Программа аис что это

Введение в бухгалтерские информационные системы (AIS)

Бухгалтерская информационная система (АИС) представляет собой структуру, что бизнес использует для сбора, хранения, управления, обработки, получения и сообщить о своих финансовых данных, поэтому он может быть использован бухгалтеров, консультантов, бизнес – аналитиков, менеджеров, финансовых директоров (финансовых директоров ), аудиторы, регуляторы и налоговые органы.

Специально обученные бухгалтеры глубоко работают с AIS, чтобы обеспечить высочайший уровень точности финансовых операций и ведения учета в компании, а также сделать финансовые данные легкодоступными для тех, кто на законных основаниях нуждается в доступе к ним, при этом сохраняя данные в целости и сохранности..

Ключевые выводы

• Информационная система бухгалтерского учета (AIS) используется компаниями для сбора, хранения, управления, обработки, извлечения и представления финансовых данных.
• AIS могут использовать бухгалтеры, консультанты, бизнес-аналитики, менеджеры, финансовые директора, аудиторы и регулирующие органы.
• AIS помогает различным отделам компании работать вместе.
• Эффективная АИС использует аппаратное и программное обеспечение для эффективного хранения и извлечения данных.
• Внутренние и внешние средства управления AIS имеют решающее значение для защиты конфиденциальных данных компании.

Понимание бухгалтерских информационных систем (AIS)

Информационная система бухгалтерского учета – это способ отслеживания всей бухгалтерской и хозяйственной деятельности компании. Информационные системы бухгалтерского учета обычно состоят из шести основных компонентов: людей, процедур и инструкций, данных, программного обеспечения, инфраструктуры информационных технологий и внутреннего контроля. Ниже приводится подробное описание каждого компонента.

Автоматизированная информационная система исполнения денежных обязательств (АИС ИДО)

1. AIS People

Люди в AIS – это пользователи системы. AIS помогает различным отделам компании работать вместе. К специалистам, которым может потребоваться использование АИС организации, относятся:

• Бухгалтеров
• Консультанты
• Бизнес-аналитики
• Менеджеры
• Финансовые директора
• Аудиторы

Например, руководство может установить цели продаж, для которых сотрудники могут затем заказать соответствующее количество запасов. Заказ на инвентаризацию уведомляет бухгалтерию о новой кредиторской задолженности. Когда продажи осуществляются в бизнесе, люди и отделы, участвующие в процессе продаж, могут включать в себя следующее:

1. Продавцы вводят заказы клиентов в AIS.
2. Бухгалтерия выставляет счета или отправляет счет клиенту.
3. На складе выполняется сборка заказа.
4. Отдел доставки отправляет заказ клиенту.
5. Бухгалтерия получает уведомление о новой дебиторской задолженности, которая представляет собой долговую расписку от клиента, которая обычно выплачивается в течение 30, 60 или 90 дней.
6. Отдел обслуживания клиентов отслеживает заказы и отгрузки клиентам.
7. Руководство использует AIS для создания отчетов о продажах и анализа затрат, который может включать затраты на складские запасы, доставку и производство.

Благодаря хорошо спроектированной AIS каждый в организации может получить доступ к одной и той же системе и извлекать одну и ту же информацию. AIS также упрощает процесс предоставления информации людям за пределами организации, когда это необходимо.

GOLD SOFT — АИС Контракт — урок 1. Основы работы, интерфейс программы

Например, консультанты могут использовать информацию в AIS для анализа эффективности структуры ценообразования компании, просматривая данные о затратах, продажах и доходах.Кроме того, аудиторы могут использовать данные для оценки внутреннего контроля, финансового состояния компании и соблюдения таких нормативных требований, как Закон Сарбейнса-Оксли (SOX).

АИС должна быть разработана с учетом потребностей людей, которые будут ее использовать. Система также должна быть простой в использовании и улучшать, а не снижать эффективность.

2. Процедуры и инструкции

Процедура и инструкции AIS – это методы, которые он использует для сбора, хранения, извлечения и обработки данных. Эти методы бывают как ручными, так и автоматическими. Данные могут поступать как из внутренних источников (например, сотрудники), так и из внешних источников (например, онлайн-заказы клиентов). Процедуры и инструкции будут закодированы в программном обеспечении AIS.

Однако процедуры и инструкции также должны быть «закодированы» для сотрудников с помощью документации и обучения. Процедуры и инструкции должны соблюдаться последовательно, чтобы быть эффективными.

3. Данные AIS

AIS должен иметь структуру базы данных для хранения информации, например язык структурированных запросов (SQL), который является компьютерным языком, обычно используемым для баз данных. SQL позволяет манипулировать данными, находящимися в AIS, и извлекать их для целей отчетности. AIS также потребуются различные экраны ввода для различных типов пользователей системы и ввода данных, а также различные форматы вывода для удовлетворения потребностей разных пользователей и различных типов информации.

Данные, содержащиеся в AIS, представляют собой всю финансовую информацию, имеющую отношение к деловой практике организации. Любые бизнес-данные, которые влияют на финансы компании, должны помещаться в AIS.

Тип данных, включенных в AIS, зависит от характера бизнеса, но может состоять из следующего:

• Заказы на продажу
• Выписки по счетам клиентов
• Отчеты по анализу продаж
• Заявки на закупку
• Счета поставщика
• Проверить регистры
• Главная бухгалтерская книга
• Данные инвентаризации
• Информация о заработной плате
• Хронометраж
• Налоговая информация

Эти данные могут использоваться для подготовки бухгалтерских отчетов и финансовых отчетов, включая графики старения дебиторской задолженности, износа или амортизации, пробный баланс и отчет о прибылях и убытках. Хранение всех этих данных в одном месте – в AIS – облегчает ведение документации, отчетность, анализ, аудит и принятие решений. Чтобы данные были полезными, они должны быть полными, точными и актуальными.

С другой стороны, примеры данных, которые не попадают в AIS, включают записки, переписку, презентации и руководства. Эти документы могут иметь косвенное отношение к финансам компании, но, за исключением стандартных сносок, они на самом деле не являются частью финансового учета компании.

4. Программное обеспечение AIS

Программный компонент AIS – это компьютерные программы, используемые для хранения, извлечения, обработки и анализа финансовых данных компании.До появления компьютеров AIS была ручной системой на бумажных носителях, но сегодня большинство компаний используют компьютерное программное обеспечение в качестве основы AIS.Малые предприятия могут использовать Intuit Quickbooks или Sage 50 Accounting, но есть и другие.2  Малые и средние предприятия могут использовать SAP Business One.  Средние и крупные компании могут использовать Microsoft Dynamics GP, MAS 90 Sage Group или MAS 200, Oracle PeopleSoft или Epicor Financial Management.567

Качество, надежность и безопасность – ключевые компоненты эффективного программного обеспечения AIS. Руководители полагаются на информацию, которую они выводят, при принятии решений для компании, и им нужна высококачественная информация, чтобы принимать правильные решения.

Программное обеспечение AIS можно настроить для удовлетворения уникальных потребностей различных типов бизнеса. Если существующая программа не соответствует потребностям компании, программное обеспечение также может быть разработано собственными силами при существенном участии конечных пользователей или может быть разработано сторонней компанией специально для организации. Систему можно даже передать на аутсорсинг специализированной компании.

Для публично торгуемых компаний, независимо от того, какое программное обеспечение и варианты настройки выберет бизнес, правила Сарбейнса-Оксли будут в некоторой степени определять структуру AIS.Это связано с тем, что правила SOX устанавливают процедуры внутреннего контроля и аудита, которые публичные компании должны соблюдать.

5. ИТ-инфраструктура

Инфраструктура информационных технологий – это просто причудливое название аппаратного обеспечения, используемого для работы информационной системы бухгалтерского учета. Большинство из этих аппаратных средств в любом случае потребуется бизнесу и может включать следующее:

• Компьютеры
• Мобильные устройства
• Серверы
• Принтеры
• Сетевые фильтры
• Роутеры
• Медиа хранилище
• Резервный источник питания

Помимо стоимости, факторы, которые следует учитывать при выборе оборудования, включают скорость, емкость хранилища и возможность его расширения и обновления.

Возможно, наиболее важно то, что оборудование, выбранное для AIS, должно быть совместимо с предполагаемым программным обеспечением. В идеале она была бы не просто совместимой, а оптимальной – неуклюжая система будет гораздо менее полезна, чем быстрая. Один из способов, которым компании могут легко удовлетворить требования совместимости оборудования и программного обеспечения, – это приобрести готовую систему, которая включает в себя как оборудование, так и программное обеспечение, необходимое для бизнеса. Приобретение системы «под ключ» теоретически означает, что бизнес получит оптимальное сочетание аппаратного и программного обеспечения для своей АИС.

Хорошая AIS должна также включать план поддержки, обслуживания, замены и обновления компонентов аппаратной системы, а также план утилизации сломанного и устаревшего оборудования, чтобы конфиденциальные данные были полностью уничтожены.

6. Внутренний контроль

Внутренний контроль AIS – это меры безопасности, которые она содержит для защиты конфиденциальных данных. Это могут быть как простые пароли, так и сложные, например, биометрическая идентификация. Протоколы биометрической безопасности могут включать в себя хранение человеческих характеристик, которые не меняются с течением времени, таких как отпечатки пальцев, голос и распознавание лиц.

У AIS должен быть внутренний контроль для защиты от несанкционированного доступа к компьютеру и ограничения доступа для авторизованных пользователей, в том числе некоторых пользователей внутри компании. Он также должен предотвращать несанкционированный доступ к файлам со стороны лиц, которым разрешен доступ только к избранным частям системы.

AIS содержит конфиденциальную информацию, принадлежащую не только компании, но и ее сотрудникам и клиентам. Эти данные могут включать:

• Номера социального страхования
• Информация о зарплате и персонале
• Номера кредитных карт
• Информация для клиентов
• Финансовые данные компании
• Финансовая информация поставщиков и продавцов

Все данные в AIS должны быть зашифрованы, а доступ к системе должен регистрироваться и контролироваться. Системная активность также должна быть отслеживаемой.

AIS также нуждается во внутреннем контроле, который защищает его от компьютерных вирусов, хакеров и других внутренних и внешних угроз сетевой безопасности. Он также должен быть защищен от стихийных бедствий и скачков напряжения, которые могут вызвать потерю данных.

Примеры бухгалтерских информационных систем в реальном мире

Хорошо спроектированная AIS позволяет бизнесу работать бесперебойно изо дня в день, в то время как плохо спроектированная AIS может препятствовать его работе. Третье применение AIS заключается в том, что, когда у предприятия возникают проблемы, данные в его AIS могут быть использованы для раскрытия истории того, что пошло не так. Случаи WorldCom и Lehman Brothers дают два примера.

WorldCom

В 2002 году внутренние аудиторы WorldCom Юджин Морс и Синтия Купер использовали AIS компании, чтобы выявить мошенническое распределение расходов и другие бухгалтерские записи на сумму около 4 миллиардов долларов.  Их расследование привело к увольнению финансового директора Скотта Салливана, а также к новому законодательству – разделу 404 Закона Сарбейнса-Оксли, который регулирует внутренний финансовый контроль и процедуры компаний.11

Lehman Brothers

При расследовании причин краха Lehman ключевым компонентом была проверка его AIS и других систем данных, наряду со сбором и проверкой документов, а также интервью со свидетелями.Поиск причин банкротства компании «потребовал всестороннего расследования и проверки операционных, торговых, оценочных, финансовых, бухгалтерских и других систем данныхLehman», согласно отчету эксперта из девяти томов на 2200 страницах.

Системы Lehman представляют собой пример того, какне следует структурироватьАИС.В отчете эксперта Антона Валукаса говорится: «На моментподачи заявленияо банкротстве Lehman поддерживал лоскутное одеяло из более чем 2600 программных систем и приложений… Многие системы Lehman были непонятными, устаревшими или нестандартными».

Экзаменатор решил сосредоточить свои усилия на 96 системах, которые оказались наиболее подходящими.Этот экзамен требовал обучения, изучения, проб и ошибок только для того, чтобы научиться пользоваться системами.

В отчете Валукаса также отмечалось, что «системы Lehman были в значительной степени взаимозависимыми, но их взаимосвязь была трудна для расшифровки и плохо задокументирована. Чтобы распутать эти системы и получить необходимую информацию, потребовались чрезвычайные усилия».

Суть

Все шесть компонентов AIS работают вместе, чтобы помочь ключевым сотрудникам собирать, хранить, управлять, обрабатывать, извлекать и сообщать свои финансовые данные. Наличие хорошо разработанной и поддерживаемой эффективной и точной системы бухгалтерской информации является незаменимым компонентом успешного бизнеса.

Related Posts

1. Карьера в бухгалтерских информационных системах: руководство
2. Сотрудник страховых услуг (AIS)
3. Информационная система бухгалтерского учета (AIS)
4. Бухгалтерская информационная система (АИС)
5. Хранилище данных
6. Аналитик данных: карьера и квалификация
7. Наука о данных
8. Должностная инструкция для аналитика целостности данных
9. Карьерный совет: финансовый аналитик против аналитика данных
10. Блокчейн: все, что вам нужно знать

Источник: nesrakonk.ru

АИС: что такое и где используется?

Аббревиатура «АИС» часто на слуху, но что она точно обозначает, пока понимают не все. Дело в том, что АИС — автоматизированные информационные системы — столь многообразны, что и запутаться немудрено. Между тем, под термином скрываются всем знакомые явления и процессы.

Статьи по теме:

• АИС: что такое и где используется?
• Современные системы контроля доступа
• Что такое автоматизация производства

Что это такое

По определению финансового словаря, автоматизированная информационная система (АИС, англ. ais) представляет из себя совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для хранения и/или управления данными и информацией и производства вычислений.

То есть, АИС — это базы данных, программы, компьютеры, хранилища электронной информации и другое оборудование. С их помощью автоматически собирается и накапливается информация о работе или поведении того или иного объекта. А объектом может выступать что угодно: от отдельного предприятия до целой отрасли в глобальном масштабе, от отдельного организма до далеких звезд и галактик.

Кроме того, в понятие «АИС» включают еще и специалистов, которые обеспечивают работу системы. Это могут быть не только программисты, но и менеджеры, руководители предприятий и другие лица.

Где применяются АИС? Да уже почти везде! АИС — это уже неотъемлемая часть обыденной жизни. Так, Всемирная паутина (World Wide Web) — это тоже АИС. Вы приходите в банк или на почту, берете в электронном терминале талон — АИС направляет вас в нужное окошко и сообщает, когда подошла очередь.

АИС помогают управлять производством на фабриках и заводах, контролируют поступления и продажу товаров в торговых сетях. С их помощью метеорологи делают прогнозы погоды, военные — управляют пусками ракет и следят за безопасностью границ, астрономы — изучают Вселенную.

АИС выполняют такие функции:

• накапливают информацию в базах данных;
• позволяют отслеживать процессы в сфере, которую охватывают АИС;
• выдают рекомендации или сами принимают решения, основанные на точных обобщенных данных;
• сводят к минимуму возможность ошибок, снижают влияние «человеческого фактора»;
• многократно ускоряют производственные процессы и обмен информацией;
• уменьшают трудоемкость работы человека.

Виды АИС

В зависимости от предназначения и сферы применения выделяют несколько типов АИС.

Информационные АИС. Они помогают человеку накапливать, систематизировать и использовать информацию. Сюда относятся:

• информационно-справочные системы (ИСС), которые служат для накопления, хранения, обработки и передачи информации. Это электронные словари, справочники, различные базы данных;
• информационно-поисковые системы (ИПС). Выдают информацию из разных источников на основании запроса. Пример — поисковые системы в Интернет. Также существуют ИПС региональные, локальные и специализированные — они применяются в отдельных регионах или профобластях;
• информационно измерительные (ИИС) – служат для автоматического сбора информации о состоянии и параметрах того или иного объекта в течение времени. Например, для отслеживания работы систем космического летательного аппарата;
• географические информационные системы (ГИС) аккумулируют информацию о различных объектах в соответствии с их расположением в пространстве (обычно карте). Вы активно пользуетесь подобными системами, когда ищете в своем смартфоне адрес или географические координаты интересующего вас места;
• ИС по автоматизации документооборота и учета. Они широко применяются на предприятиях, сокращая «бумажную волокиту».

Автоматизированные системы управления (АСУ) помогают человеку управлять теми или иными процессами. Они нужны, например, в крупных компаниях, на производственных предприятиях, на транспорте. АСУ включают в себя, в частности:

• системы управления технологическим процессом (АСУ ТП). Например, работа оборудования на буровых и нефтяных скважинах сегодня управляется компьютерами и программами. Человеку остается только контролировать и иногда корректировать работу систем;
• системы управления предприятием (АСУП). Охватывает непроизводственные сферы работы предприятия: планирование, финансы, сбыт управление персоналом и т.д;
• отраслевые системы управления отраслью (ОАСУ). Например, специальная система «Почты России», которая отслеживает перемещения почтовых отправлений.

Примеры других АИС:

• системы искусственного интеллекта (СИИ), способные решать некоторые творческие задачи;
• системы контроля (и управления) доступом (СКД, СКУД ). Они позволяют создать особые условия доступа на предприятии, в организации или частные владения. Для этого используются электронные ключи, сканирование отпечатков пальцев и другие методы идентификации человека;
• системы автоматизированного проектирования (САПР), помогающие «компьютеризировать» работу проектировщиков. Широко применяются в машиностроении, приборостроении, архитектуре и строительстве;
• автоматизированные системы научных исследований (АСНИ) — помогают ученым делать вычисления и создавать точные математические модели изучаемых явлений или процессов. Активно используются в естественных и точных науках, находят применение и в других сферах;
• обучающие АИС — это системы электронного обучения. Например, Learning Space.

АИС для школы и школьников

Рассмотрим подробнее применение АИС в одной из сфер.

В последние годы в России ведется активное внедрение автоматизированных информационных систем в среднем образовании. Они направлены, в первую очередь, на упрощение взаимодействия школы и родителей. В различных регионах могут действовать свои АИС, но обычно они имеют ряд общих функций:

1. Запись ребенка в учебное заведение.
2. Электронный журнал/дневник. Учитель вносит в журнал расписание, домашние задания и оценки учеников. Доступ к этой информации получают ученики и их родители. Важное условие: школьники могут видеть только свои оценки, а родители, соответственно, лишь отметки своего ребенка.
3. Информирование детей и родителей об итогах экзаменов.
4. Публикация новостей, анонсов конкурсов и олимпиад и другой значимой информации.
5. Полезные ссылки.
6. Обмен сообщениями онлайн между родителями и учителем.

Таким образом, родители могут следить за учебой ребенка и получать ответы на большинство своих вопросов посредством электронных каналов. Образовательные АИС в разных регионах могут иметь и свой дополнительный функционал.

Записать ребенка в школу, узнать о его успеваемости и предварительных итогах ЕГЭ можно и через другую АИС — «Госуслуги». Конкретный перечень услуг, доступные на портале, зависит от региона.

Еще одна АИС

Сокращение «АИС» также может расшифровываться как «Автоматическая идентификационная система». В этом смысле АИС — это система в судоходстве, служащая для идентификации судов, их габаритов, курса и других данных с помощью радиоволн диапазона ультракоротких волн (УКВ). Эта система повышает безопасность мореплавания, предотвращает столкновения, помогает при спасательных операциях и т.п.

Впрочем, как сообщает Википедия, в настоящее время и здесь аббревиатуру «АИС» нередко расшифровывают как «автоматическая информационная система». С учетом того, что функционал системы идентификации судов в последние десятилетия стал гораздо шире, корректировка термина вполне обоснована.

• Проблемы внедрения автоматизированной информационной системы

Совет полезен?
Статьи по теме:

• Как автоматизировать сайт
• Что такое система электронных виз
• Этапы развития ЕГИСЗ — единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения

Добавить комментарий к статье
Похожие советы

• Как автоматизировать магазин
• Зачем нужны базы данных
• Что такое бизнес-информатика
• Как автоматизировать программу
• Что такое информационные ресурсы
• Как организовать систему внутреннего контроля
• Как автоматизировать торговлю
• Как автоматизация изменила мир
• Что такое база данных
• Что такое прикладная информатика
• Автоматизация торговли в малом бизнесе
• Как систематизировать работу
• Для чего нужны курсы Cisco
• Электронные торговые площадки: виды и типы
• Как построить экспертную систему
• Как создать информационную систему
• Как автоматизировать процесс производства
• Общие понятия о СУБД Access
• Как работает модель OSI
• Что такое информационная технология
• Что такое тонкий клиент
• Основные достоинства технологии asp.net при проектировании сайтов
• Виды носителей информации, их классификация и характеристики
• Как переводить аббревиатуры

Новые советы от КакПросто
Рекомендованная статья
Какие есть виды промышленных полов

Промышленные полы используют на всех предприятиях. Полы промышленного назначения бывают разные, но их главные характеристики.

Источник: www.kakprosto.ru

Name already in use

A tag already exists with the provided branch name. Many Git commands accept both tag and branch names, so creating this branch may cause unexpected behavior. Are you sure you want to create this branch?

Cancel Create

lectures5 / pages / db1.md

• Go to file T
• Go to line L
• Copy path
• Copy permalink

This commit does not belong to any branch on this repository, and may belong to a fork outside of the repository.

Cannot retrieve contributors at this time
245 lines (173 sloc) 23.6 KB

• Open with Desktop
• View raw
• Copy raw contents Copy raw contents Copy raw contents

Copy raw contents

Методика разработки и применения информационных систем

1. Общие сведения об информационных системах
2. Назначение, структура и классификация автоматизированных информационных систем (АИС)
3. Основы создания АИС. Понятие базы данных и банка данных

АИС — это круто, инфа 100%

Общие сведения об информационных системах

Структура информационнной системы

Основной элемент — информационный фонд, хранящийся в информационной системе. Информация в этом фонде организована. В некоторых системах первоначальный ввод может не предусматриваться.

Эксплуатация ИС связана с выполнением определенных процедур (таких как первоначальный ввод, хранение данных, поиск информации и завершающая обработка информации).

Процедура обновления связана с внесением изменений в информацонный фонд, процедуры поиска и завершающей обработки информации не изменяют содержимого системы, но позволяют работать с ней.

Процедура управления процессом организации хранения и выдачи информации — ведущая процедура, распознает виды запросов, приводит в действие те или иные процедуры и управляет прочими процессами.

Это комплекс, состоящий из информационного фонда и следующих процедур: управляющей, обновления, информационного поиска и завершающей обработки информации, позволяющих накапливать, хранить, корректировать и выдавать информацию.

Информационная система включает в себя:

• Носитель информации — физическая компонента ИС
• Информационный фонд — информационная компонента ИС
• Набор процедур — функциональная компонента ИС

Информационные системы можно разделить на несколько категорий:

• Ручные ИС (записная книжка и т.д.)
• Механические ИС
• Электронные ИС
• Автоматизированные ИС
• Автоматические ИС

Недостатки традиционных методов обработки информации:

• Низкая оперативность обработки данных
• Низкая точность и недостаточная полнота данных
• Высокая трудоемкость и стоимость преобразования и хранения информации
• Низкое качество самой информации

Назначение, структура и классификация АИС

АИС воспринимают и обрабатывают информацию об окружающей среде, подготавливают ее и выдают в нужном виде.

• Создание и корректировка информационного фонда при его первоначальном формировании и развитии
• Текущее обновление или модификация информационного фонда в ходе эксплуатации АИС
• Обслуживание запросов при использовании информационного фонда при решении задач управления

1. Пользователи-люди
2. Пользователи-задачи

Для решения конкретных задач они могут быть условно разделены на следующие типы:

1. Системы информационного обеспечения расчетов

• Основные пользователи — расчетные задачи
• Данные проводятся для научных и инженерных расчетов
• Пример: информационные базы и программы, обеспечивающие комплексное решение расчетных задач

1. Запросно-справочные системы

• Основные пользователи — люди, заинтересованные в заполучении сведений в своей предметной области
• Автоматизированные информационно-справочные системы
• Автоматизированные информационно-поисковые системы

• Документальные — поиск первичных документов
• Фактографические — выборка сведений из документов

1. Системы коллективного пользования
2. Объединяют в себе возможности всех вышеперечисленных систем
3. Отличительные особенности:
4. Результатом функционирования является представление необходимых данных для выработки управляющих воздействий
5. Для этих систем характерно наличие общих информационных массивов, которые потом могут использоваться различными пользователями при решении различных задач
6. Такие системы, как правило, опираются на общую техническую базу

• Обслуживание заданий:

• Проверка допуска пользователя
• Запускается процедура для выполнения запроса
• После процедуры формируется сообщение, которое передается абоненту

Таким образом АИС служат для удовлетворения информационных потребностей пользователей и для этого они в своем составе должны иметь как минимум две основные компоненты:

1. Информационная компонента
2. Функциональная компонента

Основы создания АИС, понятие баз и банков данных

Еще в древнем Египте в прошлом веке (60е-70е) в основном использовался файловый подход хранения информации. Данный метод предполагает создание наборов данных, жестко связанных с программами их обработки. Данные хранились в определенных структурах, называемых массивами данных, при изменении которых возникала необходимость внесения изменения в программы обработки данных.

С увеличением объема и структуры обрабатываемой информации выявились недостатки файлового подхода к хранению информации:

1. Неоправданная избыточность хранения данных в массивах
2. Сложность автоматизации процессов ввода, корректировки и выдачи данных
3. Зависимость прикладных программ от изменения информационной базы
4. Жесткая связь данных с программами их обработки
5. Слабое использовании современной вычислительной техники по работе с такими структурами

Концепция баз и банков данных появилась как попытка решения этих проблем.

Сущность концепции баз и банков данных заключается в интеграции данных в единый информационный Фонд и централизованного управления ими для обеспечения многоаспектного последующего их использования многими пользователями при взаимном разделении данных и программ их обработки.

Автоматизированный банк данных представляет собой систему информационных, математических, программных, языковых, организационных и технических, предназначеных для централизованного накопления информации и коллективного многоаспектного использования данных, а также для получения необходимой информации по запросам.

Особенности централизованного хранения информации в банках данных

1. Сокращение избыточности хранимой информации — ликвидация дублирования
2. Устранение противоречивости хранимых данных
3. Многоаспектное использование информации
4. Обеспечение возможности стандартизации
5. Обеспечение возможности санкционированного доступа к информации

Состав банка данных

• Одна или несколько баз данных
• СУБД
• Администратор базы данных
• Словарь данных
• Вычислительная система
• Обслуживающий персонал

База данных — некоторым образом организованная совокупность данных, которые отображают состояние объектов какой-либо предметной области, а также отношения между этими объектами.

База данных — совокупность взаимосвязанных хранящихся вместе данных при наличии такой минимальной их избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений, при этом данные запоминаются так, чтобы они были независимы от программ их обработки, а также были способы к добавлению новых данных и модификации существующих на основе общего управляющего способа.

Свойства базы данных:

• Связанность хранящихся вместе данных
• Минимальная избыточность данных
• Использование одних и тех же данных несколькими пользователями
• Независимость данных от использующих их программ
• Наличие управления данными для ввода, изменения и выборки
• Возможность наращивания информационного фонда
• СУБД

СУБД — специальный пакет программ, посредством которого реализуется централизованное управление базами данных и обеспечивается корректный доступ к данным.

Основные задачи СУБД:

1. Формирование базы данных
2. Поддержание базы данных в актуальном состоянии, в постоянной готовности к использованию информации, хранящейся в ней
3. Прием и обслуживание запросов в базе данных
4. Завершающая обработка информации
5. Организация совместной работы пользователей
6. Представление информации пользователям в доступном и наглядном виде
7. Обеспечение целостности базы данных
8. Разграничение доступа к базам данных

Администратор базы данных — лицо или группа лиц, реализующие организационное управление базой данных, причем они могут руководить работами по составлению структуры, выбору ПО и оборудования, подготовки специалистов и т.д.

Основные функции базы данных:

1. Удовлетворение информационных потребностей пользователей
2. Обеспечение возможности хранения и модификации больших объемов информации
3. Обеспечение заданного уровня достоверности хранимой информации и ее непротиворечивости
4. Обеспечение санкционированного доступа к данным
5. Обеспечение возможности поиска информации по произвольной группе признаков
6. Удовлетворение заданным требованиям производительности при обработке запросов
7. Обеспечение возможности реорганизации и расширения границ предметной области для базы данных
8. Обеспечение выдачи информации пользователям в различной форме
9. Обеспечение простоты и удобности обращения пользователей за информацией
10. Обеспечение одновременного обслуживания нескольких пользователей

Модели представления данных в базе

Исходной точкой для нормализации информации является ее классификация.

Классификация информации — совокупность правил распределения множества объектов на подмножества в соответствии с установленными признаками их сходства и различия. Как правило, в системе классификации информации выделяют т.н. однородные объекты, которые характеризуются одинаковым набором свойств или характеристик.

Информация, описывающая эти объекты разделяется на классы, виды, группы, подгруппы и т.д.

Единая система классификации информации в нашей стране предназначена для идентификации понятий, терминов, а также для приведения в порядок информационных объектов, устранения разнородности, неоднозначности и дублирования данных. Существует несколько признаков классификации информации:

Ядром любой базы данных является некоторая модель даннх, которая представляет собой множество структур данных, их ограничений и операций по манипулированию данными.

С помощью такой модели могут быть представлены любые объекты предметной области, а также взаимосвязи между ними.

В настоящее время существует три основных типа моделей данных:

1. Иерархическая модель

• Совокупность элементов, связанных между собой по определенным правилам, образующих таким образом ориентированный граф
• Основные понятия:

• Уровень
• Узел — совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. Каждый узел на более низком уровне связан только с одним узлом на более высоком уровне. Таким образом, иерархическое дерево имеет только одну вершину, которая не подчиняется другим узлам
• Связь

1. Сетевая модель

• При тех же основных понятиях, каждый элемент может быть связан с любым другим элементом

1. Реляционная — 1970 год, IBM, Эдгар Франк «Тед» Кодд

• Relation — отношение
• Представление данных в виде таблиц
• Каждая из этих таблиц представляет собой двумерный массив, в котором представлены т.н. тройки:

• Каждый элемент таблицы это один элемент данных
• Все столбцы в таблице однородные
• Каждый столбец имеет уникальное неповторяющееся имя
• В таблице отсутствуют повторяющиеся строки
• Порядок следования строк и столбцов может быть произвольным

Каждая строка — запись — кортеж.

Наименования характеристик — поля.

Атрибут — атомарный информационный элемент, имеющий имя и значение.

В каждой таблице существует поле, каждое значение которого однозначно определяет все соответствующую запись. Такое поле называется ключем.

Ключи бывают простые и составные.

Для разработки операций по работе с такими данными используется реляционная алгебра.

• Создание таблиц
• Выделение части таблиц
• Создание другой таблицы путем слияния нескольких таблиц
• Изменение содержания хранящихся данных
• Исключение старой информации
• И т.д. и т.п.

Такие операции составляют основу решения информационных задач во всех реляционных базах.

Таким образом, реляционной называют базу данных, в которой накапливается и хранится информация об однородных объектах одной предметной области в форме таблиц.

Операции по работе с данными осуществляются с помощью специального языка, входящего в состав СУБД.

Представление информации в формализованном виде сопряжено с процессом ее кодирования под которым понимается образование и присвоение условных обозначений объектам или классификационным группам в целях придания данным компактной формы для ввода их в систему. Для формирования кодов используется специальный алфавит. Структура такого кода это условное обозначение состава и обозначения знаков в такой форме.

• Понятийные коды
• Системные (машинные) код

Банк данных: централизованное управление, коллективное многоаспектное использование, физическая компонента — электронно-вычислительная машина, информационная — база данных, функциональная — СУБД.

Ответственность за нормальное функционирование такой АИС возлагается на администратора банка данных.

Источник: github.com

АИС «УПРАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТОМ»

АИС «Управление бюджетом» разработана компанией ООО «АНТ-Консалт» и предназначена для автоматизации полного цикла работы по управлению бюджетом компаний.

• Уникальный программный продукт разработан на платформе российского производителя программного обеспечения 1С:Предприятие 8.3 обеспечивает информационную независимость, кроме того платформа 1С 8.3. является открытой для внесения изменений и имеет привычный и понятный интерфейс для пользователей.

Программа АИС «Управление бюджетом» позволяет без лишних трудовых и материальных затрат обеспечить «прозрачное» формирование данных и управление бюджетом компании и ее дочерних обществ.

• Сократить время на формирование и согласование пакетов бюджетных форм и рабочих документов, в том числе с помощью автоматического заполнения рабочих документов из файлов Excel;
• Минимизировать ошибки, связанных с человеческим фактором;
• Хранить данные по Бюджетной кампании единой информационной системе.

Кроме того…

специалисты ООО «АНТ-Консалт» обеспечивают полный комплекс работ по сопровождению данной программы, что позволяет оперативно реагировать на изменение законодательства.

Цели создания АИС «Управление бюджетом»:

• Автоматизация планирования и отражения фактических показателей финансово-хозяйственной деятельности организаций;
• Обеспечение единой методологии ведения бюджетных показателей;
• Автоматизация формирования и согласования бюджетных форм;
• Автоматизация проведения конкурсных процедур от формирования потребности к закупке, до заключения договора с победителем конкурса;
• Создание единого информационного пространства в организации за счет единых классификаторов НСИ.

В АИС «Управление бюджетом» реализован

• Полный цикл работы с бюджетом кампании от формирования плановых данных до принятия пакета бюджетных форм по исполнению бюджета;
• Механизм ведения централизованной нормативно-справочной информации, включающий механизм акцептования изменения и добавления элементов справочников в базе Управляющей компании;
• Кроме того, программа позволяет настроить формирование консолидированной отчетности.

АИС «Управление бюджетом»

разработан на основе реальных регламентов и методик крупной компании, однако в системе можно реализовать свою методику планирования и отражения фактических показателей финансово-хозяйственной деятельности организаций и согласования бюджетных форм, настроить свой перечень бюджетных форм, бюджетных показателей, рабочих документов и шаблонов загрузки данных.

Программа включает в себя две основные подсистемы:

Бюджетирование. Подсистема обеспечивает автоматизацию:

• планирования и отражения фактических показателей финансово-хозяйственной деятельности организаций, а также автоматизацию формирования бюджетных форм;
• оперативного планирования и отражения фактического движения денежных средств (Платежный календарь);
• Формирование консолидированной отчетности.

Управление закупочными процедурами. Подсистема обеспечивает автоматизацию:

• проведения конкурсных процедур от формирования потребности к закупке, до заключения договора с победителем конкурса.

Работа с бюджетом в АИС «Управление бюджетом»
включает в себя следующие этапы:

Формирование нормативно-справочной информации.
Формирование плановых данных.
Формирование фактических данных.
Управление закупочными процедурами.
Контроль цен.
Инвентаризация.
Отчетность.
Согласование и утверждение.
Описание этапов
1. Этап «Формирование нормативно-справочной информации»

На данном этапе производится ручной ввод и загрузка нормативно-справочной информации необходимой для проведения бюджетной кампании, такой как основные средства и нематериальные активы, номенклатура, контрагенты, подразделения, сотрудники и т.д.. В процессе выполнения дальнейших этапов нормативно-справочная информация может быть дополнена, но структура должна быть определена на этом этапе.

2. Этап «Формирование плановых данных»

Включает в себя ввод и загрузку плановых данных:

• По начальным остаткам;
• Планирование доходов и расходов в том числе планирование выручки, амортизации, расходов на фонд оплаты труда, налогов, прочих доходов и расходов.
• Формирование распределений по видам деятельности, а также ввод в эксплуатацию, списание и реализация инвестиционных проектов;
• Планирование движений денежных средств том числе поступления от реализации, оплата товаров, работ, услуг.

3. Этап «Формирование фактических данных»

Включает в себя ввод и загрузку фактических данных:

• Загрузка начальных остатков в том числе товары на складах, остатки денежных средств и капитальных вложений, сведения по ранее заключенным договорам и дебиторская/кредиторская задолженность;
• Планирование доходов и расходов в том числе начисление амортизации, начисления фонда оплаты труда, налоговые платежи, приход и расход по расчетному счету, обороты капитальных вложений.

4. Этап «Управление закупочными процедурами»
Включает в себя выполнение всего цикла закупочной процедуры.

Первым шагом производится формирование потребностей к закупке и годовой план закупок.

На основании годового плана закупок далее производится формирование агентских поручений, а также параметры поставки, требования к предмету закупки и участникам закупки, критерии оценки и техническое задание.

Далее проводится сама конкурсная процедура, включающая в себя выгрузку данных на электронную площадку, сбор заявок и определение победителя закупки.

По итогам формируются договоры и спецификации с ценами по номенклатуре.

5. Этап «Контроль цен»

Анализ цен производится на основании обработки консолидированных данных по закупкам всех дочерних обществ. Сравнение позиций производится в разрезе номенклатуры с расчетом средних цен и отклонений.

6. Этап «Инвентаризация»

Включает в себя подготовку и загрузку данных инвентаризации. Результатом являются утвержденные формы отчетов инвентаризации.

7. Этап «Отчетность»

Отчеты формируются на всех этапах работ и позволяют анализировать плановые и фактические данные, проводить план-фактный анализ, анализировать закупочную деятельность и инвентаризацию, анализировать расшифровки показателей бюджетных форм. Кроме того, доступна возможность формирования и согласования регламентированной отчётности с оперативной отправкой в Управляющую компанию. Механизм отчетности гибкий и настраиваемый, что позволяет формировать отчеты «под компанию».

8. Этап «Согласование и утверждение»

Согласование и утверждение бюджетных форм производится в несколько этапов. На первом этапе производится согласование в дочернем обществе руководителем по планированию и руководителем организации. Только в случае успешного завершения процесса пакет бюджетных форм передается на утверждение в Управляющую компанию. Механизм согласования включает в себя возможности добавления дополнительных документов и отчетов для пояснения сведений в бюджетных формах, а также возможность ведения переписки между всеми участниками процесса согласования.

Ключевые особенности АИС «Управление бюджетом»:

• Настраиваемые бюджетные показатели и бюджетные формы;
• Настраиваемый механизм согласования пакетов бюджетных форм;
• Загрузка данных из любых учетных систем (если учетная система позволяет осуществить выгрузки в excel);
• Настраиваемая выгрузка любых справочников и дополнительной информации из программ 1С клиента;

• Синхронизация централизованной нормативно-справочной информации;
• Синхронизация информации о проведении закупочной процедуры и заключении договора в режиме реального времени;
• Синхронизация информации о ходе согласования пакета бюджетных форм между специалистами Управляющей компании, а также специалистами дочерних обществ;
• Возможность использования электронно-цифровой подписи.

Источник: ant-konsalt.ru