Программа действий которая выявляет основные приоритеты

Люди в организациях имеют плотный график дел , переполненный встречами и различными мероприятиями. Матрица приоритетов действий помогает людям найти баланс и расставить приоритеты.

Матрица приоритетов действий облегчает принятие решений и чётко определяет, какие действия должны быть завершены в срок, а какие можно пропустить или выполнить позже.

Эта матрица — простая техника построения диаграмм, которая помогает вам выбрать, какие виды деятельности должны быть приоритетными, чтобы наиболее эффективно использовать своё время. В матрице усилия, затрачиваемые на деятельность (ось X), откладываются перпендикулярно воздействию/детализации (ось Y).

Это создаёт четыре возможности:

1. Быстрые победы

Эти виды деятельности характеризуются высоким «Воздействием» в сочетании с низкими «Усилиями». Это наиболее привлекательные виды деятельности / проекты, которые дают хорошую отдачу за относительно небольшие усилия. Эти мероприятия можно выполнять регулярно без ущерба для качества, и они поддерживают процесс непрерывности бизнеса . Рекомендуется сосредоточиться на этих быстрых победах как можно больше.

3 способа наладить порядок в голове и в жизни

2. Крупные проекты

Эти виды деятельности имеют как высокую степень воздействия, так и высокую степень усилий. Они дают хорошую отдачу для компании, но требуют много времени для завершения. Следите за тем, чтобы крупные проекты не вытеснили быстрые победы. Важно уделять большое внимание этим крупным проектам, чтобы хорошо освоить их выполнение. В этом может помочь быстрая и эффективная работа.

Так называемые «вставки» имеют низкое воздействие и низкие затраты. Это низкоприоритетные виды деятельности, которыми можно заняться позже. Зачастую «вставки» стагнируют деятельность с более высоким приоритетом. В конце концов, их придётся выполнять. Поэтому рекомендуется составлять список с «заполняемыми» делами, и выполнять их только тогда, когда у вас есть на это время.

4. Тяжёлые задания

Тяжёлые дела или «неблагодарные задачи» имеют низкую степень воздействия, но требуют больших усилий. Если компьютерная программа не работает должным образом и сотрудник тратит весь день на то, чтобы заставить её работать, это следует рассматривать как пустую трату времени и энергии. Поэтому рекомендуется избегать сложных задач и передавать их на аутсорсинг экспертам. Если этого не делать, то неблагодарные и энергозатратные задачи будут приносить низкую прибыль , и у вас останется слишком мало времени для более важных дел.

Матрица приоритетов действий: эффективное использование

Для эффективного использования матрицы рекомендуется использовать баллы воздействия от 0 до 10, где «0» означает отсутствие воздействия и усилий, а «10» — максимальное воздействие и максимальные усилия.

Конечно, можно использовать и другую шкалу. Используя эту шкалу, можно более тщательно прорисовать мероприятия матрицы, что приведёт к более лёгкому выбору в отношении приоритета.

Долгосрочный эффект от использования матрицы приоритетов мероприятий

Благодаря использованию матрицы, мероприятия выстраиваются в правильном порядке на основе приоритетов , и, следовательно, время будет использоваться более эффективно. Это будет иметь положительный эффект в долгосрочной перспективе.

Программируем калькулятор со скобками и приоритетами действий, используя стек

Таким образом, сотрудники будут всё лучше понимать, какие проекты отнимают много времени, и будут лучше разбираться в тех видах деятельности, которые дают хорошую отдачу. Вот почему матрица приоритетов является эффективным инструментом управления: она улучшает процесс принятия решений и минимизирует стресс.

Ваша очередь

Что вы думаете? Применима ли матрица приоритетов действий в современном управлении задачами? Признаёте ли вы практическое объяснение или у вас есть другие предложения? Каковы ваши факторы успеха для эффективного управления приоритетными задачами?

Поделит есь своим опыто м и знаниями в поле для комментариев ниже.

Также может быть интересно:

Источник: dzen.ru

Приоритизация задач и целей

В серьёзных, масштабных проектах нет второстепенных задач. Но, выполнить их все одновременно физически невозможно. На это просто не хватит времени и ресурсов. Из-за попыток успеть всё и сразу возникает хаос. Приходится работать в ускоренном режиме, в зависимости от обстановки. Но, это не всегда даёт положительный результат.

Разобраться в потоке бесконечных дел помогает приоритизация задач. Это эффективный инструмент тайм-менеджмента, помогающий формально определить важность каждого дела.

Без правильной расстановки приоритетов есть риск начать работу с самых простых и необязательных задач. Это связанно с особенностями функционирования нашего мозга, которому по природе свойственно лениться. В результате действительно важные процессы откладываются «на потом». По мере приближения дедлайна они выполняются беспорядочно, быстро, некачественно. В результате бизнес остаётся в проигрыше.

Приоритизация целей работает на всех уровнях планирования. Метод подходит для организации повседневных дел или разработки долгосрочной стратегии. Данная технология имеет массу преимуществ:

• Способствует улучшению производительности команды и каждого её участника.
• Помогает найти кратчайший и правильный путь к намеченной цели.
• Обеспечивает эффективное распределение ключевых ресурсов: времени, денег, материалов.
• Помогает навести порядок в рабочих и личных делах, достигнуть гармонии в жизни.

Расстановка приоритетов – это импровизированный фильтр задач, отсеивающий всё ненужное. Сконцентрировавшись на ключевых сферах жизни, можно получить от неё то, что действительно для вас важно.

«Приоритизировать задачи» — значит назначить им определённое место в общем списке, исходя из сложности и времени, требующегося на выполнение каждого задания. В результате на первых позициях оказываются важные, требующие немедленного исполнения задачи. Далее следуют дела, которые можно отложить на некоторое время. И в самой нижней части списка оказываются второстепенные, несрочные задачи.

Критерии приоритетности

Чтобы добиваться поставленных целей в жизни, важно уметь выделять среди них главные. Общего, эталонного подхода тут не существует. Каждая ситуация требует отдельного анализа и изучения. В тайм-менеджменте приоритеты устанавливаются по следующим критериям:

• Степень важности. Сюда входят цели и задачи, способные качественно изменить жизнь в положительную сторону.

Важная цель всегда соответствует ключевым ценностям. Для человека, стремящегося к материальному благополучию, цель: «открыть свой интернет-магазин» или «получить новую должность» будет всегда более актуальной, чем «развитие творческих способностей». Если цель не соответствует ценностям человека или компании, она не будет достигнута, так как её реализация не даст удовлетворения.

Этим же критериям должна соответствовать важная задача. Это комплекс действий, которые необходимо выполнить для достижения главной цели, разработанный с учётом определённых ценностей. Главной задачей для цели «открыть интернет-магазин» может стать «разработка, выбор дизайна сайта».

Важность – один из главных критериев приоритизации работ. Он оказывает непосредственное влияние на скорость и необходимость их выполнения.

• Срочность. Каждая задача имеет конечный срок, к которому её нужно завершить (дедлайн). Его нарушение приведёт к упущенным выгодам, проблемам или потере её актуальности.

Пример: «Написать отчёт». Если его нужно сдать к окончанию рабочего дня, эта задача очень срочная. Если дедлайн установлен до вечера: просто срочная, откладывать не стоит. Если завершить отчёт нужно к концу недели – эта задача не срочная. На основании срочности и важности задач строится матрица Эйзенхауэра, популярный инструмент планирования, использующийся в тайм-менеджменте.

• Размер затрат. При планировании важно учитывать, сколько денег, сил, других ресурсов потребуется на выполнение каждой задачи. В результате приоритетным считается результат с меньшими затратами.

Например, мы хотим закупить и установить новое программное обеспечение. Одна IT компания предлагает это сделать за 30 тысяч рублей. Другой разработчик ставит ту же цену, но в комплекс услуг входят дополнительные функции, обеспечивающие более эффективное и комфортное применение приложения. Естественно, выбор будет сделан в пользу второго исполнителя.

• Предполагаемые результаты. По данному критерию определяется, насколько выгодным для компании будет выполнение каждой поставленной цели и задачи.

Пример: при планировании рекламной кампании в социальных сетях определяется группа, в которой будут размещаться посты. Отбор производится среди трёх групп пользователей с одинаковыми интересами, вовлеченностью и расценками за рекламу. В одной из них количество участников составляет 20 тысяч человек, во второй: 30 тысяч, а в третьей – 60 тысяч. Для получения оптимального результата разместить рекламу стоит в третьей группе, так как охват будет больше, что положительно скажется на количестве кликов.

• Эффективность. На основании двух предыдущих критериев рассчитывают эффективность каждой задачи. Для этого ожидаемый результат делят на планируемые затраты.

Вернёмся к примеру рекламы в соцсетях. Предположим, что цены на рекламу в группах отличаются. На основании имеющихся данных составляем таблицу для расчёта эффективности:

Размер аудитории	Рекламные расценки	Эффективность
Первая группа	20 тыс. человек	1 тыс. руб.	20
Вторая группа	30 тыс. человек	1,2 тыс. руб.	25
Третья группа	60 тыс. человек	3 тыс. руб.	20

С точки зрения эффективности более выгодным будет запуск рекламной кампании во второй группе.

Эффективные методы приоритизации

Для правильного определения важности и ценности целей и задач применяются различные методы приоритизации. Они помогают структурировать, визуализировать имеющиеся в распоряжении данные, и грамотно организовать рабочие процессы.

Матрица Эйзенхауэра

Один из самых известных инструментов приоритизации задач, применяющихся в тайм-менеджменте. Он помогает определить важность и срочность каждой из них, не хватаясь за срочные дела вне зависимости от того, насколько они важны для рабочего процесса.

Согласно методике все задачи разделяются на четыре категории:

1. Важные и срочные, которые нужно выполнить в самое ближайшее время.
2. Важные, но несрочные, которые нужно запланировать в ежедневнике или списке дел.
3. Неважные, но срочные, которые необходимо поручить другим исполнителям.
4. Неважные и несрочные, о которых можно благополучно забыть на долгое время или полностью удалить.

Чтобы понять, в какой очерёдности выполнять задачи в каждой группе, можно ориентироваться на дедлайны. Если действия, входящие в список, одинаково срочные и важные, при установке приоритетности учитывают сложность каждого задания.

Метод MoSCoW

Принцип действия данной технологии заключается в его аббревиатуре. Слово «MoSCoW» расшифровывается следующим образом:

• M (must) обозначает важность и первостепенность выполнения. В данную категорию входят задачи, не терпящие отлагательств. Без них продукт не будет запущен и релиз не состоится.
• S (should) объединяет задания, не имеющие высокой степени важности, но обязательные к исполнению.
• C (could) включает действия, которые желательно осуществить в рамках проекта.
• W (would) содержит несрочные задачи, не имеющие важности для рабочего процесса. Их можно спокойно перенести «на потом» без ущерба для проекта. Исполнителям и заказчикам нет необходимости прилагать усилия, чтобы включить эти действия в Бэклог продукта. Данная категория может использоваться для разработки долгосрочной стратегии развития продукта.

Данная технология оптимальна для внутренних проектов компаний.

Kano model

5 техник определения приоритетов для IT команд

Всегда ли просто определить приоритеты в задачах крупного проекта? А если в приоритете находятся пять срочных задач? Десять?

Опытные менеджеры проектов и собственники продуктов знают, что одной интуицией здесь не обойтись. Для того, чтобы не подвести команду и уложиться в сроки, сегодня на помощь менеджерам приходят полезные методологии определения приоритетов, а также современные инструменты, которые помогают визуализировать данные и ничего не упустить в своих рабочих процессах.

Рассмотрим подробнее 5 известных методологий, которые помогают прийти к успеху.

Существует ли идеальная методология, которая раз и навсегда расставит приоритеты в рабочих задачах и личных делах? У каждого менеджера проектов или менеджера продукта на этот вопрос, наверняка, есть свой ответ. Однако есть методы приоритизации, которые зарекомендовали себя во всем мире, а их авторы получили заслуженное уважение в среде менеджеров проектов и топ-руководителей. Вот 5 таких методологий: три общие и две для внутриорганизационных целей.

5 методов приоритизации для менеджеров проектов и IT команд

Метод MoSCoW для категоризации задач

Методологию MoSCoW сегодня знают во всем мире и применяют широко в разных областях управления. С известной столицей технику ничего не связывает.
Согласные буквы в акрониме MSCW — это степени приоритетности:

• M – задачи и требования, которые имеют самый высокий приоритет и должны быть первоочередно применимы к продукту в первую очередь. Без них релиз не будет выполнен (это must).
• S – важные требования, но не с самой высокой приоритетностью. Обычно они не имеют решающего значения, но все равно обязательны к исполнению (это should).
• C – требования и задачи, желательные для релиза (это could).
• W – наименее критичные требования, их можно проигнорировать или перенести до следующих релизов (это would).

• Must Have — внедрить Priority Chart — график, на котором можно отбирать самые ценные идеи и отдавать их в разработку, ранжировать идеи по метрикам Value / Efforts, обеспечить поддержку разработки с помощью Kanban и Sprint досок, добавить Burndown Chart для трекинга прогресса по спринту.
• Should Have — внедрить функцию Time tracking для учета отработанного времени, Cycle /Lead Time Report для контроля над процессом, сделать интеграцию со Slack для получения обновлений на досках.
• Could have — добавить раздел My Tasks, где можно посмотреть все задачи в разных статусах, внедрить Client Access для приглашения клиентов в проект.
• Would Have — обеспечить SAML SSO /G Suite SSO для единого входа сотрудников в приложение, добавить Calendar View для доски, добавить интеграцию с системами управления проектами (JIRA, PivotalTracker, Trello, и др.)

Метод предлагает быстрое и простое решение для определения приоритетов. Однако часто такой классификации по категориям может быть недостаточно. Поэтому, считается, что MoSCoW лучше подходит для внутренних проектов, а не для продуктов с большим количеством клиентов.

Модель Кано

Модель Кано — технология, разработанная японцем Нориаки Кано в 1984 году. Именно тогда он опубликовал статью, в которой расписал методологию.

С помощью модели Кано можно наглядно описывать удовлетворение каких потребностей оставляет потребителей неудовлетворенными или же приводит в восторг.
Кано предлагает систему координат, где по оси Y измеряется удовлетворенность, по оси Х — уровень выполнения. В модели Кано выделены 3 основные составляющие профиля качества, влияющие на удовлетворенность потребителя: ожидаемое, основное, и привлекательное, вызывающее восхищение.

Ожидаемые свойства по Кано — это базовые свойства продукта или услуги. Они есть по умолчанию. Покупатель вряд ли будет задумываться об этих свойствах, поскольку воспринимает их как что-то само собой разумеющееся.

Часто в качестве примера ожидаемых свойств приводят работу авиалиний. Гарантия того, что всем хватит места в салоне самолета – это ожидаемое свойство.

Ожидаемым свойством платформы для управления продуктами Hygger может быть возможность планировать задачи отдельного проекта. Почти всегда превратить ожидаемое свойство в конкурентное преимущество является сложной задачей, а вот его отсутствие ни к чему хорошему не приведет.

Основные свойства — это желаемое. Их выполнение влияет напрямую на удовлетворенность потребителя. Именно на основных свойствах продукты пытаются выделится и создать конкурентное преимущество.

В примере с авиалиниями, основным свойством может быть отсутствие пересадок на длительном маршруте.

Свойства, вызывающие восхищение — это неожиданные для потребителя свойства: дополнительные, необычные, носящие характер сюрприза.

Ваш любимый десерт на борту авиаперевозчика – пример такого свойства.

Уровень выполнения подобных свойств не влияет на удовлетворенность потребителей напрямую (как и в случае с основными свойствами). Если неожиданное свойство отсутствует, потребитель не должен расстроиться, поскольку и не ожидал его в рядах ожидаемых свойств. Но если же потребитель будет приятно впечатлен – это принесет приятные бонусы продукту или услуге, как минимум, о них узнает ближний круг обрадованного потребителя.

Со временем, требования клиента могут меняться и то, что сегодня вызывало восторг, уже завтра может превратиться в стандарт, а послезавтра стать обязательным условием качества.
Отличный пример применения метода Кано расписан в статье про телевизионный пункт, где автор решил разделить множество замысловатых кнопок пульта по приоритетности, используя принцип Кано.

Техника Story Mapping

Методология Story Mapping стала известна в начале века из статьи Джеффа Паттона.
Смысл метода в том, что бэклога в продукте мало для определения приоритетов в работе. Паттон считает, что необходима более развернутая структура и предлагает следующую механику:

Горизонтальная ось представляет последовательность использования. Задачи на ней размещаются в последовательности, в которой они выполняются пользователем.

Вертикальная ось означает критичность. По вертикали задачи располагаются относительно того, насколько они важны сверху вниз. Одинаково важные задачи можно определять на одной высоте.

Группы связанных историй группируются как активности.

Сильные стороны методологии Story Mapping

Это относительно простое визуальное представление, которое позволяет команде, клиентам, заказчику или другим заинтересованным сторонам делиться общим пониманием происходящего.

Метод четко определяет, как постепенно выпускать итерации продукта.

Внутриорганизационные методологии

Методология KJ

Методологию, придуманную Jiro Kawakita (отсюда — KJ) часто используют на различных тренингах и групповых занятиях по менеджменту. Суть технологии — в групповом процессе установления приоритетов.

Метод KJ — это процесс, состоящий из 8 этапов для групп любого размера. Для реализации такого метода понадобится не менее одного часа. Участникам следует подготовиться:

• Выбрать ведущего (модератора).
• Приготовить много стикеров разных цветов.
• Найти помещение со свободной стеной или большой доской.
• Разместить флип-чарт или отдельную доску для результатов.

8 этапов методологии KJ

1. Выберите центральный вопрос, который будет стимулировать результаты. Каждый сеанс предполагает свой центральный вопрос.
2. Организуйте рабочую группу. Участники группы должны быть из различных отделов компании.
3. “Выгрузите данные” Для этого понадобятся стикеры. Каждому участнику группы предлагается инициировать мозговой штурм в разных направлениях.
4. Разместите стикеры на стенке в рандомном порядке. Каждый участник, при необходимости, может добавить новые стикеры на дальнейших этапах.
5. Сгруппируйте похожие тематики. Когда все стикеры на стене добавлены, вся группа начинает группировать похожие темы.
6. Присвойте имена. Участники должны присвоить имя каждой группе, используя стикеры другого цвета.
7. Проголосуйте за наиболее важные, с вашей точки зрения, группы, которые помогут ответить на центральный вопрос.
8. Оцените самые важные из групп. Все стикеры помещаются на доске и располагаются по количеству голосов. Участники могут объединять подобные группы, что добавляет их голоса и поднимает их рейтинг. Когда 3-4 группы очевидно опережают остальные, активность завершается.

Техника приоритезации Feature Buckets

Автор методологии — Адам Нэш предложил свою аналогию для определения приоритетов. По его мнению, приоритетность функций сильно различается в разных продуктах и сферах. Поэтому Нэш подчеркивает, что метод был разработан именно под потребительские онлайн-продукты.
Согласно методу, функции нужно распределить в четыре ведра.

Metrics Мovers — функции-двигатели, которые способны сильно повлиять на целевые показатели продукта и бизнеса. Должны быть конкретные цели и стратегии решения инвестировать в продукт или функцию (пример показателя — фреймворк Pirate Metrics).

Customer Requests — это функции-запросы. Они запрошены самими клиентами. Обычно являются дополнительными улучшениями.

Delight — функции, которые создаются внутри компании на основе понимания дизайна или технологии. Работа над ними важна для приятного удивления клиентов.

Strategic — функции, которые важные по стратегическим причинам, связанным с будущими целями.

У каждого метода приоритизации свои особенности и, вероятно, не все они могут быть адаптированы под условия жизнедеятельности вашего продукта или компании. Тогда стоит попробовать современные сервисы, помогающие работать с приоритетами — современные онлайн инструменты для определения приоритетов и отслеживания статусов задач. Они облегчают планирование и помогают приоритезировать все задачи продукта быстро и просто.

Backlog Priority Chart — один из таких инструментов, который предлагает полноценная платформа для product менеджеров Hygger.io.

В сервисе вы можете найти систему оценки Value https://habr.com/ru/companies/hygger/articles/351238/» target=»_blank»]habr.com[/mask_link]