Существует множество подходов к классификации видов управленческого контроля. Наиболее популярной является типология, в которой используется следующие виды управленческого контроля:
- предварительный,
- текущий,
- итоговый.
Предварительный контроль
Предварительный контроль предшествует началу каждой деятельности предприятия и включает в себя множество направлений:
- готовность сотрудников выполнять работу в соответствии со своей профессией, специальностью и квалификацией;
- состояние и уровень готовности материально-технической базы, состоящей из предметов и средств труда;
- финансовая сторона обеспечения процесса производства;
- -предварительный анализ возможностей поставки материалов, сырья, энергии и пр.;
- предварительный прогноз условий сбыта продукции и пр.
Может осуществляться также предварительная проверка организационной структуры, знаний руководством миссии, цели и задач, которые предприятию предстоит выполнить, готовность их к работе, состояние долгосрочного, среднесрочного и оперативного планирования и пр.
Как ставить задачи сотруднику, чтобы они выполнялись (новая версия в описании)
В процессе предварительного контроля выясняют условия работы, уровень знаний непосредственными исполнителями их обязанностей, форма оплаты труда и методы социального обеспечения.
Помимо этого, предварительный контроль может быть адресован на подготовку фирмы к проведению текущего планового контроля. К примеру, к аккредитации или получению лицензии на право осуществлять какой — либо вид деятельности.
Замечание 1
В организации предварительный контроль осуществляется применимо к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
В области человеческих ресурсов предварительный контроль реализуется в организации посредством тщательного изучения профессиональных и деловых навыков и знаний, необходимых для выполнения определенных должностных обязанностей и выбора более подготовленных и квалифицированных кадров. Для того, чтобы убедиться, что сотрудники могут выполнять возложенные обязанности на них, необходимо установить минимальный уровень опыта или стажа работы в конкретной области и проверить документы или рекомендации, предоставляемые потенциальным кандидатом при найме.
«Виды управленческого контроля»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
Очевидно, что высококачественную продукцию произвести из некачественного сырья невозможно. Поэтому промышленными организациями устанавливается обязательный предварительный контроль применяемых материальных ресурсов. Такой контроль осуществляется через выработку стандартов минимально допустимого уровня качества и осуществления физической проверки соответствия поступающего материала этим требованиям. Среди методов предварительного контроля материально ресурсов — обеспечение запаса на уровне, достаточном для предупреждения дефицита.
Замечание 2
Важное средство предварительного контроля финансовых ресурсов – это бюджет, что позволяет также реализовывать функцию планирования. Бюджет устанавливает предельные значения расходов и не позволяет организации в целом или ее отделам все свои наличные средства исчерпать.
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ. Три главные ошибки руководителя || Михаил Москотин
Текущий контроль
На практике применяетс два основных типа текущего контроля — стратегический и оперативный.
Стратегический контроль подразумевает анализ эффективности использования финансовых, материальных, трудовых ресурсов. Главный акцент при этом делается на вопрос соответствия выбранной стратегии и перенацеливания имеющихся средств на стратегически значимые участки. В процессе такого контроля осуществляется подготовка базы стратегических данных, в которую могут быть внесены соответствующие коррективы в производственный процесс.
Оперативный контроль подразумевает оценку текущей технической, хозяйственной и технологической деятельности предприятия:
- разработанных и применяющихся нормативов,
- временных нормативов и норм выработки,
- загрузки машин, оборудования, механизмов,
- уровня запасов сырья и материалов, комплектующих изделий и пр.
Также оцениваются возможности сокращения сверхнормативных запасов, устранения незавершенного строительства и прочие общепроизводственные, кадровые и финансовые вопросы.
Замечание 3
С целью реализации текущего контроля управленческому аппарату нужна обратная связь, которая представляет собой данные о полученных результатах. Простейший пример обратной связи — сообщение начальника подчиненным о том, что работа их неудовлетворительна в случае, если он видит, что ими допущены ошибки.
Система обратной связи позволяют менеджеру выявить множество непредвиденных моментов и скорректировать линию поведения таким образом, чтобы предупредить отклонением организации от самого эффективного пути решения поставленных перед ней задач.
Специфика систем с обратной связью в процессе текущего контроля такова, что они:
- имеют характеристики цепей;
- применяют внешние ресурсы;
- сокращают внешние ресурсы для внутреннего использования;
- осуществляют анализ значительных отклонений от намеченной цели;
- корректируют такие отклонения для достижения поставленных целей.
Итоговый контроль
По результату предварительного и текущего контроля должен быть проведен итоговый контроль, суть которого заключается в том, чтобы дать оценку результатам деятельности предприятия или его отдельных подразделений. По итогам заключительного контроля осуществляется ряд мероприятий, имеющий плановый характер. Назначаются сотрудники, ответственные за ход устранения замечаний, распоряжений и предложений руководства, намечается срок, способ и средства исполнения планируемых изменений.
Другие подходы к типологии видов контроля
Рассмотрим другие классификационные признаки управленческого контроля:
1. По объёму вопросов, охватываемых контролем, и его масштабу в управлении организацией
- Общий охватывает все основные направления, линии, участки деятельности (объём контроля) одного (организации, подразделения работника) или одновременно нескольких (масштаб контроля) объектов
- Специальный по субъекту контроля, он затрагивает лишь одно направление, какую-либо линию или сторону организации (подразделения, работника); специальный контроль также могут осуществлять соответствующие подразделения аппарата управления (кадровое, финансовое и т. д.)
- Самоконтроль нацелен на собственную деятельность субъекта управления; является непременным условием эффективной деятельности работника
2. В зависимости от того, входят субъекты контроля в состав контролируемой системы или нет
- Внешний (вневедомственный) осуществляют представители вышестоящей организации – материнской компании, управляющей структуры холдинга и т.д., а также государственных контролирующих органов, общественных организаций, международных структур
- Внутренний (внутриведомственный) осуществляют должностные лица, которым контрольные полномочия определены по должности или делегированы соответствующими субъектами управления (руководители предприятий и филиалов, руководители и работники подразделений, для которых контроль – служебная обязанность)
3. По направленности контроля
- Стратегический направлен на решение соответствующих задач организации и непосредственно связан со стратегическим планированием и управлением, предполагает оценку и регулирование деятельности организации с позиции выполнения долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой.
- Тактический (или административный) призван обеспечивать систематическое слежение за выполнением текущих задач, программ, планов.
- Оперативный осуществляется с периодичностью, характерной для оперативного планирования, в большинстве случаев ежедневно. Его задача – непрерывное обеспечение выполнения плановых заданий.
4. По виду деятельности
- Финансовый выступает в форме бюджетного контроля, анализа рентабельности, анализа относительных показателей деятельности, анализа использования инвестиций и т. д.
- Производственный включает в себя контроль последовательности выполнения операций, контроль загрузки мощностей (распределения работ), контроль выполнения производственных графиков и т.д.
- Маркетинговый базируется на анализе возможностей сбыта, доли рынка, соотношения между затратами на маркетинг и сбытом и т. д.
5. По предмету: контроль технологии, организации процессов, условий труда, информации, документационных потоков и т.д.
6. По стадии жизненного цикла объекта: контроль при подготовке объекта к функционированию, вводе его в эксплуатацию, свёртывании деятельности объекта и т. д.
7. С учётом стадии производственного процесса: входной контроль, операционный, готовой продукции, транспортирования продукции или её хранения и т. д.
Замечание 4
Контроль может быть: частный, общий, внутренний и внешний. Название данных видов контроля показывает, в каком объеме и кем он осуществляется.
Замечание 5
Важное условие успешной работы менеджера — это самоконтроль. Во-первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношением менеджера к своему делу и обязанностям. В результате на предприятии складывается хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура и улучшаются показатели работы.
Источник: spravochnick.ru
Научная электронная библиотека
Осуществление функции «Контроль» в менеджменте предназначено для предупреждения возможных отклонений от намеченных планов. Контроль выступает в качестве многозначного термина, поэтому, необходимо отметить, что применяя его в теории менеджмента, имеют в виду организационный или, как ещё называют, управленческий контроль. Специфика контроля как управленческой функции заключается в том, что он представляет собой систему обратной связи, позволяющую корректировать действия организации, которая по тем или иным причинам отклонилась от первоначального курса.
Контроль (организационный/управленческий контроль) – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей; постоянное сравнение, что есть, с тем, что должно быть.
В роли субъекта контроля (или его инициатора) выступает контролирующее звено. В зависимости от ситуации в качестве такого звена могут выступать: учредители (собственники) организации; акционеры; топ-менеджеры; линейные руководители различного уровня; специализированное подразделение организации или специально выделенный работник, государственные органы, общественные организации (например, профсоюзы), а также межгосударственные органы и международные организации [10, 34].
Объект контроля – это сама организация, внутри которой контролю подвергаются происходящие в ней процессы или отдельные элементы системы (подразделения организации, её филиалы, отдельные работники) [10, 34].
Предметом контроля могут стать технические характеристики, количество и качество продукции, служебные документы, настроение и поведение людей, степень удовлетворённости работой, информационные и финансовые потоки и т.д. [34].
В системе управления контроль выполняет функции, представленные в табл. 5.1.
Широкий спектр функций контроля в управлении организацией обуславливает разнообразие его видов, основная часть которых классифицирована в табл. 5.2.
Таблица 5.1
Основные функции контроля в системе управления организацией
установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений
сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта
изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении, выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов
создаёт основу для предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров
обеспечивает установление и поддержание обратной связи
указывает, на что нужно обращать особое внимание
по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание
на основе полученных результатов, состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них
способствует сохранности ресурсов
Составлено по: [11].
Таблица 5.2
Основные виды контроля в системе управления организацией
В зависимости от соотнесения времени с исполняемым управленческим решением
осуществляется до фактического начала работ и используется применительно к трем видам ресурсов: человеческим, материальным и финансовым. В области человеческих ресурсов этот контроль проводится при приеме людей на работу и при перемещении работающих на новые должности.
Контроль осуществляется посредством анализа профессиональных знаний и практических навыков, а также деловых и личностных качеств работников на предмет их соответствия предъявляемым требованиям. Для того чтобы обеспечить производство качественными материальными ресурсами (материалами, полуфабрикатами, оборудованием и др.), на промышленных предприятиях проводится их обязательный предварительный контроль. Он состоит в выработке стандартов минимально допустимых уровней качества и проведении физических проверок соответствия поступающих ресурсов этим стандартам. Контролируется также уровень запасов материальных ресурсов, чтобы не допустить остановки производства из-за их отсутствия. Основным средством такого контроля финансовых ресурсов является составление и использование бюджета – документа, устанавливающего баланс и распределение доходов и расходов
осуществляется непосредственно в процессе проведения работ. Контролирующей инстанцией является руководитель, а объектами контроля – его подчиненные. Контроль заключается в регулярной проверке работы подчиненных с выявлением отклонений от намеченных планов и инструкций, обсуждении возникающих проблем и путей их преодоления. В системе текущего контроля активно функционируют как прямая информационная связь (данные, поступающие от объектов контроля к руководителю), так и обратная связь (данные, поступающие от руководителя к объектам контроля)
проводится после того, как работа выполнена; либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении заранее установленного периода времени фактические результаты сравниваются с требуемыми. Заключительный контроль выполняет две основные функции: дает руководителю информацию, необходимую для правильного планирования аналогичных работ в будущем (чтобы избежать ошибок, допускавшихся ранее); позволяет получить данные для обеспечения надлежащей мотивации к труду (фактические результаты труда в сравнении с требуемыми)
По объёму вопросов, охватываемых контролем,
и его масштабу в управлении организацией
охватывает все основные направления, линии, участки деятельности (объём контроля) одного (организации, подразделения работника) или одновременно нескольких (масштаб контроля) объектов
по субъекту контроля, он затрагивает лишь одно направление, какую-либо линию или сторону организации (подразделения, работника); специальный контроль также могут осуществлять соответствующие подразделения аппарата управления (кадровое, финансовое и т. д.)
нацелен на собственную деятельность субъекта управления; является непременным условием эффективной деятельности работника
В зависимости от того, входят ли субъекты контроля
в состав контролируемой системы или нет
осуществляют представители вышестоящей организации – материнской компании, управляющей структуры холдинга и т.д., а также государственных контролирующих органов, общественных организаций, международных структур
осуществляют должностные лица, которым контрольные полномочия определены по должности или делегированы соответствующими субъектами управления (руководители предприятий и филиалов, руководители и работники подразделений, для которых контроль – служебная обязанность)
По направленности контроля
направлен на решение соответствующих задач организации и непосредственно связан со стратегическим планированием и управлением, предполагает оценку и регулирование деятельности организации с позиции выполнения долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой.
Тактический (или административный)
призван обеспечивать систематическое слежение за выполнением текущих задач, программ, планов.
осуществляется с периодичностью, характерной для оперативного планирования, в большинстве случаев ежедневно. Его задача – непрерывное обеспечение выполнения плановых заданий.
По виду деятельности
выступает в форме бюджетного контроля, анализа рентабельности, анализа относительных показателей деятельности, анализа использования инвестиций и т. д.
включает в себя контроль последовательности выполнения операций, контроль загрузки мощностей (распределения работ), контроль выполнения производственных графиков и т.д.
базируется на анализе возможностей сбыта, доли рынка, соотношения между затратами на маркетинг и сбытом и т. д.
По предмету: контроль технологии, организации процессов, условий труда, информации, документационных потоков и т.д.
По стадии жизненного цикла объекта: контроль при подготовке объекта к функционированию, вводе его в эксплуатацию, свёртывании деятельности объекта и т. д.
С учётом стадии производственного процесса: входной контроль, операционный, готовой продукции, транспортирования продукции или её хранения и т. д.
Составлено по: [11, 21, 27, 32, 34].
Источник: monographies.ru
5.Контроль как функция менеджмента. Формы и этапы осуществления контроля.
Контроль – одна из функций менеджмента, представляет собой, с одной стороны, тщательную проверку и анализ хода выполнения работ, а с другой, — наблюдение за процессами деятельности в целях предотвращения и устранения отклонений от них. Контроль реализует идею обратной связи, т.е предачи информации с выхода объекта управления на вход управляющей системы. Поэтому контроль является необходимым условием функционирования организации и выполнения других функций менеджмента. Контроль- это оценка состояния дел, на основе которой выносится решение о необходимости принять соответствующие меры, корректирующие ход процесса. Причины контроля: неопределенность, сложность и динамичность среды; необходимость предупреждения кризисных ситуаций; поддержание стабильного развития предприятия путем сопоставления фактических и плановых показателей.
Место среди других функций: в процессе организации работы компании всегда необходимо уметь ответить на: как проведены подготовительные работы, и какой получен результат.
Без контроля нельзя заниматься координацией и стимулированием (так как надо проверять рабочих кто сколько сделал, чтобы знать кого как стимулировать).
Содержание фун-ии контроля заключается в сборе, анализе и обработке информации о состоянии контролируемого объекта.
Стратегический, или управленческий, контроль направлен на решение стратегических задач и тесно связан со стратегическим планированием и управлением.
Тактический, или административный, контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ, планов.
Контроль бывает внешний(осуществляется контрольным органом во внешней среде организации, гос.органы, налоговые, судебные инспекции) и внутренний(осуществляется лицом-элементом внутренней среды организации, это контроль качества и производства, финансовый, административный).
Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. В центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние.
Система контроля должна распространяться на все аспекты деятельности, но при этом не принимать тотальный характер, не оставляя места инициативе и свободе действий. Руководитель не должен отвергать систему делегирования полномочий, считая, что всю работу нужно проверять за подчиненными. Это приведет к не уделению должного внимания стратегическим вопросам и к падению мотивации среди служащих.
1. предварительный контроль: управленческий (позволяет определить, принято ли управленческое решение, правильно ли оно оформлено, доведено ли это решение до исполнителя, понимают ли они это решение, компетентность, добросовестность служащих) и ресурсный (достаточно ли ресурсов, качество сырья и материалов).
Проводится до фактического начала работ, призван предотвращать потенциальные ошибки. Но возможно смещение ответственности (виновный будет валить вину на контролера, говоря, что эту ошибку он должен был предотвратить).
2. текущий контроль – основная форма. Контроль за тем как идет ход выполнения работ. Характерени для производственных процессов. Требует быстрого поступления информации по каналу обратной связи. Выступает как учет материальных ресурсов, необходим также в отношении персонала, но не должен превышать определенного уровня.
3. итоговый контроль определяет результаты работы. Включает контроль качества. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции.
Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.
К негативным формам контроля можно отнести:
— односторонний контроль. Исполнитель не знает результатов контроля своей деятельности, теряет ориентиры в дальнейшей работе, не делает выводы, подрывается мотивация. Такой контроль бесплоден.
— скрытый контроль. Часто практикуется в конфликтных ситуациях, в форме сбора негативной информации и использования ее как оружие против противника. В огромных размерах такой контроль разлагает организацию.
— формальный контроль. Проверке подвергаются не истинные результаты деятельности, а вторичные показатели, нет реального эффекта, хотя потрачены деньги. Говорит о неправильной организации системы контроля.
1. Установление (определение) стандартов, эталонов: определение показателей результативности. Стандарт – это конкретные цели, степень достижение которых поддается измерению. Он должен иметь временные рамки.
2. Сравнение полученных результатов со стандартами: определяется масштаб отклонений (допустимые и недопустимые), принцип исключения, измерение результатов. Надо выяснить насколько отклонение значительно от плана.
3. Возможные действия: ничего не предпринимать, устранить отклонения, пересмотреть стандарты (были установлены нереальные стандарты – заниженные или завышенные).
Источник: studfile.net