Вам прислали файл Excel большого размера? Он сильно тормозит и долго сохраняется? После каждого действия необходимо ждать. При этом, в файле не так много информации. Почему тормозит Excel, причины и следствия, а главное как с этим бороться?
Сейчас разберемся.
Тормоза программ пакета MS Office дело распространенное. Excel тормозит из-за целого ряда причин: неправильное использование функций программы (лишнее условное форматирование, сводные таблицы основанные на огромных массивах, лишние строки в документах). Excel тоже не идеален и тормоза происходят из-за не совершенства программной части (появляющиеся объекты, папка printerSettings в структуре). Поэтому рекомендуем вам пройтись по всем 10 шагам ниже и не останавливаться на одном.
1. Тормозит Excel? Нужно убрать форматирование в виде таблиц
Иногда диапазон отформатирован в виде специальной таблицы (Верхняя панель — вкладка Вставка — Таблица), это может привести к тому, что сильно тормозит Excel файл, особенно если таблицы большие.
EXCEL — зависает и тормозит при открытии документа
Чтобы определить такой формат, выделите любую ячейку таблицы. Появляется панель «Работа с таблицами» в верхнем меню, самая правая. Выберите всю таблицу затем вкладку Работа с Таблицами, Конструктор — Раздел сервис — Преобразовать в диапазон.
2. Убрать излишнее условное форматирование (если Excel тормозит при прокрутке)
Что такое условное форматирование, читайте здесь . Очень полезная штука, если правильно применять, если нет, то это заставит Ваш файл работать медленно.
Дело в том, что при копирование ячеек, копируется и форматирование — если в файл постоянно копируются новая информация, то в ней сохраняются условия формата, в особенности условного форматирования.
Убираем так. Выбираете лист. Выберите нужный диапазон или весь лист. В верхней панели Главная — Условное форматирование — Удалить правила — Удалить правила из выделенных ячеек/с листа. Жмем.
3. Удалить лишние строки/столбцы (если ползунок прокрутки очень маленький)
Самая частая проблема для excel с которой я встречаюсь. Если кто-то случайно переместился на конец листа (на строку номер 1 млн) и так сохранил книгу. Размер файла сразу увеличился. Дойти до конца таблицы можно и случайно — если нажать сочетание Ctrl + стрелка вниз или вправо. Бывает, что в конце книги находится какой-нибудь случайный символ или заливка.
Главный признак тормозов — это размер ползунка, он очень маленький, когда файл сохранен неверно, как на картинке.
4. Удалить лишние объекты
Очень часто, особенно при копировании из других файлов или сайтов в таблицах прячутся скрытые объекты — рисунки, фигуры и т.п.
Чтобы удалить такие объекты выполните макрос , нажмите Alt + F11 и копируйте текст ниже.
Или выделите и удалите объекты вручную. Перейдите в меню Главная — Редактирование — Найти и выделить — пункт Выделение группы ячеек — Объекты. Теперь удаляйте.
5. Удалить лишние данные в структуре файла Excel
Даже опытные пользователи не знают, что файл Excel, как говорит Википедия , это файл-архив. Начиная с 2007 выпуска.
Т.е. файл Excel открывается, к примеру, архиваторами 7-zip или WinRar. Внутри открытого файла могут храниться ненужные файлы, что тормозит Excel порой в десятки раз.
Удалим неудобство? Сперва сделайте резервную копию файла 🙂 Затем запустите 7-zip или другой архиватор, меню «Файл» — «Открыть внутри». Возможно открыть файл кликнув правой кнопкой мыши — Открыть с помощью и выбрав .exe файл WinRar или 7-zip.
Откроется архив, он же файл Excel c папками и файлам.
Находим папки «drawings» и/или «printerSettings» (скорее всего они будут в папке xl) и удаляем их.
Для WinRar делаем тоже самое.
После чего открываем книгу как файл Excel, он немного поругается, выведет несколько системных сообщений, что не находит данных и т.п. На все окна нажимаем ОК, файл восстановится.
Будьте внимательны, если в вашем файле есть нарисованные кнопки или другие фигуры, то удалять всю папку drawings — значит и удалять полезные фигуры.
Поэтому, в папке, удалите только файлы vmlDrawing.vml, они могут накапливать информацию и весить до 100 мб.
6. Тормозит Excel — правильно настройте сводные таблицы
Если сводная таблица ссылается на большой диапазон ячеек от 10 тыс. строк, она хранит результаты расчетов, которые могут быть очень большими. От этого вся книга excel тормозит, конечно же. Чтобы устранить эту причину, нажмите на сводную таблицу правой кнопкой мыши — Параметры сводной таблицы — вкладка Данные — уберите галочку Сохранять исходные данные вместе с файлом.
Что позволит уменьшить файл почти в два раза.
8. Установлен неопознанный принтер
Если у Вас на компьютере не определен принтер, т.е. не стоит принтер по умолчанию, то зайдите в устройства и принтеры и измените принтер по умолчанию на любой другой (даже если физически принтера нет), если принтер есть, лучше сменить дрова.
Бывает что даже при удалении настроек принтера из пункта 5 настройки принтера тормозят файл.
9. Удалите файл PERSONAL
Зайдите в . Application DataMicrosoftExcelXLSTART или . Microsoft OfficeOffice12 найдите в этих папках файл под название PERSONAL и удалите его. Подробнее читайте здесь.
10. Замените много созданных формул макросами
Источник: kakvofise.ru
Excel зависает при попытке копирования ячеек
В этой статье мы рассмотрим, что делать, если Microsoft Excel зависает при попытке копировать/вставить ячейку или диапазон ячеек в другой лист или книгу.
Здравствуй, уважаемый посетитель сайта Profit-zip.ru!
Сегодня мы рассмотрим, что делать в случае, если Microsoft Excel зависает при попытке выполнения операций копирования/вставки из одного листа или книги – в другой.
После каждого совершённого действия проверяйте результат до тех пор, пока один из способов Вам не поможет.
- Закройте все окна Excel и проверьте в Диспетчере задач завершился ли процесс
Запустить Диспетчер задач можно несколькими способами:
- Нажать правой кнопкой мыши по панели задач (по-умолчанию это полоса на всю ширину внизу экрана, на ней же отображаются значки запущенных и закреплённых программ), после чего нажать «Диспетчер задач»
- Одновременно нажать три клавиши на клавиатуре: Ctrl+Alt+Del. В Windows XP диспетчер задач откроется сразу, а в Windows 7 и старше – нужно дополнительно нажать «Диспетчер задач» на появившемся экране.
- Для Windows 7 и старше: нажать Ctrl+Shift+Esc.
В Windows 8 — 10 необходимо нажать кнопку «Подробнее» в левом нижнем углу окна Диспетчера задач.
Убедитесь, что на вкладке «Процессы» и «Подробности» (если эта вкладка имеется) отсутствуют экземпляры программы «Excel» или «excel.exe». Если они есть – нажмите по ним правой кнопкой мыши и нажмите «Снять задачу».
После того, как Вы убедились в отсутствии запущенных экземпляров программы, вновь запустите файлы, с которыми у Вас возникли проблемы, и попробуйте скопировать/вставить ячейки вновь.
Зачастую именно этот вариант помогает решить многие проблемы, как с Excel, так и с работой любых других программ. Дело в том, что в процессе работы программы, в памяти компьютера сохраняются временные данные работы этой программы. Эти временные данные в процессе работы могут записаться неправильно, в результате чего программа работает с ошибками. Полный перезапуск программы позволяет очистить временные данные этой программы и начать их запись вновь.
Excel для своей работы использует в том числе и внешние компоненты, например библиотеки операционной системы или компоненты других программ. Они так же могут сбоить из-за повреждений временных файлов. Перезагрузка «разом» убьёт всех зайцев, то есть очистит временные данные и перезапустит все программы, а не только Excel.
Обратите внимание, в каком формате у Вас в текущий момент находится книга: XLS или XLSX. Если в XLS – попробуйте создать её копию в формате XLSX, и наоборот. Используйте для этого диалог Файл – Сохранить как.
В процессе преобразования формата, Excel полностью меняет структуру документа. Потому пересохранение в другом формате может помочь.
Да, антивирус так же может являться причиной проблем, так как их функционал предусматривает «влезание» туда, куда обычные программы влезать бы не стали.
Для этого нажмите в окне Excel: Файл – Сведения – Поиск проблем. Выполните поиск проблем всеми тремя способами: Инспектор документов, Проверка читаемости и Проверка совместимости. Исправьте все проблемы с книгой.
Для этого в тот момент, когда Excel завис, нажмите правой кнопкой мыши по панели задач (снизу экрана) – Расположить окна каскадом. Убедитесь, что среди отображаемых окон нет диалоговых.
Возможно и такое, что при копировании/вставке фрагментов, Excel отображает диалоговое окно с информацией или описанием ошибки, однако из-за особенностей интерфейса Windows, данное окно может оказаться «позади» окна с книгой Excel. Потому может складываться ощущение, будто Excel завис, но на самом деле он ожидает Вашей реакции на диалоговое окно.
Для этого на ленте инструментов Excel, на вкладке «Главная», в разделе «Стили» нажмите Условное форматирование – Удалить правила – Удалить правила со всего листа.
Для этого на ленте инструментов Excel, на вкладке «Главная», в разделе «Редактирование» нажмите на «Очистить» (иконка ластика) и нажмите «Очистить форматы».
Просто отодвиньте ползунок курсором с зажатой левой кнопкой мыши
По какой-то, известной только разработчикам Microsoft Office, причине, скрытая панель листов так же может мешать копированию/вставке ячеек таблицы.
Проверьте, есть ли на ленте, в вкладке «Рецензирование», в разделе «Изменения» кнопка «Снять защиту листа», и не активна ли кнопка «Снять защиту с книги».
Если лист или книга защищены – это может мешать копированию ячеек.
Встречаются и случаи, когда копированию/вставке ячеек мешает выбранный по умолчанию принтер. Перейдите в Панель управления Windows – Устройства и принтеры и выберите любое другое устройство в качестве принтера, используемого по умолчанию. Выберите, например, Microsoft Print to PDF. Перезапустите Excel и попробуйте выполнить операции копирования/вставки снова.
Такое поведение наблюдается, если принтер, установленный по умолчанию отключен, или его драйвер повреждён.
Часто данная проблема возникает в случае использования других программ, которые имеют в своём функционале доступ к чтению и управлению буфером обмена, например программы для удалённого доступа (TeamViewer, Radmin, Anydesk, Ammyy Admin, Подключение к удалённому рабочему столу (RDP) и прочие) или другие программы, способные использовать буфер обмена (Punto Switcher, ClipBox, ClipMagic, AceText. ). Временно отключите эти программы и проверьте, ушла ли ошибка.
Визуальные эффекты Windows так же могут являться причиной проблем с копированием/вставкой в MS Excel. Для отключения этих эффектов перейдите в свойства компьютера (Компьютер – клик ПКМ по пустому месту – Свойства; Win+Pause/Break) – Дополнительные параметры – Дополнительно, в разделе «Быстродействие» нажмите «Параметры», на вкладке «Визуальные эффекты» выберите «Обеспечить наилучшее быстродействие» и нажмите «ОК».
Так же, в Windows 10 нажмите Win+U и в открывшемся окне отключите три ползунка: «Показывать анимацию в Windows», «Применять прозрачность Windows» и «Автоматическое скрытие полос прокрутки в Windows».
В Excel перейдите в Файл – Параметры – Дополнительно. Найдите раздел «Вырезание, копирование и вставка» и снимите все три галочки: «Отображать кнопку параметров вставки при вставке содержимого», «Отображать меню параметров добавления» и «Перемещать объекты вместе с ячейками».
Excel имеет одну странную особенность: иногда он ни с того, ни с сего создаёт пустой «холст-подложку» и иные графические элементы внутри документа. Они пытаются скопироваться вместе с ячейками, в результате чего забивают буфер обмена.
Обратите внимание: для этого способа, файл Excel должен быть в формате XLSX, а не XLS, так как XLS-файл представляет из себя бинарный код, а XLSX – архив.
Перед проведением этой манипуляции не забудьте сделать резервную копию Вашего файла во избежание его повреждения.
Откройте Ваш XLSX-файл с помощью любого архиватора, будь то WinRAR, 7-Zip, WinZIP и прочие. Найдите среди папок папку с названием «drawings». Обычно эта папка находится либо в корне архива, либо в папке «xl». Удалите данную папку и попробуйте скопировать ячейки вновь.
Надеемся, что представленные выше способы решения проблемы помогут Вам. Ваш Profit-zip ☺
Источник: profit-zip.ru
Почему тормозит Excel, 12 способов улучшить работу с файлами!
Разное
Автор admin На чтение 9 мин Просмотров 34 Опубликовано 13.11.2018
Добрый день уважаемый читатель!
Эту статью я хочу рассмотреть тему эффективности Excel и узнать почему тормозит Excel, а также предоставить 12 способов улучшить работу файлов Excel! Конечно, если вы используете небольшие таблицы или вам не интересно расширение границ использования Excel, тогда статья будет не интересна, а вот если всё наоборот, приступим….
Когда же возникает такие случаи, когда файлы Excel «тормозят» и их работоспособность стремится к малой величине. Возможно, присланный вам файл очень большой и тяжёлый и поэтому долго сохраняется или он маленький, но всё то же самое… Давайте выясним причины таких проблем и основные способы их победить.
Проблемы с «тормознутостью» MS Office это довольно распространённое явление в работе Excel. Проблемная работа Excel может возникать по многим причинам: излишнее условное форматирование, чрезмерное использование функций Excel, созданные из больших массивов данных сводные таблицы, дополнительные и ненужные строки и столбцы в таблицах, и многое другое.
А теперь перейдем от теории к действию и рассмотрим 12 способов, которые позволит вам, избавится от «тормозов» Excel и начать комфортно работать:
1. Уменьшаем размеры картинок
Самым первым способом уменьшения размера вашего файла, это поработать над картинками в нём. Но способ действителен, если изображения вы всё же использовали.
Когда вы добавляли картинку через меню на панели управления «Вставка» в блоке «Иллюстрации» нажимали «Рисунок», тогда в файл вшивался рисунок с полным объёмом. А вот теперь необходимо внести изменения, установите курсор на картинку, появится новая вкладка «Работа с рисунками» с под вкладкой «Формат». В блоке «Изменения» кликаете на кнопку «Сжать рисунки». В диалоговом окне «Сжатие рисунков» указываете подходящий вам вариант уменьшения размера и нажимаете «Ок». Не стоит забывать о том, что картинки могут скрываться и в примечаниях.
2. Заменим макросами большие формулы
В случаях, когда таблица большая, на десятки тысяч строк, и вмещает в себя много сложных формул, которые ссылаются на разнообразные книги и листы приводят к тому, что тормозит Excel. Для улучшения стоит применять созданные макрорекордерных макросов вместо написанных формул, так как они превратят формулы в скопированные как значения тексты, цифры и значения. Очень поможет в случаях множества действий с файлом, когда производится частое пересчитывание данных всего файла.
3. Убрать форматирование таблиц Excel
В случаях, когда к диапазону данных применено форматирование в виде специальной таблицы, а сами таблицы достигают большого размера, это может привести к значительным сложностям в работе Excel.
Определить как именно отформатированная таблица можно просто, установив курсор на абсолютно любую ячейку, появится дополнительная вкладка в панели управления «Работа с таблицами». Выбираете вкладку «Конструктор», ищете раздел «Сервис», нажимаете кнопку «Преобразовать в диапазон» и подтверждаете, что вам нужно преобразовать вашу таблицу в обычную.
4. Удаляем ненужные столбцы и строки
Это достаточно распространённая проблема при работе в Excel. При обыкновении пользователь случайно перемещается с помощью горячего сочетания клавиш Ctrl + стрелка вправо или вниз, нажатых случайно, и переносится в конец листа, да так и сохраняет рабочую книгу, при этом значительно ее утяжеляет. Особенно это происходит, когда в конец книги добавляется случайный символ, знак или заливка.
Проверить такой вариант возможно по характерному признаку, это очень маленький ползунок.
Когда сохранение будут произведены в этом формате, любой большой файл уменьшится сразу же в 2-3 раза, кстати, скорость вычислений также увеличится на несколько порядков, что будет вас радовать.
6. Убираем чрезмерное условное форматирование
Несмотря на всю полезность условного форматирования, его чрезмерное использование может и привести и к проблемам, ваша рабочая книга может подтормаживать. Это может произойти, даже без вашего ведома, просто в процессе работы вы копируете ячейки вместе с форматами и форматированием, а это не проходит бесследно, они накапливаются незаметно и тормозят работу файла.
Для удаления всего лишнего, для начала, выбираете необходимый диапазон, а можно и весь рабочий лист. Следующим шагом в панели управления, во вкладке «Главная» в разделе «Стили» выбираете пункт с выпадающим меню «Условное форматирование», дальше нужен пункт «Удалить правила» и выбираете нужный подпункт удаления.
7. Удаляем ненужные данных внутри структуры файла Excel
Я могу поспорить, что далеко не каждый пользователь знает, что файлы Excel представляют собой своеобразный архив и такая структура файла начала свою жизнь с 2007 выпуска. А это означает, что теперь файлы Excel можно открыть архиватором, таким как WinRar. А вот внутри файла и могут находиться файлы, которые, в некоторых случаях значительно тормозят Excel.
Для проведения процедуры по уменьшению размера, перестрахуйтесь, и сделайте резервное копирование вашего файла. Затем откройте файл с помощью контекстного меню, открываем файл, нажав на мышке правую кнопку и выбрав пункт «Открыть с помощью» и с доступных программ выбираете программу архиватор. Или, второй вариант, открываете архиватор и в меню «Файл» кликаете на пункт «Открыть внутри». Результатом любого из вариантов будет открытие файла Excel, как архива с файлами и папками.
В архиве, скорее всего в папке «xl», удалите папки «printerSettings» и «drawings». После всех мучений запускаем снова файл и на все системные возмущение соглашаемся кнопкой «Ок», файл восстановиться и запустится.
Обращаю ваше внимание, что если файл содержит рисованные объекты типа кнопок или фигур то удалять всю папку «drawings» не стоит, вместе с ней испарятся и фигурки. Достаточно в папке удалить vmlDrawing.vml который вмещает разнообразную информацию и может достигать больших размеров.
8. Неправильно настроенная печать на принтер
Когда вы не установили принтер по умолчанию и система не может определить настройки текущего принтера, необходимо чётко обозначить, куда будет происходить отправка на печать. Если принтер невозможно опознать, замените драйвер устройства.
Иногда случается так, что стирании настроек принтера из пункта 7, может привести к тому, что неправильные настройки принтера тормозят весь файл.
9. Сменить версию Excel на более позднюю
Ни что не стоит на месте, даже наша планета, так и Excel развивается, ведь совершенству нет предела. Меняется и развивается программный продукт, оптимизируется программный код, что позволяет, иногда значительно, повысить продуктивность работы с таблицами и расчёты формул, быстродействие может увеличиться до 20% в более новых версиях, например в 2016 относительно 2007.
Также частенько встречается ситуация когда Excel версии 2007 не может работать с текущим файлом, а вот в более поздних версиях никаких проблем нет и всё работает отлично.
Усовершенствуйте версию, переходите на более продуктивные продукты MS Office, желательно от 2013 версии и выше.
10. Сносим файл «Personal.*»
Основное назначения сего файла, это хранение информации о предыдущих работах в Excel. Он помогает записывать и запоминать макрос, хранить формат данных для ваших всех книг. Проще говоря он нужен для того что бы из раза в раз не делать те же самые действия по форматированию файла, а при первоначальном открытии все персональные настройки сохраняются в специальный файл и воспроизводятся при открытии.
Проблемы могут возникать, если начнет, тормозит файл персональных настроек. Для устранения проблемы, воспользуйтесь принципом, нет файла, нет проблем. Найдите С:…Application DataMicrosoftExcelXLSTART или С:…Microsoft OfficeOffice12 и где то в недрах этих папок ищете файл «Personal.*» и сносите его.
11. Производим оптимальную настройку сводных таблиц
Когда вы в сводной таблице ссылаетесь на огромные диапазоны от десятка тысяч строк, она начинает все результаты своих расчётов, которые становятся колоссальными, хранить в себе. И это становится причиной общего торможения при работе с файлом. Для устранения этой причины, установите курсор на таблице, вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши, потом выберите пункт «Параметры сводной таблицы» в диалоговом окне на вкладке «Данные» снимите галочку в пункте «Сохранять исходные данные вместе с файлом».
Этими действиями вы можете уменьшить файл практически в два раза.
12. Убираем ненужные объекты
Частенько когда вы переносите или копируете информацию из других рабочих файлов или сайтов, в структуре таблиц могут содержаться разнообразные скрытые объекты типа фигур, рисунков и прочее.
Для удаления таких ненужных объектов необходимо запустить макрос, кликните горячую комбинацию клавиш Alt + F11 для вызова редактора и вставьте код:
For Each i In ActiveSheet . Shapes
Ну, или же просто ручками уберите ненужные вам объекты. Для этого в панели управления выбираете на вкладке «Главная» в блоке «Редактирование» в выпадающем меню «Найти и выделить» выбираетепункт «Выделение группы ячеек» и в диалоговом окне отмечаете пункт «Объекты» нажимаете «ОК». Теперь можно всё удалить. Теперь вы знаете 12 способов, что нужно делать, когда тормозит Excel, но даже если и они вам не помогли, тогда попробуйте скопировать и перенести нужную информацию со старого в новый файл, существует вероятность, что файл имеет повреждения. Всегда надо страховаться.
Я очень хочу, чтобы о таких возможностях выхода с трудных ситуаций и улучшения работоспособности ваших файлов, вы знали еще больше и могли применить их в своей работе. Если у вас есть чем дополнить меня пишите комментарии, я буду их ждать с нетерпением, ставьте лайки и делитесь полезной статьей в соц.сетях!
Не забудьте подкинуть автору на кофе…
Источник: topexcel.ru