Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведется учет и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию. Это необходимо, чтобы корреспонденция не потерялась среди многочисленных бумаг и дошла до адресата.
Для чего нужен журнал
В каждой организации ежедневно происходит оборот многочисленных входящих и исходящих деловых бумаг. Первые приходят от клиентов и партнеров. Их относят директору или его заместителю, которые распределяют документацию для исполнения. Вторые, предназначенные для контрагентов и различных инстанций, складывают по конвертам и отправляют на почту.
Регистрация документации на предприятии — не прихоть, а необходимый процесс. Исчезновение бумаги от важного партнера вызовет не только ухудшение имиджа предприятия, но и существенные убытки. Если сведения о документе зафиксируют в книге учета, он не затеряется и дойдет до того, кому предназначался.
Эти книги не подлежат строгой отчетности. Но их обязательно регистрировать, присвоив специальный номер. Всю корреспонденцию необходимо фиксировать в книге учета в день поступления. Определимся пошагово, как вести журнал входящей документации:
Управление документами в СЭД «ДЕЛО»
- Сначала деловые бумаги сортируют.
- Затем присваивают регистрационные номера.
- Отмечают момент их поступления в компанию.
- Позже вносят информацию об их последующем распределении по организации.
Записи, сделанные в книге учета, помогают структурировать документооборот в компании. Это облегчит поиск и избавит от спорных вопросов в суде, если возникнет такая необходимость.
Главные задачи журнала:
- учет, порядок и сохранность деловой переписки;
- распределение полученных писем и распоряжений;
- быстрое реагирование на запросы начальства;
- контроль за решением важных вопросов в срок;
- выдача справок по полученным документам.
Чаще всего ведение подобных регистрационных книг возложено на делопроизводителя или секретаря. А иногда на других должностных лиц, назначенных распоряжением директора (например, на кадровика или бухгалтера).
Обязателен ли документ
Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ , работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки.
В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.
По какой форме вести
Форму книги каждая организация выбирает произвольно. Руководство самостоятельно решает, как заполняется журнал входящей документации, четкой структуры закон не устанавливает. Но обычно в большинстве компаний его ведут в традиционных общих тетрадях или в специальных альбомах формата А4. Он составлен в виде таблицы со специальными графами, все страницы одинакового формата. На титульном листе предусмотрена форма, в которую вписывают следующие данные:
- название организации;
- информация о должностных лицах, отвечающих за ведение книги;
- период заполнения;
- другие реквизиты.
Листы следует пронумеровать и прошить. На последней странице обозначают общее количество страниц. Затем директор компании визирует книгу, поставив подпись и печать. Заполняют обычно шариковой ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами.
Бумажный вариант журнала применяют в большинстве компаний, поскольку он удобен и надежен для хранения. В любой момент руководитель вправе добавить в него нужные графы, поменять структуру ведения и др. А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует).
Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате. Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда. А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде.
Возможно ли вести в электронной форме
Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования. Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД). Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).
Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии. В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки.
Электронная система документации позволяет:
- эффективно управлять распределением деловых бумаг;
- отслеживать исполнение распоряжений;
- сократить период согласования документов;
- снизить расходы на делопроизводство.
Среди негативных факторов — риск потери или искажения данных из-за возможных сбоев в компьютерной системе. В связи с этим еще не так много компаний внедрили передовые технологии. Но для крупных предприятий с большим объемом распорядительных документов электронная система предпочтительнее.
Какие данные обязательно вносят в журнал
Обычно для поступивших и отправляемых писем заводят две разных книги. Это связано с тем, что информация отличается. Но есть обязательные пункты, которые необходимо отразить:
- регистрационный номер и дата;
- адресат или получатель;
- исполнитель;
- наличие примечаний или приложений.
Законодательство не регулирует порядок ведения, количество граф и их наименования. Руководитель самостоятельно решает вопрос, как правильно заполнять журнал входящей документации, но необходимо учитывать стандартный комплект реквизитов:
Дополнительно в каждой организации включают те разделы, которые необходимы в конкретных случаях, например: способ доставки корреспонденции, количество страниц, расписка в получении документа, резолюция директора, отметка о направлении в дело, об исполнении и др.
Придерживайтесь правила делопроизводства: если документ неправильно составлен и не заверен подписью должностного лица, не регистрируйте его.
Всегда проверяйте, чтобы документы, поступающие извне, соответствовали всем правилам — с печатью и подписью руководителя. А на некоторых необходима подпись других должностных лиц, например бухгалтера, если это счет на оплату, платежные поручения и др. Иначе эта бумага не имеет юридической силы.
Образец
Ознакомьтесь с примерным бланком ведения журнала исходящих документов.
А это заполненный образец книги учета входящей корреспонденции.
Сколько хранить журнал
Обычно срок хранения книг учета поступающих и отправляемых документов не превышает 5 лет. Это предусмотрено в перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (п. 182). После этого срока специальная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет интереса для будущего применения и судебных разбирательств, его ликвидируют.
При этом действует следующее правило: сохранять журнал следует до тех пор, пока не истекли сроки хранения указанных в нем документов. По этой причине часто кадровики разделяют журналы: одни — для бумаг с длительным или постоянным сроком хранения, другие — для тех, которые хранятся недолго.
Источник: clubtk.ru
Согласование и подписание документов руководителем в СЭД
Далеко не все руководители (особенно высшего звена) при внедрении системы электронного документооборота сами готовы в ней работать. Как тогда можно организовать согласование проектов и подписание документов? Рассмотрим несколько возможных вариантов.
Согласование и утверждение — не путать!
Согласование отражает результат работы с проектом документа, совместная работа нескольких сотрудников, часто итерационная.
А утверждение иными словами подписание — некий итоговый вердикт уполномоченного лица, после которого проект становится юридически значимым документом. В электронном виде это будет значить простановку электронной подписи.
Подписание документа входит в процедуру утверждения для исходящих документов, в вынесение резолюции руководителя на входящем документе. Может применяться и для внутренних, например, к докладной записке и внутреннему нормативному акту. Утверждение — часто это последний этап согласования для документов, которым важно обеспечить юридическую значимость.
Возможности Directum RX
Согласовывать и подписывть документы можно прямо в системе Directum RX.
В чем сложности руководителя
Одним из показателей эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения этого обычно рекомендуют:
- автоматизировать максимально возможное число сотрудников;
- создавать и согласовывать документы только в системе (!).
Но на проектах внедрения мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда руководители высшего звена (генеральный директор или его заместители) отказываются работать в СЭД. Причины могут быть самые разные: не могут выделить время на обучение из-за высокой загрузки и частых разъездов, заканчивая банальным консерватизмом и нежеланием менять устоявшиеся методы работы и свои привычки.
Чтобы все операции с документами осуществлялись в электронном виде необходимо:
- организовать передачу документа руководителю;
- зафиксировать результат согласования / подписания / утверждения документа в системе.
Далее рассмотрим возможные варианты действий руководителя по согласованию и подписанию документа, а также варианты занесения результатов в систему на примере Directum RX.
Согласование документа
Автоматизированный руководитель
Идеальный вариант, когда все руководители самостоятельно работают в СЭД, выполняя в ней входящие задания на согласование документов.
- оперативное согласование документов, после которого они моментально отправляются по маршруту на подписание;
- можно работать удаленно.
Хотя есть и минус — необходимо ежедневно заходить в систему и просматривать свои входящие задания.
Чтобы подписать документ в системе нужно:
- открыть карточку задания на подписание и ознакомится с документом, приложениями и дополнительными документами из области вложений;
- ознакомится со списком согласующих, результатами согласования и с перепиской в задаче;
- выполните задание с результатом Подписать.
Неавтоматизированный руководитель
Если какой-то руководитель не работает в СЭД и согласовывает документы в бумажном виде, то возможны два варианта организации процесса.
Работа через помощника
Если руководитель готов работать в СЭД через помощника, то референту настраивается замещение руководителя в СЭД. Тогда референт может работать с папкой «Входящие» руководителя и получает все его задания.
Помощник распечатывает очередной поступивший документ для согласования и относит руководителю. Тот ставит свою визу на бумажной распечатке проекта документа и возвращает. Далее помощник ее сканирует и заносит в СЭД новую версию проекта с пометкой «С визой руководителя».
Таким образом помощник выполняет задание по согласованию проекта в СЭД за руководителя, подписывает файл своей согласующей электронной подписью. И в системе будет отражено, что задание выполнил помощник за руководителя. Это напоминает ситуацию, когда документ подписывается уполномоченным заместителем в отсутствие основного подписанта — руководителя.
Плюсы данного варианта:
- ничего не меняется в уже сложившемся стиле работы руководителя;
- результат согласования и виза руководителя будут зафиксированы в СЭД в скан-копии проекта документа.
- появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя;
- руководитель должен доверять своему помощнику на все 100%, ведь тот будет иметь доступ ко всем его документам!
Работа без помощника
Возможна работа в СЭД и без помощника. При этом варианте бумажный проект документа на согласование руководителю приносит его ответственный разработчик / инициатор издания документа.
После согласования руководителем инициатор забирает проект с рукописной визой, сканирует его и заносит в СЭД. При этом актуальной версией документа становится скан завизированного руководителем проекта.
После сбора всех виз на бумажном проекте (их сканы загружаются в СЭД) эта же бумага передается на подпись руководителю (если он тоже сам в СЭД не работает либо документ требует оформления в бумажном виде). Подписанный бумажный оригинал с визами потом подшивается в соответствующее дело своего подразделения.
- ничего не меняется в уже сложившихся устоях работы руководителей и подразделений.
- дополнительная нагрузка ложится на инициатора процесса — разработчика проекта, который кроме «хождения с бумагой» должен еще сканировать визы и потом подписанный документ, занося все это в СЭД;
- увеличение длительности согласования документов;
- документооборот становится частично электронным, нет систематизации: часть сотрудников согласуют документы в СЭД, часть — на бумаге.
Подписание документа электронной подписью
Отказ от бумаги в пользу электронных документов сопровождается переходом с обычной на электронную подпись (далее — ЭП). Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» применяются ее следующие разновидности:
- простая ЭП,
- усиленная неквалифицированная ЭП,
- усиленная квалифицированная ЭП.
Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством либо соглашением между сторонами.
Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается платно аккредитованным удостоверяющим центром. Ее наличие на электронном документе законодатель приравнивает к «живой» подписи с печатью на бумажном документе. Усиленная квалифицированная ЭП используется для взаимодействия с контролирующими органами (например, ФНС, ПФР, ФСС), для межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами (например, она обязательна для электронных счетов-фактур).
Таким образом, простой и усиленной неквалифицированной ЭП могут быть подписаны внутренние документы компании, не имеющие длительного срока хранения, например, служебные записки, часть приказов и распоряжений по основной деятельности.
При этом на предприятии должен быть принят нормативный акт, который признает документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, равнозначными собственноручно подписанным документам.
Чтобы считать такие документы юридически значимыми, организации еще необходимо иметь:
- Регламент использования ЭП в системе документооборота либо аналогичный локальный нормативный акт;
- Соглашение / регламент на предоставление услуг удостоверяющего центра (УЦ) (для организаций, пользующихся услугами внешнего УЦ) либо Регламент работы собственного УЦ.
Автоматизированный руководитель
Если руководитель самостоятельно работает в СЭД, подписывает документы своей электронной подписью (т.е. выполняет входящие задания на подписание документов в СЭД), то это оптимальный вариант. Для облегчения работы руководителей особенно при разъездном характере работы очень удобны мобильные приложения.
Directum Solo
Мобильное приложение создано специально для руководителей и практически не требует обучения.
Источник: www.directum.ru
Как отправить приглашение контрагентам по 1С:ЭДО
Рисунок 1 — Контрагенты
Открывается форма отправки приглашения вашему контрагенту. (Рис. 2.)
Рисунок 2 — Форма отправки приглашения
Перед отправкой приглашения для настройки обмена с контрагентами, необходимо выбрать учетную запись (оператора) организации с которой будет настраиваться обмен документами. Если в строке Контрагента отсутствует идентификатор, данную информацию необходимо изначально уточнить у вашего контрагента. (Рис.3.)
Рисунок 3 — Оператор контрагента
Далее необходимо выполнить команду Отправить и дождаться окончания отправки приглашений. (Рис.4.)
Рисунок 4 — Отправка приглашения
Отслеживать состояние по отправленным приглашениям можно в Текущих делах ЭДО в папке Приглашения — Ждем согласия. (Рис.5.)
Рисунок 5 — Текущие дела ЭДО
Приглашения, которые будут приняты вашим контрагентом, будут попадать в папку Ознакомится.
Не нашли ответа на свой вопрос?
Получить консультацию
Добрый день. Подскажите, если у меня есть оператор Калуга Астрал, могу ли я направить приглашение на Такском?
Здравствуйте, Оксана. Да, конечно. На данный момент есть возможность направить такое приглашение. В строке идентификатора контрагента, выбираете вам необходимые данные Такскома, начинаются на 2AL. и направляете приглашение через кнопку Отправить.
что делать — нет оператора нужного в списке? хочу отправить приглашение, там где идентификатор нет нужного
Необходимо запросить у контрагента его идентификатор для обмена документооборотом. Как только данное наименование будет получено, нужно удалить из строки имеющийся и заменить его на нужный. Тогда приглашение будет корректным
Источник: efsol.ru