Примеры программ для обработки путевой документации

Содержание

Путевой лист — один из документов, на основании которых производится списание ГСМ. Оформление путевого листа в небольших организациях чаще производится вручную. При этом форма листа, порядок его заполнения и расчет ГСМ часто вызывает множество вопросов:

какую форму путевого листа применять;
как правильно заполнить путевой лист;
как списать ГСМ по путевым листам в 1С 8.3;
насколько автоматизирован в 1С учет ГСМ и путевых листов.

Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.

Назначение путевого листа

Понятие путевого листа дано в законе, регулирующем деятельность автотранспортных организаций, которые занимаются предоставлением услуг коммерческой перевозки грузов и людей — Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Закон N 259-ФЗ).

В нем указано: «Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя» (п. 14 ст. 2 Закона N 259-ФЗ). Проверить наличие и оформление путевых листов могут:

Ролик «Путевые листы в 1С:Бухгалтерия»

сама организация — с целю проверки работы водителя и вверенного ему транспорта, в том числе расходования ГСМ;
Ространснадзор осуществляет контроль:

наличия и ведения путевых листов в соответствии со ст. 6 Закона N 259-ФЗ — для автомобильных организаций;
безопасности дорожного движения в соответствии с Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ, так как в путевых листах проставляются отметки о предрейсовых медицинских и технических осмотрах — для всех организаций с автотранспортом.

В целях бухгалтерского и налогового учета путевой лист может, но не обязан, использоваться в качестве первичного документа, подтверждающего расходы на оплату труда водителя и ГСМ.

Организация, занимающаяся перевозками для внутренних производственных целей, имеет право разработать свою форму для подтверждения расходов на ГСМ. Главное — наличие в нем обязательных реквизитов первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

Зачем нужен Путевой лист

Расходы на ГСМ в БУ и НУ – как:

проконтролировать?
подтвердить направленность на получение доходов?
экономически обосновать?
документально подтвердить?

Форма путевого листа

Если организация решила в качестве первичного учетного документа использовать путевой лист, она может взять одну из форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Наиболее распространены среди неспециализированных организаций:

Бланк путевого листа для легкового транспорта; Excel
Бланк путевого листа для грузового транспорта. Excel

Но, даже если она изменит унифицированную форму, необходимо, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты путевого листа, утвержденные (Приказом Минтранса от 28.09.2022 N 390):

Заполнение путевого листа и расчет расхода ГСМ

Правила заполнения путевого листа изложены в Приказе Минтранса от 28.09.2022 N 390). Разберем заполнение путевого листа на примере для легкового автомобиля.

показания одометра (полные км пробега):

при выезде — 300 км;
при заезде в гараж — 600 км.

Топливо — Бензин АИ-95:

при выезде — 60 л.

При заполнении путевого листа следует учитывать (II Приказа Минтранса от 28.09.2022 N 390):

путевой лист заполняют на один день или срок не более месяца;
дату, время выезда и показания одометра заполняет специалист, уполномоченный приказом руководителя;
дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотров водителя проставляет проводивший их медицинский работник;
дату и время предрейсового технического контроля проставляет назначенный руководителем контролер;
все ответственные лица после отметок ставят свои фамилию, инициалы и подпись.

Оформленные путевые листы хранятся не менее 5 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236).

Расчет расхода ГСМ по путевым листам

Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 не требует производить записи о движении топлива в путевом листе. Однако для списания в расходы в путевом листе фиксируют количество топлива:

перед выездом;
после заезда в гараж.

В путевом листе могут отражаться как фактический расход, так и расход по нормам, установленным для каждого автомобиля. Данные нормы можно утвердить:

на основе Распоряжения Минтранса от 14.03.2008 N АМ-23-р;
по данным технического паспорта автомобиля;
опытным путем с помощью контрольного замера.

Как списать ГСМ в 1С 8.3 по путевым листам

Как осуществляется учет путевых листов в 1С 8.3 Бухгалтерия?

В 1С Бухгалтерия 3.0 путевые листы оформляются при включенной функциональности Путевые листы в разделе Администрирование — Функциональность — вкладка Запасы .

Если функциональность не включена, в 1С можно провести только списание ГСМ. Мы берем уже рассчитанное количество израсходованного топлива и списываем со склада с наименованием конкретного автомобиля.

Списание производится документом Требование-накладная из раздела Производство — Выпуск продукции — Требования-накладные .

Электронные путевые листы

С 11 марта 2023 года можно применять электронные путевые листы.

Автоматизация учета путевых листов в 1С

приобретение топлива по чекам и топливным картам в руб. (топливные талоны – не входят, «обычная» методика);
расчет и контроль остатков ГСМ в баке а/м;
оформление и печать путевого листа с учетом маршрута;
печать авансового отчета при приобретении ГСМ по чекам.

для нетранспортных предприятий, использующих собственные и арендованные легковые автомобили в служебных целях.

Путевые листы в 1С – автоматизация с релиза 3.0.74.51

Функциональность – Запасы – Путевые листы
Справочник Транспортные средства ;
Документ Путевойлист (ПЛ) ;
Документ Поступление (акты, накладные) Вид операции Топливо ;
План счетов:

для счета 10.03 введены субсчета: 10.03.1 – Топливо на складе, 10.03.2 – Топливо в баках;
для счета 76 добавлен новый субсчет 76.15 – Приобретение по топливным картам.

Учет ГСМ без путевого листа

Документооборот в 1С без Путевого листа :

Поступление(акт, накладная) ;
Авансовый отчет ;
Перемещениетоваров ;
Требование-накладная ;
…

Расходы на ГСМ – нормативная база

Расходы на приобретение топлива учитываются в БУ как:

запасы или расходы текущего периода, в зависимости от цели приобретения и положений УП (п. 2, пп. «а» п. 3 ФСБУ 5/2019);

расходы по обычным видам деятельности при выполнении условий признания (п. 5, 16 ПБУ 10/99 Расходы организации).

Расходы на приобретение топлива учитываются:

Путевые листы в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Настройки путевого листа

Главное – Функциональность – Запасы – флаг Путевые листы

Зарплата и кадры – Физические лица – карточка сотрудника-водителя – ссылка Все документы – Создать – сведения о водительском удостоверении

Без этих данных путевой лист не проведется.

Создание путевого листа

Покупки – Путевые листы

Шапка документа

Транспортное средство – из справочника Транспортные средства (собственный а/м, арендованный а/м, личный а/м сотрудника);
Сотрудник – водитель;
Норма расхода – расход по нормативу л/100 км для расчета текущего расхода топлива. Если изменить в путевом листе, то данные можно сохранить для подстановки в следующий путевой лист;
Счет затрат – счет затрат из Учетной политики , статья предопределенная, подразделение, расходы НУ, УСН, ИП ОСНО.

Справочники – Транспортные средства

Карточка транспортного средства:

Топливо – рекомендованное для а/м (дизель, бензин, газ…);
Норма расхода – по документации или рекомендациям Минтранса.

дозаполнить – топливо и норму расхода.

Как заполнить справочник Транспортные средства для путевых листов:

собственный а/м – автоматически, если а/м учитывается как ОС, Принятие на учет;
арендованный а/м, личный а/м сотрудника – вручную внести данные в справочник Транспортные средства .

Статья затрат – предопределенная

Заполнение Путевого листа в 1С

Вкладка Топливо

Документ – способ оплаты (Кассовый чек, Топливная карта);
Количество, л – объем приобретенного топлива;
Цена – цена топлива за л;
Сумма – кол-во х цена, сумма расходов (= расходы УСН).

Вкладка Маршрут

Расстояние – 10 050-10 000=50, 10 100-10 050=50;
Расход – 50 х 18,300/100=9,15 авто расчет; если факт из ПЛ отличается от нормы, то расход вносим вручную.

Показания одометра, км – данные при отправлении и прибытии;
Расстояние, км – авто расчет (можно корректировать вручную), показания одометра «прибытие – отправление»;
Расход, л – авто расчет расхода топлива в баке а/м (можно корректировать вручную, если факт расхода топлива по путевому листу отличается от нормы), «Расстояние х Норма расхода / 100».

Печатная форма Путевого листа

Бланк для печати:

упрощенный – утвердить в Учетной политике (Письмо Минфина от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, Приказ Минтранса от 18.09.2008 N 152);
унифицированный N 3 (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 N 78).

Кнопка Печать

Путевой лист – упрощенная форма;
Путевой лист (N 3) – унифицированная форма;
Авансовый отчет (АО-1) – при покупке топлива по чеку (при покупке ГСМ по топливной карте АО не доступен).

Печатные формы

Счета учета

План счетов – добавление субсчетов 3-го порядка

10.03 Топливо:

10.03.1 Топливо на складе
10.03.2 Топливо в баке

Путевой лист – количественный учет
ПТиУ (Топливо), Корректировка стоимости номенклатуры – суммовой учет
аналитика – наименование ГСМ, автомобиль

План счетов – счета учета топлива

Перенос остатков с 10.03.1 на 10.03.2

Операции – Операции, введенные вручную – Создать – Операция

План счетов

76.15 Приобретение по топливным картам:

Путевой лист, ПТиУ (Топливо) – количественный учет по приобретениям в руб. (суммы НЕТ)
аналитика – наименование ГСМ, автомобиль

Способы оплаты ГСМ

наличные (чек);
топливная карта;
топливные талоны.

Документы

Путевой лист :

наличные (чек)
топливная карта

Поступление (акт, накладная) – Вид операцииТопливо (по конкретному автомобилю):

топливная карта

Покупки – Поступление (акт, накладная ) – Топливо

Как занести топливную карту в 1С

Как занести топливную карту в 1С и провести оплату по топливной карте — см. видео:

См. также:

Путевых листов не всегда должно быть много
Внимание — на порядок заполнения путевых листов!
Списание ГСМ в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
Списание материалов в 1С 8.3: пошаговая инструкция
[26.11.2019 запись] Поддерживающий семинар БП за сентябрь-ноябрь
Приобретение ГСМ подочетным лицом за наличный расчет
Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту
Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Обсуждение (5)

Grant-Vimpel Подписчик БухЭксперт8 :

Добрый день. Очень долго «мучилась» с путевыми листами. Приходилось самой заполнять ПЛ и за директора и за зам. директора. Нашла эту публикацию и обрадовалась! Все понятно!

Все то, что нужно! Осталось только настроить и внести все данные!

Елена Сергеевна Подписчик БухЭксперт8 :

Для полного понимания хочется услышать ответ пользователя. У вас водитель весь день передвигается с пустым путевым листом, а вы потом за него заполняете ПЛ в 1С? Причем заполняете, наверно, в конце месяца, когда сдаются все путевки и надо делать списание ГСМ?

Елена Сергеевна Подписчик БухЭксперт8 :

Добрый день! Путевой лист выдается утром водителю и он заполняет маршрут в течение дня. А потом Вы снова все дублируете в 1С? Зачем?

Мария Демашева Сотрудник БухЭксперт8 :

Источник: buhexpert8.ru

Автоматизация в путевых листах через гугл таблицы и скрипты в 2023 году

Путевой лист — это такой документ, который является основанием для списания горючего в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учёте. А ещё путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга автотранспорта.

Однако путевой лист достаточно запутанный первичный документ и на его заполнение можно потратить много времени. И это время нужно тратить регулярно. Эта статья — моя попытка сделать универсальный шаблон в гугл таблицах с возможностью полного автоматического заполнения буквально в два клика.

Мой шаблон не претендует на соответствие всем действующим нормам, а в первую очередь нацелен на кардинальное уменьшение времени, которое тратится на заполнение путевого листа.

При этом заполнение происходит рандомно сгенерированными данными на основании всего нескольких достоверных начальных параметров: начального и конечного показания одометра автомобиля и задания точного района, где эксплуатируется этот автомобиль.

Новый путевой лист с 2023 года

В настоящий момент, в 2023 году форма путевого листа может быть произвольной, но должна быть утверждена руководителем предприятия, и всё же в ней необходимо отразить определенную информацию, такую как:

Информацию о водителе
Данные о транспортном средстве
Данные о ТС
Срок действия путевого листа

Путевые листы составляют организации и индивидуальные предприниматели, которые используют транспорт в своей деятельности.

Как работает таблица

Моя форма путевого листа доступна по ссылке. По ссылке откроется запрос на создание вашей копии. При согласии будут также созданы копии прикрепленного файла Apps Script и относящихся к нему функций генерации адресов.

Верхняя часть путевого листа. Красным выделены изменяемые поля

Верхняя часть путевого листа содержит обычные текстовые поля, которые не влияют на автоматизацию:

Информация о владельце транспортного средства: наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон;
Информация об автомобиле: модель, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN);
Информация о водителе: фамилия имя отчество, номер водительского удостоверения.

Автоматизация начинается с первой даты выезда — ячейки B24 — как только вы введете эту дату таблица сама заполнит оставшиеся даты этого столбца рабочими днями — там прописана формула.

Как настроить случайное место назначения в нужном районе

После того как даты и времена заезда и выезда, а ещё показаниями одометра на каждый день заполнены переходим к случайным адресам. Здесь пригодятся функции Apps Script.

В файл скриптов, привязанных к этой таблице, уже внесён следующий код обратного геокодирования (вычисления адреса по координатам) :

Скрипт позволит запускать формулу вида =GOOGLEMAPS_REVERSEGEOCODE(58,0205391879819; 56,2652395772995) которая возвращает адрес по координатам из гугл карт. Например, для этого запроса возвращается адрес Краснокамская ул., 20, Пермь, Пермский край, Россия, 614060 .

Существует ограничение на количество запросов геокодирования, но несколько листов в день можно заполнить без проблем. Если нужно, больше, то надо уже получать ключ API сервиса.

Дальше надо генерировать случайные географические координаты по количеству дней, для того чтобы потом превращать их через обратное геокодирование в обычный адрес.

Обработка путевого листа в 1С

Документ «Путевой лист» является первичным для учета работы транспортных средств.

Работа с документом “Путевой лист” происходит в следующем окне.

Для расчета путевого листа необходимо корректно заполнить значения, находящиеся на его вкладках. Для этого:

Вкладка “Основное” заполняется диспетчером в котором указывается дата и время выезда/заезда ТС, организация, вид ПЛ (заполняется автоматически в зависимости от настроек организации), основного водителя и сопровождающее лицо (если есть) также если необходимо скорректировать дату и время заезда, показания одометра и остаток топлива.

Во вкладке “Задание” содержится информация о задании на перевозку.

В котором указывается контрагент к которому выезжает машина, время, работы, количество ездок, вес и объем груза. Пробег порожний/с пассажирами.

Пробег порожний считается как разница между показаниями одометра возврата и выезда со вкладки “Основное” в документе ПЛ.

При установленной настройке программы «Учет заказов на ТС в Путевых листах может быть указан «Заказ на ТС».

Закладка «ТТД». Список товарно-транспортных документов, связанных с данным путевым листом. Используется при режиме расчета выработки «Расчет по ТТД». Расчет выработки по ТТД позволяет более гибко учитывать выработку

По кнопке «Создать» на этой закладке можно создавать ТТД со следующими вариантами заполнения документа:

«Заполнить ТТД по текущей строке задания»;
«Заполнить ТТД всеми строками задания по контрагенту в текущей строке»;
«Заполнить отдельный ТТД для каждого контрагента из задания»;
«Заполнить отдельный ТТД для каждой строки задания».

Закладка “Простои” содержит информацию о фактических простоях ТС. При расчете ПЛ учитываются настройки расчет простоев, которые расположены в группе “Расчет времени в “Путевых листа””, так же необходимо указывать “Количество запусков двигателя”

В закладке “ГСМ” содержится информация о фактическом и нормативном расходе топлива, ТЖ, и заправках ГСМ

В данной закладке расположены 3 таблицы: Расход ГСМ (содержит информации о текущих остатках ГСМ при выезде и возврате, а так же нормативном и фактическом расходе топлива. Флажок 2 вида топлива устанавливается автоматически, если в карточке ТС выбрана соответствующая настройка), Заправки ГСМ (форматируется автоматически из соответствующих документах “Заправки ГСМ”, Сливы ГСМ (Содержит всю информацию по сливам ГСМ, например из ТС на склад или другое ТС. Так же заполняется автоматически в соответствии с документов Сливы ГСМ).

Закладка «Выработка ТС» и “Выработка сотрудников” содержит информацию о фактической выработке ТС и сотрудников по различным нормативам

Строки из таблицы “Выработка ТС” и “Выработка сотрудников” соответствуют строкам из справочник “Параметры выработки ТС и водителей”

Закладка «Зарплата»

В данной закладке после расчета путевого листа расположена информация о начислениях зарплаты в соответствии с действующими тарифами начислений ЗП и фактической выработки сотрудников, так же есть возможность редактировать начисления с установленным флажком “Ручной ввод”

Закладка «ФОВ» (Фонд отработанного времени) содержит информацию о фактически отработанном времени сотрудников в дневное и ночное время, от которого так же зависит расчет ЗП.

Закладка «Прочие расходы». Табличная часть предназначена для учета прочих расходов по документу.

Закладка «Дополнительно». На этой закладке указываются следующие данные:

Документ основание, режим расчета выработки, контрагент, план затрат, смена, режим работы ТС, диспетчер который выдал ПЛ, диспетчер принявший ПЛ при возвращении, срок действия ПЛ и дата закрытия ПЛ.

Расчет ПЛ

После заполнения всех необходимых реквизитов необходимо нажать кнопку “Расчет итогов”. При этом рассчитывается расход ГСМ и выработки ТС и водителей

Появились вопросы? Нужна помощь? Наши специалисты всегда на связи — звоните по телефону +7 (3532) 43-05-17!

Источник: b-rs.ru