Автоматизированная система контроля исполнительной документации АСКИД — предназначена для контроля полноты, правильности оформления и своевременности предоставления Заказчику исполнительной документации, которую Исполнитель формирует при сооружении объекта капитального строительства.
Функции системы АСкид
- Формирование перечня исполнительной документации, предоставляемой Заказчику в соответствии со СНиП при выполнении строительно-монтажных, ремонтно-восстановительных, электромонтажных работ и работ по монтажу оборудования;
- регистрация исполнительной документации по видам работ, исходя из фактически выполненных объемов и в соответствии с утвержденным перечнем приемо-сдаточных документов;
- фиксация замечаний по качеству предоставляемой исполнительной документации;
- учет сканированных копий исполнительных документов;
- формирование реестров исполнительных документов.
Источник: esk-c.com
ЛУЧШИЕ РАСКИДКИ в Standoff-2.SANDSTONE,RUST
Автоматизированная система
1. Позволяет организовать контроль за исполнением поручений на всех уровнях организационной структуры компании; 2. Дает возможность видеть «срез» всех выполняющихся поручений в любой момент времени; 3. Обеспечивает обратную связь исполнителей с руководством с помощью встроенных инструментов; 4. Позволяет организовать работу между удаленными филиалами организации через Internet; 5. Не требует установки программного обеспечения на рабочих местах; 6. Не требует специального обучения пользователей; 7. Бесплатная техническая поддержка и бесплатные обновления в течение 1 года с момента приобретения; 8. Низкая стоимость.
Возможности системы
Для руководителя Регистрировать поручения Контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику их выполнения Контролировать ход исполнения своих поручений Осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями Фиксировать факт выполнения поручений Просматривать архив выполненных и закрытых поручений Просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений
Возможности системы
Для исполнителя Получать новые поручения от руководства Контролировать сводное состояние своих текущих поручений Осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений Фиксировать факт выполнения поручений Осуществлять поиск своих поручений по различным критериям Просматривать архив выполненных поручений
Как работает АСКИД
Жизненный цикл поручения Руководитель выдает поручение, и оно поступает на исполнение подчиненному На этапе выполнения исполнитель и руководитель могут вести переписку по вопросам исполнения После выполнения поручения исполнитель сообщает об этом руководителю Если выполненное поручение нуждается в доработке, то руководитель может его отправить опять на исполнение со своими комментариями
ЦифроЛикБез_12. АСКИД. ЦифроКонтроль Исполнения Решений.
Как работает АСКИД
Работа помощников Руководитель может делегировать свои права в системе помощнику, с тем чтобы от имени руководителя помощник мог регистрировать поручения в системе и контролировать ход их выполнения Исполнитель тоже может делегировать свои права в системе своему помощнику, с тем чтобы от его имени помощник мог работать с поручениями
Как работает АСКИД
Работа на всех уровнях организации АСКИД можно использовать на любом уровне организационной структуры компании
Источник: studfile.net
Автоматизированная система контроля исполнения документов. Особенности Автоматизированных систем контроля исполнения документов
Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.
Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.
Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Интернет, архивное хранение документов позволяет организовать единое информационное пространство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.
Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации:
- • документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);
- • организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
- • систематизация архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия решений, секретность).
Автоматизированная система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:
- • после регистрации информационного материала в качестве документа его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;
- • документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные и т.д.);
- • система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица — сотрудники соответствующих служб или IT, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
На рис. 3.10 представлен алгоритм работы Автоматизированной системы контроля исполнения документов и поручений (АСКИД).
Рис. ЗЛО. Алгоритм работы Автоматизированной системы контроля исполнения документов и поручений (АСКИД)
Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/ получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».
АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности: руководителям:
- • создавать (регистрировать) новые карточки документов;
- • создавать (регистрировать) новые поручения;
- • отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей;
- • контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины;
- • контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей;
- • осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений;
- • фиксировать факт выполнения поручений («закрывать» поручения);
- • осуществлять поиск поручений по различным критериям;
- • просматривать архив выполненных и закрытых поручений;
- • выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение;
- • выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки поручений по различным критериям;
- • просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений;
- • получать новые поручения от руководства;
- • контролировать сводное состояние своих текущих поручений;
- • осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения;
- • фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя);
- • осуществлять поиск своих поручений по различным критериям;
- • просматривать архив выполненных поручений;
- • выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение;
- • выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.
Преимущества АСКИД:
- 1. Многоуровневая вертикальная система сквозного контроля: поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений, полученных от вышестоящего руководства.
- 2. Легкость внедрения: система проста в освоении и не требует специального обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требует установки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходим только Internet Explorer.
- 3. Гибкость: для каждого руководителя, заместителя руководителя или менеджера могут быть определены свои виды документов и категории поручений.
- 4. Обмен информацией: система позволяет вести переписку по вопросам, связанным с исполнением поручения как между руководителем и исполнителями, так и исполнителям между собой с помощью встроенных инструментов.
Источник: studref.com