Asana — бесплатная (до 15 пользователей) система инструментов для управления проектами и взаимодействия между сотрудниками компании и клиентами. Таск-менеджер даёт возможность отслеживать прогресс, дедлайны и результаты проектов. Руководитель может варьировать права доступа, добавляя отдельных сотрудников ко всем категориям или к отдельным задачам компании. Для приглашения достаточно ввести email.
Asana можно использовать и для работы над проектами, и как персональный менеджер задач, поэтому она будет интересна и фрилансерам, и руководству крупных корпораций. Разработчики уделили особое внимание визуализации процесса, поэтому система станет помощником тем, кто привык работать в режиме многозадачности и предпочитает, чтобы весь фронт работ был перед глазами.
Структура системы состоит из организаций, отделов, проектов и задач. Каждая последующая категория создается в составе предыдущей вышестоящей. Начать необходимо с рабочих столов, в которых можно разграничить доступ по группам. Также доступны теги для объединения задач и секции для их разделения. В Asana предусмотрен поиск, который позволяет обнаружить искомые подзадачи среди большого объема информации, и фильтр, с помощью которого участники могут сохранить необходимые варианты поиска в избранном.
Асана сиддхи: одна асана может изменить вашу жизнь. Садхгуру
Ключевые особенности
- Бесплатный онлайн сервис до 15 пользователей
- Возможность детализации задач (проект/задача/подзадача/метки)
- Несколько рабочих столов для разных групп задач
- Синхронизация в режиме реального времени для различных устройств
- Лайки к задачам
- Проверка почтового ящика из сервиса
Скриншоты Asana
Тарифы Asana
Бесплатный тариф Да
Пробный период 30 дней
Цена от 10 usd в месяц
неограниченное число участников, расширенный поиск, приоритетная поддержка, веб-семинары для обучения
Цена до 10 usd в месяц
неограниченное число участников, расширенный поиск, приоритетная поддержка, веб-семинары для обучения
Источник: coba.tools
Философия Asana или как мы нашли свой таск-менеджер
Наверняка многие слышали о системе управления проектами Asana. Владелец Дастин Московиц, ранее известный как соучередитель Facebook, привлёк многомиллионные инвестиции для этого проекта.
В начале 2013 года, когда мы всем агентством в очередной раз лихорадочно пытались сбежать из неповоротливых Битрикс 24 и Мегаплан, я посмотрел на Asana и сказал: «Ну что инвесторы нашли в этом проекте?! Здесь же ничего нет!» Однако со временем понял, что как любая легендарная система Asana имеет свою философию, своё ДАО, без знания которых ларчик не откроется.
Сегодня я расскажу о четырёх основных принципах работы в Asana, которые заставят взглянуть на этот инструмент по-новому и сделать его тайным оружием вашей эффективной работы.
Какое приложение для управления проектами выбрать? Программа для контроля проекта. Приложение asana
1. Принцип протоколирования зоны концентрации внимания
При работе в Битриксе и Мегаплане мне всегда казалось, что я жутко неэффективен. Существовала масса глобальных задач и проектов, но на какие подзадачи, микродела и делишки делится проект не знал никто. То есть весь день я что-то делаю, но глобально задачу закрыть не могу.
Дело в том, что время выделяемое на работу ограничено и состоит из промежутков концентрации внимания на разных зонах действий. Каждая зона действий является частью наиболее вероятного и выгодного, по мнению команды, пути к достижению цели. Иногда концентрация на зоне действий может приводить к достижению нескольких целей, иногда не приводит к достижению цели вовсе и является ложной. И так или иначе весь день состоит из небольших зон концентрации. Если мы не можем зафиксировать письменно эти зоны, то кажется, что мы топчемся на месте и ничего не делаем.
В Мегаплан и иже с ним нет функционала, который позволит гибко ставить несколько десятков мелких задач в день. Асана же базируется на принципе, что любая задача — это множество зон концентрации внимания и зон действий. Система даёт функционал для мимолётной постановки задач и перегруппировки их в более масштабные проекты.
2. Принцип оценки эффективности “с холма”
Асана — чек-лист дел разных людей, собравшихся в одной команде решить определённый круг проблем. Изначально допускается что люди, собравшиеся в этой команде, вменяемы и способны организовать своё время. То есть, Асана не является системой постановки задач с запросами на изменение дедлайна у постановщика, жёсткой системой проверки качества выполнения и тд.
Потому что в проектной работе просто нет времени на проверку каждого кусочка выполненной задачи и микрозадачи. Проект предполагает последовательность выполнения взаимосвязанных задач, а если тратить время на верификацию выполнения, то последовательность должна либо приостанавливаться, либо игнорировать такую верификацию. Предполагается, что качество завершения задачи обеспечивается правилами сверху, а не “подтиранием поп” сотрудников менеджером снизу, когда он проверяет качество выполненной работы по каждой микрозадаче и говорит: “ай-яй-яй” или “ок”.
В Асане множество инструментов для оценки эффективности работы сотрудников, что называется “С холма”. Вы можете посмотреть кол-во закрытых задач, отработанное время по той или иной задаче. Конечно, многие скажут, что в том же Мегаплане есть подобный функционал, но:
а) отписывать потраченное время в комментариях, после того как работа сделана — это треш
б) очень сложно без дробления на 1000 мелких подзадач объяснить руководителю почему на задачу “ Ведение рекламной кампании” ты списал 40 часов за неделю.
Поэтому может и есть садо-мазо, которые расписывают свой день в Мегаплане или Битрикс 24, но моя природная лень заставила искать другие системы.
3. Принцип структурирования занятости
В тяжёлых отечественных CRM чаще всего два уровня вложенности зон деятельности — задачи и дела. Такой подход позволяет относится к задачам первого уровня более туманно с точки зрения планирования, ибо куда девать всю неопределённость нашей жизни? А ставить микрозадачи и подзадачи не рентабельно по временным ресурсам: весь выигрыш от планирования съест время на постановку задач. И задачам остаётся “проектная” часть области внимания, то есть нечёткость промежутков деятельности, туманное начало работы, размытые вехи и тд.
Впрочем в Мегаплане есть дела, и они в полной мере смогли бы обеспечить потребность в дроблении задач, если бы на практике любое дело не могло обернуться задачей, то есть раздробиться на новые малые зоны деятельности. А если расположить вновь поступающие, “зависимые” дела, на одном уровне, то есть в родительской задаче, мы получим потерю связности и последовательности. Итак, в Мегаплане структура задач и подзадач не позволяет планировать ежедневные промежутки внимания, а дела не обладают иерархической связностью.
Вернёмся к Асане. Здесь количество уровней зависимости ограниченно лишь здравым смыслом. На мой взгляд, это не может быть более 3-4 уровней, иначе самые верхние задачи, скорее всего являются проектами. Такая структура позволяет иерархично дробить задачи на мелкие зоны деятельности, и более того, отдавать кусочки этой деятельности другим членам команды.
4. Принцип слепоты
У вас есть задачи с ментальным ярлыком “Надо бы сделать, но вроде не срочно”? У меня их десятки. Такие маленькие напоминания о том, что ты много планируешь, но ничего не успеваешь. В “жёстких” системах планирования, а любая отечественная система по моим критерия жёсткая, у вас нет возможности видеть задачу, но не замечать. Обязательно прибежит горе-контролёр и спросит: “Ай-яй, как так-то, Виктор?Почему задача незакрытая?”
В Асане есть инструмент планирования дня, он доступен на странице My Tasks. Его основной принцип это разделение всех назначенных задач на три группы, именно этот принцип изменил мой подход к планированию дня и недели. Он очень точно, на мой взгляд, отражает ограниченность нашего внимания и временных ресурсов.
В Асане все задачи можно разделить на: “Сегодняшние”, “Отсроченные”, “Длящиеся” и “Новые”. Задачи, которые вы не планируете выполнять в ближайшее время, но и закрывать не хотите, можно сбросить в “Отсроченные” и вспомнить про них только тогда, когда вы этого захотите. Все задачи, которые планируете закрыть сегодня отправляете в блок “Сегодня”. Таким образом, за вами не тащится вечный врох незакрытых дел. Вы формируете естественную “мусорную корзину”, куда отправляете неважные дела.
Когда будете рассматривать систему Асана как планер дел, обязательно освежите в памяти эти основные четыре принципа. Без них Асана покажется слишком простой, хаотичной, не подконтрольной системой. Но, поверьте, это золото, ещё и с 12 бесплатными лицензиями! Приятной работы.
Источник: adverbs.ru
Все что вам нужно знать, чтобы начать работать с Asana
Eddie Earnest Last updated Feb 13, 2014
Read Time: 7 min
Russian (Pусский) translation by Ellen Nelson (you can also view the original English article)
Перегрузка электронной почты достигла уровня эпидемии. Компании увязли в электронной почте, а постоянный поток новых приложений для электронной почты для личного использования только подчеркивает, как большинство из нас раздражает поиск электронного письма.
К счастью, это не в безвыходное положение. В то время, как другие компании предлагают творческие (а иногда и «не совсем творческие») инструменты общения для решения части этой проблемы, Asana более широко подходит к решению проблемы электронной почты на рабочем месте. Сосредоточив внимание на централизации общения и множестве других функций управления проектами в своем веб-приложении, Asana позволила работать более продуктивно с людьми удаленно, не используя электронную почту, и не полагаясь на множество других технологий или платформ. И это работает.
Аккуратно упакованное в простой пользовательский интерфейс, приложение Asana может показаться слишком простым, при поверхностном взгляде. По правде говоря, это чрезвычайно мощный инструмент, не имеющий недостатка в экономии времени при его использовании. Не смотря на то, что команда Asana отлично поработала с их видеороликами «как и что», в этой статье будет собранно всё для новых пользователей. Я обучу некоторым основам, которые помогут вам и вашей команде вынуть головы из головокружительного электронного вихря, как можно скорее.
Знакомтесь — Asana
Asana полностью бесплатна для команд из 15 человек или менее. Для групп, состоящих из более чем 15 участников, вы сможете выбрать тариф, который подходит вашей команде, начиная с 50 долларов в месяц. Это отрабатывает примерно до 3 долл. США в месяц за пользователя, в зависимости от размера вашей команды, что является приемлемой ценой по сравнению с конкурентами.
Теперь давайте погрузимся в отличные возможности Asana, которые уведут вашу команду от использования электронной почты.
Рабочие пространства
Как часть процесса регистрации, Asana, создаст для вас ваше первое рабочее пространство. Рабочее пространство — это представление самого высокого уровня или верхняя часть «воронки» управления проектами, поэтому его обычно обозначают как организация или название компании. Как вы вскоре увидите, есть место для других широких обозначений под укрытием рабочего пространства.
Для небольших команд одно рабочее пространство, скорее всего, всё, что потребуется, но дополнительные рабочие пространства могут быть созданы для индивидуального использования или для совместного использования с другими командами.
Команды
Самый важный шаг в подготовке вашего перехода от электронной почты (или другой системы управления проектами) к приложению Asana требует немного планирования с вашей стороны в отношении условности использованиея. Например:
- Кто будет работать совместно?
- Кто будет назначать задачи?
- Как участники будут общаться между командами?
- Кому и к какой информации нужен доступ?
Эти ответы помогут вам наиболее эффективно разделить ваши команды. Довольно просто, под командами в Asana можно подразумевать тоже, что и на вашем рабочем месте — группы людей, работающие вместе над конкретным проектом или проектами (повторяемся с темой Asana: простая в использовании, понятная).
Правильное разделение групп поможет сократить множество пересылаемых друг-другу писем «не по назначению», которые часто являются результатом недопонимания и/или дезинформации.
Понимание рабочего процесса в Asana
«Воронка»
Может быть полезно уменьшить масштаб и рассмотреть рабочий процесс Asana (или «воронку») для организации планирования вашей команды. По сути, этот рабочий процесс выглядит следующим образом:
Рабочие области -> Проекты -> Задачи -> Подзадачи
Надлежащее планирование это самый эффективный способ немедленного отделения электронной почты от ваших намерений по управлению проектами в большей мере. И объединение теории потока Asana с вашим высокоуровневым мышлением должна помочь обеспечить совместную работу между вашими сессиями с «белыми досками» (прим.пер.: программное обеспечение для видеоконференций и дата-конференций) и опытом работы вашей команды в приложении.
Поскольку мы уже коснулись рабочих областей, мы перейдем к краткому обзору оставшихся шагов «воронки».
Проекты
Проект это то, что есть — тут никаких трюков. Если рабочее пространство представляет собой 30 000-футовый вид в Asana, проект представляет собой вид в 10 000 футов (дайте или возьмите несколько тысяч футов).
Важно отметить, что проект может иметь или не иметь окончательную конечную точку. Другими словами, некоторые проекты могут и будут продолжаться, в то время как другие будут более целенаправленными. Определение этих постоянно идущих проектов не только уменьшит упомянутый обмен писем по электронной почте, связанный с проектом, но также, несомненно, уменьшит необходимость постоянного планирования и встреч за пределами Asana после того, как ваша команда начнёт работать.
В зависимости от объема вашей работы, вы можете найти полезным использовать развертку более часто, или наоборот. Хорошей новостью является то, что Asana оборудована для обработки обоих типов проектов с равной грацией и эффективностью.
Задачи/Подзадачи: отслеживание проектов
Как диктует логика, задачи — это отдельные компоненты конкретного проекта. Для идущих проектов задачи могут дублироваться/повторяться или они могут быть разбиты на подзадачи и рассмотрены в течение более длительного периода времени. Для более целенаправленных проектов задачи лучше всего визуализировать как конкретные элементы в вашем списке дел. В любом случае, гибкость заключается в том, чтобы заставить Asana работать на вас, а не наоборот.
