Программа автоматизации бизнеса что это

Содержание

Автоматизация бизнес-процессов: цели, задачи, этапы внедрения

Используя специальные программы, бизнес может автоматизировать все мелкие повторяющиеся, рутинные работы. При помощи такой оптимизации освобождается время для продуктивной работы с клиентами, увеличиваются продажи и прибыль компании.

Что такое системы автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов предприятия — упрощение, оцифровка при помощи программного обеспечения. Большая часть процессов бизнеса универсальна, например: расчёт зарплаты, учёт задач, адаптация сотрудников и т.д. Но есть и индивидуальные необычные формы работы, которые присущи только вашему бизнесу. К таким можно отнести тип затрат, суммы закупок и объёмы.

Автоматизация процессов необходима для:

Оптимизации поставленных задач. Программа поможет назначить ответственного, установить сроки для каждого процесса, при этом экономится время на лишние согласования;
Поможет избежать ошибок, которые часто являются последствием человеческого фактора, такого как невнимательность, забывчивость и т.д.
Упростить процесс работы и ускорить его. Уменьшая количество задач, которые необходимо было бы выполнить вручную. А также сделать работу более понятной каждому менеджеру.
Сделать обработку и хранение информации более безопасными. Такой информацией могут быть личные данные клиентов, сотрудников, контактные данные, покупки и т.д.
Сделать процесс работы бизнеса более прозрачным. Руководитель может просмотреть отчёты по сотрудникам, прибыли, продажам.

Скачать кейс по внедрению CRM в Донау.Лаб
Скачать кейс по внедрению CRM в Азимут Фотоникс
Скачать кейс по внедрению CRM в Альфарм

Зачем нужна автоматизация бизнеса

Система автоматизации улучшит работу любого бизнеса, особенно когда он расширяется. Если число сотрудников организации переваливает за несколько десятков, то контролировать их без вспомогательных программ достаточно тяжело.

20 бесплатных сервисов для бизнеса, которые нужно знать, чтобы не платить за то, за что не платят

Только разобравшись в вопросе, что такое бизнес-процесс, вероятность понять, как работает автоматизации, возрастает. Бизнес-процесс — это последовательность действий, повторяющихся транзакций, которые состоят из серии этапов.

Примером могут служить: действия с заказом, подтверждение заявок, составление отчёта и т.д. В системе автоматизации этот процесс представляет собой налаженную цепочку действий: электронные письма, работа с документами, звонки клиентам и другое. А если эти все действия выполняет человек, то не исключена ошибка, а значит и сбой всей работы.

Одна из задач автоматизации — предотвращение проблем. Она имеет несколько преимуществ:

восстановление контроля над бизнес-процессами;
улучшение коммуникаций;
сокращение количества ошибок;
экономия времени, которое сотрудники могут тратить на основную работу.

Внедрение автоматизации процесс окупаемый, обычно это происходит в течение полугода. Всё зависит от бюджета, затраченного на автоматизацию, и размеров компании. Чем крупнее бизнес, тем быстрее происходит окупаемость. Малый бизнес чаще заказывает внедрение автоматизации на выставление счетов и начисления заработной платы, не тратя бюджет на полноценную автоматизацию.

Системы автоматизации бизнеса, как это работает

В основном автоматизации подвергаются следующие направления: отдел продаж, управления, контроль качества, финансов, производства, маркетинга.

Например, для руководителя система поможет в формировании отчётов, создании счетов, согласовании бюджета. Что касается качества, то при помощи программ есть возможность наладить работу с отзывами, отправлять уведомления о задачах и т.д. В производстве происходит автоматизация контроля за оборудованием, его состоянием, производительностью на производстве, товародвижением.

Цели автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнес-процессов — одна из форм ведения бизнеса, целью которого является рост и трансформация. Цели, которые можно достичь при помощи системы:

Управлениебазой. Для получения информации по клиенту и его истории потребуется нажатия одной клавиши.
Анализотделапродаж. Система автоматизации позволяет создавать аналитические отчёты по отделу продаж, такие как: движение заинтересованного клиента по воронке, план-факт, количество сделок за отчетный период. Такие отчёты позволяют менеджеру отслеживать эффективность своих действий и устранять возникшие сложности, увеличивая при этом продажи.
Сокращениерутинныхзадач. Внедрённая автоматизация позволяет свести к минимуму ручную работу, особенно ту, которая является рутинной, самостоятельное выполнение рассылок, планирование, управление клиентами и другие задачи.
Быстроесогласованиетекущихвопросов. Система автоматизации сокращает время на необходимое согласование, а значит процесс принятия решения происходит гораздо быстрее.
Эффективныекоммуникации. Автоматизация повышает общую эффективность бизнеса. Все коммуникации внутри компании происходят быстро, что позволяет избежать затруднений в выполнении поставленных задач.
Сокращениеошибок. Процессы, которые выполняет машина, имеют гораздо более точные и имеют меньше ошибок, чем выполненные человеком.
Управлениепроектами. Автоматизация позволяет контролировать проекты.

6 важных задач для эффективной работы с клиентами в БИТ.CRM:

Вся клиентская база сегментирована без риска потери данных
Показатели эффективности сотрудников в одном экране 1С
Автоматизированная воронка продаж
Трекер задач
Быстрое создание типовых документов
Дашбоды показателей для управления продажами

Внедрив систему автоматизации в свой бизнес, вы получите немалое количество выгоды. Для руководства компании это возможность контроля целей в реальном времени, получение понятных отчётов по эффективности компании, подразделению или отдельному сотруднику. Безопасность и минимизация рисков ещё одно преимущество для руководства, как результат внедрения автоматизации. Не нужно переживать об утечке информации при увольнении сотрудника.

Для коммерческого директора внедрение автоматизации это:

отчётность, по которой можно отследить работу сотрудника;
возможность упрощённого управления лидами, заявками и прослеживать эффективность рекламы;
возможность просмотра сквозной аналитики;
увеличение продаж за счёт уменьшения времени на повторяющиеся задачи, снижение риска ошибок, более продуктивная работа менеджеров;
контроль исполнительской дисциплины;
быстрый доступ к необходимой информации.

Выгоды, которые получает отдел продаж от автоматизации бизнес-процессов:

результативная воронка продаж;
удобное управление процессом сделки;
управление клиентской базой;
задачами по клиенту;
интеграция с другими дополнительными сервисами;
автоматическая отчётность.

Для маркетологов это:

возможность сегментации клиентов по признакам, необходимым для маркетинговых мероприятий;
осуществления умных рассылок;
проведение сквозной аналитики позволяет видеть эффективность рекламы;
действует встроенная система оценки качества и удовлетворённости.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

Внедрение автоматизации проходит в семь этапов:

Поставлениецелиизадачи. Этим занимаются топ-менеджеры организации. Им необходимо проанализировать проблемы, которыми могут быть потеря данных или документов, различные ошибки сотрудников, отсутствие единого регламента. Описать каждый процесс, работу которого может выполнить программа.
Выбориописаниепроцессовбизнеса. Подбор решения. Пример таких решений: автоматическая рассылка клиентам: коммерческих предложений, кейс по решению задачи т.д.
Написаниетехзадания. Это должен выполнить или штатный программист или нанятое агентство.
Выборпрограммногопродукта. Нужно тщательно подойти к этому вопросу, ПП должен отвечать всем необходимым требованиям сотрудников, поддерживать маркетинговые, бухгалтерские, аналитические сервисы.
Тестированиеобеспечения. Для начала устанавливают его нескольким менеджерам если все хорошо, то подключают и остальным.
Обучениеперсонала. Подготавливаются инструкции и чек-листы для обучения. Если нужно, то корректировка процессов.

Чек-лист по автоматизации продаж

Трата времени на обучение и постановление задач, лучше, чем постоянная потеря времени на составление отчётов и аналитики. CRM построит отчёты, соберёт аналитику, на основании которой можно будет выстраивать необходимую рекламу.

Самостоятельное внедрение

Разрабатывать систему самостоятельно достаточно долго, необходимо иметь специальные знания и навыки, а также штат или как минимум одного программиста, который уже это делал. Тогда возможно всё получится.

Внедрение с помощью вендора

Такой выбор экономит время. Специалисты в этой области настроят ПО без ошибок, и помогут подобрать подходящую вашей отросли и компаний систему автоматизации. Для того чтобы все прошло успешно, нужно сформулировать проблемы и задачи организации, и передать данные программисту. К тому же необходимо договорится о тех поддержке и сервисе.

Этапы внедрения автоматизации

Внедрение автоматизации за 7 дней. Этапы:

Перваявстреча,обычнозанимаетоколополучаса. После беседы, наши специалисты смогут понять подходит ли вашему бизнесу CRM, а вы решите на сколько вам комфортно с нами работать. Во время этой встречи будет проведена демонстрация продукта, и даны ответы на возникшие вопросы.
Второйэтап-уточнениеивыяснениеподробностейдлясоставлениятехническогозадания. Длительность такого этапа около 1 дня. Процесс — проведение интервьюирования с сотрудниками компании, изучение текущих процессов. Если вы до этого момента не сформировали такую систему регламентов, наши специалисты помогут её разработать. Внедрение автоматизации сделает процессы компании более гибкими и динамичными.
Внедрение CRM. Длительность этапа — от 4 дней. Когда все регламенты и техническое задание будут готовы, наши специалисты переходят к внедрению автоматизации. Данный этап самый объёмный, так как специалистам необходимо: настроить справочники, планировщик, раздел задач, воронку продаж, лиды, монитор достижений, интеграции, заполнить шаблоны, настроить доступ и т.д.
Тестирование. По окончанию внедрения, проводится проверка системы. Сравнивается ожидание и реальное поведение системы. Если есть несоответствия, то они устраняются.
Проведениеобучениясотрудниковработевсистеме. Контроль над правильностью выполняемых задач.
Заключительныйэтап — это обсуждение вопросов по необходимому сопровождению.

Ошибки и риски

Внедрение автоматизации не всегда проходит гладко, могут возникнуть следующие проблемы:

Приобретение программы, которая не подошла сотрудникам. Функции не отвечают полностью требованиям, программа сложная и замедляет работу.
Подрядчик тратит большое количество времени на изучение компании, и навязывает ненужные дополнительные услуги.
Во время внесения изменений есть риск выйти за пределы запланированного на автоматизацию бюджета.
Менеджеры не хотят работать по новой системе.

Вывод

Автоматизация бизнес-процессов 1С актуальна во многих сферах, она упрощает, систематизирует работу отдела продаж, управления, производства, маркетинга, контроля качества и т.д. Внедрение CRM несёт в себе множество плюсов: безопасное хранение информации, экономия времени на рутинной работе, прозрачность процессов, возможность аналитики и отчётности.

Так как каждая сфера бизнеса уникальна, то внедрение автоматизации требует индивидуального подхода, как к отросли в целом, так и к регламентам работы.

Всё ещё не приняли решение об автоматизации? Не откладывайте. Внедрение системы повышает продуктивность сотрудников, а значит и эффективность всего вашего бизнеса.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Источник: www.1cbit.ru

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это перенос рутинных простых задач в сервисы для автоматизации. Благодаря автоматизации принимать заказы, выставлять счета, отправлять товары и многое другое можно на автомате, без участия людей.

автоматизация

Пример автоматизации бизнес-процесса «Подбор персонала» с помощью bpm системы от Terrasoft . Система помогает вести кандидатов по разным сценариям и автоматизирует работу рекрутера

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1000 счетов. Такая же ситуация с другими процессами в компании: от подбора персонала до управлением закупками.

Автоматизация помогает компании: :

Увеличить прибыль. Автоматизация бизнес-процессов позволяет обслуживать бОльшее количество клиентов меньшим количеством сотрудников. Когда рутинные задачи организованы с помощью специальных программ, участие человека нужно только в нестандартных ситуациях. Прибыль компании растет, а расходы на персонал — нет. Сотрудники могут получать бОльшую зарплату, так как успевают обрабатывать больше клиентов.

Сэкономить время. Некоторые задачи, например распределение заказов между менеджерами, вообще не приносят компании деньги, но делать их нужно, иначе все процессы остановятся. Автоматизация таких задач помогает сотрудникам больше заниматься делами, которые требуют творческого подхода или приносят прибыль.

Повысить эффективность и точность процессов. Есть процессы, в которых очень важна точность. К примеру, оформление накладных в службе доставки интернет-магазина. Лучше дать пользователю выбрать нужное почтовое отделение из списка, чем заставить менеджера принимать заказы по телефону. Менеджер устанет и ошибется, посылку отправят не туда и клиент не получит заказ в срок по вине магазина.

Улучшить процессы. Некоторые бизнес-процессы или очень дорого, или вообще нереально обрабатывать вручную. К примеру, обзвонить всех участников конференции на 1000 человек и напомнить им, что конференция завтра. Но им можно отправить SMS и email или сделать обзвон с помощью робота. Автоматизация выводит компанию на новый уровень персонализации в работе с клиентами.

Сравните, насколько проще выставлять счет в интернет-магазине, если подключить автоматизацию:

Без автоматизации	С автоматизацией
1. Менеджер получает заявку.	1. Клиент оставляет заявку, указывая реквизиты для выставления счета.
2. Звонит клиенту, уточняет реквизиты для оплаты.	2. Клиенту на почту автоматически приходит счет с реквизитами, указанными клиентом (без ошибок в сумме и дате).
3. Вручную делает счет в Excel, скопировав старый счет. Может ошибиться.	3. Когда клиент оплачивает счет, менеджеру приходит уведомление. Товар уезжает со склада.
4. Отправляет счет клиенту.
5. Менеджер идет или звонит в бухгалтерию, просит проверить, оплачен ли счет, и так несколько раз.
6. После того, как деньги получены, менеджер отправляет товар.

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов

Самый простой инструмент автоматизации — это Microsoft Excel или его бесплатный онлайн-аналог — таблицы Google Spreadsheet. В таких таблицах можно описать процессы и настроить формулы расчета нужных цифровых показателей. Это популярный метод начальной автоматизации работы отдела продаж, который позволяет вести клиентскую базу, контролировать оплаты от клиентов и прогнозировать выручку.

контроль оплат от клиентов

Пример прогнозирования продаж в Excel

Существуют и более сложные системы автоматизации.

Системы управления проектами. Trello, Jira, Asana — это сервисы, в которых можно ставить задачи сотрудникам и распределять их между членами команды. Внутренний заказчик создает карточку задачи, описывает, какой результат он хочет получить. Исполнитель делает задачу, отмечает в карточке, что задача готова. Заказчик принимает или отклоняет работу.

Контроль сроков и качества выполнения задачи лежит на менеджере проекта.

Сотрудник переставляет задачу из одной колонки в другую — все участники проекта получают уведомление, что он начал работать. Не нужно писать в чат: ну что, когда начнешь?

Бухгалтерские системы. 1C, Контур — это системы управления финансами и складом. С помощью таких систем автоматизируется выставление счетов, расчет зарплаты и налогов, создание актов и других документов.

Синхронизация счетов в 1С

Системы управления рабочим временем и персоналом. Bamboohr, Hurma — это системы, где сотрудники могут оставлять заявки на отпуск, следить за рабочим временем, количеством рабочих и выходных дней. Информация об отработанных днях попадает в бухгалтерию, где автоматически рассчитывается зарплата. В некоторых случаях такие системы учитывают рабочие часы и даже делают скриншоты экранов сотрудников раз в 10 минут, чтобы убедиться, что те работают.

Hurma

Hurma автоматически считает, сколько дней отпуска доступно в этом году. Без автоматизации пришлось бы уточнять у hr-ов или руководителя и проводить самостоятельные расчеты

Системы управления клиентами (CRM). AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — это системы учета отношений с клиентами. Для каждого клиента заводится карточка, куда записываются его контактные данные и история общения. К карточке клиента прикрепляется карточка сделки: о чем договорились, сколько это стоит, когда нужно сделать.

Сделка и клиент прикрепляются к ответственному менеджеру, который ведет переговоры и фиксирует их результат в CRM. Если менеджер уйдет из компании, информация о его клиентах сохранится в системе и другой менеджер сможет продолжить работу.

amoCRM

Пример воронки продаж, по которой менеджеры ведут клиента в amoCRM

ERP-системы. Это комплексные системы автоматизации всех процессов в компании.

Системой SAP, например, пользуются такие крупные организации, как Почта России или государственные железнодорожные компании в СНГ.

К примеру, вам нужно синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на эти поезда. Одни пассажиры едут от конечной до конечной, другие сходят на промежуточных остановках. Какие-то поезда едут из других стран. SAP поможет синхронизировать количество вагонов, расписания поездов и внештатные ситуации вроде «поезд опаздывает на полчаса, и по его пути идет другой поезд в это время».

avtom7

SAP для сельскохозяйственной компании

ERP-системы очень гибкие, и позволяют автоматизировать работу любого предприятия или компании. Но именно поэтому они долго внедряются и настраиваются. Для их запуска обычно нанимают отдельных специалистов — интеграторов.

ESP-системы. Системы для отправки массовых email-рассылок, такие как Unisender, — это тоже инструмент автоматизации, в данном случае маркетинговых процессов. Раньше нужно было вручную верстать письмо и отправлять его каждому пользователю. Теперь можно создать макет в блочном редакторе, загрузить список контактов и отправить email сразу по всей базе.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Внедрение автоматизации — долгий процесс. Сначала нужно прописать процессы, подлежащие автоматизации. Затем оптимизировать их, если это возможно. И только после этого выбирать программы и внедрять автоматизацию.

Есть два основных способа автоматизировать процессы предприятия: сделать проект силами персонала компании или обратиться к консультантам. Рассмотрим оба варианта.

Автоматизировать все самостоятельно. В компании создается рабочая группа по автоматизации конкретных бизнес-процессов. Эта группа прописывает задачи, выбирает инструменты и проводит внедрение. Если нужно — привлекает аутсорсеров и другие отделы компании для решения конкретных задач.

Плюсы	Минусы
Нет больших дополнительных расходов. Вы платите ту же самую зарплату сотрудникам.	Нет опыта в автоматизации или есть, но небольшой.
Сотрудники хорошо знают специфику компании и отрасли. Вам не придется доносить контекст и особенности рынка.	Нет мотивации закончить быстро. Сотрудники и так работают у вас в компании, им некуда спешить.
Полная конфиденциальность. Вам не придется рассказывать самые тонкие детали бизнеса людям, которые в нем не участвуют.	Сотрудники не успевают делать свою работу. Основные задачи провисают — их некому делать.
Плохо разбираются в инструментах для автоматизации. Будут использовать те инструменты, которые легко найти или которые на слуху.

Обратиться к команде на аутсорсе. Вы можете привлечь интеграторов: компанию или частных консультантов.

Плюсы	Минусы
Опыт в автоматизации. Специалисты уже автоматизировали много других компаний и проектов и знают, как избежать типичных ошибок.	Дополнительные расходы. За этот проект придется заплатить отдельно и немало.
Мотивация сделать все быстро. Вы рассчитаетесь с ними, как только проект будет закончен.	Аутсорсеры не знают специфику компании и сферы бизнеса. Решения аутсорсеров могут быть неадекватны вашей специфике.
Сотрудники не отвлекаются от своих задач. Ваш персонал может делать свою основную работу.	Нет гарантий надежности. Даже самое сильное портфолио не гарантирует исполнительность и качество работы. А от своей команды вы знаете, чего ожидать.
Будут навязывать свой продукт или стек решений. Нередко консультанты имеют личные предпочтения в использовании тех или иных продуктов, которые не обязательно подойдут именно вам.

У каждого способа автоматизации свои плюсы и минусы. В целом сложные проекты, типа внедрения ERP, лучше доверить интеграторам, работая с ними в тесной связке. Локальные системы, типа CRM, можно пробовать внедрить самостоятельно.

Источник: www.unisender.com

Автоматизация бизнеса: как повысить эффективность работы компании

В рыночных условиях для успешной конкуренции компании необходимы высокая производительность труда, грамотная организация рабочих процессов и минимальные затраты ресурсов.

Достичь этого позволяет автоматизация бизнеса. Благодаря ей повышается эффективность функционирования предприятия, и увеличивается прибыль.

В статье расскажем о том, для чего нужны сервисы автоматизации бизнес-процессов: о преимуществах, применении, видах. А также о том, как их внедрить и избежать при этом ошибок.

Автоматизируем ваш бизнес. Бесплатная консультация.

Что такое автоматизация бизнеса?

Автоматизация бизнес процессов — это, простыми словами, перенос выполнения повторяющихся, однообразных операций в обязанности программ, которые упрощают и ускоряют их реализацию. Для этого рабочие процессы преобразуются в четкие алгоритмы, описывающие, что надо сделать для выполнения той или иной задачи. И в программной среде создаются необходимые функции, инструменты и шаблоны. Сервисы автоматизации проводят множество операций без участия людей.

Автоматизация применима к двум уровням относительно структуры компании:

Для отдельных сотрудников. Например, для ведения заказа менеджером с момента поступления заявки клиента и до отправки товара.
На уровне компании. Создаются цепочки, по которым задача по мере выполнения автоматически переходит от одного исполнителя к другому (человеку или отделу). Пример такой цепочки: отдел продаж получает и оформляет заказы, поступающие от клиентов, — передает их на склад для сбора — со склада товары отправляются в транспортный отдел для доставки.

Работа внутри каждого отдела благодаря автоматизации бизнес процессов становится эффективнее, и их сотрудничество между собой тоже, так как они действуют в единой информационной системе, либо в отдельных, но интегрированных между собой системах.

Рассмотрим на примере продаж системы автоматизации бизнес процесса в компании, как все ускоряется и упрощается.

Процесс продаж в интернет-магазине без автоматизации	Процесс продаж в интернет-магазине с автоматизацией
1	Менеджер получает заявку.	Клиент оставляет заявку на сайте, указывая реквизиты для счета.
2	Звонит клиенту, чтобы выяснить реквизиты для выставления счета.	Получает на e-mail счет, сформированный сервисом автоматизации.
3	Вручную составляет счет в Excel, вставляя туда реквизиты заказчика и рискуя ошибиться и указать их неверно.	Как только клиент оплачивает покупку, это отражается в учетной базе. Менеджер автоматически получает уведомление и отправляет заказ.
4	Отправляет счет клиенту.
5	Подождав некоторое время, звонит или идет в бухгалтерию, чтобы выяснить, пришли ли деньги.
6	После оплаты отправляет товар.

Из таблицы видно, что автоматизация вдвое сокращает количество необходимых шагов. И некоторые из них не требуют личного участия менеджера, позволяя ему обслуживать за день больше клиентов и выполнять другие задачи.

Использование систем автоматизации бизнеса, по отзывам внедривших их компаний, положительно влияет на результаты работы любого предприятия — и небольшого, и крупного.

Источник: scanport.ru

Автоматизация бизнеса — путь к успеху современных компаний

Чтобы высвободить часть человеческих и финансовых ресурсов, сформировать оптимальную стратегию управления и повысить производительность работы, прогрессивные компании возлагают выполнение стандартных процессов рутинных операций на специальное программно-аппаратное или программное обеспечение. Этот процесс носит название автоматизации бизнеса.

1. Зачем современному бизнесу автоматизация

Сотрудники выполняют скучные рутинные задачи, требующие не интеллектуальных усилий, а постоянного внимания к деталям или отдельным операциям?
Ведение бизнеса требует обработки больших объемов информации?
В бизнес-процессах выявлены проблемные участки (например, «шумы» в коммуникациях, препятствующие своевременному выполнению поставленных задач, часто повторяющиеся ошибки)?
Присутствуют трудоемкие задачи, на решение которых отводятся ограниченные промежутки времени?

Если хотя бы на один вопрос менеджер отвечает положительно, однозначно стоит задуматься об автоматизации бизнеса.

В первую очередь следует понять, какие процессы будут подвергаться автоматизации:

базовые — непосредственно относящиеся к производственному процессу;
оперативные;
сервисные — создающие необходимые условия для возможности реализации базовых процессов).

К примеру, для юридической фирмы работа с клиентами и их делами будет являться базовым процессом, тогда как обработка канцелярией внутренней документации, делопроизводство можно отнести к категории сервисных процессов.

Автоматизация базового процесса оказывает прямое влияние на уровень дохода компании, работа с сервисными процессами — только опосредованное, отследить которое и выразить в конкретных цифрах намного сложнее.

Для большинства компаний ключевыми задачами автоматизации бизнеса являются:

Ускорение и упорядочивание бизнес-процессов. Четко разграничив полномочия, определив сроки выполнения операций, порядок осуществления коммуникаций, можно добиться максимальной прозрачности процессов и свести к минимуму риски, связанные с человеческим фактором в задачах, требующих участия нескольких сотрудников (в том числе разных структурных подразделений).
Экономия. В зависимости от направления автоматизации бизнеса, путем внедрения соответствующего программного (программно-аппаратного) обеспечения можно либо сократить затраты, либо добиться роста производительности труда.
Улучшение психологического микроклимата в коллективе. Четкое распределение обязанностей позволяет избежать лишних конфликтов между сотрудниками на почве неопределенности о зонах ответственности.
Повышение лояльности клиентов, улучшение репутации компании.

Говоря об эффективности автоматизации, стоит отметить, что нулевой или отрицательный эффект от автоматизации — редкость. Это становится возможным в условиях саботажа со стороны менеджеров, то есть в ситуации, когда после приобретения и внедрения средство автоматизации просто игнорируют, никак не используют в процессе деятельности.

2. Успехи автоматизации бизнеса «в лицах»

Цифровизация и автоматизация — тренды современного бизнеса во всём мире. Сложно найти успешную крупную или среднюю компанию, которая полностью игнорирует цифровые решения: у которой нет сайта, или которая не пользуется никаким программным или аппаратным обеспечением в деятельности. Многие предприятия практикуют комплексный подход, параллельно внедряя несколько систем, взаимно дополняющих друг друга.

Из российских компаний, использующих автоматизированные системы зарубежного или отечественного производства, можно отметить:

Магнитогорский металлургический завод;
Рязанский нефтеперерабатывающий завод;
Тюменскую нефтяную компанию;
Ростелеком;
Сургутнефтегаз.

Этот перечень далеко не полный. Применение специализированных программ само по себе не является универсальным ключом к успеху, однако оно эффективно помогает справиться с целым комплексом препятствующих динамичному развитию бизнеса факторов.

3. Инструменты автоматизации — популярные и эффективные

Автоматизировать в бизнесе можно практически любой процесс, главное — подобрать для этого правильный инструментарий. Вид автоматизации будет зависеть от того, для работы с какой группой она предназначена:

Операционные процессы (относятся к категории базовых). Выбор сервиса связан со спецификой бизнеса. В большинстве случаев это CRM, ERP, САПР, АСУТП.
Управляющие процессы. Здесь подойдут CRM, ERP, а также системы управления проектами.
Поддерживающие процессы. В данной категории пригодится вездесущая 1С, системы электронного документооборота, конструкторы документов.

С чего начать автоматизацию бизнеса? Ответ на этот вопрос также следует искать в его специфике. Как показывает практика, если ранее сотрудники не сталкивались с автоматизированными системами, внедрять сразу целый комплекс модулей, направленный на охват максимального количества бизнес-процессов, будет сложно. Кроме того, менеджер обязательно столкнется со скрытым или выраженным сопротивлением со стороны сотрудников, так как подобные продукты позволяет упростить процессы после успешной адаптации, но требует дополнительных трудозатрат на этапе внедрения.

Рекомендуется приступать к автоматизации поэтапно, начиная с выделенной группы, постепенно распространяя инструментарий на весь комплекс процессов.

3.1. Эффективные инструменты иностранных разработчиков

Зарубежные компании уже успели представить на рынке целый комплекс сервисов автоматизации, их перечень постоянно пополняется.

В настоящее время наибольшей популярностью пользуются:

SAP ERP . Один из мировых лидеров на рынке систем автоматизации. Более 400 тысяч компаний из 180 стран мира успешно пользуются SAP ERP. Это система модулей, позволяющая объединить все процессы компании, оставляя при этом достаточную степень автономности каждому из них. Также есть возможность подключить дополнительные узкоспециализированные модули. Следует учитывать, что это продукт международного уровня, а значит, требует перевода интерфейса и адаптации документооборота.
Microsoft Dynamics AX (Axapta). Ещё один комплексный продукт, ориентированный на автоматизацию среднего и крупного бизнеса. Microsoft Dynamics AX (Axapta) отличается гибкостью — подобрать оптимальный комплекс модулей и адаптировать его в том числе для российской компании несложно. Нельзя не отметить, что система имеет русифицированный интерфейс и позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет как с учетом международных, так и отечественных требований. Из недостатков пользователи отмечают высокую стоимость лицензии, а также перегруженность функционала некоторых процессов, замедляющую их работу.

3.2. Популярные инструменты российских компаний

Российские разработчики также не обходят вниманием необходимость автоматизации бизнес-процессов. Среди существующих отечественных инструментов можно выделить следующие:

1. Doczilla Pro . Платформа предназначена для автоматизации работы с документацией. Позволяет ускорить подготовку договоров и документов, исключить ошибки и неточности, а значит, заключать большее количество сделок за тот же период времени. К достоинствам платформы можно отнести:

наличие полнофункционального текстового редактора, дающего пользователю возможность работать с документом как с обычным файлом, не затрачивая лишнее время на обучение и адаптацию;
возможность самостоятельно создать один интерактивный шаблон вместо нескольких типовых форм, запретить текст документа к редактированию (в таком случае, можно быть уверенным, что в нужный документ не будут внесены несанкционированные правки);
возможность согласовывать документы в едином пространстве с клиентами и контрагентами.

2. 1С: ERP Управление предприятием . Система получила широкое распространение как в России, так и в ряде стран СНГ благодаря универсальности. 1С: ERP включает в себя блоки маркетинга, закупок, управления производством, учет расходов, ТОИР, бюджетирование/планирование, управление персоналом. Предприятие может выбрать и внедрить наиболее подходящие блоки. Кроме того, разработчики постоянно обновляют систему, предлагая специальные отраслевые модули, например, для строительства.

3. Галактика ERP . Помимо бухгалтерского и налогового учета, разработанного на основании российского законодательства, функционал системы также включает в себя модули управления логистикой, производством, персоналом и финансами. Заказчик также имеет возможность сформировать ERP-систему для предприятия, выбирая только необходимые модули.

4. Пять «лайфхаков» автоматизации бизнеса

Приступая к процессу внедрения программного обеспечения для автоматизации бизнеса, менеджерам приходится сталкиваться с целым рядом затруднений. Конечно, внедрение принципиально нового подхода к организации бизнес-процессов сопряжено с новыми задачами, на адаптацию которого персоналу нужно время. Однако некоторых трудностей можно избежать, если правильно подойти к вопросам внедрения и воспользоваться следующими «лайфхаками»:

Каждой группе задач — свой тип автоматизации. Распространенная ошибка новичков — купить дорогой универсальный инструмент и попытаться применить в специфической отрасли без адаптации. Продукт, даже высококачественный, будет малоэффективен, к примеру, в энергетике, если при разработке он был нацелен на пищевое производство, и наоборот. Также следует учитывать, что инструмент автоматизации нужно применять к той группе процессов, для которой он разработан. Управление проектами — для менеджеров, не для производственного персонала. CRM — для маркетинга и отдела продаж.
Стадии принятия автоматизации— бороться или принять. Борьба, торг, принятие — стадии, сопровождающие процесс внедрения в состоявшейся и функционирующей компании. Менеджеру нужно быть готовым к тому, что персонал воспримет идею автоматизировать бизнес-процессы равнодушно (при оптимальном сценарии) или даже будет активно ей противодействовать. На преодоление человеческого фактора уйдет некоторое количество времени. Слишком торопить события не стоит, но и игнорировать откровенный саботаж тоже нельзя.
Подбор готового инструмента или разработка собственного. Подбор готового продукта — это более быстрое, дешевое и эффективное решение, чем разработка уникального. На рынке представлено достаточное количество автоматических систем — в том числе комплексных, и выбрать оптимальный вариант не так сложно. Пользоваться готовой системой можно практически сразу же после приобретения лицензии, а на разработку и отладку вновь разработанной могут уйти годы.
Быстрый эффект от автоматизации — как посчитать и получить. Автоматизация не даёт мгновенного эффекта. Однако просчитать всё-таки можно. Самый простой способ — отследить в динамике показатель, характеризующий целевой процесс автоматизации. К примеру, если автоматизировано составление договоров в юридической компании, можно сравнить, сколько подобных документов составлялось за промежуток времени (например, месяц) до и после внедрения. Приступать к расчетам в первый же месяц использования нового ПО не стоит (сотрудникам необходимо время на обучение)
Автоматизация с нуля — с чего начать. Начать следует с анализа действующих бизнес-процессов и выбора наиболее критичного. Если компания регулярно сталкивается с тем, что сотрудники делают механические ошибки при составлении документов, первым шагом будет внедрение соответствующего конструктора. Задачи постоянно «теряются», исполнителей не найти? Срочно нужна система электронного документооборота.

Заключение

Без автоматизации современной компании обойтись невозможно. Внедрение специального программного обеспечения — шаг на пути оптимизации затрат времени, труда, ресурсов. Главное, вовремя начать использовать оптимальные инструменты для бизнеса.

Применение Doczilla: Недвижимость Юридические фирмы, адвокатские бюро Банки Страховые компании Лизинговые компании Ритейл Промышленные компании Девелопмент и строительство Запросить демо