Программа бэк офис что это

Бэк-офис — что это и для чего нужен

Бэк-офис — это подразделение организации, состоящее из вспомогательного и административного персонала, который не ориентирован на клиентов. Основные его функции, это ведение документации, IT-услуги, расчёты, бухгалтерский учёт и соблюдение устава компании. Наличие других функций зависит от рода деятельности компании.

1. Что такое Бэк-офис простыми словами

Бэк-офис (англ. «back-office») — это одно из подразделений компании, занимающееся ведением бизнес-процессов, которые необходимы для оптимизации рабочих операций, удаления убыточных процессов, а также увеличения производительности. Его сотрудники, это секретари, работники склада, курьеры, делопроизводители и бухгалтеры.

Бэк-офис занимается проведением расчётов, управлением расходной частью и активами компании (если она работает на финансовом рынке), а также влияет на работу остальных отделов, являющихся неотъемлемой частью бизнес-процессов. Основной задачей зачастую является оформление и заключение сделок, заключаемых дилерами фронт-офиса и внутренних договоров организации.

Значение слова бэк-офис. Что такое бэк-офис.

В штат бэк-офиса средней компании обычно входит 5-17 работников. Их работа должна строго соответствовать нормативным документам. Поэтому, первое, что необходимо сделать, это внимательно изучить эти бумаги и в будущем соблюдать установленные правила. Помимо стандартных обязанностей, перед сотрудниками российских компаний иногда ставится задача по приобретению различных активов.

2. Для чего компании необходимо наладить работу бэк-офиса

Предприниматели, которые только собираются основать компанию, редко в подробностях изучают вопрос о том, зачем нужно такое подразделение, как бэк-офис. Существует нет три основные причины, объясняющие важную роль данного подразделения в деятельности компании:

• Взятие на себя ответственности за риски при заключении новых сделок. Говоря о работниках фронт-офиса, одна из главных задач, это поиск крупных заказчиков. Но, шансы на заключение договора сводятся к минимуму в случае, если возможные риски и выгода не будут прочитаны сотрудниками бэк-офиса;
• Репутация организации. На сегодняшний день, практически в любой сфере присутствует большая конкуренция. Сотрудники подразделения постоянно работают над поддержкой репутации компании. К примеру, работники отдела статистики и аналитики занимаются анализом, позволяющим определить конкретные шаги, необходимые для развития компании. Также бэк-офис включает в себя административный отдел. Его сотрудники следят за качеством проделанной работы и занимаются поиском возможностей для повышения скорости выполнения поставленных задач;
• Рост прибыли. Ни для кого не секрет, что поиском новых клиентов занимаются сотрудники фронт-офиса, но бухгалтерская поддержка при любых операциях с деньгами позволит увеличить доходы организации. Кроме этого, работники бэк-офиса разрабатывают новые стратегии развития, которые в будущем будут внедрены и принесут компании более высокую прибыль.

3. Обязанности сотрудников

Одна из главных задач сотрудника бэк-офиса, это правильное ведение журнала регистрации сделок. Если компания занимается скупкой активов, необходимо уметь безошибочно оформлять договора купли-продажи ценных бумаг. Касательно уже имеющихся договоров, сотруднику иногда приходится проводить перерегистрацию. Это процедура, позволяющая передать права собственности от продавца к покупателю.

Также понадобится умение оформлять придаточное распоряжение в момент подписания соглашения или в реестре ценных бумаг. По окончанию перерегистрации и после получения соответствующих документов, подтверждающих права нового владельца на конкретные акции, специалисту бэк-офиса необходимо осуществлять контроль процесса расчётов компании-покупателя с продавцом.

Бэк-офис изредка выполняет функции операционного департамента, а контроль торговыми операциями ведётся фронт-офисом. Также это операционное подразделение, занимающееся ценными бумагами и расчётами по финансам, опираясь на заключённое с фронт-офисом соглашение.

Также сотрудник бэк-офиса может участвовать в следующих операциях:

• подготовка отчётности по выполненным операциям;
• контроль соблюдения финансовых пределов;
• подготовка информации перед передачей в бухгалтерию;
• ведение внутреннего учёта.

Несмотря на регулярный контакт с контрагентами, сотрудники бэк-офиса никогда не обслуживают клиентов напрямую. Подобные задачи ставятся перед работниками мидл-офиса. Работа бэк и фронт-офиса должна быть грамотно оптимизирована для максимальной эффективности, именно этот критерий сыграет ключевую роль в достижении финансового успеха компанией.

4. Как сфера деятельности связана с задачами бэк-офиса

Несмотря на род деятельности организации, термин «бэк-офис» всегда остаётся неизменным. Но в зависимости от сферы деятельности, его сотрудники могут выполнять разные задачи, а именно:

• Торговля. В данном случае бэк-офис ответственен и контролирует каждую из финансовых операций, сбыт товара, приход, списание остатков, логистику, возвраты, а также занимается изучением и оценкой текущего состояния рынка. Ещё сотрудники занимаются поиском помещения для продажи товара и приобретают всё необходимое оборудование;
• Банковская сфера. Независимо от разновидности финансового учреждения, бэк-офис является операционной учётным отделом, ответственным за работу компании в целом. Особое внимание уделяется открытию счётов и кредитным операциям;
• Общепит. Здесь работа сотрудников бэк-офиса будет связана с текущими операциями. Также они являются ответственными за составление финансового отчёта, ведут учет продукции, контролируют её качество, а также занимаются подготовкой блюд для клиента и подбором сотрудников в штат.

5. Пример подготовки бэк-офиса к эффективной работе

Если в ходе создания кампании предприниматель грамотно подойдёт к подготовке работы бэк-офиса, в будущем, это позволит существенно и регулярно увеличивать прибыль, оптимизировать расходы, повысить качество работы бэк-офиса и создать эффективную систему контроля. Централизация вспомогательных функций является важной, так как влияет на количество преимуществ, полученных организацией в процессе сотрудничества с партнёрами.

Первое, что необходимо сделать, это определить вспомогательные функции, которые являются важными для эффективного развития компании на первых этапах работы. Но, у каждой организации данный список будет индивидуальным. При этом, зачастую он включает в себя следующее:

• поддержка клиентов;
• ведение налогового учёта;
• управление финансами и бухгалтерия;
• IT-служба;
• реклама;
• управление недвижимостью;
• кадровая служба.

Следующий этап, это анализ динамики расходов на поддержку работы бэк-офиса. В случае превышения расходов над доходами, необходимо срочно вносить изменения. Рост расходов без увеличения прибыли зачастую возникает на фоне неэффективного использования ресурсов предприятия. Особенно, такая ситуация распространена среди организаций, открывающих новое направление деятельности или развивающих филиальную сеть.

6. Подбор цифровой платформы

В современных условиях эффективная централизация бэк-офиса не может обойтись без цифровых решений. Функциональность, а также их качество способны определить успех организации на первых этапах работы и её дальнейшую судьбу. Существует несколько требований к данному программному обеспечению:

1. Совместимость с остальными программами. В процессе принятия решения о централизации работы подразделения, в организации, скорее всего, уже будут использоваться некоторые базовые программы, например, «1С». В таком случае, любое цифровое решение, необходимое для эффективного управления офисом, должно предусмотреть возможность интеграции с популярными или всеми возможными программами.
2. Использование системы через разные каналы. Сегодня интернет-портал, это основной канал связи с офисом. Именно он является поставщиком большинства заявок. Но, на подстраховке должны быть другие каналы, которые в случае необходимости могут также подойти сотрудникам главных подразделений. Каждый из этих каналов должен являться частью одной платформы.
3. Формирование отчётности и наличие счётчиков. Для эффективной оценки работы обслуживающих подразделений и понимания эффективности работы конкретного сотрудника необходимо внедрять максимально точные средства контроля. Для этого в платформе установлены специальные счётчики. Также её работу нужно оптимизировать таким образом, чтобы отчёты формировались автоматически и включали максимально точные данные об эффективности работы каждого подразделения.
4. Коммуникация между подразделениями. Это становится особенно важным в ходе выполнения сложных проектов с участием нескольких сотрудников различных офисных подразделений. Реализация сложных заявок будет значительно облегчена в случае, если программное обеспечение позволит выделять конкретные бизнес-процессы, а также определять ответственных лиц и конкретные сроки выполнения поставленных задач.

7. Оптимизация бизнес-процессов

В ходе создания эффективно работающего бэк-офиса нужно предусмотреть возможность контроля всех бизнес-процессов по отдельности. Другими словами, их следует унифицировать. Если IT-инфраструктура в нескольких филиалах организована по-разному, в ходе создания этой службы следует позаботиться о внедрении единых алгоритмов. Унификация нужна для того, чтобы избавиться от ненужных бизнес-процессов и сделать максимально эффективными все остальные.

В дальнейшем, это позволит сократить расходы на бэк-офис и повысить качество выполнения поставленных задач. Кроме этого, автоматизация бизнес-процессов. Кроме этого, их централизация станет не такой сложной задачей. Но, руководству компании необходимо знать, что для проведения аудита каждого из рабочих процессов, а также централизации и оптимизации, возможно, придётся воспользоваться услугами квалифицированного специалиста.

Бэк-офис – это одно из ключевых подразделений организации, необходимых для эффективного управления всеми бизнес-процессами, планомерного увеличения прибыли, устранения неэффективных и убыточных процессов. В зависимости от сферы деятельности компании, перед сотрудниками бэк-офиса могут стоять разные задачи. Поэтому следует внимательно изучить специфику работы подразделения, а также придерживаться установленных внутренних правил. Успех компании зависит от того, на сколько качественно каждый из сотрудников бэк-офиса выполняет поставленную перед ним задачу.

Источник: biznessdar.ru

Что такое бэк офис и зачем он нужен вашей фирме?

Что такое бэк офис: происхождение и пояснение термина + 3 причины, зачем он нужен вашей фирме + примеры задач бэк офиса в 3 направлениях бизнеса + 2 вида компьютерных программ back-office + 3 проблемы, которые они решают.

Много иностранных слов в русском языке стали определением какой-то сферы деятельности. В начале 2000-х годов в бизнес-индустрии появилось такое понятие, как бэк офис.

С годами термин начали применять в сфере продаж, в финансовых учреждениях, а также на рынке ценных бумаг.

Что такое бэк офис и какую роль он отыгрывает в современном бизнесе, вы узнаете из этой статьи.

1. Пояснение термина «бэк офис»

Данное выражение пришло в русский язык с английского – «back-office» (что дословно можно перевести как «назад-офис»). На сегодняшней день его значение немного расплывчатое, из-за того, что подразделения бэк офис имеют многие сферы деятельности, которые кардинально отличаются между собой.

Бэк офис – это отдел в компании, задачей которого является оформление, регистрация, учет операций, связанных с финансами фирмы.

Вместе с этим существует и другой, не менее важный отдел, который называется фронт-офис. Что это? Задачей фронт-офиса является заключение сделок и привлечение новых партнеров, клиентов, которые влияют на финансовое положение и развитие фирмы.

В бек-офис входят такие отделы:

• бухгалтерия,
• отдел кадров,
• администрация фирмы,
• служба поддержки, аналитики,
• статистика и т.д.

По сути, он занимается всеми административными вопросами.

Фронт-офис, в свою очередь, это штат менеджеров, которые со своей стороны привлекают в компанию новых партнеров.

2. Как появилось такое понятие, как бэк офис?

История создания такого популярного термина в бизнесе ведет свое начало от обычной строительной планировки.

Все здания крупных компаний строились по одному плану…

На первом месте был фронт-офис – лицевая сторона здания. Он был нужен для того, чтобы клиент или посетитель смог без проблем найти нужный отдел или конкретного сотрудника. Данное помещение имело дорогой ремонт, ведь – это «лицо» фирмы. Сотрудники должны быть всегда хорошо одеты, вежливо вести себя с клиентами и т.д.

Вторая часть здания имела название бэк офис. На этой территории происходила вся производственная и административная работа. Так как посетители здесь никогда не бывали, то ремонт, освещение, интерьер был не презентабельным.

Если в фронт-офисе сотрудники уделяли большое внимание внешнему виду, то в бэке главную роль играли профессиональные качества кадров компании.

Разграничение по планировке здания стало мировым термином для двух подразделений любой компании. Фронт-офис – это яркая картинка, которая привлекает клиентов. Бэк офис – это отдел развития компании, который следит за всеми процессами.

3. Зачем бэк офис необходим вашей компании?

Директора начинающих компаний сталкиваются с вопросом, нужно ли им вообще такое подразделение.

Его создание в новой фирме или даже в уже давно существующей важно по 3 основным причинам:

1. Репутация фирмы. На сегодняшний день в любой сфере деятельности существует большая конкуренция. Работники back-office ежедневно поддерживают репутацию фирмы своими действиями. Например, специалисты отдела аналитики и статистики ежедневно делают свои просчеты с целью улучшения деятельности организации. Административный отдел компании постоянно следит за тем, чтобы все делали свою работу качественно и по возможности максимально быстро.
2. Увеличение прибыли. Конечно, привлекают новых клиентов работники фронт-офиса, но без бухгалтерской поддержки любые операции с деньгами могут увеличить доход или наоборот снизить его. Более того, именно в отделе back-office сотрудники разрабатывают новые планы развития, которые в дальнейшем могут увеличить прибыль в разы.
3. Ответственность за риски в новых сделках. Работа менеджеров фронт-офиса основывается на поиске крупного заказчика. В то же время, без просчетов всей выгоды и возможных рисков от сделки работников бэк офиса, контракт не будет заключен. Данный этап самый ответственный, ведь от него зависит, получит компания прибыль или убыток.

4. Задачи бэк офиса в 3 разных сферах деятельности

Хотя трактовка термина одинаковая для любых отраслей бизнеса, на практике в разных сферах деятельности работники выполняют задачи, которые отличаются.

3 примера, за что именно отвечает бэк офис в разных сферах:

1. Банк. В финансовом учреждении данное подразделение – это операционно-учетный отдел, который отвечает за работу всей организации. Большое внимание специалисты уделяют кредитным операциям, открытию счетов. Также на их плечах лежит ответственность за совершение сделок, связанных с ценными бумагами, работа бухгалтерии, контроль за активами и пассивами банка.
2. Торговля и сбыт. В сфере торговли и сбыта подразделение отвечает и контролирует все финансовые операции, приход товара, его сбыт, реализация, перемещение, списание остатков, возврат брака, оценку и изучение торгового рынка, приобретения оборудования, помещений для реализации продукта и т.д.
3. Общепит. Для работников в сфере общественного питания вся работа отдела связана с текущими операциями. Back-office берет на себя ответственность за составление финансового отчета, ведение учета за продукцией, контроль над качеством и приготовлением блюд для клиентов, набор персонала.

5. Обязанности работника бэк офиса

Специалистов в данном отделе много и перед каждым из них стоит своя задача. Не исключено, что у фирм новичков сотрудников мало, иногда их может быть всего 5-10. Поэтому приходится искать универсального работника, специалиста, который сможет отвечать за несколько процессов сразу.

Если вы находитесь именно в такой ситуации, то должны разбираться, какие обязанности будет обязан исполнять человек из подразделения back-office.

К основным обязанностям специалиста этого подразделения относятся:

1. Оформление и регистрация сделки.
2. Заключение договоров, связанных с закупкой или сбытом товара.
3. Операции по передаче прав собственности от продавца к покупателю.
4. Контроль за финансовыми потоками компании.

Практически вся ответственность за процветание фирмы лежит на плечах у работников бэк офиса. Малейшие ошибки в просчетах финансовых операциях и организационных вопросах могут привести к убыткам или даже банкротству.

6. Можно ли заменить отдел бэк офис программой?

На дворе, как ни крути, XXI век – время, когда большинство процессов автоматизировано (или, по крайней мере, стремится к этому). Не обошла эта участь и подраздел бэк офис.

Back-office– это компьютерная программа, которая контролирует и выполняет технологические процессы фирмы, связанные с продажами, финансами, учетом и т.д.

Многие директора приобретают эти программы с целью экономии денег на зарплате работников административного отдела.

Существует 2 вида back-office для ПК:

НазваниеОписание

Стандартная программа back-office	Она имеет серверную архитектуру и рассчитана на компании со средней сетью (не более 11 компьютеров).
Back-office на СУБД Oracle	Программа используется для разветвленных сетей, которые имеют систему с клиентской серверной архитектурой.

Вот, к примеру, программа «Компакт», которая предназначена для магазина. В базе данных есть все сведения о работе торговой сети. Для её использования достаточно 2-3 человека, которые только будут контролировать работу и вводить новые данные.

Таким образом, можно намного быстрее решить такие вопросы:

1. Быстрое обслуживание клиентов и заключение новых сделок. Программа автоматически производит просчеты, определяет возможные риски, прибыль, убытки и т.д. При этом ошибки быть не может априори, если вести в программу все данные верно.
2. Автоматический учет и контроль за фирмой. Когда компания за считанные секунды получает данные о финансовом состоянии и статистику об эффективности работы всех подразделений, это способствует максимальному контролю деятельности фирмы изнутри. Эта информация нужна, чтобы руководство могло контролировать все процессы, изучать недостатки и вовремя их устранять.
3. Анализ сотрудничества с клиентами и партнерами. Мониторинг этой информации поможет усовершенствовать маркетинговую стратегию предприятия.

Из данной статьи вы узнали, что такое бэк офис, а также про существование компьютерных программ, которые могут заменить целый отдел с живыми сотрудниками. Программаускоряет многие организационные процессы.

Обзор работы с таким важным элементом, как

бэк-офис компании, – в следующем видеоролике:

Это, безусловно, большой плюс для работы фирмы, но тогда не будет нужды в некоторых специалистах и придется лишать работы людей. Кроме того, со всей своей точностью машины пока не способны переплюнуть людей по многим параметрам.

Источник: biznesprost.com

5. Программа «Бэк-офис»

Программа «Titbit back-office» — инструмент для автоматизации всех технологических процессов фирмы-туроператора, связанных с подготовкой к продажам и учетом любых видов продаж турпродукта. Варианты реализации этой программы:

• «Бэк-офис стандарт» — программа с файл-серверной архитектурой, рекомендуется для использования в сети среднего уровня (с количеством компьютеров — не более 10-11 шт).
• «Бэк-офис на СУБД Oracle» — система с клиент-серверной архитектурой, рекомендуется для использования в сложно организованной разветвленной сети. СУБД Oracle — приобретается заказчиком отдельно (версия «Express Edition» — доступна для бесплатной установки).

• Быстрая и качественная подготовка к обслуживанию клиентов — современные технологичные решения помогут менеджерам произвести предварительное калькулирование туров на период любой продолжительности, заблаговременно (или в текущем режиме) делать заготовки прайс-каталогов для использования в рекламных и маркетинговых целях. При этом исключаются ошибки при расчетах.
• Оперативный учет и контроль предприятия — мониторинг работы специалистов или подразделений предприятия повысит контроль деятельности фирмы. Оперативность получения финансовой и статистической информации даст возможность гибко управлять предприятием.
• Наведение порядка в управлении предприятием — автоматическое формирование необходимой отчетности, четкая и отлаженная организация всех рабочих процессов даст возможность упорядочить работу персонала.
• Регулярный мониторинг взаимоотношений с клиентами и агентами поможет руководству компании вырабатывать верную маркетинговую политику.

1. Сетевое обеспечение должно поддерживать протокол TCP/IP.
2. В качестве сервера базы данных (т.е. того компьютера, на который устанавливается программа-администратор ТИТБИТ) может быть использован любой компьютер сети с такими техническими характеристиками: оперативной памятью не менее 2 Гб, операционной системой не ниже Windows XP «Professional» или «Server».
3. Компьютеры — рабочие станции (т.е. те, на которые устанавливается программа-клиент ТИТБИТ): оперативная память — желательно побольше (но не менее 512 Мб, т.к. от ее объемов зависит скорость обработки данных), к операционной системе — не ниже Windows XP «Professional». ВНИМАНИЕ: ни на сервере, ни на рабочих станциях не допускается использование операционных систем в версиях «Home» или «Personal Edition»!
4. Количество компьютеров, включенных в контур программы «Бэк-офис стандарт» (количество одновременных подключений) — определяется исключительно параметрами компьютера-сервера и его операционной системы.
5. На компьютере-сервере не рекомендуется параллельная эксплуатация программ, интенсивно использующих сетевые соединения (резидентные почтовые демоны, программы рассылок, мессенджеры и т.п.), интенсивно использующих оперативную память в больших размерах.
6. К существенному замедлению и отказу работы программы может привести неправильная настройка программ-контроллеров сетевого трафика (брандмауэры, антивирусы), интенсивный сетевой трафик третьих программ (т.е. большие и частые задания на печать, рассылки, совместная работа над общими документами на том же сервере), ненадежные сетевые соединения, вызывающие периодические обрывы связи. Обратите внимание на опасности использования беспроводных подключений компьютеров (использование «беспроводных точек доступа») — из-за наличия внешних помех при таком подключении могут периодически возникать кратковременные обрывы связи в сети (они могут быть незаметными и выглядеть как «зависания» компьютеров). Поскольку по технологии работы программы предполагается постояная связь рабочей станции с сервером, то опасен даже кратковременный обрыв такой связи (запись данных будет произведена некорректно, что может привести к разрушению базы данных и невозможности дальнейшего использования программы без ее «починки»).

1. В качестве сервера базы данных должен быть использован компьютер, специально выделенный только для этой цели (т.е. для программ ТИТБИТ) — с высокими техническими характеристиками, с соответствующей операционной системой (Windows Server) и установленным на нем отдельным экземпляром СУБД Oracle.
2. Операционные системы на компьютерах-рабочих станциях должны быть не ниже Windows XP, но ограничений по версиям — нет (могут быть и «Professional», и «Home» или «Personal Edition»). На каждом компьютере должен быть установлен отдельный экземпляр СУБД Oracle
3. Количество компьютеров, включенных в контур программы «Бэк-офис на СУБД Oracle» — ограничивается не требованиями программы «Бэк-офис», а только кол-вом приобретенных лицензий на Oracle.

Источник: studfile.net

Как грамотно организовать back-office интернет-магазина?

Вы заметили, что все больше предпринимателей уходят в онлайн-коммерцию? И это неудивительно, ведь такой способ организации бизнеса доступен, удобен и выгоден не только для владельцев магазина, но и для покупателей: у обеих сторон экономится время, а за счет снижения издержек – продавец может привлекать больше клиентов приятными ценами, а покупатели — делать выгодные приобретения.

Однако, у этого есть и другая сторона медали. Чем больше появляется интернет-магазинов, тем больше конкуренция среди них. И мы считаем, что один из главных способов удержания лидерства на этом рынке — автоматизация бизнес-процессов, а именно бэк-офиса (back-office), благодаря которой вам будет гораздо легче вести свой бизнес.

Что такое автоматизация бэк-офиса?

Это все, что происходит после того, как покупатель нажимает кнопку «Купить» или «Заказать» на вашем сайте. Начиная с подтверждения менеджером заказа клиента, заканчивая доставкой товара в руки получателя. Когда бэк-офис не автоматизирован, всегда есть риск человеческого фактора: ошибки с заказами, отсутствие товара на складе, задержки с отгрузкой, опоздания курьеров и прочее. Как следствие — недовольные клиенты, жалобы, негативные отзывы в сети, и, наконец, убытки интернет-магазина. Автоматизация бэк-офиса – порой единственное решение всех этих и многих других проблем.

«Программы «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление небольшой фирмой» в связке с «1С-Битрикс» – это готовые типовые решения, которые можно сразу же начинать использовать для автоматизации онлайн-магазина»

Почему «1С»?

Существует множество решений для автоматизации бэк-офиса, однако, программы на базе «1С» обладают одним главным преимуществом – это самые популярные в России решения для ведения всех видов учета и управления бизнес-процессами. А значит, у вас не будет проблем с обменом данными между программами, вы легко найдете специалистов, которые настроят и доработают для вас необходимые отчеты, и вообще будете пожинать плоды постоянных разработок и усовершенствований программ на базе «1С». Все это в конечном итоге экономит ваши средства, время и силы.

Кроме того, программы «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление нашей фирмой» в связке с «1С-Битрикс» – это готовые типовые решения, которые можно сразу же начинать использовать для автоматизации онлайн-магазина (ничего дополнительно не дописывая). Решения позволяют обмениваться информацией о заказах, выгружать на сайт каталоги товаров, контролировать исполнение заказов, оформлять любую документацию, вести учет товаров, услуг и работ.

Преимущества автоматизации бэк-офиса интернет-магазина с помощью «1С».

• Удобное управление заказами клиента – основа основ

• Заказ с сайта ни в коем случае не потеряется. Все заказы клиентов с сайта сразу загружаются в систему. В журнале заказов менеджер легко может отследить их состояние, например, «Готов к отгрузке», «Ожидается оплата», «Выполнен» и т.д. (рис. 1) Рисунок 1
• Товар сразу же будет зарезервирован под заказ. В момент загрузки с сайта товары, которые в наличии на складе, автоматически резервируются, а отсутствующие фиксируются для заказа поставщику. (рис. 2) Рисунок 2
• Система поможет подобрать товар-заменитель. Если вдруг товара нет на складе, можно подобрать аналогичные товары по фильтрам (виды, свойства — ценовая группа, производитель, и т.д.). (рис. 3)

Клиент сразу будет оповещен о том, что его заказ получен. После подтверждения заказа, клиенту на электронную почту автоматически отправляется письмо (по заданному менеджером или оператором шаблону) с оповещением, что его заказ поступил в обработку.

Маркетинг и управление ценами. Легко!

Простая настройка скидок, наценок и любых маркетинговых акций. В несколько кликов можно добавить группу товаров в действующую скидку или изменить цену на товар. Когда новый заказ попадает в систему, программа автоматически рассчитывает скидку на него и устанавливает конечную цену. Функционал системы позволяет настраивать цену по процентам, задавать формулы для цен и т.д. (рис.4) Рисунок 4

Поддержка всех видов оплат. Клиент сможет оплатить товар любым удобным для него способом – через карту на сайте или наличными курьеру. Система позволяет регистрировать поступление, расход и перемещение наличных денежных средств, печатать приходные и расходные кассовые ордера. Для безналичного расчета программа регистрирует зачисления и списания денежных средств, формирует исходящие платежные поручения, учитывает денежные средства в валюте. Также вы можете планировать продажи и вести платежный календарь.

Клиенты всегда будут в курсе проводимых акций и распродаж. Программа позволяет сформировать маркетинговые рассылки и оповещения по группам клиентов и оперативно отправлять на почту или по SMS. Гибкие настройки помогут установить сроки рассылки (к примеру, каждый день, каждую неделю, в день рождения клиента и т.д.) и задать другие параметры. (рис. 5) Рисунок 5

Отслеживайте результаты маркетинговых мероприятий. Благодаря отчетам, вы можете понимать какие группы клиентов участвовали в акциях, кто из них приобрел товары. Это позволяет оценить эффективность проведенных маркетинговых акций, были они оправданы или нет.

Функционал CRM – как же без него?

Будьте в курсе работы и успеваемости ваших менеджеров. Система позволяет провести сравнительный анализ работы менеджеров по продажам, по прибыли, по поступлению денежных средств (рис.6). Можно отследить причины отмены заказов клиентов (например, товара не было в наличии) у отдельных менеджеров и делать соответствующие выводы. Рисунок 6

Используйте возможности воронки продаж. Благодаря воронке продаж можно оценить количество сделок и потенциальную сумму продаж. (рис.7)Рисунок 7

Отслеживайте востребованные позиции товара. Функционал системы позволяет отследить действия клиента, когда до покупки не дошло и заказ оборвался. К примеру, товара не было на складе – сделка обрывается. Значит, необходимо провести анализ товаров, выяснить которые из них заказываются клиентами чаще всего и делать резервы для этих категорий. Данная функция будет полезна в принятии управленческих решений.

Управление складом. Товар – наше все!

Адресный склад – оптимизация складского учета. Присвоение «адреса» ячейке, где находится определенный товар, позволяет в разы экономить время, а также свести к нулю ошибки при сборке заказа. Кроме того, в системе есть возможность ведения складского учета как в количественном, так и в суммовом выражении. То есть можно видеть сколько единиц товара в наличии, сколько зарезервировано и сколько в остатке (рис. 8). Автоматизация документов товародвижения экономит время оператора и курьера, а документооборот всегда в порядке. Рисунок 8

Быстрый и точный сбор заказа для клиента. Программы «1С» позволяют работать со складским торговым оборудованием – подключать сканеры штрихкодов, благодаря которым гораздо проще находить и идентифицировать товар на складе. Это особенно актуально, когда различный товар находится в одинаковых или похожих коробках. Также благодаря штрихкодированию удобно проводить инвентаризацию.

«Важно до запуска интернет-магазина грамотно подойти к выбору решения для автоматизации бэк-офиса»

Отметим, что описанный функционал в полном объеме есть в программе «1С:Управление торговлей» версии 11.

Если вы уже открыли интернет-магазин и ваш сайт функционирует не на «1С-Битриксе», синхронизация с «1С» тоже возможна! Однако, в случае нетиповой интеграции специалистам придется написать с нуля модуль обмена данными с сайтом. Это долгий и трудоемкий процесс, и порой, бывает проще и дешевле перенести сайт на другую систему, чем настроить слаженно работающий обмен на старой базе. Поэтому, рекомендуем до запуска интернет-магазина грамотно подойти к выбору решения для автоматизации бэк-офиса.

Вместо заключения

Еще один небольшой совет: если вы решили открыть интернет-магазин, уделите должное внимание и сайту. Автоматизированный бэк-офис – это только полдела. Ведь сайт – это витрина вашего магазина, именно он производит первое впечатление на клиента и помогает ему решить выберет он вас или нет.

Важно уделить внимание дизайну, интуитивно понятному интерфейсу и удобству использования (юзабилити). Не дайте пользователю долго искать кнопку «Положить в корзину»/«Купить»/«Заказать» и передумать покупать у вас. Ну, а дальше – в дело вступит автоматизированный бэк-офис!

Автор Светлана Гара

директор Центра комплексного развития бизнеса компании «1С-Архитектор бизнеса». Имеет опыт постановки продаж в крупных компаниях различных отраслей, на рынке «1С» работает с 2002 года. Провела более 200 семинаров и тренингов, посвященных построению отделов продаж, практике по улучшению их работы.

директор Центра комплексного развития бизнеса компании «1С-Архитектор бизнеса». Имеет опыт постановки продаж в крупных компаниях различных отраслей, на рынке «1С» работает с 2002 года. Провела более 200 семинаров и тренингов, посвященных построению отделов продаж, практике по улучшению их работы.

Источник: www.1ab.ru