Матричная организация — это структура компании, подразумевающая подчинение команд нескольким руководителям. Матричная структура обеспечивает открытый обмен информацией между командами и помогает компаниям создавать более инновационные продукты и услуги. Использование этой структуры позволяет командам избежать необходимости перестраивать свою работу с началом каждого нового проекта.
Как дать своим командам возможность быстро выполнять комплексные проекты, не увязая в проверках и согласованиях с заинтересованными лицами? Ответом на этот вопрос может стать организационная структура. В большинстве рабочих сред существует система подчинённости, чтобы у всех было чёткое представление о полномочиях, связанных с принятием решений.
В иерархической структуре организации генеральный директор находится на самом верху. Прямо под ним находятся операционный и финансовый директора. Далее под руководителями высшего звена находятся руководители подразделений, а следом за ними — руководители проектов.
Как выжить в матричной организационной структуре
Матричная организация отличается от этой классической структуры тем, что участники команд подчиняются как руководителю проекта, так и руководителю подразделения. Далее в этой статье мы рассмотрим, что такое матричная организация и как её можно использовать в комплексных проектах.
Что такое матричная организация?
Матричная организация — это рабочая структура, в рамках которой участники команд подчиняются нескольким руководителям. В матричной организации участники команды (которые могут работать как в офисе, так и удалённо) подчиняются руководителю проекта, а также главе своего подразделения. Такая структура управления позволяет компании создавать новые продукты и услуги без перестройки работы команд.
Как работают матричные организации?
Матричные организации имеют две или более структуры управленческой подчинённости. Поначалу в этом можно легко запутаться, однако у команды обычно есть основной руководитель, который находится в своём подразделении.
Подчинённость руководителю подразделения функционирует аналогично традиционной структуре работы. Например, участники команды, работающие в отделе ИТ, подчиняются руководителю отдела ИТ. Он, в свою очередь, подчиняется вице-президенту своего подразделения. В конечном итоге все отношения подчинённости ведут к генеральному директору.
Отличие матричной структуры заключается в том, что участники команды также подчиняются руководителям проектов. Проекты часто требуют участия сотрудников разных подразделений, таких как отделы ИТ, маркетинга и финансов, поэтому есть смысл на каждый проект назначать отдельного руководителя.
Типы матричного управления
Существует три типа матричного управления, каждый из которых наделяет менеджера проекта большими или меньшими полномочиями. Указанные типы управления можно представить в виде шкалы, на одном конце которой находится руководитель проекта, а на другом — руководитель подразделения.
Слабая матрица
В слабой матрице руководитель проекта обладает наименьшими полномочиями, связанными с принятием решений, по сравнению с другими типами матричного управления. Когда полномочия руководителя проекта в отношении проекта ограничены, матрица становится слабой, поскольку бюджет и сроки проекта находятся в ведении руководителя подразделения. Создание плана обмена информацией может предотвратить потерю коммуникаций в слабой матрице.
Оргсхема в современном бизнесе. Основы организационной структуры предприятия простыми словами
Сбалансированная матрица
В сбалансированной матрице руководитель подразделения и руководитель проекта обладают равными полномочиями, и участники команды подчиняются обоим. Это позволяет поддерживать открытый обмен информацией между всеми, кто занимает руководящие должности, и обеспечивает беспрепятственное выполнение проекта.
Сильная матрица
В сильной матрице руководитель проекта обладает максимальным объёмом полномочий, связанных с принятием решений по проекту, а полномочия руководителя подразделения в большей степени ограничены. Это приводит к формированию сильной организационной структуры, поскольку за проект всецело отвечает его руководитель. Руководитель подразделения может наблюдать за проектом, но не принимает ключевых решений.
Преимущества матричной организационной структуры
Матричная организационная структура сложнее иерархической, но у неё много преимуществ. К их числу среди прочих относятся чёткие задачи проекта, эффективное использование ресурсов, свободный обмен информацией и обучение руководителей проектов.
Чёткие задачи проекта
Матричная организационная структура может обеспечить более высокий уровень чёткости в отношении задач проекта. Когда ваша команда отчитывается о проделанной работе как перед руководителем проекта, так и перед руководителем подразделения, закрепление задач проекта имеет решающее значение. Когда руководитель проекта ощущает поддержку со стороны других руководителей высшего звена, организация проекта становится приоритетной.
Сценарий. Допустим, ваша команда работает над проектом по разработке приложения. Поскольку вы используете матричную структуру, ИТ-разработчики подчиняются вам (как руководителю проекта) и руководителю отдела ИТ. Задача проекта — создать приложение для поиска ключевых слов, которое маркетологи смогут использовать на мобильных устройствах. Когда руководитель отдела ИТ и руководитель проекта доносят до ИТ-разработчиков чёткую задачу проекта, ход работы над приложением ускоряется.
Эффективное использование ресурсов
Матричная структура позволяет эффективно использовать ресурсы, поскольку в состав команд входят специалисты из разных подразделений. Это позволяет снизить накладные расходы и сократить время, необходимое для завершения проекта. В иерархической структуре, где каждая команда подчиняется только одному руководителю, на одну команду приходится меньше менеджеров. Таким командам может потребоваться больше времени для создания одного ожидаемого результата проекта, так как в их составе нет специалистов разной направленности.
Сценарий. В команду, создающую приложение для поиска ключевых слов, могут входить специалисты из отделов ИТ, финансов и маркетинга. Когда эти участники команды успешно отчитываются перед руководителями своих подразделений и руководителем проекта, они повышают производительность команды, экономят время и делают проект более эффективным.
Матричная команда снижает затраты, потому что без объединённой группы специалистов компаниям с началом разработки нового продукта или услуги пришлось бы реструктурировать команды и, возможно, нанимать новых сотрудников.
Свободный обмен информацией
Работа в матричной структуре создаёт свободный поток информации между командами, поскольку команда подчиняется нескольким руководителям. В то время как в иерархической системе участники команды должны помнить о необходимости передавать информацию, в матричной структуре наличие информационного потока является обязательным условием. Предоставление информации нескольким лидерам может показаться утомительным, однако при наличии правильной системы управления проектами это не требует от сотрудников практически никакой дополнительной работы.
Сценарий. Если бы команда разработчиков приложения для поиска ключевых слов отчитывалась только перед руководителем проекта, то информация об исправлении отдельно ошибки могла бы затеряться. Однако о передаче информации руководителю отдела ИТ легко помнить, когда это является частью матричного процесса.
Обучение менеджеров проектов
Уникальная структура матричной организации наделяет менеджеров проектов большим объёмом ответственности. Руководители проектов должны вести свою команду на протяжении всего жизненного цикла проекта. Эта структура бросает вызов руководителям проектов и позволяет подготовить тех, кто хочет стать межфункциональными руководителями в других подразделениях.
Сценарий. В ходе проекта ваша команда сталкивается с необходимостью исправить некоторые ошибки и сдвинуть хронологию проекта. Как руководитель проекта вы обязаны успешно решать все проблемы в тесном взаимодействии с руководителем отдела ИТ. При этом вы обнаруживаете личный интерес к сфере ИТ и потенциальную возможность карьерного роста в будущем.
Поддержание состава команды
Матричная организация может похвастаться отличными показателями поддержания состава команды. Так как специалисты размещаются компактно, команда продукта сохраняет силу. Эти сотрудники работают под руководством лидеров функциональных подразделений, а затем назначаются руководителям проектов. Одни и те же специалисты зачастую предпочитают работать вместе, а это может повысить результативность проектов.
Сценарий. Во время работы над проектом приложения для анализа ключевых слов проектная группа состоит из различных специалистов в области ИТ, маркетинга и финансов, поскольку все они понимают тонкости создания приложений для пользователей смартфонов. Эта команда специалистов, скорее всего, будет выполнять совместную работу над многими проектами в будущем.
Недостатки матричной организационной структуры
Как и иерархическая структура подчинённости, матричная организация также обладает своими недостатками. Большинство из них связано с тем, что эта структура является комплексной. У таких структур есть преимущества, когда они работают, но при этом есть и потенциал вызвать конфликт и превратить работу в хаос.
Комплексный стиль подчинённости
Сложность матричной организации может быть недостатком, поскольку команды могут не знать, перед кем и когда отчитываться. Несмотря на то, что матричная организация призвана приносить пользу командам, она также может усложнить проекты и запутать общий ход их выполнения.
Решение. Лучший способ предотвратить сбои в отчётности — проследить за тем, чтобы каждый участник матрицы понимал, перед кем и каким образом отчитываться. Использование интуитивно понятной платформы управления проектами, которая облегчает работу между командами, может сделать матричную структуру менее комплексной.
Медленное время отклика
Сложность матрицы может привести к медленному времени отклика, а это, в свою очередь, — к задержке выполнения проектов. Медленное время отклика происходит из-за необходимости сообщать информацию нескольким людям. Вовлечение большего количества людей — это хорошо, но, с другой стороны, передача информации большему количеству людей требует времени.
Решение. Использование системы управления проектами решит проблему медленного времени отклика при матричной структуре. Будучи центральным источником достоверной информации, Asana может предотвратить дублирование работы и повысить чёткость среди команд и руководства.
Противоречивые указания
Противоречивые указания возникают, если руководитель проекта и руководитель подразделения не находятся на одной волне. Несмотря на то, что матричная структура призвана стимулировать командную работу, она может в зависимости от личностей участников привести к противоположному результату.
Решение. Чтобы избегать противоречивых указаний, создайте систему, позволяющую руководителям напрямую взаимодействовать друг с другом. Тогда участники команды смогут избежать ощущения, что они заблудились в гуще событий, если руководители будут согласовывать цели проекта и оставаться на одной волне.
Возможные трения
Основное различие между матричной и иерархической структурой заключается в том, что в матричной структуре сотрудники подчиняются двум руководителям. Это делает матричную организацию более комплексной и возлагает большую ответственность на участников команды. Наличие двух руководителей может дать сотрудникам больше обратной связи и инструкций, но может и привести к возникновению трений.
Решение. Для предотвращения возможных трений необходимо, чтобы руководитель подразделения и руководитель проекта обменивались информацией. Выбор между руководителями при возникновении конфликта не должен входить в обязанности команды. Руководители могут предотвратить трения при личной встрече или через виртуальные системы, с самого начала установив чёткие задачи проекта и работая вместе над созданием успешного продукта.
Жонглирование приоритетами
Сотрудникам может быть трудно распределять приоритеты в матричной структуре, если руководители не работают вместе. Если руководитель подразделения считает свои задачи самыми важными, а руководитель проекта — свои, команде будет трудно понять, кому из них отдать предпочтение.
Решение. Когда у сотрудников возникают проблемы с определением приоритетности задач из-за недопонимания между руководителями, именно руководители должны обсудить задачи команды и определить, что должно быть сделано в первую очередь. Большинство проблем, которые могут возникнуть в рамках матричной структуры, можно решить с помощью тесного сотрудничества, обмена информацией и чёткости между командами.
Улучшайте матричную структуру с помощью инструментов управления проектами
Использование инструментов управления проектами — лучший способ заставить матричную структуру работать хорошо. Благодаря управлению проектами руководитель проекта и руководитель подразделения могут согласовать цели проекта, совместно планировать работу и создать чёткую линию обмена информацией. Когда все эти элементы на месте, сотрудники получают чёткость, необходимую для эффективной работы и выполнения задач проекта.
Источник: asana.com
Матричная организационная структура управления
Наиболее широко известный вариант проектной организационной структуры управления – матричная структура управления, которая создается путем совмещения двух видов: линейной и проектной. В соответствии с линейной структурой (по вертикали) строится управление по отдельным сферам деятельности организации: НИОКР, сбыт, снабжение, производство и т.д. В рамках проектной структуры (по горизонтали) организуется управление программами (проектами).
Такая структура соответствует матричной форме (рис. 4.7): одна сторона матрицы представляет собой совокупность людей и ресурсов, выделенных для осуществления инновационной деятельности на постоянной основе, а другая – людей и ресурсов, временно выделенных стабильно функционирующими подразделениями в рамках дивизиональной структуры (маркетинг, производство, инновационный центр прибыли, научно-исследовательские и проектно-конструкторские разработки) под реализацию конкретного проекта. По завершении проекта структура, созданная на временной основе, распускается и выделенный персонал возвращается в свои подразделения.
Рис. 4.7. Матричная организационная структура управления
Главным принципом организации матричной структуры является широкая сеть горизонтальных связей, многочисленные пересечения которых с вертикалью образуются в результате взаимодействия руководителей проектов с руководителями функциональных подразделений. При этом улучшается взаимодействие между подразделениями, обеспечивающее эффективное решение той или иной проблемы.
В организации с матричной ОСУ члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно. Руководитель проекта обладает так называемыми проектными полномочиями, отвечая при этом за управление ресурсами, координацию всех связей по выполнению конкретной программы и своевременным достижением ее целей. Руководитель проекта отвечает также за планирование, особенно за составление графика, он проверяет ход выполнения проекта, чтобы убедиться, что соблюдены запланированные затраты по проекту, его количественные, качественные и временные показатели.
Руководитель высшего уровня (линейный руководитель) освобождается от необходимости принимать решения по текущим вопросам, что повышает оперативность управления и ответственность за ключевое исполнение конкретных операций на среднем и низшем уровнях управления.
Таким образом, при матричной ОСУ руководитель проекта работает со специалистами, которые подчинены не ему, а линейным руководителям, и определяет, что и когда должно быть сделано по конкретной программе. Линейные руководители решают кто и как будет выполнять ту или иную работу.
Матричная ОСУ в наибольшей степени обеспечивает условия для согласованной деятельности руководителей и проявления индивидуальных способностей членов группы, не нарушая при этом принцип централизованного руководства. Применение матричной ОСУ оправдано лишь в случаях, когда, во-первых, организация реализует несколько направлений деятельности, одинаково важных с точки зрения ее целей (выживания), и невозможно установить приоритеты в ее деятельности; во-вторых, выполняемые ею задачи имеют высокую степень неопределенности, сложны и взаимосвязаны; в-третьих, перед ней стоит проблема рационального использования социальных ресурсов и создание нового подразделения для решения новых задач нежелательно.
Преимущества матричной ОСУ:
1) возможность быстро реагировать и приспосабливаться к изменяющейся внешней и внутренней среде организации;
2) лучшая координация за счет создания должности руководителя проекта, который координирует все связи между участниками проекта, работающими в различных функциональных отделах;
3) рациональное использование кадров за счет специализации различных видов трудовой деятельности;
4) сокращение нагрузки на руководителей высшего уровня за счет передачи полномочий руководителям проектов;
5) повышение личной ответственности за выполнение проекта в целом и его составных частей.
Недостатки:
1) сложность соподчинения из-за наложения горизонтальных и вертикальных полномочий;
2) борьба за власть, кадровое соперничество между руководителями проектов;
3) трудности в приобретении навыков, необходимых для работы по новому проекту.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
МАТРИЧНАЯ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ
МАТРИЧНАЯ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ — структура, построенная по функциональному принципу; управление «по функциям», устроенное таким образом, что система управления разделена на функциональные службы, за каждой из которых закреплен определенный круг работ или проект. Матричным структурам свойственно сочетание управления по двум линиям, например по функциям и по проектам, объединение, сочетание которых образуют матрицу.
В последние десятилетия получила развитие, так называемая матричная организационная структура управления.
Матричная структура представляет собой комбинацию двух видов разделения: по функциям и по продукту.
Схема имеет вид матрицы (решетки), состоящей из клеток. В соответствии с линейной структурой (по вертикали) строится управление по отдельным сферам деятельности организации: НИОКР, производству, сбыту, снабжению. В соответствии с программно-целевой структурой (по горизонтали) организуется управление программами (проектами, темами).
^ При матричной структуре управления при определении горизонтальных
подбор и назначение руководителя программы (проекта), его заместителей по отдельным подсистемам (темам) в соответствии со структурой программы;
определение и назначение ответственных исполнителей в каждом специализированном подразделении;
организация специальной службы управления программой.
При матричной структуре управления руководитель программы (проекта) работает с непосредственно не подчинёнными ему специалистами, которые подчинены линейным руководителям. Он в основном определяет, что и когда должно быть сделано по конкретной программе. Линейные же руководители решают, кто и как будет выполнять ту или иную работу.
Проблемы, возникающие при установлении приоритетов заданий и распределении времени работы специалистов над проектами, могут нарушать стабильность функционирования фирмы и затруднять достижение её долгосрочных целей. Для обеспечения координации работ в условиях матричной структуры управления центр управления программами призван увязывать выполнение управленческих процедур отдельными функциональными и линейными подразделениями.
^ Матричная структура, построенная на основе принципа двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, непосредственному руководителю функционального подразделения, которое предоставляет персонал и другие ресурсы руководителю проекта (или целевой программы), с другой, — руководителю временной группы, который наделен необходимыми полномочиями и несет ответственность за сроки, качество и ресурсы. При такой организации руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: с членами проектной группы и с другими работниками функциональных подразделений, подчиняющимися ему временно и по ограниченному кругу вопросов (причем сохраняется их подчинение непосредственным руководителям подразделений — отделов, служб).
Масштабы применения матричных структур в организациях довольно значительны, что говорит об их эффективности, хотя система двойного (а в ряде случаев даже множественного) подчинения вызывает немало проблем с управлением персоналом и его эффективным использованием.
При такой структуре устанавливается разделение прав менеджеров, осуществляющих управление подразделениями, и менеджеров, руководящих выполнением проекта, и важнейшей задачей высшего руководящего состава компании в этих условиях становится поддержание баланса между двумя организационными альтернативами.
Основополагающим принципом в матричном подходе к построению организационных структур управления является не совершенствование деятельности отдельных структурных подразделений, а улучшение их взаимодействия в целях реализации того или иного проекта или эффективного решения определенной проблемы.
Это требование выполняется здесь за счет того, что в матричной структуре параллельно с функциональными и линейными подразделениями создаются специальные органы (проектные группы) для решения конкретных производственных задач.
Эти проектные группы формируются за счет специалистов подразделений, находящихся на различных уровнях управленческой иерархии.
Таким образом, главным принципом формирования матричной структуры является развитая сеть горизонтальных связей, многочисленные пересечения которых с вертикальной иерархией образуются за счет взаимодействия руководителей проектов с руководителями функциональных и линейных подразделений.
^ Преимущества матричной структуры
Достоинствами матричной структуры являются:
интеграция различных видов деятельности компании в рамках реализуемых проектов, программ;
получение высококачественных результатов по большому количеству проектов, программ, продуктов;
значительная активизация деятельности руководителей и работников управленческого аппарата в результате формирования проектных (программных) команд, активно взаимодействующих с функциональными подразделениями, усиление взаимосвязи между ними;
вовлечение руководителей всех уровней и специалистов в сферу активной творческой деятельности по реализации организационных проектов и, прежде всего, по ускоренному техническому совершенствованию производства;
сокращение нагрузки на руководителей высшего уровня управления путем передачи полномочий принятия решений на средний уровень при сохранении единства координации и контроля за ключевыми решениями на высшем уровне;
усиление личной ответственности конкретного руководителя как за проект (программу) в целом, так и за его элементы;
достижение большей гибкости и скоординированности работ, чем в линейно-функциональных и дивизиональных организационных структурах управления, т. е. лучшее и более быстрое реагирование матричной структуры на изменение внешней среды;
преодоление внутриорганизационных барьеров, не мешая при этом развитию функциональной специализации.
^ Недостатки матричной структуры
Перечень недостатков матричных структур:
сложность матричной структуры для практической реализации, для ее внедрения необходима длительная подготовка работников и соответствующая организационная культура;
структура сложна, громоздка и дорога не только во внедрении, но и в эксплуатации;
она является трудной и порой непонятной формой организации;
в связи с системой двойного подчинения подрывается принцип единоначалия, что часто приводит к конфликтам; в рамках этой структуры порождается двусмысленность роли исполнителя и его руководителей, что создает напряжение в отношениях между членами трудового коллектива компании;
в рамках матричной структуры наблюдается тенденция к анархии, в условиях ее действия нечетко распределены права и ответственность между ее элементами;
для этой структуры характерна борьба за власть, т. к. в ее рамках четко не определены властные полномочия;
для данной структуры характерны чрезмерные накладные расходы в связи с тем, что требуется больше средств для содержания большего количества руководителей, а также порой на разрешение конфликтных ситуаций;
мешает достижению высококачественных результатов двусмысленность и потеря ответственности;
при использовании матричной структуры возникают трудности с перспективным использованием специалистов в данной компании;
наблюдается частичное дублирование функций;
несвоевременно принимаются управленческие решения; как правило, характерно групповое принятие решений;
отмечается конформизм в принятии групповых решений;
нарушается традиционная система взаимосвязей между подразделениями;
в условиях матричной структуры затрудняется и практически отсутствует полноценный контроль по уровням управления;
структура считается абсолютно неэффективной в кризисные периоды.
Использование матричных структур управления
Использование матричных структур целесообразно в следующих случаях:
Когда разрабатываемый проект должен быть уникальным; работа над ним не должна носить рутинный характер.
Когда имеет место частая смена ассортимента или технологии.
Работа группы над проектом должна вестись ограниченное время. Как только начинается серийное производство изделия, дальнейшая работа по его совершенствованию ведется в обычных функциональных отделах.
Когда проблема решается общими усилиями членов группы.
^ Основная проблема управления будет состоять в том, чтобы достичь бесконфликтности управления: обеспечить необходимый доступ к одним и тем же ресурсам, не создавая при этом взаимных трудностей.
^ Основной сложностью в реализации матричного принципа является необходимость гармоничного совмещения нескольких потоков команд, которые, в принципе, конечно, могут пересечься в одной точке структуры в один и тот же момент времени.
Можно не сомневаться в том, что в ближайшем будущем мы столкнемся с большим разнообразием структур, каждая из которых будет отвечать потребностям конкретной организации.
Недостатки дивизиональной схемы удалось преодолеть с переходом к органическому типу организаций, построенных по матричной схеме с использованием принципа одновременного управления, как по горизонтали, так и по вертикали.
Основу матричной структуры образует линейно-функциональная структура, которая дополняется структурами программного управления. Помимо руководителя организации назначается руководитель программы, ранг которого выше ранга руководителя организации.
Матричные структуры весьма многообразны: управление по проекту, временные целевые группы, постоянные комплексные группы. Временные целевые группы активно применяются малыми предприятиями, в основе которых лежит венчурный бизнес.
Элементы матричной организации, а в отдельных случаях матричная департамезация в целом были применены в электронной промышленности, в других областях с так называемой высокой технологией.
эффективное использование производственного потенциала, и прежде всего — кадрового;
оптимизация коллективов исполнителей путем подбора их по профессионально-квалификационным и психологическим качествам;
возможности динамичной перестройки структуры коллектива при постановке и решении новых задач (гибкость и адаптивность).
необходимость периодического разрушения структуры первичных групп, возможный рост конфликтности;
сложность планирования: необходимость совмещения начала и завершения работ по отдельным проектам;
необходимость периодической и весьма радикальной переквалификации работников в связи с изменением программ;
чрезвычайно высокая дороговизна структуры.
необходимость освоения ряда новых технически сложных, наукоемких изделий в сжатые сроки, внедрение технологических новшеств и быстрого реагирования на конъюнктурные колебания рынка;
предприятия, отражающие экономические, политические и оборонные интересы государства. Например, КБ по созданию различных видов военной техники и вооружения, космические программы и др.
Источник: studfile.net