Программа архив документов что это

Организация электронного архива документов

Системы электронного документооборота или, сокращенно, ЭДО используются многими компаниями ежедневно. Нередко сложности возникают с хранением постепенно растущего количества документации.

Узнаем о том, что такое электронный архив, чем он отличается от традиционного бумажного аналога, как сформировать такой архив и как учитывать документы в нем. Кроме того, рассмотрим другие важные вопросы работы с системами ЭДО и цифровыми архивами.

Бумажный архив – возможные проблемы пользователей

Некоторые предприятия по-прежнему пользуются традиционными архивами, имеющими множество минусов, справиться с которыми можно, организовав электронный архив для хранения документов.

Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:

• Потеря документов

С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.

«Архив документов» — простой документооборот

• Низкая скорость поиска нужных бумаг

Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.

• Необходимость покупки или оплаты аренды площади под архив

Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.

• Опасность уничтожения бумаг в ходе пожара, другого чрезвычайного происшествия

Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.

• Невозможность версионирования

Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.

• Невозможность использования одного бумажного документа несколькими пользователями

Ели нескольким работникам одновременно предстоит воспользоваться одним и тем же документом, переводить бумагу в электронный формат нужно будет обязательно.

Мы перечислили только основные минусы классических архивов, с учетом которых их все чаще заменяют электронными аналогами.

Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?

Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.

Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.

Организовать электронный архив можно следующими способами:

• Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги;
• Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет;
• Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера.

Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:

• Подтверждение ставки НДС 0%

Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.

• Высокий уровень безопасности

Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.

Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.

• Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков

Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.

• Широкие возможности масштабирования

С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.

Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.

• Эффективность и простота использования архива

Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.

• Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади

Реальное помещение под архив документов вам не потребуется.

Формирование цифрового архива – пошаговое руководство

Если вы решили организовать на своем предприятии электронный архив, вам потребуется провести предварительную подготовку. Советуем придерживаться той последовательности действий и выполнять те этапы, которые мы сейчас перечислим.

Решение вопроса с функциональностью архива

Подумайте над тем, что должна «уметь» ваша система:

• Доступные пользователям функции;
• Метод хранение документов;
• Источники поступления информации и т.д.

Вы должны примерно понимать, какой станет сформированная вами система.

Проанализируйте работу своего предприятия

Определите, какие документы будут поступать в архив на хранение и какие бумаги следует подвергнуть оцифровке прежде всего.

Составьте план приоритетов блоков

Разработайте план, в котором будет указана очередность внедрения блоков в цифровую систему. В блоках могут содержаться документы разного типа.

Оцените имеющийся бумажный архив

В случае необходимости, можно постепенно сканировать бумажный архив. Как правило, оцифровке подвергают бумаги, оформленные в течение последнего года. Так как потребность в них возникает чаще всего.

Внесите оцифрованные документы

После того, как информация будет оцифрована, ее нужно будет внести в систему и приступать к работе.

Как работать с электронными документами в цифровом архиве?

Есть множество нормативной документации, которая устанавливает определение термину «электронный документ» и указывает на то, как он должен взаимодействовать с системой документооборота. Если вы не хотите создавать себе трудности, разбираясь с формальностями, и желаете получить электронный архив в сокращенное время, советуем обратиться к нашим специалистам.

Отметим, что для внедрения и оценки системы оборота документов требуются и специальные знания, и реальные человеческие ресурсы – работники, которые станут формировать новый архив. Наша фирма поможет вам организовать качественный документооборот в электронном формате — без бумаг. Мы предлагаем взаимовыгодное сотрудничество компаниям любой величины и готовы успешно справиться с проектами разного уровня сложности.

Перед тем, как документация будет передана в цифровой архив, осуществляется оценка ее ценности – также по регламентированным нормам. Критериями оценки являются:

• Степень сохранности;
• Метод содержания;
• Возможность длительного хранения и т.д.

Главная стадия формирования электронного архива – внесение упорядоченной документации на цифровые носители. В данном вопросе также есть ряд требований – они предъявляются к соответствию носителей стандартам ГОСТа, к программному обеспечению (должно быть лицензированным), к шифрованию и форматам записи файлов, и т.д.

Завершающая стадия – проверка носителей, на которых уже находятся документы, формирование и отправка файлов в систему на хранение.

Как электронная документация учитывается в цифровом архиве?

Электронная документация учитывается в цифровых архивах по единицам – делам. У каждого дела есть собственный учетный номер, становящийся частью шифра. Шифр и определенные сведения по учету можно наносить на вкладыш чехла носителя. Информация шифра архива:

• № единицы хранения в соответствии с описью;
• № описи дел;
• № фонда архива.

Информация вкладыша электронного носителя:

• Название предприятия;
• Название подразделения;
• Данные об ограничении доступа;
• Время записи файла на цифровой носитель;
• № описи.

Требования, в соответствии с которыми цифровая документация должна поступать в электронные архивы, установлены TR 18492 и ГОСТом Р 54989-2012. В соответствии с регламентами, нужно формировать опись с перечислением документов, которые входят в конкретное дело. Саму опись следует прикладывать к делу, впоследствии с ее помощью можно будет искать документы для уничтожения или, например, необходимой обработки, изменения. Все описи нужно объединять в одном реестре, благодаря чему осуществлять в будущем поиск необходимых документов также можно будет в сокращенные сроки.

Передавая документы в электронный архив, свое действие нужно заносить в учетную книгу поступления носителей. Факты хранения должны значится в книге учета дел (единиц хранения). Отметим, что любые записи, включая перечисленные сейчас, можно заносить в электронном формате. В таком случае электронный архив будет целиком автоматизированным.

Это весьма удобно: все документы, в том числе бумаги по бухучету, смогут поступать в отсканированной форме. При желании, их всегда можно будет перевести в бумажный вид, не столь удобный в использовании, однако в ряде случаев необходимый. Напоследок отметим, что все усилия по оцифровке документов и формированию электронного архива полностью окупают себя в сокращенные сроки.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Источник: www.1cbit.ru

Как работает архивация и как заархивировать файл или папку

Архивация файлов на компьютере знакома многим пользователям Windows. Ее азы осваивались еще в то время, когда объем жесткого диска не превышал одного гигабайта и приходилось экономить свободное место. В настоящее время вопрос, как сделать из файлов архив, чаще возникает по другой причине – удобство в перемещении некоторого количества документов в одном файле. Это исключает их потерю и упрощает передачу по сети. Данный материал позволит разобраться с этой функцией и познакомит с программами, в которых она реализована.

Что такое архивация документов

Процесс создания архива предполагает сжатие и объединение нескольких документов в одном файле. Он может иметь различные расширения, распаковываться средствами Windows или специальными программами. После помещения файлов в архив, их нельзя просматривать и редактировать без предварительного извлечения.

Архивация документов используется по нескольким причинам:

• Уменьшение объема данных. В процессе архивации может дополнительно производиться различной степени сжатие информации. Итоговый объем будет существенно ниже первоначального, что позволяет экономить интернет-трафик и быстрее пересылать данные по сети.
• Сохранение целостности файлов. Поскольку при архивации все документы собираются в один файл, это исключает потерю части данных при копировании, загрузке в облачное хранилище или прямой передаче через интернет другому пользователю.

Программное обеспечение для архивации

Простейшая функция создания ZIP-архива интегрирована в саму операционную систему. К сожалению, она не позволяет задать параметры и служит исключительно для объединения файлов и сжатия их объема.

Гораздо большим функционалом обладают программы от сторонних разработчиков. Они способны выполнить многочисленные задачи, описанные выше, работают с широким спектром расширений, имеют удобную интеграцию в контекстное меню. Рассмотрим самые популярные и часто используемые:

• WinRAR – можно сказать прародитель других утилит для архивации данных. Работает с многочисленными форматами, обеспечивает высокую скорость работы и существенное сжатие. Взаимодействуя с программой, легко понять, как архивировать папку с файлами, создать самораспаковывающийся, защищенный паролем или зашифрованный архив, восстановить поврежденный документ. Софт распространяется на платной основе, пробная версия функционирует без ограничений 40 дней.

Источник: mobila.guru

Архив документов для Windows

Архив документов — система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на предприятии. Программа позволяет систематизировать учет и хранение документов, обеспечивает контроль исполнения документов на всех стадиях по срокам и ответственным, отслеживать движение документов, кто что когда взял, вернул. По каждому документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию, удобный поиск и продвинутый анализ, гибкая настройка прав доступа, сетевой и многопользовательский режимы, отслеживание истории изменений и многие другие удобства. Удобная сортировка и фильтрация по любому полю, экспорт напрямую в Excel, генерация документов Word на основе шаблонов (договоров, счетов), сетевой и многопользовательский режимы, ведение истории изменений. Вы можете создавать новые таблицы в базе данных, добавлять новые поля к ним (как хранимые, так и вычисляемые, в том числе по формулам типа SELECT…), хранить в базе данных картинки, определять ниспадающие списки и значения в них, привязывать подчиненные таблицы, считать итоги по формулам, строить дерево по заданным полям и другие удобства.

• Улучшения по быстрому поиску

ТОП-сегодня раздела «Документы»

Бесплатный редактор электронных таблиц WindowsExcel предоставляет пользователю поддержку.

Бизнес Пак — программа выводит платёжные поручения, счета-фактуры, книгу продаж, счета.

Производственный календарь — удобная программа для просмотра производственных календарей и расчета даты окончания отпуска с учетом праздничных дней.

FillDocuments — надстройка, которая предназначена для формирования (подготовки) документов по.

Регистрация документов организации — программа предназначена для регистрации и ведения.

Фото на документы — программа предназначена для автоматизации процесса подготовки.

Отзывы о программе Архив документов

Строитель жилья про Архив документов 2.72 [31-08-2013]

Полезная программа для организаций занимающихся капитадьным ремонтом много квартирных домов.При необходимости можно расширить функциональные возможности,добавить фото,видео материалы и т.д..
7 | 3 | Ответить

дар про Архив документов 2.6/1.8 [03-04-2010]

раф про Архив документов 2.0 [07-03-2010]

Источник: www.softportal.com

Архив документов

Архив документов Программа для учета документов и организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на предприятии. Программа позволяет систематизировать учет и хранение документов, обеспечивает контроль исполнения документов на всех стадиях по срокам и ответственным, отслеживать движение документов, кто что когда взял, вернул. По каждому документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию, удобный поиск и продвинутый анализ, гибкая настройка прав доступа, сетевой и многопользовательский режимы, отслеживание истории изменений и многие другие удобства. Удобная сортировка и фильтрация по любому полю, экспорт напрямую в Excel, генерация документов Word на основе шаблонов (договоров, счетов), сетевой и многопользовательский режимы, ведение истории изменений. Вы можете создавать новые таблицы в базе данных, добавлять новые поля к ним (как хранимые, так и вычисляемые, в том числе по формулам типа SELECT…), хранить в базе данных картинки, определять ниспадающие списки и значения в них, привязывать подчиненные таблицы, считать итоги по формулам, строить дерево по заданным полям и другие удобства.

Источник: freesoft.ru