Программа автоматизации бизнеса что это такое

Программа для автоматизации бизнеса

Когда производится поиск программы для автоматизации бизнеса, как правило, речь идет об автоматизации бизнес-процессов или автоматизации постановки и контроля выполнения задач.

Автоматизация бизнес-процессов основана на том, чтобы процессы в компании были зафиксированы в программе, а цепочка действий и задач выполнялась в соответствии с заложенным алгоритмом.

Автоматизация постановки и контроля задач

Сначала поговорим об автоматизации работы с задачами, потому что это является частью полноценных систем автоматизации бизнес-процессов, о которых речь пойдет ниже.

По-простому это называется “Задачник”. По сути — это информационная система или программа, в которую сотрудники ставят задачи друг другу. При этом могут быть различные модификации программы, например возможность контролировать выполнение задач, ставить задачи группе исполнителей, создавать наблюдателей для задач, ставить задачу на отдел или распределять задачи по карусели или в зависимости от нагрузки на исполнителей.

Системы автоматизации бизнеса, как это работает

Любая из таких систем позволяет ставить задачу, назначать исполнителя, устанавливать срок выполнения задачи, вносить название и текстовое описание к задаче и прикреплять файлы. Остальные возможности являются дополнительными и создаются в программе при необходимости.

Система постановки и контроля задач обычно является вспомогательной, используется в других разделах и в совершенно разных системах. Например, в системах ведения проектов, документооборота, в CRM-системах или как в нашем примере — программе для автоматизации бизнес-процессов.

2 подхода к автоматизации бизнес-процессов

Первым является подход, при котором для бизнеса разрабатывается программа, в которую изначально при проектировании закладываются бизнес-процессы, которые создают скелет логики работы программы. Это может быть разработанная для компании программа или установка готовой программы, в которой заранее определены бизнес-процессы. К таким программам относятся распространенные CRM-системы или программы для ведения бухгалтерского учета.

Второй подход — это система, в которой бизнес-процессы создают и работают по ним сами пользователи системы (или руководитель).

Каждый из подходов имеет свои плюсы и минусы.

Бизнес-процесс программируется жестко

Разрабатывается программа, в которую при проектировании закладывается определенная логика, последовательность действий пользователей. Для этого для каждой роли пользователя создается отдельный интерфейс, содержащий именно те поля для ввода данных, которые нужны для выполнения конкретной задачи для конкретного бизнес-процесса. Данный подход позволяет создавать кастомные интерфейсы и выполнять индивидуальные задачи, ограничивать доступ к изменению только тех данных, которые необходимы конкретному пользователю.

20 бесплатных сервисов для бизнеса, которые нужно знать, чтобы не платить за то, за что не платят

В разработанных специально для процессов компании программ делаются интерфейсы, четко соответствующие выполняемым задачам. Доступ к информации также ограничивается по ролям. В отличие от готовых программ, например, шаблонных CRM-систем, где нет разграничения доступа или кастомизации информации по сделке в зависимости от её стадии. Как и нет дополнительных возможностей, например автоматической генерации коммерческого предложения исходя из калькулятора услуг компании менеджером на стадии сделки — отправка коммерческого предложения.

При разработке подобной программы для компании возможно реализовать любые процессы, будь то индивидуальные расчеты производства исходя из десятка параметров изделий, формирование коммерческих предложений застройщиком, контроль доставки грузов и расчет премиальных для сотрудников исходя из сумм заказов.

Для шаблонных систем (готовых систем) используется принцип работать с тем, что предоставлено программой. В данном случае программы подходят, если вы не собираетесь расширять программу до других бизнес-процессов, то тогда использование готовой программы с ведением сделок по воронке (изменением статуса сделки) и простой карточкой — будет оптимальным вариантом. Если вам достаточно того функционала, который предоставляет программа.

Когда в программе бизнес-процессы программируются жестко, это уменьшает количество ошибок. В индивидуальных информационных системах делается проверка вводимых данных, в шаблонных выполняется контроль процесса в рамках имеющихся возможностей контроля и аналитики.

Минус такого подхода заключается в том, что программа будет работать только так, как запрограммировано, и лишь в имеющихся рамках. Изменить логику или бизнес-процесс в программе можно будет только с привлечением программиста для индивидуальных разработанных систем, для шаблонных — невозможно.

Настраиваемые бизнес-процессы

Это такой тип программ для автоматизации бизнеса, в котором пользователь информационной системы сам создает бизнес-процессы. Как это происходит:

Администратор системы (пользователь, руководитель, архитектор бизнес-процессов) создает бизнес-процесс и программирует его. Настраивает последовательность задач, их длительность и срок выполнения.

При постановке задачи от одного сотрудника к другому ставится не просто задача, а запускается бизнес-процесс.

В рамках процесса ставится первая задача исполнителю, Он видит в рамках какого процесса выполняется задача, общее описание процесса. Задача имеет срок. Исполнитель выполняет задачу и закрывает её.

Автоматически ставится следующая задача следующему сотруднику, устанавливается срок выполнения начиная от срока завершения прошлой задачи по процессу.

Это очень упрощенное описание. Такие информационные системы, как правило, имеют функции свободной постановки и обмена задачами, задачи можно программировать как зависимыми друг от друга в рамках процесса так и независимыми. Могут быть кастомные задачи с собственной дополненной структурой данных (программируется отдельно).

Такие системы программируются специально для заказчика и расширяемы для ускорения работы над выполнением задач. Их минусом является меньшая кастомизация, гибкость работы с данными (структурой данных по задаче). При этом индивидуализация, кроме фактической настройки бизнес-процесса, производится путем дополнительного программирования. Плюсом данного подхода является возможность без привлечения программистов запрограммировать любое количество процессов в компании самостоятельно.

Источник: indins.ru

Как автоматизировать бизнес-процессы

Треть крупных компаний России уже перенесли рабочие процессы в специальные программы. Они хранят все задачи в одной системе, помогают повысить эффективность сотрудников и качество обслуживания клиентов. В статье расскажем, что такое автоматизация бизнес-процессов, как ее внедрить и выбрать программное обеспечение.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

• оптимизировать задачи – назначить ответственных и сроки выполнения для каждого бизнес-процесса, сэкономить время и убрать лишние согласования;
• сократить человеческий фактор – ошибки по невнимательности человека, из-за монотонности работы;
• ускорить и упростить работу – уменьшить ручные задачи, сделать бизнес-процессы понятными для каждого сотрудника;
• обезопасить хранение и обработку информации сотрудников и клиентов – банковские карты, реквизиты, покупки, контактные данные;
• увеличить прозрачность бизнеса – руководитель видит отчеты по сотрудникам, прибыли, продажам, отпускам и больничным.

Какому бизнесу нужна автоматизация

Автоматизация улучшит любой бизнес и особенно поможет при его масштабировании. Когда штат сотрудников увеличивается до нескольких десятков человек, на контроль работы уходит много времени. Без прописанных бизнес-процессов происходит хаос.

Внедрение автоматизации окупается не сразу, обычно за год. Это зависит от бюджета автоматизации и размера компании: чем больше компания, тем быстрее средства вернутся. Малый бизнес редко выделяет бюджеты на полноценную автоматизацию, чаще автоматизирует только выставление счетов и расчет зарплат.

Бизнес

Что такое Headless CMS, и в чем ее преимущества

Что такое Headless CMS, и в чем ее преимущества

Какие направления можно автоматизировать и с помощью чего

Автоматизируют отделы продаж, управления, производства, маркетинга, контроля качества, финансов. Процесс не подходит для управленческих решений, организации корпоративных мероприятий. Подбор сотрудников автоматизируется частично: сбор базы и отправка сообщений проходят через систему, кандидатов отбирает HR-менеджер.

Управление

Предприниматели могут решать управленческие задачи через ERP, CRM , аналитические программы.

ERP-системы (Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия) автоматизируют большую часть бизнес-процессов. Их используют крупные компании. Цель ERP – организовать работу отделов компании в единой системе.

ERP помогают руководителям:

• формировать отчеты по продажам, закупкам, ассортименту;
• создавать счета и контролировать стадии оплаты;
• согласовывать бюджет, документы, закупки;
• вести учет времени сотрудников;
• управлять складами и товародвижением.

CRM-системы (Customer Relationship Management – управление отношениями с клиентами) автоматизируют бизнес-процессы, которые завязаны на работе с покупателями. Цель внедрения – автоматизировать работу с текущими и будущими клиентами, объединить маркетинг и продажи в одном инструменте.

С помощью CRM решают задачи:

• обработки клиентской базы;
• общения с клиентами через e-mail, мессенджеры, социальные сети;
• учета продаж по каждому клиенту;
• формирования программы лояльности;
• выставления счетов и контроля оплаты;
• анализа по каналам продаж.

Разберем пример автоматизации на примере CRM. Компания хочет ускорить выставление счетов и сократить нагрузку на менеджеров. Руководитель подключает систему, заносит в программу реквизиты клиентов. При формировании счета менеджер выбирает название клиента из списка, реквизиты загружаются автоматически. Сотрудник только вписывает услугу, стоимость и месяц оплаты.

Готовый счет сохраняют в PDF. Менеджер отправляет счет по e-mail клиенту из интерфейса программы документом или ссылкой. Счета закрываются автоматически при получении оплаты.

Аналитические программы структурируют данные в отчеты и составляют выборки. Продвинутые программы – Tableau Public, Google Fusion Tables, Power BI. Программы для новичков – Microsoft Excel и Google Таблицы.

Маркетинг и продажи

Специализированных программ для менеджеров по продажам нет, работу ведут через CRM, ERP и таск-трекеры – программы для управления проектами (Asana, Trello , Jira). Они нужны, чтобы фиксировать стадии сделок, счетов, вести задачи, хранить информацию по клиентам.

Маркетологи автоматизируют задачи с помощью:

• email-рассылки – MailChimp, SendPulse, Unisender, SendSay, GetResponse;
• рассылки в мессенджерах – VK Sendbox, WhatsApp* Sender (продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией), Coba.Tools;
• сквозной аналитики – Calltouch, Roistat, Callibri, CoMagic, Битрикс24;
• таргетинга в социальных сетях – myTarget, TargetHunter, Pepper.ninja, Tooligram;
• SEO-инструментов – KeyCollector, ComparseR, Serpstat, Яндекс.Вебмастер, Google Search Console;
• веб-аналитики – Яндекс.Метрика, Google Analytics.

Автоматизировать контекстную рекламу можно с Оптимизатором Calltouch. Вы указываете приемлемую стоимость целевого действия или суточный расход, а сервис прогнозирует и применяет ставки для достижения наилучшего результата по выбранным кампаниям. Оптимизатор поможет увеличить конверсии и уменьшить стоимость лида.

Оптимизатор
Эффективный инструмент по оптимизации и автоматизации контекстной рекламы

• Ежедневно собирает и анализирует данные из Яндекс. Директ и Google AdWords
• Отбирает самые продуктивные ключи и повышает на них ставки
• Помещает эффективные ключи на самые высокие позиции
• Снижает ставки на низкоэффективные ключи
• Увеличивает количество конверсий
• Уменьшает стоимость лида

Производство

В производстве автоматизируют контроль состояния оборудования и поставок. Программы контролируют загруженность, производительность, работу станков, товародвижение, остатки и отгрузки.

В названиях программ автоматизации складов часто используют аббревиатуру WMS (Warehouse Management System – система управления складом). Популярные программы автоматизации склада – SAP WMS, 1С: WMS Логистика. Управление складом, Oracle Warehouse Management Cloud.

Качество

С помощью программ автоматизации контроля качества ведут задачи, отправляют уведомления, подключаются к камерам наблюдения, работают с недовольными отзывами клиентов.

Программы контроля качества продуктов:

• 3Dexperience – готовит цифровые 3D-макеты товаров, хранит информацию в облаке, рассчитывает технические показатели (гидравлика, трение, износ, акустика) и выступает торговой площадкой для разработчиков и покупателей;
• ZSmart Service Quality Management (SQM – управление качеством сервиса) – предприниматель задает ключевые показатели качества, по ним программа отслеживает и анализирует продукцию, составляет отчеты;
• CloudContact – облачный contact-центр со встроенным чат-ботом хранит информацию по клиентам, записывает звонки в аудио и видеоформате.

Персонал

В отделе персонала автоматизируют найм и адаптацию нового сотрудника, обновление базы вакансий и резюме, подготовку и отправку писем, ведение календарей с датой и временем собеседований.

Популярные HRM-программы (Human Resources Management – управление человеческими ресурсами):

• HeadHunter – бесплатный сервис для кандидатов, платный – для бизнеса. HR-менеджеры отсматривают резюме, ведут переписку с кандидатами в чате, продвигают вакансии.
• Talantix – импортирует отклики с HeadHunter, SuperJob, Авито, Linkedin. Собирает базу кандидатов по вакансиям, этапам подбора, региону, зарплате, источнику добавления и причине отказа. Хранит историю общения с кандидатами.
• Hurma Work – анализирует обратную связь сотрудников, оценивает производительность и рассчитывает зарплаты персонала, собирает резюме с других сервисов, поддерживает обмен документов.
• СберПодбор – сервис создания, хранения базы кандидатов и обработки резюме. Программа распознает и импортирует файлы резюме, подключается к мессенджерам, показывает отчеты загрузки рекрутеров, формирует отчеты по найму.

Финансы

В финансовой сфере есть риск человеческого фактора – бухгалтеры могут ошибиться в расчетах из-за невнимательности или незнания новых законов. В этом направлении можно автоматизировать:

• расчет зарплаты сотрудников, налогов и отчислений;
• счета и контроль оплаты;
• отчеты по затратам и доходам;
• создание и хранение договоров с контрагентами.

Популярные бухгалтерские программы:

• СБИС – бухгалтерский и налоговый учет, электронный документооборот, онлайн-касса, расчет заработной платы.
• Контур.Бухгалтерия – распознавание накладных, расчет заработной платы, проверка и отправка отчетов в ФНС, ПФР, ФСС.
• 1С: Бухгалтерия – налоговый и бухгалтерский учет, программа формирует отчеты для государственных структур, готовит выписку первичных документов, учитывает продажи.

Плюсы и минусы автоматизации бизнес-процессов

В чем преимущества автоматизации:

• безопасное хранение информации – регламентов, контактов клиентов и сотрудников, сделок;
• увеличение производительности труда – сотрудник обрабатывает больше запросов, готовит больше счетов, рассчитывает больше зарплат;
• сокращение затрат за счет меньшего числа сотрудников в штате – сервисы выполняют больше работы и стоят дешевле содержания работников;
• легкость аналитики – автоматическое формирование отчетов по продажам, затратам, рабочему времени;
• уменьшение ошибок из-за сокращения человеческого фактора;
• повышение скорости обслуживания клиентов.

• отсутствие гибкости процессов – программы разработаны для стандартных задач;
• сложность внедрения – сотрудники могут не понимать смысл автоматизации и не уметь пользоваться программой, поэтому нужно провести обучение.

Как внедрить автоматизацию: этапы

Автоматизацию проводят в семь этапов:

1. Поставить цели и задачи. Их определяют топ-менеджеры компании. Они анализируют проблемы: потерю данных и оригиналов документов, ошибки сотрудников, отсутствие единого регламента работы – каждый бизнес-процесс, который могла бы выполнять система.
2. Выбрать и описать бизнес-процессы. Менеджеры предлагают новые решения. Например, настроить автоматическую рассылку клиентам. Холодным покупателям – полезный контент на почту, теплым – кейсы по решению задач клиента, горячим – автоматическую подготовку коммерческого предложения.
3. Написать техническое задание для исполнителей. С этим заданием работают либо штатные программисты, либо нанятые – фрилансеры, агентства, студии.
4. Выбрать программное обеспечение. Оно должно быть удобным для сотрудников и отвечать потребностям компании, поддерживать сторонние бухгалтерские, маркетинговые и аналитические сервисы.
5. Протестировать обеспечение. Руководитель дает поработать с сервисом нескольким сотрудникам. Если программа их устраивает, к ПО подключают остальных работников.
6. Обучить персонал. Нужно подготовить инструкции и чек-листы для обучения сотрудников. При необходимости корректировать процессы.

Лучше потратить время на обучение сотрудников и другие важные задачи, чем на сбор утомительных отчетов. Сквозная аналитика Calltouch соберет данные из разных рекламных площадок, CRM-систем и других инструментов в понятные и прозрачные отчеты. Вы сможете делать выводы об эффективности маркетинга на основе полных данных и оптимизировать рекламу.

Сквозная аналитика Calltouch

• Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
• Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Предприниматели внедряют программы самостоятельно или силами подрядчиков – ИТ-компаний, маркетинговых агентств, консультантов.

Создать систему самостоятельно. Собственную программу разрабатывать сложно и долго. Это отвлекает менеджеров от основной работы. Но если вы уже сталкивались с внедрением автоматизации и хотите сэкономить, этот вариант сработает.

Купить пакетное решение. Этот вариант быстрее ручного подбора сервисов. Специалисты настроят ПО без ошибок. Для успешного внедрения нужно сформулировать проблемы и задачи компании, чтобы погрузить сторонних программистов в свой бизнес. Также платить за техподдержку и внесение изменений в систему.

Как измерить эффективность автоматизации

Узнайте время выполнения каждого бизнес-процесса до автоматизации и после. Это поможет понять, успешно ли вы внедрили систему. Например, если раньше менеджер формировал один счет 10 минут, а сейчас – 3, у вас получилось оптимизировать процесс.

Универсальные параметры измерения:

• сокращение времени на выполнение или постановку задачи;
• ускорение цикла сделки;
• увеличение принятых звонков, сообщений;
• сокращение времени согласования документов.

Бизнес

Кто такой Scrum Master, и нужен ли он в команде

Кто такой Scrum Master, и нужен ли он в команде

Возможные риски и ошибки

При внедрении автоматизации можно столкнуться с проблемами:

• купить программу, которая не подходит сотрудникам: нет нужных функций, сложная, медленная;
• подрядчики могут долго изучать проблему компании, а также навязывать подключить дополнительные услуги – обязательно заключайте договор;
• при внесении изменений в программу есть риск выйти за рамки бюджета;
• менеджеры отказываются работать с нововведениями.

Коротко о главном

• Автоматизация необходима во многих сферах бизнеса: отделу продаж, управления, маркетинга, производства, контроля качества, персонала.
• К программам автоматизации относятся: ERP и CRM-системы, таск-трекеры, сервисы аналитики и создания рекламы, HRM-программы.
• Плюсы автоматизации – безопасное хранение информации компании, повышение производительности, сокращение времени на обработку заявок, прозрачность процессов, повышение скорости обслуживания клиентов.
• Сотрудники могут отказаться от новых процессов. Для этого нужно рассказать им о пользе автоматизации и обучить их.

Источник: www.calltouch.ru

Что такое Автоматизация бизнеса: руководство

Автоматизация бизнеса — это делегирование рутинных процессов автоматическим инструментам. Автоматизировать можно много разных процессов в бизнесе: подсчет продаж и прибыли, менеджмент проектов, работу с персоналом, общение с клиентами, оформление заказов, администрирование сайта и так далее.

Содержание

Благодаря развитию и совершенствованию цифровых технологий множество задач можно выполнять без участия людей, экономя время и деньги. Давайте детальнее рассмотрим преимущества автоматизации бизнеса.

Для чего нужна автоматизация бизнеса?

1. Сэкономить время
2. Сократить затраты
3. Увеличить прибыль
4. Улучшить отношения с аудиторией

Есть несколько причин, чтобы внедрить ее в ваш бизнес:

1. Сэкономить время. Автоматизированные процессы выполняются самостоятельно по заданному сценарию. Если настроить автоматизацию один раз, дальше тратить время на выполнение определенных задач не потребуется и можно будет посвятить себя более насущным делам.
2. Сократить затраты. Если та или иная операция выполняется автономно, это значит что ее не нужно делать никому из ваших сотрудников. Таким образом вы оптимизируете ваши затраты. Конечно, сама настройка автоматизации бизнес-процессов в некоторых случаях требует финансовых вложений, но в долгосрочной перспективе это очень выгодно.
3. Увеличить прибыль. С грамотно настроенной автоматизацией улучшается и качество бизнес-процессов. Например, чем удобнее вы сделаете оформление заказов на вашем сайте, тем ниже будет отток потенциальных клиентов и тем выше будет прибыль. И наоборот, чем хуже налажен данный процесс, тем больше денег придется потратить на удержание и реактивацию клиентов.
4. Улучшить отношения с аудиторией. Автоматизация дает бизнесу больше времени и ресурсов для создания качественного контента. В то же время, саму подачу контента тоже можно автоматизировать. Это означает, что вы можете публиковать статьи на блоге, посты в соцсетях и делать email рассылки в самое оптимальное для пользователей время. Чем лучше будет персонализация контента и офферов, тем легче будет выстроить доверительные и взаимовыгодные отношения с вашей аудиторией.

Давайте рассмотрим, какие процессы в бизнесе можно автоматизировать.

Виды автоматизации бизнеса

1. Автоматизация бухгалтерского учета
2. Автоматизация управления сотрудниками
3. Автоматизация управления проектами
4. Автоматизация управления отношениями с клиентами (CRM)
5. Автоматизация общения с клиентами
6. Автоматизация администрирования сайтов (CMS)
7. Комплексные системы автоматизации

Существует множество бизнес-процессов, которые можно автоматизировать. Они закрывают разные участки деятельности, выполняют разные объемы задач, и соответственно, имеют разный порог внедрения и стоимость. Давайте рассмотрим известные виды автоматизации.

Автоматизация бухгалтерского учета

Автоматизировать бухгалтерский учет можно с помощью программ 1С и Delovod. Они помогают управлять зарплатами, расчетом налогов, выставлением счетов, подсчетом прибыли, и тд.

Автоматизация управления сотрудниками

С помощью таких программ как Hurma и CleverStaff вы можете автоматизировать учет больничных, отпусков, выходных, иметь всю информацию о своих сотрудниках, упорядоченную в одном месте. Таким образом, не нужно каждый раз дергать HR’а, чтобы узнать, сколько дней отпуска осталось.

Более того, вы можете автоматически собирать фидбэк сотрудников об их работе, интересоваться их состоянием, и на основании полученных данных улучшать условия труда.

Вот отчет на основании всех событий, связанных с одним из разработчиков компании. Вы можете видеть количество дней, проведенных в отпуске, учитывать дни работы из дома и на праздники.

Автоматизация управления проектами

Такие системы управления проектами как Asana и Битрикс24, позволяют наладить коммуникацию на разных уровнях (в задаче, проекте, и внутри команды), а также отслеживать прогресс каждого отдельного проекта со всевозможными вариантами визуализации задач: список, календарь, таймлайн, доски и личный планировщик.

Внизу пример организации проекта по запуску онлайн-курса. Задачи разделены на три типа, в каждом типе есть подзадачи со своими дедлайнами.

Автоматизация управления отношениями с клиентами (CRM)

CRM системы (customer relationship management) помогают автоматизировать сбор данных о клиентах, сортировать их в разные категории, и основываясь на этих данных, улучшать взаимоотношения, мотивируя лиды к покупкам. С помощью CRM вы ускорить процесс заключения сделки, а также улучшить коммуникацию с клиентами.

SendPulse предлагает бесплатную CRM для автоматизации продаж и налаживания взаимоотношений с покупателями. С помощью нашей системы вы можете принимать заказы с разных источников, контролировать ход сделок с помощью статусов, визуализировать их количество на канбан-доске, собирать данные о клиентах, хранить информацию об истории их покупок, назначать ответственного за каждую сделку, отправлять сообщения клиентам через email и чат-боты, чтобы приблизить их покупке. Все это можно сделать на одной платформе через удобные каналы связи с аудиторией.

Посмотрите, как выглядит канбан-доска со сделкам в нашей CRM. Они размещены в зависимости от статуса.

Выбрав любую сделку, вы увидите информацию о клиенте и его заказе, историю работы со сделкой, специаласта, который её ведет, а также можете оставить комментарий и связаться с контактом.

В нашей базе знаний вы найдете больше информации о работе со сделками.

Автоматизация общения с клиентами

Общаться с аудиторией вы можете с помощью email и SMS рассылок, в чат-ботах в Facebook и Telegram. Автоматизация общения существенно сократит расходы и позволит доставлять нужные сообщения в нужное время.

Автоматизация администрирования сайтов (CMS)

Такие программы, как Joomla и WordPress, созданы для удобного наполнения сайтов контентом. Вы можете легко добавлять новые материалы, редактировать устаревшие статьи, выстроить удобную навигацию на сайте, и многое другое.

Вот пример редактирования главной страницы сайта с помощью сервиса WordPress.

Комплексные системы автоматизации

К примеру, SAP и Oracle — это сложные системы для автоматизации всех процессов на предприятии. Подобные системы используют крупные заводы и фабрики, в которых тысячи сотрудников ежедневно производят сотни тонн продукции, с множеством проверок качества, постоянным ремонтом оборудования, и тд.

По структуре это очень масштабные системы с индивидуально настраиваемыми функциями. Например, внизу вы можете увидеть скриншот с SAP S/4HANA Readiness Check — это часть SAP, которая помогает проанализировать, насколько ваш бизнес готов к переходу на эту систему.

Давайте теперь разберемся в том, как поэтапно внедрить автоматизацию в бизнес.

Как внедрить автоматизацию бизнеса?

1. Определите процессы, которые можно автоматизировать
2. Оптимизируйте процессы
3. Выберите подходящие программы и сервисы
4. Начинайте внедрение

Следуйте этим шагам, чтобы внедрить автоматизацию в бизнес:

1. Определите процессы, которые можно автоматизировать. Целью должна служить не сама автоматизации как таковая, а улучшение коммуникации с клиентами, сокращение зарплатной ведомости, увеличение продаж на определенном участке. Основываясь на выбранных целях, обратите внимание на процессы, выполнение которых можно упростить.
2. Оптимизируйте процессы. Первым делом стоит максимально их оптимизировать. Например, для повышения продаж с помощью обзвона клиентов может оказаться достаточным улучшить скрипт. Автоматизировать телефонную коммуникацию могут позволить себе только крупные предприятия, поэтому автоматизация должна быть крайней мерой в этом случае.
3. Выберите подходящие программы и сервисы. Если же процесс уже максимально оптимизирован, следует разобраться в том, какие сервисы помогут автоматизировать его. Например, некоторые сервисы предлагают временный бесплатный тариф, что позволит вам на практике увидеть, насколько можно повысить эффективность того или иного процесса. Заплатить вы сможете, когда будете уверены в результате.
4. Начинайте внедрение. Внутренние процессы, в которых никто не разбирается лучше вас, следует автоматизировать силами собственной команды, так как на аутсорсе могут с ними не справиться. Однако автоматизацию типичных процессов для разных бизнесов можно отдавать внешним специалистам.

Давайте узнаем, можно ли автоматизировать ваш бизнес без дополнительных затрат.

Какие процессы в бизнесе можно автоматизировать бесплатно?

1. Лидогенерация
2. Email маркетинг
3. Чат-боты Facebook, Telegram и ВКонтакте

Все зависит от масштаба процессов, которые вы хотите автоматизировать. Базовые коммуникации можно автоматизировать бесплатно.

Лидогенерация

С помощью форм подписки SendPulse вы можете предложить посетителям вашего сайта или блога подписаться на email рассылки и чат-бот вашего бренда в Facebook или Telegram. Создайте мультиканальную форму подписки в удобном конструкторе, разместите ее на страницах с высокой посещаемостью, и общайтесь с вашими клиентами с помощью писем или бота.

Вот пример формы подписки, созданной в SendPulse.

Также вы можете бесплатно установить на сайт виджет онлайн-чата сервиса 13chats группы компаний SendPulse. Он дает возможность настраивать отправку pop-up окон и автоматических вовлекающих сообщений по действиям или поведению посетителей сайта. Доступно 20+ сценариев — все они описаны в базе знаний.

Например, вы можете обращаться к тем пользователям, которые провели на странице больше 1 минуты, или удерживать на сайте тех, кто начал движение курсором мыши к закрытию вкладки.

Если операторы перегружены и не успевают обрабатывать входящие обращения, настройте запрос email или номера телефона клиента, чтобы связаться с ним позже.

Email маркетинг

В ответ на подписку вы можете сразу отправить автоматическое приветственное письмо, а затем присылать письма-подтвержения после покупки, письма о брошенной корзине, и многое другое без личного участия.

Вот пример письма-подтверждение, которое пользователи получают сразу после совершения покупки. Данные о покупке подтягиваются в письмо с помощью переменных. Вдобавок, каждому получателю дают персонализированные рекомендации в конце письма.

Более того, вы можете добавлять SMS и web push уведомления в автоматические цепочки. Например, SMS часто используют для подтверждения заказа, смены пароля, или напоминания о предстоящем ивенте.

Стоимость одной SMS на территории РФ — от 1 до 3 рублей в зависимости от оператора связи. Web push уведомления — бесплатны для аудитории в пределах 10,000 подписчиков.

Чат-боты Facebook, Telegram и ВКонтакте

В SendPulse вы также можете создавать чат-ботов для того, чтобы автоматически сегментировать аудиторию, взращивать лиды и даже закрывать продажи без вмешательства менеджера. Сервис позволяет создавать трех чат-ботов в Facebook, Telegram и ВКонтакте бесплатно и предоставляет все необходимые инструменты и детальные руководства по созданию эффективных ботов.

Вот пример бота, созданного в SendPulse. Он позволяет узнать много полезной информации о йоге и медитациях, а также выбрать и заказать подходящую программу занятий.

Более масштабные инструменты и сервисы потребуют вложений, хотя многие из них предоставляют временный бесплатный тариф для “пробы” функционала, а некоторые дают хорошие скидки для малого бизнеса, делая ставку на их рост в будущем.

Поздравляем, вы ознакомились с основами автоматизации бизнеса. Внедряйте инструменты для автоматизации общения c клиентами используя SendPulse!

Источник: sendpulse.com

Все о Process Mining от ProcessMi

Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi

Какую систему выбрать для автоматизации бизнес-процессов?

В современных реалиях управление бизнесом подразумевает комплексный подход и быстрое реагирование на изменения. Это касается как внешних факторов среды, так и внутриструктурных процессов. Управление компанией «вручную» делает ее неповоротливой, не готовой к быстрой адаптации и растущей конкуренции. На помощь бизнесу приходят современные информационные технологии в виде программных решений, которые прямо или косвенно влияют на увеличение производительности и прибыли, повышают ее эффективность и конкурентоспособность.

Оценка необходимости программного решения для управления бизнесом

Чтобы принять решение о приобретении программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов, нужно оценить, насколько это необходимо. Тут могут быть два момента: во-первых, существующее ПО устарело и не обеспечивает необходимый уровень автоматизации, доля ручных операций достаточно высока. Во-вторых, запуск процесса автоматизации тех процессов, которые ранее не были задействованы.

Если в компании ряд операций, например, по занесению данных в информационную систему выполняется сотрудниками систематически, они приобретают рутинный характер. Применяя технологии автоматизации, можно облегчить труд сотрудников, отдав их действия на выполнение машинами. В результате больше времени уделяется единичным, сложным действиям или проектам, которые машинам и программам поручить пока нельзя, повышается производительность и, как следствие, увеличивается прибыль.

Выбирая программное обеспечение для автоматизации, можно обратиться к одному из двух вариантов: типовое (коробочное) решение или индивидуально разработанное. Первое проще внедрить, и стоит оно на порядок дешевле, однако в случае масштабирования деятельности компании дополнительные модули к стандартному решению добавлять проблематично, а иногда и вовсе невозможно. Важно при выборе системы автоматизации сосредоточиться для начала на следующих вопросах:

• какие конкретно бизнес-процессы планируется автоматизировать;
• решает ли система задачи бизнеса;
• каков потенциал донастройки системы, а также возможность интеграции с другими приложениями или сервисами;
• юзабилити интерфейса, простота использования системы;
• как и в какие сроки будет осуществлено внедрение и дальнейшая техническая поддержка, сколько это будет стоить.

Опыт и знания компаний-вендоров и интеграторов программного обеспечения помогут разобраться в этих вопросах и приобрести софт, отвечающий всем необходимым требованиям.

Цели автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов является одной из важнейших составляющих успешного развития предприятия. Но автоматизация ради автоматизации – это пустая трата времени и ресурсов. Необходимо помнить о целях, ради которых она осуществляется.

1. Экономия расходов на персонал. То, что раньше выполнял целый отдел, сейчас может делать один сотрудник и система автоматизации.
2. Оптимизация сбора информации и ее хранения. Сюда входит автоматизированное занесение данных в информационную систему, оперативная подготовка любых документов для контрагентов и внутренних пользователей, удобное хранение, когда поиск нужной информации не составляет трудностей. Весь объем информации надежно хранится в системе.
3. Моментальное получение отчетов. Если информация хорошо структурирована и систематизирована, руководитель и любое другое заинтересованное лицо могут получить нужные отчеты за любой промежуток времени, сделать срез имеющихся данных. Это увеличивает прозрачность бизнеса.
4. Нивелирование влияния человеческого фактора, проще говоря, попытки избавиться от ошибок. Человек уступает машине в точности выполнения действий – он может устать, отвлечься или плохо себя чувствовать. А машине нужно только подключенное питание. Поэтому типизированные однообразные действия отдают выполнять автоматизированным системам.
5. Повышение согласованности действий между сотрудниками и улучшение качества их работы. Например, сведение в одну базу данных офлайн и онлайн площадок одной торговой сети.
6. Оптимизация рабочего времени персонала. В результате высвобождения времени, которое отводилось на рутинные действия, у сотрудников появляется возможность сосредоточиться на единичных сложных проектах, которые требуют индивидуального подхода.
7. Оцифровка и структуризация бизнес-процессов, их настройка под нужды компании. В результате предприятие становится более гибким и управляемым, а значит, более конкурентоспособным на рынке.
8. Сокращение нерациональных и непредвиденных расходов за счет перехода на более высокий уровень управляемости и прогнозируемости рабочих процессов. В результате улучшаются финансовые показатели, а это главная цель деятельности любого коммерческого проекта.

Системы для автоматизации бизнес-процессов, которые представлены на российском рынке

На российском рынке представлено множество различных систем для автоматизации бизнес-процессов – как готовых решений, так и настраиваемых разработок под конкретные потребности компании.

Вот что предлагается в зависимости от сфер применения ПО:

1. Автоматизация управления общими бизнес-процессами (юридическое и бухгалтерское сопровождение, стратегический менеджмент, бюджетирование). К такому виду систем относятся: «1С: Предприятие», SAP ERP.

2. Сфера производства (снабжение и сбыт, логистика, производственный процесс). Здесь применяются: Галактика ERP, Парус ERP, «Крафт», УСУ, модули AVA ERP, VOGBIT, Sage, Супер Склад, «Склад и Реализация».

3. Для решения задач маркетинга и продаж представлены CRM-системы: Oracle SCM, SAP Ariba Buying and Invoicing, Галактика AMM, «1C:Битрикс24».

4. SCM-системы управления поставками представлены следующими ПО: Oracle SCM, SAP Ariba Buying and Invoicing, Галактика AMM.

5. Для автоматизации управления персоналом в компании можно воспользоваться следующими ПО: БОСС. Кадровые системы, Корпорация Галактика, Инэк «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом.

6. Системы автоматизации проектирования бизнес-процессов (Project Management): Trello, MS Project, Jira, Wrike.

Каждая из представленных систем автоматизации имеет свои плюсы и минусы. Разобраться во множестве решений без профессионалов бывает непросто. Но даже если наиболее подходящее ПО будет найдено, нужно помнить о целях, ради которых проводится автоматизация. Чтобы задействованные ресурсы и время не были потрачены впустую.

Автоматизация процессов может помочь сэкономить значительные средства, перенаправить активы на развитие и масштабирование бизнеса. Главное, с умом подойти к выбору и процессу внедрения и помнить, что автоматизация без детального изучения процессов может сыграть в минус и принести временный эффект.

Источник: processmi.com