Система электронного документооборота DIRECTUM обладает расширенным функционалом, позволяющим автоматизировать работу канцелярии и закрыть более 20 прикладных задач коммерческих и государственных заказчиков. Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% документов распечатывается (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Это априори неэффективный формат взаимодействия с контентом. Поэтому переход на электронный документооборот — решение, повышающее производительность, прозрачность бизнеса, сокращающее издержки и трудоемкость процессов. Когда вы принимаете это решение, вы выбираете подходящую вашей компании СЭД.
Внедрение СЭД Directum
СЭД Directum — современная система, позволяющая значительно повысить эффективность работы всех подразделений организации как в своей области, так и в рамках совместной деятельности. Система управления Directum полностью обеспечивает электронное управление документами, органично взаимодействуя с традиционным «бумажным» делопроизводством.
как подписать документ (служебку) в СЭД Директум
Внедрение Directum в жизнедеятельность любого предприятия Москвы, Петербурга, Казани, Уфы или любого другого города России проходит легко и быстро благодаря возможностям системы:
— Управление электронными данными
Создавать, искать и хранить неструктурированные документы MicrosoftWord, MicrosoftExcel, MicrosoftVisio, CorelDraw легко. Информацию можно структурировать по папкам, открывать или ограничивать доступ к ней, отслеживать работу с документами.
Система позволяет «выдавать» электронные поручения, контролировать их исполнение, обеспечивая легкость взаимодействия между различными отделами и сотрудниками.
СЭД Directum упрощает процессы поиска, анализа, редактирования, согласования и контроля договоров.
С помощью системы упрощается процедура подготовки и проведения рабочих встреч. Легко согласовываются место и время совещания, состав участников, формируются протоколы, отслеживается процесс исполнения решений.
— Работа с Заказчиками
Directum облегчает ведение единой клиентской базы, позволяет сохранять историю встреч, переписки с партнерами, цены предыдущих контрактов, с указанием стоимости единицы товара/услуги. Система помогает планировать маркетинговые мероприятия, анализировать эффективность маркетинговых воздействий.
СЭД незаменима при регистрации документов, ведении номенклатуры дел, для контроля над местонахождением бумажных документов, организации обмена электронными данными.
Система упрощает и систематизирует работу крупных предприятий и государственных учреждений со входящей документацией от частных лиц в рамках ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
— Управление показателями эффективности
Информационная система Directum позволяет обеспечивать оперативный контроль над бизнес-процессами по заложенным показателям эффективности.
В настоящее время на базе системы управления Directum разработано более 60 решений для предприятий. Каждое из них представляет собой продукт, подготовленный для быстрого внедрения. Платформа позволяет доработать любое решение под потребности конкретного заказчика.
Клиент Создание служебной записки и отправка на согласование
Углубимся в суть проблем, которые решает электронный документооборот Directum
Потребности Руководства:
- Эффективная работа сотрудников;
- Наличие единой точки доступа к информации;
- Минимизация потерь времени при работе с информацией;
- Увеличение уровня автоматизации рутинных рабочих процессов;
- Увеличение уровня автоматизации работы с документами;
- Информационная поддержка инициатив руководства;
- Минимизация затрат связанных с командировками.
Потребности Сотрудников:
- Быстрый доступ к нужной информации;
- Быстрый доступ у нужным ресурсам;
- Простая процедура размещения заявок;
- Простая процедура согласования документов;
- Оперативное информирование о задачах;
- Оперативное информирование руководства;
- Минимизация необходимых командировок.
Работа с информацией в организации
Постоянное увеличение объема используемой в организации информации
Постоянное увеличение количества документов (нужно проверить/согласовать/утвердить)
Постоянное увеличение количества ресурсов, где хранится и обрабатывается данная информация
Коммуникации в организации
Территориальное распределение организации, усложняет коммуникации
Проведение собраний, тренингов, обсуждение текущих вопросов с удалёнными офисами, требует частых командировок
Какие результаты можно получить от внедрения электронного документооборота на платформе DIRECTUM
Единое информационное пространство
Автоматизация рабочих процессов
Автоматический документооборот
Эффективные коммуникации
Видеоконференции
Более 60% суммарное среднее время,
сэкономленное СЭД
20% поиск и ожидание
поступления документов
20% согласование и
утверждение документов
10% передача документов
между подразделениями
10% подготовка стандартных
отчетов о движении документов
В соответствии с результатами исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов — от 30 до 60% рабочего времени.
- после внедрения СЭДО производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
- стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.
Источник: eradv.ru
Автоматизация и внедрение
Enterprise content management ( ЕСМ ) — это, в основном, управление корпоративной информацией. Известно, что тот, кто владеет информацией, тот владеет миром. Менее известно то, что автором сей фразы, впоследствии ставшей крылатой, является не кто иной как Натан Ротшильд ( Nathan Mayer Rothschild) — основатель английской ветви Ротшильдов, известных банкиров, политических деятелей и одной из самых богатейших династий.
Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM является одной из лидеров российского рынка систем ECM . DIRECTUM отличается от конкурентов тем, что ориентирован в первую очередь на конечного пользователя и внедрение уже готовых бизнес-решений.
Тем, кому мало готовых решений, DIRECTUM предлагает богатый набор инструментов разработчика для реализации практически любых фантазий задач заказчика. Кроме того, DIRECTUM можно интегрировать практически с любой учетной системой, будь то КИС 1С или даже Microsoft Dynamics AX. Условно систему DIRECTUM можно разделить на три основных блока.
1. Управление документами
Блок включает в себя механизмы хранения электронных документов и разграничения прав доступа к ним. Также в состав блока входят инструменты для работы с ЭЦП . Из наиболее полезных и востребованных служб блока управления документами отметим особо:
- DIRECTUM Storage Services — служба файловых хранилищ. Позволяет организовать хранение редко используемых документов вне базы данных, существенно снижая нагрузку на сервер БД и повышая производительность системы.
- DIRECTUM Capture Services — служба ввода и преобразования документов. С её помощью мы организуем массовый ввод в систему документов практически из любого источника, будь то сетевая папка, электронная почта или, не дай бог, служба управления факсами.
- DIRECTUM RapID — быстрая идентификация документов. Это набор программно-аппаратных средств ( аппаратные средства приобретаются отдельно) позволяющий генерировать, печатать и считывать любые штрих-коды. Например, на бумажных документах.
2. Управление взаимодействием
Блок управления взаимодействием является, по сути, транспортом, перемещающим документы между участниками документооборота. Притом транспорт этот далеко не линейный и, благодаря механизму типовых маршрутов, система DIRECTUM может реализовать практически любую мыслимую логику прохождения электронного документа по всем необходимым инстанциям.
Благодаря тому, что в основе системы DIRECTUM лежит инструмент разработки IS-Builder, возможности адаптации системы под задачи заказчика почти не ограничены. « Почти» — потому, что два сдерживающих фактора всё же есть: здравый смысл и бюджет проекта.
Готовые бизнес-решения
Их много ( см. полный список), а вот самые популярные:
- Управление договорами — универсальное решение для разработки, согласования и утверждения договорных документов в электронном виде.
- Канцелярия — полная автоматизация работы канцелярии предприятия, от регистрации входящей, внутренней и исходящей корреспонденции до вынесения резолюций с контролем их исполнения.
- Управление совещаниями и заседаниями — решение для организации совещаний и заседаний. Подготовка повестки с последующим согласованием и утверждением протоколов совещания.
Конечно, это далеко не всё. Более подробное описание системы, статьи, кейсы и видеоматериалы можно найти на сайте производителя, есть статьи про DIRECTUM и у нас в библиотеке.
Источник: b-alt.ru