Программа автоматизации что это

Топ-5 лучших систем для автоматизации бизнеса

Опираясь на опыт работы со всеми популярными системами автоматизации бизнеса, расскажу, на какие CRM стоит обратить внимание. Испробовав лично все перечисленные ниже программные продукты, освещу основные преимущества и недостатки, а выбор остается за вами!

5563 просмотров

Напомню, что системы управления взаимоотношениями с клиентами призваны автоматизировать и координировать работу практически всех отделов компании. Внедрение CRM обеспечивает рост эффективности всех бизнес-процессов, и это конечный результат. Благодаря чему он достигается:

• автоматическая систематизация данных о клиентах – вся информация о клиенте, о взаимодействии с ним, что ускоряет работу отдела продаж и существенно улучшает качество сервиса, способствует росту продаж;
• оптимизация рабочих процессов компании – легкая координация работы сотрудников, постановка задач, единое рабочее пространство для каждого, защищенное и доступное хранилище для документации;
• стандартизация и автоматизация продаж;
• детальная аналитика и статистика.

Не лишайте себя важнейшего конкурентного преимущества: не позволяйте другим опережать вас семимильными шагами, не отказывайтесь от внедрения системы автоматизации бизнеса, которая выведет ваш проект на новый уровень, освободит массу времени. Занимайтесь действительно важными вещами, и не забывайте, что всё, что можно автоматизировать – стоит автоматизировать.

Power Automate Desktop — полная автоматизация работы на компьютере (без программирования)

Рассмотрим несколько систем, которые на мой взгляд, заслуживают вашего внимания.

Начнем с самого популярного продукта. Среди пользователей Bitrix24 не только отечественные Роснефть, «Связной», Внешэкономбанк и прочие, но и такие иностранные гиганты как Volkswagen, Samsung. Сегодня системой автоматизации бизнеса пользуется боле 7 млн клиентов, представляющих малый, средний, крупный бизнес, что говорит об универсальности, надежности программы. Это крупный корпоративный портал, покрывающий практически все задачи коммерческих предприятий.

Преимущества

Bitrix24 ассоциируется в первую очередь с внушительными функциональными возможностями для автоматизации бизнес-планирования. Компоненты, настройки, дополнительные «фишки». Есть все необходимые блоки-модули.

Это основные функции любой хорошей системы автоматизации бизнеса. Опционально – еще ряд возможностей, включая видеоконференции, встроенный графический редактор, база знаний, учет рабочего времени, коллтрекинг и многое другое. Отдельным преимуществом стоит выделить тесную связь Битрикс24 с иными продуктами от 1С, что актуально для многих компаний.

Для тех, кто хочет разработать нестандартные интеграции, но не планирует разрабатывать собственную CRM, плюсом будет открытый исходный код и наличие API.

Еще одно достоинство – оперативная техническая поддержка.

С Bitrix24 я работал в юридической фирме, и это действительно мощный инструмент, заменить который просто невозможно, если идет речь о автоматизации бизнес-планирования.

Что такое автоматизация торговли и как работает.

Бесплатный тариф хоть и предусмотрен, но возможности системы автоматизации бизнеса существенно ограничены. Не оплатив подписку, с представителями сервиса пользователь связаться не может.

Интерфейс может показаться несколько перегруженным, и сотруднику, не знакомому c программой, необходимо обучение, которое, впрочем, займет не более 2-3 дней работы. Чтобы стать продвинутым пользователем, освоить все полезные «фишки», уходит в среднем несколько месяцев активной работы с системой.

Но даже при условии неплохого знания программы для большинства работников среда остается достаточно перенасыщенной, тяжеловатой для восприятия. Впрочем, зато Bitrix24 отличается универсальностью, считается полноценной системой, подходящей для разных видов бизнеса, разных специфик, и предоставляет действительно широкие возможности в автоматизации бизнес-планирования.

В целом A2B как сервис для автоматизации бизнес-процессов отличается модульностью, и каждый модуль призван решать конкретные задачи, которые, впрочем, могут быть связанными, пересекаться друг с другом.

Достойный вариант для тех, у кого ввиду специфики проекта в приоритете поручения и система электронного документооборота.

«Поручения» представляет собой модуль, предполагающий наличие таск-менеджера, постановку разовых задач, контроль поручений, отчеты по исполнительной системе.

«Система электронного документооборота» или СЭД – удобный модуль для согласования документов в электронном виде (маршруты согласования приказов, договоров, заявок, служебных записок и т.д.). Здесь же – шаблоны документов.

В модуле «Клиенты», который, по сути, выполняет функции классической CRM. Это полноценная работа с клиентской базой, планирование взаимодействия, учет продаж, построение воронок и прочее.

Модуль «Проекты» в системе для автоматизации бизнес-процессов включает инструменты для совместной работы группы пользователей над проектом. Среда включает все необходимое. Диаграмма Ганта, календарный план, графики, шаблоны проектов и прочее.

Преимущества

На мой взгляд, A2B особенно хороши по части быстрого внедрения, возможностей кастомизации, самостоятельного администрирования, развития системы и добавления новых возможностей. Радует и цена предложения, если учесть, что итоговая стоимость системы с учетом стоимости лицензий и вероятных доработок выходит более выгодной, если сравнивать с иными решениями.

В отличие от большинства конкурентов A2B не берут дополнительную плату за внедрение системы, помогают сотрудникам освоиться в программе. Специалисты выполняют первоначальные настройки, что занимает не более 1 часа.

Также специалисты вводят сотрудников в систему (через xls или AD), выстраивают оргструктуру, распределяют по должностям, настраивают права доступа.

Наглядно настраиваются маршруты согласования документов в СЭДе, настраиваются воронки продаж, собираются лиды с сайты и почты в CRM, настраиваются при необходимости иные бизнес-процессы компании.

Далее – кастом. Разработчик за дополнительную плату дорабатывает систему автоматизации бизнеса под требования заказчика.

Самостоятельное администрирование не предполагает привлечения подрядчиков, не требует навыков программирования.

Разработчик, к сожалению, не предложил готовых шаблонов.

Также несмотря на продуманный интерфейс, выглядит программа для автоматизации бизнес-процессов достаточно просто, дизайн не впечатляет. Впрочем, некоторым пользователям это может сыграть только в плюс.

Система вряд ли подойдет для проектов, требующих в первую очередь работы с клиентскими базами. Впрочем, судя по последним обновлениям, разработчики двигаются в этом направлении.

Microsoft Dynamics

MS Dynamics – самая функциональная CRM в мире, и предоставляет все необходимое для автоматизации бизнеса. Основа – продажи, поддержка клиентов, отчетность, аналитика, маркетинг.

Преимущества

• Полный набор всех необходимых инструментов;
• Легкая интеграция с иными продуктами MS;
• Внушительное число сотрудничающих партнеров.

Среди минусов – конечно, баги, не самая лояльная поддержка. Встроенная аналитика, на мой взгляд, не самая удобная, а также усложненная базовая модель данных.

Позиционируют себя amoCRM как облачный сервис, идеальный для отделов продаж. Это, в первую очередь, про работу с клиентамиНеплохой вариант для проектов, для которых характерен системный цикл продаж, понятные этапы доведения клиента до покупки. Удобная систематизация работы компаний со сложным, разветвленным отделом продаж.

Преимущества

Самый сильный инструмент – воронка продаж. Также система автоматизации бизнеса может похвастаться телефонией, гибкой системой настроек сделок, интеграцией со сторонними сервисами, сканеров для визиток.

Вне продаж – слабый функционал, не выдающаяся аналитика.

Не лучший вариант для фрилансеров, а также компаний, не ориентированных на массовые продажи – amoCRM просто избыточна для этого. Не подойдет и для крупных проектов – вероятно, все бизнес-процессы в таких случаях автоматизировать не удастся. Не рассматривают ее и для работы с сотрудниками, для управления производством и разработкой продуктов.

Мегеплан позиционирует себя как самую мощную из простых CRM, и с этим можно согласиться.В отличие от большинства CRM у системы автоматизации бизнеса Мегаплан есть отличное мобильное приложение, позволяющее легко и оперативно контактировать с клиентами, не находясь в офисе.

Преимущества

Одно из главных преимуществ – удобство интерфейса. Также система автоматизации бизнеса хороша функциональными возможностями, включая все инструменты для максимального повышения эффективности онлайн-бизнеса как небольшим компаниям, так и крупным игрокам.

Также сервис отличается безопасностью, достойной технической поддержкой.

Разработчик предлагает мобильное приложение, а также библиотеку расширений, API.

Есть возможность потестировать систему автоматизации бизнеса в течение 14 дней.

Для больших компаний стоимость довольно высокая – не самые выгодные предложения относительно конкурентов. Не самая сильная аналитика, периодические подвисания, непродуманная интеграция с IP-телефонией.

Все из перечисленных вариантов достойны вашего внимания – выбирайте, опираясь конкретно на ваши потребности.

Без хорошей CRM-системы современный бизнес не в состоянии оставаться на плаву. Небрежное отношение к информации о существующей клиентской базе, отсутствие стандартизированной системы хранения данных. Недобросовестность отдельных менеджеров, неэффективное взаимодействие с клиентами, отсутствие контроля процесса работы сотрудников и достоверной картины.

Наконец, каждый менеджер продаж применяет собственные методы работы, а потому возможна утрата информации, несвоевременная обработка. Не говоря уже о том, что, уходя, менеджер может просто забрать с собой клиентскую базу. Перечисленное – реалии неавтоматизированного управления бизнесом, что оставляет вас далеко позади конкурентов.

Источник: vc.ru

Программа автоматизации что это

Содержание:

• Когда нужно автоматизировать бизнес-процессы
• Автоматизация работы с клиентами
• Автоматизация маркетинга
• Автоматизация управления проектами
• Автоматизация бухгалтерских и налоговых отчетов
• Автоматизация разработки и создания сайтов и приложений
• Как избежать ошибок при автоматизации бизнес-процессов

Когда нужно автоматизировать бизнес-процессы

Автоматизировать можно практически все и с первых дней существования компании. Но есть ситуации, когда автоматизация малого бизнеса необходима:

• Бизнес растет и команда не справляется с текущими задачами, документы долго ждут проверки или подписи;
• Задач слишком много и наступил хаос: постоянно возникают одни и те же ошибки, теряются данные о клиентах и заказах;
• Нужно ускорить процессы, на которые уходит много времени, если делать вручную. Например, подготовка налоговой декларации.

Автоматизация работы с клиентами

Одна из программ для автоматизации бизнеса, которую обычно внедряют в первую очередь, — CRM-система. Она помогает собирать данные о клиентах в одном месте и контролировать клиентский сервис.

CRM-система сохраняет контакты клиентов и информацию о сделках. При первом обращении клиента система автоматически заводит для него карточку, куда попадает контактная информация.

Все сервисы и компании, связанные с релокацией, на одной карте

Например, клиент интернет-магазина сделал заказ и оставил номер телефона, имя, email. Эти данные будут сохранены в его карточке. Когда менеджер узнает у клиента адрес доставки, он дополнит карточку этой информацией.

Каждый заказ или сделка тоже сохраняется в виде карточки, которая попадает в визуализированную воронку продаж. Этапы воронки настраивают под потребности бизнеса. Например, для туроператора может быть так: «Заявка», «Предложение у клиента», «Договор подписан», «Предоплата», «Полная оплата».

Информация доступна всем сотрудникам, которые имеют отношение к процессу, например, менеджерам и руководителю.

Когда клиент обращается в компанию во второй, третий, пятидесятый раз, менеджер видит не только имя клиента, но и историю взаимодействия с ним.

Вариантов CRM-систем много, мы остановимся на пяти самых популярных в России.

«Битрикс24» — CRM-платформа от компании «1С-Битрикс». Есть готовые решения по отраслям бизнеса — для интернет-магазинов, юридических компаний и оптовиков, но можно настроить по-своему.

Можно объединять с другими продуктами «1С-Битрикс» и со сторонними сервисами, например, с «1С:Бухгалтерией» или телефонией Mango Office.

Чтобы проверить, подойдет ли эта платформа для автоматизации бизнеса, можно воспользоваться бесплатным тарифом. Он ограничен не по времени, а по функциям и количеству заполненных форм.

Так в «Битрикс24» выглядит продвижение сделки по процессу

AmoCRM — это платформа с минимальным набором функций — карточки клиентов, визуализация воронки продаж, интеграция с сервисами телефонии. В мобильном приложении есть сканер визиток, с помощью которого можно добавлять контакты в CRM.

Воронка периодических покупок показывает текущее состояние постоянных клиентов: кто недавно совершил покупку, а кто собирается обратиться снова

RetailCRM — облачная CRM-платформа для интернет-магазинов. Менеджеры работают с заказами и следят за количеством товара на складе в одном окне — не нужно переключаться между разными сервисами.

Есть отдельный продукт для продаж в Instagram — retailCRM Chat.

Информация о сделках в RetailCRM в виде таблички: на каком этапе заказ, кто покупатель и откуда он пришел

Pipedrive — международная CRM, которой пользуются крупные компании по всему миру, но для малого и среднего бизнеса она тоже удобна. Можно объединить более чем со 150 сервисами.

Визуализация воронки продаж в Pipedrive

Zendesk — американский русифицированный сервис. Интегрируется с социальными сетями, блогами, чатами, встроенным коллтрекингом.

Интерфейс Zendesk: сотрудник службы поддержки переписывается с клиенткой в WhatsApp, и сообщения сразу попадают в CRM

Автоматизация маркетинга

Можно заниматься отправкой рассылок вручную, а можно использовать сервисы, которые помогают автоматизировать действия, связанные с рекламой и маркетингом. Например, настроить рассылки — и письма будут сами в нужной последовательности отправляться каждому, кто оставил электронную почту.

Расскажем о пяти сервисах, которые помогают автоматизировать работу с маркетингом.

SendPulse — русскоязычная email-платформа с понятным интерфейсом. Письма собирают в конструкторе, цепочки рассылок — в визуальном редакторе: чтобы отправить рассылку, не нужно быть программистом.

Сервис интегрируется по API с «Яндекс.Кассой», Bitrix, AmoCRM, Zapier и другими CRM и CMS. Есть бесплатная версия до 500 подписчиков и 15000 писем в месяц, но в этой версии нет интеграции с Google Analytics.

Цепочка из десяти писем, собрана в SendPulse: каждое следующее письмо отправляется после того, как получатель откроет предыдущее

MailChimp — email-платформа c полноценным сервисом даже в бесплатной версии, но на английском языке. Интегрируется с Google Analytics, Tilda, Facebook, Shopify. Бесплатная версия — до 2000 подписчиков или до 10 000 писем в месяц.

Пример письма, собранного в конструкторе MailChimp

Mindbox — российская CDP, customer data platform или платформа данных клиентов. Помогает собирать и хранить данные о клиентах и их обращениях в одном месте, сегментировать покупателей и построить с ними правильную коммуникацию с помощью писем, сообщений в мессенджеры и звонков.

Это позволяет персонализировать сайт и рассылки для каждого клиента и показывать товары, спецпредложения и рекламу, которые его заинтересуют.

Цепочка о брошенной корзине с email-рассылками, мобильными и вебпушами, SMS, собрана в Mindbox

eSputnik — CDP-платформа, которая помогает объединять данные контакта в одном профиле, настраивать сценарии взаимодействия с пользователем, когда он бросил корзину или просмотрел товары. Можно настроить товарные рекомендации по интересам пользователя.

Редактор писем в сервисе eSputnik

Calltouch — российский сервис коллтрекинга и сквозной аналитики: определяет, с какого рекламного канала пришел клиент. Это помогает измерять эффективность всех рекламных каналов и вкладывать деньги только в те, которые приносят доход.

Статистика по рекламной кампании в интерфейсе CallTouch

Автоматизация управления проектами

Построить командную работу над проектами — значит сделать процесс прозрачным и удобным для каждого его участника. В этом поможет автоматизация управления проектами.

Есть специальные сервисы, в которых задачи находятся на одном экране, и каждый сотрудник, который участвует в процессе, видит, что с задачей, на каком она этапе и когда требует внимания.

Trello — один из самых популярных сервисов. Интуитивно понятный и функциональный интерфейс: одна задача — одна карточка. Работа над задачей делится на шаги — это колонки, по которым можно двигать карточку.

У Trello функциональный бесплатный тариф, ограничен 250 действиями в месяц С помощью Zapier можно интегрировать с онлайн-сервисами: Google Drive, MailChimp, Slack и другими.

Trello редакции Mindbox: всем пользователям сразу видно, сколько задач в работе и в каком они состоянии

«Планфикc» — рабочее пространство, в котором настраивают структуру компании и задают сотрудникам роли, чтобы у каждого был доступ только к определенным проектам, задачам и данным.

Можно пригласить в «Планфикс» временного сотрудника и дать ему доступ только к тем задачам, которые не являются коммерческой тайной.

В «Планфикс» задачи можно организовать не отдельными карточками, а в виде дерева, в котором большие задачи дробятся на подзадачи

Asana. В этом сервисе визуализируют задачи пятью способами: список, календарь, таймлайн, доски, личный планировщик. Каждый выбирает удобный для себя вариант. Сотрудники обсуждают задачи на разных уровнях: в самой задаче, в проекте и в чате команды.

Пример описания задачи в Asana

Автоматизация бухгалтерских и налоговых отчетов

Вести бухучет в Excel и вручную заполнять бухгалтерские отчеты — реально. Но чем больше в учете ручной работы, тем выше риск ошибок, пени, штрафов, а то и судов.

Расскажем о двух программах, которые помогают автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет.

«Контур.Эльба» — сервис электронной бухгалтерской и налоговой отчетности, есть отдельный функционал для малого бизнеса на УСН и патенте.

Система помогает ускорить сдачу отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Автоматически рассчитывает налоги с дохода и зарплат, создает платежки и напоминает, когда их нужно заплатить.

Помогает предпринимателю или бухгалтеру составлять счета, акты, накладные и УПД, а также передает их в систему электронного документооборота «Диадок».

Все бухгалтерские документы — в одном окне

1С: Упрощенка. Бухгалтерское ПО для компаний и ИП на упрощенной системе налогообложения от 1С.

В интерфейсе есть все функции для бухгалтерского и налогового учета малого бизнеса: ведение хозяйственной деятельности, расчетные операции по кассе и банку, расчеты по заработной плате, расчет налогов и взносов.

Когда доход компании вырастет и нужно будет перейти на общую систему налогообложения, достаточно будет просто поменять настройки в программе.

Автоматизация разработки и создания сайтов и приложений

Не обязательно делать сайт с нуля — дизайн, верстку, кодинг. Есть конструкторы сайтов, которые помогают сэкономить деньги и время на разработке.

Такие сайты можно интегрировать с нужными программами и платформами без участия разработчиков. Для сайтов, собранных в конструкторах, не нужен отдельный хостинг.

Расскажем о трех популярных конструкторах сайтов и одном конструкторе приложений.

uCraft подходит для небольших компаний и фрилансеров. На бесплатном тарифе доступен только базовый шаблон: можно сделать промостраницу или лендинг для сбора контактов. Есть возможность подключить собственный домен и работать с инструментами для SEO-продвижения.

Варианты шаблонов для разных бизнес-ниш в конструкторе сайтов uCraft

Wix — конструктор сайтов с технологией Dragdrop, чтобы просто перетаскивать готовые блоки в макет.

Есть также возможность собрать веб-сайт с нуля, но для этого нужны знания html-верстки.

Cайты на «Тильде» хорошо индексируются поисковыми системами, можно добавить мета-описания и заголовки на страницах для поисковой оптимизации сайта.

В бесплатной версии можно опубликовать только один сайт.

Готовые шаблоны сайтов в Tilda

IBuildApp — конструктор приложений для смартфонов на Android и iOS. Подойдет тем, кто не разбирается в разработке: простой draghttps://rb.ru/opinion/19-tools-for-business/» target=»_blank»]rb.ru[/mask_link]

Автоматизация рутинных задач компьютера: Windows и Mac

Немногие из сегодняшних пользователей помнят бесшабашные 90-е и тогдашние компьютеры. Автоматизация заданий и тогда была возможной, можно вспомнить хотя бы наш верный старый autoexec.bat – файл, который запускался при каждом включении компьютера, брал управление на себя и автоматизировал выполнение рутинной работы.

Сейчас, конечно, все не совсем так, но существует множество программ, с помощью которых любой пользователь ПК сможет бесплатно решить для себя задачу автоматизации собственного компьютера. В данной статье будут рассмотрены несколько современных приложений, созданных для подобных целей.

Для чего нужны программы для автоматизации действий на компьютере

Ежедневно каждый пользователь совершает множество рутинных операций – запускает антивирусы, архивирует данные, скачивает файлы, смотрит свою почту и т. д. Это еще не самый большой список постоянно повторяющейся работы.

А как насчет тех, кто постоянно рассылает множество сообщений, распечатывает документы, удаляет устаревшие файлы и проверяет свой жесткий диск?

Это довольно утомительное занятие, поэтому желательна максимальная автоматизация действий для постоянно повторяющихся процессов. Существует несколько программ, которые могут взять на себя эту функцию. С их помощью можно организовать не только вышеперечисленные действия, но также очищать системный реестр от ненужного хлама, постоянно обновлять данные и т. д.

Важная информация. Такие автоматизированные программы лучше запускать в ночные часы, когда компьютер и сеть не загружены, чтобы максимально эффективно разгрузить свое рабочее время.

Планировщик заданий Windows

Задачи автоматизации компьютеров под управлением операционной системы Windows совсем не так сложно решить. Ведь для этого существует встроенная программа – Планировщик заданий.

Если у вас на компьютере установлена Windows, то скачивать ничего не нужно, достаточно отыскать и запустить это приложение. Сделать это можно следующим способом:

1. Нажимаете на кнопку «Пуск»;
2. В открывшемся меню выбираете такой пункт, как «Панель управления»;
3. Открывается панель, в ней нужно выбрать «Администрирование»;
4. В открывшемся окне находите подпункт «Планировщик заданий» и запускаете его двумя щелчками мыши.

Автоматизацию Windows в старых версиях системы, например, в 7-й, можно также произвести просто набрав в командной строке необходимую команду:

1. В меню кнопки «Пуск» выбираете «Все программы»;
2. Находите в списке пункт «Стандартные»;
3. Открываете подпункт «Командная строка»;
4. В открывшейся командной строке набираете имя файла Taskschd.msc и нажимаете на Enter.

В 10-й версии Windows это сделать легче. Имя файла Taskschd.msc набирается в окне «Выполнить», а после нажимается «ОК».

Список основных команд приложения:

• Создать простую задачу – процесс выполняется с помощью мастера;
• Создать задачу – в этом случае все будет создаваться «вручную»;
• Импортировать задачу – импортируется какая-то другая, созданная ранее и экспортированная задача, это часто используется в локальных сетях для синхронизации действий нескольких компьютеров;
• Отображать все выполняемые задачи – чтобы видеть, какие конкретно задачи запущены и выполняются;
• Включить журнал заданий – журнал планировщика записывает все действия по автоматизации;
• Создать/удалить папку – в планировщике можно создавать или удалять свои папки для работы;
• Экспорт – с помощью этой команды созданная на данном компьютере задача может экспортироваться на другой компьютер или просто запоминаться для дальнейших действий.

Как создать свой проект задачи в планировщике Windows

Можно создать автоматизированную задачу запуска программы дефрагментации, которая будет выполняться, например, каждую среду в 3 часа ночи. Для этого нужно выполнить следующую последовательность действий:

1. Перейти в основное окно планировщика заданий, запустить команду «Создать задачу»;
2. В открывшемся диалоговом окне на вкладке «Общие» необходимо заполнить поля «Имя задачи» и «Описание задачи», можно сделать необходимые настройки в параметрах безопасности, находящихся в нижней части окна;
3. Перейти на вкладку «Триггеры» и нажать кнопку «Создать»;
4. Пункт «Начать задачу» оставить неизменным – «По расписанию»;
5. Далее, в подразделе «Параметры» выбрать «Еженедельно»;
6. Указывается время начала и конца работы программы дефрагментации;
7. Затем ставится галочка «Повторить каждую неделю в среду» и указывается количество недель;
8. Далее, можно заполнить кое-какие «Дополнительные параметры»;
9. Перейти на вкладку «Действия» и нажать на «Создать»;
10. Пункт «Действие» – «Запуск программы» оставить неизменным;
11. Нажать на «Обзор» и выбрать требуемый исполняемый файл программы дефрагментации или записать путь вручную C:WindowsSystem32Defrag.exe, нажать «ОК»;
12. Перейти на вкладку «Условия» и указать нужные вам условия, затем сохранить;
13. Перейти на вкладку «Параметры», выбрать те, что вам нужны, тоже сохранить.

Все, задача готова. Но следует быть осторожным со шпионскими программами – они могут использовать планировщик заданий в своих целях.

Программная автоматизация с помощью xStarter

Эту программу можно скачать с ресурса http://www.xstarter.com/rus/. Скачивание бесплатное, причем обновляться xStarter тоже будет бесплатно.

Данное приложение позволяет автоматизировать процессы с помощью созданных пользователем макросов, для этого необязательно владеть приемами программирования, сделать это может каждый. Любые действия в операционной системе записываются программой в специальные файлы, воспроизводя которые можно всегда получить желаемый результат.

Специальное дополнение к приложению под названием Job Scheduler for Firebird/Interbase рассчитано на работу с серверами баз данных, оно может выполнять скрипты на языке SQL, восстанавливать старые базы данных и т. д.

Таким образом, программа xStarter обладает расширенными возможностями по сравнению со стандартным планировщиком заданий для Windows. Из приложения можно самостоятельно создавать исполняемые файлы .exe, которые без труда переносятся на любой другой компьютер.

С помощью дополнения Web Pilot можно осуществлять удаленное управление другими компьютерами в локальной сети.

Кроме указанных нововведений, приложение xStarter имеет следующие преимущества:

• можно отследить состояние файловой системе, при любом ее изменении пользователь будет предупрежден;
• автоматизация работы с электронной почтой;
• организация работы с FTP и HTTP.

Программа Macro Scheduler

Если вам нужна действительно эффективная автоматизация приложений, то приложение Macro Scheduler это то, что вам нужно.

Это программа условно бесплатная, то есть предполагает определенный период – 30 дней для бесплатного пользования, потом можно приобрести платную рабочую версию.

В данном приложении тоже можно создавать собственные макросы просто производя запись последовательности действий. Для более знающих и продвинутых пользователей существует возможность записи кода на языке MacroScript в визуальном редакторе – это для создания более усложненных вариантов заданий.

Версия Professional позволяет компиляцию кода в исполняемый файл .ехе, который можно запускать на различных ПК, работающих с Windows. Всего есть три версии программы Macro Scheduler – Lite, Standard и Professional. Конечно, версия Professional самая «продвинутая», но и самая дорогостоящая – 195$.

Если вы имеете опыт создания макросов, то работа с программой не составит для вас никакой сложности. Все ваши действия после нажатия кнопки Record будут записаны в редакторе. Останавливается запись путем нажатия CTRL+ALT+S. После записанный сценарий можно будет воспроизвести, нажав кнопку Start.

Программный код записанного скрипта можно подкорректировать вручную, но для этого нужно владеть языком MacroScript. В код также можно вставлять фрагменты, написанные на VBScript.

Но в большинстве случаев достаточно воспользоваться шаблонами уже существующих скриптов с помощью Macro Scheduler Automation Tool. Там вы найдете шаблоны работы с текстовыми файлами и изображениями, реестром, с буфером памяти, с различными устройствами и т. д.

Обзор программы AutoTask 2000

Это приложение тоже относится к разряду условно бесплатных. Скачать 30-дневную бесплатную версию программы можно здесь http://www.cypressnet.com/Products/autotask/autotask.htm.

По истечении 30 дней нужно покупать рабочий пакет программы AutoTask за 60$. Данное приложение отличается весьма простым интерфейсом, с ним очень легко работать даже новичку.

В AutoTask можно записать сценарий исполнения макроса, как и в предыдущих приложениях. Делается это с помощью мастера, что существенно упрощает задачу.

Кроме того, программа позволяет создать сложные структурированные расписания задач, которые можно редактировать по мере надобности. Каждое действие задается отдельно, выбираются параметры и условия. Протестировать их выполнение можно напрямую из редактора задач.

Рассмотрев данное приложение, можно сделать выводы, что оно очень удобно в использовании, не нужно никаких определенных навыков или знание какого-либо языка программирования. Но увы, иногда с исполнением задач могут возникнуть небольшие трудности из-за сложной структуры расписания.

Программа Workspace Macro Pro

Тоже относится к категории условно бесплатных. Имеет множество возможностей – от стандартных встроенных шаблонов до построения задачи вручную с помощью визуального конструктора.

В приложении допускается и запись макросов путем записи последовательности действий пользователя на компьютере. Все как в предыдущих программах, плюс простой и дружественный интерфейс. Правда, русскоязычная версия программы отсутствует, но разве это существенный минус?

Создать макрос на базе существующих шаблонов достаточно просто, нужно лишь нажать на Templates и выбрать искомый вариант шаблона. Затем можно добавить созданный макрос в расписание Schedule.

Макросы также можно записать. Для этого следует нажать на кнопку Record в меню File. Чтобы остановить запись, нужно нажать на Stop.

Для создания макроса в визуальном конструкторе выполняют команду Create a macro using Macro Editor. Этот конструктор не имеет расширенных возможностей, но для стандартного варианта использования он вполне подходит.

Программа Automator

В заключение можно рассмотреть программу автоматизации для компьютера Mac или iMac. Ведь не Виндоузом-же единым.

Конечно же, такая программа существует в среде macOS и называется она Automator. С ее помощью можно создать множество заданий, которые будут автоматически выполняться компьютером при наличии определенных, заданных пользователем, условий.

Открывается приложение Automator из Launchpad. Из списка всех заданий можно выбрать одно – процесс, программа, служба, плагин печати, действие папки, напоминание, плагин захвата изображения.

Если вы выбрали шаблон «Служба», то открывается новое окно, где можно создать новый процесс. Создать его просто: достаточно перетащить в свободную область окна находящиеся слева действия, которые вы хотите выполнить автоматически.

Работать с Automator очень легко даже неподготовленному пользователю – ведь в этом фишка всех программных продуктов от Apple.

Вместо заключения

Организовать свою работу продуктивно и эффективно, конечно же, можно. Надеемся, что приведенные выше программы автоматизации компьютера помогут вам в этом. Какую из них выбрать – решать вам. Желаем удачи!

Источник: arprime.ru

Программы для автоматизации

Программы для автоматизации — это подход от конца. Если с аналогиями, то “дайте мне колесо от машины, а потом будем разбираться, куда будем ездить и зачем”.

Автоматизацию компании необходимо начинать с первого пункта плана, а именно с постановки бизнес-задачи. Если бы запрос звучал как программа для автоматизации склада или программа для автоматизации салона красоты, то было бы логичнее. Тогда бы речь шла о наборе специфических бизнес-процессов, которые надо автоматизировать. Если на рынке есть комплексная программа, которая это делает, то логично или начать пользоваться ей, или хотя-бы посмотреть что в ней есть, чтобы перенять опыт или функционал для последующей разработки собственной программы для автоматизации.

Основные программы для автоматизации

В данном случае, когда мы ищем программы для автоматизации, мы говорим о шаблонных информационных системах, автоматизирующих бизнес-процессы организаций. Шаблонные — значит они содержат шаблоны действий и логики, которые имеются в программе и не изменяемы. Существуют шаблонные изменяемые системы, которые можно немного корректировать, но в большинстве случаев люди ищут программу, которую поставил и сразу пользуешься. Для понимания разницы видов подобных программ рекомендуем прочитать статью про виды информационных систем. Там про CRM-системы, но суть одна.

Программы для автоматизации делятся на группы бизнес-процессов, которые они автоматизируют. Например:

• Программа для автоматизации бухгалтерского учета;
• Программа для автоматизации ведения задач;
• Программа для автоматизации ведения базы клиентов;
• Программа для автоматизации склада;
• Программа для автоматизации производства;
• И так далее.

Программа для автоматизации всего

Не существует программы, которая автоматизирует всё и именно так, как вам нужно. Точнее они есть, но их не найти по запросу “программа для автоматизации” и не скачать, желательно бесплатно. Под определение таких систем подпадают ERP-системы (Enterprise Resource Planning).

По факту всё, с чем работает организация — это её ресурсы, а подобные системы позволяют планировать и управлять этими ресурсами. Подобные системы компания разрабатывает под себя сама с помощью либо своих ресурсов (отдела разработки) либо с помощью внешних подрядчиков. О том, как планируются и разрабатываются данные системы можно почитать здесь.

Если вы ищите программу для автоматизации, то необходимо четко понять, что именно вы хотите автоматизировать сначала. С этим вам поможет статья о том, зачем бизнесу автоматизация и с чего необходимо начинать. После того как определились, необходимо постараться найти программу, которая будет автоматизировать именно эту группу бизнес-процессов. Если удастся найти несколько, то выбрать ту, которая больше всего вам подойдет исходя из ваших требований и процессов.

Распространенные программы для автоматизации

Распространенность программ для автоматизации зависит от распространенности бизнес-процессов в разных компаниях и стандартизации этих процессов. Например, самой распространенной программой для автоматизации является всем известная программа для ведения бухгалтерии. Это потому, что бухгалтерские процессы одинаковы для всех компаний и регламентированы законом.

Вторым по распространенности направлением для программ автоматизации бизнеса являются CRM-системы. Это системы для ведения клиентской базы. Шаблонные CRM-системы не учитывают особенностей ведения клиентов в конкретной компании, но в них присутствуют общие разделы и необходимый функционал, такой как сохранять клиентов, сделки с клиентами, возможность ставить задачи, чтобы не забыть позвонить клиенту.

В CRM-системах также есть различия. Это также программы для автоматизации ведения клиентской базы, однако с уклоном в конкретную нишу бизнеса. Например, программа для автоматизации работы с клиентами в салонах красоты или автосервисе. Такие программы имеют специальные поля или параметры сделки, отвечающие за определенную нишу. Программы для автоматизации медицинских учреждений в рамках сделок могут иметь параметры учета расхода медицинских препаратов не пачками, а в медицинских дозах в миллилитрах.

Еще распространенным бизнес-процессом является постановка и контроль задач в рамках компании. При этом — это внутренний процесс компании, который может быть применим как для производства продукта компании, так и для выполнения любых действий и учета этих действий. Данный раздел есть и в CRM-системах, он предназначен для постановки задач менеджерам самим себе, чтобы не забыть.

Конечно, он может использоваться руководителями для постановки задач подчиненным, но есть два “но”. Во-первых, он не имеет функционала контроля выполненности задач, во-вторых не все сотрудники работают в CRM-системе, данная система предназначена именно для использования сотрудниками отдела продаж, руководитель в данной системе не может поставить задачу бухгалтеру или юристу. Для этих целей существуют специальные системы, которые в простонародье называются задачник. И, опять же, для каждой ниши и сферы деятельности они разные, для программистов одни, для проектной компании другие и объединяют задачи в проекты.

Специальные программы для автоматизации

Далее следуют более специализированные программы для автоматизации. К ним относятся менее распространенные бизнес-процессы. Например, программы для автоматизации ведения проектов или программы для автоматизации склада. Ведь не во всех компаниях есть склад и не все компании ведут проектную работу.

К специализированным программам относят системы по автоматизации производства, лабораторные информационные системы, системы для застройщиков и прочие системы, которые автоматизируют внутренние процессы компании, направленные на производство продукта или оказание услуги. Такие процессы в каждой компании разные, даже в рамках одной ниши.

Как получить программу для автоматизации

Для небольших компаний или на старте автоматизации следует посмотреть в сторону автоматизации конкретного бизнес-процесса на основе имеющихся сервисов. Сейчас программы не распространяются как скачиваемые программы, а всё сделано в виде Интернет-сервисов, называются такие сервисы SaaS-решения. Их оплата происходит по подписке — в зависимости от количества сотрудников, которые пользуются системой в месяц или просто по месячной стоимости подписки.

При серьезной нацеленности на соответствие компании цифровому веку и автоматизации процессов следует посмотреть в сторону создания собственной программы для автоматизации, четко отвечающей требованиям компании и изменяемой под меняющиеся процессы в компании.

Как и сервисы по подписке, собственная система уже создается как сервис, а не как локальная программа, которую необходимо ставить на компьютеры сотрудников. Это делается как web-сервис, который размещен на сервере у вас в офисе или в Интернете, а сотрудники входят в систему через авторизацию.

Собственную систему автоматизации также лучше начинать разрабатывать с автоматизации определенной группы процессов, отдела или решения конкретной задачи. Это эффективнее с точки зрения затрат, внедрения и проектирования, чем пытаться сразу автоматизировать всё.

Источник: indins.ru

Автоматизация бизнес-процессов: что это такое, этапы, цели и задачи, как автоматизировать предприятие

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия — это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это — часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

• Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.
• Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.
• Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process — это концепция развития организации. Ее основная задача — внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

• изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;
• ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;
• занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем — ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.
• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;
• поддержка функционирования на высоком уровне;
• оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;
• формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;
• пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;
• улучшение качества обслуживания посетителей;
• минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

• расчет скидок;
• ведение статистики;
• обработка поступивших заказов;
• систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами — главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

• действия сотрудников будут более согласованными;
• уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;
• ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;
• изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;
• вырастет качество выполняемых задач;
• легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;
• большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь — понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов — пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

• Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.
• Маркетинг — CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.
• Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.
• Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.
• Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Источник: www.cleverence.ru