Модуль «Пользователи» предназначен для ведения учетных записей пользователей и управления их правами Персианов, В.В. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления [Текст]: Учебно-методическое пособие по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления- Тула: Изд-во Тул. гос. пед. ун-та им. Л.Н. Толстого, 2008. — С. 68..
В модуле «Пользователи» содержится перечень учетных записей пользователей системы. При работе с данным перечнем для каждого пользователя определяется:
· способ аутентификации пользователя при запуске системы «Дело». Аутентификация пользователя может проводиться с помощью операционной системы Windows или же пользователю назначаются персональные идентификатор и пароль, которые он должен указывать при входе в систему;
· права доступа к настройкам системы;
· права доступа к картотекам системы;
· права доступа к кабинетам каждой из доступных картотек;
· права доступа к папкам внутри каждого из доступных
Обучение СЭД Дело 17 03 2016
· права доступа к документам разных грифов допуска;
· права доступа к подсистемам и функциям системы Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО». Руководство системного технолога. Выпуск 20 — М.: ЭОС..
Интерфейс модуля «Пользователи»
В рабочей области окна находится перечень учетных записей пользователей системы «Дело» Персианов, В.В. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления я- Тула: Изд-во Тул. гос. пед. ун-та им. Л.Н. Толстого, 2008. — С. 69.(Рис.1).
Рис.1. Интерфейс модуля «Пользователи».
Строка меню включает пункты:
Управление — содержит команды, предназначенные для выполнения тех или иных действий с учетными записями пользователей (добавить, изменить, удалить), команды установки параметров пользователя, ведения адресов его электронной почты, создания списков, а также команды перехода к режиму установки прав пользователя.
Отчет — содержит команды, позволяющие вывести на экран сведения о пользователях системы и протоколы работы с модулем.
Вид — содержит команды, позволяющие отбирать для показа учетные записи, отвечающие тем или иным критериям (например, учетные записи пользователей, имеющих доступ к подсистеме «Поточное сканирование», или записи пользователей, обладающих правом электронно-цифровой подписи). Кроме того, команды данного меню позволяют отображать список пользователей как с логически удаленными записями пользователей, так и без них.
Справка — включает в себя команды вызова справочной информации.
Закрыть — команда завершения работы с модулем «Пользователи».
Перечень учетных записей пользователей представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной записи. В графах таблицы содержится следующая информация: Подразделение — название подразделения, в штате которого числится пользователь. Фамилия — фамилия, имя и отчество пользователя. Имя — имя (логин) пользователя, заданное технологом.
Обзор возможностей СЭД «ДЕЛО»
В заголовке крайней левой графы таблицы находятся кнопки, соответствующие различным модулям и опциям: модуль «Документы», подсистема «ДЕЛО-Web», возможность использования опции «Сканирование» для сканирования и автоматического распознавания текста документа, опция «Поточное сканирование», система «Архивное дело», опция «ЭЦП и шифрование», информация об адресах электронной почты Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО». Руководство системного технолога. Выпуск 20 — М.: ЭОС..
Подсистемы, модули и опции, доступные пользователям, а также наличие информации об адресах электронной почты отмечены маркерами, расположенными в строках записей пользователей под соответствующими иконками.
Под управлением правами понимается работа с учетными записями пользователей (создание, редактирование, удаление), а также назначение и разграничение прав пользователей, позволяющих выполнять им те или иные служебные функции в системе.
Находясь в окне Ведение пользователей, выберите из меню Управление команду Добавить. Откроется окно учетной записи пользователя Пользователь БД (Рис.2). Заполняем поля требуемыми значениями параметров: ФИО, Подразделение.
Рис. 2. Окно учетной записи пользователя.
При заполнении поля Подразделение нужное значение можно выбрать из списка значений, заданных ранее в этом поле для других пользователей. Для этого введите в поле Подразделение первые буквы названия подразделения и нажмите клавишу Enter. Откроется окно, содержащее список ранее введенных значений, начинающихся с этих букв.
Щелчком мыши выделите нужное значение и щелкните кнопку «Записать». Произойдет возврат к окну учетной записи пользователя. В поле «Подразделение» будет записано выбранное значение Персианов, В.В. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления я- Тула: Изд-во Тул. гос. пед. ун-та им. Л.Н.
Толстого, 2008. — С. 69..
Чтобы предоставить пользователю право работать с тем или иным модулем или дополнительной опцией, устанавливаются флажки из следующего набора: Дело. Дело WEB. ЭЦП и шифрование. Поточное сканирование. Сканирование. Оповещение. Печать штрих-кода.
Поиск по штрих-коду.
При установке флажка Дело пользователь получает доступ к модулям «Документы» и «Отчетные формы», а если данный пользователь должен выполнять функции системного технолога, то и к модулям «Справочники» и «Пользователи». Кроме того, при установке флажка Дело автоматически устанавливается флажок Дело-WEB, поскольку, по умолчанию, всем пользователям, работающим в системе «Дело», предоставляется доступ к подсистеме «Дело-Web».
Если требуется, чтобы права нового пользователя совпадали с правами и параметрами пользователя, зарегистрированного ранее, установите флажок «Взять настройки от…» и выберите из раскрывающегося списка фамилию нужного пользователя. При этом в нижней части окна автоматически установится ряд флажков, соответствующих параметрам и возможностям выбранного пользователя: Права «Дело».
Параметры. Списки справочников. Права поточного сканирования. Стандартные тексты. Права Архива.
Копирование настроек ранее зарегистрированного пользователя ускоряет и упрощает создание учетной записи. Заполнив все поля учетной записи и установив нужные флажки, щелкните на кнопке Записать. Произойдет возврат к окну Ведение пользователей. При этом в списке пользователей добавится новая строка, соответствующая добавленной учетной записи Персианов, В.В.
Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления я- Тула: Изд-во Тул. гос. пед. ун-та им. Л.Н. Толстого, 2008. — С. 69..
Технология организации работы
1. Выберите пользователя, под которым вы работаете в системе, и откройте его права в системе «Дело».
2. Зайдите в закладку «Права в картотеках» и установите права на работу во всех папках кабинета вашей кафедры.
3. Зайдите в закладку «Абсолютные права» и установите право ввода резолюции и контроля исполнения поручений от заведующего кафедры, а также право исполнения поручений, визирования и подписания проектов от всех сотрудников кафедры.
Запуск модуля «Пользователи»
4. Находясь в меню системы «Дело», запустим модуль «Пользователи».
5. Введем с клавиатуры имя и пароль пользователя. Если имя и пароль введены правильно, откроется окно «Ведение пользователей». При этом в списке пользователей добавится новая строка, соответствующая добавленной учетной записи.
6. Заполняем поля требуемыми значениями параметров (Рис.3):
Рис.3. Добавление пользователя.
ФИО — Иванова И.В.
Имя — IVA (вводится условное имя пользователя, под которым он функционирует в системе).
Пароль — XXX (вводится пароль пользователя для входа в систему).
Дожностное лицо — Иванова И.В. — Системный технолог.
Имя — IVA (вводится условное имя пользователя, под которым он функционирует в системе).
Пароль — XXX (вводится пароль пользователя для входа в систему).
Дожностное лицо — Иванова И.В. — Системный технолог.
7. Сохраним полученный результат.
Поставленная задача выполнена.
Источник: studbooks.net
Электронный документооборот. Реальный пример
Система электронного документооборота «Дело» функционировала на предприятии за долго то того, как там появился я. Но за два года моего участия я неплохо разобрался, как все устроено по капотом. О том, как же это все работает, о некоторых косяках я расскажу прямо сейчас.
Привет, документооборот
Начнем наше знакомство с документооборотом, взяв на себя роль простого начальника отдела. Пусть наш отдел отвечает за ремонт помещений. Итак, вот мы проснулись утром, постояли в Московских пробочках и наконец оказались в своем уютном кабинете. Выпив кофе, загружаем компьютер и открываем Дело. Видим папки: входящие, на исполнение, на контроле.
Третью папку (на контроле) доступна не всем, а только тем, кто подобрался достаточно близко к власти.
Открываем папку входящие. Там пара документов. Вот пришел документ о том, что по желанию можно придти на такой-то тренинг тогда то. Мы просто удаляем его из кабинета. Следующий документ содержит приказ какого-то вышестоящего должностного лица, о том, что надо кинуть проводку на третьем этаже. Нажимаем на кнопку «принять к исполнению».
На самом деле таких документов утром может придти не 2, а десятки. Не все из них достойны внимания, некоторые попадают в кабинет по рассылки «всем пользователям». Поэтому, зачастую, работу по разгребанию папки входящие ведет не сам начальник, а его помощник. Помощник доводит до руководителя только наиболее важные моменты.
Открываем папку на исполнение. В самом верху документ о проводки. Срок его не подходит, можно не волноваться. Но все же заходим в него. Нажимаем «добавить подчиненную резолюцию» и отправляем этот документ к электрикам.
Следующий документ горит красным. Что это он так? А, по нему надо было отправить отчет еще вчера. Ну ничего, не очень страшно. Заходим во внутрь и пишем отчет.
Допустим, документ был о покраске лавочки. Пишем: «Лавочка покрашена в такой то цвет» и прикладываем фотографию. Если просто написать «поручение выполнено», будет а-та-та. Надо обязательно доказать.
*Прошло два дня*
Теперь поручение о проводке горит красным. Заходим в него. Внутри видим отчет о выполненной работе от электриков. Посылаем помощника проверить, все ли выполнено верно. Да, действительно, все так. Нажимаем отправить отчет, прикрепляем доказательства.
Через некоторое время контролер снимет это поручение.Если не снимает, то звоним ему по телефону, узнаем, все ли так и просим снять.
Папка на контроле доступна лишь ограниченному числу пользователей. Только тем, кто может давать поручения начальникам отделов и их контролировать. Тут все просто: пришел отчет от всех исполнителей о выполненном поручение, нажал снять с контроля. Не понравился отчет: взял телефон, набрал номер исполнителя и высказал все рекомендации по выполнению.
Ситуация, описанная выше, полностью придуманная. В реальности, такие проблемы, как мигающая лампочка, решаются через заявку по телефону. Но придумать более качественный пример, не углубляясь во внутренние процессы, я не смог.
Жизненный путь документа
Документ создается в недрах предприятия (набирается в ворде, печатается на листе бумаги), подписывается всеми необходимыми по регламенту руководителями и визирующими лицами (напоминаю, все подписи пока ставятся на бумаге). Затем этот документ попадает в отдел документационного оборота (по нашему- канцелярия).
В этом отделе много человек и у них очень крутые и дорогие сканеры, готовые сканировать лист за листом, тратя на каждую страницу меньше секунды. Наш документ сканируется. Ему автоматически присваивается номер (состоящий из индекса, которые показывает, к какому типу относится документ, и порядкового номера с начала года).
Затем регистратор (сотрудник канцелярии) вручную вводит рубрику и информацию, о чем документ (спасибо распознавалке текста, которая значительно ускоряет эту работу). На следующем шаге регистратор рассылает документ в личные кабинеты тем, кому это необходимо видеть. Список тех, кому разослать документ создатель указывает на оборотной стороне.
Для типовых документов, которые и составляют основную массу, готовые списки рассылки уже заботливо созданы нами в программе «Дело», поэтому рассылка, зачастую, занимает пару кликов. С этого момента документ остается в системе навсегда. А оригинал на бумажном носителе убирается в шкаф.
С обычным документом работа завершена. Он попал в кабинеты тех пользователей, которым нужно. Те, кому он понадобится, могут найти его по номеру, содержанию, дате, рубрике. Конечно, если у пользователей хватит прав просмотреть его. С контрольным поручением работа не закончена.
Регистратор проставляет всех исполнителей и контролеров. А так же даты, до которых поручения должны быть выполнены. Теперь этот документ не исчезнет из папки на исполнение и на контроле у исполнителя и контролера соответственно.
На бумаге то все хорошо. А как на деле работает «Дело»?
В целом, все работает так, как должно. К софту и его логике претензий почти нет. Но большую роль во всем процессе играет человеческий фактор. Кто то заглядывает в систему по регламенту дважды в день, а кто был там лишь однажды. Единственный способ мотивации к качественной работе: денежный.
Квартальная премия у нас зависит напрямую от количества невыполненных и просроченных поручений. Точнее, тут связь обратная.
Отдельный вопрос с настройкой прав. Их очень много и они настраиваются в разных местах. Именно поэтому слово почти в предыдущем абзаце. Есть разные грифы доступа. К примеру, есть гриф персональные данные. Документы, помеченный этим грифом, невозможно найти через поиск.
Его можно открыть, только если он пришел в кабинет. Бывает, что документ был удален из кабинета, как более не нужно, а тут вновь понадобился. Пользователям приходится звонить и просить направить им этот документ заново.
В остальном же система надежная, как мамонт. За 2 года не было никаких технических проблем. Но и выглядит так же: типичная офисная программа 90-х годов. Сейчас уже вышла браузерная версия, которая выглядит по легче. Большая часть сотрудников переведено на нее, так как это значительно упрощает администрирование: не нужно на каждый компьютер пользователя ставить программу.
Бонус раздел
В моем прошлом посте zhavoronok задал ряд вопросы, на которые я постараюсь ответить.
Как работает тех. поддержка?
К поддержке претензий нет вообще. Всегда (в рабочее время) на связи по почте и телефону. В вопросы углубляются, знают свои продукты хорошо.
Отдельно хочу отметить документацию по использованию. Это несколько томов толстых книг, в которых описаны абсолютно все галочки, параметры, кнопочки. Расписано все, как для дураков. Но очень часто это помогает. К сожалению, на последние версии нет документации в печатном виде.
Насколько сложно дорабатывать самостоятельно?
Дорабатывать самостоятельно просто нет возможностей. Исходный код закрыт. Все, что мы можем- докупать опции.
Совпали ли ожидания с реальностью?
Продукт покупался за долго, до моего прихода на работу. Но, я думаю, ожидания превзошли реальность, так как изначально этот продукт закупался как система контроля исполнения поручений.
Какова стоимость владения в год в вашем случае
На этот вопрос я не могу ответить, так как не владею такой информацией.
Связана ли она у вас с ERP, насколько легко можно связать
Настолько я знаю, Дело никак не связано с ERP и автоматического импорта информации не происходит. Но, при необходимости, можно использовать api, которое, конечно же, докупается отдельно. Api сейчас используется для дружбы с 1C.
Что сделано хорошо, а что плохо?
Хорошо, что продукт качественный. Плохо, что иногда его сложно развернуть под конкретные нужды.
Источник: habr.com
1. Рабочая область автоматизированной системы «дело»
После запуска системы «Дело» открывается рабочая область, состоящая из следующих разделов (см. рис.1.1):
- Регистрация документов;
- Кабинеты;
- Поиск документов и личные папки;
- Реестры внешней отправки документов;
- Опись дел;
- Отправка документов.
Рис.1.1. Интерфейс рабочей области системы «ДЕЛО». Коротко рассмотрим каждый из вышеперечисленных разделов. На рисунке 1.2. продемонстрирован пример области раздела «Регистрация документов», а именно, элементы диалогового окна регистрационной карточки (РК) исходящего документа. 
Рис.1.2. Пример диалогового окна «Регистрация документов» Функция «Кабинеты» используется для работы с документами, требующими исполнения. В терминах системы кабинет – это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к кабинетам. Все приписанные к кабинету должностные лица называются владельцами кабинета. Должностное лицо может быть владельцем только одного кабинета. Раздел «Кабинеты» имеет следующие папки: 1. Поступившие 2. На исполнении 3. На контроле 4. У руководства 5. На рассмотрении 6. В дело 7. Управление проектами 8. На визировании 9. На подписи На рисунках 1.3. – 1.6. продемонстрированы примеры области раздела «Кабинеты» папок «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «У руководства».
Рис.1.3. Пример диалогового окна папки «Поступившие» 
Рис.1.4. Пример диалогового окна папки «На исполнении» 
Рис.1.5. Пример диалогового окна папки «На контроле» 
Рис.1.6. Пример диалогового окна папки «У руководства» В заголовке окна папки кабинета, помимо ее названия, указывается количество записей, находящихся в этой папке в текущий момент времени, например, «Поступившие (7)», «На исполнении (5)». Список записей оформлен в виде таблицы. В графах таблицы указаны различные реквизиты РК. Состав отображаемых реквизитов и их расположение в таблице определяется пользователем системы при настройке вида папки. В папке «Поступившие» находятся РК документов, которые уже поступили в кабинет, но еще не приняты к исполнению. В папке «На исполнении» находятся документы, зарегистрированные в текущем кабинете. В папке «На контроле» находятся все записи о контрольных поручениях, владельцев кабинетов. В папке «У руководства» находятся РК всех документов, по которым были составлены проекты резолюций, утверждение которых возложено на владельца текущего кабинета. В папке «На рассмотрении» находятся РК тех документов, к которым был введен проект резолюции, и он еще не рассмотрен руководством. В папке «В дело» хранятся РК документов, подлежащих списанию в дело. Папка «Управление проектами» предназначена для работы с проектами документов. Папка «На визировании» содержит перечень РК проектов документов, присланных на визирование владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны завизировать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих РК этого проекта. Папка «На подписи» содержит перечень РК проектов документов, присланных на утверждение владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны подписать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих РК этого проекта. Внешний вид главного окна функции «Поиск документов и личные папки» при работе в режиме поиска показан на рисунке 1.7. 
Рис.1.7. Интерфейс рабочей области функции «Поиск документов личные папки». Рабочее окно режима «Поиск» состоит из двух частей. В правой части окна формируется запрос. В левой части находится перечень реквизитов, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора, перечень ранее сформированных и сохраненных запросов. Перечни реквизитов и сохраненных запросов сгруппированы по семантической принадлежности и представлены в виде иерархического дерева. Главное окно функции «Реестры внешней отправки документов» содержит строку меню, панель инструментов и одно из рабочих окон: папку «Неотправленные документы» (см. рис. 1.8.), папку реестров (текущих, закрытых или отправленных) или окно содержимого реестра. 
Рис.1.8. Диалоговое окно функции «Реестры внешней отправки документов». Неотправленный документ может быть включен в один из реестров рассылки. Первоначально РК отсылаемого документа перемещается в реестр из числа текущих реестров. Сортировка документов по текущим реестрам происходит в зависимости от того, к какой категории относится адресат, а также от вида отправки документа. После того, как текущие реестры рассылки сформированы, им определяется статус «закрытых реестров». Факт отправки реестра сопровождается переводом реестра в статус «отправленных реестров». Целью работы с закрытыми реестрами является просмотр состава реестров, редактирование реестров, формирование выходных печатных форм реестров и отслеживание отправки реестра путем его перевода в статус отправленных. Функция «Опись дел» дает возможность просмотреть перечень зарегистрированных в системе РК документов, списанных в дело. На рисунке 1.9. продемонстрировано диалоговое окно «Опись дел» в рабочем режиме. 
Рис.1.9. Диалоговое окно функции «Опись дел» в рабочем режиме. Функция «Отправка документов» предназначена для регистрации отправки документов внешним адресатам и для контроля над поступлением квитанций о регистрации документов, присылаемых от адресатов. Функция работает в двух режимах:
- В режиме «неотправленные документы» осуществляется работа с документами, готовыми к отправке, и выполняется отметка отправки документов;
- В режиме «контроль за квитками о регистрации» отслеживается поступление уведомлений о регистрации отправленных документов, присылаемых от организаций-адресатов.
На рисунке 1.10. продемонстрировано диалоговое окно «Отправка документов» в рабочем режиме. 
Рис.1.10. Диалоговое окно функции «Отправка документов» в рабочем режиме. Из рисунка 1.11 видно, что в рабочей области окна находится перечень отправленных по электронной почте документов, уведомление о регистрации которых еще не получено от адресатов или данное уведомление получено, но еще не обработано в функции «Регистрация документов». 
Рис.1.11. Диалоговое окно функции «Отправка документов» в рабочем режиме.
Источник: studfile.net