Программа bpm что это

Содержание

Привет! Это блог «Первой Формы». Мы создаём платформу для управления бизнес-процессами, BPM-систему. Сегодня хотим простыми словами рассказать, что это вообще за ПО и зачем оно нужно.

1606 просмотров

Представьте рабочий стол типичного руководителя не очень диджитализированной компании из реального сектора. Например, они производят трубы.

За день этот стол заваливают документами на подпись, отчётами, заявлениями на отпуск и договорами на согласование. В лучшем случае – всё отправляют на почту, тогда руководитель разгребает онлайн-завал.

BPM-система всё упрощает. Стоит один раз смоделировать в ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по маршрутам, отслеживать сроки и присылать напоминания.

То есть BPM-система возьмёт на себя управление бизнес-процессами компании. Проектную деятельность, документооборот, постановку и контроль поручений, коммуникации, CRM, HR, Service Desk.

BPM-система помогает:

Регламентировать процесс, автоматизировать его и сделать эффективнее.

Например, раньше в компании «Трубзавод» не было единой процедуры для согласования договора. Черновик отправляли коллегам на почту. Кто-то терял письмо, кто-то долго не отвечал, а потом посылал всё переделывать. Несколько раз забывали ставить в копию юриста и нажили серьёзные проблемы.

1 Что такое BPM. Определение. История.

Когда процесс перевели в BPM-систему, всё изменилось. Сначала система отправляет договор юристу, а после его правок запускает параллельное согласование с определённой группой коллег. В таком виде процесс стал быстрее в три раза.

Система фиксирует, кто сколько времени потратил на работу и как быстро согласовал документ. Можно скачать отчёт и увидеть слабые места бизнес-процесса. Так, в «Трубзаводе» поняли, что одного юриста им мало.

Сделать работу прозрачной.

В BPM-системе фиксируются ответственные лица и предельные сроки выполнения задач. Теперь никто в «Трубзаводе» не может сложить с себя ответственность, если должен был подготовить презентацию для клиента за день, а отправил через неделю.

Экономить время на рутинных задачах.

Иван трудится в отделе продаж «Трубзавода». Раньше он сам составлял план звонков на день, искал в почте письма, чтобы вспомнить историю работы с клиентом, делал пометки, кого и когда надо набрать ещё раз, вручную заполнял коммерческие предложения и договоры.

Часть его обязанностей взяла на себя система. Она напоминает о звонке, хранит всю историю работы с клиентом в одном месте, за пару кликов формирует любой документ с реквизитами из карточки компании. Теперь у Ивана появилось больше времени и сил, чтобы повысить конверсию продаж.

Выполнять задачи личного ассистента.

ВРМ-система помогает всем сотрудникам «Трубзавода»: напоминает о встречах и дедлайнах, отправляет полезные уведомления. Благодаря интеграции с Контур.Фокус менеджер Оксана сразу узнала о начале банкротства подрядчика и не стала продолжать с ним сотрудничество.

Разница понятий BPM и BPMS | Naked BPM (Eng sub)

Подсветить важное.

Система действует проактивно – собирает данные и обращает внимание руководителя на «проседания» или приоритеты. На главном экране Анфисы, главы отдела маркетинга в «Трубзаводе», расположен дашборд с аналитикой по рекламным кампаниям, сравнением плановых и фактических затрат сотрудников, KPI, документами на подпись и личным расписанием.

Наполнение дашбордов отличается в зависимости от роли. Разработчики видят динамику спринта, а HR-специалисты – расписание интервью с кандидатами.

Создать единое рабочее пространство.

В «Трубзаводе» больше не работают в десятке разных программ, где теряют данные, договорённости и файлы. Сотрудники находятся в единой среде, где получают задачи, ведут документооборот и продажи, общаются с коллегами, проводят видеовстречи. Это ускоряет работу и повышает концентрацию внимания.

Меняться под внешние обстоятельства.

В BPM-систему можно быстро вносить изменения, не привлекая разработчиков или команду вендора. После двухнедельного обучения сотрудник ИТ-службы «Трубзавода» стал сам заниматься настройками. Когда компания начала активно сотрудничать с самозанятыми, он своими силами перестроил бизнес-процесс.

Это первая мини-статья из серии, где мы рассказываем о BPM-системах и автоматизации бизнес-процессов. Продолжение следует 🙂

Источник: vc.ru

Что такое Business Process Management (BPM)

Business Process Management (BPM) — управление бизнес-процессами, или процессное управление. BPM — практика, которая подразумевает моделирование/проектирование, выполнение, мониторинг и оптимизацию бизнес-процессов организации, в том числе сквозных. Оптимально настроенное процессное управление помогает подразделениям работать эффективно, результативно и слаженно. В конечном итоге это повышает качество обслуживания внешних и внутренних клиентов компании.

BPM применяется для управления основными и вспомогательными бизнес-процессами. Первые ориентированы на создание главного продукта — например, на разработку и продажи. Вторые — на поддержку основных процессов: бухгалтерия, закупки, HR и пр. К типичным бизнес-процессам можно отнести производство продукта или услуги, обработку пользовательских запросов техподдержкой, доставку товаров, делопроизводство.

У BPM нет строгих правил и стандартов. Общие подходы к процессному управлению выработаны такими организациями как BPMInstitute и Workflow Management Coalition. В практике BPM также используются методы «бережливого производства» (Lean) и рекомендации серии стандартов ISO 9000.

Управление ИТ услугами

Отличие BPM от проектного подхода

Проект — это разовая работа, уникальный и не повторяющийся процесс. Проект ограничен сроками старта и финиша, бюджетом и ресурсами. Примеры: вывод на рынок нового продукта, работа по договору, маркетинговое мероприятие.

Жизненный цикл

Процесс внедрения BPM обычно разбивают на пять этапов.

1. Проектирование. Детальная разработка бизнес-процесса для конкретного подразделения или задачи — например, для отдела закупок или отдела продаж. Этап включает определение участников и порядка операций, распределение ролей, описание зон ответственности, этапов согласования, условий эскалации, задач, которые можно автоматизировать, и так далее.

2. Моделирование. Чаще всего — визуальное моделирование бизнес-процесса в программной BPM-системе (iBPMS) и, если позволяет функциональность ПО, — предварительное тестирование. В современных iBPMS это, как правило, реализовано в виде графического редактора и других low-code инструментов.

3. Выполнение. Внедрение BPM в реальные бизнес-процессы.

4. Мониторинг. Отслеживание эффективности смоделированных бизнес-процессов. Анализ метрик и показателей KPI (например, в виде графиков и диаграмм).

5. Оптимизация. Доработка и улучшение бизнес-процессов с учетом данных, которые получены на этапе мониторинга, отзывов сотрудников и клиентов.

Инструменты

Внедрение BPM сегодня невозможно без соответствующего ПО. Этот класс продуктов называют iBPMS (Intelligent Business Process Management Suites). На рынке представлено множество вариантов iBPMS, в том числе российской разработки.

Аналитическое агентство Gartner публикует рейтинги и обзоры вендоров BPM-софта. Последний по счету «магический квадрант» iBPMS опубликован в 2019-м. В числе мировых лидеров агентство отметило продукты компаний Pegasystems, IBM и Appian.

Тренды

В BPM-системы внедряются RPA-технологии (Robotic Process Automation) для автоматизация типовых процессов. Роботы полезны там, где простые, но трудозатратные операции они выполняют быстрее человека. Пример: RPA заполняют стандартные договоры, моментально копируя данные из другого документа, когда у сотрудника на это ушли бы минуты, а то и часы.

Искусственный интеллект используется в BPM для разных задач: обработка больших объемов данных и формирование аналитики в реальном времени, работа с типовыми документами, обращениями клиентов. Сюда же относятся, например, такие инструменты как чат-боты.

Еще одна тенденция — визуально-ориентированная среда разработки с упрощенной разработкой (low-code platform). BPM-решения, в которых реализованы low-code-инструменты , легче в освоении и обслуживании: моделировать процессы в таких iBPMS могут сотрудники, у которых нет навыков программирования.

BPM-решения движутся в сторону универсальности, объединяя в себе функции, которые обычно реализуются в виде отдельных программных продуктов. Полнофункциональные iBPMS включают в себя модули для работы с клиентами (CRM), документооборота (СЭД), управления проектов (project management) и не только.

Преимущества BPM

Эффективность. BPM помогает автоматизировать типовые рабочие процессы и оптимизировать сложные. Устраняются лишние шаги (операции), упрощается взаимодействие сотрудников и подразделений, растет производительность.

Гибкость. Компания остается конкурентоспособной на быстро меняющемся рынке. С настроенным BPM проще адаптироваться к изменениям и добиваться прогресса.

Экономия. Благодаря оптимизации процессов компания сокращает операционные расходы.

Прозрачность. Руководству легче контролировать бизнес-процессы, выявлять и устранять узкие места.

Результативность. Сотрудники больше времени уделяют профильной работе и меньше — необязательной.

Удовлетворенность. Решать даже сложные задачи сотрудникам проще, когда есть отлаженный рабочий процесс, когда этот процесс понятен и логичен, а необязательные действия сведены к минимуму.

Заключение

При внедрении BPM важно понимать, что это не разовые работы по типу «настроил и забыл». Некоторые бизнес-процессы требуют продолжительной, а иногда и постоянной оптимизации. Не менее важен и правильный выбор iBPMS.

Рынок и предпочтения клиентов меняются быстро, нужно быть готовым к тому, чтобы меняться вместе с ними. В этом смысле Business Process Management — подход, который помогает компании поддерживать эффективность на должном уровне.

Источник: it-guild.com

Что такое BPM-система и зачем бизнесу её внедрять

За день этот стол заваливают документами на подпись, отчётами, заявлениями на отпуск и договорами на согласование. В лучшем случае — всё отправляют на почту. Тогда руководитель разгребает онлайн-завал.

BPM-система — это ПО, которое берёт на себя управление бизнес-процессами компании. Проектную деятельность, документооборот, постановку и контроль поручений, коммуникации, CRM, HR, Service Desk

Задачи BPM-системы

Регламентировать процесс, автоматизировать его и делать эффективнее

Когда процесс перевели в BPM-систему, всё изменилось:

Сначала система отправляет договор юристу, а после его правок запускает параллельное согласование с определённой группой коллег. В таком виде процесс стал быстрее в три раза.

Делать работу прозрачной

Экономить время на рутинных задачах

Иван работает в отделе продаж «Трубзавода». Раньше он сам составлял план звонков на день, искал в почте письма, чтобы вспомнить историю клиента, вручную заполнял коммерческие предложения и договоры. Часть его обязанностей взяла на себя система.

BPM-система напоминает о звонке, хранит историю по клиенту в одном месте, за пару кликов формирует любой документ с реквизитами из карточки компании. Теперь у Ивана появилось больше времени и сил, чтобы повысить конверсию продаж.

Выполнять задачи личного ассистента

ВРМ-система не только напоминает о встречах и дедлайнах, но и отправляет полезные уведомления. Благодаря интеграции с Контур.Фокус менеджер Оксана сразу узнала о начале банкротства подрядчика и не стала продолжать с ним сотрудничество.

Создать единое рабочее пространство

Меняться под внешние обстоятельства

Что такое low-code и low-code BPM-cистема

ИТ-специалист «Трубзавода» сам смог поменять бизнес-процесс, потому что BPM-система была построена на low-code технологиях.

Low-code — это способ разработки с минимальным использованием кода. Пользователи могут самостоятельно перестраивать систему без помощи разработчиков или с их минимальным участием.

BPM-систему на low-code можно сравнить с детским конструктором: ваша задача собрать нужный функционал из готовых кубиков. А если нужного кубика нет, вы можете сделать его сами. Но обязательно в таком же формате кубика, чтобы обогатить конструктор.

Преимущества low-code BPM-системы перед готовым и самописным ПО

Можно вносить изменения в режиме «здесь и сейчас»

Условия, в которых живёт российский бизнес, постоянно меняются, и процессы тоже приходится перестраивать. Чтобы изменить коробочное решение, придётся привлекать команду разработчиков. А пока они будут кодить, остальные участники процесса погрузятся в неоцифрованный хаос. Внести изменения в BPM-систему намного проще.

К примеру, компания-ритейлер хочет отдать на аутсорс доставку заказов. В процессе доставки появятся новые этапы — «создать реестр заказов для подрядчика», «отправить реестр», «провести сверку». Добавить их с помощью low-code-инструментов сможет любой сотрудник без опыта IT, прошедший короткое обучение.

Подготовить новое решение можно за несколько дней

Не надо выбирать среду разработки, создавать прототип, заниматься анализом UX и так далее — всё это уже реализовано на low-code платформе.

Например, когда наши IT-специалисты оформляли отсрочки на Госуслугах, мы за три часа автоматизировали получение формы-подтверждения от работодателя.

Сотрудник автоматически получал готовую форму и загружал на Госуслуги, а отдел кадров мог заниматься другими задачами.

В других компаниях кадровики вручную заполняли форму для каждого сотрудника, затем в отдельной программе подписывали её при помощи ЭЦП.

Стандартные задачи можно решать с помощью готовых базовых модулей

Например, интегрировать систему с 1C или настроить чаты. А если надо настроить что-то специфическое, потребуется немного ручного кода — в основном SQL, LUA и JS.

Чтобы автоматизировать открытие новых магазинов «ВкусВилл», мы интегрировали «Первую Форму» с Яндекс. Картой, а затем перенесли туда все магазины сети.

Систему можно интегрировать с другими решениями

Процесс упрощает метод API — он позволяет внедрить в свой продукт функции от другого. У нашей BPM-системы есть набор готовых коннекторов, например, с 1С, Exchange Server, электронной почтой.

Если нет подходящего коннектора для интеграции с внешней системой, можно добавить собственные API-методы, в том числе используя LUA-скрипты для сложных автоматизаций.

Примеры таких интеграций — с Контур. Диадок, СПАРК, сервисами распознавания паспортов, геосервисами, мессенджерами.

У ВРМ-проекта относительно низкая стоимость

Поддерживать и развивать систему можно своими силами. В случае с «Первой Формой» достаточно сил сисадмина.

Многие компании заказывали у нас только первичное внедрение, а дальше развивали систему своими силами. В их числе «Спортмастер» и OBI.

Структура BPM-системы

BPM-система обычно включает следующие элементы:

административную панель управления;
ядро BPM-системы (BPM-движок);
пользовательский интерфейс процессов.

Давайте рассмотрим их по очереди.

Административная панель управления

Административная панель управления — это конфигурация, в которой настраиваются бизнес-процессы.

BPM-системы придерживаются событийно-ориентированной архитектуры (event-driven architecture, EDA). Она позволяет реагировать на изменения из различных источников. На эти возникающие события прописывается набор реакций.

Например, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Кадровик обновил данные в 1С, BPM-система отреагировала на это изменение. В учётной записи автоматически обновилась фамилия и создалась задача на подготовку нового адреса электронной почты.

В «Первой Форме» уже есть широкий набор событий. Если чего-то не хватает, это можно дописать при помощи low-code технологии.

В «Спортмастере» мы привязали выдачу и отзыв электронной подписи к смене статуса сотрудника. Если человека наняли, система автоматически создает задачи на получение ЭП, а при увольнении аннулирует подпись

Моделирование бизнес-процессов происходит в графическом редакторе. В некоторых BPM-системах применяется язык моделирования BPMN 2.0.

Пример такой схемы из Wikipedia. Wikimedia Commons / Author: Inikainika
В «Первой Форме» используется более простая модель конечного автомата (Finite-state machine, FSM).

Каждый процесс представлен как последовательность статусов и переходов между ними — это называется маршрутом. Он отображается в виде схем, понятных даже без технической подготовки.

Многие настройки на маршруте можно выполнить без программирования, только выбрав нужные параметры.

Для индивидуальных решений придётся немного кодить, но это тоже решается быстро. Мы, например, проводим соответствующее обучение за две недели.

Ядро BPM-системы

Ядро BPM-системы (BPM-движок) — это элемент, который заставляет бизнес-процессы работать по этой конфигурации: запускает их, отслеживает стадии выполнения, осуществляет переходы между этапами.

Разберём эти понятия на бытовом примере. Допустим, конфигурация — это рецепт. Если следовать ему, выйдет вкусное блюдо. А сковорода и кастрюля — это BPM-движок, без них готовить не получится.

Пользовательский интерфейс процессов

Пользовательский интерфейс процессов (User Interface for processes, UI for processes) — это способ общения между людьми и BPM-системой.

Согласно рекомендациям по проектированию, пользовательский интерфейс должен быть:

интуитивно понятный, с легко узнаваемыми элементами дизайна;
одинаково удобный во всех вариантах — и десктоп, и приложение;
с быстрой реакцией на действия пользователя и информативной обратной связью;
с ощущением, что всё необходимое уже под рукой.

В «Первой Форме» есть несколько вариантов пользовательских интерфейсов: веб-версия, десктоп и мобильное приложение.

BPM, ERP, CRM: в чём разница и какую систему выбрать

Все три системы помогают бизнесу, но относятся к разным классам и применяются для разных целей.

СRM-система

СRM-система автоматизирует только работу отделов, связанных с продажами и клиентами. Других бизнес-процессов она не касается.

В CRM-системе сотрудники могут получить полную информацию о клиенте, обработать заявку из любого источника, отправить рассылку об акции, а руководители — проверить KPI отдела и его загруженность.

ERP-система

ERP-система — это идеальное ПО для планирования ресурсов на производстве. Оно помогает ответить на вопросы: «Сколько продукции должно быть выпущено, когда и что для этого нужно?». А ещё учитывает все финансовые транзакции и показывает реальное положение дел в компании.

В ERP-системе смотрят, сколько сырья ещё надо заказать, как много свободного места осталось на складе, как изменилась себестоимость готового продукта.

В ERP-систему входят разные модули, независимые друг от друга:

финансы — казначейство, бюджетирование, финконтроль и учёт всех транзакций;
производство — организация и управление качеством;
управление активами компании;
контроль сбыта и логистики;
управление поставками и складскими операциями.

Внедрение ERP-системы — дорогостоящий процесс, занимающий от полугода до трёх лет. Его можно сравнить с мечтой об идеальном браке: «чтобы один раз и на всю жизнь». Любые изменения и доработки проходят как второе внедрение.

BPM-система

BPM-система автоматизирует сквозные бизнес-процессы в компании, то есть те, где задействованы разные отделы.

К таким процессам относятся:

управление проектами;
внешний и внутренний документооборот;
постановка и контроль поручений;
коммуникации: переписки, видеосвязь, календарь, объявления;
CRM;
HR: цифровое оформление отпуска и больничного, справки, оценка сотрудников.

BPM-система подойдёт компании из любой отрасли, интегрируется с другими IT-продуктами — от 1С до геосервисов, а также создает единое цифровое пространство для сотрудников.

Им не придётся работать сразу в нескольких системах, а рутинные операции будут автоматизированы.

С чего начинать цифровизацию бизнеса

Теперь преимущества автоматизации и устройство BPM-системы понятны. Остаётся последний вопрос — как оцифровать бизнес.

Не автоматизируйте бизнес-процессы, по которым не работаете

Если сотрудники игнорируют регламенты, то после автоматизации тоже найдут способ работать по-своему. Так, как им удобно.

Например, компания автоматизировала продажи. Нужно было строго соблюдать правила: одинаково заполнять карточки клиентов, вносить итоги каждой сделки, даже проигранной. Менеджеры правилам не следовали и система превратилась в Excel-таблицу. Нельзя было отследить конверсию, проанализировать этапы сделок, понять, почему приходят отказы.

Начните с того, что у вас «болит»

Нет универсального совета, что начать обязательно стоит с СЭД или CRM. В 2016 году «Сколково» внедрили «Первую Форму» исключительно для автоматизации работы Центральной диспетчерской службы. А три года спустя создали мобильное приложение SkolCity с доступом ко всем сервисам Инновационного Центра. Стартовали с Международной Гимназии, потом подключили жилые кварталы и Технопарк.

Можно выбрать и другой вариант — автоматизировать отдельные бизнес-процессы. Например, только согласование платежей или открытие новых торговых точек.

Найдите подходящую платформу и получите консультацию

Будет ли конкретное ПО решать ваши задачи станет ясно после презентации платформы и встречи со специалистом компании. Мы показываем систему на реальных площадках, а затем проводим консультацию с бизнес-аналитиком.

Допустим, вы вели всё в отдельных табличках Excel, а теперь хотите единую систему. Бизнес-аналитик расскажет, с чего лучше начать, соберёт функциональные требования для будущего решения, а если нужно — даст советы по организации процесса.

Итогом станет подробное коммерческое предложение по лицензиям, внедрению, техподдержке и обучению — с описанием доступных вариантов, указанием стоимости и сроков.

Соберите проектную команду

В проектную команду обычно входят:

руководитель проекта (РП);
функциональные заказчики;
технические специалисты.

Например, если вы обсуждаете проверку договоров, на встрече с интегратором должны быть юристы, руководитель проекта и технический директор.

Руководитель проекта максимально вовлекается в процесс на всех этапах внедрения. Он должен взять на себя организационные вопросы, тестирование группой сотрудников, контроль сроков, общение с коллегами и интегратором.

Функциональные заказчики глубоко понимают бизнес-процессы. Они рассказывают о том, как сейчас выстроена работа в их подразделении, делятся проблемами и своим видением их решения.

Технические специалисты решают с командой интегратора практически вопросы, например, где на сервере развернуть систему Обычно в этой роли выступают сисадмины, обслуживающие сервера, админы смежных систем, ответственные за телефонию или почту.

Руководителю важно понимать, что участники проектной команды на какое-то время могут «просесть» в эффективности по личным показателям. Внедрение новой системы требует времени и сил, но стоит вложенных ресурсов.

Внедрите решение

На этапе внедрения вы снова встречаетесь с бизнес-аналитиком. Он проводит более подробное интервью, изучает все имеющиеся данные и составляет ТЗ для отдела внедрения.

После события могут развиваться по двум сценариям — по Waterfall, водопадной модели разработки, или Agile, итеративной модели, когда работа над проектом разбита на короткие циклы. Это самый длинный этап внедрения в проекте и самый короткий в статье. В разных компаниях он проходит по-разному, просто готовьтесь, что он точно займёт пару месяцев.

Пресекайте саботаж, но разрешите критику

Люди не любят новое, поэтому будьте готовы к сопротивлению. Показывайте личный пример, соберите команду единомышленников из самых мотивированных коллег, определите переходный период с конкретными сроками.

Поощряйте дельные комментарии и предложения. Например, если коллега предложил упростить оформление заявки на доставку, доработайте несколько полей в шаблоне своими силами. Благодаря low-code процесс не займёт много времени, а команде будет приятно, что вы к ним прислушались.

Сколько стоит внедрение BPM-системы

Стоимость внедрения складывается из нескольких частей. Обычно это выглядит так:

пользовательские лицензии;
работы по внедрению;
дополнительные опции — разработка уникального функционала «на заказ», разработка мобильного приложения, техподдержка.

Сумма рассчитывается индивидуально, в зависимости от потребностей вашего бизнеса и сложности настраиваемых процессов.

Примеры автоматизации бизнесов из разных отраслей

«ВкусВилл»: с 2018 года быстро открывают магазины с помощью автоматизированной платформы с интерактивной картой

OBI: автоматизировали работу пяти отделов и свели ошибки до 0,1%

СК УРАЛСИБ Страхование: ускорили согласование документов на 20% и настроили электронный архив с ролевым доступом

«Спортмастер»: автоматизировали работу с поручениями из центрального офиса в филиалы и магазины по всей стране

Международная гимназия «Сколково»: приложение для родителей и педагогов с удобными цифровыми сервисами

«Световые Технологии»: автоматизация 60+ процессов компании в «Первой Форме»

Мясокомбинаты: освободили от бумажных документов и ускорили согласования на 30%

Источник: 1forma.ru