Одной, из самых популярных и распространенных в нашей стране является система электронного документооборота на программном продукте «1С:Документооборот 8» от компании 1С. Рассмотрим преимущества электронного документооборота на примере функционала, предоставляемого данной СЭД.
ХРАНЕНИЕ, ПОИСК И ДОСТУП К ДОКУМЕНТАМ КОМПАНИИ.
Начнем с хранения, поиска и доступа к электронным документов. Электронные документы в СЭД «1С:Документооборот 8» хранятся централизовано. Централизованное хранение документов даёт неоспоримое преимущество электронного документооборота перед бумажным.
Руководители и сотрудники компании в любой момент могут получить доступ к необходимому документу. Единственным условием является наличие подключенного компьютера, планшета или телефона к корпоративной системе электронного документооборота. «1С:Документооборот» позволяет получать доступ как из интрасети компании, так и из глобальной сети интернет.
Электронные документы в СЭД «1С:Документооборот 8» хранятся структурировано, что дает возможность сократить время на поиск необходимых документов.
1С:Документооборот 2.1. Урок 1. Знакомство с программой. За 5 минут.
В системе электронного документооборота «1С:Документооборот» реализован расширенный механизм поиска документов. Поиск в СЭД производится как по данным карточек документов, так и по отсканированным данным.
Если подытожить, то доступ к документам компании возможен из любой точки мира, где есть интернет, документы структурированы в соответствии с правилами, установленными в компании.
ЕДИНООБРАЗНЫЙ ПОДХОД К ПРОЦЕДУРАМ ФОРМИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ.
Следующим, но не менее важным аспектом использования электронного документооборота, является единообразный подход к процедурам формирования и работы с документами.
Проще говоря, это соблюдение правил работы с документами: от прав доступа сотрудников к определенным документам, до правил оформления документов в соответствии с установленными стандартами и требованиями, принятыми в компании.
Если при использовании бумажного документооборота, исполнение вышеперечисленных правил и стандартов зависит в большинстве своём от сотрудников компании, то при использовании электронного документооборота контроль исполнения берет на себя СЭД.
В частности, в программном продукте «1С:Документооборот 8» имеются широкие возможности настройки политик доступа к документам: по грифам доступа, по видам документов, по папкам хранения документов, по состояниям документов.
Также «1С:Документооборот» предоставляет широкие возможности по настройке шаблонов документов, на основании которых создаются конечные документы. Что позволяет использовать унифицированные формы документов.
БЕЗОПАСНОСТЬ ДОКУМЕНТОВ КОМПАНИИ.
Вопрос безопасности занимает принципиально важное место при организации работы с документами. Нежелательные действия могут привести к наихудшим последствиям и огромным убыткам.
Особенно остро эта проблема стоит при бумажном делопроизводстве, когда документ достаточно легко взять и отдать третьему лицу.
Преимущества новой редакции 1С Документооборот 3.0
Система электронного документооборота «1С:Документооборот» помимо вышеперечисленных функциональных возможностей настройки прав доступа, так же предоставляет возможность аудита доступа к документам.
В информационной системе существует возможность ведения истории работы с документами: ведение журнала доступа к документам и объектам информационной системы, где учитываются не только изменения, внесенные сотрудниками, но даже факты открытия документов. В итоге СЭД позволяет быстро проверить, кто и когда воспользовался документами.
ГИБКАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ КОМПАНИИ.
Так же распространенной функцией систем электронного документооборота является управление бизнес-процессами по работе с документами.
В программном продукте «1С:Документооборот 8» существует функционал по гибкому управлению работами с документами и контролю исполнительской дисциплины. Для этого используются инструменты автоматизации бизнес-процессов: конструктор бизнес-процессов, инструментарий по постановке задач исполнителям и контролю исполнения поставленных задач.
Это позволяет упорядочить работу с документами в компании: для руководства компании СЭД предоставляет актуальную картину исполнения работ сотрудниками, а для сотрудников служит «подсказкой», что, когда и в какие сроки необходимо сделать.
АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ.
В жизненном цикле некоторых документов присутствует этап архивного хранения. Это может требоваться как со стороны законодательства так нормами и правилами, принятыми в компании. В данном случае, системы электронного документооборота выступают важным дополнением к бумажному документообороту.
В частности, СЭД «1С:Документооборот 8» предоставляет возможности по учету архивных копий бумажных экземпляров документов, учету мест и сроков хранения. Для сотрудников компании СЭД предоставит актуальную информацию по документам, надлежащим к уничтожению, сэкономив время на инвентаризацию бумажных архивов.
Перечень функциональных возможностей систем электронного документооборота не ограничивается вышеперечисленным. Рассмотрим некоторые расширенные возможности СЭД.
РАСШИРЕННЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА «1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ 8».
ПРОЕКТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ.
Для компаний, деятельность которых полностью или частично осуществляется в разрезе проектов, программный продукт «1С:Документооборот 8» может предложить функционал по управлению проектной деятельностью.
Управление проектами осуществляется по классической схеме и поддерживает весь жизненный цикл проекта: инициация проекта, планирование проекта, утверждение плана проекта, старт проектных работ, выполнение проекта и завершение проектных работ.
В составе функциональных возможностей, предоставляемых программным продуктом «1С:Документооборот 8»: работа с документами компании в разрезе проектов, автоматизация операционной деятельности по исполнению плана проекта, учет трудозатрат сотрудников в разрезе проектов, формирование отчетности по проектам, а также работа с планами проектов и диаграммой Ганта.
УЧЕТ ВРЕМЕНИ СОТРУДНИКОВ.
Контроль рабочего времени сотрудников — важная составляющая деятельности руководителя. Точная фиксация задачи, времени на ее выполнение, приложенных усилий, промежуточных и финальных результатов является гарантией понимания руководителем и сотрудником важности и ценности проделанной работы. Система электронного документа на базе программного продукта «1С:Документооборот 8» позволяет вести учет затраченного времени сотрудниками и предоставляет простой и эффективный инструмент для руководителя, который позволит проанализировать затраты рабочего времени в разрезе видов работ.
ИНТЕГРАЦИЯ С ДРУГИМИ ИНФОРМАЦИОННЫМИ СИСТЕМАМИ.
Средства интеграции создают и автоматизируют процессы обработки данных, которые пересекают границы различных программ. При этом сотрудники предприятия не ощущают интеграционного шва и работают с данными и возможностями одной программы из интерфейса другой.
Примером интеграции могут служить следующие процессы: запуск бизнес-процессов «1С:Документооборота 8» из интерфейса «1С:ERP Управления предприятием 2», присоединение файлов к документам «1С:Управления торговлей», поступивших по электронной почте «1С:Документооборота» и так далее.
Средства интеграции позволяют формировать единое информационное пространство, в котором работают все подразделения компании, включая географически удаленные.
Компания ПРАУД имеет большой опыт и предлагает помощь во внедрении системы электронного документооборота.
Источник: dzen.ru
Какие преимущества у 1С:Документооборота?
Функциональность программы постоянно развивается, появляются новые возможности, раз в полгода выходят новые редакции.
2. Комплект готовых нормативных документов
Поможет быстро подготовить делопроизводство организации или учреждения к автоматизации, даже если у вас нет специалистов в этих областях.
3. Интеграционные возможности
Платформа предоставляет большое число механизмов для интеграции «1С:Документооборота 8» с другими конфигурациями и программами: веб-сервисы, планы обмена, правила обмена, COM, электронная почта, REST API, ODBC.
4. Обмен данными с другими прикладными решениями «1С»
- «1С: ERP Управление предприятием»,
- «1С:Управление торговлей 8», редакция 10.3,
- «1С:Управление производственным предприятием 8»,
- «1С:Бухгалтерия 8», редакция 2.0,
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5,
- «1С:Комплексная автоматизация 8»,
- «1С:Управление нашей фирмой».
5. Работа через веб-браузер
Работать с программой можно не только через тонкий клиент, но и через обычный веб-браузер. В веб-браузере доступны практически все функции программы. Поддерживаются Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari.
6. Работа при низкой скорости соединения
И в тонком, и в веб-клиенте предусмотрен специальный режим запуска для низкоскоростных каналов связи. Такой режим обеспечит приемлемую скорость работы, даже если вы используете мобильный телефон в качестве модема
7. Мобильное приложение
Позволяет работать с программой через мобильные устройства под управлением iOS и Android. Из приложения можно:
• получать и отправлять почту;
• выполнять задачи (например, согласовывать и утверждать документы);
• ставить объекты на контроль;
• работать с записями календаря;
• ставить задачи на исполнение.
8. Распознавание отсканированных документов
«1С:Документооборот 8» автоматически распознает изображения и PDF и переводит их в текстовый формат для последующей работы и полнотекстового поиска. Дополнительная программа для реализации этой возможности входит в комплект поставки и не требует дополнительной оплаты
9. Шифрование и подписание электронной подписью
Электронной подписью можно подписать документ, резолюцию, визу согласования, один или несколько файлов и т. д. и зашифровать любой файл. Программа поддерживает работу одновременно с несколькими провайдерами ЭП.
10. Полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка
Поиск ведется не только по карточкам и по полям карточек, но и по содержимому всех версий файлов, хранящихся в программе. Поддерживается транслитерация, замещение и нечеткий поиск слов с опечатками
11. Соответствие национальным стандартам и требованиям российского законодательства
Функционал «1С:Документооборота» полностью соответствует национальным стандартам и требованиям российского законодательства: от стандартов защиты информации, до требований к электронным подписям.
12. Автозаполнение шаблонов файлов (в том числе Open Office)
13. Онлайн-сервисы работы с корреспондентами
- Автоматическое заполнение реквизитов корреспондента данными из ЕГРЮЛ.
- Отчет «Досье корреспондента» позволит получить подробную информацию о корреспонденте из ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
- Проверка корректности введенных ИНН и КПП корреспондента через специализированный веб-сервис ФНС в режиме онлайн.
- Звонки и сообщения Skype, звонки на телефонные номера, просмотр адресов на Яндекс.Картах и Google Maps.
14. Учет, контроль и анализ сроков, циклов, успешности исполнения и других показателей результативности по процессам
В «1С:Документообороте 8» есть различные показатели результативности и отчеты для их анализа: число циклов решения вопроса, сроки исполнения, количество переносов сроков, успешность исполнения, результаты согласования, общее количество процессов по видам, по подразделениям.
15. Анализ рабочего времени
Анализ рабочего времени ведется не только по видам работ, но и по проектам. Затраченное рабочее и нерабочее время учитывается отдельно
16. Учет передачи документов сотрудникам и контрагентам
Ведется учет передачи и возврата оригиналов и копий документов сотрудникам и представителям контрагентов
Всё ещё не решили нужен ли вам «1С:Документооборот»? Запишитесь на демонстрацию «1С:Документооборота» или попробуйте демо-версию
Источник: www.1c-kpd.ru
1С:Документооборот: эффективная альтернатива в рамках импортозамещения
На протяжении уже нескольких лет в России длится процесс импортозамещения в сфере информационных технологий. Сейчас этот вопрос довольно актуальный в связи с уходом с рынка зарубежных поставщиков программных продуктов, ведь это может повлечь высокий риск сбоев в бизнес-процессах компаний, пользующихся их услугами. На рынке, помимо иностранных, есть и конкурентоспособные отечественные IT-решения, являющимися эффективными альтернативами. Об одном таком решении расскажем в статье.
Преимущества программы 1С:Документооборот
1С:Документооборот – программный продукт на базе инновационной технологической платформы «1С:Предприятие». Почему именно он может стать достойной заменой? Вот несколько причин:
- Универсальность: программа может быть настроена под любую отраслевую специфику организации. Имеется необходимый функционал как для бизнеса (нетиповые документы и бизнес-процессы, интеграция с другими решениями 1С, обеспечение юридически значимого документооборота), так и для госсектора (контроль исполнительской дисциплины, поддержка работы с обращениями граждан, МЭДО, СМЭВ).
- Кроссплатформенность: беспрепятственная работа программы на базе СУБД PostgreSQL + ОС Linux. Система управления базами данных (СУБД) PostgreSQL – бесплатное программное обеспечение для хранения и управления данными программы. Linux – свободно распространяемая операционная система. И PostgreSQL, и Linux могут быть использованы вместо СУБД MS SQL и ОС Windows.
- Открытое ПО: доступность исходного кода программы, возможность его доработки.
- Интеграцияс отечественными офисными пакетами приложений, в частности с Р7-Офис.
- Включение в единый реестр российских программ для ЭВМ и БД, что означает полное соответствие требованиям российского законодательства и 100%-ную возможность использования в рамках импортозамещения.
Поскольку 1С:Документооборот выходит за рамки классического управления документами, подходит для организации совместной работы пользователей, он также может заменить не только системы электронного документооборота, но и ряд продуктов Microsoft:
- MS Exchange, включающий в себя комплекс инструментов от календарей и задач до планирования. Всё это реализовано в 1С:Документообороте (задачи, обсуждения, корпоративная почта и т.д.);
- MS Project, представляющий собой решение для управления проектами. Проектный учет достаточно развит и в 1С:Документообороте, чтобы стать достойной альтернативой: несколько режимов планирования, в том числе диаграмма Ганта; отслеживание динамики работ и трудозатрат по конкретным задачам; работа с проектами и всей проектной документацией в одной системе.
Подводя итоги
Подводя итоги, стоит добавить, что 1С:Документооборот не первый год на рынке. Несколько тысяч внедрений и миллионы автоматизированных рабочих мест говорят о доверии и об успешном использовании данного программного продукта.
Источник: b-rs.ru