Программа автоматизации что это такое

Автоматизация производства: системы, их назначение и разновидности

Для достижения успеха в своей деятельности предприятиям требуется вносить существенные коррективы в прежнюю систему управления производством. На помощь приходит научно-технический прогресс. Современные разработки позволяют автоматизировать производство. Люди при этом освобождаются от выполнения многих функций и те возлагаются на специальные приборы, устройства, информационные системы.

Автоматизация производства бывает полной, частичной и комплексной. В первом варианте весь рабочий процесс осуществляется с применением машин. При менее затратной частичной автоматизации технические устройства отвечают только за выполнение отдельных операций.

Комплексный подход предполагает функционирование цеха или участка как единого целого, состоящего из взаимосвязанных частей. Но в любом случае самые ответственные решения принимает человек. Он подготавливает исходные данные, подбирает подходящие алгоритмы, анализирует полученные результаты.

Кто такие QA Automation? Как научится автоматизации самому

Эффективное управление ресурсами предприятия с помощью 1С:ERP Управление предприятием 2

• Сокращение трудозатрат;
• Снижение себестоимости;
• Рост оборачиваемости складских запасов;
• Рост производительности труда в производстве.

Цели автоматизации производства

Установка на предприятии специального технического оснащения и его обслуживание требует немалых затрат. Но это помогает добиться следующего:

• освободить человека от тяжелого ручного труда и повысить безопасность производства;
• минимизировать брак продукции, возникающий по причине ошибок работников, улучшить качество изделий и расширить их ассортимент – все это обеспечивает приток клиентов;
• увеличить в несколько раз производительность труда – устройства помогают получать большой объем продукции за минимальный отрезок времени;
• уменьшить число работников и снизить тем самым расходы на заработную плату.

Автоматизация производства способствует достижению главной цели – увеличить прибыль предприятия. Но есть и определенные недостатки такого подхода. В частности, одной из проблем является возникновение так называемой технологической безработицы. Кроме того, усложнение производственной системы вызывает необходимость в подборе квалифицированных кадров. Однако не всегда легко найти специалистов, обладающих нужным опытом и знаниями современных стандартов.

Перечень проблем, связанных с введением автоматизации, можно дополнить тем, что существует риск взлома системы, устройства уязвимы в техническом плане, а их работа зависит от электроснабжения. Но перечисленные недостатки можно минимизировать с помощью грамотной организации производственного контроля, повышения квалификации работников, своевременного обслуживания техники, обеспечения качественной защиты данных. Эти меры необходимо реализовывать, так как в целом плюсы оказываются гораздо весомее минусов.

Power Automate Desktop — полная автоматизация работы на компьютере (без программирования)

Типы автоматизации производства

Замена человеческого труда машинным осуществляется в разных направлениях. При этом используется соответствующее оборудование – оно может быть относительно простым или представлять собой целые программно-технические комплексы. Различают несколько типов автоматизации.

Машины с числовым управлением (NC)

Речь идет о станках, запрограммированных на выполнение определенных работ. Весь технологический процесс здесь осуществляется под управлением электроники. Вмешательство человека сведено к минимуму. Оно заключается в наладке и проверке оборудования, установке и снятии заготовок. С этим под силу справиться одному рабочему, причем под его контролем могут находиться сразу несколько станков.

Машины с числовым управлением, функционирующие практически автономно, способны производить изделия высокого качества. Они обрабатывают детали очень точно в течение нужного времени и «не устают» в отличие от мастеров, работающих вручную. Подобные станки справляются с теми задачами, которые невозможно выполнить с применением обычных устройств. Они помогают четко спланировать деятельность благодаря тому, что время для выполнения операции устанавливается заранее.

Еще одним преимуществом такой техники является производственная гибкость. Она заключается в том, что при работе с деталями другого типа достаточно сменить программу, а применяемая до этого может храниться на накопителе и вновь использоваться в случае необходимости.

Роботы

Такие машины все активнее включаются в автоматизацию производства с целью облегчить человеческий труд. Они легко справляются со сложными рабочими процессами. Роботы различаются видом, размерами, функционалом. Круг задач, которые они способны выполнять, очень широк. Это погрузка тяжелых или опасных предметов, упаковка товаров, отделочные, сварочные и многие другие работы.

Есть роботы, каждым движением которых управляет оператор. Другие, относящиеся к автоматам, следуют заданной программе. Они не способны корректировать выполняемые действия, и здесь тоже требуется участие рабочего. Максимально самостоятельными являются автономные роботы. Такие механизмы совершают запрограммированные операции.

Функционируя по заданным алгоритмам, они при необходимости корректируют действия. Подобные устройства берут на себя всю работу на определенном участке конвейера, при этом привлечение живой рабочей силы не требуется.

Информационные технологии (IT)

Эта обширная область характеризуется применением компьютерного оснащения. В отличие от других средств, применяемых в автоматизации производства, они охватывают в первую очередь сферу интеллектуального труда. Такие технологии нацелены на различные способы обращения с информацией – ее создание, получение и обработку, хранение, распространение.

В современном производстве компьютеры приобретают жизненно важное значение в деле управления данными. Люди получают возможность освободиться от выполнения рутинных и сложных мыслительных операций. Причем скорость работы человеческого мозга не может сравниться с производительностью машины. Кроме того, правильно настроенная техника работает безошибочно и может справляться с колоссальным объемом работы.

Применение систем автоматизированного проектирования

Здесь подразумевается программное обеспечение, которое подразделяется на отдельные направления – CAD/CAM/CAE. Каждое из них помогает решать узкоспециализированные задачи, и на конкретном этапе производства можно применить наиболее подходящую систему. С компьютерной поддержкой такого рода удается изготавливать сложные детали и сокращать цикл их производства.

Посредством прикладных программ создаются алгоритмы работы применяемых станков. Появляется возможность проектировать изделия, прогнозировать их качества и характеристики и определять оптимальную технологию изготовления. Указанные системы помогают воплощать идеи любой сложности. Скорость и точность работы компьютерных программ способствует получению продукции высокого качества и снижению ее себестоимости.

Гибкие производственные системы (FMS)

Такие комплексы помогают совершать полные циклы изготовления продукции в условиях изменяющейся производственной среды. Система своевременно реагирует на предсказуемые и непредвиденные обстоятельства и адаптируется к ним. Например, при необходимости меняется порядок рабочих операций, корректируется дизайн изделия, упрощается сборка деталей.

Автоматизацию производства, проводимую с применением этого метода, нельзя назвать экономичной. Стоимость самой техники, а также ее установки высока. Кроме того, здесь требуется квалифицированный персонал, способный управлять таким оснащением и производить сложное предварительное планирование. Однако эти моменты компенсируются высокой надежностью системы, значительным повышением производительности труда, уменьшением стоимости производства.

Гибкие системы помогают избежать простоев и максимально эффективно использовать рабочее время. Если обычное оборудование при возникшей поломке прекращает свою работу, то FMS способна адаптироваться к неполадкам и продолжать изготовление изделий во время ремонта.

Системы компьютерного интегрирования (CIM)

Высшей степени автоматизации производства можно достичь только при условии интеграции всех действующих на предприятии сегментов. В этом случае участие человека в производственной деятельности оказывается минимальным.

Нельзя путать комплексную автоматизацию с компьютерным интегрированием. В первом случае дело касается только технических процессов и работы оборудования. CIM же наряду с этим предполагает применение компьютерных систем и для автоматизации управления, принятия различных решений.

Так создается интегрированная информационная среда, где различные программные модули обмениваются данными между собой и с центром всей системы. При такой организации существует общая база данных. Пользователь через интерфейс получает доступ ко всем производственным модулям и может наблюдать за любыми нужными сегментами производственного комплекса.

В целом компьютерное интегрирование направлено на выполнение следующих функций:

• проектирование, планирование и подготовительные действия перед производством продукции;
• управление работой участков и цехов, где изготавливаются изделия;
• управление складами, транспортными системами;
• обеспечение качества продукции;
• контроль за работой системы сбыта;
• управление по части финансирования.

При компьютерном интегрировании охватывается полный спектр задач, вязанных с созданием продукта. Производственный процесс значительно ускоряется, а благодаря минимальному участию человека снижается количество различных ошибок и сбоев.

1C:ERP Управление предприятием 2

В настоящее время предлагаются различные программные продукты для автоматизации производства. Еще сравнительно недавно наиболее подходящим решением для организации в рамках предприятия единого информационного пространства считалось 1С:УПП. Но особенности современного бизнеса стали выходить за рамки этого программного обеспечения.

Возникла необходимость в создании новой системы, удовлетворяющей текущие потребности предпринимателей. На смену 1С:УПП пришла 1С:ERP. Эта организационная стратегия позволяет объединить в одно целое все бизнес-процессы и грамотно управлять ими.

Программный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2» разработан при участии специального совета экспертов – руководителей и специалистов крупных промышленных компаний. Он предназначен для внедрения на предприятиях любого масштаба, в том числе крупных, с технически сложным производством, в котором действуют инновационные технологии.

Инструменты в составе указанного программного продукта позволяют анализировать показатели эффективности производственной деятельности, отслеживать их изменения. Предусмотрена возможность планирования, как стратегического и тактического, так и оперативного. В программе заложен набор необходимых для этого инструментов. Готовые планы проверяются на выполнимость, сбалансированность и корректность.

С помощью предложенного продукта удобно управлять производством. При этом детализация может доходить до выполнения отдельных технологических операций. В целом предусмотрены две ступени управления. На верхней координируется деятельность подразделений и цехов. На нижней осуществляется контроль за работой оборудования и выполнением заданий, данных главным диспетчером.

В программу также входят пункты, связанные с техническим обслуживанием приборов и ремонтом, учетом затрат по различным направлениям, планированием и контролем поступающих и расходуемых средств, кадровым делопроизводством и многое другое.

Автоматизация производства набирает темпы в различных сферах бизнеса. Владельцы предприятий все больше склоняются к применению такого подхода, и современный рынок предоставляет широкий выбор решений для его реализации. Ключом к успеху становится тщательный анализ конкретных условий и внедрение подходящих технологий. Автоматизация, реализованная с учетом реальных потребностей, может принести предприятию максимальную пользу.

1C:ERP. Мы внедрили уже более 1000 проектов!

• Составим карту бизнес-процессов;
• Проведем интервью с ключевыми сотрудниками;
• Сделаем диагностику текущих процессов в компании и IT систем;
• Подготовим решение, проведем демонстрацию, рассчитаем стоимость.

Источник: www.1cbit.ru

Автоматизация процессов, или Как упорядочить хаоc

Автоматизация бизнес-процессов помогает развиваться и получать больше прибыли не только крупным корпорациям, но и малому бизнесу. В статье мы расскажем, что такое процессы в бизнесе и когда их стоит модернизировать, а также рассмотрим основные этапы на пути автоматизации и масштабирования.

Что такое и для чего нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это перенос части функций и обязанностей, которые работники выполняли вручную, в специальные программы или автоматизированные системы. Благодаря этому улучшается качество производства, высвобождаются ресурсы и появляется время для более качественного обслуживания клиентов.

Приведем пример. Раньше в магазине «Х» продавцы-кассиры тратили время на то, чтобы пробить два чека, но когда настроили эквайринг с онлайн-кассой, на обслуживание одного клиента стало уходить меньше времени. Как следствие, на кассе стало меньше очередей и меньше недовольных клиентов. Также у кассиров появилось время, чтобы ответить на вопросы покупателей.

Зачем нужна автоматизация

• Помогаетсвести к минимумурутинные задачи. Это особенно важно для процессов, которые непосредственно влияют на достижение результата.
• Минимизирует человеческий фактор. Иногда ошибки, вызванные человеческим фактором, могут дорого стоить.
• Помогает лучше контролировать процессы и сотрудников. Многие системы автоматизации позволяют вести точную отчетность и смотреть аналитику.
• Экономит время. Вместо того чтобы тратить время на простые, монотонные задачи, можно высвободить ресурсы и заняться тем, что не под силу машинам.
• Экономит финансы в долгосрочной перспективе. Сначала вам придется потратить ресурсы на внедрение и обучение сотрудников, однако со временем вы заметите, что решение не только окупает себя, но и приносит прибыль.
• Помогает масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1 000 счетов.

В любом случае автоматизация — это упрощение работы и повышение удобства для покупателя и работников.

Как автоматизировать бизнес-процессы

Для начала изучите, какие процессы есть в вашей организации и решите, действительно ли стоит их автоматизировать.

Какие существуют бизнес-процессы

Бизнес-процесс — набор действий, которые выполняют сотрудники, чтобы создать ценность для заказчика или партнера. Такие действия повторяются из раза в раз, от клиента к клиенту.

Все бизнес-процессы можно разделить на три основных типа:

1. Основные — напрямую влияют на доход компании. Они представляют основную деятельность организации: производство, продажи, маркетинг, работа с клиентами.
2. Поддерживающие — обслуживают организацию. Напрямую они не влияют на доход, но без них компании было бы невозможно функционировать: HR, бухгалтерия, АХО, техническая поддержка.
3. Управленческие — позволяют управлять бизнесом. Это организационные бизнес-процессы, связанные с разработкой целей, стратегии и развитием компании.

Отдать на автоматизацию можно бизнес-процессы любого типа, но с тем условием, что это поможет упростить работу персонала, повысить производительность труда или качество продукта.

В каких случаях нужна автоматизация

Автоматизацию можно использовать независимо от размеров бизнеса. Однако сложная автоматизация нужна не всем.

Для небольших бизнесов хорошо подойдут уже готовые решения, которые есть на рынке — создавать индивидуальный проект и вкладывать большие суммы не имеет смысла. Крупные компании чаще автоматизируют отдельные процессы в единую интегрированную систему. В таких случаях недостаточно типовых решений, поэтому инструменты создаются под заказ. Если говорить о крупных корпорациях, то они успешно масштабируются как раз благодаря автоматизации. Здесь подбираются решения для полной модернизации компании, что требует глубокого погружения во все процессы и создания индивидуального решения.

Гарантированно повысить ценность для потребителя или рентабельность за счет автоматизации чаще всего удается в таких направлениях, как:

• продажи: интернет-магазины способны заменить несколько торговых залов и штат продавцов;
• бухгалтерия: не нужно вручную считать налоги и формировать платежки. Программу можно интегрировать со счетом банка и видеть все движения по счетам, формировать платежки и оплачивать их из окна программы.
• документооборот: если контрагенты компании и сотрудники компании будут работать с электронными документами, не придется тратить время на отправку документов по почте или курьером, распечатывать и хранить бумажные оригиналы: большинство документов можно хранить в облаке.

В каких случаях не подойдет автоматизация

Сервисам и программам не стоит доверять те направления, которые требуют:

• комплексного принятия решений,
• критического мышления,
• творчества,
• регулярных изменений,
• индивидуального подхода.

Средства и этапы автоматизации

Если разделить процесс перехода на этапы, будет проще разобраться, с чего начинать и к чему нужно стремиться.

1 Этап. Проанализируйте процессы

На этом этапе вам нужно проанализировать, как работает вся система, чтобы найти в ней слабые места, а затем просчитать, поможет ли их наладить автоматизация или лучше подойдет другой способ.

Найдите слабые места

Смоделируйте все процессы, чтобы понять, где изменения необходимы в первую очередь. Для этого удобно использовать специальные программы, например, Camunda или Visual Paradigm. Также подойдет стандартная miro или даже простой листок бумаги и ручка. Если раньше вы уже составляли ментальную карту (Mindmap) или карту путешествия клиента (CJM), их тоже можно использовать для анализа и поиска «слабых звеньев» всего процесса.

Бизнес-процессы можно оформить в виде схемы. Если максимально упростить, это будет выглядеть вот так:

Когда схема будет готова, вы увидите, как работает система в общем и заметите ее слабые места.

Как понять, что с процессом что-то не так? Ориентируйтесь на следующие критерии:

• занимает слишком много времени,
• полностью состоит из монотонных задач,
• содержит много однотипных действий.

Поставьте цель

Итак, вы поняли, что не так в вашей системе. Теперь поставьте конкретную цель. Например:

• снизить затраты,
• повысить производительность,
• сократить количество потребляемых ресурсов,
• увеличить точность вычислений или другое.

С понятной целью будет проще сформировать бюджет на модернизацию и принять окончательное решение в пользу или против автоматизации.

Сделайте расчеты

Иногда бывает, что после автоматизации компании, наоборот, теряют больше ресурсов, чем тратили до нее. Финансы расходуются, а изменения себя не оправдывают. Чтобы такого не происходило, перед переходом важно просчитать все риски и вычислить реальные выгоды. Например, если выручка компании составляет 2 миллиона в месяц, а внедрение автоматизации будет стоить 500 тысяч в месяц, то такую модернизацию едва ли можно будет назвать успешной.

Вычислить прибыль можно разными способами. Всё будет зависеть от процесса, который требует доработки. Например, можно сравнить текущие затраты на процесс, с затратами на покупку и установку новой системы, а также обучение сотрудников. Или взять время, которое сотрудник тратит на задачу сейчас, и время, которое будет уходить на задачу после модернизации, а затем сравнить затраты с прибылью от освободившегося времени.

Есть процессы, которые требуют более сложных вычислений. В некоторых случаях стоит обратиться к экономистам или другим специалистам в области финансов. Также иногда бывает, что для улучшения процессов не требуется больших вложений: чтобы оптимизировать систему, достаточно поменять подход.

2 Этап. Выберите инструмент

Если вы просчитали все выгоды и риски и готовы к изменениям, переходите к выбору конкретного инструмента. Независимо от того, в какой сфере происходит модернизация, при выборе ориентируйтесь на следующие критерии:

• простой и удобный для работы интерфейс;
• возможность хранить историю общения с клиентами, прослушивать звонки, вести базу и отслеживать эффективность сотрудников;
• возможность настроить отчетность и отслеживать статистику по нужным показателям.

Существуют универсальные инструменты, которые помогают автоматизировать процессы на начальном этапе — Microsoft Excel и Google-таблицы. В них можно описать процессы и настроить формулы расчета нужных показателей. Например, можно автоматизировать работу отдела продаж на базовом уровне — создать клиентскую базу, контролировать оплаты и подсчитывать выручку.

Также существуют более специализированные программы:

• финансы, бухгалтерия и кадровое делопроизводство — 1C, Контур, Bamboohr;
• документооборот — ЭДО;
• учет взаимодействия с клиентами — AmoCRM, Bitrix24, СRМ;
• комплексные системы управления предприятиями — ERP-системы (SAP, 1С:Предприятие);
• маркетинг — Unisender (для массовых email-рассылок);
• планирование рабочих и личных задач — SingularityApp. Планировщик помогает навести порядок в делах и не пропустить важное;
• проектная работа — Trello, Jira, Kaiten. Эти сервисы помогают синхронизировать и отслеживать процессы и движение к целям.

Выбор оптимального инструмента будет зависеть от конкретной области и ваших целей.

3 Этап. Внедрите изменения

Что входит в автоматизацию бизнеса, помимо непосредственно внедрения изменений? Учитывайте несколько моментов, которые также важны при переходе:

1. Заранее подготовьте сотрудников — не все изменения принимаются на «ура». Вы можете столкнуться с саботажем новых инструментов, поэтому сначала донесите выгоды, ответьте на все вопросы и поработайте с возражениями.
2. Заранее предупредите сотрудников о сокращениях или продумайте, куда перенаправить человекоресурсы.
3. Продумайте, как будете интегрировать новые технологии с существующими корпоративными системами.
4. Протестируйте установленные продукты и найдите узкие места. Продумайте, что будете делать, если что-то пойдет не так или система откажет.
5. Выделите человека, который будет отвечать за обучение. Можно провести обучение своими силами или делегировать процесс сторонним специалистам. Также не забудьте составить инструкции: подробно описать все действия, возможные проблемы и способы их решения.

4 Этап. Проанализируйте и скорректируйте

После автоматизации любого процесса важно отслеживать эффективность и находить точки роста. Не бойтесь корректировать инструкции и работу в целом: регулярно собирайте обратную связь от коллег, анализируйте ее и принимайте меры, если нужно.

Учитывайте, что от автоматизации не всегда можно ждать мгновенных результатов. Соберите все показатели до изменений, а затем регулярно сравнивайте их с новыми показателями. Изменения могут принести свои плоды не сразу, а в течение длительного срока — всё зависит от масштабов бизнеса и конкретной ситуации. Например, прирост выручки от подключения торгового эквайринга будет уже через 2 месяца, а от введения новой системы учета склада — через полгода-год.

Иногда, для качественных изменений в компании приходится менять и другие, смежные, процессы или дорабатывать инструмент под конкретную ситуацию.

Подведем итоги

Перед тем как сделать выбор, идти по пути автоматизации или нет, учитывайте несколько основных моментов:

1. Автоматизация нужна не всем компаниям. Если сейчас вы хорошо справляетесь с задачами вручную и это не сильно влияет на результаты деятельности, значит вам пока не нужны изменения.
2. Не обязательно автоматизировать сразу все процессы. Выберите один самый важный и испробуйте на нём уже готовое решение. Так вы лучше поймете, где ещё необходимы изменения или чего не хватает в базовых решениях.
3. Автоматизация не приносит сиюминутный результат. Отслеживайте изменения в течение нескольких месяцев: за это время сотрудники и клиенты успеют привыкнуть к новой системе и появится эффект от нововведений.

Мы разобрали, что дает автоматизация, кому и зачем она нужна, и показали весь процесс поэтапно. Больше статей с пользой для бизнеса читайте в нашем блоге.

Источник: www.reg.ru

Зачем вам нужно автоматизировать бизнес-процессы

Что такое автоматизация бизнес-процессов, зачем ее внедрять в бизнес и каких результатов ждать — рассказываем в статье вместе со специалистами маркетинговой омниканальной платформы Sendsay.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это передача рутинных бизнес-задач сервисам, программам или устройствам для автоматизации. За счет такого «делегирования» удается оптимизировать трудовые и производственные ресурсы, нарастить продуктивность и эффективность отдельных процессов в компании.

Автоматизацию внедряют в самых разных сферах — от бухгалтерии до маркетинга.

Зачем и в каких сферах нужно автоматизировать процессы

Компании стараются экономить ресурсы и оптимизировать процессы. Поэтому они обращаются к сервисам для автоматизации бизнес-процессов, чтобы помочь улучшить определенные области бизнеса.

Если глобально отвечать на вопрос «зачем автоматизировать процессы» — то автоматизация бизнес-процессов нужна любой компании, которая стремится занять лидирующие позиции на рынке. Без автоматизации масштабировать бизнес тяжелее, как и конкурировать с другими компаниями. В США 88% малых и средних предприятий признаются, что автоматизация позволяет им конкурировать с более крупными компаниями: меньше времени тратить на рутину, меньше ошибаться, предлагать лучшее обслуживание клиентов.

В маркетинге, например, автоматизация процессов позволяет повысить производительность продаж на 14,5% и сократить накладные расходы на 12,2%. Цены на услуги сервисов, которые позволяют добиться таких результатов, не сопоставимы с прибылью. Как итог, компания, которая делает упор исключительно на работу руками, сильно теряет:

• В прибыли
• Затраченном времени
• Эффективности

Автоматизация позволяет обрабатывать больше заказов, задействуя меньшее количество сотрудников. А еще помогает разобраться с частью рутинных задач, на которые обычно уходит больше всего времени. И тогда у команды освобождаются рабочие часы для решения более креативных и приносящих прибыль задач. Автоматизацию сегодня внедряют в самых разных сферах:

• Финансах
• Организации деятельности компании
• Аналитике
• Управлении
• Маркетинге и продажах
• Производстве и логистике
• Образование и обучение

Автоматизация — это тренд, поэтому программа, сервис или приложение есть практически под любые задачи. Вопрос заключается лишь в том, какая сфера больше всего страдает из-за ее отсутствия в вашей компании.

Главное преимущество автоматизации в том, что программы не устают и не выгорают. В отличие от людей. Они не пропускают важную цифру, потому что не выспались. Не забывают про заказ, потому что у ребенка поднялась температура. Программы всегда дают стабильный результат.

В качестве примера возьмем процедуру выставления счетов. 90% выставления счетов по-прежнему производится вручную. Что еще хуже, из счетов-фактур, заполненных вручную, 12,5% счетов-фактур нуждаются в доработке, и только 17,5% оплачиваются вовремя.

Сокращая ручную работу с документами, автоматизация ускоряет бизнес-процессы, устраняет ошибки и способствует совместной работе команды.

При этом автоматизация процессов — это не про попытку заменить живых людей бездушными роботами. Это про помощь своей команде минимизировать усилия и максимизировать результат. Запомните эту мысль, она вам пригодится в тот момент, когда вы расскажете сотрудникам о своих масштабных планах по автоматизации.

Как говорить с сотрудниками про автоматизацию

Казалось бы, зачем дополнительно обсуждать это с сотрудниками? Но причина есть.

Автоматизация — такой процесс, который так или иначе требует человеческого участия. Ни одна доска задач и CRM-система сама себя не заполнит: нужны специалисты. И если они не привыкли работать в программах, их для начала нужно будет убедить в том, что это делать нужно. И что «по старинке» работать не лучше — а хуже.

Как это объяснить людям, которые привыкли работать руками? Во-первых, для начала познакомьте коллег с программой, которую вы хотите внедрить. Скорее всего, первая презентация не вызовет восторга у аудитории, и все останутся при своем мнении.

Но не останавливайтесь на одной презентации: проведите вторую презентацию, затем третью и четвертую. Объясните, что главная цель программ — помочь сотрудникам и сделать их жизнь проще. Расскажите, кто из ваших конкурентов уже использует автоматизацию в работе, если вы располагаете такой информацией. Пообещайте поддержку на первых этапах знакомства с новыми сервисами.

В конце концов, приведите цифры. Расскажите, что 69% западных коллег скорее готовы стоять в пробке лишние два часа в день, чем отказаться от автоматизации.

Сопротивление новому — это нормальная человеческая черта, даже полезная с эволюционной точки зрения. Поэтому будьте готовы к тому, что ваше воодушевление по поводу автоматизации разделят не все. И используйте нашу статью в качестве методички по переубеждению команды.

Подборка инструментов и их функционал

Универсальные и простые

Excel и Google Sheets — скорее всего, вы знаете об этих инструментах, даже если ничего не слышали про автоматизацию. Это таблицы с формулами, которые можно настроить для расчета нужных цифровых показателей. Здесь можно считать оборот и прибыль, вести клиентскую базу, контролировать оплаты, анализировать продажи и так далее.

Подходят в качестве первых инструментов автоматизации для небольшого бизнеса.

Для бухгалтерского учета и управления персоналом

Систем управления финансами, зарплатами и налогами много: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт». Задачи у всех сервисов примерно одинаковые — автоматизация части документооборота и финансовых расчетов.

Отдельно существуют системы, которые помогают следить за рабочим временем сотрудников, рассчитывать количество отпускных дней, заниматься поиском соискателей. Из популярных: «СБИС Управление персоналом», Workable.

Для управления клиентами

Большой компании нужно много клиентов, а им в свою очередь — системы учета отношений с клиентами. Terrasoft, Bitrix24, «Мегаплан» — сервисы, которые позволяют создавать карточки клиентов со всеми деталями сделки: от переписки до заказов. А это ценная информация, которая может быть полезной в процессе составления маркетинговой стратегии.

Для управления проектами

Pyrus, Trello, YouTrack, Jira, Yougile, Asana, Hyber — неполный список функциональных канбанов (досок задач). Помогают ставить и распределять задачи между сотрудниками, контролировать сроки, отслеживать готовность, распределять нагрузку внутри команды.

Работает канбан следующим образом: заказчик или менеджер создает карточку задачи, описывает желаемый результат и назначает исполнителя, соучастников и дедлайн. Когда исполнитель завершает свою часть он отмечает, что таск готов — далее он переходит к следующему исполнителю, менеджеру или заказчику.

И все это без долгих и мучительных переписок, потерянных задач, забытых дедлайнов — все всегда прозрачно и под рукой.

Для маркетинга и продаж

Email-рассылки, веб-пуши, SMS, рассылки в соцсетях — у маркетологов много рутинных и объемных задач, которые сложно выполнять и контролировать вручную. Большая часть из них легко делегируются специальным сервисам.

В сервисе рассылок Sendsay, например, есть возможность автоматически собирать данные подписчиков через специальные формы, персонализировать рассылки, анализировать поведение клиентов.

Сервис сам умеет определять лучшее время доставки сообщения каждому клиенту, выстраивать триггерные и транзакционные цепочки по сценариям любой сложности, а еще помогает объединить и систематизировать всю информацию о ваших клиентах, собранную из разных источников. Если у вас еще маленькая контактная база (до 200 контактов) или вы просто хотите попробовать функционал платформы, Sendsay предоставляет бесплатный минимальный тариф.

Если ваш бренд занимается продажами через маркетплейсы, полезно присмотреться к сервисам, позволяющим собирать аналитику с площадок. Без нее сложно отследить, что чаще покупают ваши клиенты, каким категориям отдают предпочтение — соответственно, невозможно понять, в какую сторону развиваться и как выстраивать стратегию продаж. Moneyplace предоставляет аналитику для 6 самых крупных маркетплейсов: Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет, Aliexpress, СберМегаМаркет и KazanExpress.

Сервис работает следующим образом: вы добавляете по API свой магазин на маркетплейс, а сервис анализирует ваши продажи и формирует отчеты — по всем площадкам присутствия сразу. Таким образом вы узнаете о предпочтениях пользователей на каждой платформе. Moneyplace также предоставляет возможность автоматически рассчитывать сроки поставок и контролировать их, отслеживать тренды, анализировать ключевые слова, категории и товары и выбирать самые востребованные ниши для каждого маркетплейса.

Алгоритм сервиса просто оценивает ситуацию на рынке, а вы принимаете решение о том, как использовать эти данные для увеличения продаж. Есть 7 дней пробного периода, чтобы познакомиться с сервисом и решить, хотите ли вы и дальше работать с продажами вслепую или готовы к автоматизации.

Чек-лист

Автоматизация рутинных бизнес-процессов — это не просто тренд, это реальность, в которой мы существуем. Нет смысла с ней спорить или отрицать ее: сервисы и программы действительно делают жизнь компании проще.

Даже если вы работаете в крошечной команде, скорее всего, у вас уже есть часть процессов, которые можно было бы сделать более эффективными за счет автоматизации. Ваша задача — критически оценить устройство вашей компании и понять, какие сферы прежде всего нуждаются этом. Чаще всего это те сферы, которые занимаются клиентами, продажами, финансами.

Мы подготовили небольшой чек-лист, который поможет быстро определить, в каких сферах у вас наиболее остро стоит проблема. Просто прочитайте пункты ниже и остановитесь на том, в котором вы узнаете себя.

• Задачи периодически теряются, дедлайны не соблюдаются.
• Обработка заказов и составление смет занимает у менеджеров слишком много времени.
• Часто возникают ошибки в расчете зарплат, бонусов и отпусков.
• Рассылки работают плохо, процент открытий падает. Маркетинговая стратегия не приносит ожидаемых результатов.
• На маркетплейсе товары не пользуются спросом.
• Товары со склада вычитаются несколько раз/исчезают.

Каждый пункт соответствует сфере, которая потенциально нуждается в реформации — менеджмент, взаимодействие с клиентами, финансы, маркетинг, продажи, логистика. И каждому пункту, опять же, соответствует конкретное цифровое решение — часть из них перечислена выше. У многих из них есть возможность протестировать сервис в бесплатном режиме. Это хороший способ посмотреть, насколько вам необходим или просто удобен тот или иной инструмент — пробуйте.

Существовать вне цифровых возможностей для компании сегодня — все равно, что жить без смартфона и интернета в 2022 году. Это не смертельно — но в современном мире человек без доступа к сети значительно проигрывает человеку, который в любой момент может получить необходимую информацию в пару кликов.

Поэтому не бойтесь перестраивать привычные бизнес-процессы — всегда есть что-то, что можно сделать еще проще и эффективнее. И помните, что практически для любой проблемы сегодня есть цифровое решение.

Источник: moneyplace.io

Как с нуля создать и внедрить систему автоматизации бизнеса. Личный опыт. Часть первая

Меня зовут Данил Соловьев, я основатель Fit Service — федеральной сети автосервисов. Сейчас у нас больше 200 точек в России и Казахстане, и их количество продолжает активно расти. Поделюсь личным опытом разработки и внедрения системы автоматизации бизнеса и расскажу, как создать ее с нуля.

2591 просмотров
Данил Соловьев, ​директор и сооснователь федеральной сети автосервисов FIT Service

Все чаще на выступлениях я сталкиваюсь с вопросом предпринимателей, как автоматизировать бизнес, что для этого нужно сделать, как это происходит. В итоге мои рассказы переросли в целую статью.

Что такое автоматизация

Работа сотрудников любой компании состоит из циклов повторяющихся взаимосвязанных действий.

● оператору поступает заказ, он вносит его в перечень заявок,

● заказ передается менеджеру,

● менеджер согласовывает заказ и выписывает счет на оплату,

● оплата передается бухгалтеру, который направляет информацию по заказу в производство, и так далее.

Все эти взаимосвязанные операции и называются бизнес-процессами. От их четкости зависит конечный результат. Их можно делать вручную (как часто и происходит) или поручить автомату. Например, заменить часть работы оператора онлайн-записью.

Зачем нужна автоматизация в бизнесе

Глобально целей три:

• Снизить себестоимость процесса, заменив человека роботом. Конечно, робот тоже стоит денег, но меньше и с гарантированным результатом.
• Снизить квалификационные требования к персоналу. Снять с него то, что на рынке стоит очень дорого. К примеру, у нас это поиск, подбор запчастей и аналогов на конкретном узле, автомобиле, модификации. В случае автоматизации нам уже не надо искать человека с грандиозным опытом именно такой работы.
• Вести сотрудника по процессу и дать руководителю возможность контролировать его, гарантировать выполнение стандартов, что особенно важно в большой сети.

Если первая цель недостижима, стремимся ко второй, если вторая недостижима — переходим к третьей.

Все цели принципиально важны для бизнеса, потому что напрямую влияют на конечную стоимость товара или услуги. Т.е. автоматизация делает продукт дешевле. Это удобно и клиентам, которые получают качественную услугу по доступной цене, и самой компании, потому что это дает ценовое преимущество на рынке.

Автоматизация дает преимущество для бизнеса не только по цене.

В долгосрочной перспективе робот способен почти мгновенно делать то, что не под силу даже исключительному человеку. Например, собирать огромную статистику ремонта и обслуживания сотен тысяч автомобилей, в том числе в разрезе марок, моделей, модификаций, годов выпуска.

Благодаря этому наши сотрудники получают доступ к объединенному опыту всей сети за 11 лет и применяют его в работе.

Именно под эти цели мы и разрабатываем софт.

В каком бизнесе нужна автоматизация

В любом, где есть устоявшиеся, понятные и трудоемкие процессы, где они требуют анализа, учета, контроля, систематизации. Где есть работа с массивами данных либо велик человеческий фактор.

Если это влияет на выручку или качество, стоит внедрять автоматизацию.

Конечно, можно обойтись и без автоматизации, решать все просто дополнительным набором персонала.

Но рано или поздно это перерастет в огромную организацию, с офисами, персоналом, которым будет трудно управлять. А автоматизация решает эту проблему и убирает потолок для бизнеса. Причем даже на уровне сбора обратной связи, напоминания клиенту о замене масла, сборе отчетности.

Что нужно автоматизировать

Бизнес-процессы делятся на 3 категории: основные (производство, упаковка, оказание услуг), вспомогательные (касаются ресурсов и персонала, рабочих процессов) и процессы управления.

Выделим 7 сфер, которые нуждаются в автоматизации:

● Управление (учет, бюджетирование)

● Маркетинг и продажи (управление маркетингом, рекламой, продажами и отношениями с клиентами)

● Производство (процессы производства, управление запасами, поставками, оборудованием, логистика)

● Качество (контроль и работа с обратной связью)

● Управление сотрудниками (учет кадров, подбор, обучение, мотивация)

● Финансы (бухучет, налоговый учет, финансовое планирование)

● Организация работы (документооборот)

Бизнес-процессы касаются всех сфер и затрагивают сразу несколько подразделений. И автоматизация связывает сотрудников разных отделов и оптимизирует совместную работу, делает ее более быстрой, продуктивной, прибыльной.

Что мешает внедрению автоматизации?

Только низкая квалификация управленческого персонала.

СТО, где совсем нет никаких систем автоматизации, все меньше — это только гаражи. Как минимум автосервисы применяют софт в части складского учета или выписки заказ-нарядов. Конечно, до сих пор есть центры, где клиентов принимают в порядке живой очереди. Клиентам это не удобно, они тратят много времени, и в итоге уходят.

Если управленец не стремится больше зарабатывать, повысить эффективность, улучшить качество услуг, ему никакая система автоматизации не нужна.

А вот если ему важно измерять удовлетворенность клиентов, обеспечить удобство записи клиентов, вести складской учет, повышать эффективность и мотивацию специалистов, сразу возникает вопрос — за счет чего.

С чего начинается автоматизация

Автоматизация всегда начинается с осознания, что ручной труд, который снижает эффективность работы ценного специалиста, можно заменить роботом.

Объясню на своем примере: есть мастер-приемщик, его квалификация — умение общаться с клиентом, выяснять проблему и предлагать решение. Если он вместо этого тратит время на заполнение бумажек, деньги компании уходят впустую. Поэтому мы в FIT Service разработали софт, который готовит документ за 3 секунды, печатает на принтере и предоставляет клиенту.

Первый шаг на пути к автоматизации:

• выделить реальные существующие отлаженные процессы;
• разложить их на кусочки;
• решить, что заменить роботом, а что оставить человеку.

Главная ошибка компаний, которые хотят внедрить автоматизацию, это придумывание процессов. Пока процесса не существует, автоматизировать нечего!

Вторая ошибка — пытаться автоматизировать бизнес-процессы, которые не отработаны и не доведены до хорошего уровня исполнения. На мой взгляд, автоматизировать можно только те процедуры, которые сотрудники с хорошим качеством выполняют вручную и которые хорошо знакомы всему персоналу.

При записи клиента мастеру-приемщику не нужно отвечать на звонок. Все доступно онлайн: клиент сам выбирает время, удобный сервисный центр и записывается нажатием кнопки.

Система создает заказ-наряд, добавляет услуги, проставляет контрагента, автомобиль, запчасти, которые нужны для него, пишет рекомендации исходя из его истории обслуживания.

Когда клиент приезжает, мастер-приемщик просто нажимает на кнопочку и распечатывает заказ-наряд.

Но многие вещи автоматизация решить не может. Общаться с клиентом она не способна, это делает только мастер-приемщик. Именно он обсуждает с клиентом, что нужно сделать, почему, зачем, когда, отвечает на вопросы, отрабатывает возражения.

Второй шаг — структурирование данных и распределение доступа к ней.

Информация — самый ценный ресурс любой компании. Это не только база клиентов и история сотрудничества с ними, но и отчетность по каждому сотруднику, отделу, отдельным точкам сети, компании в целом.

Третий шаг — стандартизация процессов и документов, автоматизация отчетов.

Он очень важный, в противном случае каждый сбор отчетности будет проходить через боль и занимать очень много времени — в то время как сотрудники могут потратить его на что-то более полезное.

Главное — автоматизация должна касаться тех процессов и задач, которые существуют уже сейчас, вызывают трудности, требуют много ресурсов и приводят к ошибкам.

Четвертый шаг — подбор инструментов.

• выбрать из того, что есть на рынке, и попытаться объединить их в систему,
• разработать свое.

В первом случае приходится подстраиваться под чужой софт, который не учитывает специфику конкретной компании. Понятно, что никто не будет переделывать свой продукт под компанию. И приходится либо самостоятельно это делать, или перестраивать компанию, менять персонал, терпеть убытки.

Во-втором случае приходится решать сложную задачу разработки собственного IT-продукта, а это огромные деньги, которые частным автосервисам просто не по карману. Это дело не 2-3 миллионов, а десятков и сотен миллионов. Даже просто написать свою версию 1С — это вопрос стоимостью от 500 000 рублей, не говоря об остальном функционале.

Именно поэтому те СТО, которые видят, как мы работаем, предпочитают присоединяться к FIT Service и пользоваться готовой системой автоматизации бесплатно. Они получают не только упрощение рабочих процессов, но и учет, аналитику, отчетность, обучение, обработку заказов через контакт-центр, стандартизацию и контроль качества.

В любом случае нет смысла делать огромный программный продукт, который автоматизирует сразу весь бизнес.

Разработка займет несколько лет, и к моменту завершения работы, даже если все пройдет успешно, он неизбежно устареет.

Каждый бизнес-процесс нужно автоматизировать отдельно и поэтапно. Грубо говоря, нашли проблему, поставили цель, программисты разработали продукт, тут же тестируем и внедряем. И так, маленькими шажками, движемся вперед.

Если вам интересна задача автоматизации бизнеса с практической точки зрения — читайте продолжение в следующей колонке.

● Как происходит автоматизация бизнеса на практике

● Какие проблемы возникают, с чем приходится столкнуться

● Каких результатов можно добиться

● Сколько стоит внедрение автоматизации

Поделитесь опытом в комментариях: почему вам интересна автоматизация, зачем она нужна в вашем бизнесе, чего вам уже удалось добиться?

Показать ещё
6 комментариев
Написать комментарий.

Добрый день! ☀️☀️☀️ Автоматизация для нас — это в первую очередь про наблюдаемость=управляемость. И нет разницы в роли пользователя — клиент, сотрудник, инвестор, аудитор, аутсорс подрядчики. Всем необходимо для своих задач видеть проект/процесс. И иметь возможность взаимодействовать в нём с другими участниками по пути к общим целям.

Создаваемые любые стандарты — например корп для FitService — это путь к управляемости качественной услугой = успешному бизнесу. Мы также идём в эту сторону. В рамках инициативы ЭкоСистемы Цифровая Ассоциация АвтоБизнеса мы создали ИТ-Платформу DataMotor.ru. Основная миссия — создание и развитие открытых отраслевых стандартов в обслуживании авто.

На сейчас первые магазины автозапчастей уже полностью работают в нашей системе. Следующим шагом — интеграция магазинов в системы ключевых потребителей — а это конечно передовые автотехцентры. Таким образом спецы в авторемонте онлайн получат доступ ко всем запчастям через технологическую интеграцию со спецами в поставке автозапчастей. Что позволит каждому из участников прирастать в своей нише и в итоге создавать ценность для автовладельца.

Развернуть ветку

К сожалению в нашем городе, сервис в погоне за такой автоматизацией , под гнетом условий франшизы, сваливается в дно. А до фитсервиса был один из самых «знаменитых» , в хорошем смысле, в нашем городе. Да и ныняшняя автоматизация хромает и очень сильно. Езжу в сервис, не потому что он фитом стал, а потому что мастера пока не разбежались.

Развернуть ветку

Очень грамотная статья.

В разделе «что автоматизировать» все смешано в кучу. Написали про основные процессы, но дальше в список автоматизируемых сфер деятельности записали все подряд.

Необходимо выделять сквозные (межфункциональные) бизнес-процессы, которые приносят компании деньги и довольных клиентов. Именно с таких процессов и надо начинать работу.

Отметили отдельно кому нужна автоматизация — отлично! Обычно этот момент упускают из вида.

Так же хотелось бы сказать, что автоматизация и IT — это всего лишь инструменты, которые не надо ставить во главу угла. Первичным должно быть желание руководства компании внедрить управление процессами. В таком случае, автоматизация решает задачи в соответствии со стратегическими целями компании.

P.S. подробнее об этом можно почитать в BPM CBOK (свод знаний по управлению бизнес-процессами).

Источник: vc.ru