Аудит в сфере закупок — это независимая проверка деятельности заказчиков с целью анализа и оценки проведенных заказов, которую выполняют контрольные ведомства.
Статья актуализирована экспертом Эллой Залужной
Основные понятия
Аудит в сфере закупок представляет собой экспертно-аналитическую и информационную деятельность, которая проводится путем проверки и оценки сведений по конкретной закупке. Ведомствами аудит проводится по ФЗ-44 и охватывает все этапы закупочной деятельности заказчика, а именно: этап планирования, осуществления закупок, заключения и исполнения договора.
Планируемые к заключению, заключенные и исполненные контракты подлежат анализу в части расходования денежных средств. Рассказываем, по каким критериям в аудите оцениваются соблюдение участниками контрактной системы в сфере закупок законодательства РФ контрольными ведомствами:
- законность;
- целесообразность;
- обоснованность;
- своевременность;
- эффективность;
- результативность.
Другими словами, что подлежит оценке при проведении аудита в сфере закупок: выполнение условий контрактов по срокам, объему, цене, количеству и качеству приобретаемых товаров, работ, услуг, порядок ценообразования и эффективность системы управления контрактами.
Аудит в сфере закупок
Кто проводит
Контрактное законодательство разъясняет, кем осуществляется аудит в сфере закупок по 44-ФЗ (ч. 1 ст. 98):
- счетной палатой (41-ФЗ от 05.04.2013);
- контрольно-счетными органами субъектов и муниципальных образований (6-ФЗ от 07.02.2011).
Проведение проверки предполагает выполнение следующих функций:
- обобщение результата закупочной деятельности;
- установление причин выявленных отклонений и недостатков;
- подготовка предложения, которое направлено на устранение нарушений и на совершенствование контрактной системы;
- систематизация информации о реализации указанных предложений;
- размещение в ЕИС обобщенной информации о результатах.
44-ФЗ (ст. 98) и 41-ФЗ (ст. 15) уточняют, какой орган осуществляет аудит в сфере закупок на федеральном уровне, — Счётная палата. Ведомство при проведении проверки руководствуется стандартами:
- СГА 101 «Общие правила проведения контрольного мероприятия»;
- СГА 302 «Аудит в сфере закупок товаров, работ и услуг»;
- СГА 102 «Общие правила проведения экспертно-аналитических мероприятий».
При проведении обязательного аудита 44-ФЗ соответствующим органом составляется акт, который доводится до сведения руководителей проверяемых организаций и публикуется на сайте ЕИС. Информация о результатах экспертно-аналитической деятельности содержит в том числе следующие сведения:
- Количество контрольных мероприятий.
- Количество и сумма заказов, в том числе при проведении которых выявлены нарушения законодательства о контрактной системе, сделан вывод о нерезультативном расходовании бюджетных средств (к примеру, в нарушение ст. 34 и 94 оплачены работы, которые фактически не выполнены, или в нарушение ст. 95 допущено изменение существенных условий договора, например изменен размер авансирования, или в нарушение ст. 22 в состав расчета НМЦК включены расходы на временные здания и сооружения, которые проектом на проведение работ не предусмотрены, и т. д.).
- Количество выданных предписаний, обращений, направленных в правоохранительные и контрольные органы.
Также фиксируются нарушения в:
44-ФЗ | Закупка товаров, поставляемых в ходе работ/услуг — критерии, правила, ограничения
В КонсультантПлюс эксперты делятся опытом по работе с аудитом. Вот пример одного из таких материалов.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО .
Источник: goscontract.info
Актуальные вопросы внутреннего аудита закупочного процесса
Составляющие закупочного процесса и ключевые контрольные процедуры
- планирование закупок (включая формирование требований к продукции),
- подготовка к проведению закупок и их объявление,
- проведение закупочных процедур и выбор поставщиков.
В зависимости от масштаба организации процедуры закупок могут быть детально формализованы на уровне политик и регламентов взаимодействия или просто сводиться к оплате на основе выставленных контрагентами счетов.
Дефекты закупочного процесса могут быть изначально заложены в его структуре (например, отсутствие контролей в наиболее проблемных/ рисковых этапах) или стать следствием ненадлежащего дизайна контрольных процедур, некачественного их выполнения, умышленных действий работников (корпоративное мошенничество).
I. Планирование закупок
Как проводится аудит в сфере закупок
Мероприятия по проведению аудиторской проверки операций в сфере закупок регламентированы Законом от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ в ст. 98 и Законом от 05.04.2013 г. под № 41-ФЗ. Аудиторы дают экспертную оценку эффективности работы закупочной системы и ценообразования, уровню профессионализма участников сделок. Вопрос: Унитарное предприятие подготавливает электронный конкурс на закупку услуг по проведению обязательного финансового аудита. Нужно ли устанавливать в конкурсной документации требование о членстве участников закупки в СРО аудиторов?
Посмотреть ответ
Проведение аудита в сфере закупок
- Подготовка.
- Основные проверочные мероприятия.
- Подведение итогов.
Подготовительные процедуры представлены действиями по изучению предмета и объекта проверки, анализу их специфики. Формирование такой информационной базы необходимо для определения методики исследования и уточнения потенциальных рисков. Аудиторы в процессе подготовки к работе составляют перечень нормативных актов, регулирующих правоотношения в сфере закупок, список вопросов для анализа, определяют источники получения данных.
После обобщения предварительных задач и целей проверка разбивается на условные этапы. Для каждого действия устанавливается срок выполнения, назначаются ответственные аудиторы. На подготовительном этапе вся информация берется проверяющими из публичных источников:
- сведений из единой инфосистемы в сфере закупок;
- официальных сайтов компаний и контролирующих органов;
- торговых площадок в интернете.
Итогом подготовительного этапа является разработка программы аудита. Следующий шаг – проведение основных аналитических работ. Их суть заключается в проверке законности действий вовлеченных в процессы закупок участников, обоснованности понесенных издержек и их эффективности. Проверке подлежит прогнозируемая результативность по расходным операциям. Аналитические выводы основываются на итогах проверки информации по всем реализованным закупкам в рассматриваемом периоде.
Закупочные мероприятия для целей аудита должны быть систематизированы:
- по контрактам;
- по количественным и стоимостным признакам;
- с учетом количества поданных заявок и процента их отклонения.
ВАЖНО! Если закупки были произведены у единственных поставщиков, то их надо разделить на две группы: с общей ценой сделки до 100 тысяч рублей и свыше этого лимита.
Аудиторы после обобщения предоставленной им информации осуществляют проверку целесообразности затрат в рамках закупочной деятельности: определяются государственные нужды, для устранения которых была реализована закупка, сверяется соответствие трат нормируемым ограничениям и плановым показателям. При оценке обоснования аудиторы анализируют объемы поставок, оценивают качество продукции.
Дополнительным элементом анализа является проверка своевременности производимых расчетов между контрагентами. На этом этапе анализируются условия контрактов, порядок их исполнения, реальность оговоренных сторонами сроков, изучаются пути минимизации бюджетных затрат. Аудиторы при проведении мониторинговых мероприятий должны корректировать получаемые результаты на фактор сезонности, продолжительности производственного цикла и необходимость обеспечения непрерывного технологического цикла по отдельным предметам сделок.
Эффективность затрат оценивается путем анализа плановой и контрактной документации.
Аудиторы проверяют надежность выбираемых предприятием поставщиков, обоснованность устанавливаемых ими цен.
На этом этапе проводится сравнительная сверка условий сотрудничества с избранными и потенциальными контрагентами. При оценке результативности издержек фиксируется степень удовлетворения нужд организации в экономическом и социальном аспектах.
На заключительной стадии аудита происходит обобщение аналитической информации, ее отражение в отчете. В итоговом документе обозначаются обнаруженные проблемы и риски, нарушения. Задачей аудитора является не только поиск недостатков, но и путей их устранения. В отчетной форме должны содержаться предложения по совершенствованию деятельности в сфере закупок.
Органы аудита
Проверяющие органы должны руководствоваться федеральными законами и внутренними регламентами. В роли аудиторов могут выступать:
- Счетная палата РФ;
- контрольно-счетные структуры муниципального и регионального подчинения.
Для органов, наделенных контролирующими и счетными функциями, законодательно предусмотрена организационная автономность. Постоянно действующей структурой в области финансового мониторинга является высший орган госконтроля – Счетная палата. Ее представителям дано право использовать широкий набор аналитических приемов, запрашивать детальную информацию от лиц, вовлеченных в проверяемые процедуры. Этот орган обладает материальной независимостью, на его деятельность не оказывает влияние состояние политической конъюнктуры.
Задачи, методы
Задачи аудиторской проверки сводятся к получению таких сведений:
- наличие или отсутствие противоречий законодательным нормам в осуществленных мероприятиях в сфере закупок;
- степень правильности ведения бухучета;
- оцениваются полнота и достоверность отчетных форм;
- поиск путей оптимизации налоговой базы;
- проверка правильности оформления договорных отношений:
- анализ достоверности осуществленных работ по оценке имущественных активов;
- выявление уровня эффективности в использовании ресурсов предприятия;
- анализ ценовой политики.
Конечной целью является определение достоверности и точности показываемых в отчетности данных, обоснованности расходов и выявление резервов для повышения результативности работы.
КСТАТИ, дополнительно аудиторы могут оказывать консультационную поддержку руководящего персонала проверяемых учреждений.
Методика аудиторской проверки строится на определении ряда абсолютных и относительных показателей. В числе количественных критериев выводится уровень потенциальной экономии средств бюджета. При оценке конкурентной среды рассчитываются такие величины:
- средний объем заявок по каждой закупке;
- количество допущенных заявок в расчете на одну закупку;
- процентное соотношение закупок у единственных поставщиков и сделок на конкурсных условиях.
Получаемые данные по предприятию сравниваются со средними показателями по стране и субъекту РФ. Уровень профессионализма оценивается по численности специалистов со спецподготовкой в сфере закупок.
Объекты проверки
Аудиторские проверки могут затрагивать деятельность таких структур:
- государственные органы власти;
- государственные корпорации;
- казенные учреждения;
- автономные и бюджетные организации;
- внебюджетные фонды;
- унитарные предприятия;
- юридические лица, которые принимают участие в капитальном строительстве на основе инвестиций за счет привлечения средств из федерального бюджета.
Оформление результатов
Результатом проведенной аудиторской проверки является оформленный контролирующим органом отчет (акт). В нем содержатся систематизированные данные по доказательной базе, полученным выводам. В этом документе аудиторы обозначают выявленные проблемы и недостатки, приводят практические рекомендации по исправлению ситуации. В отчетном бланке должны быть такие сведения:
- критерии аудиторской проверки;
- оценка эффективности и правильности организации закупочной деятельности на предприятии;
- характеристика отклонений;
- факты ограничения доступа к информации (при наличии);
- степень значимости недостатков в работе госоргана;
- отражение потенциальных рисков, которые могут быть спровоцированы выявленными проблемами.
Если аудиторы указывают на наличие в действиях проверяемой структуры состава административного правонарушения, инициируется внеплановая комплексная проверка. Обращение в прокуратуру возможно при условии, что проверкой будут установлены факты финансовых преступлений или коррупционных действий. Акт аудита должен быть доведен до руководства проверяемых структур и опубликован на сайте ЕИС.
Источник: assistentus.ru