия с поставщиком программы.

Обслуживание программы

Допустим, возникла ситуация, при которой программа стоила недорого, а ее установили самостоятельно. Однако спустя какое-то время появились проблемы, подобные следующим:

Аптека простаивает из-за сбоев в программе, а оперативно получить консультации или помощь не удается.
Настроить программу самостоятельно не удается, а помощи ждать приходится несколько дней. Теряем прибыль.
Первостольники не знают, как поступить в некоторых ситуациях, поэтому обслуживание покупателей происходит медленно.

Очень часто у работников аптек возникает вопрос: почему мы должны платить за обслуживание? При этом в пример приводится операционная система Windows: мы купили и больше не платим. Давайте разберемся, чем отличается обслуживание аптечной программы от Windows. Для этого нужно понять, что же вкладывает в понятие «сопровождение» поставщик программного обеспечения. Полный комплект поддержки может выглядеть следующим образом:

Поддержка работоспособности программы

Большинство поставщиков программного обеспечения имеют в виду только это. Если в программе выявлены ошибки, то они исправляются бесплатно. То же делает и Windows.

Помощь по работе с программой

«Горячая линия» — это уже дополнительный сервис, требующий усилий по его организации от поставщика, поэтому бесплатным он быть не может. Такая линия может быть организована через бесплатный телефонный номер 8-800-…, через платный номер, электронную почту и т.д. Чем оперативнее помощь, тем она дороже обходится исполнителю и, следовательно, заказчику.

Поддержка целостности данных

Неизбежно возникают те или иные сбои, приводящие к несогласованности данных. Причинами этого могут быть, например, сбои электропитания, отказ оборудования. Напрямую поставщик программы ответственности за это не несет, но поскольку во многих случаях исправить последствия этих сбоев может только он, то обычно он и делает это, но за отдельную плату.

Поддержка работоспособности оборудования

Поддержка работоспособности оборудования (персональных компьютеров, принтеров, кассовых аппаратов) требует как специфических знаний, так и организации работы, гарантирующей оперативный выезд к клиенту. Большинство поставщиков перекладывают эту работу на аптеки, т.к. это не укладывается в их схему работы. Это не страшно! За эту работу готовы взяться сотни организаций, специализирующихся на системном администрировании.

График обслуживания

Обычно обслуживание аптек производится только в рабочее время, а экстренные вызовы и обслуживание в выходные дни оплачиваются по отдельному тарифу. Хотя есть и исключения.

Наличие централизованной службы технической поддержки

Команда специалистов, служба поддержки, бесплатный круглосуточный доступ к техподдержке — это те элементы, которые характеризуют качественное сопровождение. Время программистов-одиночек уходит. Важно понять ресурс обслуживающей организации. Если вас обслуживает единственный специалист, то что вы будете делать, когда он заболеет, уйдет в отпуск или уволится?

Важны ли для вас эти элементы техподдержки? Безусловно, да. Нужны ли они для использования Windows? Скорее всего, нет!

Специфика аптечного бизнеса состоит в наличии определенного числа законодательных ограничений, использовании электронных заказов и прайс-листов. В связи с этим многие поставщики предлагают дополнительный сервис, например:

ведение номенклатурного справочника аптеки;
обновление данных по ЖНВЛП, кодеинсодержащим, наркотическим препаратам;
предоставление информации о реестровых ценах;
предоставление информации об алгоритмах расчета максимальных розничных цен;
предоставление информации о забракованных сериях и писем о возобновлении;
ведение сопоставлений прайс-листов поставщиков и номенклатурного справочника аптеки.

Сервисы существуют в разных форматах: от простого ежемесячного ручного скачивания новых данных до ежедневного автоматического обновления без участия клиента.

Формирование стоимости

Виды тарифов на обслуживание:

Важно при выборе тарифа:

Не польститься на низкую стоимость абонентской платы, при которой вам придется в дальнейшем оплачивать существенную стоимость по почасовому тарифу или экономить, доводя до остановки работы аптеки.
Учесть следующие минусы почасовых тарифов: сложность учета обращений, сложность учета «скрытых» от пользователя работ. Все это часто приводит к «разногласиям» между аптекой и обслуживающей организацией.

Таким образом, при оценке стоимости автоматизации аптеки вы должны принять во внимание весь комплекс затрат — стоимость лицензии на программу, стоимость услуг по ее внедрению, стоимость услуг по сопровождению, стоимость оборудования.

Как выбрать партнера?

При выборе организации для автоматизации аптеки нужно понимать, что ваши отношения на внедрении программы не заканчиваются, а только начинаются. Поэтому важно оценить не только стоимость программы и услуг по ее установке, но и возможности партнера по качественному сопровождению программы автоматизации аптеки. Обратите внимание на следующие моменты:

Опыт обслуживания.
Период работы на рынке автоматизации аптек.
Количество обслуживаемых аптек.
Наличие опыта обслуживания средних и крупных аптечных сетей.
Качество организации технической поддержки.
Наличие централизованной службы обслуживания клиентов.
Наличие службы обслуживания в филиалах.
Круглосуточная удаленная поддержка.
Бесплатный единый телефон.
Наличие дополнительного сервиса.
Ведение номенклатурного справочника за аптеку.
Обновление информации о забракованных сериях, реестровых ценах, обязательном ассортименте аптек и аптечных пунктов.
Отзывы клиентов.

Как оптимизировать заказ у поставщиков в аптеке?

Нужно ли работать со средним чеком?

Заказ товара у поставщиков — практически ежедневная и обязательная операция, на которую может быть потрачена значительная часть рабочего дня заведующего аптекой. Возможно ли не только сократить время на формирование заказа, но и сделать его оптимальным?

Почему заказ товара у поставщиков может занимать несколько часов? Обычно причин несколько:

— В программном обеспечении аптеки нет инструментов и технологий, которые бы позволили оптимизировать заказ.

В такой ситуации аптеке приходится делать заказ в сводном прайс-листе, а значит, вручную определять, какие позиции необходимо заказать, в каком количестве, также вручную выбирать, у какого поставщика заказать товар, и учесть при этом множество факторов: минимальная цена, срок годности, кратность упаковки, минимальная сумма заказа и другие.

— Заведующий аптекой доверяет себе, а не программе.

К сожалению, часто именно заведующие аптекой против автоматизации заказа, так как считают, что они сделают заказ лучше, чем программа, не хотят менять свои привычки, боятся некорректных расчетов программы, не хотят разбираться в технологии и т.п. Хотя именно оптимизация заказа и сокращение времени на его формирование позволит заведующему аптекой посвятить освободившееся время другим, не менее важным задачам: работе с ассортиментом, персоналом, анализу конкурентов.

— Справочник аптеки некорректен, также аптека и поставщики «говорят» в разных терминах.

Справочник аптеки с дублями и различная терминология у аптеки и поставщиков — одно из серьезных препятствий на пути автоматизации процедуры заказа. Не каждый заведующий аптекой имеет время и возможности самостоятельно привести справочник аптеки в единообразный вид и ежедневно делать привязки с прайс-листами поставщиков. Скажем честно, это гигантский объем работы, требующий выделения отдельного специалиста, а то и нескольких.

Программа М-АПТЕКА плюс позволяет автоматизировать операции, которые необходимы для заказа товара у поставщиков, тем самым сокращая время на заказ до 15 минут, либо аптека может перейти на полностью автоматический заказ, без участия человека и затрат времени.

Программа автоматически отвечает на 3 главных вопроса, на которые при заказе тратится максимальное количество времени:

Какие инструменты есть в программе М-АПТЕКА плюс для автоматизации процедуры заказа?

Прайс-листы и электронные накладные от поставщиков загружаются непосредственно в программу М-АПТЕКА плюс и предварительно обрабатываются службой ЕАС: заводятся новые наименования, устанавливаются соответствия между терминами поставщиков и ЕАС, благодаря чему поставщики и аптеки общаются в едином информационном пространстве.

Благодаря централизованному ведению ЕАС товарные остатки аптеки находятся в упорядоченном виде, что позволяет корректно рассчитывать, что нужно заказать и сколько (подробнее о данных расчетах ниже).

Встроенная система заказа (полуавтоматически, полностью автоматический режим)

Система заказа в ПО М-АПТЕКА плюс позволяет автоматически формировать заказ поставщикам и, при необходимости, вносить изменения в рассчитанные программой значения. Благодаря тому, что система заказа — это часть программы М-АПТЕКА плюс, все необходимые расчеты выполняются сразу на основе фактических данных, которые есть в программе, нет необходимости в дополнительном ПО для заказа, настройке обмена данными между разными программами, дополнительной связке их справочников и др. Программа, анализируя информацию об остатках товаров, статистике продаж, товарах, которые были заказы, но еще не пришли в аптеку, и опираясь на встроенные алгоритмы расчета потребности, корректно определяет, какой товар необходимо заказать аптеке и в каком количестве, а также выбирает оптимального поставщика.

Давайте остановимся подробнее на основных этапах формирования заказа в программе

1. Загрузка данных прайс-листов поставщиков.
Данная информация выполняется в автоматическом режиме, с той периодичностью, с которой поставщик обновляет свои прайс-листы.

что заказать?
в каком количестве?

Алгоритм расчета потребности по минимальным и максимальным остаткам предполагает, что ответственное лицо аптеки определяет (вручную или с использованием дополнительных инструментов) минимальные и максимальные количества для каждой товарной позиции. Программа будет рассчитывать потребность, опираясь на фактический остаток товара и установленные по нему нормативные значения.
Алгоритм может использоваться, в том числе аптеками, которые только начинают работать в программе, т.к. определение минимальных и максимальных остатков возможно до установки ПО в специальном файле, предоставляемом специалистами компании АйТи-Аптека с последующей загрузкой в программу, также установить минимальные и максимальные остатки можно в самой программе М-АПТЕКА плюс.

Алгоритм расчета потребности по средне-дневной реализации
Данный алгоритм рассчитывает потребность по скорости продаж товара за определенный период времени: вычисляется реализация за указанное количество дней и делится на количество дней, когда товар был на остатке за указанный период, полученное значение умножается на указанное пользователем количество дней запаса.
Для расчета потребности по данному алгоритму необходимо, чтобы аптека какое-то время проработала в ПО М-АПТЕКА плюс для формирования статистики по продажам товаров.

Также при расчете потребности программа учитывает аналоги товара, например, если аптеке не важно, анальгин какого производителя в дозировке 500 мг №10 будет заказан, то она может сделать соответствующие настройки, и программа закажет анальгин с самой низкой ценой. Учет аналогов при заказе — удобный инструмент, чтобы избежать ситуации, когда в аптеке на остатках есть несколько наименований одного и того же товара, все они продаются, и при некорректных настройках — все заказываются, что приводит к ненужному разрастанию ассортимента.

При расчете потребности также будут учтены товары, которые уже были заказаны, но еще не пришли в аптеку, так называемые товары в пути, что позволит избежать излишней затоваренности аптеки.

Конечно же, это не все настройки, участвующие в расчете потребности, заказ настраивается под каждого клиента индивидуально, в зависимости от его бизнес-процессов.

3. Выбор поставщика

Для каждой товарной позиции, по которой была рассчитана потребность, программа подберет оптимального поставщика в соответствии с заданными аптекой настройками и автоматически проконтролирует такие параметры как корректный срок годности, достаточное количество у поставщика, кратность упаковки, минимальную сумму заказа и другое. Как правило, аптеки используют вариант выбора поставщика с минимальной ценой при условии соблюдения других условий (срок годности и другие).

Для упрощения процедуры анализа потребности и товаров в заказе вы можете использовать различные фильтры. Также фильтры можно применять, когда необходимо заказать у поставщиков не все товары, по которым была рассчитана потребность, а только отвечающие определенным параметрам.

определение, что и сколько нужно заказать

выбор поставщика с контролем всех дополнительных параметров

требуют от заведующего аптекой максимальное количество времени и огромного внимания. Обычно здесь же совершаются типичные ошибки: заказ не того товара, ошибки в дозировке, форме выпуска, случайное указание неверного количества (101 вместо 10), не заказ нужного товара и другие.

Автоматическое прохождение этапов заказа поставщикам позволяет минимизировать ошибки, вызванные человеческим фактором, и автоматически контролировать все нужные параметры, и сократить время на заказ до 15 минут. При этом, если вы используете полуавтоматический заказ, до отправки заказа поставщикам, вы можете внести в него любые коррективы: изменить количества товара для заказа, поменять поставщика и другое.

4. Отправка заказа поставщикам и анализ информации о дефектуре

Данная операция выполняется нажатием одной кнопки, документы по нашей транспортной системе автоматически уходят поставщикам в их терминах.

Если по заказу были отказы от поставщиков или была выявлена дефектура в процессе формирования заказа, то аптека при необходимости может вручную перезаказать данные товары с использованием сводного прайс-листа (если товар есть в наличии у других поставщиков либо если аптека согласна на изменение условий, например, уменьшения срока годности или увеличение цены).

Вся процедура работы с заказом, как правило, занимает не больше 15 минут в день!

При желании аптека может настроить работу с заказом товара у поставщиков в полностью автоматическом режиме, без участия человека, т.н. автозаказ!
Автозаказ не только экономит время, но и позволяет безболезненно пережить периоды отсутствия заведующего аптекой по различным причинам. Автозаказ возможен только при при условии работы на корректном справочнике с централизованным ведением и наличии единого номенклатурного пространства между аптеками и поставщиками.

Вы тоже можете начать качественно и быстро делать заказ поставщикам и оптимизировать другие бизнес-процессы аптеки — все это возможно, если ваша аптека работает в ПО М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека!

узнать.jpg

Возможно, вам будут интересны другие наши проекты:

Источник: itapteka.ru