В крупных компаниях зачастую не существует строгой политики управления процессами печати и контроля расходов на эти цели: управление собственной инфраструктурой печати – задача, требующая больших затрат времени, средств и ресурсов.
Как следствие, бумага и чернила расходуются сотрудниками в огромных количествах и не всегда эффективно. Более того, по мере развития и роста компании эти расходы увеличиваются, что, в свою очередь, отражается на прибыли организации – солидную долю которой «съедают» затраты на создание печатных документов.
Сократить расходы на печать, оптимизировать инфраструктуру печати, повысить эффективность и производительность всех смежных бизнес-процессов в компании помогут Managed Print Service (MPS) услуги.
Скрытая угроза для бюджета
Помимо явных расходов на создание печатных документов, как то: закупка бумаги, чернил и самих печатающих устройств, существуют и скрытые расходы, которым руководители не придают значения или о которых даже не подозревают. По некоторым данным, явные затраты могут составлять лишь 20% от общей суммы расходов на печать, в то время как остальная часть – скрытые.
Гвинея: Тропический рай среди помоев Как тусят местные: ночная жизнь рестораны пляжи рынки бары.
Скрытые расходы возникают, к примеру, из-за неэффективного использования человеческих ресурсов компании. Не каждая компания может позволить содержать в штате «подручных» работников, которые выполняют простые операции – замену картриджа или устранение ошибки в работе принтера при печати. Вместо этого привлекаются высококвалифицированные специалисты ИТ-отдела, что отнимает у них время на решение их основных бизнес-задач.
По статистике, затраты компании среднего размера на организацию печати могут составлять от 3 до 6% общей прибыли.
Несмотря на все веские аргументы в пользу внедрения услуги управляемых процессов печати, далеко не все осознают важность проведения аудита печатных процессов и продолжают безмерно расходовать время и ресурсы на неэффективную печать.
По подсчетам аналитиков, экономия на печати может составить до 30%, и это не предел: во многих случаях сами заказчики отмечают экономию в 50-60% от грамотно разработанного и внедренного решения по управлению процессами печати.
Внедрение услуг MPS (Managed Print Service) происходит поэтапно.
Первый этап: аудит
MPS начинается с тщательного анализа печатной инфраструктуры компании и определения потребностей организации: анализа того, как на сегодняшний день осуществляются печатные процессы и документооборот и какие из них требуют оптимизации. В зависимости от требований и нужд организации, выявленных в процессе аудита, будет предложено решение, точно соответствующее требованиям компании.
Второй этап: разработка решения
Комплексное решение включает аппаратное, программное и сервисное обеспечение, гарантирующее ощутимые выгоды на долгий срок.
🤓Разводим печатные платы в EasyEDA. Большой гайд
Третий этап: внедрение
Внедрение готового решения проходит так, чтобы обеспечить плавный переход на новую печатную инфраструктуру: с минимальным вмешательством в деятельность организации и работу конечных пользователей.
Четвертый этап: поддержка
Комплексное обслуживание решения и регулярное обновление систем, постоянный контроль производительности, поддержка сервисов и управление парком печатных машин, непрерывный мониторинг – приоритетные задачи при поддержке и обслуживанию компаний после внедрения решений MPS.
Обратная связь
Это заключительный, пятый этап. Отзывы клиентов на тему улучшения производительности инфраструктуры печати с коммерческой и операционной точек зрения помогают производителям и интеграторам совершенствовать сервис. Поэтому они всегда рады обратной связи от своих заказчиков!
Источник: softline.ru
Услуги комплексного управления печатью — аутсорсинг печати (мировой рынок)
Аналитическая компания Quocirca анонсировала в августе 2016 года результаты исследования глобального рынка аутсорсинга печати (MPS – Managed Printing Services), в рамках которого были опрошены ИТ-директора 200 компаний из разных стран, и представила основные тенденции развития сектора [1] .
Мировой рынок MPS остается относительно стабильным: услуги по аутсорсингу печати использует большинство опрошенных организаций, 45% из которых пользуются ими более чем 5 лет. Показательным является рост интереса к MPS коммерческих компаний со средним размером бизнеса (Midmarket): компании ожидают рост бюджетов на MPS на 54%, по сравнению с 47% в больших компаниях. При этом респонденты указывают на среднее снижение затрат на 23%, а 76% компаний сэкономили до 30% средств от стоимости эксплуатации печатного парка за прошлый год.
К лидерам рынка по классификации Quocirca относятся Xerox, HP, Ricoh (Рико Рус), Lexmark International, Canon и Konica Minolta, а среди сильных игроков исследователи отмечают Samsung, Kyocera, Sharp и Toshiba. Несмотря на то, что большинство компаний-заказчиков используют смешанный парк устройств, 70% из них планируют переход на единый бренд. Это приведет к ужесточению конкурентной борьбы на рынке в будущем.
Несмотря на то, что основная причина для перехода на MPS — потребность снижения издержек, заказчики обращают внимание и на другие факторы. Так, безопасность стала одним из ключевых показателей эффективности MPS-контракта: количество клиентов, заинтересованных в обеспечении информационной безопасности печати, возросло за последний год с 75% до 81%. Это связано с ростом утечек данных – в 2016 году о них сообщил 61% организаций.
При этом компании отметили, что есть определенное расхождение между ожиданиями заказчиков от применения MPS услуг и реальной результативностью проектов. В то время как около 80% опрошенных организаций внедрили MPS, только 27% из них полностью довольны своим поставщиком, а 30% компаний планируют его сменить.
Есть ряд значимых для клиентов элементов MPS, которые отмечают все опрошенные компании. Так, цена, безопасность и сервис входят в первую тройку самых популярных запросов от заказчиков. Тем не менее, требования к MPS-контракту отличаются в зависимости от размера компании организации: снижение издержек оценивается как наиболее значимый фактор среди крупного бизнеса, тогда как средний бизнес отдает предпочтение предсказуемости расходов. Учитывая список значимых элементов при выборе контракта, можно сказать, что требования к MPS, по части спектра оказываемых услуг, приближают его к BPO – аутсорсингу бизнес-процессов.
Если раньше конкурентное преимущество имели более зрелые MPS-провайдеры с развитой инфраструктурой, оптимизацией устройств и предоставлением качественных услуг, то сейчас успешными поставщиками станут те компании, которые смогут преодолеть разрыв между бумажными и цифровыми носителями и создать стратегическую дорожную карту для трансформации бизнеса клиента, отмечают в Konica Minolta.
2013
В начале мая 2013 года аналитическая компания Quocirca представила свое видение мирового рынка услуг комплексного управления печатью (Managed Printed Services, MPS) и путей его развития. Главное, что отметили исследователи, — на новом витке своего развития управление печатью может оказать существенное влияние на бизнес клиентов в целом. Последние уже не будут довольствоваться снижением расходов на печать, а станут ожидать от поставщиков услуг новых технологий, внедрения у них лучших отраслевых практик, «подгонки» решений под их конкретные требования. [2]
При этом рынку есть куда расти — пока только 20% компаний уже внедрили MPS и 44% собираются сделать это в ближайшие пару лет. Так что к 2015 году сделают свой выбор только половина потенциальных потребителей.
Пока же в наибольшей степени заинтересованы в услугах MPS крупные компании. Опрос среди доверивших свои системы печати внешним подрядчикам показал, что из крупных организаций с числом работников более 10 тыс. 76% пользуются услугами MPS-провайдеров более трех лет. Из «средних» компаний со штатом 5-10 тыс. сотрудников таких лишь 67%, а в «малых», где работает 1-5 тыс., — 41%.
Все лидеры рынка MPS (Xerox, Hewlett-Packard, Ricoh (Рико Рус), Canon (Канон Ру) и Lexmark International) и их ближайшие преследователи (Konica Minolta (Коника Минолта) и Kyocera), как считают в Quocirca, имеют свои сильные стороны. Так, Xerox, по мнению исследователей, лидирует по широте предложения, HP — по «глубине», в частности ее услуга ePrint названа уникальной. Ricoh удостоилась похвалы за стремление предложить услуги управления документооборотом (а не только печатью), у Canon отмечены сильные технологии, у Lexmark — портфолио индустриальных решений. Konica Minolta имеет сильные позиции на рынке малых предприятий, Kyocera через свой канал небезуспешно продвигает услуги по управлению документооборотом.
Несмотря на популярность утверждения «планшет заменяет бумагу», спрос на решения, предоставляющие возможность печати с мобильных устройств, неуклонно растет (особенно в связи с распространением концепции BYOD, подразумевающей, что сотрудник будет работать с собственного устройства, а ИТ-службы обеспечат для этого все условия). По данным Quocirca, 20% организаций уже включили сответствующие пункты в договоры об оказании услуг управления печатью, а еще 44% планируют это сделать. В ответ на рост спроса ряд провайдеров услуг создали облачные сервисы, которые позволяют осуществлять печать с любых платформ, в том числе — мобильных. Лидируют во внедрении такого рода решений крупные компании — 27% уже имеют соответствующие решения и 15% ищут подходящее. У средних компаний эти показатели 21 и 8%, у малых — 13 и 15%.
При этом, естественно, растет роль средств обеспечения безопасности — твердые копии по-прежнему остаются одним из основных каналов утечки информации разной степени секретности. Как полагают в Quocirca, пункты об обеспечении информационной безопасности в процессе печати станут непременными составляющими контрактов. Помимо прочего, такого рода контроль над процессами печати позволит сэкономить на бумаге и тонере. Лидируют средние компании, 74% которых внесли пункт о защите информации в MPS-контракты. «Крупные» клиенты, возможно, не столь осмотрительны (66%), а может быть, у них и самих есть кому заняться проблемами безопасности. «Малые» клиенты столько внимания безопасности не уделяют — лишь 42% выдвинули провайдеру соответствующие требования.
Примечания
- ↑ Опрос проводился среди старших ИТ-директоров, отвечающих за решения, касающихся MPS. Исследование проводилось в Великобритании, Франции, Германии и США среди 200 компаний с 1000 и более сотрудниками в штате.
- ↑BYOD, облака и рост потребностей клиентов изменят рынок услуг по управлению печатью
Источник: www.tadviser.ru