Профессиональная автоматизированная программа в гостинице это

Содержание

Гости останутся довольны сервисом, если в гостинице или хостеле хорошо отлажены все бизнес-процессы. Добиться этого можно с помощью автоматизации отеля. Специальные программы позволят избежать накладок при бронировании номеров, тщательно подготовиться к приезду постояльцев и вовремя поставить их на учет в УВМ МВД. Вся информация о деятельности гостиницы будет собрана в одном месте — так вы обеспечите четкую и организованную работу всего персонала.

Что такое система автоматизации гостиниц

Это специальные программные продукты для управления недвижимостью: гостиницами, ресторанами, тренажерными залами, складскими комплексами и т.д. Они называются Property Management System (PMS). С их помощью собственник может вести финансовую отчетность, управлять хозяйственными процессами и ускорить обслуживание гостя: от бронирования номера до окончательного расчета.

Автоматизированные системы управления отелем экономят время сотрудников и позволяют повысить доход и заполняемость гостиницы или хостела. Например, путем увеличения количества площадок, с которых поступают бронирования номеров. Персоналу не придется отслеживать заявки в личных кабинетах на сайтах — все брони будут автоматически поступать в шахматку отеля. Кроме того, гостиница будет защищена от огромных штрафов за несвоевременную постановку гостя на миграционный учет — с помощью автоматизации отеля можно мгновенно отправлять уведомления в УФМС МВД.

Как в два клика автоматизировать работу с каналами и контролировать овербукинг

Управляйте продажами на 36 площадках бронирования в одном окне Оставить заявку

Преимущества автоматизации

обеспечить четкую и слаженную работу всего персонала;
собирать всю информацию о деятельности отеля в одном месте;
бронировать и оплачивать номера любым удобным для гостей способом;
вносить изменения в стоимость номера как на сайте отеля, так и на всех интегрированных с PMS площадках бронирования;
ускорять процесс заселения гостей;
оптимизировать управление номерным фондом;
формировать уведомления о постановке гостей на миграционный учет.

Функции систем автоматизации

Все решения для автоматизации гостиниц и хостелов имеют похожую структуру и состоят из следующих модулей:

«Портье». С его помощью происходят регистрация и размещение постояльцев. Информация отображается на интерактивном плане номерного фонда (шахматке).
«Бронирование». Здесь можно проверить наличие свободных номеров на требуемый период и предварительно забронировать их.
«Горничная». В этом модуле планируется график дежурств/уборки номеров и формируется список работ (сменить полотенца и постельное белье, положить в ванную новые наборы туалетной косметики, пополнить мини-бар и т.д.)
«Администрирование». Здесь можно настроить программный продукт, внести изменения в прайс, курс валют.
«Бухгалтерия». Данный модуль собирает и передает информацию в бухгалтерскую программу.

Взаимодействие с внешними системами

Наибольшую пользу автоматизация гостиницы приносит, если PMS взаимодействуют с внешними системами. Они управляют оборудованием в отеле и помогают оказывать гостям обширный перечень услуг.

Автоматизированная система учета для гостиниц HotelVision

К внешним системам относятся:

онлайн-бронирование — гости могут самостоятельно выбрать и заказать номер;
энергосбережение — оборудование предназначено для хранения ключа-карты, включения электроэнергии и климат-контроля в номерах;
контроль доступа на территорию — электронные замки офлайнового и онлайнового типов;
фискальные регистраторы — необходимы для проведения любых финансовых операций кредитными и дебетовыми картами или наличными деньгами;
платное телевидение — услуга позволяет гостям смотреть ТВ-программы без рекламы;
автоматизация работы баров и отелей — отвечает за прием и передачу заказов, учет запасов и контроль за товарами, обеспечивая защиту от недобропорядочных работников.

Автоматизация гостиницы с помощью Контур.Отеля

Облачный сервис Контур.Отель объединяет четыре основные функциональности, необходимые для современной гостиницы, в одном окне:

1. Управление номерным фондом. Добавляйте фотографии и описание номеров, распределяйте их по категориям, настраивайте список услуг в вашей гостинице и тарифы в зависимости от сезона. В шахматке можно отразить информацию о ранних и поздних заездах, назначить текущую или полную уборку и указать в комментариях пожелания гостя. Информация не потеряется при пересменке, и персонал вовремя подготовит нужный номер.

2. Менеджер каналов бронирования. Контур.Отель интегрирован с 35 площадками для поиска отелей, среди которых booking.com, ostrovok.ru, OneTwoTrip.com, agoda.com, Забронируй.ру, 101Hotels.com. Брони с них автоматически добавляются в шахматку гостиницы. Если поступают новые бронирования или вы вносите изменения в стоимость номеров, то информация автоматически обновляется сразу на всех подключенных площадках.

3. Модуль онлайн-бронирования. Разместите информацию об отеле в социальных сетях, создайте мини-сайт гостиницы или установите виджет для бронирования. Так, вам не придется платить комиссию агентствам и онлайн-площадкам или переносить заявки из электронной почты в шахматку.

Программы управления и бронирования для отелей

Автоматизированные программы управления гостиницами не должны быть продуктами, которые направлены исключительно на внутренние процессы. Важно обеспечить их взаимосвязь с внешними источниками.

Автоматизация гостиницы или отеля − способ обеспечить высокий уровень обслуживания гостей заведения.
Если раньше использование специальных программ было прерогативой исключительно элитных крупных комплексов Москвы и других мегаполисов, то теперь они внедряются даже в мини-отелях.

Автоматизированные системы гостиниц связывают воедино работу разных подразделений и позволяют контролировать процессы на предприятии, предоставляющем услуги в сфере гостеприимства. Чёткость действий персонала, бронирование номеров, оперативная обработка больших объёмов информации − правильно выстроенная автоматизация управления гостиницей выведет бизнес на новый уровень.

Внутренняя автоматизация гостиниц

Автоматизированные системы управления гостиничным предприятием в первую очередь обеспечивают слаженное осуществление внутренних процессов. Применение таких продуктов на практике даёт возможность модернизировать сервис, увеличить скорость обработки данных, исключить возникновение ошибок в силу действия человеческого фактора.

Внутренняя автоматизация работы гостиницы важна и для гостей заведения сферы гостеприимства, и для руководства. Применение на практике эффективных программных решений становится основой для проведения анализа бизнес-процессов. Так, автоматизация мини-отеля − первый шаг на пути к его трансформации в крупный гостиничный комплекс.

Автоматическая система управления для гостиниц имеет модульную архитектуру. Она включает в себя блоки, количество и характер которых формируются для каждого предприятия индивидуально. При этом выделим несколько модулей, являющихся универсальными.

Программы автоматизации гостиницы обязательно включают в себя:

модуль менеджеров − его внедрение во внутреннюю систему обеспечивает эффективность управленческих решений, своевременность корректировки сведений о госте или состоянии номерного фонда, даёт возможность поддерживать связь с клиентами путём обмена сообщениями;
модуль администрации − в его задачу входит аккумуляция сведений о состоянии номеров, стоимости, статусе, ряде других параметров, также на этом уровне создаётся право доступа к внесению изменений в размещённые сведения;
модуль резервирования − автоматизированные системы бронирования гостиниц повышают лояльность клиентов, ведь гости сами выбирают способ оформления брони, делают это онлайн или на рецепции, при любом способе оформления заявки получают распечатку подтверждения, кроме того, есть возможность оплаты услуг картой;
модуль обслуживания − используется для контроля действий горничных, получения данных о состоянии номеров.

Взаимодействие программ с внешними системами

платёжные системы − постояльцы должны получить возможность осуществлять расчёты всеми доступными способами, для чего необходимо установить в гостинице фискальные регистраторы;
охрана и безопасность − речь идёт о получении доступа в определённые помещения, контроле визитов посторонних лиц;
энергосбережение − инженерные системы и оборудование гостиниц связываются с общей программой автоматизации, это позволит экономить ресурсы (например, отключение питания незаселённого номера, установка нужного уровня температуры в зависимости от присутствия или отсутствия гостя в помещении);
системы GDS − если заведение зарегистрировано в них, то внутренние автоматизированные системы управления отелем должны переправлять изменённые данные о номерном фонде (занято или свободно, цена и т. д.) на внешние глобальные платформы, что позволит избежать овербукинга (использование инструмента Cannel Manager).

Основные программы для автоматизации гостиниц

На российском рынке представлено более десятка предложений, с помощью которых может проводиться автоматизация отеля. Среди достаточно известных можно отметить:

SmartHotel;
Фиделио;
Эдельвейс;
1С:Отель.

Они отличаются между собой по техническим параметрам, степени надёжности, функциональности. Разработки в этом направлении продолжаются, что свидетельствует о несовершенстве уже выпущенных программных решений. Предлагаем вам систему автоматизации гостиничного бизнеса, подготовленную специалистами компании MaxiBooking.

Преимущества продукта MaxiBooking по сравнению с аналогами

Конкурентные преимущества разработки компании MaxiBooking для автоматизации отелей и гостиниц:

универсальность − гибкость настроек даёт возможность оптимизировать готовый продукт под потребности предприятия любого масштаба − будь то мини-отель за городом или крупный гостиничный комплекс в центре Москвы;
функциональность − система содержит большое количество возможностей для повышения сервиса заведения, обеспечивает чёткую взаимосвязь внутренних и внешних составляющих системы;
ценовая доступность − стоимость установки и настройки продукта под ваши цели и потребности невысока, вложения быстро окупаются за счёт эффективности системы управления гостиницей.

АСУ гостиниц – особенности и преимущества

blog-article

Технологии окружают нас везде и всюду. Неудивительно, что все вокруг становится автоматизированным или электронным. Это касается различных сфер предпринимательства. Неизвестных ранее, системы автоматизации гостиниц, уже стали известны многим.

Новая услуга, позволяет сделать гостиничный бизнес удобным и привлекательным. Каждый гость, после регистрации и проживания, обязательно остается доволен выбором и сервисом. Ведь бронирование номеров, теперь можно проводить по сети интернета, в режиме онлайн.

Администраторам, автоматизированная программа, помогает подготовиться к будущей встрече гостей, и при необходимости имеется возможность поставить их на учет в миграционные, правоохранительные органы. При помощи АСУ, легко обеспечивается работа персонала, начиная от портье и заканчивая любыми, другими сотрудниками, работниками учреждения.

Что представляет собой автоматизированная, гостиничная система?

Property Management System (АСУ) – это уникальный, программный продукт, работа которого, предназначается для управления хостелами, гостиницами, пансионатами и любой, другой недвижимостью.

Управление электронных систем, позволяет владельцу, значительно расширять функции своего бизнеса, а именно:

Вести контроль финансов с последующей бухгалтерской отчетностью.
Обеспечивать клиентов необходимыми услугами.
Компьютерное обеспечение, помогает гостям при бронировании номеров, а также при проведении финансовых расчетов.
Экономит время, помогая подобрать самый, подходящий продукт.
Персоналу не приходится вести поиски по сайту, т. к. вся информация и данные, стекаются автоматически на монитор компьютера.
Клиентам не приходится переживать о регистрации, потому что требуемый органами отчет, работники организации, представляют в электронных документах.
Необходимый документооборот, например, возможность представлять отчет для налоговых органов, также отправляется по сети интернет в электронном виде.
Внедрение информационного портала, дает возможность существенно облегчить весь рабочий процесс. С высоким качеством и большим комплексом предлагаемых услуг.
Удобный интерфейс позволяет управлять всеми системами, не пропуская ни одного важного момента.

Краткая история о том, когда появилась система автоматизации гостиниц.

Первыми, кто начал использовать эффективное, автоматизированное оборудование, еще в прошлом веке, были американцы. Когда в далекие 60-е годы, известная корпорация IBM, согласилась профинансировать данный проект.

В те времена, система имела собственное название – Hotel Information System (HIS). Она была только на английском языке и значительно повышала функциональность работы санаториев, отелей, гостиниц.

Сегодня, времена изменились, инструмент индустрии, доступен на русском языке, а HIS стал не только зарегистрированным товарным знаком. Этим именем сейчас, принято называть большую корпорацию в Калифорнии, основной задачей которой, является создание платформ, для ведения гостиничного бизнеса.

Достоинства и плюсы автоматизации.

АСУ для гостиниц, имеет множество преимуществ и положительных сторон. Они выражаются в следующем:

Современный, многофункциональный инструмент, помогает налаживать и обеспечивать безупречную, отлаженную работу предприятия и персонала.
Если рассматривать эффективность системы, становится заметным насколько технологическая база, облегчает рабочий процесс, собирая необходимую информацию всей деятельности организации, в нужных, облачных источниках.
Клиентам, предлагается оплатить стоимость проживания, любым удобным способом, вариантом. А также, при надобности воспользоваться броней необходимых помещений.
Бизнесменам, проще вести анализ деятельности, контролировать взаимодействие сотрудников и гостей, рассматривать и включать в список услуг новые продукты. Составлять отчеты и соблюдать ведение расчетов.
Важно то, что вся документация о заселении, проживании, выезде находится на простом, удобном ресурсе, функционал которого, делает бизнес более прозрачным и доступным.
Многие формы, значительно ускоряют все рабочие процессы по оптимизации номерных фондов, от бронирования, размещения гостей, до их проживания. Повышает гостеприимство, количество клиентов и качество услуг.

Имеется множество дополнительных функций, позволяющих проводить быструю заполняемость документов, без особых затрат времени и сил.

Какие возможности имеет программное обеспечение?

ПО обеспечивает решение разных задач для управления инвентарем, недвижимостью, услугами. Разработка автоматизированных систем в наши дни, на каждом этапе приобретает большую эффективность, расширение потенциалов и функций.

Данные устройства, используют не только для ведения гостиничного бизнеса. Они позволяют эффективно управлять различными объектами, комплексами, барами, складами, магазинами, учреждениями.

Часто в АСУ могут входить разные модули:

Специальный блок по регистрации, проживанию, обслуживанию.
Менеджер имеет целую службу по контролю и управлению.
Эксплуатация автоматизированных систем, позволяет иметь единый доступ к внешним электронным продуктам.
Автоматика способна принимать оплату, выписывая счета постояльцам.

Основные функции.

Структура многих систем одинаковая, но могут иметься небольшие дополнения, изменения. По существующему стандарту в ПО гостиниц, располагаются модульные блоки:

Портье, особенно важный из модулей. Отвечает за поселение, регистрацию и сопровождение клиентов, предоставляет расчеты, по окончанию проводит выселение. Его задачей является качество обслуживания постояльцев.
Служба по бронированию номеров, показывает наличие свободных мест в определенное время. Модуль помогает находить необходимые помещения, в тот или иной период.
Следить за состоянием номеров, вести графики дежурств, уборок, а также зачислять, заработанные сотрудниками баллы, позволяет функциональный модуль для горничных. Он ведет контроль и помогает владельцу, проводить повышения по карьерной лестнице отличившийся персонал.
Служба администрирования, является управленческим средством настройки ПО. Предназначается для нескольких функций, к примеру, изменять стоимость расценок, вести учетные курсы валют и т. п.
Единый модуль по бухгалтерии, служит для интеграции информации, с последующими необходимыми обработками, например под программу «1С». Может осуществлять на выбор другое, нужное программирование.

Как программное обеспечение, функционирует с внешними системами?

Особое внимание заслуживают автоматизированные ПО, способные взаимодействовать с внешними системами. Их высокие показатели, существенно увеличивают прибыль и доходы.

Данные системы, позволяют подходить к качеству предлагаемых услуг, более масштабно, что впоследствии влечет за собой повышение спроса и популярности для всего предприятия. Обзор внешних систем, как правило, выглядит следующим образом:

Быстрое бронирование номеров, апартаментов в режиме онлайн, считается основным, первым элементом для ведения доходного бизнеса, приносящего большую прибыль.
Установка карты-ключа, отвечающего за энергопотребление и поддерживания климатических условий в комнатах, значительно повышает качество и уровень услуг.
Многие ПО, которые принято устанавливать в домах, гостиницах, отелях, на текущий момент имеют множество других каналов и функций, помогающие решать различные, смежные задачи. В них, например можно настраивать электронные замки, способные открываться, закрываться в онлайн или офлайн режиме.
Для проведения оплат, в ПО разрабатываются фискальные регистраторы. Они позволяют проводить расчеты банковскими, кредитными, дебетовыми картами, а также при необходимости, могут за проживание, взимать наличные средства.
Другие, оснащаются набором каналом платного ТВ. Они, помогают гостям заведения, проводить свободное время для отдыха более уютно и комфортно.
Увеличение прибыли приносят системы, оснащенные мини барами. Ими производится обработка заказов и заявок. С их помощью, часть доходов в день, может значительно расти. Кроме того, системы, способны вести корпоративный прием, а также контролировать работу персонала, выявляя нечестных сотрудников.

Загрузка необходимого программного обеспечения не приносит особых проблем.

Как выглядит рынок программного обеспечения в РФ?

Популярные системы чаще всего изготовлены за рубежом. Стоит отметить, что отечественные производители, такие как «Эдельвейс» смогли наладить разработку и выпуск гостиничных систем. Их продажа ведется по всей территории России, а более доступное ПО, быстро стало популярным у многих предпринимателей страны. Стоимость пакета, будет зависеть от числа имеющихся рабочих мест.
Если выбирать из других, более доступных автоматизированных систем, то можно приобрести и работать с оперативным ПО, под названием – 1С Отель. Полный пакет имеет все необходимые функции, но его стоимость будет составлять не слишком большие финансовые траты.
Отвечая на вопрос о более дорогих системах, необходимо отметить Fidelio. Это настоящий бренд с большим опытом, известный в России, на протяжении 3-х десятилетий. Его стоимость будет составлять значительную сумму, а особенностью является то, что установка системы, имеет определенные требования.
Российское программное обеспечение для автоматизации гостиниц Shelter, может относиться к мощному инструменту для бизнеса. Данный тип ПО, способен выполнять и связывать между собой, различные элементы и системы. Однако бренд, способен существовать и отдельно. Качественная обработка информации, с возможностью предоставлять разные услуги, позволяет получать хорошую прибыль. Небольшое подразделение может существовать много лет. А хранение нужных файлов легко сохраняется во внутреннем отделе памяти устройства.
Другой, крупный производитель, предлагает широкую линейку дорого, мощнейшего оборудования SmartHotel. Система выполняет многие действия. Для развития автоматизации гостиниц, этот инструмент, считается достаточно выгодным. И если преследуются цели по росту состояния бюджета, то он поможет существенно сокращать многие потребности.

Заключение.

Рассмотрев все группы программных обеспечений для автоматизации гостиниц, можно подвести итоги. Исследования показали, что вовсе необязательно обладать самой дорогостоящей системой, чтобы гостиничный бизнес был популярным и востребованным.

Получение прибыли зависит не от мощности программного обеспечения, а от качества имеющихся услуг, удобства и комфорта, предлагаемого владельцем отеля. Поэтому как говорится, размер имеет не слишком большое значение. Даже небольшое ПО, способно отлично работать, выполняя все перечисленные выше функции.

В статье, мы рассмотрели то, какими преимуществами обладают автоматизированные системы для отелей, гостиниц, пансионатов. Привели примеры и названия самых популярных отечественных ПО, которые легко приобрести на территории России. А также выяснили особенности различных гостиничных АСУ.

Опубликовано 10 ноября 2022 г. 2:54

Источник: samstiray.ru