Информация как таковая со временем превратилась в полноценный ресурс производства, Сегодня ее качество во многом определяет эффективность управления, и для этого на предприятиях активно внедряются автоматические системы.
Автоматизированное управление
Для современного предприятия в целом – это важнейшая функция, без которой практически невозможно вести целенаправленную деятельность. Если же брать автоматические системы управления документами (АСУД), то основным их назначением является подготовка, согласование и обработка документов организации, а результатом внедрения – освобождение сотрудников от некоторых рутинных операций и, как следствие, ускорение всех производственных процессов и повышение конкурентоспособности.
С помощью автоматической системы можно обрабатывать входящие, исходящие, организационно-распорядительные и архивные документы.
Основные функции, выполняемые АСУД:
- автоматический ввод данных и уменьшение за счет этого количества возможных ошибок;
- регистрация входящей и исходящей корреспонденции и последующее перенаправление ее в необходимое подразделение;
- осуществление многоуровневого контроля за исполнением документов, отслеживание сроков;
- поиск и подбор документов, сохранение поисковых запросов, формирование отчетов;
- анализ документооборота организации с целью его оптимизации и снижения затрат на его ведение, формирование статистических сводок.
Автоматические системы управления документами могут использоваться в двух целях. С одной стороны, они обеспечивают привычный (традиционный) порядок документооборота, но на новом, качественном, уровне. С другой – помогают постепенно перейти от бумажной к безбумажной технологии обработки информации.
Регистрация, контроль исполнения документов в СЭД «ДЕЛО»
В любом случае внедрение АСУД несет предприятию определенную пользу. По данным некоторых исследований, автоматическая обработка документации приводит к улучшению и ускорению обслуживания клиентов, к росту эффективности работы подразделений и значительному снижению уровня запасов.
Какую выбрать АСУД для своей организации
Существует множество программ для автоматизации управления документами. Выбор той или иной зависит от объема документооборота, от масштабов деятельности, а также от финансовых возможностей.
Системы автоматизации делопроизводства (САД) применимы в организациях с небольшим документооборотом. Они предназначены для внутреннего пользования, поэтому разрабатываются для конкретного пользователя.
Системы электронного документооборота (СЭД) одновременно и автоматизируют делопроизводство, и работают с различными видами документов, в том числе с юридически значимыми. Охватывают стадии от создания и получения до перемещения и копирования. СЭД внедряются на предприятиях с большим объемом документооборота.
Корпоративные системы управления делопроизводством (КСУД) – универсальные, но в то же время более сложные системы в техническом и организационном плане. Работают со всеми типами документов. Предназначены для использования всеми структурами учреждения.
Принципы электронного документооборота
Источник: archivexpert.ru
АСУД в делопроизводстве. АСУД как инструмент совершенствования деловых процессов. Управление знаниями
3. АСУД как инструмент совершенствования деловых процессов. Управление знаниями.
4. Атрибутивный и полнотекстовый поиск документов.
5. Виды СЭС в зависимости от объема и характера документооборота.
6. Глобальные, национальные и корпоративные информационные системы как среда АСУД.
7. Графические форматы документов, особенности и область применения.
8. Документ как информационный объект.
9. Документирование в АСУД.
10. Документооборот как технология информационного обеспечения деловых процессов СЭС.
11. Жизненный цикл АСУД.
12. Индексирование документов в АСУД.
13. Информационно-поисковые языки (классификационные, ключевых слов, дескрипторные).
14. Информационные ресурсы (ИР) в деловых процессах.
15. Информационные технологии (ИТ) поддержки деловых процессов.
16. ИР национального значения.
17. ИТ интеллектуальной обработки данных в документообороте.
18. ИТ моделирования в документообороте.
19. ИТ обработки транзакций в документообороте.
20. ИТ оперативной аналитической обработки данных в документообороте.
21. Классификация АСУД по виду носителя документированной информации.
22. Классы ИР и их особенности.
23. Контекстная диаграмма делового процесса, ее назначение и построение.
24. Критерии соответствия найденных документов информационной потребности и запросу.
25. Логические структуры для хранения документов.
26. Макро- и микрологистические информационные системы, их виды.
27. Методологии моделирования документооборота.
28. Методология структурного моделирования IDEF0.
29. Многоуровневая иерархическая модель ЖЦ автоматизированных систем.
30. Область применения и особенности электронного обмена данными на основе стандартов EDIFACT.
31. Область применения функционального моделирования IDEF0.
32. Оперативное и архивное хранение документов.
33. Определение документооборота. Деловые процессы и документооборот.
34. Определение информационного ресурса (ИР) (знания — информация — данные — ИР).
35. Определение информационной инфраструктуры, ее компоненты.
36. Основные модели оценки затрат и эффективности АСУД.
37. Основные процессы ЖЦ автоматизированных систем и их модели.
38. Основные технологии электронного документооборота.
39. Переносимый формат документов PDF и его особенности.
40. Пересылка документов в документообороте.
41. Поиск документов в АСУД.
42. Поисковый образ документа и поисковый образ запроса, их модели.
43. Правила декомпозиции контекстной диаграммы в методологии IDEF0.
44. Представление документов в АСУД.
45. Примеры информационной инфраструктуры.
46. Примеры моделей ЖЦ автоматизированных систем.
47. Примеры функциональных моделей документооборота.
48. Проблемы автоматизации документооборота.
49. Производственная архитектура СЭС и автоматизированные системы документооборота (АСУД).
50. Процесс документирования (входы, выходы, ограничения и механизмы процесса)..
51. Редактируемые и нередактируемые форматы файлов документов.
52. Режимы доставки документов в АСУД.
53. Свободная и принудительная маршрутизация.
54. Свойства документированных ИР и их параметры.
55. Связь уровней управления и ИТ документирования.
56. Сервисы и области применения технологий Интернет / Интранет.
57. Системы контроля исполнения документов.
58. Системы управления документами.
59. Системы управления иерархической памятью.
60. Стандарты ЖЦ автоматизированных систем.
61. Структурированные и слабоструктурированные документы, их модели.
62. Технологии доставки документов.
63. Топологии хранения документированной информации. Синхронизация БД (репликация).
64. Требования к документу в АСУД.
65. Удостоверяющий документ. Особенности реквизитного состава и назначение.
66. Физические носители документированной информации и их характеристики.
67. Функциональное моделирование процессов документооборота.
68. Характеристики и основные свойства информационной инфраструктуры.
69. Хранение документов в АСУД.
70. Цели использования АСУД.
71. Экономическая эффективность АСУД.
72. Электронная почта как технология доставки документов.
73. Электронная цифровая подпись.
74. Юридическая сила документа в АСУД.
75. Языки разметки документов, их виды и назначение.
Похожие материалы
- Анализ значения изучаемого экономического показателя (количество претензий и рекламаций на проданную продукцию) во времени с помощью статического метода управления и приемов корреляционно-регрессионного анализа
- Вопросы к зачету и задание для контрольной работы по курсу «Автоматизация принятия управленческих решений»
- Использование информационных технологий в анализе, прогнозировании временных рядов и принятии управленческих решений
Источник: vunivere.ru
Концепция автоматизированной системы управления документооборотом в системе качества
В современных условиях внедрение АСУ документооборота на предприятиях, работающих в условиях конверсии и двойных технологий, имеет неоценимое значение. Специализированная АСУ является главным инструментом управления базами данных и потоками информации при создании, внедрении, функционировании и совершенствовании системы качества (СК) предприятия.
На основе практического опыта установлено, что есть определенный предел количества документации с формализованными процедурами, которое предприятие может обработать. С учетом того, что принятая система качества функционирует по 40 стандартам предприятия, 20-25 методическим инструкциям СК, а также технологическим регламентам и рабочим инструкциям, дальнейшая формализация постепенно ведет к возникновению у работников службы качества неуверенности в том, что они владеют всеми правилами, точно их выполняют. Отмечается также, что предприятиям с числом работающих более 800 человек принципиально невозможно обойтись без информационной поддержки при внедрении и функционировании системы качества.
Для крупных оборонно-конверсионных предприятий характерной чертой является диверсификация тематических направлений, расширение видов деятельности и продукции. Попытка расширять систему менеджмента качества, увеличивая зону охвата деятельности различными системами качества, приводит к неуправляемому или трудно управляемому потоку документов и информации. Последнее порождает внутренние проблемы СК, связанные с качеством ее функционирования, что явно демонстрирует переход количества в качество (в данном случае — его ухудшение) из-за значительной смысловой и текстовой взаимосвязанности совокупности документированных процедур, роста массива статистических данных, объема хранящихся в архивах документов.
Безусловно, структура предприятия, специализация, его размеры, номенклатура научно-технической и производственной продукции и другие факторы существенно влияют на структуру и объем документированной системы качества, на ее вариабельность. Для каждого предприятия конкретная реализация структуры и объема средств, на которых строится АСУ документооборотом СК (АСУ Д СК), по-своему уникальна, проблема состоит в том, чтобы сделать правильный выбор. Однако на ряде однотипных предприятий АСУ Д СК будет иметь много общих черт. Поэтому приводимый в настоящей статье подход к созданию АСУ Д СК и ее структура могут оказаться полезными в практическом и методическом плане.
Для оценки границ применимости системы приведем характеристику того, что вложено в понятие «крупного научно-производственного комплекса» на примере НИИ измерительных систем.
Конверсионное предприятие специализируется в области разработки и производства радиоэлектронной аппаратуры, программно-технических средств автоматизации технологических процессов, радиосвязных и радиотелеметрических систем на основе так называемых двойных технологий. Содержит в своем составе около 80 самостоятельных подразделений: научные, конструкторские и технологические, цеха опытного производства, вычислительный и испытательный центры. Численность сотрудников составляет около 3000 человек.
Объем документации, определенной СК, характеризуется следующими показателями:
● по конверсионной тематике на основе МС ИСО 9001 — 44 стандарта предприятия (СТП) объемом 1500 листов (гражданская тематика);
● по оборонной тематике на основе ГОСТ Р ИСО 9001 — 46 СТП объемом 1600 листов (оборонная тематика);
● по тематике автомобильной электроники дополнительно на основе СК/QS 9000 23 СТП объемом 1150 листов;
● по тематике микроэлектроники — 36 СТП объемом 1100 листов;
● начата разработка документации по версии 2000 года.
Эта документация постоянно разрабатывается, совершенствуется, корректируется. Последнее связано с обеспечением высокой степени безошибочности при выработке изменяемых редакций.
Характеристика объема работ по документообороту в СК.
Вид работ, тип документации
Объем документации в оригиналах
Объем работ по выпуску, коррекции и хранению
Документированная система качества по направлениям:
Создание
1500 листов в год
Коррекция:
7000 листов в год
Хранение копий в архивах:
4450 экз объемом 178000 листов
и 712 листов коррекции в день
44 СТП (1500 листов)
ГОСТ Р ИСО 9001-96 (ОТ)
46 СТП (1600 листов)
СК по микроэлектронике (ГТ и ОТ)
17 СТП по ГТ (500 листов)
19 СТП по ОТ (600 листов)
23 СТП (1150 листов)
ИСО 9001-2000 (ГТ)
30 СТП (1500 листов), в плане разработки
Работы по внутренним проверкам:
— планирование и проведение
— выпуск отчетов
— корректирующие мероприятия
80 подразделений по ГТ
60 подразделений по ОТ
(15 листов на 1 проверку)
2100 листов в год
Работы по картам анализа неисправностей (КАН):
— учет и регистрация
— отчет о выполнении
— анализ и корректирующие мероприятия
60 КАН в год
(по 6 листов на 1 проверку)
Сбор и обработка статистики
(200 листов)
200 листов в год
Организационная работа:
— ОРД и протоколы Дней качества (ДК)
— отчеты
12 ДК у руководства (по 10 листов)
80 подразделений по ГТ
60 подразделений по ОТ
(по 4 листа в квартал на каждое подразделение)
2300 листов в год
Разработка, внедрение, опытная эксплуатация, администрирование АСУ
ТЗ, руководящие документы
(500 листов)
500 листов в год
Услуги пользователям (инструкции и протоколы)
Рабочие инструкции и протоколы
(500 листов)
100 листов в год
Общее количество документации:
14700 листов оригиналов документов при выпуске (1 год)
15000 листов копий СТП при выпуске
178000 листов копий СТП хранятся в архивах
178000 листов коррекции копий СТП при хранении (1 год)
В таблице приводится характеристика объемов работ по документообороту, из которой следует, что ежегодно работникам службы качества приходится выпускать около 15 тыс. листов документов (объем до 45 мегабайт), а в постоянном действии находится до 7 тыс. листов (21 мегабайт) оригиналов документированных процедур (СТП).
В этих условиях создание, постоянное поддержание в работоспособном состоянии обязательных документированных процедур и гарантированный доступ к документации характеризуется наличием трех проблем:
1. С учетом периодической смены версий стандартов СК и следующей за этим полной переработки комплектов документированных процедур, их расширения объем обрабатываемой документации составляет около 14700 листов.
2. Жесткая перекрестная взаимосвязанность СТП в пределах одной СК делает сложной задачу постоянного поддержания в актуализированном состоянии всей системы СТП даже при единичных изменениях.
3. Объем копий СТП, находящихся на абонентном учете и хранении в архивах и обеспечивающих пользовательский режим, составляет 4450 единиц (178 тысяч листов). Это создает серьезную проблему с размножением, учетом и коррекцией копий.
Оценка показывает, что общая трудоемкость создания и обработки документации (без учета творческой части создания документов и их согласования и утверждения) требует постоянного задействования дополнительно около 15 человек.
Приведенные расчеты и соображения могут оказаться полезными для предприятий, планирующих создание и внедрение документированной системы качества. Но кроме того они являются обоснованием необходимости и экономической целесообразности создания АСУ документооборотом СК подобного предприятия. Концепция АСУ документооборота при этом содержит три ключевых момента:
1. Организация автоматизированных рабочих мест (АРМ) на основе персональных компьютеров, лицензионного программного обеспечения и специализированных пакетов прикладного программного обеспечения собственной разработки (или адаптированных).
2. Создание и внедрение системы пользовательских инструкций для сотрудников службы СК, эксплуатирующих указанные АРМы, и пользователей в производственных подразделениях.
3. Включение ПК подразделений-пользователей в единую с АРМами локальную сеть под управлением выделенного сервера.
Включение на втором этапе пользователей в локальную сеть обеспечит безбумажную технологию пользования документированной системой. Максимально необходимый объем копий стандартов, хранящийся в архивах, составит уже 800 единиц (32000 листов) с соответствующим снижением трудозатрат на их коррекцию (до 128 листов в день).
Общее снижение численности работников, связанных с обеспечением документооборота (или предотвращение роста численности на обслуживание возрастающего с внедрением СК документооборота), составит 15-20 человек, даст экономию около 3 млн руб. в год и окупится в течение первого же года полномасштабной эксплуатации АСУ Д, поскольку общие затраты на создание, внедрение и эксплуатацию системы документооборота составляют около 2 млн руб. в ценах 2001 года.
Таким образом, рассмотренная структура и функции элементов автоматизированной системы управления документооборотом СК позволяют:
● отказаться от увеличения в 2 раза штата отдела качества предприятия;
● исключить изготовление и сопровождение дополнительных 50 комплектов копий СТП объемом до 70 тыс. листов;
● сократить сроки на планирование и отчетность по внутренним проверкам качества предприятия в 2-2,5 раза;
● обеспечить одновременный доступ к документам СК 150 пользователям предприятия;
● осуществлять простой переход к интеграции в единую АСУ предприятием.
Источник: ecm-journal.ru