Программа back office это

Про бэк-офис предпринимателям все понятно ровно до того момента, как они начинают его выстраивать в собственном бизнесе. Проблем несколько: нужны нормальные специалисты и удобное ПО, которое нужно настроить под свои бизнес-процессы. Ну и на все это нужны деньги и время. Поэтому мы решили еще раз напомнить, что такое бэк-офис, зачем он и каким бывает. А в конце расскажем, какое решение мы предлагаем клиентам и почему оно подходит микро- и малому бизнесу.

82 просмотров
Бэк-офис: что это

Бэк-офис — это внутренние органы компании, которые помогают бизнесу нормально развиваться. Клиентам работа бэк-офиса обычно не видна, но они сразу ощутят, если там произойдет сбой.

Сотрудники бэк-офиса могут заниматься административными вещами: составлять договоры, проводить закупки, оформлять сотрудников, составлять отчетность, начислять зарплаты и проводить финансовые операции. И могут отвечать за техническую составляющую: учетные системы и ЭДО, работу клиентских сервисов, чатов и приложений.

Номенклатура / Программа для автоматизации ROSTA / Автоматизация продаж/Rosta BackOffice

То есть обычно бэк-офис состоит из техподдержки, бухгалтеров, кадровиков и специалистов по зарплате, финансовых директоров, экономистов, юристов, статистов, колл-центра, службы безопасности, секретарей, ассистентов, а также руководителей складов, доставки и прочего — набор специалистов у каждой компании будет свой.

Бэк-офис: зачем нужен

Обычно пишут, что бэк-офис поддерживает репутацию компании в условиях жесткой конкуренции, придумывает методы экономии и управляет рисками.

Нам нравится вот такое джедайское определение: бэк-офис поддерживает жизненную силу каждого бизнеса. А хорошо выстроенный бэк-офис позволяет собственнику заниматься стратегическим развитием своего дела, а не той же бухгалтерией.

Если упрощать, выглядит это так: вы думаете, где брать клиентов и как развивать продукт, как организовать продажи и маркетинг, как найти надежных поставщиков и какой товар закупить. А бэк-офис думает:

• как учесть всё, что вы купили или продали, и как учесть то, что не продали,
• какие условия прописать в договоре поставки и как оформить приемку товара,
• по какой форме отчитаться и как рассчитать сумму налога,
• сколько заработает компания от реализации товара или сколько безопасно потратить на закупку оборудования,
• хватит ли денег, чтобы заплатить сотрудникам или за кредит,
• сколько денег можно вывести, чтобы не разорить свою же компанию.

В банке бэк-офис будет заниматься еще и клирингом. В торговле — всем, что связано с товарами: приход и отпуск, списание и перемещение, переоценка и возврат, инвентаризация и внесение изменений в номенклатуру. В общепите — тоже товарно-складским учетом, а также контролем качества и санитарной безопасностью.

Конечно, это лишь малая часть задач, которыми занимается бэк-офис, но для примера вполне наглядно.

Бэк-офис: в чем проблема

При слове «бэк-офис» представляется что-то технологичное, работающее как часы. Иногда компаниям это удается, и такие истории нас очень вдохновляют. Кстати, расскажите в комментариях, какой у вас бэк-офис и как он работает.

Вебинар — Основы работы в Back Office

Но бывает, что бэк-офис — это полный хаос, когда у компании много специалистов и IT-решений, но все это больше похоже на винегрет, чем на часовой механизм. Работа отделов друг с другом не согласована, цифры криво переносятся из разных учетных программ в другие, IT-решения не синхронизированы друг с другом. В итоге неэффективно и дорого.

Полностью автоматизировать бэк-офис очень сложно и вряд ли получится. Ту же первичку (договоры, акты, счета-фактуры и прочее) сервисы распознают только на 80%. А если вы приучили подрядчиков отправлять вам сканы по Whatsapp, эти документы ни один сервис распознать не сможет, потому что мессенджер сильно съедает качество файлов. Знаем, сами сталкивались. Плюс сам сервис еще нужно связать с 1С, ЭДО, ЭЦП и учетными программами, которые есть в компании.

Если крупные компании могут нанять управленцев, которые наведут порядок в работе сотрудников, и разработчиков, которые смогут связать ПО между собой, то небольшому бизнесу это не по карману. Давайте посчитаем, кто в идеале нужен бэк-офису и для чего (цены взяли ооочень средние):

1. Эксперт по налоговому и бухгалтерскому учёту, который будет учитывать жизнь предприятия и следить за налоговой динамикой — 80 000 руб. в месяц

2. Финансовый директор или экономист, который мониторит эффективность бизнеса и показывает, сколько денег вы заработали, считает вашу unit-экономику — 100 000 руб в месяц.

3. Юрист, который грамотно составит договоры, соглашения и прочее и сделает так, чтобы эти договоры работали на вас — 80 000 руб в месяц.

4. Специалист техподдержки, который настроит под вас учетные программы — 100 000 руб в месяц.

5. Специалист по первичным документам, который будет учитывать всю первичку от поставщиков, покупателей и других контрагентов — 60 000 руб в месяц.

6. Специалист по расчету зарплаты, который занимается всеми выплатами сотрудникам — 80 000 руб в месяц.

7. Кадровик, который занимается документооборотом и знает не только, как вести кадровый учет, но и как правильно составить трудовой договор, чтобы защитить вашу компанию от нечистых на руку сотрудников — 80 000 руб в месяц.

Получается, если полноценно каждую функцию закрепить за отдельным человеком, бизнесу нужно 7 экспертов, не считая помощников, ассистентов и других младших сотрудников. Фонд оплаты труда такой команды в Москве — около миллиона рублей, а в регионах — не менее 400 тыс. рублей.

Вот и получается, что нормально вести учет всей деятельности микро- и малому бизнесу, дорого. Поэтому компании ведут учет по остаточному принципу, распределяя задачи на тех специалистов, которые у них есть. В итоге, получают кривой управленческий учет — из которого непонятно, сколько компания зарабатывает и какие есть убытки. А также кривой налоговый и бухучет — который откроет ФНС возможности оштрафовать вас или доначислить налоги за малейший недочет.

Бэк-офис: какое решение предлагаем мы

Статей с советами, как выстроить бэк-офис, много. Мы не хотим углубляться в теорию, поэтому просто возьмем наш продукт и на нем покажем, как у небольшой компании может быть технологичный бэк-офис с опытными экспертами не за миллион в месяц, а за 20 тысяч рублей.

Вот мы называемся Первой Экспертной Бухгалтерией (ПЭБ), но мы не только про отчеты и бумажки. Клиентам одной бухгалтерии мало, чтобы быть уверенными, что с их бизнесом все нормально. Потому что в реальности ни один нормальный предприниматель не хочет «грамотный учет» или «правильную бухгалтерию» — он просто хочет вообще об этом не думать.

Приложение для бэк-офиса

Приложение бэк-офиса включает в себя программное обеспечение, которое организация использует для администрирования операций, не связанных с какими-либо прямыми продажами (например, продавец с клиентом), и интерфейсы, которые не видны потребителям.

Напротив, фронт-офисное приложение будет интерфейсом клиента (независимо от того, используется ли он лично или через торговый персонал), что облегчает продажу или обработку транзакции.

Поставщики прикладных услуг (ASP) предлагают технологии бэк-офиса, где компьютерные услуги предоставляются через сеть, обычно через Интернет.

Введение в Microsoft Azure и Microsoft Cloud | Из этого руководства вы узнаете, что такое облачные вычисления и как Microsoft Azure может помочь вам перенести и запустить свой бизнес из облака.

Techopedia объясняет приложение для бэк-офиса

Офисные приложения Purchaseing Back могут быть различными и в зависимости от поставщиков не так хорошо (или вообще часто) переноситься друг на друга в зависимости от используемых технологий.

Многие организации имеют развивающиеся компьютерные системы и сети, а некоторые имеют чрезмерное администрирование из-за не совместимости приложений бэк-офиса. Интегрированные приложения для бэк-офиса, которые имеют несколько функций, теперь становятся все более популярными, поскольку они обходят эту проблему. Проблемы могут возникать, когда необходимо передавать конфиденциальные данные, поскольку законодательство часто не позволяет обмениваться ими, например, в мире медицинских, криминальных и юридических документов.

Приложениям для бэк-офиса предлагается ряд поставщиков программного обеспечения от более крупных систем бэк-офиса, которые крупные корпорации или государственные службы могут использовать для более скромных приложений, которые могут иметь довольно некоторую функциональность, но вполне возможно, предназначены только для использования в небольших организациях.

Диапазон функций бэк-офиса может включать в себя:

• Управление запасами
• Учет
• Отдел кадров
• Управленческая отчетность
• Контроль качества
• Главное административное управление
• CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами)

Поставщики предлагают варианты, которые делают бэк-офис настраиваемым, поскольку он часто предоставляется в модульном формате или с совместимыми приложениями, связанными вместе, такими как в Microsoft Office.

Наиболее эффективные приложения для бэк-офиса помогают уменьшить узкие места в обслуживании, поскольку используемые ими данные передаются и легко доступны между приложениями для бэк-офиса.

Например, обмен данными был бы полезен в случае общей базы данных имен и адресов клиентов, где несколько приложений бэк-офиса могли получать доступ к одним и тем же данным. Это позволило бы сохранить данные, подлежащие передаче, копированию или повторному вводу работником, и, следовательно, снизить затраты на администрирование и уменьшить ошибки в администрировании.

Обмен данными между приложениями бэк-офиса также может осуществляться через глобальные сети (WANS), поскольку приложения бэк-офиса обычно предлагают работу в Интернете и интрасети. Эти бэк-офисные приложения предоставляют глобальным организациям возможность обмениваться данными и использовать общий интерфейс для доступа к ним / их обработки.

Источник: ru.continuousdev.com

Бэк-офис

Бэк-офис относится к разделу компании, где выполняются операции, помогающие основным отделам компании, работающим с клиентами. Как правило, все операции, не связанные с клиентами напрямую, выполняются в бэк-офисе.

Люди, работающие в бэк-офисе, обычно взаимодействуют не с клиентами, а с персоналом фронт-офиса. Люди, работающие в бэк-офисе, управляют различными аспектами бизнеса, необходимыми для успешного выполнения большинства операций компании, такими как финансы и бухгалтерский учет, человеческие ресурсы, цепочка поставок, логистические операции и ИТ.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Ключевые выводы

• Бэк-офис относится к части компании, поддерживающей фронт-офис, и не имеет прямого взаимодействия с клиентами.
• Это вспомогательное подразделение бизнеса, связанное с человеческой деятельностью и процессами. В первую очередь это включает в себя административные обязанности по оказанию помощи должностям, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами. Они способствуют бесперебойной работе фронт-офиса.
• Типы отделов, демонстрирующих его, включают финансы и бухгалтерский учет, человеческие ресурсы, цепочку поставок, логистические операции и ИТ.
• Исследования, управление объектами, обработка заказов, андеррайтинг, обработка претензий и ведение счетов являются примерами обычных операций, не связанных с клиентами, которые выполняют потребительские запросы.

Объяснение работы бэк-офиса

Бэк-офис обычно определяется как место, где осуществляются бизнес-операции в поддержку фронт-офиса. Фронт-офис включает в себя общение с клиентами и непосредственное общение с ними. Бэк-офис охватывает различные бизнес-операции, включая человеческие ресурсы, финансы и бухгалтерский учет, цепочку поставок и логистику, ИТ-поддержку и т. д. Работа включает в себя исследования, осуществление платежей, планирование квитанций и управление объектами. Он включает в себя области, необходимые для обеспечения бесперебойной работы всего процесса, поскольку именно здесь происходят все вспомогательные внешние интерфейсы. Эти операции в значительной степени связаны с деятельностью человека, связанной с входными данными и бизнес-процессами.

Персонал на бэкенде обрабатывает информацию, своевременно заключает сделки и управляет данными. Чтобы упростить взаимодействие с клиентами и коммерческие операции для фронт-офиса, администрация и другие отделы поддержки предоставляют ему необходимые документы и техническую поддержку. Некоторые предприятия также специализируются на своей внутренней работе, чтобы предоставлять расчетные, клиринговые и ИТ-услуги в дополнение к бухгалтерским и финансовым услугам.

Несмотря на то, что он невидим для клиентов, бэк-офис имеет решающее значение для бизнеса, поскольку он выполняет несколько задач для отделов, работающих с клиентами, чтобы создать у клиентов наилучшее впечатление о предприятии. Кроме того, они учитывают все требования клиентов и играют важную роль в построении успешной организации.

Несмотря на то, что эти роли не сразу подпадают под понятие обслуживания клиентов, они, тем не менее, отвечают за оптимизацию и улучшение качества обслуживания клиентов или способствуют этому. Какими бы ни были намерения клиентов, события, которые произошли до, во время или после продажи, могут либо улучшить, либо ухудшить их опыт, оставив позиции, обращенные к покупателю, на решение последствий. Положительный опыт в каждой точке взаимодействия помогает избежать неудовлетворенности клиентов хорошей комплексной системой поддержки бэк-офиса.

Примеры

Вот некоторые из примеров:

В банке бэк-офис включает в себя рабочую силу, должности или роли, которые не связаны с клиентами. В число этих должностей на операционной стороне входит широкий круг задач, необходимых для поддержания работы банка. Ссудные операции, депозитные операции, бухгалтерский учет, соблюдение и аудит, андеррайтинг и информационные технологии — вот лишь некоторые из этих подразделений.

Одной из областей, где выполняются операции бэк-офиса, является процесс «от заказа до оплаты». Процесс «от заказа до наличных» (O2C) включает в себя такие этапы, как управление заказами, управление кредитами, выполнение заказов, доставка заказов, выставление счетов клиентам, дебиторская задолженность, сбор платежей, отчеты и управление данными. Несколько примеров, связанных с этими шагами, отображают работу серверной части.

Например, при выполнении заказов важнейшим компонентом является управление запасами. Счетчики запасов в режиме реального времени должны обновляться на стороне продаж, чтобы предотвратить принятие заказов, которые не могут быть выполнены. Кроме того, если заказ, отсутствующий на складе, достигает выполнения, это должно быть отмечено немедленно.

Назад Оофис против Мпраздный Оофис

• Цель: Миддл-офис связывает бэк-офис и фронт-офис. Персонал, попадающий в среднюю секцию, занимается обработкой и выполнением соглашений, заключенных во время финансовых операций. Средняя часть помогает уменьшить сложность деловых или финансовых операций. Они также следят за тем, чтобы соглашения готовили документы. В то же время серверная часть работает для поддержки или поддержки отделов, работающих с клиентами.

• Урегулирование: Подготовкой расчетов занимаются отделы средней секции. Предрасчетная работа включает в себя решения о размещении ИТ-ресурсов в трех секторах компании (передний, средний и задний) и управлении рисками. Отдел в середине потока имеет лучшее общее представление о том, как различные системы и технологии будут взаимодействовать друг с другом, а также тот сегмент, который больше всего осведомлен о требованиях других отделов. Роль мидл-офиса теперь в основном заключается в обработке расчетных и пост-расчетных данных для подготовки потока информации в другие подразделения, занимающиеся вспомогательной работой. В то же время персонал бэк-офиса больше занимается административными или канцелярскими задачами.

• Примеры: Примерами персонала, работающего в средней секции, являются менеджеры по управлению рисками и менеджеры по информационным технологиям. С другой стороны, не ориентированные на клиента руководители связаны с человеческими ресурсами, бухгалтерским учетом и операциями.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое работа в бэк-офисе?

Бэк-офис рабочие места возникают в таких отделах, как финансы и бухгалтерский учет, отдел кадров, информационные технологии, оборудование, техническое обслуживание, администрация и расчет заработной платы, предоставляя все необходимые опции для внешнего интерфейса или фронт-офиса.

Что такое бэк-офисные навыки?

Требования к навыкам для работы в бэк-офисе зависят от отдела, в котором они будут работать. Однако базовые требования включают административные компетенции, такие как ввод данных и управление ими, управление персоналом, навыки работы с компьютером, обработка проектов и требований, знание рыночных тенденций и моделей, исследовательские навыки, а также знания в области финансов и бухгалтерского учета.

Что такое бэк-офис BPO?

Бэк-офис BPO (аутсорсинг бизнес-процессов) происходит, когда компании передают на аутсорсинг бизнес-процессы или задачи, которые не связаны с обслуживанием клиентов. Как правило, задачи поддержки передаются на аутсорсинг, что делает процесс компании более эффективным.

Рекомендуемые статьи

Это было руководство по бэк-офису и его значению. Мы объясняем его примеры и типы работы и сравниваем с фронт- и мидл-офисом. Подробнее об этом вы можете узнать из следующих статей —

• Аутсорсинг
• Аутсорсинг против офшоринга
• Управление операциями

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Источник: voxt.ru