Программа asana как пользоваться

Содержание

ФОТОГРАФИЯ реальных клиентов Asana с цветными задачами Asana на переднем плане, которые показывают достижения, воплощённые в жизнь с помощью нашего продукта

С помощью Asana наши клиенты могут добиться многого. Ниже приводится самая важная информация, с которой вам необходимо ознакомиться на первоначальном этапе.

Хотите, чтобы инструктор познакомил вас с этими материалами и ответил на вопросы в прямом эфире? Запишитесь на обучающий вебинар.

Краткая ознакомительная демонстрация

Внешний вид и функции Asana постоянно совершенствуются. Изображение на вашем экране может отличаться от того, что показано в видео, однако фундаментальные принципы остаются незыблемыми.

1. Как создать задачу

Всё начинается с задачи. Задачи — действия к выполнению и главные компоненты, на которых строится Asana.

Чтобы создать задачу, откройте проект, введите название задачи, а затем нажмите «Ввод» и продолжайте добавлять задачи.

Обзор Asana за 10 минут. Платформа для управления компанией.

Советы по созданию задач

2. Как создать свой первый проект

Проекты — это способ организации и планирования всех задач, относящихся к определённой инициативе, цели или большому объёму работ. Проекты можно отображать в виде списка, доски, календаря или хронологии, а также переключаться между этими представлениями в любое время.

Типы проектов, которыми можно управлять в Asana

В Asana можно планировать и вести, по сути, любые проекты. Ниже приводятся самые распространённые примеры:

Типы проектов Asana

Смотрите дополнительные примеры методов использования Asana или начните с готового проекта из нашей библиотеки шаблонов.

3. Систематизация проекта

Объединяйте схожие задачи в разделах

Пример разделов в представлении Asana в виде списка

Разделы группируют задачи, облегчая навигацию в проекте. Они наиболее полезны для категорий, которые не меняются по ходу работ. Например, разделы можно создавать по временным рамкам (например, квартал или месяц), этапам проекта или в стиле Канбан — «нужно сделать», «делается», «сделано».

Сортировка и фильтрация задач в проектах по настраиваемым полям

Как сортировать задачи по настраиваемому полю в Asana

Настраиваемые поля похожи на заголовки столбцов электронных таблиц. По ним имеющиеся в проекте задачи можно фильтровать и сортировать по таким критериям, как приоритет, статус задачи, затраты или согласование. Группируйте свои проекты, нажав кнопку фильтров или сортировки.

4. Как найти свою работу и актуальную информацию о ней

По мере выполнения проекта и поступления новой работы Asana даёт вам множество способов держать всё под контролем. Откройте боковую панель чтобы сразу же увидеть:

Мои задачи

В разделе «Мои задачи» приводятся только те задачи, которые были назначены лично вам, и их сроки выполнения. Заходите в «Мои задачи» в течение дня для просмотра уже выполненных вами задач или вновь поступившей работы, а также, чтобы приступить к выполнению очередной задачи.

Входящие

«Входящие» — это фильтрованная информационная лента, состоящая из новостей, но только по отслеживаемой вами работе. Из раздела «Входящие» также можно предпринимать ответные действия и быстро переходить к своей работе.

5. Как устроена Asana

Проекты и задачи — это базовые компоненты Asana.

Обзор структуры Asana

Организации создаются на базе общего почтового домена вашей компании и объединяют всех её сотрудников, пользующихся Asana.
Группы — это функциональные подразделения в организации, которые обычно формируются с учётом их рабочих задач: маркетинг, продажи или группы наподобие «Офис в Нью-Йорке».
Проекты хранятся в группах (и портфелях), с их помощью вы можете отслеживать всю работу к выполнению, а также обмениваться информацией и взаимодействовать на пути достижения цели, реализации инициативы или плана.
Задачи хранятся в проектах и чётко показывают, кто за какую работу отвечает и к какому сроку должен её выполнить. В задачах приводятся все относящиеся к ним файлы, беседы и инструкции, чтобы вся необходимая информация находится в одном месте.
Портфели содержат группы проектов. С их помощью можно в одном месте просматривать все проекты и обновления статуса по достижению цели или реализации инициативы.

Дополнительные ресурсы для изучения Asana

ИЛЛЮСТРАЦИЯ с вдохновлённой женщиной, испытывающей прилив творческой энергии и любопытства

Как только вы освоите азы, вы можете продолжить расширять свои знания, а команда Asana вам в этом поможет. Мы предлагаем самые всевозможные ресурсы для начинающих, поэтому все могут учиться так, как им нравится.

Я хочу. Ресурсы

Смотреть краткие видео	Смотрите видео о том как работать в Asana или откройте уроки Asana
Посещать тренинги	Запишитесь на онлайн-тренинг или демонстрацию функций; поступите в Академию Asana
Полистать статьи с советами	Руководство по Asana или блог Asana
Пообщаться с кем-нибудь	Зарегистрируйтесь на форуме сообщества Asana или наймите инструктора по Asana

Регистрация

Используйте свой рабочий адрес электронной почты, чтобы мы смогли подключить вас к нужной группе в Asana.

Источник: asana.com

Инструкция по Task Manager «Asana»

Asana - параметры акаунты

За последнее N-ное количество лет в различных проектах я сталкивался с различными календарями, планерами и таск-менеджерами, которые, по сути, выполняют одни и те же функции и все имеют бесплатный тариф (bitrix24, trello, google.calendar). Но в последнее время я для своих личных целей и задач использую Asana (https://asana.com/), которая является удобным и многофункциональным с одной стороны, и не таким перегруженным другими функциями, с другой (как тот же битрикс, например). В сегодняшней статье я хочу рассказать про основные функции, которыми я пользуюсь, и которые могут быть очень полезны вам, особенно, если вы работаете в команде и на вас висит более 3-5 задач одновременно.
С помощью Asana вы с легкостью сможете отслеживать прогресс, дедлайны и результаты для проектов от начала и до конца для всей своей команды. Этот инструмент очень простой в использовании и к тому же бесплатный для большинства функций.

Для входа в Asana используется ваша корпоративная почта и пароль, который вы сами себе придумали.
Пароль и прочую информацию о себе (имя, фото) можно менять на странице настроек. Для этого кликните по своей иконке в правом верхнем углу и выберите пункт: “My Profile Settings”.Откроется модальное окно, где будут вкладки с разными параметрами: имя и фото на первой. Что конкретно вы хотите получать — на второй. Изменение пароля — на четвертой (Account), там будет ссылка “Change your password”.

1. Структура Asana

Структура Асаны
Сперва следует определиться с рабочей средой. По сути, если вы работаете в одной кампании, то и среда может быть у вас одна (ее создает администратор одноразово). Если же вы, например, агентство и у вас могут быть различные большие проекты (или клиенты), то и таких окружений (сред), может быть несколько (их можете создать сами или вас туда могут пригласить).

Например, я на схеме обозначил среду Seolib, хотя там есть и другие проекты. Но они не такие большие, и я не выделяю их отдельно. Все командные и личные задачи ставятся только в этой среде. Вы можете переключиться на персональные проекты, которые видите только вы, но смотрите, не запутайтесь.

Кроме вас их никто не видит, и личные задачи будут доступны для просмотра только при переключении в личную рабочую среду. Рекомендуем работать общей среде. В ней тоже можно создавать приватные проекты, которые будите видеть только вы.
Далее идут команды (teams). Вы можете их создавать по отделам или по направлениям, как вам удобней. Каждый работает в своей команде, но еще видит задачи других команд, может участвовать в задачах, которые созданы в любой из команд, если его отметили как фоловера (наблюдателя), упомянули в комментариях или назначили исполнителем (ответственным).

Создатель задачи автоматически становится фоловером. Каждый может отменить и перестать быть фоловером (значок будильника в нижнем правом углу). Все изменения фоловеры видят в разделе Inbox. Вы можете состоять сразу во многих командах, или в одной команде и отдельных задачах. Можно создать и общие команды, тут уже смотрите на структуру Вашей кампании.
Уровнем ниже идут Проекты. Проект — это объединение задач в единую “папку”. Проектов не должно быть много, оптимально 5-7. Кроме того, важно продумать название проекта. Дело в том, что в списке задач выводится только 7 букв, поэтому старайтесь, чтоб название проекта или укладывалось в 7 букв, или они передавали смысл проекта.
В рамках проекта ставятся задачи. Это четкое описание того, что нужно сделать, например “Написать инструкцию по инструментам”.
У задачи могут быть подзадачи, типа чеклиста к задаче. Например, Инструкция по инструментам может состоять из подзадач: инструкция к Asana, инструкция к Slack, инструкция к Google.Calendar.
Пример акаунта Асаны
Сперва может показатся немного запутано, но если разобраться, все логично и понятно. Посмотрите на скрин выше:
Среда: mobiti.com.ua
Есть несколько команд, которые я вижу: IT-серсис, Маркетинг, Рост.
Если группу раскрыть, но будет видно участников команды, в том числе и себя
Внутри команды IT-сервис есть ряд проектов, например, Написание ТЗ, Отчеты, Seolib.
В основном окне выводятся сами задачи конкретной группы (в данном случае Seolib, он выделен).

2. Задачи (Tasks)

При работе с задачами следует выполнять некоторые правила:

Постановка задач

Работа с моими задачами

3. Тэги (Tags)

В системе реализована очень удобная система работы с тегами. Каждой задаче можно назначать один или несколько тегов (но в списке проектов выводится только один, поэтому старайтесь выбирать один, хотя можно и больше). Вы просто начинайте вводить первые буквы тегов, система вам подскажет:
Теги в Asana
Каждый может создавать свои собственные теги, но лучше их вводить по общему согласованию, т.к. одно и тоже слово (маркетинг, например) для каждого человека может означать что-то свое. При добавлении нового тега, вы сможете выбрать ему цвет, чтоб отличался от других:
Цвета тегов в Asana
Если у задачи несколько тегов, они скрываются за многоточием, но при наведении показывается полный список.

4. Поиск по Asana

Расширенный поиск в Asana

В системе реализован довольно удобный и многофункциональный поиск. Искать можно по чему угодно: по названию задачи, по тегу, по срокам и т.д. Наиболее простой способ — просто пишите название задачи или тега в строке поиска.
Кроме того, можно использовать расширенный поиск с пересечениями (в выпадающем списке последняя строка Advanced Search). Например, задача, которая имеет два тега:

5. Календарь Asana

Календарь в Asana

В Асана есть свой внутренний календарь, на которой выводятся задачи с установленным сроком выполнения. Обратите на это внимание, если у задачи срока нет — то и в календарь она не попадает. Просмотреть календарь можно в трех срезах:
1. Календарь проекта. Для этого просто перейдите в интересующий ваш проект, и в верхнем меню над списком задач просто кликните на Calendar (синяя стрелочка) на скрине.
2. Календарь Группы.Этот календарь выводит все задачи всех проектов в рамках данной группы. Находиться он над списком проектов Team calendar (Красная стрелочка на скрине)

3. Календарь ваших задач. Для этого перейдите в список своих задач (My tasks) и на открывшейся странице перейдите по ссылке календарь.

6. Настройка уведомлений

Вы можете самостоятельно настроить уведомления, которые будут приходить вам на почту. Для этого перейдите в настройки своего акаунта:
Настройки акаунта для рассылок в Asana
Вы сможите включать и отключать уведомления, касающиеся конкретно вас (персональные проекты) или проекта в целом (mobiti.com.ua):
Настройка уведомлений Asana

Значения следующие:

7. Дашборд

Дашборд в Asana

В Asana есть Дашборд (Dashboard), куда вы можете вынести до 3 проектов. Дашборд можно использовать для быстрого слежения за новыми задачами, обновлениями и статусами наиболее важных для вас проектов. Ссылка на дашборд находиться в левой верхней части, рядом с My Tasks и Inbox:

Здесь вы можете назначить статус к проекту (По сути это просто комментарий). В целом, инструмент удобный, однако ограничение в 3 проекта сильно все портит.

8. Задачи и календарь других людей

Вы можете просматривать задачи и календарь не только свой, но и любого другого человека (кроме его персональных или скрытых задач). Для этого просто кликните по иконке человека в любом месте или воспользуйтесь поиском.
После этого вы увидите стандартный список задач, которые отсортированы по умолчанию по приоритетам. Но сортировку можно менять.
Чтобы увидеть календарь — просто кликните на ссылку Calendar рядом с List (это список задач). Нажав на Files вы увидите все файлы, которые данный человек прикреплял к задачам.
Сам календарь выглядит точно так же, как и ваш собственный.
Вот краткий перечень основных фунций таск-менеджера Asana, хотя далеко и не полный. Но для общего представления и работы- довольно удобно. Несмотря на то, что сперва кажется сложным и запутанным, после нескольких дней работы, уверяю вас, все станет понятно. Если есть вопросы – пишите мне на почте или оставляйте комментарии.

26 сентября 2017