Проджект менеджер программа что это

Адаптированный перевод статьи Мэтью Гуая «The Best Free Project Management Software».

Проекты могут жить собственной жизнью, высасывая бюджет и отбирая значительно больше времени, чем планировалось. Свободно распространяемое программное обеспечение для менеджмента проектов может помочь вам укротить их и при этом не залезть в карман компании. Представляем 7 лучших бесплатных приложений для команд с ограниченным бюджетом.

Что делает программы для менеджмента проектов хорошими?

Чтобы сузить список лучших бесплатных программ для менеджмента проектов, мы отбирали инструменты, отвечающие следующим критериям:

• ПО должно быть бесплатным для неограниченного количества проектов.
• Разнообразие. Мы включили варианты для различных методологий менеджмента – kanban, диаграммы Гантта, списки to-do. А некоторые приложения в наш список не вошли просто потому что были доступны лучшие альтернативы, использующие такие же методологии.
• Хостинг. Есть много отличных бесплатных инструментов для менеджмента проектов, которые можно установить самостоятельно, но это потребует больше времени на настройку. Поэтому мы предлагаем приложения с хостингом в компаниях, предоставляющих эти инструменты.

Что должен уметь проджект-менеджер, за которого дерутся агентства и заказчики

Project и Product. В чем разница между менеджером проекта и менеджером продукта?

Что делать, если клиент хочет организовать спецпроект за 3 дня и оставляет правки на свои же правки, а сотрудники бегают с горящей клавиатурой и ничего не успевают? Вам срочно нужна помощь сверхчеловека. Этот сверхчеловек — проджект-менеджер. Именно он координирует работу команды, отстаивает интересы своего агентства перед заказчиком, а интересы заказчика — перед агентством.

И счёт на оплату выставит, и встречу организует, и общение наладит. Настоящий многорукий Шива! В статье ниже рассказываем, чем занимаются проджект-менеджеры в больших агентствах (на примере контент-бюро «Ишь, Миш!» с 8-летним опытом в контент-маркетинге). Заодно упоминаем софт-скиллы, которыми должен владеть проджект, чтобы и агентство, и заказчик оставались от него без ума.

Как выжать максимум из трафика на сайт?

Ваш текущий трафик может приносить больше лидов. Например, вы можете делать таргетированные SMS-рассылки по всем посетителям сайта, включая даже тех, кто не оставил контактов. Читайте как получать больше сделок и экономить бюджеты на рекламу с помощью платформы автоматизации маркетинга Calltouch Лидс. Узнать больше →

Спецпроект

Чем занимается проджект-менеджер

Сначала оговорка: рабочие задачи проджектов — это не константа. Они меняются в зависимости от специфики и требований разных компаний, но глобально заключаются в этом.

Кто такой Project Manager? Чем занимается менеджер проектов?

Планирование работы команды

• подробно сформулировать каждую задачу;
• создать цепочку задач на неделю/месяц вперёд для каждого сотрудника;
• приложить необходимые материалы;
• связать задачи между всеми членами команды.

Эта обязанность чем-то похожа на работу футбольного тренера из духоподъёмных фильмов: рисовать красивые схемы и графики, чтобы каждый игрок знал, когда ему вступать, а когда — передавать пас другому. При идеальном раскладе в конце команда побеждает (то есть укладывается в дедлайн).

Надзор за подготовкой контента

«Доверяй, но проверяй»: следуя этому принципу, проджект-менеджер не может просто раскидать задачи и ждать, пока коллеги безупречно всё выполнят. Периодически нужно бить в колокол, сверять статусы и вежливо писать, например, дизайнерам: «Ку-ку. Ты помнишь об этой задаче, у которой срок через неделю?».

Готовый результат тоже стоит финально отсматривать перед отправкой клиенту. Соответствуют ли тексты выбранному tone of voice? Решает ли контент поставленные клиентом задачи?

Согласование контента с заказчиком

Контент готов, собран, теперь его следует красиво упаковать и презентовать. Проджект-менеджер не может просто швырнуть в заказчика ссылками и сказать «на, держи» — надо объяснить, что команда сделала и почему приняла те или иные решения.

Правильно написанное сопроводительное письмо, пусть даже и на один абзац, избавит клиентов от забот и необходимости писать десяток сопровождающих вопросов. Да и проджектам так проще — вся информация ещё раз структурирована и разложена по полочкам.

Если следом появятся правки, их нужно отфильтровать, оценить объективность, корректно передать команде и проследить за выполнением. Обратную связь и пожелания клиентов проджекты запоминают, держат в уме и сверяются с ними в дальнейшей работе.

Встречи с заказчиками

Делятся на два типа.

Регулярные — например, защита контент-планов, бюджетов, отчётов. Проджект-менеджер собирает команду, назначает время созвона с заказчиком, держит вступительное слово и следит за тем, чтобы участники не сбивались с повестки. Проще говоря, модерирует созвон.

Экстренные — когда произошло что-то внезапное. Например, заказчик предлагает срочно подключиться к спецпроекту, хочет изменить стратегию на 180° или недоволен работой. В этом случае проджект делает то же самое + выступает в роли переговорщика.

После любых встреч у проджекта появляются дополнительные обязанности: написать фоллоу-ап, зафиксировать договорённости и поставить новые задачи, если в них появилась нужда.

Встречи с командой

Вы не поверите, но делятся на два типа.

Регулярные — репетиция всего того, о чём мы сказали в предыдущем пункте.

Экстренные — попытка разобраться во внеплановой ситуации так, чтобы до созвона с заказчиком даже не дошло.

«Бумажные» вопросы

В «Ишь, Миш!» на проджект-менеджерах лежит контроль за оплатой счетов, согласованием и подписанием документов.

Хэппинесс-менеджмент

#b7b7b7; font-weight: normal; font-style: normal; font-variant: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline; background-color: transparent;»>Катя Шабловская

Проджект-менеджер в контент-бюро «Ишь, Миш!»

«Мы очень много слушаем и задаём вопросы. Это касается и команды, и клиентов. Очень важно вовремя обнаружить „поломку“ и предпринять действия, чтобы на проекте снова царил мир и порядок.

В больших IT-компаниях есть отдельная должность „менеджер по счастью“, а у нас эту обязанность косвенно выполняют проджекты. Они следят за индексом удовлетворённости, принимают исповеди и тушат пожары коллег, если те внезапно решили сгореть на работе».

Идеальный проджект-менеджер — какой он?

В команде бюро «Ишь, Миш!» работают три проджекта во главе с директором по клиентам, закаленные опытом и фразами «мы рассогласовали всё, что согласовали — переделайте к утру». Вот каким принципам они следуют.

Планирование

#b7b7b7; font-weight: normal; font-style: normal; font-variant: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline; background-color: transparent;»>Катя Шабловская

Проджект-менеджер в контент-бюро «Ишь, Миш!»

«Однажды в ноябре, когда бюро уже было в предновогодней агонии, клиент попросил нас подготовить 170 дополнительных постов. Это был важный конкурс — работу каждого участника решили освещать отдельно. Отдельными постами. Карусели нельзя:)

К счастью, мои девочки в команде отнеслись с пониманием. Я бесконечно сверяла списки: кого уже опубликовали, у кого запросили разрешение, чьи работы готовим следующими. Комьюнити-менеджер связывался с участниками, копирайтер написал универсальную подводку, дизайнер быстро делал уникальные обложки, а контент-продюсер выкладывал посты в определённое время, чтобы нас не заблокировали за спам:)

В какой-то момент я думала, что мы сойдём с ума, но мы выжили. Когда Женя подготовила последнюю обложку, все аплодировали».

Уважение

#b7b7b7; font-weight: normal; font-style: normal; font-variant: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline; background-color: transparent;»>Катя Шабловская

Проджект-менеджер в контент-бюро «Ишь, Миш!»

«Я пришла в бюро на место другого отличного проджект-менеджера, поэтому один заказчик очень холодно отнёсся к замене. Первые несколько месяцев он испытывал меня на прочность.

Помогло понаблюдать за ситуацией: я поняла, что за сложностями в общении стоит личный страх заказчика, что всё пойдёт не так и работа сломается. Поэтому я начала давать ещё более тщательную обратную связь и комментировала каждое действие: получила ваше письмо, взяла задачу в работу, контент-план будет сдан вовремя… Это помогло снять напряжение, и после этого мы начали работать спокойно».

Стрессоустойчивость

#b7b7b7; font-weight: normal; font-style: normal; font-variant: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline; background-color: transparent;»>Екатерина Камерер

Директор по клиентам в контент-бюро «Ишь, Миш!»

«Вспоминаю „чудесную“ внезапную блокировку сервисов Meta*, когда нам экстренно надо было решать, на какие площадки переходить брендам. Новые объёмы работ, новые бюджеты, новые рекламные кампании… Я не стала паниковать, а создала огромную таблицу со всеми проектами, где собрала и проанализировала информацию о других соцсетях. Это помогло нам с заказчиками понять, куда будет оптимальнее перебросить ресурсы.

В итоге мы всё оперативно переиграли, выслали предложения и успешно их согласовали. Спустя несколько недель вовсю общались с подписчиками на других площадках».

Командная работа

#b7b7b7; font-weight: normal; font-style: normal; font-variant: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline; background-color: transparent;»>Абсолютно все сотрудники

Контент-бюро «Ишь, Миш!»

«Если бы не проджекты, мы сгорели бы в пучине хаоса».

Как вообще на рынке находятся компетентные проджект-менеджеры, которые действительно умеют ВСЁ вышеперечисленное и в хард-, и в софт-скиллах? Честно — не знаем. Но для работы «Ишь, Миш!» мы старательно выбрали троих лучших, не оставляя шансов другим агентствам.

Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы узнать больше о принципах работы и почитать другие статьи о команде бюро. Или заходите на ishmish.ru, заполняйте бриф и смотрите, как проджект-менеджеры резво подхватят работу над вашим проектом.

#464646;» >*Соцсети Instagram и Facebook запрещены в РФ; они принадлежат корпорации Meta, которая признана в РФ экстремистской.

Источник: www.cossa.ru

Project management

Project management (с англ. проектный менеджмент) — это процесс управления проектами, предполагающий их планирование, организацию и реализацию для достижения поставленных целей в конкретно заданных временных и бюджетных рамках.

Содержание

Зачем нужен проектный менеджмент

Project management позволяет пройти путь от точки А к точке В по наиболее выгодному для компании маршруту. Он помогает сфокусироваться на конкретной цели, правильно распределить ресурсы и своевременно получить желаемый результат. Посмотрите, какие задачи позволяет решать project management:

• управлять целями проекта;
• контролировать бюджет, чтобы избежать незапланированных расходов;
• определять сроки реализации проекта;
• распределять задачи и устанавливать ответственные лица;
• предусматривать возможные риски и заранее выявлять угрозы;
• вести контроль за процессом реализации проекта;
• налаживать эффективную коммуникацию между членами команды для достижения поставленных целей.

Далее вы узнаете о сильных и слабых сторонах проектного менеджмента.

Преимущества и недостатки проектного менеджмента

С помощью проектного менеджмента разрабатывают четкий план действий для достижения целей, управляют коммуникацией между членами команды и отделами, а также синхронизируют их деятельность для повышения эффективности работы. Project management предполагает распределение зон ответственности между сотрудниками согласно их навыкам и разумное использование ресурсов компании.

Проектный менеджмент позволяет контролировать расходы, устанавливать временные рамки, формировать бюджет и предусматривать трудности, которые могут возникнуть в процессе работы.

У проектного менеджмента много плюсов, однако есть и некоторые недостатки:

• повышенная стрессовая нагрузка на руководителя, особенно если он контролирует ряд проектов одновременно, что часто приводит к быстрому выгоранию;
• повышение накладных расходов компании;
• страх менеджера экспериментировать и искать новую, более эффективную методологию управления проектами, что негативно сказывается на результативности;
• слишком жесткое управление проектом, которое не предусматривает адаптацию используемого метода под специфику работы компании, что препятствует прогрессу и творческому мышлению всей команды;
• отсутствие компетентного менеджера проекта и квалифицированной команды.

В следующем разделе вы ознакомитесь с основными функциями проектного менеджмента.

Главные функции проектного менеджмента

Всего выделяют пять основных функций проектного менеджмента.

1. Целеполагание. Заключается в постановке одной или нескольких целей и разработке концепции их достижения.
2. Планирование. Предполагает разработку стратегии и маркетингового плана, распределение ресурсов, определение бюджета и сроков выполнения.
3. Организация. Подразумевает реализацию плана, подготовку команды, обмен информацией.
4. Мотивация. Предполагает внедрение системы для эффективного стимулирования работы каждого члена команды и достижения поставленных целей.
5. Контроль. Заключается в оценке качества выполняемых работ, мониторинге сроков и бюджета, подготовке отчетов.

Читайте дальше и вы узнаете о наиболее популярных методах управления проектами.

Методы управления проектами

Project management предполагает постановку целей, формирование требований к проекту, взаимодействие с командой и всеми задействованными сторонами, контроль рисков, бюджета, ресурсов. Чтобы решить все эти задачи, используют разные подходы.

Единой системы, которая бы идеально подходила под все проекты, не существует. Более того, каждый руководитель находит самый удобный для себя и команды метод управления. Ознакомьтесь с несколькими популярными подходами гибкого управления, которые объединяет философия Agile.

• Scrum. Этот метод управления предполагает, что для реализации проекта необходим скрам-мастер, скрам-команда и владелец продукта. После того, как распределяют роли, приступают к разработке бэклога продукта — постановке задач и распределению их по приоритету. Всю работу разбивают на спринты (этапы), длительность каждого занимает от одной до четырех недель. Подробнее о том, что собой представляет методология scrum, читайте в этой статье.
• Lean. В основе этого метода лежит постоянное стремление компании к устранению всех потерь. Поэтому, систему Lean еще называют «бережливое производство». Компании, использующие этот метод, регулярно совершенствуют рабочие процессы, сокращают временные затраты без потери качества, устраняют лишние задачи, минимизируют брак и прочее.
• Kanban. Один из наиболее простых методов управления, который используют в бизнесе, IT, личных целях и других сферах. Система предполагает разделение рабочего процесса на ряд основных этапов, которые представлены в виде вертикальных колонок. Например, «Надо сделать», «В работе», «Сделано». Каждую поставленную задачу поэтапно перемещают из одной колонки в другую, пока работа над ней не будет завершена. Чтобы ознакомиться с этим процессом, прочитайте статью «Что такое канбан».

Правильно выбранный и реализованный метод управления помогает сократить время на достижении целей проекта, сэкономить ресурсы компании и команды, повысить эффективность работы. Поэтому, если вы еще не использовали ранее project management, начните его более детальное изучение уже сегодня, чтобы внедрить как можно скорее.

Источник: sendpulse.com