Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»
Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.
Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.
Система обеспечивает поддержку следующих процессов:
· подготовка и согласование документов;
· подготовка, и исполнение и контроль поручений;
· обработка входящей и исходящей корреспонденции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.
Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, , физические характеристики, сроки обслуживания;
Модуль «Новости» обеспечивает доступ сотрудников к базе данных различных документов по интересующей организацию тематике. Документы базы данных наряду с текстовой информацией могут хранить графические изображения, звуковую и видеоинформацию произвольной структуры.
Настройка секретаря и запуск | IN-BOSS
Модуль «Конференция» обеспечивает совместное обсуждение различных вопросов в рабочих группах на основе локальной сети предприятия.
Использование системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на базе программного комплекса «Босс-Референт» обеспечивает решение следующих задач:
- ? автоматизацию процессов документационного обеспечения управления, включая реализацию согласованной работы нескольких канцелярий, обработку входящей и исходящей корреспонденции, управление прохождением внутренних распорядительных, организационных и информационно-справочных документов, а также управление процессами ознакомления с документами;
- ? формирование плановой и оперативной отчетности, связанной с делопроизводством и документооборотом;
- ? возможность управления в рамках всей организации процессами согласования документов, формирования поручений на выполнение тех или иных заданий, предоставления информации различным службам и подразделениям, регистрации документов, обращений различных типов (потенциальных клиентов, партнеров, поставщиков, соисполнителей, граждан);
- ? возможность автоматизировать такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов (лифты, принтеры и др.), ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками;
- ? создание единого информационного пространства организации, хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержку механизма делегирования полномочий;
- ? создание основы для формирования баз знаний и корпоративных информационных хранилищ организации, в которых накапливается связанная между собой информация и данные, представленные в виде текстов, графической информации, форм и таблиц, видео- и аудиоданных. Создание условий для удобного использования всей накопленной в организации информации, имеющей отношение к работе с конкретным заказчиком, направлению и проектам;
- ? эффективный обмен знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами, в том числе находящимися на разных территориях.
Источник: ozlib.com
Адресное пространство
Система электронного документооборота БОСС-Референт. — презентация
Презентация на тему: » Система электронного документооборота БОСС-Референт.» — Транскрипт:
1 Система электронного документооборота БОСС-Референт
2 2 БОСС-Референт v.3
3 3 Функциональный модуль «Канцелярия» Полный цикл работы с входящей и исходящей корреспонденцией: Использование шаблонов карточек документов оригинала
12 12 Подготовка исходящего 1.Заполнить поля карточки обязательные поля помечаются значком часть полей может быть заполнена по умолчанию значение вводится непосредственно в поле возможно заполнение полей РК без использования «мыши» регистрационные данные могут быть изменены на этапе регистрации
13 13 Подготовка исходящего 2.Разместить документ ввести текст в поле «Содержательная часть» добавить вложение с локального диска из БД Шаблоны со сканера Вложение может быть прикреплено заранее к шаблону карточки. Размер вложения может быть ограничен администратором системы.
14 14 Подготовка исходящего 3.Сформировать маршрут с «нуля», добавив новые этапы согласования
15 15 Подготовка исходящего 3.Сформировать маршрут изменив существующий маршрут Маршрут может быть задан: 1) «жестко» — нельзя менять согласующих и порядок согласования 2) «гибко» — можно удалять и добавлять согласующих 3) можно добавлять новых, но нельзя удалять заданных по умолчанию. Параметры настраиваются для каждого этапа согласования.
16 16 Подготовка исходящего 3.Сформировать маршрут изменить параметры согласования
17 17 Подготовка исходящего 3.Сформировать маршрут
18 18 Согласование документа в документе проставляется виза «Согласен» документ переходит следующему согласующему или на стадию подписания
19 19 Согласование документа в документе проставляется виза «Не согласен» документ возвращается на доработку или переходит следующему согласующему, но пред стадией подписания возвращается инициатору.
20 20 Согласование документа в документе проставляется виза «Согласен», но пред стадией подписания возвращается инициатору для учета комментариев.
21 21 Согласование документа Дополнительное согласование и Делегирование Доп. согласование – дополнительная ветка согласования. В документе проставляется виза основного согласующего не зависимо от решений доп. согласующих. Делегирование – в документе проставляется виза сотрудника, которому делегировали согласование.
22 22 Согласование документа при решениях «Не согласен» и «Согласен с комментариями» согласующий должен внести комментарий или составить редакцию документа на основании оригинала
23 23 Согласование документа Инициатор может Вернуть документ с любого этапа согласования посмотреть ход согласования
24 24 Согласование документа для последующих итераций согласования инициатор создает версии документа
25 25 Согласование документа история работы с документом доступна по кнопке «История»
26 26 Подписание документа подписант может Подписать либо Отклонить документ для подписи бумажного оригинала документ может быть распечатан со штрих-кодом и с листом согласования
27 27 Регистрация документа на этапе регистрации Регистратор может изменить значения некоторых полей
28 28 Модуль «Обращения граждан» Полный цикл обработки устных и письменных обращений: Регистрация обращения Рассмотрение Формирование резолюций, исполнение Подготовка с согласование ответа на обращение Формирование связанных запросов во внешние организации Регистрация ответов на запросы от внешних организаций
30 30 Авторы обращений Работа с авторами обращений: Возможность подключения справочника «Классификатор адресов России» (КЛАДР) Полная информация о авторе: ФИО, адрес, место работы, социальное положение, льготный состав и проч. СЭД БОСС-Референт прошла сертификацию ФСТЭК, необходимую для аттестации по классу защиты персональных данных по уровням 2-4.
31 31 Поддержка процессов принятия решений Типы документов, обрабатываемых в процессе принятия решений: В системе БОСС-Референт автоматизирована документационная составляющая процесса принятия решений. Заявка ОРД Служебная записка Договор Проект исходящего документа Бизнес-процессы в модуле «Принятие решений» реализуются с помощью типовых процессов принятия решений.
32 32 Функциональный модуль «Принятие решений» В БД Принятие решений осуществляется: Формирование маршрута движения документа Изменение маршрута «на лету» Контроль движения документов Регистрация документов (в том числе автоматическая регистрация) Резервирование номеров для договоров, ОРД и проектов исходящих документов Поддержка работы с листами согласования, ознакомления и рассылки Формирование поручений по документам и контроль их исполнения
33 33 Карточка и маршрут ОРД
34 34 Карточка и маршрут договора
35 35 Карточка и маршрут служебной записки
36 36 Карточка и маршрут заявки
37 37 Сервис уведомлений О всех системных событиях, а также о действиях, которые необходимо выполнить в системе, пользователь информируется посредством уведомлений, которые поступают: Уведомления делятся на: Задачи Информационные сообщения в БД Кабинет (отображаются в Ежедневнике на стартовой странице) в почтовый ящик Lotus Notes или другой почтовой системы
38 38 Рабочая область «Ежедневник»
39 , Москва, ул. Кржижановского, 21а тел. (495)
Источник: www.myshared.ru