«1С:Документооборот» — новое решение для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов обработки внутренних и официальных документов как коммерческих, так и государственных предприятий, причем, независимо от типа документооборота – бумажного или электронного.
Программа «1С:Документооборот», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами. Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ.
Электронный документооборот в 1С 8.3 пошаговая инструкция
Программа может применяться на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.
Программный продукт является «детищем» программы «1С: Архив 3», уже много лет применяемой в большом количестве организаций.
Новые возможности
Программное обеспечение создается на базе программы «1С: Предприятие 8.2». Более качественная организация электронного документооборота обусловлена обновленными возможностями платформы в области соединения учета ресурсов и координации движения документов.
Имеющиеся функциональные возможности — наличие разнообразных технологий обработки документов, независимость от применяемой системы управления базами данных, масштабируемость – доказывают, что стоит на одну ступень выше по сравнению с предшествующими версиями.
Программа позволяет использовать разнообразные способы обработки документов с разграничением прав доступа к ним, применяя новейшие методики управления документооборотом, в том числе сложившиеся в России.
С помощью программы «1С Документооборот» можно:
- осуществлять работу с помощью веб-браузеров
- уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота.
- улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами
- обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом
- наладить работу пользователей с документами.
Обработка документации
В программе можно обрабатывать любые типы документов, на каждый из которых заводится учетно-регистрационная карточка, содержащая реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-2003, ГСДОУ и традиций делопроизводства, принятых в российской практике.
ЭДО в 1С: практические примеры (электронный документооборот)
Хранение и доступ к документации 1С
Для организации хранения документов применяется структура папок с возможностью ограничения доступа к ним.
Структура папок может быть создана на основе организационной структуры учреждения либо по видам документации. Для каждой папки можно установить разграничение доступа, то есть, какой пользователь, что может осуществлять – читать, добавлять, редактировать или удалять информацию — из этой папки.
Регистрация корреспонденции 1С:Документооборот
В программе можно производить регистрацию входящих и исходящих документов предприятия. При этом номер документа генерируется программой самостоятельно по определенным правилам.
Регистрация корреспонденции осуществляется по требованиям ГОСТ, типовых инструкций и традиций делопроизводства, сложившихся в отечественной практике.
Регистрация корреспонденции включает в себя этапы:
- рассмотрение документа и постановка на контроль, производится автоматически
- постановка исполнителей в известность
- контроль соблюдения сроков документа
- создание отчетности по поступлению/исполнению документа, по документам с истекшим сроком исполнения.
Обработка документов со сканера в 1С:Предприятие 8.3 / 8.2
Программа позволяет загружать любые документы с внешнего сканера. Единственное условие – поддержка сканером интерфейса TWAIN.
Электронная почта
Программа позволяет отправлять с помощью электронной почты любой документ из базы. Кроме того, есть возможность загрузки входящей и внутренней корреспонденции прямо из электронного почтового ящика.
Просмотр, редактирование и контроль версий 8.2
Просмотр и редактирование документации программы осуществляется с помощью приложений, установленных на компьютерах пользователей.
Работа с документацией производится на «рабочем столе», где пользователю показывается перечень документов, находящихся в стадии редактирования, а также перечень текущих задач, требующих выполнения. Пользователь может самостоятельно добавить или удалить раздел, а также поменять местами его элементы.
Пользователь программы «1С:Документооборот» может как просматривать, так и редактировать документы. Одновременная работа с одним и тем же документом невозможна, так как программой предусмотрена блокировка уже использующегося файла.
После сохранения вновь отредактированного файла создается новая его версия, где указывается, кто, когда и во сколько ее создал.
В карточке документа перечисляется список версий, пользователь вправе удалить лишние и поменять текущую версию, кроме того, при необходимости он может сравнить версии файлов часто используемых форматов — doc, trf, html, txt, odt.
Источник: xn--90afdtkhdeabaxvge.net
ДО и ЭДО: разбираемся в тонкостях
Клиенты часто обращаются к нам с вопросами о различии “1С:Документооборот” и “1С:Электронный документооборот”. В статье объясняем — что кроется за аббревиатурами 1С:ДО и 1С:ЭДО, чем отличаются друг от друга данные решения и каким компаниям подходят. Для начала разберемся с формулировками. 1С:ДО («1С:Документооборот») — это программа, которая разработана на платформе «1С:Предприятие 8» и предназначена для автоматизации учета документов и смежных процессов в рамках одного предприятия. 1С:ДО позволяет автоматизировать как несложные цепочки бизнес-процессов (такие, например, как согласование договора или заявка на заведение нового товара), так и многовариантные схемы (например, согласование общего бюджета по предприятию с учетом бюджетов подразделений). 
1С:ЭДО («1С:Электронный документооборот») — это сервис на базе «1С:Предприятие 8». Он позволяет осуществлять обмен документами с контрагентами. В том числе позволяет заменить подписание бумажных юридически значимых документов на подписание их в этом сервисе электронной цифровой подписью. Данная возможность встроена непосредственно в типовые решения 1С и не требует интеграции и выгрузки во внешние модули отправляемых и принимаемых документов, а значит, задача интеграции решения ЭДО с учетной системой уже решена заранее для множества контрагентов, использующих ПО 1С.
Главное отличие «1С:Документооборот» от «1С:Электронный документооборот» заключается в том, что первый предназначен для внутреннего документооборота, а второй служит для обмена документами с контрагентами. То есть, «1С:Документооборот» выбирают, если хотят использовать электронное движение документов и согласование различных вещей внутри организации.
В свою очередь, «1С:Электронный документооборот» используется во внешнем обмене документами. Сравнивать «1С:ДО» и «1С:ЭДО» по функционалу бессмысленно, так как первый является программой, а второй встроенным сервисом, к тому же у них разные задачи. Далее более подробно расскажем об особенностях решений «1С:Документооборот» и «1С:Электронный документооборот».
Преимущества программы «1С:Документооборот» ● Программу можно использовать в очень широкой области работы с документами. Можно обрабатывать входящую корреспонденцию, согласовывать по сложнейшим процессам разные сущности, создавать приказы по предприятию, ставить задачи на исполнение и отслеживать процессы.
При внедрении «по максимуму» программа позволяет полностью избавиться от бумажного документооборота внутри компании. ● Во время редактирования документов сохраняется история правок. Есть возможность в любой момент вернутся к более ранней версии документа. ● Одновременно в системе могут работать несколько пользователей (десятки, сотни, тысячи). ● Программа ведет учет временных затрат сотрудников на те или иные задачи и позволяет оценить эффективность труда.
Отчеты в системе демонстрируют не только количественные, но и качественные показатели. ● Систематизация документов по различным критериям. Возможность добавлять свои свойства документов (реализован механизм дополнительных реквизитов) как для быстрого поиска так и для аналитики. ● Интеграция с другими продуктами 1С.
Наиболее востребованным является обмен с «1С:ERP Управление предприятием 2», поскольку процессы программ зачастую тесно связаны друг с другом. ● Работать в программе можно удаленно. Подключаться к системе и выполнять рабочие задачи сотрудники могут через любой браузер, установленный на личном ПК.
Все письма и вложенные файлы можно посмотреть и скачать прямо из системы. ● Система хранит файлы всех форматов, полученные в результате повседневной работы — документ, скан, видео, аудио, и т.д. «1С:Электронный документооборот» Вместо традиционных накладных и счет фактур в бумажном виде, компании могут обмениваться электронными накладными, счет фактурами и другими важными документами в электронном виде.
У фирмы 1С за это отвечает бесплатный сервис 1С-ЭДО. Входящий трафик бесплатный. Т.е. за те документы, которые вы получили от своего поставщика, подписали и отправили обратно, платить не придется.
Каждый пользователь программ 1С, в которых поддерживается сервис 1С-ЭДО, может подключить его себе и принимать бесплатно входящие документы, и отправлять до 5 комплектов документов в месяц без оплаты и без договора ИТС. В каждый тариф ИТС входит отправка определенного количества пакетов документов. Есть разные варианты тарифов по сроку (квартал, полгода, год).
Единица измерения в сервисе – комплект документов, например, это может быть это счет фактура и акт об оказании услуг. Сервис позволяет ускорить обмен документами между организациями.
Когда те же акты отправитель подписывает в бумажном варианте, тратится много времени: подписанные исполнителем акты отправляются по почте или с курьером заказчику, какое-то время их подписывают, после этого документы опять курьером или почтой возвращаются в компанию. Бумаги могут потеряться, потребуется запрашивать подписать их повторно. Это опять временные затраты.
ЭДО позволяет полностью исключить такую проблему. Преимущества сервиса 1С-ЭДО ● Интегрирован в программу 1С. Работа осуществляется в той программе, в которой бухгалтер / менеджер находится постоянно. Не надо устанавливать сторонние программы и ждать их обновления.
А также не нужно проделывать дополнительные действия выгружая и загружая документы из 1С в отдельную программу. ● Документ, поступивший через сервис 1С-ЭДО, автоматически добавляется в систему, его не требуется вносить вручную. Нужно только установить соответствие справочной информации и «провести», это минимизирует вероятность неправильного занесения данных из-за ошибок оператора и сокращает время, которое сотрудники тратят на внесение первичных документов в программу ● Для работы с 1С-ЭДО необходимы электронная цифровая подпись и программа криптопровайдер (КриптоПРО или ViPNet). ● Электронный документооборот стимулирует пользователей подписывать входящие документы.
Пока документ не подпишут, они «висят» в разделе текущих дел ЭДО. Кому подходит ЭДО? По большому счету всем. Малым предприятиям, у которых небольшой документооборот поможет не тратить время на организацию процесса подписания бумажных документов и их возврата.
Компаниям, имеющим обширную географию контрагентов, поможет значительно сэкономить время обмена документами за счет «зануления» времени пересылки. Интересен ЭДО и для среднего и крупного бизнеса с документооборотом сотни комплектов в месяц. ЭДО позволяет компаниям существенно сократить время на обмен документами и избавляет от необходимости ведения бумажного архива.
Поделитесь с коллегами:
Источник: www.gigansk.ru
1С: Документооборот 8
Упорядочим работу сотрудников с документами, исключим возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе, сократим время поиска нужной информации. Узнайте подробности!
Попробуйте бесплатно 30 дней. Оставьте заявку прямо сейчас !
- Ф1СОФТ.РУ
- Программные продукты 1С
- 1С Документооборот 8
Бесплатно
поможем
Бесплатно
покажем
Бесплатно
доставим
Бесплатно
внедрим
Бесплатно
обновим
Бесплатно
настроим