Программа архивный фонд что это

Программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог»

В 1995-1997 гг. согласно концепции Росархива началась работа по созданию серии интегрированных типовых автоматизированных информационно-поисковых систем под общим названием «Архивный фонд».

В 1995 году всем архивам системы Росархива была передана для опытной эксплуатации 1-я экспериментальная версия программного комплекса (ПК) «Архивный фонд». Первая версия программы стала, по сути, первым шагом в создании общеотраслевого программного обеспечении Программа была реализована в среде МS DОS. Структура файлов ПК «Архивный фонд» была первоначально организована в соответствии со структурой и группировкой основных показателей, описывающих объект (фонд, опись, и т.д.) Преследовалась двоякая цель — отработка и создание единого электронного формата описания архивных документов на уровне фонда и начало формирования массивов данных в этом формате.

По итогам апробации программного комплекса «Архивный фонд» (1-ая версия) в архивных учреждениях Республик Алтай, Башкирия, Татарстан, Удмуртия, Алтайского и Красноярского краев, Вологодской, Курганской, Нижегородской, Омской, Пермской, Свердловской, Смоленской, Тверской, Томской, Тульской, Тюменской и Челябинской областей в Отдел автоматизированных архивных технологий ВНИИДАД были переданы замечания и предложения архивных учреждений Российской Федерации, на основе которых был создан свод замечаний и предложений. В данном документе были указаны конкретные недостатки программы и предложения по их устранению. Таким образом, первая версия программного комплекса «Архивный фонд» нуждалась в уточнении и доработке с учетом полученных от архивов конструктивных замечаний и предложений.

Архивный фонд организации I Алхутова М.М.

В течение 1996 и начала 1997 годов шла активная работа над созданием усовершенствованной версии программного комплекса «Архивный фонд». Вторую версию программы было решено реализовать в среде Windows на основе программного продукта FохРго.

После принятия второй версии ПК «Архивный фонд» Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям Росархива, она была представлена на итоговой коллегии Росархива в марте 1997 года и бесплатно роздана представителям архивных учреждений практически всех субъектов Российской Федерации. Тогда же органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации был передан программный комплекс «Фондовый каталог». В Росархиве начала функционировать экспериментальная версия автоматизированного Центрального фондового каталога.

Программа «Архивный фонд» представляет собой автоматизированной комплекс, обеспечивающий создание информационного массива о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата, что позволяет осуществлять информационное обеспечение функций государственного учета, контроля за хранением документов, состоянием научно-справочного аппарата. Информация базы данных служит основой для ведения в автоматизированном режиме фондовых каталогов органов управлений архивным делом и Центрального фондового каталога ; это дает возможность перехода к передаче сведений в фондовые каталоги и ЦФК в электронном формате.

1 архивный фонд РФ

Организация ввода сведений в БД «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» в 1997 — 1999 годах регулировалась инструктивными письмами Росархива, ежегодными «Указаниями по планированию работы учреждений системы Росархива». Накопленный в течение трех лет опыт внедрения системы позволил разработать Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденный Приказом Росархива № 64 от 23.10.2000, в котором определены основные принципы и требования к ведению системы автоматизированного государственного учета.

К середине 90-х годов в государственных архивах функционировали около 15 учетных баз данных, форматно несовместимых между собой. В начале 1998 года базу данных «Архивный фонд» уже вели 11 федеральных архивов, 45 региональных и 12 муниципальных архивов. Общий накопленный объем описаний составил 107 тысяч фондов. Столь большой объем введенных данных был достигнут в основном благодаря тому, что Росархив конвертировал в единый формат «Архивного фонда» описания 60 304 фондов и З7 411 описей, ранее введенных архивами в различные базы данных, выполнявшие функции учета и научно-справочного аппарата.

В течение 2001 года силами отдела и привлеченных специалистов велась разработка 3-ей расширенной версии ПК «Архивный фонд», которая дала возможность, помимо поддержки автоматизированного государственного учета архивных документов (в области которого основными решаемыми задачами были — доработка и усовершенствование), автоматизировать все виды научно-справочного аппарата к документам архива. Данная версия программного комплекса была передана во все федеральные архивы и органы управления архивным делом субъектов РФ на расширенной Коллегии Росархива 27 февраля 2002 года для опытной эксплуатации. Большинство архивов, которые вели вторую версию программы, перешли на новую версию. Данный переход был абсолютно безболезненным, т.к. в новой версии программы была предусмотрена автоматизированная функция преобразования информационного массива в формат 3-ей расширенной версии программного комплекса «Архивный фонд».

В течение 2003 года велась работа по доработке третьей версии ПК «Архивный фонд» и переводу программы на другую более современную платформу (аппаратная платформа — IВМ совместимые компьютеры: программная платформа — Microsoft Windows операционная система (ОС), требование к ОС — не меньше Windows 98 (2-я редакция), рекомендуемая ОС — Windows 2000, язык программирования — Delphi, Сервер КД — FireBird 1.5) [9, с. 103].

Данная работа велась на основе замечаний и предложений присланных из архивов субъектов Российской Федерации.

Динамика внедрения ПК «Архивный фонд» в период с 1998 по 2002 год выглядит следующим образом.

Число федеральных архивов, ведущих базу данных «АФ», остается стабильным. Наиболее продуктивным для федеральных архивов в плане ввода информации в БД был 2000 год. Это связано со многими факторами.

Во-первых: в большинстве архивов работа с ПК «Архивный фонд» стала приоритетной задачей в области учета документов; во-вторых: сотрудники архивов, непосредственно работающие с программой, хорошо изучили ее и накопили необходимый опыт; в-третьих: во многих архивах появилась современная компьютерная техника, позволяющая наиболее эффективно работать с программой. Снижение ввода информации в БД «Архивный фонд» в 2001 и 2002 годах связано с тем, что в большинстве федеральных архивов уже была накоплена основная информация о фондах архива, регламентированная Временным порядком государственного учета, и работа велась в основном по редактированию и внесению изменений и дополнений в уже имеющиеся записи. С 2001 года федеральные архивы начали работу по заполнению разделов «Опись», «Движение документов».

Число государственных архивов субъектов Российской Федерации, участвующих в заполнении базы данных «Архивный фонд», постоянно увеличивается (на данный момент — 114 архивов), хотя и недостаточными темпами. Возрастает и количество субъектов РФ, в которых проводится данная работа, их число достигло 61-го.

Итого на начало 2003 года БД «Архивный фонд» вели 588 архивов.

Динамика роста совокупного объема данных в целом показывает нарастание темпов ввода информации в автоматизированную систему государственного учета документов. Основной прирост объемов дают государственные архивы субъектов РФ, причем процесс идет с ежегодным ускорением. Остается большой резерв у муниципальных архивов.

Следует отметить, что внедрение и развитие системы автоматизированного государственного учета ведется недостаточно эффективно.

Не все архивы, ведущие БД «Архивный фонд», регулярно и в срок присылают массивы данных. При передаче массивов введенных данных нередко встречаются элементарные ошибки: неправильная упаковка (архивация) данных, присылаются не те массивы (пустые, демонстрационные, с включением собственно программного обеспечения). Причина — низкая квалификация сотрудников, небрежность при подготовке данных к передаче.

Как правило, не соблюдаются требования Временного порядка ведения автоматизированного государственного учета об обязательном заполнении определенного набора показателей в БД «АФ». В основном это относится к разделу «Паспорт архива», который заполнен лишь в 10% массивов. Редко заполняются показатели «Историческая справка» и «Аннотация».

Работа по ведению БД «Архивный Фонд» не находит адекватного отражения в планово-отчетной документации. Наиболее распространенным недостатком является отсутствие в текстовой части сведений о количестве введенных или планируемых для ввода описаний фондов с пояснением, в какие разделы вводилась (будет вводиться) информация. Часто не указывается, в каких конкретно архивах ведется БД «Архивный Фонд».

Нередки потери введенных данных из-за отсутствия бесперебойных источников питания и, главное, из-за того, что не создаются страховые копии массивов. Это является нарушением элементарных требований к работе с электронными данными.

Основным фактором, тормозящим развитие системы автоматизированного централизованного госучета, является недостаточная обеспеченность архивных учреждений компьютерной техникой. Значительная доля компьютерного оборудования в 2001-2003 гг. приобреталась на средства, выделяемые по разделу «Информатизация» подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 гг.)». Однако такого количества техники недостаточно для решения задач автоматизированного госучета. Особенно остро данная проблема стоит в муниципальных архивах.

Таким образом, основной целью внедрения и развития автоматизированной системы централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации является отказ от ведения госучета в традиционном бумажном виде, что является очень трудоемким процессом, и переход к передаче сведений в Центральный фондовый каталог в электронном формате. Поэтому необходимо как Росархиву так и директорам федеральных архивов, органам управления архивным делом продолжить и активизировать многоплановую работу по организации развития системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

Источник: studwood.net

Программа «Архивный фонд» 3.0

Программа « Архивный фонд 3 » служит для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учёта, контроля за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматизированном режиме.

Информация базы данных позволяет вести в автоматизированном режиме фондовые каталоги органов управления архивным делом и Центральный фондовый каталог, передавать сведения об архивном фонде РФ в электронном формате.

Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, исходный текст Путеводителя по фондам архива, ряд сводных статистических отчётов.

У программы множество недостатков, её функциональность намного расширяется при использовании программ АвтоАФ 8 и АвтоФонд 5.

Программа « Архивный Фонд 3 » поддерживает частичное изменение интерфейса. Вы можете изменить заставку, фон окон, вид некоторых кнопок.

Автором был составлен список предложений по улучшению программы, но никаких конкретных ответов от разработчиков не получено. Со всеми недостатками успешно справляется АвтоАФ в паре с АвтоФонд. Какие функции будут в Архивном Фонде 4, разработчики тоже не сообщают. Наверно, секрет.

Важно! На данный момент разработана и внедрена программа Архивный Фонд 4, а также разрабатывается программа Архивный Фонд 5.

Источник: www.autoaf.ru

Автоматизированная система учета архивных документов «Архивный фонд»

По мере распространения автоматизированных технологий все министерства и ведомства стали создавать автоматизированные системы учета, электронные картотеки, обеспечивающие удобство поиска и оперативного использования информации об объектах учета в масштабах всей страны.

В соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве на него возложена работа по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Создание единой автоматизированной системы учета документов Архивного фонда РФ – важная государственная задача, и наполнение такой автоматизированной учетной системы зафиксировано во всех основных планах, стратегиях и целевых программах: «План реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года», федеральная целевая программа «Культура России» (2006­2011 годы), Программа информатизации архивного дела до 2020 года и др.

Создание единой государственной автоматизированной системы учета документов Архивного фонда РФ должно стать основой для организации общегосударственной системы хранения оцифрованных документов и документов в электронной форме в государственном масштабе. Основой такой системы сегодня является программный комплекс «Архивный фонд», который архивные учреждения уже не один год используют для организации государственного учета документов Архивного фонда РФ.

Уже много сделано и в ближайшее время будет завершена работа по наполнению системы информациией о всех фондах государственных архивов. В ряде регионов завершается работа и по занесению информации о имеющихся в архивах описях дел. Параллельно ведется оцифровка описей дел, что позволяет наполнять программу более детальной информацией о содержании архивов вплоть до уровня дела. Более того, многие архивы в субъектах федерации уже активно ведут работу по внесению в систему информации о документах и оцифрованных образов документов, что превращает программный комплекс в полнотекстовую систему, хранящую не только информацию о делах, но и сами документы. В отдаленной перспективе мы должны получить систему, хранящую информацию о всех 248 миллионах дел открытого хранения и включающую в себя образы миллионов уникальных и особо ценных документов.

4­я версия программы «Архивный фонд», используемая архивистами сегодня и разработанная компанией «Электронные офисные системы», представляет собой значительный шаг вперед по сравнению с третьей версией. Она написана на стандартной, хорошо масштабируемой платформе, которая позволяет использовать клиент­серверные технологии, разворачивая программу на любом необходимом количестве компьютеров в локальной сети архивного учреждения. Современные технологии предполагают, что с программой активно работают многие сотрудники архива, а также доступ к системе имеют и посетители читального зала. Эти возможности не могла обеспечить 3­я версия программы, написанная на языке FoxPro и имеющая проблемы совместимости с современными операционными системами, возможности ее развития исчерпаны.

При создании 4­й версии был полностью переработан интерфейс программы, добавлено много новых возможностей по вводу информации о различных типах документов, формировании стандартных отчетных форм. Фактически 4­я версия программного комплекса «Архивный фонд» – это совершенно новая программа, краеугольный камень единой автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда РФ.

Безусловно, существующая 4­я версия программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» не лишена недостатков.
Во­первых, это сложность инсталляции (установки) программы. Для установки программы на отдельный компьютер, что характерно для большинства архивов, требуется подключение дополнительных компонентов Windows, установка Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services SP3.

Причем при установке на современную операционную систему Windows 7 – обязательно надо использовать именно версию с третьим сервис­паком. Более того, уже после установки Microsoft SQL Server 2005 требуется вручную внести изменения в его настройки. И только после этого можно приступать к установке собственно ПК «Архивный фонд», которая также происходит в два этапа – создание базы и установка клиентской части программы. Надо отметить, что программа работает и на новых компьютерах с установленной 32­битной или 64­битной версией Windows 7, некоторые проблемы могут возникнуть только с 64­разрядной версией MS Office 2010, но она сегодня используется крайне редко.

Во­вторых, много проблем возникает при загрузке в программу БД 3­й версии «Архивного фонда». Ошибки и отклонения от типовой схемы заполнения полей в третьей версии системы могут повлечь за собой неправильную загрузку базы в четвертую версию программы. А так как система сложная, с большим количеством полей, и отличия в 3­й и 4­й версии программы значительны, проблемы возникают достаточно часто. Поэтому при переходе на 4­ю версию программы важно выборочно проверить заполнение всех полей, формирование справочников и отчетов в 4­й версии «Архивного фонда», сохранив в то же время отдельно 3­ю версию системы для сравнения и выверки значений.

Кроме того, пользователи сталкиваются с большим количеством более частных проблем, связанных с некорректной работой отдельных полей, сложностью пересчета данных, а также с тем, что программа не полностью учитывает многочисленные особенности работы и специфические требования для отдельных архивов, фондов, видов носителей
и т. п.– например проблемы возникают с учетом аудиовизуальных материалов, особенно в цифровой форме.

Все замечания и пожелания по усовершенствованию программы собираются Федеральным архивным агентством и систематизируются для использования при подготовке технических заданий для дальнейшего развития системы.
Программа «Архивный фонд» является основой программного комплекса. Ее дополняет программа «Фондовый каталог», которая позволяет объединять базы данных, создаваемые в ПК «Архивный фонд», создавая обобщенную БД на уровне субъекта федерации. Вершиной программного комплекса является программа «Центральный фондовый каталог», объединяющая базы, сформированные в субъектах федерации в единую общегосударственную базу данных – систему государственного учета документов Архивного фонда РФ.

В настоящее время уже заключен контракт на доработку ПК «Архивный фонд» и всего комплекса программ, включая «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог».

В рамках указанного комплекса работ проводится модернизация программного комплекса «Архивный фонд» (4­я версия), в ней будут исправлены проблемы, возникавшие в 4­й версии с реквизитом «Историческая справка», она была большого размера, с представлением дат ранее 01.01.1753, исправлены другие недоработки, переписаны руководства пользователя, технолога и администратора.

Также разрабатывается полнофункциональная 3­я версия программы «Фондовый каталог», которая сможет загружать в себя и объединять БД, создаваемые в 4­й версии ПК «Архивный фонд». Это решит большую проблему, так как значительная часть архивных учреждений уже перешла на использование ПК «Архивный фонд» 4­й версии, а программы, которая могла бы объединить создаваемые в этой версии программы базы, пока нет.

Одновременно разрабатывается программа «Центральный фондовый каталог», которая будет функционировать в Росархиве и в которую будут загружаться БД, формируемые в субъектах федерации в программе «Фондовый каталог».

Программа обеспечит создание научно­справочного аппарата к архивным документам, в том числе автоматизированное ведение
каталогов на основе содержащегося в программном комплексе Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации.

Если мы хотим сделать действительно универсальную общегосударственную систему учета, то она должна учитывать все особенности работы со всеми видами документов, типами носителей информации и охватывать все потребности архивов и архивных органов.

В рамках данного контракта также предполагается разработать механизм интеграции системы с интернет­порталом «Архивы России» с возможностью доступа к данным системы через Интернет. В дальнейшем эта технология может быть использована и в регионах для обеспечения доступа граждан к информации о фондах, описях и делах, хранящихся в том или ином архиве, через сайт этого архива или раздел сайта, посвященный архивам на сайте субъекта федерации или муниципального образования.

Сегодня многие архивы ведут работу по оцифровке описей, уникальных и особо ценных документов, имеют у себя те или иные электронные картотеки, базы данных и рассматривают вопрос о создании новых автоматизированных систем.

Однако если мы говорим о том, что вся информация о фондах, описях и делах, включая оцифрованные документы, будет вноситься в единую автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда РФ в формате программного комплекса «Архивный фонд» – «Фондовый каталог», и именно эта система является «краеугольным камнем» для дальнейшей организации работы с электронными документами и будет развиваться, то в этом случае архивам явно нецелесообразно создавать какие­то другие базы данных и свои автоматизированные системы, учитывая, что в конечном счете информацию из них все равно придется переносить в ПК «Архивный фонд».

В целом, если исходить из общей задачи интеграции БД и стремлении к однократности ввода данных в компьютеризированные системы, число используемых архивистами баз данных должно сокращаться и они должны максимально унифицироваться для облегчения интеграции.

Соответственно, и по уже имеющимся автоматизированным БД имеет смысл уже сейчас активно прорабатывать возможность переноса информации из них в ПК «Архивный фонд».

А при модернизации таких программ – обязательно закладывать в техническое задание создание коннектора, программы для экспорта данных в ПК «Архивный фонд». Последние годы ведется большая работа по сканированию и обработке описей дел с внесением информации о всех делах в единую систему государственного учета документов Архивного фонда РФ.

При этом отдельную проблему составляют старые рукописные описи, которые сегодня приходится вводить вручную. Сейчас решение по качественному распознаванию рукописного текста появилось, планируется его тестирование. Конечно, идеальное распознавание мы вряд ли когда­нибудь получим, так как во многих случаях даже опытный архивист может лишь догадываться, какое именно слово написано, но существенное ускорение работы мы, возможно, получим.

Еще одно направление, в котором предстоит развитие системы, – это импорт документов из ведомственных СЭД.
Так как программный комплекс «Архивный фонд» обеспечивает широкие возможности по учету документов, он может быть использован и в ведомственных архивах. В этом случае прием дел на государственное хранение может сопровождаться передачей соответствующего годового раздела учетной БД, что существенно снизит нагрузку на государственные архивы в области ведения учета и ускорит введение переданных на постоянное хранение документов в оборот.

Каждый год в организациях – источниках комплектования государственных архивов создаются сотни тысяч и миллионы листов документов постоянного и долговременного сроков хранения. И каждый год промедления в организации ведомственного хранения и передачи на государственное хранение электронных документов (или копий документов) – это огромные затраты в дальнейшем на сканирование документов, которого можно избежать уже сегодня, организовав импорт электронных образов документов из существующих СЭД.

Много говорят о проблемах юридической силы электронных документов. Но когда сканируются документы для наполнения БД – фактически просто создается фонд пользования, удобное средство получения информации о документах. Никто никогда и не говорил об уничтожении оригиналов архивных дел. Поэтому, организовывая импорт электронных образов документов из ведомственных систем электронного делопроизводства, мы тем самым снимаем необходимость сканирования этих документов в дальнейшем.
Однако для совместимости систем СЭД и ПК «Архивный фонд» предстоит еще проделать большую работу. Существенную помощь при этом в организации передачи данных может оказать новый ГОСТ «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению», разработка которого должна завершиться в этом году.

В целом сегодня на государственном уровне самым активным образом решается вопрос о расширении сферы использования документов в электронной форме, разрабатываются перечни документов, предоставление и получение которых будет осуществляться только в электронном виде.

И это значит, что мы должны активно готовиться к работе в архивах с электронными документами.

Источник: www.top-personal.ru

Программный комплекс «Архивный фонд» — профессиональное программное обеспечение в области архивного дела

Автоматизированные архивные технологии настойчиво и прочно входят в систему работы архивов. Новые технологии кардинально изменяют всю организацию деятельности архива как хранилища документальных материалов. Их внедрение позволяет обеспечить точный поиск нужного документа, быстрый доступ к информации, гарантированное и длительное ее хранение, обмен информацией, электронными документами.

Бурное развитие этого направления наблюдается с конца 1990-х гг. За это время в архивных учреждениях создано множество программ, баз данных и др., облегчающих труд архивистов, сокращающих время на исполнение запросов граждан, активизирующих использование архивных документов, создающих «информацию об информации» для оперативного, точного и полного поиска документов по интересующей тематике.

Одной из важнейших задач архивных учреждений является своевременный и достоверный учет хранящихся документов. С целью внедрения автоматизированных архивных технологий в это направление архивной деятельности Росархивом в 1997 г. разработана и рекомендована к внедрению в государственных архивах и центрах хранения документов программа «Архивный фонд».

Программа «Архивный фонд» служит для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата (НСА) на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учета, контроля за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматическом режиме. Информация базы данных позволяет вести в автоматизированном режиме фондовые каталоги органов управления архивным делом и Центральный фондовый каталог.

Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, исходный текст Путеводителя по фондам архива, ряд сводных статистических отчетов.

Ее функциональность намного расширяется при использовании программ АвтоАФ и Автофонд (разработчик — заместитель начальника отдела научно-справочного аппарата, автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем Государственного общественно-политического архива Пермской области С.А. Плотников, сайт http://www.autoaf.ru).

Информационный массив базы данных «Архивный фонд» состоит из следующих разделов:

1. Фонд — содержит информацию на уровне фонда: количественные характеристики, историческую справку к документам фонда, данные о физико-химическом состоянии документов, состав научно-справочного аппарата.
2. Библиография — содержит информацию об издании публикаций по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикации документов фонда.
3. Переименования — содержит информацию о всех переименованиях организации, учреждения — фондообразователя с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
4. Биографическая справка — содержит информацию о фондах личного происхождения, а также о персоналиях, упоминаемых в аннотациях состава и содержания фондов, если в них имеются соответствующие сведениях.
5. Фондовые включения.
6. Незадокументированные периоды.
7. Опись — имеет 44 поля, содержит информацию о каждой введенной в программу описи.
8. Топография — содержит информацию о том, в каком хранилище, на каком стеллаже, какой полке находятся документы по каждой описи.
9. Движение документов — содержит информацию о всех изменениях, происходящих в составе, объеме и состоянии документов фонда, влияющие на его количественные и качественные характеристики.
10. Персоналии.
11. Географические сведения.
12. Тематика.
13. Рубрикатор.
14. Паспорт.

Разделы «Персоналии», «Географические сведения», «Тематика» состоят из отдельных слов или словосочетаний (терминов, ключевых слов) и номеров фондов, к которым термины относятся. Данные файлов используются для поиска фондов по ключевым словам и составления указателей для путеводителя по фондам архива.

В программе предусмотрено три режима допуска к базе данных:

• режим пользователя допускает просмотр, поиск информации, формирование перечней, аналитических справок, сводных сведений, путеводителя. В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны;
• режим редактора, в котором помимо всех функций режима пользователя разрешены ввод данных, их редактирование, пометка записей к удалению
• режим администратора, в котором производится физическое удаление записей, помеченных ранее к удалению, слияние информационных массивов, сформированных автономно, ведение и вывод на печать паспорта архива, ведение рубрикатора, изменение паролей.

В настоящее время по заданию Росархива компанией «Электронные Офисные Системы» с использованием средств Microsoft создана 4-я версия программы «Архивный фонд», базирующаяся на современной программной платформе, которая позволит не только лучше решать текущие задачи, но и определять дальнейшую перспективу развития данной системы. Внедрение системы автоматизированного государственного учета в дальнейшем планируется в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации.

Архивный фонд 4.0 обладает широкими возможностями и обеспечивает ведение государственного учета, контроля за состоянием хранения документов, научно-справочного аппарата на уровнях: архивного фонда, описи, единицы хранения и единицы учета, документа; учет движения документов; формирование паспорта архива; формирование паспорта архивохранилища; топографирование; формирование статистических отчетов (более 100); поиск информации; ведение каталогов; гибкое разграничение прав доступа к данным и функциям системы; протоколирование действий пользователей.

В Пермском государственном архиве новейшей истории на 01.01.2009 г. в ПК «АФ» введены описания по 4863 фондам, 11239 описям, около 80000 ед. хр. Общий объем данных составлял 56,27 Мб.

База данных «Архивный фонд» размещена на сайте архива http://www.permgani.ru. Пользователи архивной информации имеют возможность получить сведения о составе и содержании хранящихся в архиве фондах, описях, делах.

Разработка сайта: Компания «Архивные Информационные Технологии»

Источник: www.permgaspi.ru

Архивный фонд

Автоматизированная информационная система «Архивный фонд» предназначена для архивных отделов госорганизаций и коммерческих структур. Система обеспечивает высокий уровень надёжности хранения информации. Производит резервное копирование информации в автоматическом режиме. Содержит модуль ABBYY FlexiCapture для распознавания документов. Решение зарегистрировано в реестре отечественного ПО № 5221.

Заказать демонстрацию Подробнее о системе

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.
Заказать демонстрацию

Быстрая загрузка документов

Система сканирует бумажные документы в режиме потока без участия сотрудников архива при помощи технологии ABBYY FlexiCapture. Распознает отсканированный текст и создает электронную картотеку. Автоматически присваивает регистрационный номер документа. В системе есть справочники для быстрого заполнения карточек.

Систематизация документов

Система автоматически создает описи, группирует документы в дела в соответствии с номенклатурой и систематизирует документы внутри дела, единицы хранения.

Быстрый поиск

Находит документ по любому известному параметру, по слову в тексте, даже если это скан-копия, PDF. Можно обозначить область поиска (по тексту документа/ по атрибутам файлов/ по тексту карточек и др.).

Доступ с разграничением прав

Система разграничивает доступ пользователей к документам, протоколирует всех важные действия пользователей в системе.

Возможности архивирования

Система архивирует информацию в соответствии с правилами Коллегии Росархива. Автоматически составляет архивные описи в соответствии с методическими рекомендациями ВНИИДАД. Возможно сформировать архивные справки, архивные копии, выписки по документам различного вида.

Удобная работа с документами

Есть предпросмотр документов. Возможно выгружать интересующую информацию в MS Excel.
Все функции системы

Электронная картотека документов. Возможность потокового сканирования документов. Распознавание сканов документов. Автоматическое создание описей. Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Систематизация документов внутри дела.

Справочники для заполнения карточек.

Поиск документов по любому известному параметру. Поиск по тексту документа, даже если это в pdf. Полнотекстовый поиск. Обозначение области поиска (по тексту документа/ по атрибутам файлов/ по тексту карточек и др.). Сортировка по содержимому.

Фильтрация по содержимому. Предпросмотр файлов.
Автоматическое и ручное присваивание регистрационного номера документа.

Разграничение прав доступа к документам. Протоколирование действий пользователя. Резервное копирование информации. Составление архивных описей. Формирование архивных справок.

Формирование архивных копий. Выписки по документам различного вида. Возможность территориального масштабирования системы.

Систему используют

Харлов Алексей Викторович

Зам. руководителя аппарата по информационным технологиям
Администрации города Иркутска

Электронный «Архивный фонд» позволит сотрудникам архива быстро предоставлять информацию, копии архивных документов по запросам заявителей. Важно, что сотрудники архива смогут формировать справки, выписки, отчеты без ручного ввода, просто выбрав нужные документы и нужные формы: система все заполнит сама. А значит, выше скорость обработки запросов, исключена вероятность ошибки. От такого нововведения выигрывают все: и граждане, и юридические лица, и органы государственной власти.

Контролы РКИТ повышают удобство работы с Docsvision

Источник: rkit.ru