Приказ о запуске программы

Документ относится к группе «Приказ». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.

_____________________________________________ (полное наименование юридического лица) ПРИКАЗ N ___ об установлении и использовании программного обеспечения «__________________________» (наименование ПО) г.____________ «___»__________ ____ г. В связи с ____________________________________________________________, руководствуясь _______________________________________________, приказываю: 1. Руководителю _______________________________________________________ (наименование структурного подразделения и Ф.И.О. руководителя) в срок до «_____»__________ _________ г. установить и ввести в эксплуатацию программное обеспечение (компьютерную программу) «_______________________», (наименование ПО) приобретенное по Договору ______________________ от «___»__________ ____ г. N _______ на ____________________.

2. Срок полезного использования исключительного права на программное обеспечение (компьютерную программу) установить продолжительностью ______ года (___ месяца) в соответствии с абз. 2 п. 2 ст. 258 Налогового кодекса Российской Федерации.

Приказ комиссара. Warhammer 40k

3. В соответствии с п. 1 ст. 272 Налогового кодекса Российской Федерации стоимость указанного программного обеспечения (компьютерной программы) ежемесячно списывать на расходы пропорционально сроку эксплуатации до полного погашения стоимости.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на __________________________________________________________________________. (должность, структурное подразделение, Ф.И.О.) Руководитель: _____________/_____________ (подпись) (Ф.И.О.) М.П.
Похожие документы

• Приказ об установлении коллективной (бригадной) материальной ответственности (образец заполнения)
• Приказ об установлении лимита остатка наличных денег (для бюджетного учреждения) (образец заполнения)
• Приказ об установлении лимита остатка наличных денег (для казенных учреждений) (образец заполнения)
• Приказ о привлечении к работе в выходной день (образец заполнения). Вариант 2
• Приказ об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью

Бланк-образец.ру содержит обширную базу образцов и бланков различных документов. Сайт обновляется еженедельно. Любой документ может быть закачен на персональное устройство и использован в некоммерческих целях. При копировании информации на внешние ресурсы — прямая и индексируемая гиперссылка обязательна.
Все документы на сайте составлены профессиональными юристами.

Источник: blank-obrazets.ru

Приказ о введении электронного документооборота

Перепрограммируйте Cвое Cознание во Время Сна | ДЕЛАЙТЕ ЭТО ПЕРЕД СНОМ. Доктор Брюс Липтон

4 сценария перехода на КЭДО: SaaS, коробка, стандартное внедрение и корп. проект. Скидки среднему и малому бизнесу 50%!

Кадровый ЭДО на базе WA:ЛКС

Оцените готовность компании внедрить КЭДО

Готова ли ваша компания к КЭДО? Получите бесплатный чек-лист, ответьте на 7 вопросов и посчитайте баллы

ЭДО или электронный документооборот, под этим термином подразумеваются любые документоориентированные процессы компании в электронном виде. Какой путь нужно пройти бизнесу в части внутреннего регламентирования электронного документооборота, в том числе для кадрового учета в ЭДО. Разработка регламента работы системы, приказ о переходе организации на электронный документооборот, положение об ЭДО, приказ на КЭДО и не только.

Разберем для начала, какие виды ЭДО есть на сегодняшний день:

1. Внешний ЭДО — ЭДО с контрагентами, его также принято называть ЮЗЭДО. Сюда относятся процессы обмена электронными документами с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Это, как правило, первичная бухгалтерская документация, договоры и прочие документы, сопровождающие отношения компании и контрагента.
2. Внутренний ЭДО — сюда относятся системы электронного документооборота (СЭД), которые применяет компания. Здесь можно говорить об использовании в процессах простой электронной подписи (логин и пароль), неквалифицированной ЭП и усиленной квалифицированной ЭП.

Внутренний ЭДО может охватывать любые функциональные области компании, и на сегодняшний день все больше организаций переходят на безбумажные технологии на тех участках, где это возможно применить.

Тема ЭДО очень обширная, в нашей сегодняшней статье мы хотим поговорить о кадровом ЭДО.

Кадровый ЭДО (КЭДО) — это отдельная ветка внутреннего ЭДО. Он регламентирует и осуществляет обмен документами между работодателем и работниками

Что можно сказать о КЭДО с точки зрения закона

В конце 2021 года вышел ФЗ N 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ». Трудовой кодекс дополнили несколькими статьями, затрагивающими регламенты кадрового электронного документооборота. Это позволило работодателям отказаться от подписания и хранения большинства кадровых документов на бумажных носителях и перевести их в электронный вид. Рассказываем о разработке правил перехода на ЭДО, электронных приказах в организации, получении КЭП и других основных моментах работы с электронными документами.

Кадровый ЭДО в деталях

КЭДО разрешает освободиться от задач «бумажной» работы, навести порядок, сделать эффективным и понятным взаимодействие сотрудника и компании.

Кадровые бумаги по собственному обилию не уступают другим службам, как например блоку бухгалтерии — фавориту по размеру обработки различных документов.

Обоснованность перехода на КЭДО находится в зависимости от аспектов:

• размах и конструкция предприятия;
• присутствие дистанционных служащих, вредоносных и небезопасных критерий труда и т. д.

Все эти аспекты предусматриваются при подключении в компании кадрового ЭДО.

Для реализации КЭДО предприятие должно обеспечить:

1. Защищенность пространства, в котором расположена программа кадрового ЭДО, от несанкционированного доступа сторонних лиц.
2. Резервное копирование и надежное хранение электронных документов.
3. Разделение кадровых документов на 2 группы:
4. цифровые (электронные) — те, которые существуют только в электронном виде и их оригиналы не выпускают на бумаге;
5. бумажные — те, которые выпускают и подписывают на бумажном носителе, после чего сканируют и размещают на хранение оригиналы в архиве организации, скан копии — в системе КЭДО.
6. Зафиксировать в локальном акте формы КЭДО и порядок работы с электронными документами. Печатные и отчетные формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно зафиксировать в особом регламенте. Там же необходимо прописать все особенности работы с этими документами.

Алгоритм перехода в КЭДО

Для того чтобы организация перешла на любой из видов ЭДО, нужно соблюсти ряд требований.

Рассмотрим на примере КЭДО.

Шаг 1. Подготовка регламента КЭДО

• Выбирается или разрабатывается система КЭДО;
• Утверждаются основы взаимодействия работника и работодателя в системе КЭДО;
• Обозначается перечень документов, участвующих в КЭДО;
• Описывается процесс перевода бумажных процедур в цифровые документы;
• Проходит согласование процессов в электронном виде;
• Детализируются критерии доступа к документам;
• Устанавливаются иные аспекты работы системы ЭДО;
• Разрабатывается Положение о КЭДО.

Подробнее о регламенте кадрового документооборота по ТК РФ или своим силами писали ранее.

Шаг 2. Подготовка к запуску системы КЭДО

Перед запуском тестируется настроенная система КЭДО (далее рассматриваем на примере сервиса WA:Личного кабинета сотрудника), настраивается необходимое оборудование и сопутствующее программное обеспечение. Формируются пароли, персоналу разъясняются критерии доступа к системе.

Далее пользователи проходят обучение, инструктаж по работе системе.

Шаг 3. Оформление официального запуска системы КЭДО в работу

Для запуска системы необходимо выпустить распоряжение (приказ) о переходе на КЭДО, в котором:

• устанавливается календарная дата начала работы системы КЭДО;
• закрепляется введение в работу организационной документации (регламентов, руководств, правил);
• утверждается перечень лиц, которым назначен доступ к системе;
• устанавливаются сроки проведения инструктажей и подготовку сотрудников;
• расшифровываются иные аспекты, связанные с продвижением КЭДО.

Шаг 4. Уведомление сотрудников о внедрении КЭДО

Известить сотрудников нужно в сроки, которые прописаны работодателем и зафиксированы в нормативной документации на предприятии (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ).

Приказ о переходе организации на КЭДО разрабатывается в произвольном виде, т.к. точных указаний в Трудовом кодексе РФ не закреплено. Извещения можно передать разными способами: напрямую сотрудникам, отправить сотрудникам по email или заказным письмом.

Необходимая информация в приказе о введении кадрового электронного документооборота:

• о переходе на взаимодействие работодателя и работников;
• о праве сотрудника принять или отказаться в сотрудничестве.

В приказе также можно отразить:

• дополнительный реквизит для указания сотрудником одобрения или отклонения;
• вопрос о присутствии или неимении у сотрудника простой электронной подписи (ЭП), усиленной неквалифицированной (УНЭП) или усиленной квалифицированной (УКЭП).

Пример реализации КЭДО

Переход на кадровый электронный документооборот

Калькулятор стоимости внедрения цифрового кадрового самообслуживания сотрудников и КЭДО. Прямая интеграция с 1C

Решение собственной разработки для самообслуживания сотрудников. Расчет на сайте стоимости Saas, коробки и проекта

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Статьи 21.1–21.3 ТК РФ частично определили порядок перехода на взаимодействие с работниками посредством КЭДО, назвав обязательность уведомления работника, получения его согласия, разработки соответствующих локальных нормативных актов. Однако процедура предполагает более широкий список действий. Рассмотрим пошагово мероприятия, некоторые необходимо осуществить работодателю для внедрения кадрового электронного документооборота.

Связанный материал
Ответы на наиболее частые вопросы о внедрении и использовании КЭДО

Читайте интервью с Алексеем Сахненко из СберКорус о наиболее частых вопросах о внедрении и использовании КЭДО

Связанный материал
Как перейти на электронный кадровый документооборот: алгоритм действий с образцами документов

Читайте статью «Как перейти на электронный кадровый документо­оборот: алгоритм действий с образцами документов» в № 2’ 2022

1. Создаем рабочую группу приказом руководителя

• кадровиков и юристов, которые хорошо знают HR-процессы, состав кадровых документов, имеют правовые знания в области трудового законодательства;
• специалистов по внедрению электронного документооборота. Как правило, в крупных компаниях в состав служб ДОУ включены структурные подразделения по автоматизации. Они имеют большой опыт внедрения СЭД и обладают техническими знаниями, а также владеют методикой проектирования таких систем. Также к работе привлекаются специалисты ИT-отделов, которые будут отвечать за выбор платформы, интеграцию ее с существующей ИТ-инфраструктурой;
• службы ДОУ и/или архива организации, которые будут контролировать соблюдение законодательства по вопросам обработки и обеспечения хранения документации по личному составу;
• отдельных специалистов из числа тех, кто потом будет работать в системе.

Утверждая состав рабочей группы, следует определить интегратора и ответственного за каждый участок. Лучше всего это прописать в приказе о создании рабочей группы по внедрению КЭДО.

• анализ кадровых процессов и выработка мер по их оптимизации;
• определение состава кадровой документации, которая будет переведена в электронный формат;
• подготовка локальных нормативных актов и
• обеспечение взаимодействия с сотрудниками.

В Примере 1 мы показали возможный вариант приказа о создании рабочей группы, в котором обязательно надо выделить основного ответственного за модификацию существующей информационной системы (ИС) или разработку и внедрение новой ИС. Обычно только после составления техзадания становится понятен объем программирования, этапы внедрения и возможные сроки реализации задумок.

Пример 1. Приказ о создании рабочей группы и назначении ответственных

Связанный материал
Оформление командировок в электронном виде

2. Разрабатываем план перехода на КЭДО

Рабочая группа готовит план перехода (дорожную карту, график), в котором прописываются задачи, этапы, конечный результат каждого этапа и ответственные за его выполнение. С ИТ-мероприятиями должны быть увязаны и организационные мероприятия, которые требуются для запуска проекта: нужно составить и подписать с работниками целый комплекс документов, чтобы новая технология была легитимной.

При разработке плана следует принять решение, будет ли компания распространять КЭДО на весь персонал или в порядке эксперимента разработает сначала пилотный проект для ограниченного круга работников. К пилотному проекту удобнее привлекать сотрудников административных подразделений и офисный персонал, поскольку для них легче обеспечить доступ к ИС.

Также важно определить виды документов, которые будут формироваться в ИС. Их список может быть приложен к локальному нормативному акту об электронном взаимодействии работодателя и работников (см. Пример 2). В идеале нужно:

• подготовить список автоматизируемых процессов,
• по каждому выявить оформляемые документы (лучше перечислить все: и электронные, и бумажные, чтобы была полная картина);
• установить, при помощи какого вида электронной подписи какие действия совершаются с электронными документами (кроме подписания еще возможно утверждение, согласование, ознакомление).

Пример 2. Перечень документов, формируемых в информационной системе работодателя

Выбор ИT-решения лучше делать после того, как станут понятны потребности в автоматизации. Конечно, цена вопроса тоже важна, оценка стоимости проекта может снизить первоначальные аппетиты либо организация может решить поэтапно расширять этот проект.

Выбор информационной системы зависит от масштабов компании, количества и состава работников, количества документов, образующихся в деятельности подразделений по управлению персоналом, территориальной распределенности структурных подразделений компании и наличия дистанционных сотрудников.

Организации могут выбрать вариант ИС для КЭДО:

• сегодня на рынке есть поставщики систем электронного документооборота. Однако заказчики могут столкнуться с тем, что готового продукта, отвечающего всем потребностям, пока нет. Систему придется дорабатывать с учетом нужд заказчика. То есть разработчики ПО тоже хотят, чтобы им эту работу кто-то оплатил, вместе с ними продумал логику и обкатал при внедрении. И вот уже эти наработки потом начнут появляться в «коробочных решениях»;
• компании могут самостоятельно разработать ИС для КЭДО. Однако, скорее всего, это увеличит стоимость и время разработки;
• государственная цифровая платформа «Работа в России» будет бесплатной для всех пользователей, однако она начнет полноценно функционировать с 1 сентября 2022 года (пока для КЭДО она работает в ограниченном режиме) 1 . Кроме того, использование «Работы в России» позволит сократить издержки на приобретение усиленных квалифицированных электронных подписей для работников. Наличие УКЭП работодателя в любом случае будет обязательным.

Связанный материал
Как перейти на электронные кадровые документы

См. статью «Как перейти на электронные кадровые документы» в № 1’ 2022

До марта 2023 года планируют утвердить и внедрить обязательные для всех работодателей форматы электронных кадровых документов, они будут едины и для «Работы в России», и для «самодельных» систем КЭДО. Пока они не утверждены, можно использовать любые. Какой из этого можно сделать вывод? Либо подождите утверждения, либо потом надо быть готовыми к необходимости доработок ПО.

Связанный материал
Можно ли переходить на электронный кадровый документооборот с 22.11.2021?

Читайте ответ на вопрос о рисках введения КЭДО в № 1’ 2022

После выбора системы КЭДО нужно будет решить вопросы организации доступа к ней. Доступ может осуществляться только из помещений работодателя или быть удаленным. Второй вариант предпочтительнее, поскольку в основе КЭДО лежит идея именно удаленного взаимодействия работодателя и работников. Следует задуматься о разработке мобильных приложений для смартфонов, создания корпоративного портала организации, как единого окна входа для работников в определенные ИС компании, включая и электронное взаимодействие с работодателем.

Кстати, ТК РФ подразумевает взаимодействие ИС для КЭДО не только с работниками организации, но и с поступающими на работу.

Вопрос хранения данных также может быть решен по-разному. Продумать его важно. Обязанность хранения и несения расходов на это возложена на работодателя (ст. 22.1 и 22.3 ТК РФ).

Чтобы внедрить КЭДО, надо еще утвердить локальный нормативный акт (ЛНА) о КЭДО, а также разработать формы документов, которые потом будут подписываться с работниками, организовать наличие необходимых электронных подписей у участников КЭДО. Только после этого можно внедрять в работу новую систему путем издания приказа.

3. Разрабатываем локальный нормативный акт

• права и обязанности работника и работодателя;
• информационная система (или несколько ИС), с помощью которой (которых) работодатель будет осуществлять КЭДО;
• дата введения КЭДО;
• срок направления уведомления работникам, в котором указывается день перехода на КЭДО;
• порядок и способы получения работодателем согласия или отказа работников от перехода на КЭДО;
• категории работников и документов, в отношении которых применяется КЭДО;
• порядок доступа работника к информационной системе для КЭДО и соответствующему виду электронной подписи;
• процедура идентификации сторон;
• порядок доступа работника к личному кабинету;
• защиту персональных данных;
• порядок хранения электронных документов;
• сроки и периодичность подписания работниками электронных документов;
• сроки и периодичность ознакомления работников с электронными документами с учетом рабочего времени;
• порядок проведения инструктажа работников;
• порядок направления работодателем уведомлений работникам;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
• процедуры взаимодействия работодателя и представительного органа работников, выборного органа первичной профсоюзной организации, комиссий по трудовым спорам (если таковые имеются).

С точки зрения классического подхода к разработке инструкций по делопроизводству, эти пункты могут быть дополнены разделами о составе документов, формах и форматах документов, согласовании и подписании отдельных видов документов, регистрации, учете документации, организации информационно-справочной работы и организации хранения кадровой документации.

Удобно, если отдельный ЛНА будет разработан адресно для работников, в котором будет четко прописан порядок взаимодействия с работодателем в электронной среде.

4. Обеспечиваем участников электронными подписями

Расходы на получение и использование электронных подписей (ЭП) работникам несет работодатель (ст. 22.2 ТК РФ).

Если организация решила работать через портал «Работа в России», то их можно будет получить в МФЦ. Если же организация решила осуществлять КЭДО в другой ИС, то ей придется:

• либо оплатить работнику покупку квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в удостоверяющем центре,
• либо можно самостоятельно сгенерить неквалифицированную ЭП (УНЭП), но ее легитимность стороны должны подтвердить соглашением (см. Пример 3). Дело в том, что целый ряд документов, прямо названных в ТК РФ, работник должен подписывать УКЭП или УНЭП (см. Таблицу в № 2’ 2022), и только «иные документы» могут подписываться простой ЭП. Поэтому снабжать работников придется ЭП с защитой не ниже, чем у УНЭП.

УКЭП должна быть как минимум у генерального директора организации, потому что ряд документов со стороны работодателя должны подписываться именно ею. Но остальные документы со стороны работодателя, и даже все документы со стороны работников могут подписываться ЭП попроще. Это даст существенную экономию.

Пример 3. Соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи

5. Уведомляем работников и собираем их согласия

Очень важно обосновать для работников преимущества электронного формата, который облегчит взаимодействие с работодателем. Для подписания документов, ознакомления с ними, передачи работодателю заявлений и заявок не придется лично посещать офис или конкретный отдел – ​многое можно будет документально оформить не вставая со своего кресла.

Связанный материал
Отражаем электронный кадровый документооборот в номенклатуре дел

См. статью «Отражаем электронный кадровый документооборот в номенклатуре дел» в № 3’ 2022

Информирование работников нужно осуществлять не только на основе требуемых ТК РФ мероприятий («ознакомьтесь с локальным нормативным актом», «получите уведомление», «подпишите согласие»), но и путем диалога с работниками, работы с командами, руководителями структурных подразделений, через неформальные каналы коммуникации.

Сначала желательно сформировать лояльность сотрудников, а потом уже переходить к формальным процедурам.

Уведомления работникам о переходе на электронный кадровый документооборот должны быть направлены в бумажном виде с подписью уполномоченного должностного лица работодателя. В уведомлении необходимо отразить:

• локальный акт, на основании которого принято решение о переходе на КЭДО;
• дату перехода, а также
• возможность отказаться от электронного взаимодействия.

Дополнительно к этому рекомендуем выяснить у работника, есть ли у него электронная подпись. Ведь кто-то уже может иметь УКЭП.

Любой работник может отказаться от такого взаимодействия, оформив это отдельным документом. Если же сотрудник не предоставит никакого документа о согласии или отказе от КЭДО, работодатель должен расценивать это как несогласие работника.

Связанный материал
Как перейти на электронный кадровый документооборот: алгоритм действий с образцами документов

Образец согласия на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО и заявление об отказе от перехода на ЭДО см. статье в № 2’ 2022

Сроков для предоставления согласия или отказа законом не установлено, поэтому работники могут дать согласие в любое время, в т. ч. после внедрения в организации КЭДО, даже если ранее они оформляли отказ.

Поступающих на работу работодатель также обязан проинформировать об осуществлении КЭДО в организации. Тех, кто поступает на работу впервые после 31 декабря 2021 года (и до 31 декабря 2021 года не имел трудового стажа), тоже нужно ознакомить с порядком осуществления КЭДО (до заключения трудового договора), а вот согласие их на взаимодействие посредством КЭДО уже не понадобится (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).

Чтобы согласие работника было оформлено грамотно, его форму для заполнения стоит разработать работодателю и предоставить работнику вместе с уведомлением (именно этот вариант показан в Примере 4). Согласие работника (так же как и уведомление) должно быть оформлено на бумаге.

В кадровой практике порой используется следующий удобный прием: уведомление / предложение работодателя и согласие / отказ от него работника оформляют не разными документами, а сразу на единой бумаге, просто проводя черту между этими блоками. Данный вариант удобен, когда текст уведомления / предложения работодателя и ответа работника умещается на 1 листе – ​тогда для защиты документа от подмены страниц его не надо сшивать. Получается очень удобно: сначала идет уведомление / предложение работодателя (со всеми необходимыми реквизитами, включая подпись), а потом краткий ответ работника с его подписью и датой (тогда в ответе не надо перечислять все значимые детали предложения работодателя, и так понятно, на что работник соглашается или от чего отказывается).

Теоретически такой вариант оформления связанных документов (инициативного от работодателя и ответного от работника) при внедрении КЭДО тоже возможен. Но мы рекомендовали бы все-таки сделать это отдельными документами (Пример 4), потому что:

• уведомление, скорее всего, будет длиннее 1 листа;
• работник на него может сначала ответить отказом, а позже согласием;
• при вручении уведомления работник может не принять решение сразу, чтобы его можно было тут же зафиксировать на листе уведомления, а взять тайм-аут и подумать. Тогда после вручения 1-го экземпляра уведомления работнику у работодателя на руках останется хотя бы подпись о получении на 2-м экземпляре уведомления.

Обратите внимание на ст. 22.2 ТК РФ, из которой следует, что:

Пример 4. Уведомление работника о переходе на электронный кадровый документооборот

Источник: delo-press.ru