1. создавать шаблоны, автоматически изменяющие текст документов, и составлять на их основе договоры и сопутствующую договорную документацию (дополнительные соглашения, протоколы разногласий, спецификации, различные приложения) по принципу «вопрос-ответ» (принцип интерактивного составления документов);
2. осуществлять учет договорных обязательств со связанным хранением договоров и сопутствующих документов в реестрах договоров, организуемых программой для каждого предприятия/предпринимателя, введенных пользователем в соответствующую базу данных;
3. производить выборку записей из реестра по различным параметрам (контрагентам, предмету договора, цене, форме оплаты, задолженности и др.) с целью формирования реестровых выписок и/или общего анализа договорных обязательств;
4. осуществлять контроль движения/исполнения договорных обязательств с возможностью установки единоразовых или периодических заданий для контроля за движением договоров или исполнением обязательства.
База данных по ОТ. Работа с программой по созданию документов для охраны труда
Программа имеет возможность работы в локальной сети, в том числе с шаблонами, реестрами, базами данных ограниченными правами на внесение изменений (только для чтения), экспортировать документы и реестры в программы MSWord и MS Excel; полностью совместима на уровне шаблонов с программой Blitz Document.
Программа может быть использована как лицами, профессионально занимающимися договорной работой, так и (при условии подготовки соответствующих шаблонов) лицами, не имеющими навыков подготовки договорной документации. В дистрибутив программы включена библиотека шаблонов примерных автоматизированных документов.
БЛИЦ Документ 5.6 новая версия
универсальная программа автоматического составления и хранения документов, производства юридических расчетов
Для автоматического составления документов программа предоставляет возможности:
— интерпретатора, позволяющего производить грамматическое склонение слов и словосочетаний, перевод цифр и дат в строки на русском и английском языках, осуществление расчетов в тексте шаблонов для вывода конечного результата вычислений в документ, условный вывод фрагментов текста в зависимости от анализа программой введенных пользователем данных;
— баз данных, с настраиваемой пользователем структурой, отвечающей требованиям его работы с нужным массивом данных, с возможностью установления неограниченных связей между данными, для организации логичной и неизбыточной структуры всей информации, необходимой для составления документов;
— системы диалогов, настраиваемой пользователями для организации в каждом шаблоне наиболее удобной с точки зрения конкретного документа последовательности запроса информации и способов ее ввода (с помощью справочников, списков записей баз данных, радиоопций, флажков и др.), позволяя установить возможность динамического (во время составления документа) изменения элементов диалогов.
Оформление и хранение документов
Программы предоставляют пользователю полный контроль над текстом и внешним видом составляемого документа, с помощью развитых средств форматирования, включая возможность использования таблиц, блоков текста, изображений и др., позволяя составлять документы в соответствии с собственным стилем их оформления.
Помимо автоматического составления программы предоставляет подсистему хранения составленных (архивных) документов в различных журналах (книгах) учета, реестрах, делах, создаваемых пользователями для системного учета документации. Составленные в программах документы могут быть экспортированы в программы MSWord, MS Excel.
Программы рассчитаны на использование всеми лицами, заинтересованными в ускорении и упрощении процесса составления используемых в их практике документов (юристами, менеджерами, бухгалтерами, кадровыми работниками и др.) а также программистами, занимающимися вопросами автоматизации предпринимательской деятельности. Содержат библиотеку примерных интерактивных шаблонов документов.
Источник: blitz-doc.com
Создайте свой облачный электронный архив документов
Вы можете легко изменить свой тарифный план позже, если Вам не будет хватать функций или пространства.
Я принимаю соглашение сайта об обработке персональных данных.
Собирайте, описывайте и совместно обрабатывайте документы
в едином защищенном облачном хранилище
Технически Nextdoc представляет собой облачную базу данных , предназначенную для хранения и структурирования информации о документах, дополненную облачным файловым хранилищем.
Nextdoc универсален
Позволяет создавать электронные архивы любых типов:
Электронный архив финансовых документов
Электронный архив проектной документации
Электронный архив технической документации
Электронный архив юридических документов
Электронный архив кадровых документов
Личный электронный архив
Настройте электронный архив так, как хотите именно Вы
Простое в работе и гибкое в настройке решение для создания электронных архивов любой сложности
ГРУППИРУЙТЕ
ДОКУМЕНТЫ
НАСТРАИВАЙТЕ АТРИБУТЫ
ДОКУМЕНТОВ
СОЗДАВАЙТЕ СОБСТВЕННЫЕ ТИПЫ
ДОКУМЕНТОВ
Работайте с документами в любом месте, в любое время
Получите доступ к вашей информации через Ваш компьютер, ноутбук или планшет из любой точки Мира, где есть Интернет
- БЕЗОПАСНЫЙ ДОСТУП ЧЕРЕЗ ИНТЕРНЕТ
- ДОСТУПНОСТЬ 24/7/365
- SSL ШИФРОВАНИЕ
Источник: nextdoc.ru
Программа для создания электронного архива
В статье рассматриваются основные функциональные возможности и этапы создания электронного архива с использованием возможностей программы «1С:Документооборот».
Данные в электронном архиве хранятся в централизованном виде независимо от организации и распределения хранения файлов на серверах, что решает ряд проблем эффективного поиска данных и организации доступа к ним.
Зачем нужен электронный архив
Электронный архив (ЭА) является неотъемлемой частью системы документооборота, используемой в организации, независимо от ее размеров и круга задач.
Тематически электронный архив может содержать как специализированные данные, так и документы общего назначения. Это могут быть систематизированные данные, связанные с нормативно-справочной или юридической информацией, технической документацией, регламентами, инструкциями и любой другой структурированной информацией, используемой в компании.
ЭА можно определить как систему упорядоченного хранения информации в электронной форме, то есть в виде документов и вложенных в них файлов данных различных форматов, размещенных в заданной структуре связанных определенным образом папок.
Данные на компьютере, размещенные в определенных папках, сами по себе не могут являться ЭА. Нужна структуризация таких данных, которая дополнит систему хранения электронных документов и файлов функциональными возможностями для создания, извлечения и обработки необходимой информации.
К базовым функциональным возможностям электронного архива можно отнести:
- обеспечение системы хранения данных на физических носителях информации (например, в томах на серверных дисках);
- обеспечение хранения документов и файлов в виде структуры папок, в разрезе типов и видов документов;
- разграничение прав доступа к папкам и хранящимся в них документам и файлам на уровне политик доступа, рабочих групп, групп пользователей документов, доступности реквизитов по состоянию;
- средства создания, регистрации, согласования, исполнения и других процессов обработки документов, включая сканирование и распознавание документов различного формата;
- средства поиска документов (полнотекстовый поиск, средства распознавания и извлечения текста из сохраняемых изображений);
- интеграция с корпоративными информационными системами (обмен данными, бесшовная интеграция с другими приложениями 1С).
Часто создание ЭА связано с переходом от бумажного делопроизводства к электронному. В этом случае актуальными становятся задачи, связанные с непосредственной обработкой документов на бумажных носителях. При этом ЭА должен представлять инструменты для штрихкодирования документов, потокового сканирования и распознавания изображений документов.
Средства автоматизации работы с данными, которые предоставляет ЭА, обеспечивают возможность хранения документов и файлов с управлением связанной информацией в едином формате и по стандартным правилам, используемым на различных уровнях работы с данными. Поиск документов выполняется за считанные секунды даже при сложных запросах и значительных объемах обрабатываемой информации. При этом расчет правил доступа к найденным документам выполняется системой автоматически. Сюда же следует отнести контроль комплектности, документов, связности, своевременной актуализации.
По сравнению с бумажным архивом и документооборотом переход к ЭА дает ряд преимуществ, связанных с отсутствием необходимости организации специальных площадей и трудовых ресурсов для организации упорядочения, хранения, обработки и получения данных. Данные в ЭА хранятся в централизованном виде, независимо от организации и распределения хранения файлов на серверах, что решает ряд проблем эффективного поиска данных и организации доступа к ним. При удаленной совместной работе с данными, например в случае распределенных офисов, все всегда под рукой и гарантированно актуально!
Процессы обработки документов (регистрация, согласование, исполнение, утверждение и т.д.) выполняются системой по четко заданным правилам, в соответствии с установленными регламентами. В случае бумажного архива в каждой ветке процесса, на различных этапах исполнения документов, могут быть вовлечены несколько должностных лиц, что неизбежно приводит к значительным трудозатратам.
Такие процессы, как сбор подписей по документу в различных подразделениях и у разных должностных лиц, в случае бумажного документооборота, связаны с непосредственными усилиями физического перемещения документов от одного подписывающего лица к другому.
Если в организации с внедренной системой «1С:Документооборот» применяются эффективно настроенные бизнес-процессы обработки документации, подобного рода операции выполняются на основании настроенных правил маршрутизации и ролевой адресации с автоматическим расчетом прав доступа к данным ЭА.
Бесплатная
консультация
эксперта
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.
Хранение документов в электронном виде обеспечивает возможность мониторинга работы с документами в режиме реального времени, что практически неосуществимо в случае бумажного документооборота.
ЭА обеспечивает возможность организации различных уровней доступа к документам как на уровне тематических разделов, картотек и папок, так и на уровне отдельных документов. При этом права доступа пользователей могут рассчитываться динамически, в зависимости от правил работы с документами с учетом типов и видов документов, этапов их обработки и статусов исполнения.
Этапы создания электронного архива
Независимо от тематики основными этапами создания ЭА являются:
- планирование;
- наполнение;
- управление.
На этапе планирования разрабатывается система хранения данных (файлов и документов), обычно представляющая собой некоторый каталог с иерархическим подчинением разделов, с определенными связями между документами.
При планировании ЭА необходимо разработать и реализовать систему хранения файлов, обеспечивающую иерархический каталог с заданными связями и подчинением документов при хранении.
На «физическом» уровне файлы ЭА хранятся в виде томов хранения, представляющих собой каталоги или папки на различных носителях информации, которые могут находиться на различных компьютерах или серверах. При этом распределение файлов между серверами с различными характеристиками обеспечивает возможность настройки хранения файлов в зависимости от важности информации, с учетом обеспечения уровня доступа и защищенности данных.
Файлы ЭА, в которых непосредственно сохраняется информация, прикрепляются к документам 1С:ДО.
Уже на этапе планирования ЭА, в дополнение к разработке структуры хранения информации, необходимо учесть требования к представлению и поиску данных в архиве, определить этапы жизненного цикла документов от момента создания до уничтожения.
К типовым реквизитам, назначаемым всем документам определенного типа, в 1С:ДО можно создавать дополнительные реквизиты, с использованием которых можно реализовать выбор нужного маршрута в процессе обработки документа или формировать состав исполнителей, участвующих в процессе работы с документами.
Наполнение ЭА может выполняться различными способами в зависимости от видов носителей данных, поступающих в электронный архив. Данные, находящиеся на бумажных носителях, должны быть предварительно отсканированы и распознаны. При этом 1С:ДО обеспечивает возможность маркирования документов штрих-кодами, потоковое сканирование документов с их распознаванием. В процессе распознавания возможно извлечение данных из файлов изображений для обеспечения полнотекстового поиска документов.
Управление данными ЭА обеспечивается функционалом работы программы «1С:Документооборот», включая:
- автоматическое размещение файлов в томах хранения с использованием настроенных правил размещения и контроля целостности данных;
- настройки прав доступа к файлам, связанным документам и папкам хранения;
- средства работы с файлами, включая возможности совместной работы при редактировании с управлением версиями;
- связь файлов с процессами и задачами, выполняющимися в 1С:ДО.
Внедрение 1С:Документооборота
ECM-система — это порядок в процессах +47%, трудовая дисциплина +45%, высокая скорость работы с документами
Источник: wiseadvice-it.ru