Программа 1с битрикс24 что это такое

«Битрикс24» — это российский сервис для управления бизнесом. Коротко и ясно. Сервис помогает организовать коллективную работу в компании и позволяет выставлять и выполнять задачи, делать заметки, планировать рабочее время и общаться с коллегами как в социальных сетях.

«Битрикс24» представляет собой набор из самых важных инструментов ведения бизнеса: CRM, Онлайн-офис, Задачи и проекты, Контакт-центр, Сайты и магазины. Добавьте еще к этому удобный и привычный интерфейс, напоминающий социальную сеть — обучение работе с порталом практически не требуется.

С помощью сервера вы сможете:

• Управлять всеми рабочими процессами
• Ставить задачи сортируя их по блогам с комментариями и сроками выполнения
• Создавать тематические чаты, общаться с сотрудниками и получать обратную связь
• Узнать все о самом новом о жизни вашей компании
• Хранить все файлы на Диске и регулировать доступ к отдельным папкам
• Получить доступ 24/7 с любого устройства
• Получать напоминания о важных мероприятиях, встречах и срочных задачах

Рассмотрим каждый из инструментов «Битрикс24» по отдельности.

Интеграция 1С и Битрикс 24. Простыми словами о том, что такое интеграция 1С Предприятие с Битрикс24.

CRM – многофункциональный, информативный, простой в понимании базовых принципов работы менеджера с клиентом, инструмент. Он включает в себя лиды, сделки, счета, контакты, компании и товары.

Инструмент позволяет управлять как продажами, так и коммуникациями с клиентами. Вы можете видеть, сколько запросов в обработке, на какой стадии, кто ими занимается в настоящее время и вообще всю историю сделки от самого начала до ее завершения. Удобным преимуществом являются Роботы CRM, которые берут на себя такие обязанности как отправление писем, sms, голосовых сообщений клиентам, показ рекламы и постановка заданий менеджерам.

Но это еще не все. Сотрудники могут работать с клиентами и продавать товары прямо из дома благодаря CRM-Магазину. Не надо ничего интегрировать и настраивать, а только взять и подключить платежные системы и онлайн-кассы.

Онлайн-офис – единое пространство для общения всей компании, объединяющее в себе чат, видеозвонки, видеоконференции и полную структуру компании со списком сотрудников.

Инструмент также позволяет общаться в едином ммессенджере для всей компании. Можно переписываться, делать видеозвонки, создавать закрытые/открытые чаты, планировать мероприятия в календаре, писать посты в общей ленте, и проводить видеоконференции с участием до 24 человек.

Значительно упрощает удаленную работу и виртуальное присутствие в офисе, которое позволяет видеть, кто из сотрудников сейчас активен, а кто уже завершил рабочий день.

Задачи и проекты – инструмент для постановки задач. Их можно ставить как коллегам, так и самому себе, чтобы ничего не забыть. Забыть ничего не возможно, ведь «Битрикс24» напомнит вам о сроках выполнения, предупредит о приближении дедлайна, покажет какие задачи находятся в приоритете и рассчитает эффективность сотрудников.

Битрикс24 и 1С-Битрикс

Инструмент также позволяет выполнять задачи в режиме совместной работы. В задаче участвуют несколько человек: ответственный, постановщик и наблюдатели. У каждого своя роль и свои права доступа, которые можно настроить — как для конкретного сотрудника, так и для целых отделов.

Ускорить работу с задачами можно роботов в задачах, которые создают новые задачи, ставят задачи по шаблонам, отправляют письма, меняют ответственных или статус задачи.

Контакт-центр – набор из коммуникаций с клиентами: телефон, email, чат на сайте, Facebook, Instagram, ВКонтакте, Яндекс.Чат и другие. Все ваши социальные сети в Битрикс24 с сохранением всех переписок и разговоров. Общайтесь с клиентами в привычной для них среде.

Инструмент также позволяет совершать звонки с помощью телефонии (можно арендовать телефонный номер или подключить собственную АТС), создать чат на вашем сайте, распределите номера телефонов по разным рекламным каналам и отследить, откуда клиентов придёт больше, распределить звонки сообщения между сотрудниками и настроить автоответчик для клиентов, которые обращаются в нерабочее время.

Сайты и магазины – конструктор сайтов и магазинов «Битрикс24», которые создаются уже внутри CRM.

Инструмент также позволяет получить контакты покупателей магазина и клиентов сайта, которые обратились к вам через CRM-форму, бесплатный чат или обратный звонок. Все это попадает в CRM. Подключив Яндекс.Метрику и Google.Analytics к сайту вы сможете получать полную статистику по посетителям.

Мы рассмотрели небольшую часть возможностей сервиса «Битрикс24», а их очень много. Это удобный и практичный инструмент для автоматизации работы компании с простым и интуитивно понятным интерфейсом.

Сегодня в сервисе зарегистрировано более 6 000 000 компаний. Настоящий бестселлер! Испытайте его уже сейчас!

Источник: dzen.ru

Что может Битрикс24 в обычной компании

Вовремя напомнить позвонить клиенту, проконтролировать сроки по задачам и поставить новые, сделать отчет, отправить сотню писем, запустить рекламу, рассчитать зарплату и заставить шевелиться отдел продаж — это не про идеального многорукого секретаря, а про Битрикс24.

Привет. Меня зовут Дмитрий Акулов, я совладелец компании INVO Group. Решил на примере нашего настроенного портала рассказать подробно, что может система, и какие задачи бизнеса успешно закрывает Битрикс24. Мы настроили ее для себя и внедряем заказчикам. Битрикс связывает между собой три крупных блока: ведение клиента по воронке продаж, координация действий компании по выполнению взятых на себя обязательств и контроль коммуникаций.

Коммуникации

CRM — вести или не вести

Отчеты в режиме реального времени

Возьмем обычный отчет по продажам. Здесь учитывается картина по отделу за определенный период. Данные формируются в реальном времени. Если на какой-то из сделок через пять минут изменятся данные, то я обновлю отчет и увижу уже новую картину Не нужно ждать конца месяца, когда руководители отделов подобьют итоги работы.

Принимая управленческие решения, мы отстаем от реальной картины мира в лучшем случае на месяц. В Битрикс24 картина актуальна на текущую минуту. Теперь переходим к следующему этапу: контроль причин отказа. Это рынок. Мало кто может похвастать 100% конверсией из заявки в клиента. А раз так, значит будут отказы.

И их тоже важно анализировать. После анализа, мы работаем с незаключенными сделками. Самую большую причину закрытия составляет “Другая причина”. Ранее мы закрывали таким способом нецелевые сделки, дублирующиеся и тестовые. Потом увеличили вложения в рекламу, с разных источников начали падать заявки.

И так получилось, что клиент оставляет заявку на нескольких наших лендингах, а потом еще и у разработчика Битрикс24. И эти заявки попадают к нам. Сделка создается в любом случае, это ведь новая заявка с нового источника. И даже контроль дублей не всегда спасает. Для системы два новых разных телефона — это два человека.

Несколько дней назад мы решили вывести из раздела “Другая причина” дубли и тестовые заявки, чтобы оставить для анализа только сделки, где реальная причина закрытия не подходит ни под одну категорию. На втором месте — пропали, не выходят на связь. С ними мы работаем спустя полгода. На тот момент человек заинтересован во внедрении, но не готов.

И вместо того, чтобы сказать, что ему дорого или неактуально сейчас, он просто перестал брать трубку. Мы не надоедаем нашим клиентам с ежедневными звонками. Если три раза в течение двух недель клиент не берет трубку и не отвечает на письмо, то мы его больше не беспокоим. Примерно полгода. А затем еще раз интересуемся актуальностью внедрения.

И из опыта, часть таких клиентов конвертируется в сделку. Аналогичная ситуация, если выбирают не нас. Спустя время звоним, чтобы поинтересоваться, насколько качественно прошло внедрение. И есть клиенты, которые заплатив одним подрядчикам, приходят в итоге к нам за качественной настройкой.

К сожалению, в этом случае порой проще сделать заново с чистого листа по всем правилам, чем переделывать чужую работу. Это как со стройкой. Всегда проще с чистого листа построить дом по всем правилам, чем пытаться на некачественно выстроенном фундаменте сделать что-то нормальное.

Поручение = действие

• Ваня, где отчет?
• Какой отчет?
• Я к пятнице просил у тебя отчет по маркетинговым каналам.
• Ох, не успел. Он почти готов, мне нужно кое-что доделать и я пришлю.
• Когда?
• Ну к пятнице постараюсь успеть, если нет то, в понедельник точно будет, обещаю.

Наверно знакомая картина? Естественно, отчет еще и не начинал никто делать. Ваня про него забыл и теперь его ждут увлекательные выходные.

Битрикс24 помогает сократить количество таких ситуаций.

Во-первых, задача у сотрудника = напоминания. О том, что поставлена задача, о том, что сроки заканчиваются, о том, что сроки закончились и так далее.

И эти уведомления идут не только Ване, но и постановщику задачи.

Поэтому об аврале мы узнаем ни тогда, когда все уже случилось, а заранее. И будет время исправить ситуацию.

Во-вторых, а может Ваня реально загружен и не успел потому что у него задач на троих? Открываем Битрикс24, видим загрузку Вани по другим задачам и переносим задачу составления документа на более свободного сотрудника.

В нашей компании есть ряд задач, которые мы используем в проектах. Например проект “Маркетинг” на скриншоте учитывает десятки разных задач с разными сроками и ответственными.

На предприятии и вовсе можно выстроить специальную логику в задачах:

Роботы будут контролировать сроки и если за установленное количество времени не было сделано ничего, то робот может уведомить руководителя, сменить сроки, поменять ответственного за задачу, сменить ее этап, статус, имя и так далее.

Звучит сложно. Давайте на примере:

У нас есть три задачи:

Оплатить материал до 5 марта. Ответственная — Марина, бухгалтер

После оплаты материала, организовать доставку его на объект. Ответственный Иван, сотрудник отдела логистики. Стандартный срок доставки — 7 дней. Значит 12-го мы ждем материал на объекте.

Еще есть Василий. Он ответственный за склад на объекте. Его задача в течение дня после поставки оприходовать весь материал и подтвердить соответствие исходному запросу.

И есть Федор. Он руководитель объекта. И именно у него болит голова за все.

Сегодня, например, 1 марта. Материал еще не оплачен, так как на счете не хватает средств. Робот сигнализирует Марине и Федору: до конца задачи пять дней, движения нет.

Марина отчитывается: денег на счете нет, придут 10 марта.

У нас уже поплыли сроки. Федор понимает: надо перебросить деньги со счета другой компании, взаимозачесть их, и получить материал.

Это первый сценарий. Самый простой. Но представим, что Марина не оплатила.

5 марта. Материал еще не оплачен. Робот меняет ответственного, забирая задачу у Марины и передавая ее Светлане — главному бухгалтеру. Светлана сразу понимает, что может произойти и оплачивает материал из резервного фонда.

Поставщик увидел деньги на счету только шестого марта. У Ивана уже не семь дней на логистику, а шесть. Но так как задачи взаимосвязаны, то сроки получения сдвигаются автоматически. И Василий, ответственный за принятие материала, понимает, что ждать его нужно не двенадцатого марта, а тринадцатого. Эта же информация уходит Федору. Голова у него болит, но уже чуть меньше.

При этом система рассчитала временные трудозатраты на выполнение задач, и эти данные ушли в отчеты по заработной плате. Иван с задачей справился, через семь дней материал на объекте.

Василий начинает принятие, но так как сегодня 13-е марта, у него приезжает еще одна поставка. Заранее запланированная и без срыва сроков. Он не успевает сделать все в течение дня. Робот понимает, что задача не завершена в установленное время и подключает еще двух соисполнителей, которые получают задачу помочь Василию в принятии материала.

Это картина, нарисованная широкими мазками, без погружения в детали. Можно было бы конечно сказать, что Василий видел, что у него 13-го две поставки, и он не успеет все принять в одиночку. Но у меня стояла другая задача: показать хотя бы чуть-чуть как можно выстроить систему работы по сложным многоступенчатым задачам в Битрикс24. И это только верхушка айсберга. Есть компании, где несколько сотен задач были оцифрованы и шли по этапам с четким контролем сроков и передачей ответственных.

Основная мысль: при детальном подходе к системе она может серьезно помочь в работе компании, взять на себя роль контроллера сроков и поручений. Таким образом эффективность компании возрастает в разы.

Не устали еще читать? Я увлекся и детально рассказываю обо всем, что важно, пытаясь объяснять с примерами. Как мне кажется, возможность серьезно увеличить эффективность вашей компании стоит этого.

CRM-маркетинг — реклама с умом

Один из новых инструментов Битрикс24, который помогает взаимодействовать с текущей клиентской базой и грамотно рекламироваться.

CRM-маркетинг рассылает email-рассылки и СМС по клиентской базе, отфильтрованной по многим признакам.

Например, у нас есть ряд клиентов, которые купили в прошлом году, а в этом — нет.

Фильтруем базу по этим признакам и отправляем выбранным клиентам красивое письмо с предложением от которого невозможно отказаться.

Фильтровать можно по большому количеству полей, важно только чтобы они были заведены в карточку сделки. И здесь вновь повторю о том, насколько важно глубоко отстроить карточку. Поверхностная настройка не даст полноценного использования более половины возможностей системы.

Второй важный блок CRM-маркетинга — это интеграция с рекламными кабинетами. Рассмотрим на примере одного кабинета. Например, у вас в Яндексе есть ряд рекламных кампаний.

Как только клиент позвонил в вашу компанию или написал письмо, робот берет его номер телефона или почту и закидывает в рекламную аудиторию, направленную на возврат клиента на сайт. Как только Ваш менеджер перешел с этим клиентом от первого общения к согласованию коммерческого предложения, робот убирает данные клиента из одной аудитории и добавляет в ту, где настроены объявления, напоминающие о выгодах работы с вашей компанией. Менеджер получил оплату от клиента, робот убрал данные этого клиента из рекламы, чтобы сэкономить рекламный бюджет.

Таких сценариев миллионы, вы сами определяете свою рекламную стратегию и то, что должно показываться клиентам на разных этапах работы с вашей компанией. Хоть фотографию менеджера, который работает сейчас с клиентом. А роботы раскидают данные клиентов по нужным аудиториям

Сквозная аналитика — от заявок к деньгам

На момент формирования этой статьи, сквозная аналитика доступна в режиме бета-тестирования. Но уже сейчас становится понятно, что это нужный инструмент для понимания эффективности рекламных кампаний.

Допустим, мы получаем с объявления на Google 10 лидов, а с Яндекса — 20 лидов в месяц.

Кажется, что Яндекс выгоднее. Но когда мы отследим весь путь этих лидов по воронке продаж и увидим, что с Google мы получили 5 сделок, а с Яндекса — 3. Теперь кажется, что выгоднее Google. Но оценив реальное количество успешно завершенных сделок, увидим, что с Google мы закрыли две сделки и с Яндекса — тоже две. А итоговые суммы на первом получились, например, 100 тысяч, а на втором — 40 тысяч.

Сквозная аналитика позволит увидеть эффективность рекламных кабинетов, возможно, даже и конкретных объявлений. Более точная информация появится после окончания тестирования. Конечно, это пока даже и близко не Ройстат, но его обширный функционал и не всегда требуется в полной мере. Нужно исходить из задач компании.

Если задача базово оценить эффективность рекламного канала, то здесь инструменты Битрикс24 в помощь.

Бизнес-процессы vs человеческий фактор. Выигрывают БП

Один из самых сложных и важных инструментов Битрикс24 я оставил на самый конец. Если вы дочитали до этого момента, значит у вас очень большая сила воли. Ну или я пишу настолько интересно, что вы не можете оторваться. Давайте сделаем небольшой перерыв и вернемся к прочтению статьи с чашечкой кофе. Впереди практически искусственный интеллект на службе вашей компании.

Битрикс24 можно автоматизировать, чтобы он автоматически выполнял массу задач: формировал документы и отчеты, передавал их разным сотрудникам, ставил задачи, контролировал сроки, уведомлял. Еще чуть-чуть и кофе будет варить.

Начнем с самого простого, чтобы понять общую идею, а затем заглянем “под капот” нашего автоматизированного бизнес-процесса.

Это сценарий согласования счета на оплату. Есть инициатор согласования и есть ряд людей, которые должны одобрить оплату.

Например, я хочу согласовать оплату новых стульев в офис.

Заполняю поля, прикрепляю документ, и он летит сперва начальнику отдела, потом коммерческому директору. Если тот одобрил — то генеральному. А когда тот нажал кнопку одобрения — в бухгалтерию на исполнение. Это простейший сценарий согласования документов. Логику можно сделать любую.

Если визу поставил генеральный директор — то сразу можно миновать остальные этапы согласования. Но если отклонил юрист — то даже виза гендира не может передать документ в оплату. Различные сценарии приводят к тому, что систему всегда нужно настраивать под конкретную компанию.

В нашей компании бизнес-процесс делает массу дополнительных вещей. Например, когда от клиента поступила оплата, менеджер инициирует запуск процесса передачи клиента на выполнение в отдел внедрения. Заполняет около 15 полей, где учитывает дату оплаты, суммы, юрлицо заказчика, перечень задач, информацию о компании и пожелания клиента. И дальше бизнес-процесс распределяет информацию между разными направлениями.

Часть данных уходит в бухгалтерию, часть уходит в автоматические отчеты, документы уходят начальнику отдела внедрения, контактные данные заказчика передаются ответственному специалисту, ему же нарезается перечень задач по проекту, создается отдельное пространство для этого проекта и многое другое.

Вот так выглядит маленький участок одного из наших бизнес-процессов. Оказывая услугу по настройке бизнес-процессов нашим клиентам, было бы странно не сделать для себя все по-максимуму.

Мы оцифровываем все процессы и задачи, которые выполняются в компании вот в такие блок-схемы, занесенные в логику Битрикс24. А затем привязываем каждый блок к конкретному инструменту, заставляя систему делать те или иные операции. В итоге, работа компании становится предсказуемой и прозрачной. Конкретно на этом участке бизнес-процесса описаны действия по завершению проекта: учитывается обратная связь от клиента, которая сразу уходит в отчет индекса NPS, ставится задача размещения кейса о выполненных работах, учитывается длительность выполнения сделки, которая уходит в аналитику для последующих расчетов по стоимости работ, ставятся задачи по подготовке и отправке актов о выполненных работах, а сами электронные версии актов прикрепляются в карточку клиента. А также формируются дальнейшие задачи по продлению лицензии.

Это лишь самый конец огромного процесса, который влез ко мне на скриншот. И вручную была внесена лишь оценка клиента и нажата кнопка запуска. Сама бизнес-схема раз в десять обширнее. Это только один из процессов. В нашей компании их несколько.

И у нас еще не самый сложный цикл. Если вы посмотрите на свой бизнес, то увидите десятки таких процессов, которые можно оцифровать и четко контролировать.

Поэтому, когда я слышу от заказчиков: “Да у нас там все просто, получили заявку, согласовали, оплатил клиент и мы выполнили работы”, то я показываю вот этот бизнес-процесс. У нас ведь тоже похожая схема. Только работает она эффективнее.

В завершение этого огромного текста, скажу лишь, что мы рассмотрели самые базовые инструменты Битрикс24, оставив без внимания еще огромный перечень. В Битрикс24 есть конструктор сайтов и интернет-магазины, которые можно сделать например из страницы в Инстаграм. Есть облачный диск, календарь занятости, инструмент для учета рабочего времени, тысячи приложений, которые расширяют возможности системы до космических высот. Есть возможность интеграции с другими приложениями, начиная от 1С и заканчивая самыми странными решениями. Главное, чтобы у сервиса был доступ по API.

Я часто слышу, что Битрикс24 — это сложный и непонятный инструмент, в котором неудобно работать. Обычно я отвечаю, что Битрикс24 — это огромный конструктор, из которого можно собрать систему как для работы крупного предприятия с тысячами сотрудников, так и для небольшой компании для 3-5 человек. Важно правильно настроить инструменты.

Лишнее убрать, а то, что нужно — адаптировать под задачи компании. И тогда Битрикс24 может творить чудеса. Аналогичных систем для управления компанией за сравнительно небольшие деньги на рынке я не встречал. Есть локальные решения, которые в одном блоке работы успешнее Битрикс24. Но разрозненные инструменты не дают синергии.

А ведь нам важно эффективно работать на каждом блоке.

Спасибо за то, что дочитали до конца. Я готов ответить на ваши вопросы. Если интересно, могу продемонстрировать в скайпе нашу работающую систему.

Материал написан в феврале 2019 года. Каждый месяц мы оптимизируем свою систему, постоянно повышая свою эффективность и опережая рынок. И многое может измениться еще сильнее.

Хорошего дня и успеха в бизнесе!

Источник: spark.ru

Внедрение Битрикс24 в отделе продаж

Статья написана для руководителя отдела продаж. Или для IT-директора, которого попросили посоветовать, чем улучшить работу продажников.

Руководитель отдела продаж хочет прозрачности процессов, эффективности сотрудников и результата.

Покажем как настроить Битрикс24 для решения этих задач.

Когда нужна CRM-система и подходит ли вам Битрикс24

Чтобы был порядок в учёте, вы внедряете 1С. Для чего вам нужен Битрикс24?

Чтобы знать, хранить и анализировать:

1. Откуда пришёл клиент?
2. Что делал менеджер?
3. О чём мы общались с клиентом?
4. Как мы это делали?
5. Если купил не у нас, то почему?
6. Сколько сделок в работе?
7. На какой стадии проблемы?
8. Что нужно подкрутить?

«Как-то» это делают сами сотрудники.

У хороших менеджеров эта информация хранится в самодельных базах в excel, у плохих — в почте или нигде.

Но нам надо не «как-то», а «как надо».

Если менеджер уволился, история взаимодействий с клиентом теряется. А в b2b-продажах заключение контракта занимает несколько месяцев.

Если нет хранения первичной информации, нет отчётов и KPI. Привязывать KPI только к объёму выручки неверно. Но что ещё можно измерить и оценить? Звонки и письма не фиксируются. О клиенте учётная система узнаёт только в момент покупки.

Чтобы получить отчёт нужно открыть 1С или колдовать в Excel. Долго и неудобно. Один наш клиент для такой работы создал целый отдел.

Без понятных и легкодоступных отчётов принимать решения тяжело. Руководитель отдела продаж и собственник начинают испытывать боль.

Показать все тонкие места текущего состояния продаж помогает показать аудит. Вы также можете сделать проверку самостоятельно по нашему чек-листу. Важно выстроить стратегию по достижению целей компании и понять, какие конкретные задачи помогут улучшить kpi и закрыть часть проблем в ближайшее время.

Что компания ждёт от внедрения Битрикс24

Мы собрали список традиционных пожеланий:

1. Сохраняем все заявки от клиентов в одной системе.
2. Сохраняем историю взаимодействия — встречи, звонки, письма.
3. Менеджеры работают с клиентом по единому стандарту.
4. Роботы говорят руководителям, когда что-то идёт не так.
5. Контролируем ситуацию с помощью приборной панели — отчёты для руководителей.

Нужно навести порядок в продажах — прозрачность, управляемость, результаты.

Потом будут нужны организация повторных продаж, маркетинг, оценка эффективности рекламы и т.д. Сначала — победа над хаосом.

Генералами выступят собственники и руководители отдела продаж. Это хорошо. Они чётко формулируют цели и готовы применять административные меры для успешного внедрения.

Разведка

Самый ответственный этап — понять, как оно сейчас и договориться, как быть должно.

Мы забрасываем консультанта на территорию заказчика на один или два дня. За это время успеваем опросить ключевых сотрудников и составить крупными блоками план будущего внедрения. Миссия ответственная, поручается только лучшим сотрудникам — директору или руководителям отделов.

Вы можете пройти этот этап сами. Примерные вопросы и план в помощь:

1. Проговорить:

1. Этапы;
2. Установку;
3. Первичная настройку;
4. Бизнес-процессы;
5. Интеграции.

1. Откуда о нас узнают? Как мы узнаём о клиентах?
2. Какие роли можно выделить в процессе?
3. Какие данные на входе? Откуда берутся эти данные?
4. Какие задачи и действия выполняются в процессе продажи?
5. Какие внешние системы включены?
6. Какие документы формируются? Как они хранятся?
7. Есть ли измеримая метрика, позволяющая оценить качество исполнения? Отслеживаются ли эти показатели? Если да, то кем и как часто.
8. Какие сложности испытывает компания в продажах? Что теряется (время, информация, управляемость, счастье клиента и т.д.)? Почему решили автоматизировать?
9. Что можно изменить и улучшить?
10. Есть ли связанные процессы?

План кампании

Допустим, мы совместно провели разведку и придумали, как должно быть, чтобы закрыть все «дыры» в воронке продаж и нашли точки роста. Выстроили четкий бизнес-процесс. Обычно мы это делаем в рамках комплексного отсраивания продаж, но некоторые клиенты берут этот этап на себя (в этом случае главное не поругаться внутри компании и не затянуть с «теорией»).

Теперь нужно спланировать наступление. Тут уже надо сосредоточиться на конкретных действиях. Задать много нудных вопросов.

До этого момента, вы могли идти сами. Дальше надо вызывать кавалерию. Потому что начинается «техника».

Вот пример вопросов для простой задачи «интеграция Битрикс24 с сайтом»:

1. С каких страниц (форм) нужно передать информацию?
2. На какой CMS выполнен сайт?
3. Как сделаны формы, с которых нужно передать данные?
4. В какой раздел передаём?
5. Нужно ли передавать UTM-метки?
6. Как соотносятся поля формы и поля раздела, куда передаём информацию?
7. Кто становится ответственным за элемент, который создаётся в Битрикс24?

Всем секретам мы вас в этой статье не научим, но эффективную комбинацию держите:

1. «Все в портал» — быстрая базовая настройка;
2. «Бизнес-процессы» — оптимизация самых болезненных;
3. «Ации — ИнтегрАции, генерАции, автоматизАции» — самое сложное и вкусное;
4. «Поддержание порядка» — удерживаем позиции.

Состав работ — первый этап — все в портал

«Нужно сперва ввязаться в бой, а там видно будет.»

Первый этап самый важный. От него зависит успешность всей кампании.

Главная задача — быстро настроить самое важное, обучить и замотивировать сотрудников работать в портале. Так вы быстро поймёте, с какими трудностями они столкнутся при работе с новым инструментом.

Битрикс24 часто предлагает несколько способов делать даже очевидные вещи. Например создать сделку можно:

1. Из верхнего меню;
2. Нажав на кнопку;
3. Конвертировав лид;
4. На основании компании или контакта;
5. Автоматически.

Пока сотрудники не начнут работать в портале, мы не можем абсолютно точно сказать, как они будут использовать тот или иной инструмент. Регламенты работы и обучение помогают направить их в нужном направлении. Но мы неоднократно видели, как изменяются сценарии работы, во время реального использования.

Ещё один плюс быстрого старта — внедрение не успеет всем надоесть. Быстро начали — быстро получили первую (пусть и небольшую) пользу. И вы и сотрудники будут понимать для чего все страдания.

Вот конкретные задачи, которые нужно выполнить на первом этапе:

Установка и базовая настройка

1. Настраиваем сервер
2. Устанавливаем Битрикс
3. Проверяем работу базовых функций
4. Проверяем работу почты
5. Настраиваем резервное копирование средствами Б24
6. Настраиваем проактивную защиту портала
7. Устанавливаем сертификат SSL (нужен для телефонии и приложений)

Первичный импорт информации

Импорт контактов и компаний. В простом варианте контакты и компании загружаются единоразово из csv. Связь между сущностями не осуществляется

В более сложном случае интеграция с 1С или другой системой и написание скрипта, который корректно свяжет сущности после загрузки. Например, привяжет контактых лиц и нужных ответственных к загруженным компаниям

1. Настройка этапов и полей сделок, компаний, контактов;
2. Импорт существующей базы данных клиентов (разовая загрузка из CSV);
3. Настройка отчётов;
4. Роботы, триггеры, автоматические задачи для этапов сделки

Интеграция с сайтом

Интеграция с формами обратной связи на сайте и с заказами

Интеграция с почтой (IMAP)

1. Емэйл треккер
2. Инструкция по подключению ящиков сотрудников

Открытые линии с сайта

Подключаем все каналы, потом отключаем лишнее

В порядке увеличения трудоёмкости рассматриваем следующие варианты:

1. Телефония от Битрикс;
2. Телефония через SIP-коннектор;
3. Телефония через приложение или Asterisk;
4. Разработка своей интеграции

1. Составление регламента по работе с CRM
2. Обучение ключевых сотрудников

Условно, этот план внедрения делится на четыре этапа:

1. Установка и начальная настройка портала и CRM;
2. Первичный импорт;
3. «Все лиды в портале»;
4. Обучение работе.

После реализации этого этапа ваши сотрудники начнут работать в портале.

Все обращения будут фиксироваться. Если на каком-то этапе обработки заявки произойдёт сбой, автоматика об этом сообщит.

Состав работ — второй этап — процессы

На втором этапе мы рекомендуем делать автоматизацию бизнес-процессов (БП). Начать можно с простых и понятных процессов — согласование отпуска, заявка на покупку техники и т.д.

Эти процессы используются, чтобы сотрудники привыкли к БП Битрикс24 и перестали их бояться. Плюс в том, что на таких бизнес-процессах легко заставлять сотрудников пользоваться системой — хочешь в отпуск, будь добр, запусти БП.

После того, как сотрудники привыкнут, можно переходить к более сложным случаям — согласование документов и обработка заявок.

Особенность этих процессов — частый переход ответственности от одного сотрудника к другому. Именно тут теряются календарное время и человекочасы. А значит автоматизация принесёт значительную пользу.

По нашему опыту — автоматизация согласования документов это пункт, который хочет каждая компания численностью больше 100 человек.

У нас есть разработанные решения для внедрения в отдел продаж CRM с необходимым современным функционалом. Заполните форму, чтобы узнать, какое подходит именно вам.

Состав работ — третий этап — интеграции-шмынтеграции и прочие генерации документов

В третий этап мы рекомендуем решительное наступление — сложные доработки и интеграции. К этому моменту, пользователи уже должны изучить основные функции портала и пользоваться ими. Руководство компании видит пользу от внедрения Битрикс24 и готово вкладывать деньги в развитие системы.

Самое время приступить к сложным доработкам. Примеры таких доработок:

1. Автоматическая генерация документов по шаблону.
2. Кредитные калькуляторы и расчёт просроченной задолженности.
3. Автоматизация этапных процессов с большим количеством шагов.
4. Сложные отчёты и KPI сотрудников.
5. Добавление своих разделов (сущностей) CRM.

Каждая из таких доработок решает серьёзную стратегическую задачу компании. Но и цена их высока — десятки и сотни часов работы. Поэтому, мы советуем отложить их на последний этап, когда вы точно будете понимать возможности системы и её перспективность.

Сюда же относятся сложные интеграции.

Бывает, что у заказчика нестандартная учётная система, или 1С была переписана пять лет назад и даже думать про её обновление страшно. Но это не повод отказываться от реализации обмена счетами или контрагентами.

Главное, чтобы к моменту обсуждения интеграции вы чётко понимали, какими сущностями, в каких направлениях и зачем вы будете обмениваться.

Четвёртый этап — поддержка, обновления, бекапы

После решения основных задач, начинается условно бесконечный этап работ — удержание позиций. Она же поддержка.

В нашей практике, поддержка бывает:

1. Поддержка конечных пользователей.
2. Регламентные задачи.
3. Аварии.
4. Контроль исполнения регламентов и качества ведения CRM (актуально для тех, у кого нет РОПа).
5. CRM-маркетинг (работа с сегментами клиентов, подключаются маркетологи).

Поддержка конечных пользователей

Если сотрудники у клиента меняются редко, а сложность созданной системы не слишком высока, то постепенно задач из первой группы становится меньше. По нашему опыту, через несколько месяцев нам уже не задают простых вопросов — пользователи разобрались в системе или в компании возникла своя «первая линия поддержки» в лице местных IT-специалистов. А если мы реализуем пакетное решение, то вопрос поддержки отпадает практически сразу после тестирования — мы разрабатываем регламенты, инструкции, проводим skype-конференции с записью видео, формируем базу знаний продавцов. Ввод новичка станет удобным, быстрым и простым!

Регламентные задачи

Забывать про эти задачи не стоит. Делаем их по расписанию:

1. Обновление платформы.
   Битрикс24 постоянно развивается. Мы рекомедуем проводить обновления не реже одного раза в пол года. Кроме новых функций, это помогает в общении с технической поддержкой Битрикс24 — обычно первое, что они просят сделать «Обновитесь до последней версии».
2. Обеспечение бекапирования.
   Делим на несколько подзадач — настройка автоматического бекапирования, ручное копирование на дополнительные резервный сервер. В ответственных случаях проводим периодические «учения» с восстановлением работоспособности портала их бекапа.
3. Тестирование основных функций.
   Когда портал серьёзно доработан, сходу оценить его работоспособность не получится. Чтобы клиент был уверен, что всё работает как нужно, мы организуем тестирование. Выявляем основные сценарии работы и контрольные метрики. Сценарии тестируем вручную по расписанию или после обновлений. Контрольные метрики проверяем автоматически. С оповещениями ответственным, если что-то идёт не так.

Аварии

Иногда они всё-таки случаются.

Отказы оборудования, «завис» сервер, кончилось место, обиженный админ удалил базу данных и т.д.

Корпоративный портал становится бизнес-критичной системой. В нём работают все сотрудники. Поэтому о проблемах вы узнаете быстро и громко.

Наша задача в таких ситуациях — быстро восстановить работу критичных для бизнеса сценариев. В самых неприятных случаях, на помощь приходят бекапы.

Тут важно понимать, что восстановление из бекапа большого портала — задача нетривиальная. На определённых объёмах бекапы средствами Битрикса уже нельзя снять. Есть большой риск того, что он будет повреждён. В нашей практике, такая ситуация была с порталом объёмом 1 Тб.

В этом случае, помог уход в «облачную» инфраструктуру. До этого, портал был на выделенном сервере.

Мы умеем решать такие сложные случаи — у нас есть специалисты не только по платформе Битрикс24, но и с компетенцией администрирования серверов.

Заключение

Мы дали в этой статье примерную карту действий. Теперь вы знаете, что делать от первого шага, до поддержки существующей системы.

Материал поможет вам в планировании внедрения и обосновании его перед руководителями и собственниками бизнеса. Когда вас спросят «как именно мы будем внедрять Битрикс24?» — покажите эту статью.

А когда спросят «кто из веб-интеграторов будет помогать?» — ссылку на нас.

Источник: www.intervolga.ru