Прием на работу пошаговая инструкция в программе

СБИС позволяет быстро оформлять прием на работу и проверять данные сотрудника по официальным источникам. Отмечайте все действия в чек-листе — это поможет ничего не пропустить и правильно оформить все документы.

1. Внесите данные

2. Укажите условия

3. Подпишите документы

4. Уведомите госорганы

1. Попросите работника предоставить cписок документов для трудоустройства.
2. Какие документы нужны?

В разделе «Сотрудники» укажите организацию, нажмите и выберите «Сотрудник». Введите ФИО, контактные данные. Загрузите фото кнопкой и нажмите «Сохранить».

В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» на вкладке «Документы» нажмите и выберите «Прием/Прием на работу».

Подкаст Пошаговая инструкция оформления приема на работу

Источник: sbis.ru

Прием сотрудника на работу

Порядок устройства на работу строго регламентирован Трудовым кодексом РФ. Работодателю, чтобы расширить штат или заменить ушедшего сотрудника, нужно подготовить определённый перечень документов. Время для оформления трудовых отношений ограничено. Как соблюсти требования закона при найме работника, расскажем в нашей статье.

Оглавление Скрыть

• Порядок приёма работника — основные этапы
• Собеседование
• Проверка претендента перед приёмом
• Пакет документов от работника
• Медосмотр при приёме на работу
• Оформление трудового договора
• Оформление приказа о приёме на работу
• Внесение записи в трудовую книжку
• Оформление сотрудника на временную работу
• Последствия нарушений при приёме на работу

Порядок приёма работника — основные этапы

Процесс трудоустройства должен включать в себя все предусмотренные законом процедуры. Предложенная пошаговая инструкция приёма работника на работу избавит вас от возможных ошибок. Алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:

1. провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
2. запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
3. убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
4. получить заявление о приёме на работу от претендента;
5. предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
6. ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
7. заключить трудовой договор;
8. издать приказ о приёме на работу;
9. отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
10. при необходимости организовать стажировку на рабочем месте.

В зависимости от особенностей ведения бизнеса и характера должности описанная процедура может незначительно меняться. Но основные этапы остаются неизменными, поэтому при трудоустройстве нового работника следует придерживаться вышеуказанного алгоритма.

Порядок действий при приеме на работу – пошаговая инструкция по оформлению трудовых отношений

Собеседование

Перед приёмом сотрудника на работу собеседование проводят в любом удобном для работодателя режиме. Оно может проходить в письменной или в устной форме. Допускается делать их в несколько этапов — на усмотрение нанимателя. Во время собеседования соискатель отвечает на заданные вопросы, предъявляет документы, подтверждающие его квалификацию. Если полученные результаты устраивают работодателя, претенденту предлагают занять вакантную должность.

Проведение собеседования должно сопровождаться письменным согласием соискателя на обработку персональных данных.

Оформляете рабочие места?

Оформим за вас по нормативам + поставим учёт

Проверка претендента перед приёмом

Перед оформлением сотрудника на работу необходимо убедиться, что он не имеет законодательных ограничений на трудоустройство. Они определяются разными статьями ТК РФ и возникают при:

1. недостижении претендентом совершеннолетия. На некоторые виды работ допускаются лица не младше 18 лет (статья 265 ТК РФ);
2. приёме на работу женщин. Статья 253 ТК РФ ограничивает перечень профессий, на которых могут трудиться женщины из-за тяжёлых условий;
3. наличии судимости. В этом случае нельзя заниматься педагогической деятельностью и работой с несовершеннолетними детьми (статьи 331 и 351.1 ТК РФ);
4. отсутствии у иностранца разрешения на работу (патента);
5. запрете заниматься деятельностью на основании судебного решения.

Одновременно необходимо проверить наличие разрешительных документов, включая права на управление транспортом, различные лицензии. При приёме на работу бывшего госслужащего необходимо сообщить о данном факте его предыдущим работодателям (государственным органам).

Проверка документов, профессиональных навыков и допуска сотрудника к должности проводится в соответствии с требованиями к вакансии, на которую он претендует.

Пакет документов от работника

Устраивающийся на работу претендент (уже почти сотрудник), обязан предоставить:

• паспорт или иной документ идентификации личности;
• трудовую книжку (бумажный вариант). Если оформлена ЭТК, её предоставлять не нужно;
• ИНН;
• СНИЛС;
• военный билет (только для военнообязанных);
• дипломы и сертификаты об образовании.

Для сотрудника с первым местом работы нужно оформить пенсионное свидетельство (при его отсутствии). При наличии особых требований к должности или профессии, понадобятся дополнительные документы — например, медицинская книжка, справка об отсутствии судимости, заграничный паспорт, биометрические данные, и т.д.

Писать заявление о приёме на работу не обязательно, если работодатель этого не требует. Но в большинстве организаций и ИП это принято. Утверждённой формы заявления нет, обычно используют самостоятельно разработанный бланк. Там указывается дата приёма, должность, структурное подразделение.

Бухгалтерия дополнительно запросит справку о начисленных и выплаченных доходах за два предыдущих года. Она нужна для расчёта отпускных, больничных и социальных вычетов.

Нерезиденты РФ обязаны предъявить документы подтверждающие статус его пребывания — патент, разрешение на временное проживание, вид на жительство.

Все документы, кроме бумажной трудовой книжки, сдаются в копиях.

Медосмотр при приёме на работу

Лица, которые хотят трудоустроиться на место работы, связанное с:

• опасными производственными факторами;
• вредными условиями труда;
• движением и вождением транспорта;
• оказанием услуг населению в части питания, медицины, образования, водопроводного хозяйства, и т.д,

обязаны проходить предварительный медицинский осмотр (статья 220 ТК РФ). Направление на него выдаёт работодатель после подписания приказа о приёме на работу. Оно составляется в свободной форме и выдаётся под подпись. При отказе от прохождения медосмотра допуск претендента к работе запрещён.

В направлении на медосмотр нужно указать:

• наименование, контактные данные, форма собственности, код ОКВЭД организации или ИП-работодателя;
• наименование и адрес поликлиники, контактные данные;
• вид медосмотра (предварительный или периодический);
• ФИО, дата рождения, пол работника;
• номер полиса обязательного медстрахования;
• должность, (профессия), подразделение;
• вредные или опасные условия труда по должности (профессии).

По итогам медосмотра работнику выдаётся заключение. Его нужно отдать работодателю. Второй экземпляр остаётся в медучреждении.

Образец бланка направления на медосмотр

Оформление трудового договора

В течение 3 дней с начала исполнения обязанностей нужно заключить трудовой договор с работником. Он составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся работнику под роспись. Законодательно установленной формы ТД нет, но определены существенные условия, которые должны обязательно указываться в договоре согласно статье 57 ТК РФ:

• наименование, адрес и ИНН работодателя;
• ФИО работника, данные документа удостоверяющего личность;
• место работы, должность, трудовые функции;
• дата начала работы;
• оклад (тариф);
• режим рабочего времени и отдыха;
• условия труда, в том числе вредные и опасные, и т.д.

При необходимости, по согласованию сторон, в ТД могут вноситься изменения. В этом случае оформляется дополнительное соглашение. ТД может быть как срочным, так и бессрочным.

Некоторые права и льготы работников могут быть закреплены коллективным договором, отдельными приказами и положениями. В этом случае нужно ознакомить с ними сотрудника и сделать ссылку на документы в трудовом договоре.

Все приказы и иные документы, регламентирующие обязанности, ответственность и полномочия сотрудника, предоставляются для ознакомления строго под подпись до заключения трудового договора.

Без письменного доказательства факта ознакомления, порядок трудоустройства будет нарушен, а у работодателя могут возникнуть неприятности с трудовой инспекцией.

Оформить ТД не так сложно, если следовать нормам Трудового кодекса РФ. Но есть более лёгкий путь — воспользоваться готовой формой. В базе интернет-бухгалтерии «Моё дело» представлены десятки шаблонов договоров для различных должностей, профессий и видов бизнеса. Они тщательно проработаны и содержат все необходимые пункты и условия. Всё что вам нужно — внести недостающие сведения, следуя подробным подсказкам и примерам.

От найма до увольнения

За 20 минут научим формировать документы в 2 клика

Оформление приказа о приёме на работу

Следующим шагом станет подписание приказа о приёме работника. Действующий порядок трудоустройства на работу позволяет оформить этот документ в течение 3 дней с момента заключения трудового договора.

В приказе указывается ФИО, должность сотрудника, тарифная ставка (оклад) и испытательный срок, даётся ссылка на трудовой договор. Законодательно утверждённой формы такого приказа не предусмотрено, поэтому организациям стоит разработать собственный вариант. Чаще всего применяют унифицированный бланк Госкомстата — форму Т-1. Она содержит все достаточные для оформления реквизиты.

Готовый приказ подписывается руководителем организации, а работник с ним ознакамливается под подпись. Место хранения приказа — личное дело работника. К нему прикладывается заявление о приёме на работу, заключение по медосмотру и копии документов сотрудника. Заведение личных дел — это прерогатива работодателя, можно обойтись и без них.

С ноября 2021 года разрешено не издавать приказ о приёме на работу. Теперь это право, а не обязанность работодателя (статья 68 ТК РФ).

Пример приказа о приёме на работу

Внесение записи в трудовую книжку

Одновременно с оформлением приказа установленный алгоритм приёма на работу требует внесения сведений в трудовую книжку. Работодатель указывает в ней должность сотрудника, дату зачисления в штат предприятия, номер приказа (трудового договора, когда приказа нет).

С 2021 года на первом рабочем месте трудовую книжку в бумажном виде заводить не нужно — она оформляется только электронно.

Внесение записи в бумажную трудовую книжку производится на шестой день с начала работы. Если сотрудник не продержался указанный срок, записей не делается. Если работник устроился по совместительству, запись в трудовую вносится по его основному месту работы, когда сам сотрудник проявит подобную инициативу.

После документального оформления принятия на работу нового сотрудника работодателю необходимо оповестить об этом Пенсионный фонд. Заполняется отчётная форма СЗВ-ТД на конкретное лицо не позднее следующего после издания приказа рабочего дня. Налоговые органы и социальную службу оповещать не требуется, им информация поступит в автоматическом режиме.

Образец записи в трудовой книжке

Если у работника оформлена электронная трудовая книжка, запись в неё вносится специалистом ПФР на основании полученного от работодателя отчёта СЗВ-ТД.

Оформление сотрудника на временную работу

Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:

• по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
• по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
• по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.

В последнем случае порядок оформления на работу будет иным — здесь потребуется подписание гражданско-правового договора. Он не предполагает оформления трудовых отношений, заменяя их фактом оказания услуг. При его заключении указывается вид работ (услуг), срок их исполнения, порядок расчётов. При необходимости в договор можно внести дополнительные положения, закрепляющие требования к качеству и регламентирующие выплату неустойки при нарушениях.

Исполнитель не имеет право на оплачиваемый отпуск, выплату больничных и социальные льготы, положенные штатным работникам. В то же время, если работодатель уплачивает за него взносы в ФСС по травматизму, можно рассчитывать на получение компенсации при профзаболеваниях или несчастных случаях на производстве.

Нельзя подменять трудовые отношения договорами оказания услуг, если они носят регулярный и постоянный характер.

Последствия нарушений при приёме на работу

Как принять на работу сотрудника и при этом не столкнуться с санкциями? Ответ один — строго соблюдать требования ТК РФ. Законом предусмотрены существенные наказания за нарушение процедуры найма:

• за привлечение к работе без оформления или неправильно оформления трудового договора — штраф от 10 до 20 тысяч на должностных лиц, от 5 до 10 тысяч на ИП; от 50 до 100 тысяч на организацию (пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ);
• то же самое по отношению к иностранным гражданам и лицам без гражданства, не имеющих разрешения на работу, предусматривает штраф от 20 до 50 тысяч на должностных лиц, от 2 до 5 тысяч на ИП; от 250 до 800 тысяч на организацию (пункт 2 статьи 18.15 КоАП РФ);
• за приём на работу бывшего государственного или муниципального служащего без уведомления его последнего работодателя — штраф от 10 до 20 тысяч на должностных лиц, от 2 до 4 тысяч на ИП; от 100 до 500 тысяч на организацию; последнему работодателю;
• за не отправленный вовремя отчёт СЗВ-ТД — штраф от 300 до 500 рублей на должностных лиц (статья 15.33.2 КоАП РФ).

Если претендент решит, что отказ в приёме на работу произошёл по формальным признакам, или из-за неправильно оформленных документов, он может обратиться с иском в суд. Это грозит существенной потерей времени, финансовых средств и сил. Поэтому стоит обращать особое внимание на соблюдение правильности процедуры найма и причин вынесения отказа по работе.

Аутсорсинг «Моё дело — Бухобслуживание»

Команда из бухгалтера, юриста, кадровика и бизнес-ассистента возьмёт на себя всю рутину и общение с госорганами

Источник: www.moedelo.org

Кадровое делопроизводство–пошаговая инструкция, с чего начать документооборот

Наличие сотрудников в фирме приводит к ответственности за документацию. Наша статья подходит для тех, кто только начинает деятельность руководителя или хочет навести порядок в бумагах. Мы расскажем о кадровом делопроизводстве в ООО с нуля, дадим пошаговые инструкции о том, с чего начать и как поддерживать в порядке.

Что это такое – производство кадров

Отдельная сфера деятельности компании, которая заключается исключительно во внутренних процессах и подчиняется Трудовому Кодексу РФ. Это весь документооборот, который касается работников организации – всех от охранников до директора. Это все заявления о приеме на работу, увольнения, переводы, больничные, а также взыскания.

Также это внутренние уставы и постановления, с которыми, к слову, должны быть ознакомлены сотрудники, например, санкции за опоздания, проступки. В общем, вся работа должны быть организована так, чтобы можно было подтвердить документально любое действие по отношению к работнику. Для этого все бумаги должны быть правильно оформлены, храниться в порядке и быть систематизированы – за это все отвечает кадровик, специально обученный специалист по приему на работу и прочим действиям с кадрами.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

• подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
• отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
• стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.

Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция

Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.

• Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
• Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.

Теперь перейдем непосредственно к шагам.

№1 Изучение информации о делопроизводстве

Сперва мы рекомендуем определиться с тем человеком (или отделом, если штат большой), который будет вести документы. В данный момент нет государственно – закрепленных правил, которые регламентируют – сколько кадровиков должны осуществлять деятельность организации. Негласно существует рекомендация – один человек на 200 сотрудников. Но при этом все зависит от массы условий, например, от текучести кадров, от профиля работников – насколько они разные.

После того как вы определились с уполномоченным лицом, нужно предоставить ему исчерпывающую информацию о делопроизводстве. То есть о том, как проходит по закону прием на работу и увольнение. Таким образом, ответственному человеку понадобятся:

• все нормативные законодательные акты, их следует изучить. Это ТК РФ, трудовое право – все в последней редакции. Это необходимо для того, чтобы было соблюдено законодательство;
• дополнительные книги – не обязательны, но рекомендуется освоить азы профессии кадровика, особенно если вы поручаете работу «по совместительству». Негативная сторона такого решения в том, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужна профессиональная деятельность, лучше обратиться в контору, которая предоставляет услуги по обучению и подбору персонала. Такой является фирма «Business-result group». Обращение к ним – намного лучше, эффективнее и быстрее, чем прочтение и изучение всех нормативных актов и документов;
• установка компьютерной программы и ее освоение. Самый простой и довольно функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне – это 1С. Курсы по освоению ПО можно пройти в короткий период – 1 месяц.

№2 Изучение документации

В пакет учредительных документов входят все бумаги с названием компании, видом организации деятельности, а также устав. Именно здесь можно получить исчерпывающую информацию, которая касается:

• порядка установки суммы заработка;
• продолжительность заключения договора о найме.

Какие аспекты также следует учесть, проверить на данном этапе:

• Наименование руководителя, должности. Недопустимо использовать в одном документе полное название, а во втором сокращенное или вовсе переиначивать.
• Определение уполномоченного лица со стороны работодателя, которое может принимать решения по зачислению на работу.

Второе проверить довольно просто – кто указан руководителем в трудовом договоре, тот и обязан поставить свою подпись при приеме.

№3 Определение перечня документации при организации кадрового дела с нуля

Это ряд документов, которые необходимо заводить каждый раз при приеме на должность и при взаимодействии с сотрудником. Что мы относим к данному пакету.

• Приказы по отношению к кадру и его трудоустройству. Самые основные – о зачислении, увольнении, а также о переводе. Сюда же могут относиться и другие промежуточные формуляры. Они хранятся на протяжении 75 лет по закону, поэтому их обязательно нужно систематизировать и складировать в надежном месте.
• Приказы, которые регулируют выполнение трудовой функции, обязательств. Это предоставление отпуска или больничного, командировка, применение взыскания (штраф, выговор), направление на обучение. Срок хранения – 5 лет.
• Личные карточки работника Т-2. Картотека заводится с целью полного учета персонала. Это 4 страницы из 11 тематических блоков.
• Заполненные трудовые книжки, медкнижки и санитарные справки, если они необходимы.
• Договоры о принятии на работу, контракт.

Такой пакет должен быть у каждой фирмы – от скромного ИП до крупного холдинга.

№4 Трудоустройство директора

Это основной руководитель, главное лицо. Оно же – первое, которое зачисляется на должность. При трудоустройстве руководитель подписывает контракт с учредителями, если это ООО или сам с собой, если это ИП. Перечень документации на него должен быть не меньше, чем на других работников. После этого директор уже сам может выступать как наемщик.

№5 Составление основной документации

Теперь вы уже начинаете работать над штатом и над тем, в каких условиях он будет находиться. Первое, что нужно сделать, это разработать штатное расписание. С помощью этого документа можно организовать и распределить количество вакантных мест, поняв потребность в персонале. Основной вопрос, на который нужно ответить – какие человеческие ресурсы, функции необходимы руководителю?

Здесь проходит граница между теми, кто в штате, и кто за ним. Внештатный сотрудник не регламентируется нормативно-правовыми актами, принятыми на предприятии, там идут отношения гражданско-правовой ответственности.

Единственная форма, в которой оформляется штатное расписание, это Т-3. Здесь указывается количество трудовых человеческих единиц, требуемая специальность с указанием квалификации, определенный вид деятельности, который поручается сотруднику, а также ставка – она может быть полной, неполной, например, 0,25.

К пакету основной документации также относятся:

• правила распорядка в организации (график работы, внешний вид сотрудников, деловая этика);
• журналы учета.

№6 Разработка типового бланка трудового соглашения

Намного удобнее будет работодателю информировать об особенностях контракта, когда все его детали будут подробно прописаны в стандартном документе. Поэтому мы рекомендуем, чтобы в образце была следующая информация (или поля для заполнения).

• Место – наименование, юр.адрес.
• Рабочее время.
• Размер зарплаты и указание графика выплат, например, аванс и остаток.
• Бонусы, которые получает сотрудник.
• Ф.И.О. и прочие личные данные о претенденте на должность.
• Вакансия.
• Срок договора – ограниченный или бессрочный.
• Должностные обязанности – самый подробный пункт, поскольку вы не имеете право требовать большего, чем то, что прописано в контракте.

Ко всему вышеперечисленному предъявляется одно строгое правило – ничего не должно противоречить законодательству РФ.

№7 Подготовка прочей документации для кадрового учета с нуля пошагово

Их также называют локальными нормативными актами, то есть те бумаги, которые понадобятся на уровне самого предприятия, а не для обмена с другими учреждениями. Они также важны, поскольку регламентируют ответственность и права сторон контракта, но при этом настолько же абстрактны. Дело в том, что нет единого списка, он разрабатывается в индивидуальном порядке, но есть рекомендации и правила.

• Отказаться от локальной документации имеют право только ИП, и то при условии, что предприниматель включит всю информацию в трудовой договор.
• К обязательным относятся: правила распорядка, оплата труда, конфиденциальность данных.
• Принимать данные акты можно только при одобрении представительного органа работников. Но так как мы даем пошаговую инструкцию о наборе кадров с нуля, то, соответственно, такого органа на предприятии еще просто нет.
• Каждый документ, который имеет причастность к деятельности, правам и обязанностям рабочего, должен быть озвучен или предоставлен для чтения, а также задокументирован личной подписью трудящегося.

Также на этапе подготовки следует принять решение о том, кто будет вести учет всех трудовых книжек. Возложение обязательств должно быть задокументировано приказом.

№8 Принятие на работу сотрудников