Прежде всего, в Word, как ни в какой программе реализован принцип WYZIWIG («что вижу, то и получаю»). Кроме того, он дополнен функцией просмотра документа перед печатью, позволяющий увидеть документ в «напечатанном» виде.
Следующее принцип – это реализация комплекта шаблонов и мастеров, позволяющих упростить разработку практически любых документов от письма до диссертации. При этом предусмотрена возможность создания своих шаблонов.
Не менее важным было стремление разработчиков программы отделить формальные элементы документа от содержательных. Это привело к созданию понятие стиль элемента документа (многоуровневые заголовки, обычный текст, сноски, примечания и т.д.).
Пожалуй, главное, что редактор текста позволяет представлять один и тот же документ в разных видах: в виде печатного документа, в виде электронного документа с выделенными в отдельном окне заголовками его разделов и в виде WEB – документа для публикации в сетях ИНТРАНЕТ/ИНТЕРНЕТ (в корпоративной и глобальной сети ЭВМ).
Microsoft Word для начинающих от А до Я. Базовый курс видеоуроков по программе Ворд
Кроме того, Word позволяет автоматизировать многие рутинные процессы от сбора оглавления, всех видов форматирования текста, таблиц, списков, колонок и колонтитулов (постоянной части документа в верхней или нижней частях листа), до автоматической расстановки сносок, переносов, проверки орфографии и синтаксиса. Но это уже сейчас является почти стандартом любого редактора.
Из интеллектуальных, правда не очень удачно реализованных функций можно отметить генерирование рефератов по имеющемуся тексту. Дальнейшее развитие этого редактора можно ожидать в направлении интеллектуализации возможности генерации проблемных документов, писем, отчетов, рефератов, аннотаций и других документов, требующих значительных затрат времени и определенных и достаточно формализуемых навыков. Вряд ли в ближайшее время появится редакторы, сочиняющие литературные произведения, но с развитием систем искусственного интеллекта это вполне возможно. В ближайшее время будет решена на удовлетворительном уровне задача полной автоматизации ввода текстовой информации.
К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:
создание документа;
ввод текста;
редактирование текста;
рецензирование текста;
форматирование текста;
сохранение документа;
печать документа.
Создание документа. В текстовом процессоре Word принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.
При создании документа на основе существующего документа открывают готовый документ (Файл ® Открыть), сохраняют его под новым именем (Файл ® Сохранить как), затем выделяют в нем все содержимое (Правка ® Выделить все) и удаляют его нажатием клавиши DELETE, после чего получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.
Как видите, этот метод действительно прост, но чреват ошибками. Например, если забыть сохранить новый файл под другим именем, то можно легко уничтожить ценный документ, даже не успев создать новый.
Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом.
Командой Файл ® Создать открывают диалоговое окно Создание файла и выбирают шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблон Обычный на вкладке Общие. Созданный документ приобретает имя Документ 1, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и дав команду Файл ® Сохранить как.
Ввод текста. Технология ввода текста аналогична как при работе стандартного приложения Блокнот. Все операции ввода, редактирования и форматирования текста протоколируются текстовым редактором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш CTRL+Z.
Эта команда имеет кумулятивный эффект: серия команд отменяет серию последних действий. Другие аналогичные средства — команда Правка ® Отменить действие и кнопка Отменить действие на панели инструментов Стандартная. Длинные последовательности действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскрывающая список, присоединена к кнопке Отменить действие).
После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда Правка ® Вернуть действие или кнопка Вернуть действие на панели инструментов Стандартная. (К ней также присоединена кнопка, раскрывающая список действий, допускающих возврат.)
Редактирование текста. Режимы вставки символов включается или выключается при нажатии клавиши INS. Текущий режим правки текста индицируется на экране индикатором ЗАМ. В режиме замены индикатор ЗАМ включен. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы.
В текстовом редакторе существуют средства проверки правописания. Для работы в автоматическом режиме проверки правописания надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописание диалогового окна Параметры (Сервис ® Параметры ® Правописание).
В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, зеленым. Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пункт Орфография или Грамматика.
С их помощью открывается диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления предполагаемой ошибки. Встроенное автоматическое средство проверки правописания является, по существу, экспертной системой и допускает настройку.
Так, например, если рекомендации экспертной системы неточны или неприемлемы, от них можно отказаться командой Пропустить (обычно такое бывает при проверке грамматики). Если же слово отмечено как орфографическая ошибка только потому, что оно отсутствует в словаре системы автоматической проверки (например, слово броузер), то его можно добавить в словарь.
Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все дополнения и изменения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь может создать несколько специализированных пользовательских словарей, ориентированных на различные области знаний (автомобильное дело, машиностроение, вычислительная техника и т. п.). Подключение нужного словаря для работы с конкретным документом выполняется выбором словарного файла в раскрывающемся списке Вспомогательные словари на вкладке Сервис ® Параметры ® Правописание.
Форматирование текста. Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:
выбор и изменение гарнитуры шрифта;
управление размером шрифта;
управление начертанием и цветом шрифта;
управление методом выравнивания;
создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);
управление параметрами абзаца.
При выборе типа (гарнитуры) шрифта следует иметь в виду следующие обстоятельства:
Выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст.
Особенность текстового редактора Microsoft Word 97 и состоит в том, что он ориентирован на работу с многоязычными шрифтовыми наборами (UNICODE). Выбор других шрифтовых наборов действует только до ближайшего переключения раскладки клавиатуры с основной (английской) на дополнительную (русскую), после чего происходит неконтролируемый автоматический возврат к использованию одного из шрифтов UNICODE, зарегистрированных в операционной системе.
Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат ® Шрифт). При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду, что существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times, а второй категории — шрифты семейства Arial.
Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках — их рекомендуется применять для оформления основного текста. Шрифты, не имеющие засечек, рекомендуется использовать для заголовков в технических текстах, а также для оформления дополнительных материалов (врезок, примечаний и прочего). Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными.
Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами не являются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения. Особую группу представляют так называемые моноширинные шрифты. В них каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину.
Такие шрифты применяют в тех случаях, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки (например шрифт Courier). При выборе размера шрифта руководствуются назначением документа, а также вертикальным размером печатного листа. Для документов, имеющих формат книжной страницы, обычно применяют шрифт размером 10 пунктов. Для документов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4 (210х297 мм)выбирают размер 12 пунктов.
При форматировании текста проводят также и настройку метода его выравнивания. Все последние версии текстового процессора Microsoft Word поддерживают четыре типа выравнивания:
по левому краю;
по правому краю;
Выбор метода выполняют соответствующими кнопками панели инструментов. Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:
величина отступа слева (от левого поля);
величина отступа справа (от правого поля);
величина отступа первой строки абзаца («красная строка»);
величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него.
Эти режимы доступны из меню Формат ® Абзац.
Специальное оформление маркированных и нумерованных списков часто используют в служебных документах. Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала ввести элементы списка (строки), отделяя каждый элемент нажатием клавиши ENTER. А затем найти на панели кнопку Маркеры (список типа бюллетень) или Нумерация (нумерованный список) и нажать ее.
Источник: studopedia.su
Общие принципы использования Microsoft Word
Каждый врач ежедневно сталкивается с необходимостью подготовки различных текстовых документов: историй болезни, справок, служебных записок, отчетов, статей и т.д. В последние годы для решения подобных задач все чаще используются компьютерные технологии. Это значительно облегчает, упрощает и ускоряет работу врача с документами, позволяет ему рационально использовать рабочее время и в итоге повышает эффективность его лечебно-профилактической деятельности.
Программы, предназначенные для обработки текстовых документов, называются текстовыми редакторами. Наиболее распространенным из них является Microsoft Word. Он обладает широкими возможностями не только для создания, редактирования и форматирования текста, но и для включения в него графических и иных объектов. В связи с этим Microsoft Word правильнее называть многофункциональным текстовым процессором.
В создании любого текстового документа можно выделить следующие действия:
1. создание документа;
5. сохранение окончательного варианта документа;
Важно придерживаться указанной последовательности действий. Часто при работе над документом неопытные пользователи пытаются совместить набор текста с его форматированием. Это плохая привычка, приводящая к неоправданному усложнению работы и снижению качества получаемого документа. При наборе текста необходимо только разделять абзацы (в Microsoft Word новый абзац создается нажатием клавиши «Enter», а перенос на следующую строку внутри абзаца происходит автоматически) и соответствующим образом набирать прописные буквы.
Приступать к форматированию следует только после завершения набора и редактирования всего текста. Основными элементами форматирования являются установка параметров страницы, шрифта и абзаца.
К важнейшим параметрам страницы относятся размер бумаги, ориентация страницы (книжная или альбомная) и поля. Большинство документов требуют бумаги формата А4 (210х297 мм) и книжной ориентации страницы. Обычно хорошо смотрится документ со следующими полями: верхнее и нижнее – по 2 см, левое (с учетом необходимости подшивания документа) – 3 см, правое – 1,5 см.
Шрифт характеризуется гарнитурой, размером, начертанием и цветом. Стандартной для Microsoft Word является гарнитура Times New Roman, она подходит для основной массы документов. Размер шрифта измеряется в пунктах. Чаще всего используют шрифт 12 и 14 пт. Начертание различают обычное, полужирное, курсивное и с подчеркиванием.
Последние три могут использоваться в любых комбинациях (например, полужирный курсив с подчеркиванием) и служат для выделения некоторых элементов текста.
К основным параметрам абзаца относятся выравнивание, отступ слева и справа, отступ (или выступ) красной строки, интервал перед абзацем и после него, межстрочный интервал. Выравнивание – по левому и правому краю, по центру, по ширине – предназначено для придания документу законченного аккуратного вида.
Выравнивание по центру рекомендуется применять к заголовкам, а по ширине – к основному тексту. Межстрочный интервал характеризует расстояние между строками в абзаце, обычно назначается равным 1,5. Отступы и интервалы используются для выделения некоторых абзацев. Обязательным элементом абзаца является красная строка, для ее оформления служит соответствующий параметр.
Некоторые пользователи привыкли делать красную строку путем добавления пробелов. Это в корне неправильно.
Еще одним способом оформления текста являются списки. Списки бывают одноуровневые (представляют собой перечень пунктов) и многоуровневые (каждый пункт может содержать подпункты). По способу обозначения пунктов различают маркированные и нумерованные списки.
Важно помнить, что Microsoft Word предоставляет и другие, гораздо более широкие, нежели описано выше, возможности форматирования документов. Их следует активно использовать в зависимости от характера создаваемого документа.
При работе над документом не забывайте сохранять плоды своего труда — лучше делать это самостоятельно, не надеясь на автосохранение.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Основные принципы практической работы с текстовым процессором ms word .ввод и редактирование текста. форматирование документа.
Основные принципы практической работы с текстовым процессором MS Word .Ввод и редактирование текста. Форматирование документа.
Ввод формул. Макросы. Работа с таблицами
Цель лекции – знакомство с основными понятиями теории текстовых процессоров. Работа с текстовым процессором MS Word .
Основные принципы практической работы с текстовым процессором MS Word .Ввод и редактирование текста. Форматирование документа.
Введение. Основные понятия теории текстовых процессоров
Общее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов — текстовые процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word.
Microsoft Word (часто — MS Word, WinWord или просто Word) — текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office. Первая версия была написана Ричардом Броди (Richard Brodie) для IBM PC, использующих DOS, в 1983 году. Позднее выпускались версии для Apple Macintosh (1984), SCO UNIX и Microsoft Windows (1989). Текущей версией является Microsoft Office Word 2010 для Windows и Microsoft Office Word 2011 для Mac.
Формат документа разных версий Word меняется, различия бывают довольно тонкими. Форматирование, нормально выглядящее в последней версии, может не отображаться в старых версиях программы, однако есть ограниченная возможность сохранения документа с потерей части форматирования для открытия в старых версиях продукта.
Версия MS Word 2007,2010 «использует по умолчанию» формат, основанный на XML, — Microsoft Office Open XML.
Символ представляет собой минимальный элемент текста документа. При обработке текстовым процессором каждому символу ставится в соответствие числовой код, то есть задаётся определенное шрифтовое оформление. А для алфавитных символов указывается принадлежность к некоторому национальному языку. В операционной системе Windows используется так называемый стандарт ANSII кодов ( American National Standard Intergange Information ). По данному стандарту вся таблица кодов делится на 2 части:
• Основная часть (коды от 0 до 127) — цифры, латинские буквы, управляющие символы, знаки арифметических и логических операций, т.е. совокупность символов, востребованных во всем мире.
• Дополнительная (коды от 128 до 255) — коды национальных алфавитов, коды псевдографики. аА…пП символы псевдографики рР…яЯ
В настоящее время существует много различных систем кодирования. В системе Internet для русских Web -страниц используется KOU 8- R , Windows 1251, UNICODE .
Абзац – оформленный определенным образом фрагмент текста. В текстовых процессорах для Windows абзацы отделяются друг от друга символом конца абзаца — ¶, выставляемым при нажатии клавиши Enter.
Колонтитул — специальная область страницы, в которой размещается справочный текст (№ страницы, название документа, раздела, главы). Они бывают верхними и нижними и могут использоваться одновременно.
Примечание – пояснение к отдельному слову или предложению, размещаемое вне основного текста внизу страницы или в конце документа.
Сноска представляет собой комментарий, вынесенный за пределы основного текста документа и обычно содержащий ссылку на текст из другого источника.
Кадр представляет собой видимую или невидимую рамку, служащую для размещения текста, рисунка или таблицы. В рекламных документах кадр может обтекаться текстом, придавая ему выразительность.
Система стилей представляет собой набор способов оформления абзацев в тексте заголовков, названий, символов, колонтитулов и т.д.
Раздел – это определенная часть документа, в пределах которой можно установить свои параметры страницы и колонтитулы. При форматировании документа на ПК границы разделов отмечаются разделителем.
Шаблон документа представляет собой текстовое содержимое, заголовки документа, выполненное в соответствии с определенным набором стилей и предназначенное для отображения структуры документа в целях облегчения его подготовки.
В современных текстовых процессорах реализован принцип WYSIWYG ( What you see is what you get )- это когда экранное представление совпадает с печатным.
Статьи к прочтению:
- Основные принципы практической работы с текстовым редактором ms word.
- Основные разъемы и интерфейсы
► Вадим Зеланд – Практический курс Трансерфинга за 78 дней (Аудиокнига)
Похожие статьи:
- Основные принципы практической работы с текстовым редактором ms word. Базовый принцип работы состоит в том, что нужно строго подходить к выбору тех функций, которые могут использоваться в каждом конкретном случае. Удобен…
- Основные приемы работы в текстовом процессоре word 2003 При работе с документом Word на экране одновременно присутствуют указатель мыши и текстовый курсор (курсор вставки) в виде мигающей вертикальной черты….
Источник: csaa.ru