Описание СЭД Босс-Референт
Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.
Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.
— позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;
— помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;
— организует эффективное управление проектами;
— улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства. [20]
СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:
— создание единого информационного поля в организациях с широкой филиальной структурой;
Подписание в СЭД Босс Референт 4j
— быстрое внедрение с адаптацией под требования организации с подключением к решению этих вопросов специалистов заказчика;
— удобный и доступный интерфейс позволяет персоналу организации без напряжения в короткие сроки освоить работу в системе;
— эффективная работа пользователей осуществляется через клиента Lotus и web;
— надежная работа системы, сопровождение и администрирование во всех филиалах из единого центра в режиме 24/7;
— сокращение трафика при работе в распределенной среде;
— широкие возможности для роста системы по количеству пользователей, типов документов, площадок;
— высокий уровень защиты информации;
— богатый и успешный внедренческий опыт, профессионализм разработчиков;
— привлекательная и доступная цена при высоком качестве работы системы.
Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе. [10, с. 87]
В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.
Систему электронного документооборота, построенную на основе системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев.
Настройка секретаря и запуск | IN-BOSS
Система БОСС-Референт состоит из следующих модулей:
«Железо» сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.
Рисунок 1 — Слои системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт
Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все «железо».
Lotus Notes/Domino — прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.
БОСС-Референт — прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.
Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п. [19]
В состав БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных подсистем, предназначенных для создания системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.
Рисунок 2 — Структура электронного документооборота «БОСС-Референт»
Система электронного документооборота «БОСС-Референт» — отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).
На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) — более 85 000 пользователей, и в компании МТС — система объединяет более 25 000 сотрудников.
Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.
Главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач, объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят работника в покое, пока не будут выполнены.
Рисунок 3 — Главный экран программы
Одна из целей программы — обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов. [13, с. 162]
Рисунок 4 — Экран поручений
Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.
Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.
Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:
— организовать эффективную работу с договорами;
— сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
— автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
— обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
— повысить эффективность работы с заявками;
— наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.
Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.
Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:
— повышение качества оказания государственных услуг;
— улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;
— повышение прозрачности и открытости деятельности;
— снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
— создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).
Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет. [15, с. 300]
Преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт
Преимущества для коммерческих компаний:
— оперативное реагирование на изменения;
— увеличение конкурентоспособности компании на рынке. [18]
Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:
— быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;
— легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;
— возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;
— широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;
— возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;
— снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;
— обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;
— простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;
— обеспечение высокой степени безопасности данных;
— одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;
— эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений. [11, с. 155]
Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.
Источник: studbooks.net
1. Характеристика системы «босс – Референт»
Данная система разработана компанией АйТи (http://www.it.ru). Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.
Основное применение — создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.
Система реализована на платформе LotusNotes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды LotusNotes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т.д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.
1.1. Назначение системы «босс-Референт»
Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.
Главными результатами внедрения системы являются:
— Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.
— Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.
— Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.
Преимущества системы БОСС-Референт
— Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
— Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
— Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
— Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
— Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
— Простота освоения пользователями.
— Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.
Функциональность системы
Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:
— документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;
— контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;
— работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.
Автоматизируемые функции
Документационное обеспечение принятия решений:
— Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями. Регламент — документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов).
— Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
— Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
— Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
— Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
— Работа с версиями и редакциями документов.
Обработка входящих и исходящих документов:
— Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
— Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам. Резолюция (лат. resolution — решение, разрешение) — решение, принятое должностным лицом или совещательным органом, международной организацией.
— Поддержка сложных регистрационных номеров.
— Обеспечение работы нескольких канцелярий.
— Контроль исполнительской дисциплины.
— Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.
— Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.
— Контроль сроков и работ по выполнению поручений.
— Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов. Мониторинг — процесс наблюдения и регистрации данных о каком либо объекте на неразрывно примыкающих друг к другу интервалах времени, в течение которых значения данных существенно не изменяются.
— Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.
— Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.
— Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.
— Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.
Функциональная структура системы БОСС-Референт
Системы сканирования и распознавания текста
Система БОСС-Референт интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). FineReader — система оптического распознавания символов, разработанная российской компанией ABBYY. CuneiForm (англ. cuneiform кьюниформ — клинопись), Cognitive OpenOCR — свободно распространяемая открытая система оптического распознавания текстов российской компании Cognitive Technologies. Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему. Интеграция — восстановление, восполнение, сплочение, объединение политических, экономических, государственных и общественных структур в рамках региона, страны, мира.
БОСС-Референт предлагает три варианта использования средств сканирования в системах электронного документооборота и автоматизации делопроизводства:
— Использование настольного сканера для организации индивидуального сканирования. Рекомендуется использовать в организациях с небольшим объемом входящих документов
— Использование сетевых сканеров для рабочих групп
— Использование потоковой линии сканирования, обеспечивающей быстрое автоматическое преобразование документов в электронный вид в непрерывном потоковом режиме. Такое сканирование выполняется с использованием технологии штрих-кодов и рекомендуется применять в организациях с большим объемом входящей корреспонденции, с территориально-распределенной структурой аппарата управления, в центральных аппаратах министерств и ведомств.
Источник: studfile.net
БОСС-Референт
Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.
Главными результатами внедрения системы являются:
- — Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.
- — Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.
- — Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.
Преимущества системы БОСС-Референт
- — Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
- — Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
- — Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
- — Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
- — Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
- — Простота освоения пользователями.
- — Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.
Функциональность системы
Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:
- — документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;
- — контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;
- — работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.
Автоматизируемые функции
- — Документационное обеспечение принятия решений:
- — Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.
- — Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
- — Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
- — Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
- — Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
- — Работа с версиями и редакциями документов.
- — Обработка входящих и исходящих документов:
- — Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
- — Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
- — Поддержка сложных регистрационных номеров.
- — Обеспечение работы нескольких канцелярий.
- — Контроль исполнительской дисциплины.
- — Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.
- — Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.
- — Контроль сроков и работ по выполнению поручений.
- — Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.
- — Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.
- — Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.
- — Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.
- — Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.
Функциональная структура системы БОСС-Референт
Дополнительные возможности
Генератор отчетов Report’sMan
Генератор отчетов Report’sMan для Lotus Notes (разработка компании Аплана) обеспечивает подготовку сложных отчетов пользователей любых приложений Lotus Notes и, в частности, пользователей системы электронного документооборота БОСС-Референт.
Report’sMan может быть подключен к любым базам данных Lotus Notes любого дизайна. Он работает с произвольными параметрами при формировании отчетов и выполняет автоматическую обработку макросов. Генератор отчетов позволяет хранить образцы отчетов для их последующего повторного использования, а также экспортировать отчеты в MS Excel, MS Word, HTML и PlainText.
Для потенциальных партнеров и пользователей программы Report’sMan, компания Аплана предоставляет возможность поработать с ней в тестовом режиме в течение одного месяца.
Системы сканирования и распознавания текста
Система БОСС-Референт интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему.
БОСС-Референт предлагает три варианта использования средств сканирования в системах электронного документооборота и автоматизации делопроизводства:
- — Использование настольного сканера для организации индивидуального сканирования. Рекомендуется использовать в организациях с небольшим объемом входящих документов
- — Использование сетевых сканеров для рабочих групп
- — Использование потоковой линии сканирования, обеспечивающей быстрое автоматическое преобразование документов в электронный вид в непрерывном потоковом режиме. Такое сканирование выполняется с использованием технологии штрих-кодов и рекомендуется применять в организациях с большим объемом входящей корреспонденции, с территориально-распределенной структурой аппарата управления, в центральных аппаратах министерств и ведомств.
Факс-сервер Extra Fax
Интеграция системы БОСС-Референт с факс-сервером ExtraFax (компании Extracomm Technologies Inc.) обеспечивает возможность отправлять и принимать факсы и электронную почту, маршрутизировать входящие сообщения, рассчитывать затраты на трафик с помощью встроенной биллинговой системы, а также выполнять многие полезные функции по работе с факсами.
Пользователи могут работать с сервером ExtraFax посредством стандартного клиента Lotus Notes, любого веб-браузера или осуществлять «печать документов на факс» из любого Windows-приложения при помощи драйвера ExtraFax Print-to-Fax.
Настройки клиентского места, которые можно делать через стандартный клиент Notes и через Internet, позволяют выбирать «шапки» факсов, а также отправлять сообщения по расписанию и с учетом приоритетов. При печати документов из Windows-приложений для выбора адресата могут использоваться адресные книги, лежащие на сервере Domino.
Весьма удобны для пользователей: единый механизм для рассылки факсов и электронной почты, возможность отправки документов из среды Windows на факс одним нажатием правой кнопки мыши, а также автоматически направляемые оповещения о результатах отправки факсов. Организовать групповую работу с факсами позволяют маршрутизация входящих сообщений, настройка индивидуальных и коллективных «шапок» факсов и встроенная биллинговая система. Программа предоставляет возможность разграничить права доступа с факсами – на работу с факсами (создание, чтение, удаление, пересылка и пр.) и на отправку факсов по междугородним или международным линиям.
Состав системы
Систему электронного документооборота, построенную на основе БОСС-Референта, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев:
- — «железо» (серверы, клиентские рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все «железо»
- — технология IBM Lotus — технологическая платформа, являющаяся «надстройкой» над сетевой операционной системой
- — система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.
Технологические особенности
1. Поддержка работы территориально-распределенных организаций
Архитектура системы позволяет развернуть систему на нескольких независимых структурах лотусовых серверов и, в частности, организовать работу на сложнейшей конфигурации серверов Lotus Domino R6.5X — в топологии «двухуровневая звезда». Два радиальных сервера, относящиеся к одному родительскому серверу и «видящие» его, могут обмениваться пакетами информации напрямую.
2. Поддержка реальной распределенности
Отличительная особенность системы состоит в поддержке процедур управленческого документооборота и делопроизводства в территориально-распределенных организациях.
- — Система автоматически направляет: а) всем участникам процесса согласования копии проекта согласуемого документа, б) ответственному за подготовку документа (принятие решения) визы и замечания участников согласования, дополнительные документы.
- — После завершения согласования система обновляет статус документа и информирует об этом всех участников процесса согласования.
- — Этап ознакомления завершается автоматической отправкой документа (и всех его копий) в архивные базы.
В любой момент времени все сотрудники, работающие над проектом документа, располагают его актуальными копиями, имеют информацию о статусе документа, а также могут просмотреть информацию, относящуюся к вопросу — сформированные в ходе согласования замечания, поручения и др.
3. Оперативность и надежность передачи данных
При передаче данных в распределенной структуре используются принципиально новые механизмы взаимодействия конфигураций системы, установленных на разных территориях (серверах). В БОСС-Референт v.3 механизм репликации используется только для синхронизации справочных и словарных данных. Для передачи функциональных данных, нередко образующих связки документов (речь идет о наборе файлов, поручений, виз согласования, ознакомления и т. п., относящихся к конкретной карточке документа), используется механизм прямой передачи данных через сокетное соединение XML-пакетом.
Данный механизм, лежащий в основе процессов согласования и ознакомления документов в распределенной среде, обеспечивает: 1) гарантированную и экономную доставку (только на необходимые сервера) связок документов всем участникам работы над документом, 2) снижение нагрузки на каналы передачи данных и 3) существенное упрощение администрирования системы: не нужно выполнять сложные настройки прав доступа серверов и параметров репликации.
4. Поддержка сложных организационных структур
Система поддерживает продуманные механизмы совмещения должностей, делегирования полномочий и замещений. Механизм совмещения должностей является ключевым для использования СЭД в организациях, где помимо функциональных подразделений имеют место проектные образования. Для каждого сотрудника задается перечень ролей по обработке документов (утверждающий, согласующий и т.п.), при этом пользователь может иметь разные роли в функциональном подразделении, где он работает, и проектах, в которых он участвует. Обрабатывая конкретный документ, пользователь получает и обрабатывает документы в соответствии с его ролью в подразделении, которое указано в документе.
5. Работа с версиями и редакциями документов
Карточки документов и вложенные файлы хранятся в разных базах данных. Это сделало возможным реализовать механизм работы с версиями и редакциями документов, широко используемый на этапах согласования, подписания и утверждения документов.
6. Гибкость системы
Средства системы, включая механизм workflow, позволяют быстро модифицировать существующие схемы прохождения документов, а также быстро реализовывать документооборот по новым бизнес-процессам, связанным с обработкой документов. С помощью строительных кубиков системы можно быстро реализовать, например, обработку документов, необходимых для принятия решения о целесообразности проведения рекламных акций, выделения кредита (в банках) и т. д.
7. Отказоустойчивость
БОСС-Референт поддерживает работу в программном кластере Domino, состоящем из двух серверов — основного и резервного. В случае отказа основного сервера, на котором работают пользователи, происходит их автоматическое переключение на резервный сервер (при новом открытии баз данных). При восстановлении основного сервера обратное переключение пользователей осуществляет администратор.
8. Производительность
Высокую производительность системы в ситуации динамичного роста объемов данных обеспечивает механизм архивирования, выполняющий перенос документа в архив на том сервере, где он был создан, с одновременным автоматическим сохранением архивной копии на других серверах. Высокая производительность достигнута и за счет раздельного хранения «легких» карточек документов и вложенных в них файлов, а также доступа к последним программными средствами.
9. Web доступ
Для организаций, не использующих Lotus в качестве корпоративного стандарта, предложен альтернативный способ доступа к функциональным возможностям системы — средствами браузера Internet Explorer версии 5 и выше. Таким организациям потребуется закупить клиентские лицензии Lotus Notes только для установки на рабочих местах администраторов системы.
10. Удобство администрирования
Платформа Lotus Domino/Notes позволяет вести одновременно доработку системы и ее тиражирование в дочерние структуры организации. Имеются механизмы, которые позволяют делать обновление системы во всех офисах территориально-распределенной организации за ночь. Для облегчения работ по ведению списков сотрудников реализована интеграция системы с LDAP-каталогами.
11. Средства формирования отчетов
Общие сведения об архитектуре
Система БОСС-Референт построена на платформе IBM Lotus Domino/Notes.
Программное обеспечение, необходимое для создания системы электронного документооборота на базе системы БОСС-Референт, включает:
- — Лицензии на БОСС-Референт: прикладное программное обеспечение, решающее конкретные задачи документооборота и делопроизводства
- — Лицензии на Lotus Notes/Domino: системное программное обеспечение для групповой работы
СЭД БОСС-Референт лицензируется по количеству пользователей. Скидки возможны от объема закупаемых лицензий.
Прайс на лицензии БОСС-Референт
| Лицензия «БОСС-Референт» (включает все модули, входящие в систему «БОСС-Референт») | |
| от 1 до 49 | 5900 |
| от 50 до 199 | 5200 |
| от 200 | 4900 |
Источник: docva.ru
Краткий обзор системы электронного документооборота «Босс-референт»
«БОСС-Референт» — система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, созданная в 1996 году, в качестве дочернего предприятия крупного системного интегратора компании АйТи. В настоящее время «БОСС-Референт» является лидирующей СЭД на российском рынке.
«БОСС-Референт» используют многие органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, как крупные холдинги с большим количеством филиалов, так и малые организации.
Использование СЭД «Босс-референт» помогает в решении следующих задач управления:
- 1) организация эффективной работы с договорами;
- 2) создать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
- 3) автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
- 4) обеспечить надежный контроль исполнения руководительских поручений;
- 5) повысить эффективность работы с заявками и обращениями;
- 6) реализовать проектный документооборот и возможность более сплоченной коллективной работы;
- 7) наладить управление документами в рамках системы высокого качества менеджмента.
Так же данная система включает в себя функциональные возможности, позволяющие реализовать:
- — поддержку процессов согласования задач:
- — контроль исполнения поручений руководства:
- — работу с входящей и исходящей документацией.
СЭД «БОСС-Референт» обладает рядом уникальных преимуществ, как коммерческих, так и технологических, способных обеспечивать лидерство данной системы на российском рынке решений для управления документами. Отвечая потребностям крупных и небольших организаций любых отраслей, система позволяет органам государственной власти создавать комплексные информационные системы.
Преимущества системы БОСС-Референт
- 1) Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
- 2) Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
- 3) Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
- 4) Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
- 5) Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
- 6) Простота освоения пользователями.
- 7) Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.
- 8) Удобный интерфейс.
Основные функции СЭД «Босс-референт»:
- 1) Документационное обеспечение принятия решений:
- 2) Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.
- 3) Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
- 4) Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
- 5) Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
- 6) Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
- 7) Работа с версиями и редакциями документов.
- 8) Обработка входящих и исходящих документов:
- 9) Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
- 10) Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
- 11) Поддержка сложных регистрационных номеров.
Обеспечение работы нескольких канцелярий.
- 12) Контроль исполнительской дисциплины
- 13) Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям и мн.др.
Источник: studwood.net